Управління інформаційними ресурсами

Відповідальність за організацію зберігання дисконтних документів, регістрів бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності несе керівник організації.

Збереження первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу у комп'ютерний архів забезпечує головний бухгалтер.

Видача первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву фабрики працівникам інших структурних підрозділів заборонена, а окремих випадках може проводитися тільки з розпорядження головного бухгалтера.

Що стосується пропажі чи загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі. У необхідних випадках до участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державної пожежного нагляду. Результати сумлінної роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником підприємства.

3.2 Рекомендації щодо оптимізації діяльності ТОВ «Рязанської чайної фабрики»

Бухгалтерський документообіг у власності ТОВ «Рязанської чайної фабрики» загалом поставлений чітко. Однак часто працівники іноді витрачають досить багато часу до пошуку необхідних данних[5]. Типовою є ситуація, коли вихідні тексти договорів зберігаються в юристів в електронному вигляді (часто без історії змін); бухгалтерські проводки у документах, супроводжувачем виконання договорів, виконуються у бухгалтерській системі; облік договорів і супроводжуючих їх документів ведеться в електронної таблиці; рахунки і акти зберігаються у паперовому вигляді у фінансовому відділі, а поточна листування щодо договірних робіт - в електронних скриньках співробітників. Під час такої "незібраності" даних, і документів складно забезпечувати їхню цілісність, несуперечність і безпека. Система електронного документообігу[6] дозволила б організувати будь-яке взаємодію співробітників підприємства з урахуванням документів, забезпечити створення умов та рух документів з організації, контроль виконання документів і майже процесів, які описуються з допомогою, і навіть зберігання.

Разом про те, графік документообігу у власність ТОВ «Рязанская чайна фабрика» відрізняється чіткістю, співробітники прагнуть точно виконувати його, що сприяє поліпшенню всієї облікової на підприємстві, підвищення рівня автоматизації дисконтних робіт, оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку, і забезпечення своєчасного складання звітності.

Документація - це спосіб оформлення господарських операцій із допомогою документів мають у момент їхсовершения.Документирование господарських операцій є одним із відмінних рис бухгалтерського обліку, оскільки дозволяє здійснювати суцільне спостереження господарськимипроцессами.Основанием відбиття інформації про скоєних господарських операціях - у регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи. Первинні документи фіксують факт скоєння господарської операції.

Під документообігом слід розуміти створення чи одержання інші організації первинних документів, їх ухвалення до врахування, обробку та передачу вархив.Документооборот для підприємства регламентується графіком. Графік документообігу становить головний бухгалтер і підписує керівник.

До кожного документа у бухгалтерському обліку ТОВ «Рязанської чайної фабрики» існує свій шлях руху, тобто свій документообіг.

Недоліком організації документообігу у власності ТОВ «Рязанскої чайної фабрики» является те, що співробітники підприємства витрачають дуже чимало часу до пошуку необхідних даних чи відтворення документів, вже існуючих, гідністю - чітке виконання графіка документообігу, прагнення дотримуватися наукових основ документообігу, керівництво нормативними документами за його здійсненні.

У ході проведеного дослідження були вивчення сутність та поняття управління інформаційними ресурсами. Було проведено дослідження в управлінні інформаційними ресурсами - документообігу бух. обліку на ТОВ «чайна фабрика».

Будь-яка організація - це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішньою взаємодією з оточуючим середовищем, так і внутрішньою взаємодією між її елементами. Отже вона повинна мати якомога більш повну інформацією про стан і динаміку як зовнішнього, так внутрішнього середовища.

Західні банкіри нерідко говорять: "З грошима працюють лихварі, а ми працюємо з інформацією". І це природно, бо:

-інформація дає можливість зменшити невизначеність, в умовах якої фірма здійснює свою стратегію, і, таким чином, дає можливість запобігти збиткам;

-інформація є важливим фактором, що впливає на становище фірми на ринку.

Якщо фірма має недостатньо інформації - її шанси завоювати ринок дуже низькі. Чим більше інформації, тим швидше підприємство реагує на зміни зовнішніх обставин);

- точна інформація необхідний інструмент для роботи, який дає можливість виявляти проблеми на стадії їх виникнення (менеджер повинен бути забезпечений інформацією, що допоможе швидко реагувати на всі дії по реалізації стратегії фірми, приймати відповідні рішення, якщо не досягнуто потрібних результатів, або відбулося відхилення від них).

Отже, без інформації неможливо досягти цілей організації, вирішити будь-яку з проблем, що постала перед нею. Інформація є тим засобом, що створює умови, для адекватної реакції фірми на виклик зовнішнього середовища, а це і є поняття стратегічного ресурсу.

На сучасному етапі розвитку суспільства основним капіталом будь-якої організації або установи є її інтелектуальна й інформаційна власність. Створення і використання систем управління інформаційними ресурсами дасть змогу не лише підтримувати інформаційний капітал на належному рівні, а й розвивати його на абсолютно нових засадах. З їх упровадженням удосконаляться засоби зв'язку, методи доступу до даних, стане можливим застосування мультимедійних інтерактивних систем використання інформації, зросте продуктивність праці, набудуть поширення безпаперові технології. Нові системи здатні цілковито змінити структуру виробничих взаємовідносин такої установи, як Національний банк України. Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу. За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь - якого підприємства.

Вирішення труднощів управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні та кадрові ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування. Саме тому інформаційне та документальне забезпечення системи управління інформаційними ресурсами є настільки важливою інеобхідною для вивчення темою.

ВИСНОВКИ

Отже, будь-яке управління пов'язане із інформацією та інформаційними процесами. Через багатогранність та різнобічність, визначень інформації є багато, найбільш охоплююче із них наступне: Управлінська інформація - це сукупність необхідних нових та інших сучасних тарепрезентативних даних, які сприятимутьякісному вирішенню управлінських рішень тауправлінської діяльності.

Інформація являє собою зв'язуючу основу процесу управління, оскільки вона сама містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. Відсутність інформації не дозволяє керівникові здійснювати свідомі та аргументовані дії, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність.

З точки зору кібернетики, яка вважається наукою про перебіг інформаційних процесів, управління - це процес сприйняття, перетворення та передавання інформації. Таким чином, процес управління зводиться до роботи з інформацією, яка використовується для прийняття рішень, необхідних для підтримання системи в стані упорядкованості та реалізації завдань.

Не маючи щохвилинної інформації про стан системи та її підсистем, пор їх взаємозв'язки між собою та навколишнім середовищем, неможливо раціональне функціонування системи, зберегти її цілісність та якісну специфіку. До того ж, відсутність надійної інформації є однією з передумов суб'єктивізму, суто вольових, необгрунтованих рішень та дій, несумісних з науковим управлінням.

Інформація відображає стан та зміни стану певної системи. Різноманітність станів системи, що відображається, породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації визначає рух системи.

Поняття інформації прийнято пов'язувати з певною системою у тому розумінні, що для її одержання та циркуляції необхідний об'єкт, який є джерелом інформації, та суб'єкт, зацікавлений у ній.

Щодо складу інформації, то він визначається відповідно до конкретних завдань управління.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.Бархатнова А. Терміни зберігання документів і майже наслідки для їхніх втрати // Фінансова газета. - 2004. - № 44.

2.Бертяков А.Сумин А. Автоматизація документообігу // Фінансовий директор. - 2004. - №№ 7-8.

3. Бухгалтерська (фінансова) звітність: Учеб. посібник / Під ред. проф. В.Д.Новодворского. - М.:ИНФРА -М, 2003. - 254 з.

4. КозловаЕ.П, БабченкоТ.Н, Галанина О.Н. Бухгалтерський облік в організаціях. - М., 2005. - 720 з.

5.ЕлгинаЕ.Б. Первинні документи. - М.: Статус-кво, 2004. -452с.

6.Кондраков Н.П. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник. - М: ИНФРА - М, 2004. - з. 645.

7. КузнєцоваТ.В. Ведення контролю над термінами виконання - найважливіше завдання секретаря //Секретарское справа 2000. №1. 3-5.

8. Кузнєцова Т. У. «Діловодство (документационное забезпечення управління)» - М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9. КузнєцоваТ.В.Секретарское справа. М.: ЗАТ «Бізнес-школа - «Интел-синтез» 2001 - 324 з.

10.Храмцовская Н.А. Що таке «документ»? /Діловодство документообігу для підприємства/N7, липень 2004 р.

11.ТумасянР.З. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник. 2-ге видання - М.: ТОВ «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.-895с.

12. Федеральний закон РФ від 21 листопада 1996 р. «Про бухгалтерський облік»

13. Федеральний закон від 20.02.1995 №24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації»

14. Становище по бухгалтерського обліку «Облікова політика організації» ПБУ 1/98. Затверджене наказомМФ РФ від 09.12.98 р. №>60н.

15. Становище по бухгалтерського обліку «Бухгалтерська звітність організації» ПБУ 4/99. Затверджене наказомМФ РФ від 06.07.99 р. №>43н.

16. Типова інструкція з діловодства вФедеральних органах виконавчої утвержденная наказом Федеральної архівної служби Россі від 27.11.2000 / №68

17. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівну справу.Терміни й універсального визначення (затверджено постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 №28)

Размещено на Allbest.ru