Описание платформы.

Облачный сервер располагается на отказоустойчивом кластере, состоящем из пула высокопроизводительных серверов Intel Xeon 56xx серии с системой хранения данных EMC VNX. Это современный, сверхнадежный способ размещения данных, построенный на платформе мирового лидера виртуализации компании VMware. 

Технология VMware High Availability (высокая доступность, HA) позволяет минимизировать время простоя, вызванное сбоем серверов или операционных систем без дополнительных затрат. Cистема ведет мониторинг состояния виртуальных машин с целью выявления сбоев операционной системы или физических серверов. При обнаружении сбоя, виртуальные машины автоматически перезапускаются на другом физическом сервере кластера высокой доступности. 

По мимо этого на облачных серверах будет расположен сайт компании.

Схема 2. Архитектура сети.

Преимущества облачных хостингов над обычными:

а) Доступность: хостинг не располагается на одном физическом сервере, он основан на ресурсе целой цепи компьютеров. Облачный хостинг может быть распложён на нескольких виртуальных серверах, причем, их дисковое пространство суммируется. К таким системам можно подключить балансеры нагрузки.

б) Гибкость: облачный хостинг дает возможность сразу же настроить ресурсы сервера под нужды проектируемого вебсайта.

в) Стабильность: система облачного хостинга всегда в достатке за счет одновременного использования ресурсов сразу нескольких машин. Мультиплатформенность гарантируют резервные копии данных и быстрое восстановление в случае поломки оборудования. Это делает подобные системы очень надежными.

2.4 Мобильное приложение для клиента

Мобильное приложение для клиента будет реализовано в виде гибридного кроссплатформенного ресурса .В его основные функции будет входить следующее:

а) Личный кабинет клиента агентства, в котором будут отображаться данные пользователя, история его заказов. С помощью этого приложения клиент сможет всегда быть в курсе статуса подготовки заказанного им мероприятия, будет видеть и сможет связаться с ответственным за выполнение той или иной работы сотрудником на каждом этапе работ.

б) Помимо этого будет реализован высокий контроль за качеством выполнения заказа, который будет заключаться в том, что пользователь сможет контролировать как весь процент выполнения в целом, так и успехи отдельных работников. Кроме того клиент сможе в любой момент запросить фото подтверждение готовности какого-либо этапа отдельно, либо заказа в целом.

в) Немаловажно, что клиент сможет отслеживать и всю финансовую часть подготовки его заказа, а именно:

1) Клиенту будет доступна исходная смета проекта.

2) Каждая финансовая операция, выполненная сотрудником агентства, будет заверяться фотографиями чеков, которые будут отправляется клиенту через мобильное приложение.

3) Клиент всегда сможет увидеть, сколько средств уже потрачено.

Рис.4.Элемент интерфейса мобильного приложения для клиента

2.5 Мобильное приложение для сотрудников

Мобильное приложение для сотрудников будет решать сразу комплекс задач, возникающих во время подготовки к мероприятию и в течение всего проведения мероприятия.

На этапе подготовки к мероприятию возникает ряд проблем связанных с распределением обязанностей внутри команды организаторов, поддержкой связи между сотрудниками и следованием плану подготовки, утвержденному заказчику.

В течении самого мероприятия также требуется постоянная связь между участниками команды, срочные распоряжения руководителей должны молниеносно доходить до исполнителей, а их выполнение может заверяться фото подтверждением выполненной работы. Как правило, научное конференции проходят на больших площадках с несколькими залами, в которых одновременно проводятся разнообразные лекции или семинары, это способствует появлению сложностей, связанных с порядком выступления спикеров. Помимо этого на крупных конференциях с большим количеством гостей необходимо проводить электронную регистрацию посетителей, причем регистрация может проходить не только на входе, но и у каждого отдельного зала или перед обедом. Это делается не только для того что бы избежать очередей и путаницы среди гостей но и для того чтобы облегчить работу организаторов. На основании данных о проходимости каждого этапа мероприятия в последствии можно будет оценить, что гостям было более интересно, а что менее.

В проектируемом мобильном приложении для сотрудников event-агентств вышеперечисленные вопросы будут решаться с помощью приведенных ниже модулей.

а) Чат для сотрудников.

Благодаря этой функции сотрудники всегда могут оставаться в контакте, быстро решая появляющиеся вопросы. Кроме этого встроенный командный чат дает реальную экономию на использовании сотрудниками сотовой связи

Для реализации этой функции можно использовать известное приложение «Teamchat», разработанное специально для организации командных чатов сотрудников. Это приложение позволяет быстро обмениваться сообщениями и поддерживает общение в групповых чатах.

Рис.5. Элемент интерфейса мобильного приложения для сотрудников агентства.

б) Система контроля выполненной работы.

Этот модуль призван обеспечить высокий уровень контроля за подчиненными и оптимальное качество выполнения заказ в целом. Каждый сотрудник знает, какое задание и в какие сроки ему нужно выполнять. Для этого в приложении есть список задач. Руководитель составляет описание, устанавливает сроки и указывает очередность задач. Сотрудник может принять или отклонить задачу. После окончания работы над задачей сотрудник меняет статус, присылает фотографию-результат проделанной работ, и приступает к следующему заданию. Руководитель следит за ходом работы и даёт новые задачи. Оперативная постановка задач увеличивает производительность мобильных групп. Проанализировав рынок мобильных приложений, считаем оптимальным использование за основу программы «Geo4.me Управление персоналом». Она включает в себя все необходимые для данного блока функции и отлично справляется с задачей контроля выполненных работ.

Рис.6. Элементы интерфейса мобильного приложения для сотрудников агентства.

в) Qr-reader

Сотрудник агентства, стоящий на регистрации посетителей, одним движение сможет быстро отсканировать QR код, напечатанный на пригласительном билете гостя. Этот метод занимает значительно меньше времени чем обычная регистрация и позволяет избежать очередей .На данный момент одним из самых популярных средств для сканирования QR кодов является кроссплатформенное приложение I-Nigma. Его можно практически без изменений использовать за основу в проектируемом приложении.



Рис.7. Элемент интерфейса мобильного приложения для сотрудников агентства.

г) Схема-расписание мероприятия.

С помощью приложения сотрудники смогут:

1. ознакомиться с программой семинара;

2. составить собственное расписание;

3. получать важную организационную информацию и напоминания по программе;

4. получать информацию о докладчиках и других участниках семинара

5. Ознакомится со схемой залов и всегда быть в курсе кто и в каком зале находится в данный момент.

Для реализации данных задач подходит очень простое в использовании и интуитивное приложение «Контур.Конференция», которое будет целесообразно взять за основу при проектировании приложения для сотрудников event-агентств.

Спроектированная информационная система готова к дальнейшей разработке и последующий реализации, методология внедрения системы будет описана в главе три.



Глава 3. Методология внедрения КИС

3.1 Методология внедрения

Внедрение корпоративной информационной систем в жизнь компании сопровождается значительными инвестициями и должно быть основано на серьезной и всесторонней оценке ее уникальных особенностей и требований. Чтобы выбрать информационную систему, наиболее полно отвечающую потребностям вашей компании, необходимо выполнить следующие работы:

· провести аргументированный выбор программных решений и их компонентов, а также принять решение о том, какие из процессов управления предприятием и в каком объеме будут поддерживаться системой автоматизации.

· провести документирование и экспресс-анализ основных бизнес-процессов. На основании этого анализа сформулировать требования к информационной системе;

· провести документирование и анализ функций и технических параметров информационных систем и решений, уже работающих в компании, анализ возможностей их объединения в единую корпоративную систему;

Схема 3.

Для успешного внедрения информационной системы специалистам компании также нужно выполнить полный спектр проектных работ, включающий:

· разработку концепции внедрения;

· внедрение системы, документирование всех настроек, создание системы поддержки и адекватное обучение конечных пользователей;

· дальнейшее непрерывное совершенствование процессов компании.

· В качестве начального этапа должно быть проведено документирование существующих бизнес-процессов.

Современные сети развиты на основе стандартов, которые позволяют обеспечивать, во-первых, их высокую эффективность и, во-вторых, возможность их взаимодействия между собой.

Вообще говоря, все стандарты в информационных системах (а также на любых системах в целом) могут быть определены в следующие два главных класса:

· Функциональные стандарты, определяющие работу системы в интересах достижения результата для ее основателя.

· Стандарты определения жизненного цикла, как система создается, развивается и ликвидируется.

Модели, определенные стандартами этих двух классов, связаны, однако решают абсолютно различные проблемы и характеризуются чрезвычайно непохожими подходами к их проектированию

Таким образом, жизненный цикл информационной системы покрывает все стадии и этапы его создания, обслуживания и развития:

· анализ эскизного проекта (включая формирование функциональных и информационных моделей объекта, для которого информационная система предназначена);

· дизайн системы (включая развитие спецификации, схемы и технических проектов);

· системное развитие (включая программирование и тестирование прикладных программ на основе технических требований дизайна подсистем);

· интеграция и сборка системы и последующее ее тестирование;

· эксплуатация системы и ее обслуживание;

· развитие системы.

3.2 Подробный анализ методологии внедрения ИС от Microsoft

Методология Microsoft Dynamics Sure Step представляет сложную систему внедрения, включающую рекомендации, стратегию управления проектами, инструменты и шаблоны, которые партнеры корпорации Microsoft могут использовать для введения продуктов Microsoft Dynamics для клиентов.

Методология Sure Step Methodology поддерживает нижеперечисленные программные продукты Microsoft Dynamics:

Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics AX

Microsoft Dynamics NAV

Методология Sure Step Methodology включает директиву контроля проекта, и также средства, объединенные во все компоненты методологии внедрения. Таким образом, методология Sure Step Methodology предлагает директиве контроля проектом введения и к исполнению функциональных и технических задач, делающих основание из процесса введения Microsoft Dynamics.

Методология Sure Step Methodology предлагает широкий набор шаблонов Microsoft Office, которые могут использоваться для создания конечных результатов внедрения. Это также включает ряд схем процесса, которые позволяют представлять визуально каждую стадию.

Данная методология включает директиву контроля проекта, и средства, объединенные во все компоненты методологии внедрения. Таким образом методология Sure Step Methodology предлагает директивы контроля проекта внедрения и исполнение функциональных и технических задач.

Применяемая методология определяет стандартизированный пошаговый подход к проектам внедрения. Методология довольно пластична для использования в различных сценариях внедрения и позволяет удовлетворять различные потребности клиентов и улучшать результаты внедрения.

Вводная модель, формирующая основные принципы методологии Sure Step Methodology включает следующие компоненты:

* стадии(этапы);

* процессы

* предложения;

* конечные результаты;

* межэтапные процессы;

* процедуры управления проектами;

* роли консультантов и клиентов.

Изучив подходы к внедрению ИС, было принято решения взять за основу Методология Sure Step Methodology, применительно к проектируемой системе.

3.3 Этапы внедрения информационной системы

Схема 4.

Наглядное представление этапов внедрения.

Более подробная схема см. приложение №2.

Этап 1: диагностика

Эта стадия начинается с предварительной деятельности, главная цель который -- создать команду для выполнения диагностики. Как только команда собрана и проинструктирована, высокоуровневый анализ бизнес требований станет своей первой задачей.

В некоторых компаниях есть бизнес-процессы, включающие высокие риски вследствие большой доли неуверенности в них. Задачи подробного анализа на стадии диагностики уменьшены до получения достаточной информации для точного определения структуры проекта и объема предполагаемых работ. В определенных случаях могут понадобиться отдельные предложение и контракты для выполнения подробной диагностики.

Как только анализ бизнес-процессов завершен, у коллектива разработчиков будет достаточно информации для определения границ работ и формирования структуры проекта.

На этом этапе важную роль играет инфраструктура проекта. Клиент хочет понять, какие общие объемы инвестиций в проект внедрения ИС будут затрачены. Задачи анализа инфраструктуры определены на стадии диагностики, но их выполнение может быть перенесено на стадии анализа или дизайна, в зависимости от определенного клиента.

Заключительный набор задач состоит в планировании проекта - определение ресурсов, время и бюджет для развертывания решения.

В данном этапе требуется оценить бизнес-требования, объем и рамки проекта, а также план проекта, и по этим данным определить, что лучше использовать - быстрое или полное внедрение Microsoft Dynamics.

Основные результаты стадии:

* Предложение относительно работы над проектом:

* описание содержания проекта ;

* предварительный план проекта.

* Оценка инфраструктуры.

Результаты стадии:

Клиент принимает предложение на внедрение, подписывает контракт, включая предполагаемый объем и рамки проекта, а также ознакомляется с предварительным дизайном системы.

Этап 2: анализ.

Аналитический этап начинается с действий, направленных, в первую очередь, на создание проектной команды - и со стороны разработчика и со стороны агентства. Необходимо обратить особое внимание на встречу перед началом проекта, на которой участники коллектива проектной команды должны быть представлены и ожидания и взгляды, как проект продолжится - скоординированы.

Задача, следующей важности после проведения встречи --знакомство ключевых пользователей с проектируемой ИС. Обучение должно быть нацелено на пользователей, которые будут непосредственно участвовать в подробном анализе, и также на ключевых пользователей от подразделений клиента компании, вовлеченного в проект.

Далее следует много параллельных операций, которые устанавливают, в зависимости от объема и имеющихся ресурсов проекта. В первую очередь, коллектив разработчиков должен продолжить подробный анализ бизнес-процессов, начатых на стадии диагностики.

Как только завершится анализ разрывов, рекомендуется провести ревизию требований к инфраструктуре с целью удостовериться, что ни одно из новых требований не повлияет на изначально предложенную инфраструктуру.

Анализ и планирование миграции данных также следует проводить на стадии анализа. Проектная команда должна идентифицировать существующие источники информации и оценить, что потребуется для миграции данных.

Когда анализ всех требований будет завершен, собранная информация агрегируется и на ее основе создается документ «Функциональные требования», который заказчик проверяет, одобряет и подписывает.

Основные результаты этапа:

* Устав проекта.

* Тренинги ключевых пользователей.

* Детальный анализ бизнес-процессов:

o анализ разрывов требований с базовой функциональностью;

o оценка устранения разрывов;

o описание интерфейсов.

* План миграции данных.

* План проекта.

* Функциональные требования:

o инфраструктура, функциональность и безопасность;

o интеграция.

* Требования к контролю качества и тестированию.

Основные вехи этапа:

* Проведено совещание по запуску проекта.

* Заказчик утверждает Устав проекта.

* Проводится обучение по проектируемой ИС для ключевых пользователей.

* Заказчик утверждает «Функциональные требования», включая описания бизнес-процессов, интеграции и миграции данных.

* Заказчик утверждает обновленный план-график проекта.

Этап 3: дизайн.

Начало стадии дизайна положено в аналитическом этапе и отрегулировано порожденными на ней артефактами, произведенными на нем, в частности результатом анализа бизнес-процессов и плана миграции данных. Цели стадии дизайна включают следующее (но не ограничены им):

* Создать или обновить полный дизайн проекта и соответствующих документов, которые будут требоваться, чтобы решение соответствовало функциональным требованиям.

* Чтобы создать верхнеуровневую спецификацию для каждой модификации системы, приспособлена обработка, определенные отчеты и интеграция определенная в документе «Функциональные Требования».

* Создать подробное описание требований к преобразованию данных, которые были определены во время анализа и планирования миграции данных в аналитической стадии.

* Получить одобрение от заказчика верхнеуровнего плана миграции данных и спецификации дизайна решения перед началом созданием подробной спецификации дизайна и выполнения заключительных оценок.

* Создать подробную спецификацию дизайна решения на основе верхнеуровневой структуры дизайна, одобренного клиентом.

* Выполнить и представить заказчику оценки созданию модификаций, контроля, интеграции и миграции данных.

* Получить, одобренные заказчиком дизайном, технические требования модификаций системы, дизайн миграции данных и оценки всех перечисленных операций.

Основные результаты стадии:

* Спецификация дизайна решения:

* функциональный дизайн;

* техническая характеристика.

* Дизайн интеграции с внешними системами.

* Дизайн миграции данных и определение соблюдения структур данных.

* План и сценарии тестирования.

Главные этапы стадии:

* Клиент одобряет спецификацию дизайна решения, дизайна интеграции с внешними системами и дизайна миграции данных.

* Клиент одобряет время развития и оценку расходов.

Этап 4: разработка.

Планирование стадии разработки включает просмотр требований к развитию, расположению приоритетов и распределение ресурсов. Тогда среда развития и тестирования и плана тестирования работы, по которой был начат в стадии проектирования, приспособлена и изучена для каждого настраиваемого процесса.

Текущие операции развития продолжаются параллельно в зависимости от того, какие ресурсы доступны в распоряжении коллектива дизайнеров. Например, возможно развиться в параллельной дополнительной функциональности системы, способах интеграции и миграции данных. Операции развития включают тестирование развитых модулей. Кроме того, необходимо функциональное тестирование, проведенное командой разработчиков. В идеальном тестировании должен быть выполнен не разработчиками, а третьими лицами, и проводиться согласно плану, скоординированному ранее тестирования.

Как только цикл развития любой дополнительной функциональности приближается к концу, возможно начать подготовку и технической, и пользовательской документация относительно этой функциональности, включая дополнительное обучение пользователей. Клиент начинает проверять процессы согласно критериям, сформулированным в стадии проектирования. Такое тестирование подтверждает правильность контроля функциональности, интеграции и миграции данных.

Циклы развития и тестирования продолжаются, пока результаты тестирования не отвечают критериям тестирования определенным ранее и не удовлетворят клиента. На этой стадии проекта такие процессы как управление объемом и структурой проекта и управление изменениями крайне важны.

Реализация отдельных функций, интеграции и миграции данных может быть отложена для других стадий разработки в зависимости от их масштаба, сложности и имеющихся ресурсов.

Основные результаты стадии:

* Настройка решения проектируемой ИС.

* Подготовка документации относительно решения проектируемой ИС

* Развитие дополнительной функциональности (настройки).

* Контроль и тестирование миграции данных.

* Тестирование интеграции (включая интеграцию с внешними системами).

Главные этапы стадии:

* Миграция данных выполнена.

* Тестирование интеграции выполнено.

* Клиент принимает созданное решение, результаты тестирования и документации.

Этап 5: развертывание.

На стадии развертывания все усилия коллектива разработчиков объединены и идут для реализации успешной передачи потребителю решения проектируемой ИС. В пределах этой стадии есть некоторые важные задачи, которые должны быть выполнены для успешного достижения цели. Стадия включает все операции, связанные с окончательном тестированием, обучение пользователей и заключительный переход к новым производственным условиям.

Основные результаты стадии:

* План начала и контрольный список.

* План тестирования системы.

* План обучения пользователей.

* Обучение пользователей.

* Рабочая система.

Главные этапы стадии:

* План старта и контрольный список.

* План тестирования системы.

Этап 6: эксплуатация.

После успешного старта системы и подписания акта принятия в стадии расширения могут быть начаты две параллельных группы задач.

Первый набор задач - различные завершающие операции проекта, связанные с окончательной передачей знаний от проектной команды заказчику проекта. Некоторые операции по разработке остаются актуальными после старта системы -- это довольно обычное явление. Очень важно передать все эти незавершенные операции и получить согласие клиента к их закрытию. Закрытие проекта также включает предоставление документации, которой остаются, дополнительное обучение пользователей и заключительную передачу знания.

Второй набор задач представляет важные пост -стартовые операции, которые означают присутствие участников коллектива разработчиков у клиенте в течение определенного периода времени с целью удостовериться, что производственные условия правильно функционируют, и предоставлять помощь при появлении непредвиденных ситуаций. Это большой объем задач, который должен работать, и у этого есть установленная дата завершения.

После закрытия проекта передачи знания и пост-стартового совместного анализа проекта рекомендуется выполнять поддержку проекта. Это - прекрасная возможность обсудить проект и вывести из него соответствующие уроки.

По этому вопросу взаимодействие с клиентом проводится в пределах ранее скоординированной поддержки продукта (с подписанием соответствующего контракта). Команда консультанта переключается на следующий проект.

Основные результаты стадии:

* Принятие системы клиентом.

* Документы для закрытия проекта.

* Соглашение по поддержке системы.

Главные этапы стадии:

* Клиент признает, что спроектированный ЯВЛЯЕТСЯ и подписывает акт входа в коммерческой операции.

* Клиент формально закрывает проект.

* Клиент подписывает контракт поддержки.

Модель методологии проектируемой ИС также определяет две дополнительные стадии, которые можно реализовать после запуска решения

Проектируемая ИС в рабочей среде клиента:

Цель стадии оптимизации: создание структуры управления процессами, происходящими после процедуры Go-Live. Эта стадия также позволяет поддерживать отношения с клиентом после оригинального проекта введения или может стать первым шагом на способе предоставить услуги новому клиенту.

Цель этой стадии состоит в анализе решения спроектированного и внедренного у клиента решения проектируемой ИС, исправлений в бизнес-процессы, контроль производительности в целях увеличения эффективности решения.

Стадия оптимизации - отражение процесса полного внедрения. Эта стадия включает перечисленные ниже действия:

* Аналитические действия, направленные на сбор информации о процессе, контроле и производительности.

* Предложения относительно объема работ.

* Работа над выполнением и расширением оптимизации.

Необходимость полного внедрения, в следствии сложности обновления, определяется в ходе анализа. В рамках обновления выполняются следующие действия:

* анализ;

* планирование;

* определение оптимизации;

* расширение оптимизации;

* эксплуатационные операции.

Обновление.

Цель этой стадии: обновить систему спроектированного к новой главной версии, а также оптимизация, обновление состоящая из ряда операций, которые выполнены в рамках проекта на полном внедрении. Анализ, планирование, тестирование, обучение и обновление производственных условий клиента касаются обновления.

Потребность полного внедрения, вызванного сложностью обновления, определённого во время анализа. Это начинается со стадии диагностики.

В рамках обновления следующие действия могут быть выполнены:

* анализ;

* планирование;

* обновление работы;

* тестирование;

Стадия оптимизации покрывает любые вопросы, возникающие после внедрения и касаются производительности, контроля бизнес-процессов. На стадии обновления возможно продолжить рабочие отношения с клиентами, помощь в решении вопросов, возникающих при эксплуатации.

Каждая стадия методологии Sure Step Methodology включает ряд определенных операций и задач. Результат выполненной работы в рамках операции, как правило, отражен в конечных результатах с рекомендациями и инструкциями о дальнейших шагах процесса внедрения.

3.4 Процессы

Модель методологии Sure Step Methodology определяет шаги, необходимые для выполнения операций и задач на каждой стадии модели методологии Sure Step Methodology. Это позволяет партнерам придерживаться систематического последовательного подхода к введению продуктов. Методология Sure Step Methodology представляет процессы на каждой стадии двумя способами:

* иерархический список операций, задач и подзадач представлен в подобной структуре методологии Sure Step Methodology;

* схемы процессов, которые являются графическим представлением операций каждой стадии методологии.

В обоих случаях каждый шаг процесса связан гиперссылкой со страницей с определенной информацией об операции и задаче.

Предложения.

Предложения определяют различные варианты продажи и введения спроектированного решения. Предложения, содержащиеся в методологии Sure Step Methodology , поддерживают различные сценарии введения. Они соответствуют различным стадиям или комбинациям стадий данной модели методологии, и позволяют партнеру выбирать вводный подход, который лучше всего удовлетворяет определенные потребности клиента.

Sure Step Methodology поддерживает следующие предложения услуг:

* диагностика;

* подробный анализ;

* анализ;

* введение;

* полное введение;

* быстрое введение;

* оптимизация;

* обновление

Межэтапный процесс является группой связанных операций, покрывающих некоторые стадии введения в конкретном сценарии проекта. Модель методологии Sure Step Methodology содержит пошаговые рекомендации для важных межэтапных процессов, обеспечивая соответствующие представления:

* все выполнямые задачи;

* стадия, на которой выполнена каждая задача;

* выработка окончательных результатов.

Задача межэтапной схемы - распределение операций, которые принадлежат определенному процессу, охватывающему некоторое число стадий.

Методология Sure Step Methodology включает в себя следующие межэтапные процессы:

* анализ бизнес-процесса;

* контроль;

* миграция данных;

* интеграция;

* тестирование;

* обучение.

Вводная методология также предлагает подробные инструкции и методы на следующих этапах управления проектами:

* управление риском;

* контроль суммы работ;

* управление проблемами;

* управление временим и расходами;

* управление ресурсом;

* управление контактами;

* качественное управление;

* управление продажами.

3.5 Конечные результаты

В результате работы, выполняемой на этапах методологии Sure Step Methodology, создаются конечные результаты с решениями, объемом и планом действий по тому или иному этапу, операции или задаче. Конечные результаты, полученные в итоге одной операции или стадии, как правило, содержат исходные данные и рекомендации для следующей операции стадии или следующей стадии методологии.

Sure Step Methodology содержит операции и задачи, необходимые для получения финальных результатов, которые помогут осуществить проекты внедрения и управлять ими. Стандартные конечные результаты включают следующие документы:

* оценку инфраструктуры;

* план проекта;

* функциональные требования;

* план и контрольный список реализации.

Sure Step Methodology предназначена для поддержки всех ролей, принимающих участие в проекте внедрения проектируемой ИС. При реализации проекта внедрения те или иные роли задействуются чаще на одних этапах, чем на других. Менеджер проектов, который больше всего загружен вначале и на ранних стадиях проекта, вовлечен весь период реализации проекта.

Кроме руководителей проектов, менеджеры, занимающиеся контактами, и главы отделов полностью сконцентрированы на управлении на стадиях диагностики и анализа, и также в части предложений. Однако они также должны быть осведомлены о содержании и операциях стадий проектирования, разработки, развертывания и эксплуатации, поскольку ответственны за руководство над работами, выполняемыми на этих этапах.

Консультанты по приложениям, функциональные и технические консультанты, предоставляющие решение, должны акцентировать внимание на стадии разработки, развертывания и эксплуатации. В то же время, они должны быть в курсе операций и конечных результатов стадий диагностики и анализа. Такая потребность вызвана этим, что результаты этих стадий - непосредственные исходные данные для работ, которые будут выполнены на последующих стадиях внедрения проекта. Эти консультанты должны изучить также предложения, поддерживаемые методологией Sure Step Methodology, и могут предоставлять исходные данные для выбора предложений, в наибольшей степени отвечающих требованиям клиента.



Заключение

Российский рынок событийного маркетинга находится на стадии динамичного развития. На нем присутствуют как опытные игроки, которые уже давно работают в данной сфере и имеют большую долю рынка, так и менее крупные агентства, которые не имеют богатого опыта. Более того, зарубежные компании тоже приходят в РФ. Однако российский event-рынок можно считать благоприятной средой для развития, так как любая компания может организовывать от корпоративных событий до научно-практических конференций и нанимать для этого разных исполнителей. Если в некоторых сферах заказчик подписывает договор, предусматривающий долговременное взаимодействие, то на event-рынке период сотрудничества ограничивается временем организации мероприятия.

Event-мероприятия являются эффективным методом продвижения компании. Они не только повышают уровень известности организации, но и улучшают ее имидж. Кроме того, они примерно на 30-35 % дешевле традиционной рекламы, однако также добиваются задач по формированию репутации.

В том случае, когда заказчик организует научные конференции, он стремится ассоциироваться в глазах своей целевой аудитории с экспертом в данной области. Данный вид мероприятия позволяет собрать в одном месте научных деятелей и опытных практиков, первые из которых рассказывают о новых открытиях, а вторые - делятся своим опытом в решении тех или иных задач. Создаются комфортные условия, в которых деятели сферы могут обсудить ее перспективы и возможности развития.

Организация научной конференции состоит из различных этапов: информационных, технических и производственных. Каждый из них подразумевает определенные сложности и проблемы, многие из которых можно решить путем автоматизации процесса.

Исходя из потребностей event-рынка, была сформулирована концепция проектируемой информационной системы. Основываясь на опыте отечественных и зарубежных разработчиков, проектирование информационной системы осуществляются на модульном принципе. Отдельные компоненты системы спроектированы как самостоятельные приложения, но они тесно объединены друг с другом при помощи специальных программных интерфейсов.

Проектируемая информационная система состоит из:

· CRM системы для агентства;

· облачного сервера;

· WEB сайта;

· мобильного приложения для клиентов;

· мобильного приложения для сотрудников агентства.

Проанализировав возможные варианты, сервер было принято размещать в облачной структуре. Этот метод упростил доступ как клиента, так и сотрудников агентства к информации в мобильных приложениях.

Спроектированная информационная система обладает рядом важнейших преимуществ, как для event-агентства, так и для потребителя, или заказчика. Она создана на основе анализа потребительских предпочтений при организации научных конференций, но также может быть использована для других видов мероприятий. Информационная система основана на модульном принципе с учетом того, что каждый из модулей может работать как независимо, так и коллегиально для автоматизации всех процессов.

Благодаря спроектированной информационной системе, event-агентства получают возможность осуществлять свою работу быстрее и качественнее, она будет полезна для специалистов разных уровней. Менеджеры проектов смогут контролировать весь этап с помощью программы, которая будет компилировать все данные от работников и подрядчиков. Кроме того, они будут видеть процент выполненного задания каждого ответственного лица и при необходимости смогут оперативно связаться с ним. Для работников, занимающихся производственными и техническими процессами, данное приложение также будет важно. Им не нужно запоминать многочисленные задания и сроки, в которые они должны их выполнить. Все данные будут отражаться на экране их мобильных телефонов. Кроме того, специалисты, чья работа может позволить визуально подкрепить выполненное задание (например, установленный стенд, украшенный флористом зал), будут отчитываться также с помощью фотоматериалов. Это позволит им доказать, что они выполнили работу в срок, если возникнут какие-то вопросы. Более того, персонал на регистрации получит возможность быстро получить всю информацию об участнике конференции с помощью QR-кода, а после этого менеджеры смогут с его же помощью проанализировать, какая секция конференция была более интересна той или иной компании.

Важно отметить, что, прежде всего, спроектированная информационная система клиентоориентированная. Она даст возможность заказчику контролировать осуществление задач всеми ответственными лицами. Следовательно, процесс коммуникации будет максимально открытым, что определенно понравится компаниям и сформирует их лояльность к event-агентству, использующему данную систему. Кроме того, приложение поможет вести отчетность за осуществленные расходы, поможет избежать «утечек» и нерационального использования денежных средств. Также данная система поможет снизить оплату за работу менеджеров проекта, так как они будут тратить меньше времени на мониторинг выполненных заданий. Программа сама будет оповещать их в случае окончания сроков и других рабочий сложностей. Этот факт не означает, что агентство будет получать меньше денег, а платить менеджерам такую же зарплату, они смогут сократить часть персонала.

Таким образом, спроектированная система поможет event-агентствам улучшить качество своих услуг в целом. Это ускорит рабочие процессы и еще сильнее их регламентирует. Кроме того, система поможет установлению доверительных отношений с клиентами, так как она спроектирована на основе их потребительских предпочтений. Заказчик получит возможность контролировать и расходы, и процент выполненных задач, что значительно повлияет на его мнение об агентстве, если оно будет выполнять все качественно и в срок. Спроектированная информационная система имеет большой потенциал, может постоянно расширяться и дополняться.



Список литературы

1. Дейт К. Введение в системы баз данных. (пер. с англ.) - СПб.: Вильямс, 2006. -1328 с.

2. Кушубакова Б.К. О сущности финансового менеджмента и его информационном обеспечении // Аудит и финансовый анализ. - 2010. -. -341с.

3. Бармичев В. Выставочный ИВЕНТ / В. Бармичев // Рекламодатель: теория и практика. - 2006 - 25с.

4. Булатова М. Н. Ивент-marketing-управление событиями. Бизнес и профессия / М. Н. Булатова. - Иркутск: Изд-во Иркут. гос. ун-та, 2009. - 195 с.

^5. http://www.marketch.ru/marketing_dictionary/marketing_terms_s/sobytiynyy_marketing/

6. Голенищев Э.П.: Информационное обеспечение систем управления. - Ростов н/Д: Феникс, 2010- 145с.

7. под ред. Б.Я. Советова; рец.: О.М. Петров, Р.М. Юсупов: Теория информационных процессов и систем. - М.: Академия, 2010 -296 с.

8. Вендров А.М.: Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2005-354 с.

9. http://www.microsoft.com/Rus/dynamics/howtointegrate/methodology.mspx



Приложение № 1

Схема архитектуры системы



Приложение № 2

Методология Microsoft Dynamics Sure Step

Приложение № 3

Сравнительная таблица выбора CRM системы

Размещено на Allbest.ru

...