Разработка информационной системы ведения договорной деятельности индивидуального предпринимателя

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• информационный интерфейс кодирование
• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
• 1.2 Определение целей и задач проектирования ИС
• 1.3 Анализ альтернативных разработок
• 1.4 Выбор и обоснование проектных решений
• 2. Проектная часть
• 2.1 Функциональное обеспечение
• 2.2 Информационное обеспечение
• 2.2.1 Информационная модель и ее описание
• 2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.2.3 Характеристика нормативно-справочной информации и входной оперативной информации
• 2.2.4. Характеристика результатной информации
• 2.2.5. Описание технологии загрузки и актуализации базы данных
• 2.3 Программное обеспечение
• 2.3.1 Существующие подходы к проектированию экранного интерфейса
• 2.3.2Описание интерфейса системы
• 2.4 Технологическое обеспечение задачи
• 2.4.1 Технические требования
• 2.4.2 Среда выполнения программы
• 2.4.3 Требование к интерфейсам системы
• 2.5 Обеспечение информационной безопасности
• 3. Экономическая эффективность проекта
• 3.1 Теоретические основы экономической эффективности
• 3.2 Выбор и обоснование методики оценки эффективности внедрения ИС
• 3.3 Экономическая характеристика проектируемой ИС
• 3.3.1 Оценка отрицательных денежных потоков
• 3.3.2 Оценка положительных денежных потоков
• 3.4 Расчет показателей
• 3.5 Социальный эффект от внедрения проекта
• 3.6 Выводы об экономической эффективности ИС
• 4. Эргономический раздел дипломного проектирования
• 4.1 Эргономика пользовательского интерфейса ИС
• 4.1.1 Выбор и обоснование типа пользовательского интерфейса
• 4.1.2 Выбор оптимального разрешения и частоты обновления монитора
• 4.1.3 Методы повышения эффективности работы с программой
• 4.1.4 Эстетика интерфейса
• 4.2 Эргономика рабочего места
• 4.2.1 Рекомендации по выбору технических средств ИС, непосредственно влияющих на удобство работы пользователя
• 4.2.2 Рекомендации по комплектации оборудования рабочего места
• 4.3 Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности
• 4.4 Организационные мероприятия при работе с ИС
• Выводы
• Заключение
• Список литературы
• ВВЕДЕНИЕ

Одной из форм реализации гражданами своей экономической активности является предпринимательская деятельность. Исходя из положений ст. 2 Гражданского кодекса РФ можно определить, что предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

Право на индивидуальное предпринимательство закреплено в ст. 23 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с чем, гражданин может осуществлять предпринимательскую деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. В свою очередь Налоговый кодекс РФ (далее - НК РФ) определяет индивидуальных предпринимателей как физических лиц, зарегистрированных в установленном порядке и осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, к этой же категории закон относит и глав крестьянских (фермерских) хозяйств.

В процессе осуществления предпринимательской деятельности индивидуальный предприниматель совершает хозяйственные операции, которые требуют оформления соответствующими документами. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов, формируемых в процессе осуществления хозяйственных операций применимы только бумажные и машинные носители информации. В последнем случае следует изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (пункт 18 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н).

Во исполнение законодательных актов регламентирующих деятельность индивидуального предпринимателя и для упрощения учета необходимо разработать программное обеспечение позволяющее вести учет договорной деятельности.

Целью дипломной работы является разработка информационной системы ведения договорной деятельности индивидуального предпринимателя.

Разрабатываемая система предназначена для формирования договоров на оказания услуг связанных с видом деятельности предпринимателя, учет их исполнения, учет клиентов, учет объемов оказанных услуг.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

В 2004 году был основан Индивидуальный предприниматель Никифорова Елена Павловна. Выбравшая своим полем деятельности продажу и установку оконных конструкций из метало-пластика. Однако затраты на покупку и ввода в эксплуатацию оборудования на производства самих конструкций при скромных подсчетах составили бы более 10 миллионов рублей, по этой причине был выбран путь организации дилерской сети. Путем заключения договоров с несколькими Астраханскими производителями и последующей перепродажей уже готовой продукции. Так было организовано, заключение договоров о сотрудничестве с компанией ООО «Окна-Гранд» и другими компаниями производителями.

Целью деятельности ИП получение прибыли, удовлетворения потребностей заказчиков, расширение занимаемой доли рынка и привлечение новых заказчиков.

Деятельность дилера по продаже оконных метало-пластиковых конструкций включает в себя следующие функции:

1) получение заказа;

2) выбор поставщика товара;

3) заказ товара;

4) получение товара;

5) продажа товара.

Среди оказываемых услуг ИП Никифоровой Е.П.:

1. Производство пластиковых окон;

2. Демонтаж и монтаж пластиковых окон;

3. Установка новых пластиковых подоконников белого цвета шириной до 250 мм;

4. Монтаж новых отливов белого цвета с покрытием полиэстер шириной до 150 мм;

5. Восстановление внутренних откосов белого цвета из облицовочных профилей ПВХ "VEKA" шириной до 190 мм или бельгийских облицовочных профилей шириной до 250 мм;

6. Доставка изделий и комплектующих;

7. Замер и заключение договора на дому;

8. Контроль качества изделий и работ после установки;

9. Вывоз старых окон и строительного мусора;

10. Тонировка стеклопакетов;

11. Гарантийное обслуживание.

В результате анализа предметной области были выявлены следующие недостатки в существующей технологии обработки информации:

недостаточная оперативность и качество обслуживания клиентов;

сложность учета постоянно растущего количества заказов, договоров и клиентов;

сложность в достоверном и своевременном получении нужной информации;

полное отсутствие информационной системы у дилера.

Каждый из указанных недостатков может привести к проблемам в работе предпринимателя.

Указанные недостатки приводят к снижению прибыли и конкуренто-способности дилера.

Эти недостатки обусловливают актуальность разработки информационной системы ведения договорной деятельности.

1.2 Определение целей и задач проектирования ИС

Целью дипломного проекта является повышение качества обслуживания клиентов ИП Никифорова Е.П.за счет разработки и внедрения информационной системы учета договоров и клиентов.

Задачи, автоматизированные в работе:

1. Формирование договора контрагента;

2. Формирование заказа;

3. Формирование сметы заказа;

4. Использование базы данных о поставщиках и покупателях (справочники поставщиков и заказчиков).

Система необходима для выполнения следующих функций:

1. Учет договоров;

2. Учет клиентов;

3. Учет заявок на покупку оконных конструкций;

4. Формирование статистической отчетности.

1.3 Анализ альтернативных разработок

Для автоматизации учета деятельности предпринимателя можно приобрести готовые программные продукты или разработать новую систему.

Анализ информационных систем проводился как на российском рынке программных продуктов, так и на зарубежном. При сравнении систем учитывались их функциональные возможности, стоимость, необходимость установки дополнительного программного и технического обеспечения, вывод отчётов, поддержка русского языка.

На рынке автоматизированных информационных систем имеются программные комплексы, предназначенные для ведения учета клиентов и договоро:

1) Конфигурация «Учет договоров в 1С»;

2) ИС «АстроСофт: Учет договоров»;

3) ИС «ЕВФРАТ Учет договоров».

Конфигурация «Учет договоров в 1С».

Программный продукт "Респект: Учет договоров для 1С:УПП 8" предназначен для комплексной автоматизации договорной работы, и может быть использован как основа для организации документооборота на предприятии.

Основные задачи, решаемые программным продуктом:

Ведение единого реестра договоров предприятия.

Подготовка и согласование договоров.

Быстрая разработка бланков договоров и сопутствующих без программирования.

Формирование бланков в Microsoft Word или OpenOffice Writer.

Ведение произвольного количества дополнительных характеристик договора.

Централизованное хранение договоров и сопутствующих документов в базе данных.

Формирование календарных планов платежей и исполнения по договорам.

Отслеживание поступления денежных средств и контроль исполнения договоров.

Сверка плановых показателей по договорам с фактическими данными.

Формирование универсальной аналитической отчетности.

Интеграция с конфигурацией "Управление производственным предприятием" системы программ "1С:Предприятие 8".

Программа предназначена для договорных, юридических и финансовых служб предприятия. И, в то же время, продукт может быть использован руководством, бухгалтерией, отделами сбыта и снабжения.

Использование программы позволяет достичь следующих результатов:

Ускорение подготовки и согласования договоров.

Повышение качества обслуживания клиентов и поставщиков.

Повышение эффективности использования ресурсов.

Увеличение сохранности информации по договорам компании.

Высокая доступность информации для ответственных лиц.

Программный продукт "Респект: Учет договоров для 1С:УПП 8" разработан на базе типовой конфигурации "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 и сохранил в себе весь функционал этой конфигурации "1С:Предприятия 8".

"Респект: Учет договоров для 1С:УПП 8" не является самостоятельным программным продуктом, для его работы необходима установка "1С:Управление производственным предприятием 8".

Программа защищена кодом активации по серийному номеру и содержит не подлежащие изменению пользователем фрагменты программного кода. Система защиты не привязана к аппаратному обеспечению и не имеет ограничения на количество используемых рабочих мест.

ИС «АстроСофт: Учет договоров».

Программа "АстроСофт: Учет договоров" - это автоматизация процессов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения договоров.

Система реализована на платформе "1С:Предприятие 8., что обеспечивает интеграцию с системами бухгалтерского и управленческого учета. Информация, внесенная в программу 1С, мгновенно отображается в "Учете договоров" и наоборот.

Основные задачи, решаемые программой "АстроСофт:Учет договоров":

создание формализованной процедуры подготовки договоров;

планирование ресурсов для исполнения договоров на стадии создания договора;

контроль исполнения обязательств по договорам;

создание формализованной процедуры для исполнения договоров;

фиксация информации о ходе подготовки или исполнения договора в любой момент времени;

фиксация информации о взаиморасчетах с контрагентами;

выделение наиболее важных договоров;

мониторинг загрузки сотрудников по договорам;

оперативная работа с пользователей с большим количеством договоров;

централизованное хранение договоров с разграничением доступа к ним;

контроль поступления и расходования денежных средств;

оперативное отслеживание договоров со штрафными санкциями;

контроль корректности составления договоров.

Результатами внедрения "Астрософт:Учет договоров" на предприятии являются:

ускорение процесса подготовки договоров;

повышение уровня обслуживания клиентов;

повышение эффективности использования ресурсов за счет заблаговременного их планирования;

обеспечение сохранности информации по всем сделкам компании;

доступность к управленческой информации;

снижение риска заключения невыгодных сделок.

Дополнительно программа обеспечивает:

уведомление сотрудников о необходимости совершения действий для исполнения договоров;

хранение истории изменений параметров договоров;

использование шаблонов типовых договоров;

планирование поступления денежных средств.

Подготовка и согласование договоров:

для создания договора заводится новая карточка договора. Информация в карточке каждого договора делится на две категории: "Учет договоров" и "Управление торговлей". Данные "Учета договоров" сгруппированы по разделам.

для работы конфигурации необходимо наличие программного продукта "1С:Предприятие 8. Управление торговлей" или "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием".

Планирование исполнения договоров

в том случае, когда компания выступает продавцом или исполнителем по договору, для своевременного и качественного исполнения обязательств ей необходимо спланировать ресурсы и подготовить смету договора. Кроме того, бюджет позволяет рассчитать целесообразность договора. Для решения этих задач "АстроСофт: Учет договоров" предлагает 2 механизма:

планирование исполнителей;

смета.

ИС «ЕВФРАТ Учет договоров».

Увеличение скорости согласования договоров в 4 - 6 раз!

В работу с договорами и сопутствующими документами вовлечена значительная часть подразделений любой коммерческой организации. Однако во многих компаниях отсутствуют четкие внутренние регламенты создания и ведения договоров, а сам процесс работы с ними трудоемок, фрагментарен и не автоматизирован. Это приводит к замедлению бизнес-процессов, несвоевременному выполнению обязательств, возникновению рисков штрафных санкций и потере клиентов.

В системе ЕВФРАТ поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность.

Подготовка проекта договора:

подготовка проекта договора является первым этапом работы с договорными документами. Для создания проекта договора в системе ЕВФРАТ, пользователь, ответственный за его подготовку, заполняет регистрационно-контрольную карточку документа и присоединяет к ней любые необходимые файлы. При этом системой поддерживается проверка документов на дублирование, что позволяет избежать двойной регистрации договора (например, в случае, если документы сначала пришли по электронной почте, а затем -- по обычной).

Для облегчения подготовки проекта договора, в системе ЕВФРАТ реализована подсистема «Работа с шаблонами», с помощью которой содержимое регистрационно-контрольной карточки документа автоматически переносится в поля договора, созданного при помощи текстового редактора Microsoft Office Word. Также проект нового договора может быть зарегистрирован на основе уже существующего в системе документа.

Для автоматизации регистрации и обработки документов, в проектных решениях на базе системы ЕВФРАТ могут быть использованы разработки специалистов Cognitive Technologies, позволяющие освободить сотрудников компании от выполнения рутинных операций. Например, подсистема «Понимание документов» обладает способностью самостоятельно производить анализ поступающих договоров, выделяя смысловые части и необходимые реквизиты, такие как дата заключения, названия компаний, заключающих соглашение, предмет договора, срок действия договора, количество страниц договора. Кроме того она автоматически определяет наличие приложений и дополнительных соглашений, прикрепляя соответствующие файлы к регистрационно-контрольной карточке проекта договора.

Согласование проекта договора:

после завершения подготовительной работы, проект договора отправляется на внутреннее согласование. На этом этапе в системе ЕВФРАТ используются возможности управления потоками работ (workflow), позволяющие отправить документы по заранее созданным маршрутам. Если пользователь, ответственный за проект договора, не нашел нужный ему маршрут, он может создать его самостоятельно. При этом для каждого согласующего можно прописать свои сроки и текст согласования. После запуска согласования проект договора автоматически придет нужному согласующему лицу. Таким образом, использование механизма workflow позволяет обеспечить выполнение регламентов обработки документов и автоматизировать их движение, систематизируя и ускоряя бизнес-процессы организации.

Сотрудник, ответственный за проект договора, может просматривать историю согласования и комментарии согласующих лиц, а также получать автоматическую рассылку о ходе согласования по электронной почте. Это позволяет эффективно контролировать процесс согласования проекта договора и оперативно вносить в него необходимые исправления. Для удобства пользователей процесс согласования договорных документов также отражается в отчете «Лист согласования». Всем пользователям системы, согласующим проект договора, приходят автоматические напоминания о наступлении срока согласования и оповещения о назначении согласующим.

В случае если кто-то из согласующих решил внести изменения в проект договора, система ЕВФРАТ автоматически создаст новую версию документа. Это позволяет организовать коллективную работу с проектом договора и отслеживать все исправления, внесенные в процессе его согласования. После завершения согласования версии договоров можно объединить средствами Microsoft Office Word.

Благодаря механизму разграничения прав доступа, в процессе согласования обеспечивается защита конфиденциальной информации, а использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует подлинность содержания договорных документов.

Если после внутреннего согласования проект договора был отправлен на согласование контрагенту, который внес в него изменения и отправил документ обратно, подсистема «Понимание документов» сможет автоматически зарегистрировать измененный проект договора как новую версию для согласования.

Регистрация и исполнение договора:

В результате прохождения всех этапов согласования и процедуры официального утверждения, договор регистрируется в системе ЕВФРАТ и становится доступен всем сотрудникам, наделенным соответствующими правами доступа.

Регистрация договора в системе позволяет обеспечить необходимый уровень информационную безопасности и облегчить оперативную работу с договорными документами. При этом в системе ЕВФРАТ можно устанавливать связи между документами (акты, дополнительные соглашения, официальные письма и т. д.) и использовать систему отчетов, что позволяет оперативно отслеживать исполнение договора и все происходящие с ним изменения. Составление и отправка отчетов, установление связей, а также многие другие операции с документами, могут осуществляться системой ЕВФРАТ автоматически.

Для повышения удобства работы с договорами, в системе ЕВФРАТ реализована возможность интеграции с программным продуктом 1С: Предприятие версий 7.7 и 8.0. При интеграции происходит объединение справочников контрагентов двух систем, а также появляется возможность вызывать договоры, зарегистрированные в системе ЕВФРАТ, из пользовательского интерфейса 1С. Кроме этого, используя ЕВФРАТ API, поставляемый с системой, можно реализовать и иные виды интеграции как с программами семейства 1С, так и с другими приложениями сторонних разработчиков (ERP, правовые системы и т. д.).

Хранение договора

Система ЕВФРАТ позволяет вести архив договорных документов, в котором сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа, могут оперативно искать, просматривать и анализировать договоры и связанные с ними документы. Для быстрого поиска оригиналов договоров, в системе можно указать точное место хранения бумажных версий. Расширенную функциональность электронного архива в системе ЕВФРАТ предлагает модуль «Архивариус», позволяющий организовать хранение договорных документов в соответствии с требованиями по работе с архивными документами.

Несмотря на все достоинства вышеперечисленных программных средств необходимо сделать вывод, что разработка новой системы позволит учесть и устранить все требования по нескольким причинам:

Высокая цена аналогов;

Необходимость покупки дополнительного ПО (1С);

Перегруженность функциями.

1.4 Выбор и обоснование проектных решений

Решить проблемы, связанные с автоматизацией работы организации можно одним из трех способов:

1) доработать существующую информационную систему;

2) приобрести готовый программный продукт;

3) разработать новую информационную систему.

При доработке существующей системы потребуется внести глобальные изменения. Кроме того, существующая система имеет ограниченные функциональные возможности и полностью не удовлетворяет запросам руководства компании и программистов отдела системного управления.

При рассмотрении второго варианта был проведен анализ программных продуктов, поддерживающих необходимые функции, результаты которого позволили принять решение о разработке новой информационной системы, удовлетворяющей всем заданным условиям, но с минимальными затратами.

Выбор средства проектирования информационной системы основывается, прежде всего, на технологии проектирования выбранной для данной системы и подходящей для описываемой предметной области.

В России для проектирования и традиционно используются два подхода: структурный и объектно-ориентированный.

Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы "снизу-вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

Все наиболее распространенные методологии структурного подхода базируются на ряде общих принципов. В качестве двух базовых принципов используются следующие:

· принцип "разделяй и властвуй" - принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения;

· принцип иерархического упорядочивания - принцип организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне.

Наиболее распространенным CASE - средством моделирования бизнес-процессов, поддерживающим структурный подход, является AllFusion Process Modeler r7 корпорации Computer Associates.

AllFusion Process Modeler r7 позволяет создавать модели процессов, позволяющие рассмотреть различные стороны деятельности предприятия.

Достоинства AllFusion Process Modeler r7:

· поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ);

· обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов;

· позволяет проводить глубокий анализ бизнес-процессов и тем самым повысить эффективность бизнеса и оптимизировать любые процедуры в компании.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование унифицированного языка моделирования, позволяющего с помощью ряда диаграмм обеспечить поддержку всего процесса проектирования и сопровождения информационных систем. Преимуществом объектно-ориентированного подхода по сравнению со структурным считается возможность параллельного описания функций и данных, используемых в системе.

Наиболее известным CASE - средством, применяемым в объектно-ориентированном подходе является семейство продуктов компании Rational Rose. В настоящее время в АГТУ используется лицензионная версия из этого семейства Rational Rose 2000.

Rational Rose обладает всеми необходимыми характеристиками для проектирования архитектуры системы любого масштаба.

Достоинства Rational Rose 2000:

· поддерживает генерацию кода и обратное проектирование сразу для нескольких языков, включая Visual Basic, C++, Java, PowerBuilder;

· поддерживает визуальное объектно-ориентированное моделирование, полностью совместимое с UML (Unified Modeling Language);

· имеет широкие перспективы развития, в том числе за счет появления дополнительных продуктов-переходников (Links), тесно интегрированных с Rational Rose;

· ориентирован на разработчиков архитектуры информационных систем (ИС), менеджеров ИС и программистов.

Принципиальное различие между структурным и объектно-ориентированным подходом заключается в способе декомпозиции системы (см. рис.1.1).

Рис 1.1 Сравнительный анализ объектно-ориентированной и функционально-ориентированной декомпозиций.

Для того чтобы сочетать преимущества структурного и объектно-ориентированного подхода к проектированию было решено использовать для описания бизнес-процессов - AllFusion Process Modeler r7 и для проектирования системы - Rational Rose 2000.

Выбор технологии хранения и доступа к информации позволяет определить инструменты программирования, среди которых следует искать наиболее подходящие для реализации системы, удовлетворяющей информационные потребности сотрудников отделов продаж.

К программному обеспечению можно выдвинуть требования надежности, эффективности, понятности пользователю, защиты информации, модифицируемости, масштабируемости, минимизации затрат на сопровождение и поддержку. Кроме того немаловажным фактором являются затраты на приобретение нового программного обеспечения. Данные требования учитываются при создании прикладной программы и определяют следующий выбор программного обеспечения.

Microsoft Visual Studio 2010 - мощная среда разработки, обеспечивающая высокое качество кода на протяжении всего цикла разработки ПО, от проектирования до разработки.

Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate -- обширный набор средств управления циклом жизни приложения для обеспечения качества результатов от этапа проектирования до развертывания. При создании новых решений или совершенствовании существующих приложений Visual Studio 2010 Ultimate позволит воплотить идеи в жизнь благодаря поддержке различных платформ и технологий, включая облачные и параллельные вычисления.

Требования к ПО.

Visual Studio 2010 можно установить в следующих операционных системах:

· Windows XP (x86) с пакетом обновления 3 (SP3) -- все выпуски кроме Starter;

· Windows Vista (x86 и x64) с пакетом обновления 1 (SP1) -- все выпуски кроме Starter;

· Windows 7 (x86 и x64);

· Windows Server 2003 (x86 и x64) с пакетом обновления 2 (SP2);

· Windows Server 2003 R2 (x86 и x64);

· Windows Server 2008 (x86 и x64) с пакетом обновления 2 (SP2);

· Windows Server 2008 R2 (x64);

· Поддерживаемые архитектуры:

· 32-разрядная (x86);

· 64-разрядная (x64).

· Требования к ТО.

· Процессор с частотой 1,6 ГГц или выше;

· 1024 МБ ОЗУ;

· 3 ГБ свободного места на диске;

· Жесткий диск со скоростью 5400 об/мин;

· Видеоадаптер с поддержкой DirectX 9 и разрешением 1280 x 1024 (или более высоким);

Дисковод DVD-ROM.

Программное обеспечение

Требования к программному обеспечению клиента:

· MS Windows 2000, XP, Vista (32-bit), 7 (32-bit)

· пакет Microsoft Office.

Техническое обеспечение

Требования к техническому обеспечению клиента:

· Intel Pentium с тактовой частотой 1.6 ГГц и выше;

· ОЗУ не меньше 1 ГБ. При использовании больших файловых источников данных: 2 - 4 ГБ;

· жесткий диск со свободным пространством 1 Гбайт;

· видеокарта, поддерживающая разрешение 1024*768;

· Стандартный набор периферийных устройств.

2. Проектная часть

2.1 Функциональное обеспечение

Информационная система ведения договорной деятельности ИП состоит из следующих функциональных модулей:

· «Ведение справочника контрагентов»;

· «Учет заказов»;

· «Учет изделий»;

· «Оформление договоров»;

· «Справочный»;

· «Печать документов».

В совокупности подсистемы выполняют следующие функции:

· занесение первичной информации;

· учет исполнения заказов и договоров;

· формирование отчетов по запросам пользователей;

· анализ показателей;

В ходе проектирования была построена функциональная модель системы (приложение № 2) Работу с системой осуществляют сотрудники предпринимателя, контрагент для осуществления взаимосотрудничества между ИП и контрагентов необходимо заключить агентский договор. Для оформления заказов агентам необходимо предоставить свои анкетные данные сотрудникам фирмы при регистрации.

На начальной стадии были построены диаграммы вариантов использования (приложение № 3). При построении диаграммы вариантов использования в первую очередь был составлен список всех основных действующих лиц (физических лиц или внешних систем, которые будут взаимодействовать с создаваемой системой).

Они идентифицировались по вопросам:

· Кто использует систему непосредственно?

· Кто отвечает за эксплуатацию системы?

· Какое внешнее оборудование используется системой?

· Какие другие системы взаимодействуют с данной системой?

Для системы «Ведение договорной деятельности ИП» в качестве действующих лица были выбраны:

Сотрудник фирмы;

· Контрагент.

Варианты использования идентифицировались исходя из следующих соображений: каждый вариант использования представляет собой некоторую функцию, выполняемую системой в ответ на воздействие действующего лица, и характеризует конкретный способ применения системы, диалог между действующим лицом и системой. Также имелось в виду, что впоследствии варианты использования будут служить для описания требований к системе, общения с конечными пользователями и экспертами предметной области, а также для тестирования системы.

Пользователю «Контрагент» доступны функции оформление договора, печать.

Пользователю «Сотрудник» доступны все функции предусмотренные в системе. Сотрудник фирмы ведет учет редактирование справочной информации, оформление договора, оформление заказа, наполнение заказа, печать, печать статистики.

Общая схема использования системы представлена на диаграмме Use Case (приложение № 3).

2.2 Информационное обеспечение

2.2.1 Информационная модель и ее описание

На основе анализа предметной области была разработана информационная модель, отображающая взаимосвязь входных, промежуточных и результатных информационных потоков. Данная модель представлена в приложение № 2.

На первом уровне диаграммы представлены: внешние сущности (пользователи), «Информационная система ведения договорной деятельности ИП», а также входные и выходные потоки данных.

На втором уровне диаграммы происходит разбиение системы на ряд подсистем, вводятся накопители данных, детализируются потоки данных.

Данные информационной базы, необходимые для функционирования информационной системы представлены при помощи диаграммы «сущность-связь» (приложение № 5). С помощью этого вида диаграмм можно описать отдельные компоненты концептуальной модели данных и совокупность взаимосвязей между ними. Связи между сущностями можно определить как один-ко-многим неидентифицирующая и один-ко-многим идентифицирующая. Диаграмма показана в приложении 4. В системе выявлены следующие сущности:

1. контрагент,

2. тип контрагента,

3. статус заказа,

4. заказ,

5. договор,

6. статус договора,

7. состав заказа,

8. тип изделия,

9. изделие.

Сущность «контрагент» содержит информацию о клиенте, заказывающему продукцию в типографии (таблица 2.1):

Таблица 2.1. Сущность «контрагент»

Атрибут	Назначение
код контрагента	первичный ключ сущности
код типа контрагента	внешний ключ к сущности «тип контрагента»
наименование	название организации либо ФИО клиента
адрес	адрес расположения организации, делающей заказ либо прописка клиента
Дата регистрации	Дата регистрации

Сущность «тип контрагента» содержит информацию о статусе контрагента в системе (таблица 2.2):

Таблица 2.2 Сущность «тип контрагента»

Атрибут	Назначение
код типа контрагента	первичный ключ сущности
наименование	тип контрагента

Сущность «тип заказа» содержит информацию о статусе контрагента в системе (таблица 2.3):

Таблица 2.3 Сущность «тип заказа»

Атрибут	Назначение
код типа заказа	первичный ключ сущности
наименование	тип заказа

Сущность «заказ» содержит информацию о заказе клиента (таблица 2.4):

Таблица 2.4. Сущность «заказ»

Атрибут	Назначение
код заказа	первичный ключ сущности
текст	текст заказа
дата заказа	дата оформления заказа
Код типа заказа	Внешний ключ сущности «тип заказа»
Код договора	внешний ключ сущности «договор»

Сущность «договор» содержит информацию о договоре (таблица 2.5):

Таблица 2.5. Сущность «договор»

Атрибут	Назначение
код договора	первичный ключ сущности
номер договора	Номер договора
текст	текст договора
код контрагента	внешний ключ сущности «контрагент»
дата договора	дата оформления договора
Код статуса договора	Внешний ключ сущности «статус договора»
Сумма договора	Сумма договора

Сущность «статус договора» содержит информацию о статусе договора в системе (таблица 2.6):

Таблица 2.6. Сущность «статус договора»

Атрибут	Назначение
код статуса договора	первичный ключ сущности
наименование	Статус договора

Сущность «изделие» отражает информацию о продукции, заказанной клиентом (таблица 2.7).

Таблица 2.7. Сущность «изделие»

Атрибут	Назначение
код изделия	первичный ключ сущности
наименование	Наименование изделия
цена	Цена за изделие
тип изделия	внешний ключ сущности «тип изделия»

Сущность «тип изделия» отражает информацию о типе продукции, заказанной клиентом (таблица 2.8).

Таблица 2.8. Сущность «тип изделия»

Атрибут	Назначение
Код типа изделия	первичный ключ сущности
наименование	Наименование типа изделия

Сущность «состав заказа» отражает информацию о перечне заказанной клиентом продукции (таблица 2.9).

Таблица 2.9. Сущность «состав заказа»

Атрибут	Назначение
Код записи	первичный ключ сущности
Код заказа	Внешний ключ сущности «заказ»
Код изделия	Внешний ключ сущности «изделие»
Кол-во изделия	Количество заказанных изделий
цена	Стоимость заказанных изделий
Дата поставки	Дата поставки
примечания	Особые отметки заказа

2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Поскольку разрабатываемый программный продукт предназначен для целей управленческого учета, применение классификаторов данных было признано нецелесообразным.

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной информации и входной оперативной информации

Нормативно-справочной информацией в системе являются следующие справочники:

· справочник контрагентов - содержит полную информацию о контрагентах;

· справочник по изделиям - содержит полную информацию о изделиях, которые ранее заказывались;

· справочник по договорам - содержит справочную информацию о заключенных договорах;

· журнал регистрации - содержит сведения обо всех совершенных заказах.

Для решения поставленной задачи спроектирована база данных dbZakazy в среде Microsoft SQL Server 2008. База данных, приведена к 3 НФ .

Целостность данных обеспечивается заложенными во время создания таблиц ограничениями на тип, размер и диапазон допустимых значений.

Ссылочная целостность поддерживается определенными во время создания таблиц ссылками на родительскую таблицу.

Таблица «tKontr» содержит информацию о клиенте, заказывающему продукцию в типографии (таблица 2.10):

Таблица 2.10 Таблица «tKontr»

Имя поля	Тип поля	Описание
idKontr	Int (4)	первичный ключ сущности
idTypeKontr	Int (4)	внешний ключ к сущности «тип контрагента»
nameKontr	Varchar (500)	название организации либо ФИО клиента
adrKontr	Varchar(500)	адрес расположения организации, делающей заказ либо прописка клиента
dtKontr	Datetime (8)	Дата регистрации

Таблица «tStatKontr» содержит информацию о статусе контрагента в системе (таблица 2.11):

Таблица 2.11 Таблица «tStatKontr»

Имя поля	Тип поля	Описание
idStatKontr	Int (4)	первичный ключ сущности
naneStatKontr	Varchar (500)	тип контрагента

Таблица «tStatZak» содержит информацию о статусе контрагента в системе (таблица 2.12):

Таблица 2.12 Таблица «tStatZak»

Имя поля	Тип поля	Описание
idStatZak	int (4)	первичный ключ сущности
nameStatZak	Varchar (500)	тип заказа

Таблица «tZakazy» содержит информацию о заказе клиента (таблица 2.13):

Таблица 2.13. Таблица «tZakazy»

Имя поля	Тип поля	Описание
idZak	Int (4)	первичный ключ сущности
textZak	Varchar (8000)	текст заказа
dtZak	Datatime (8)	дата оформления заказа
idTypeZak	Int (4)	Внешний ключ сущности «тип заказа»
idDog	Int (4)	внешний ключ сущности «договор»

Таблица «tDog» содержит информацию о договоре (таблица 2.14):

Таблица 2.14. Таблица «tDog»

Имя поля	Тип поля	Описание
idDog	Int (4)	первичный ключ сущности
numDog	Varchar (500)	Номер договора
textDog	Varchar (8000)	текст договора
idKontr	Int (4)	внешний ключ сущности «контрагент»
dtDog	Datatime (8)	дата оформления договора
idStatDog	Int (4)	Внешний ключ сущности «статус договора»
priceDog	Real (4)	Сумма договора

Таблица «tStatDog» содержит информацию о статусе договора в системе (таблица 2.15):

Таблица 2.15.Таблица «tStatDog»

Имя поля	Тип поля	Описание
idStatDog	Int (4)	первичный ключ сущности
nameStatDog	Varchar (500)	Статус договора

Таблица «tItem» отражает информацию о продукции, заказанной клиентом (таблица 2.16).

Таблица 2.16. Таблица «tItem»

Имя поля	Тип поля	Описание
idItem	Int (4)	первичный ключ сущности
nameItem	Varchar (500)	Наименование изделия
priceItem	Real (4)	Цена за изделие
idTypeItem	Int (4)	внешний ключ сущности «тип изделия»

Таблица «tTypeItem» отражает информацию о типе продукции, заказанной клиентом (таблица 2.17).

Таблица 2.17. Таблица «tTypeItem»

Имя поля	Тип поля	Описание
idTypeItem	Int (4)	первичный ключ сущности
nameTypeItem	Varchar (500)	Наименование типа изделия

Таблица «tRecordZakaz» отражает информацию о перечне заказанной клиентом продукции (таблица 2.18).

Таблица 2.18. Таблица «tRecordZakaz»

Имя поля	Тип поля	Описание
idRecordZakaz	Int (4)	первичный ключ сущности
idZakaz	Int (4)	Внешний ключ сущности «заказ»
idItem	Int (4)	Внешний ключ сущности «изделие»
cntItem	Int (4)	Количество заказанных изделий
priceItem	Real (4)	Стоимость заказанных изделий
dtPost	Datatime (8)	Дата поставки
txtRecordZakaz	Varchar (5000)	Особые отметки заказа

2.2.4 Характеристика результатной информации

Выходной информацией для системы «Ведение договорной деятельности индивидуального предпринимателя» являются:

· Договор с контрагентом;

· Заказ;

· Статистическая отчетность;

· Аналитическая отчетность.

Макеты выходных документов приведены в приложении № 6.

2.2.5 Описание технологии загрузки и актуализации базы данных

Запускающим модулем системы является файл Zakazy.exe, для функционирования системы необходимо:

Требования к ТО сервера:

1. Процессор класса Intel Pentium III и выше,

2. ОЗУ 256 Мбайт;

3. НЖМД 40 Гб;

4. Сетевая карта.

Требования к ПО сервера:

1. ОС Windows XP и выше;

2. СУБД MS SQL Server 2008;

3. пакета Microsoft Office.

Компьютер «Клиент» должен отвечать следующим техническим и программным требованиям:

1. Процессор класса Intel Pentium III и выше,

2. ОЗУ 128 Мбайт;

3. НЖМД 20 Гб;

4. Сетевая карта.

5. ОС Windows XP и выше;

6. пакета Microsoft Office.

Периферийные устройства:

Принтер;

Для установки программного продукта необходимо произвести следующие действия:

Возможны два варианта установки первичная и вторичная.

При первичной установки необходимо:

1. Скопировать с оптического носителя на жесткий диск папку «Парус».

2. Проверить запущена ли служба SQL-сервера, если нет запустите, выберите «ПУСК->Программы->MicroSoft SQL Server->Service Menager», появится сервисное окно (рис. 2.1.), в котором необходимо выбрать сервер на котором будет располагаться БД, и нажать «Start/Continue».

Рис.2.1. «MicroSoft SQL Server/Service Menager»

3. После проверки необходимо подключить БД, для этого нужно зайти «ПУСК->Программы->MicroSoft SQL Server->EnterpriseManager»,в левой части окна на ветке “Databases”, дерева «Console Root» нажмите правой кнопкой мыши и выбирете в контекстном меню пункт «Все задачи->Attach Database» (рис.2.2.)

Рис.2.2. «MicroSoft SQL Server/ EnterpriseManager »

В появившемся окне (рис.2.3.) необходимо указать путь к файлам БД, которые находятся в ранее скопированном каталоге в папке «Data».

Рис.2.3. «MicroSoft SQL Server/ Attach Database »

4. После успешного подключения БД необходимо настроить с ней соединение.

5. После подключения БД и проверки соединения можно приступать к работе с системой. Для этого необходимо запустить файл Zakazy.exe из папки «\\ИП\Prog\» на НЖМД куда Вы предварительно скопировали данный файл.

После запуска программы появится основное окно системы.

2.3 Программное обеспечение

2.3.1 Существующие подходы к проектированию экранного интерфейса

Экранный интерфейс программы во многом определяет удобство работы пользователя и является одним из важных факторов, влияющих на эффективность его труда. Программа, выполняющая все возложенные на нее функции, обладающая высоким быстродействием может быть полностью непригодной для работы из-за неприемлемого интерфейса с пользователем. Еще буквально несколько лет назад существовал текстовый редактор, прекрасно иллюстрирующий такой подход к проектированию программного обеспечения. Вряд ли кому-то придется по душе редактор текста, в котором для вставки символа в строку нужно набрать однобуквенный код команды вставки, номер обрабатываемой строки (к счастью не двоичный), номер символа, после которого будет вставлен новый символ и собственно этот символ. Конечно такой подход абсолютно неприемлем.

Наиболее практичными и удобными с точки зрения пользователя можно считать системы, имеющие экранный интерфейс, построенный на основе системы всплывающих меню. Все команды системы распределены по функциональному признаку на группы и в главном меню присутствуют собственно наименования групп команд. Выбрав группу, пользователь получает доступ к списку команд группы, в который могут быть включены также команды, объединенные в группы второго уровня и т.д.

Таким образом, создается система многоуровневого всплывающего меню. Применение такой идеологии обеспечивает удобство ориентировки в системе, имеющей достаточно сложное, многоуровневое меню с множеством выборов. Естественно, что увеличение вложенности и размеров списков выбора, должно иметь разумные границы, которые к счастью имеются в виде ограниченности экранного пространства монитора.

2.3.2 Описание интерфейса системы

После запуска системы появляется основное окно системы (рис.2.4.). Вся работа будет осуществляться в рамках данного окна. Для перехода в один из режимов работы необходимо воспользоваться соответствующим пунктом меню.

Рис.2.4. Основное окно системы

Для начала работы с системой необходимо заполнить ряд справочников, таких как:

· Статус заказа;

· Тип изделия;

· Изделие;

· Статус контрагента;

· Статус договора.

Работа со справочниками является типовой рассмотрим ее на примере справочника «Статус договора» рис.2.5.

Рис.2.5.Статус договора

Перейти в форму «Статус договора» (рис.2.5.) можно выбрав пункт меню «Договора\Справочник\Статусы». После выбора пункта меню появляеться окно содержащие информацию из справочника «Статус договора». Для редактирования, добавления или удаления информации необходимо воспользоваться соответствующей кнопкой. При редактировании (добавлении) данных появляется окно редактирования рис.2.6.

Рис.2.6. Статус договоров. Редактирование

После заполнения всех справочников можно приступать к составлению договоров. Первым шагом является внесение контрагента в базу данных (рис.2.7.) и заключение агентского договора (рис.2.8.).

Рис.2.7. Справочник контрагентов

Рис.2.8.Список договоров

Для составления нового договора в окне «Список договоров» (рис.2.8.) нажимаем кнопку «новый» в появившемся окне (рис.2.9.)

Рис.2.9. Редактирование договоров

В появившемся окне вводим номер договора, статус, указываем контрагента, текст договора, дату заключения и стоимость.

После ввода всех данных нажимаем кнопку «сохранить».

После того как составлен агентский договор можно приступать к оформлению заказов. Переходим в окно списка заказов (рис.2.10.).

Рис.2.10. Список заказов

Для оформления заказа нажимаем кнопку «новый» появляется окно редактирования рис.2.11.

Рис.2.11.Список заказов. Редактирование

Для оформления заказа выбираем агентский договор, автоматически определяется контрагент, указывается статус заказа, текст и дата оформления после заполнения всех данных нажимаем сохранить и возвращаемся в окно «Список заказа» рис.2.10.

Вторым шагом в оформлении заказа является наполнение позиций заказа для этого в левой части окна (рис. 2.10.) выбираем заказ позиции, которого надо пополнить и в правой нижней части нажимаем добавить после чего переходим в окно «редактирования позиций заказа» рис.2.12.

Рис.2.12. Редактирование позиций заказов.

В появившемся окне указываем изделие, текст примечаний, дату заполнения, количество и стоимость нажимаем сохранить. Позиция заказа добавлена.

В системе можно сформировать ряд отчетов с помощью меню «Файл\Печать». Для завершения работы с системой выбираем меню «Файл\Выход» в основном окне системы.

В системе предусмотрен ряд сообщений выдаваемых для подтверждения действий пользователя.

При добавлении информации появляется окно с сообщением (рис.2.13.) подтверждающем добавление новой записи.



Рис.2.13. Сообщение добавления информации

При изменении информации появляется окно с сообщением (рис.2.14.) подтверждающем изменение информации.

Рис.2.14. Сообщение изменения информации

При выходе из системы появляется окно с сообщением (рис.2.15.) подтверждающем завершение работы с системой.

Рис.2.15. Сообщение выхода из программы

2.4 Технологическое обеспечение задачи

2.4.1 Технические требования

Поскольку в настоящее время машины класса PC/ХТ практически не применяются, выдвигать какие-либо особые требования к аппаратуре не имеет смысла, так как стандартный компьютер на текущий момент имеет достаточную вычислительную мощность и объем оперативной памяти для работы практически любого программного обеспечения. Занимаемое программой дисковое пространство должно быть относительно невелико. Конечно, в процессе работы программы объем данных будет возрастать, но с этой проблемой можно справиться, применяя различные средства сжатия и архивации данных на магнитных носителях к примеру ленточного типа (стриммеры и т.п.) или иных со сменными носителями.

2.4.2 Среда выполнения программы

При выборе среды выполнения программы необходимо учитывать несколько факторов, а именно:

· сложность и трудоемкость процесса проектирования и разработки программного обеспечения для конкретной среды;

· наличие инструментальных средств разработки программного обеспечения;

· возможность внесения корректив в программу в процессе эксплуатации;

· наличие средств проек...