Информационные технологии управления в деятельности современных организаций

Насколько удается минимизировать влияние человеческого фактора и каков эффект от внедрения ИС

То, насколько удается минимизировать влияние человеческого фактора, во многом зависит от качества тех регламентов, которые используются при реализации информационных систем. Прежде всего, это качество определяется детальностью проработки бизнес-операций, которые выполняются сотрудниками в рамках основной деятельности компании, и влиянием этих операций на качество или на цели бизнес-процессов компании. Если эта работа проведена с должной тщательностью, т.е. сделано так, что выявлены не только операции, которые нужно автоматизировать, но и определена степень влияния этих операций на бизнес, то можно сказать, что есть вероятность успеха в достижении цели снижения влияния человеческого фактора на результаты деятельности компании. Есть примеры, когда разработанные организационные меры работали сами по себе. В таких случаях информационная система может помочь сделать эти меры более эффективными и дешевыми.

Есть факторы, которые достаточно просто можно устранить за счет внедрения информационной системы. Например, ошибки или перепутывания.

Фактор перепутывания встречается на производстве, когда, например, на складе заказано не то, что нужно для производства. Такого рода факторы могут быть устранены внедрением, например, системы контроля отгрузки с помощью радиометок и сопоставление отгружаемых комплектующих с тем, что заложено в документации на изделие. Эффектом в этом случае будет снижение затрат на лишние перемещения товарно-материальных ценностей.

Если говорить о проектах ИТ для автоматизация бизнес-процессов планирования могут возникать ситуации, например, несвоевременного выпуска продукции, которая потом не будет продана (например, выпуск кваса в больших объемах зимой). Оценить эффект устранения таких «перепутываний» от внедрения системы можно увидев сколько продукции было выпущено неправильно в прошлые годы, а сколько - после внедрения информационной системы.

Самые распространенные ошибки - ввод неправильной информации, ввод правильных данных не в то место, ввод правильных данных в правильное место, но не в то время. Бывают ситуации, когда утверждается не тот документ, который необходимо. Такого рода факторы могут быть устранены за счет внедрения информационных систем, которые с одной стороны отслеживают своевременность и последовательность операций, а с другой стороны позволяют производить сверку данных, вводимых разными сотрудниками в разных бизнес-процессах.

Кроме того, нередко на предприятиях бывают злоупотребления, с которыми информационная система может бороться, в том числе контролировать перемещение материальных ценностей и пресекать банальное воровство, например, со склада. Обычно недостача на складе выявляется при инвентаризации. Современные технологии позволяют делать мгновенную инвентаризацию в конце дня и, таким образом, сузить круг лиц для поиска злоумышленников. Надо отметить, что в этом случае эффективность работы системы тесно связана с организационными мерами, которые предпринимаются на предприятии.

Еще один важный момент - отслеживание правильности выполнения действия сотрудников в рамках выполнения планов по расходованию денежных средств. Когда руководитель группы подразделений имеет возможность отслеживать соответствия расходования средств на конец расчетного периода тем планам, которые были утверждены. ИТ позволяют зафиксировать отличия финансовых операций от запланированных и предоставить информацию об этом руководителям, чтобы они могли своевременно предпринять действия по устранению этих несоответствий, в том числе, за счет введения дополнительных организационных мер. Наконец, разграничение полномочий и ограничение объемов разрешенных денежных операций может часто полностью устранить проблему неправомерного перевода крупных денежных сумм каким-либо сотрудником или руководителем.

Положительный эффект с точки зрения снижения влияния человеческого фактора может также достигаться за счет контроля за точным соблюдением тех регламентов, которые были разработаны, отражены в информационных потоках и сохранены в информационных системах. При соблюдении регламентов достаточно быстро выявляются узкие места в бизнес-процессах, на которых сотрудники, например, не успевают выполнять операции. Это информация может служить сигналом руководству о том, что на этот участок надо нанять нескольких сотрудников и разделить между ними операции. Это не значит, что проблему нельзя было решить без информационной системы, но система может выдать статистическую информацию, что это происходит постоянно, которая поможет решить проблему человеческого фактора.

Несмотря на то, что все вышесказанное, скорее является «общими рассуждениями» на тему «минимизация влияния человеческого фактора», принимая во внимания даже только это, можно дать следующие рекомендации или задать наводящие вопросы тем руководителям, которые задумываются о снижении влияние человеческого фактора с использованием ИТ:

1. Есть положительное и отрицательное влияние человеческого фактора на ваш бизнес. Прежде, чем ставить себе эту задачу, найдите время и средства, и разберитесь на своем предприятии с тем, что это за факторы и как они влияют на ваш бизнес - хотя бы составьте перечень таких положительных и отрицательных «влияний».

2. На разных уровнях автоматизации - от технологического уровня до уровня принятия решений - влияние человеческого фактора имеет разный вес и значение. Вы уже определились для себя - как надо учитывать этот вес при внедрении ИС на вашем предприятии?

3. В разных областях деятельности существуют разные подходы к влиянию человеческого фактора. А вы знаете - какие подходы надо или принято применять на вашем предприятии?

ИТ влияют на облик современных предприятий, позволяя создавать новые организационные структуры, эффективное функционирование которых невозможно без использования ИТ. Происходит отказ от многоуровневых организационных структур в пользу «плоских» систем. Предпосылки для создания таких систем создаются за счет упрощения доступа к информации и средствам коммуникаций. Предприятия быстрее реагируют на изменение внешней среды. Матричные, функциональные и многие другие модели организаций начали появляться уже в конце 1950-х годов, но реальное применение такие структуры получили лишь в настоящее время. Это связано в первую очередь с тем, что эти структуры порождают конфликты, информационные перегрузки и дорогостоящее дублирование ресурсов, то есть проблемы, решение которых возможно только с появлением ИТ. Такие организационные структуры обладают большей гибкостью, адаптивностью, информационной емкостью, что является одним из необходимых элементов функционирования современного предприятия.

Организационная форма, материальные активы и коммуникации. Внедрение ИТ позволяет использовать новые формы управления, основанные на более эффективном использовании информации. Изменение организационной формы влияет на большинство системных функций предприятия.

Традиционная деловая фирма была и остается до сих пор иерархическим, централизованным и жестко структурированным построением специалистов, которые обычно выполняют постоянное множество стандартных операционных процедур, обеспечивающих поставку продуктов или услуг. Новый стиль деловых фирм - не столь иерархический, существенно менее централизованный, который полагается на почти мгновенную реакцию на новую информацию, что необходимо для своевременной корректировки структуры выпуска, чтобы удовлетворить возможные вариации требований потребителей.

Современные информационные технологии управления позволяют им справляться с требованием обработки возрастающих объемов информации, неотъемлемо присущих новым организационным моделям. Информационные технологии делают фирму даже более зависимой, чем в прошлом, от знаний, обучаемости и характера принятия решений отдельных специалистов.

Загрузка производственных мощностей и производственный процесс - является непосредственным результатом внедрения ИТ, который можно отнести к прямым факторам воздействия ИТ на предприятие.

Современные системы мотивации персонала неразрывно связаны с информационной системой, обеспечивающей контроль не только за количеством времени, проведенным сотрудником на рабочем месте, но и за уровнем его загрузки. Меняется кадровый состав персонала. Например, после внедрения автоматизированной системы управления предприятием отпадает необходимость в наличии клерков, выполняющих однотипную конторскую работу. Здесь аналогию можно провести с автоматизацией производственных процессов, когда на смену рабочих, выполняющих операции своими руками приходят автоматические станки (например, станки с ЧПУ), но при этом возникает необходимость в операторах, обеспечивающих управление и контроль таких систем. В новых условиях в первую очередь используются интеллектуальные ресурсы человека, а не физические.

Организации нуждаются в квалифицированных сотрудниках, хорошо разбирающихся в области ИТ. В информационном обществе специалист обучается в течение всей жизни, так как ИС постоянно претерпевают существенные изменения.

Эффективность использования ИТ связана во многом с человеческим фактором. Меняются технологии, типы приложений и требования к пользователям. Однако, многие пользователи достаточно консервативны в своих привычках, находят изменения неудобными и сопротивляются им. В этом же направлении действует часто встречающееся предвзятое отношение пользователей к персоналу ИТ, являющемуся инициатором и проводником изменений.

В целом же ИТ способствуют понижению конфликтности в межролевых отношениях, делая их более формализуемыми и менее зависимыми от таких факторов, как психологическая несовместимость и идиосинкразия.

Численность и структура персонала изменяется вместе с изменением организационной структуры предприятия. В первую очередь сокращается количество работников, выполняющих однотипные операции, но при этом увеличивается количество персонала, связанного с информационными технологиями.

Технологическое и экономическое лидерство - является одной из основных причин, по мнению автора, внедрения ИТ. Информационные системы являются одним из инструментов в конкурентной борьбе, позволяющих достичь лидерства в области или догнать конкурентов.

Стратегия инновационного лидерства является по существу стратегией информационной монополии. Однако главное в том, что, будучи фактором быстро нарастающего возмущения в воспроизводственных процессах, она становится инициатором так называемой предпринимательской волны. Предпринимательская волна - это процесс стремительного увеличения числа организаций, подхватывающих новую инновацию либо прямым копированием, что бывает редко, либо модифицируя ее применительно к своим условиям. Инновации в одних отраслях становятся причиной их запуска в других. В этом смысле, хотя стратегия инновационного лидерства содержит в себе, как необходимый элемент, стратегию информационной монополии, однако временные границы этой монополии узки и, по - существу, информационное лидерство в его развернутом виде - это процесс открытый, общеэкономический.

Развитие ИТ оказывает существенное влияние на характер взаимодействия между воспроизводственными и инновационными аспектами жизнедеятельности организации. ИТ повышают потенциал управления, выводят его на более высокий уровень функционирования, открывая перед руководством целый ряд новых направлений, представляющих поле инновационного выбора для дальнейшего развития организации.

Право. Реальная экономика развитых стран опирается на чрезвычайно развитую систему права, что дает возможность разрешать практически любые конфликты между частными сторонами с учетом общественных интересов.

Одним из требований для успешного внедрения полномасштабной ИС на предприятии является построение его бизнес - модели в целях оптимизации технологии работы предприятия, разработки нормативной базы, то есть положений подразделений, должностных инструкций, регламентов, процедур документооборота и т.п., а также в целях разработки технических требований к информационной системе предприятия. При этом бизнес-модель - не просто набор технологий и инструкций, это масштабное внутреннее соглашение о правилах совместной деятельности участников бизнеса.

Внедрение информационных систем затрагивает широкий спектр правовых вопросов. С точки зрения общего права таких проблем две: авторские права и права доступа к ИС. С точки зрения авторских прав основная проблема состоит в том, что их легко имитировать, копировать и безвозмездно использовать идеи, заложенные в их разработку. С точки зрения доступа к информационным ресурсам имеется проблема идентификация пользователя для предотвращения несанкционированного вторжения в систему с целью получения доверительной информации с корыстными целями.

Процесс выработки решений может считаться заверенным, когда в результирующей части сформулированы установки для исполнителей. Это важнейшее условие их выполнения. С усложнением задач, решаемых в организациях и нарастанием зависимости качества выполнения от квалификации и инициативы исполнителей, их лояльности к организациям, целевые установки должны разрабатываться с учетом предложений и интересов исполнителей и содержать в себе элементы их целевой ориентации.

Развитие менеджмента в качестве управленческого звена на средних и крупных фирмах вызвано потребностями достижения баланса между различными требованиями составляющих их групп, большая часть которых не является формальными владельцами их акций.

Таким образом, менеджерский тип управления фирмой подразумевает, что она представляет собой коалицию групп по интересам - акционеры, наемные работники, поставщики, потребители и даже широкая публика, попадающая в сферу деятельности фирмы. Отличительной особенностью менеджмента как совокупности управленческих функций является координация или даже гармонизация целей и интересов составляющих фирму групп. Снижение количества рутинных операций существенно повышает уровень производительности труда. Работа начинает приобретать для персонала более творческий характер, связанный, в первую очередь с обработкой информации. Персонал в компании начинают рассматривать как соучастника процесса, а не как исполнителя. Отход от рутинной в пользу работы с информацией делает работу не только «более творческой», но и более ответственной. При этом возникают этические проблемы, связанные, прежде всего, с открытостью информации и уровнем секретности. Возникает проблема лояльности персонала, пользующегося доверительной информацией.

Накопленный разными странами опыт юридического воздействия на формирование информационных прав и обязанностей доказывает недостаточность имеющихся законодательных мер для их защиты. Все больше распространяется понимание того, что в этой области необходимо обращение к глубинным структурам личности и ее психологии, которые являются предметом этики и воздействие которых на межличностные и межорганизационные отношения находят свое выражение в нравственных принципах. Отсюда понятно и правомерно нарастание движения по пути разработки кодексов морального поведения для профессиональных групп разработчиков программного обеспечения и пользователей.

Профессионально служебная сегментация. Внедрение ИС, как правило, влечет за собой изменение структурных, функциональных и кадровых характеристик предприятия. Организации становятся более плоскими, их архитектура упрощается. Глобальная модернизация структуры предприятия влечет за собой появление новых отделов и исчезновение старых.

Новые информационные технологии изменяют структуру межличностных связей внутри компании. Тематические конференции, компьютерные рассылки становятся неотъемлемой частью современного общества. Этот виртуальный мир, построен по своим этическим принципам, возможно несколько отличающимся от принятых в реальном мире. Таким образом, мы можем говорить, что ИТ не только увеличивают эффективность использования информации, но и уменьшают стратификацию персонала.

Расселение существенно трансформируется с развитием ИТ на предприятии. Отпадает необходимость в аренде офиса для всех сотрудников компании. Какую-то часть из них можно оставить дома, разместив у них компьютер, подключенный к корпоративной сети или Интернету. В более широком смысле расселение, как социальное действие, можно иллюстрировать принципиально новой географией размещения сотрудников, организацией подразделений, вспомогательных служб, представительств, филиалов и т.д. Совместные рабочие команды, члены которых, работая над новыми продуктами, удалены друг от друга на тысячи километров, становятся реальностью.

Во всяком случае, особенности организации экономической жизни общества отражаются в структуре расселения, хотя сейчас говорить о взаимно однозначном соответствии уже нельзя.

Появление информационных технологий стирает границы между различными регионами. ИС позволяют располагать менеджеров, управленческий персонал отдельно от производства. Эффективное управление и коммуникации в таком случае обеспечивают ИТ. Как социальное действие это непосредственно связано с предыдущим.

Компании не ограничены физическим местоположением для производства продуктов и услуг. Сетевые информационные системы позволяют компаниям координировать работу географически разбросанных мощностей, как виртуальных корпораций (или виртуальных организаций), иногда называемых сетевыми организациями. Виртуальные организации используют сети для связывания людей, активов и идей, соединяя поставщиков и потребителей (а иногда, даже конкурентов) для создания и распределения новых продуктов и услуг, не ограничивая себя традиционными границами организации или физическим местоположением. Одна компания может использовать мощности другой без физической связи с той компанией. Каждая вносит свой вклад в конкуренцию, делая то, что она умеет лучше других. Эти сетевые компании продолжают оставаться прибыльными. Одна может нести ответственность за проектирование, другая за сборку и производств, а третья за администрирование и реализацию.

Информационные технологии, позволяя размещать структуры управления компанией отдельно от производства, дают возможность выносить грязные производства в другие районы, где загрязнения, создаваемые этими производствами не будут являться критическими. В настоящий момент мы можем наблюдать, что крупные фирмы выносят свои «неэкологичные» производства в страны третьего мира и, таким образом решают проблему природопользования на региональном уровне.

Эффективность ИТ в управленческих процессах проявляется в открывающихся возможностях решать сложные задачи без их декомпозиции на более простые, с неизбежной проблемой формирования иерархической структуры и борьбы за приоритетность между различными блоками. При этом необходимо учитывать возможные негативные последствия установления доверительных отношений между участниками деятельности предприятия. Когда один или некоторые из них, в обмен приобретают формально не предусмотренную возможность добиваться для себя финансовых преимуществ. Таким образом, в ситуации доверительных отношений возникает проблема справедливого вознаграждения, у которой нет рыночного решения, а судебная процедура приводит к разрушению доверительных отношений. Если возникает такая ситуация, то необходимо, чтобы государство приняло на себя роль арбитра для ее разрешения.

Эффективность ИТ в операционных процессах предполагает использование знаний и инициативы отдельных индивидов (физических и юридических лиц) для реализации предпринимательских функций. Поэтому владение имуществом, как фактор, дающий владельцу права на доминирующее влияние на решения на предприятии и на получение дохода, становится мощным препятствием на пути эффективного использования ИТ в России.

Эффективность ИТ опирается на растущую роль профессиональных знаний и умений, а также личных качеств отдельных работников - инициативность, творческий подход, лояльность, ответственность и т. п., в реализации предпринимательских функций предприятия. Потенциально ИТ являются тем инструментом, который при правильном использовании способен обеспечить возникновение и распространение очагов предпринимательства даже в рамках жестких организационных структур. Тем самым ИТ открывают и повышают роль нефинансовых и неформальных активов в деятельности предприятия. Роль финансовых активов, при этом, становится более пассивной и инструментальной. С этой точки зрения становится понятной настороженное отношение, и даже противодействие к повышению роли ИТ со стороны тех групп, которые наиболее тесно связаны с владением традиционными активами, такими как финансовые и имущественные активы.

Таким образом, ИТ могут повышать эффективность процессов на предприятии, расширяя его возможности, но могут создавать угрозы самому существованию предприятия. При этом сами процессы могут препятствовать внедрению ИТ.

Очевидно, что далеко не всякий проект, связанный с внедрением ИТ затрагивает все перечисленные аспекты жизнедеятельности предприятия, но даже для небольших проектов целесообразно учитывать возможность их как отрицательного, так и положительного влияния на процессы на предприятии.

Связанные в сети ИС формируют новые отношения между организациями, их потребителями и поставщиками, переопределяя организационные границы. Но, наряду с оценками положительного воздействия на предприятие, необходимо отметить и недостатки, способные в определенных условиях проявиться в результате внедрения и развития ИС.

Это возможность монополизации отдельных сегментов рынка, необходимость постоянного увеличения капиталовложений и затрат, нарастание проблем соблюдения коммерческой тайны и информационной безопасности, низведение роли человека, рассматривавшегося ранее, как ресурс, как фактор производства, до объекта, способного работать с новой информацией.

2.2 Краткая характеристика исследуемой организации

Министерство промышленности, торговли и инвестиций Республики Дагестан (далее - Министерство) является органом исполнительной власти Республики Дагестан, обеспечивающим реализацию государственной политики в сфере промышленности, торговли, внешнеэкономической, инвестиционной и предпринимательской деятельности. Министерство осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством и настоящим Положением. Министерство в рамках своей компетенции взаимодействует с федеральными органами государственной власти, их территориальными органами по Республике Дагестан, органами государственной власти Республики Дагестан, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, гражданами и их объединениями.

Министерство осуществляет следующие полномочия:

· в пределах своей компетенции принимает участие в реализации государственной политики в области промышленности, торговли, научно-технического и инновационного развития, инвестиций, предпринимательства, в сфере народных художественных промыслов, внешнеэкономических и межрегиональных экономических связей;

· разрабатывает и вносит в Правительство Республики Дагестан проекты нормативных правовых актов и иных документов по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, обеспечивает их реализацию, проводит оценку их эффективности, осуществляет контроль за их реализацией, а также разрабатывает предложения о совершенствовании законодательства Республики Дагестан по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства;

· совместно с заинтересованными органами государственной власти разрабатывает и реализует мероприятия по формированию благоприятной экономической и инвестиционной среды, развитию конкуренции в сфере торговой, внешнеэкономической и предпринимательской деятельности;

· определяет стратегические приоритеты развития отраслей промышленности, технического и технологического совершенствования производства, инновационного развития, способствует повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции;

· готовит предложения и обеспечивает целевое и эффективное использование финансовых средств, направленных на развитие промышленности, торговли, инвестиционной, внешнеэкономической и предпринимательской деятельности, научно-технического и инновационного потенциала, а также народных художественных промыслов;

· содействует привлечению в республику передовых научно-технических знаний и технологий;

· создает условия для развития производственной инфраструктуры, внедрения импортозамещающих и ресурсосберегающих технологий;

· организует создание инженерной инфраструктуры промышленных инвестиционных площадок и особых экономических зон промышленно-производственного и технико-внедренческого типа;

· участвует в разработке и реализации механизмов государственной поддержки отраслей экономики;

· участвует в подготовке предложений по вопросам приватизации и управления государственным имуществом Республики Дагестан в отраслях экономики, отнесенных к сфере деятельности Министерства;

· готовит экспертно-аналитические заключения для отбора и государственной поддержки наиболее эффективных, приоритетных инвестиционных и инновационных программ, проектов, разработок;

· организует и координирует работу по созданию венчурных инновационных фондов, индустриальных и технологических парков, оказывает услуги по присвоению (лишению) статуса технопарка с целью оказания им государственной поддержки;

· проводит мониторинг реализации на рынках продукции республиканских производителей, оказывает содействие продвижению республиканской продукции на внутренние и внешние рынки;

· проводит мониторинг насыщения внутреннего рынка товарами и услугами, оказывает содействие республиканским производителям в организации оптимальных логистических систем, маркетинговых исследований их продукции;

· осуществляет во взаимодействии с заинтересованными органами исполнительной власти Республики Дагестан, органами местного самоуправления и организациями анализ и оценку потребительского спроса и предложения, динамики цен на товары и услуги, разрабатывает оперативные меры по стабилизации положения на потребительском рынке и его насыщению товарами и услугами, а так же многие другие полномочия.

Структура министерства.

Министерство возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Дагестан. В настоящее время министром является Умавов Юсуп Джанбекович.

Министр имеет заместителей, в том числе одного первого, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Правительством Республики Дагестан по представлению министра.

Министр:

§ руководит деятельностью Министерства, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство полномочий;

§ издает приказы и иные акты Министерства и контролирует их исполнение;

§ распределяет обязанности между своими заместителями;

§ утверждает положения о структурных подразделениях Министерства и об организациях, находящихся в его ведении;

§ утверждает штатное расписание аппарата Министерства в пределах установленных Правительством Республики Дагестан численности и фонда оплаты труда работников;

§ в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности работников Министерства;

§ представляет в установленном порядке к награждению государственными наградами Республики Дагестан особо отличившихся работников Министерства;

§ осуществляет прием граждан, обеспечивает в соответствии с законодательством рассмотрение их устных и письменных обращений.

В Министерстве образуется коллегия в составе министра (председатель коллегии), заместителей министра, руководителей структурных подразделений Министерства. В состав коллегии могут включаться ответственные работники других органов исполнительной власти Республики Дагестан, ученые и специалисты. Состав коллегии Министерства утверждается Правительством Республики Дагестан по представлению министра. Решения коллегии принимаются большинством голосов и оформляются постановлениями коллегии. В случае разногласий между министром и членами коллегии решение принимает министр, докладывая о возникших разногласиях Правительству Республики Дагестан.

Финансирование расходов на содержание Министерства осуществляется за счет средств, предусмотренных в республиканском бюджете Республики Дагестан на соответствующий год.

Министерство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Дагестан и со своим наименованием, счета, открываемые в органах федерального казначейства, штампы и бланк установленного образца. Министерство имеет официальное сокращенное наименование - Минпромторгинвест РД.

В Министерства промышленности, торговли и инвестиций РД числятся 128 сотрудников, среди которых: министр, 8 заместителей министра, 2 помощника министра, 3 советника министра, 10 начальников управления, 22 начальников отделов и 82 рядовых работников.

Состав руководства Министерства представлен в Приложении 1.

Каждый из заместителей следит за выполнений работ разных подразделений. Каждый отдел имеет от 3 до 10 работников.

Наблюдается также значительная разница в значениях показателя затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг. В 2013 году значение данного показателя равно 13052,33 тыс. руб., в 2014 году равно нулю. Большое значение данного показателя в 2013 году связано с проведением в этом году работ по созданию Многофункциональных центров (строительство здания, поставка мебели организационной и вычислительной техники и т.д.) во всех районах.

Среднегодовые затраты на информатизацию министерства составляют около 5 млн. руб. В эти расходы включаются закупки компьютеров и организационной техники, закупка специального оборудования для предотвращения DDOS-атак, затраты на внедрение Системы электронного документооборота в государственных учреждениях и т.д.

Глава 3. Разработка комплекса мероприятий по совершенствованию ИТ Минпромторгинвеста РД

3.1 Рекомендации по повышению эффективности использования ИТ в деятельности Минпромторгинвеста РД

При помощи инструментария графического моделирования ErWin нами была построена модель по разработке комплекса мероприятий по совершенствованию ИТ Минпромторгинвеста РД.

Рис. 1. Результат декомпозиции блока «Разработка корпоративной ИТ-архитектуры»

3.2 Анализ качественных факторов воздействия предложенных мероприятий на структуру и деятельность Минпромторгинвеста РД

Полезность применения ИТ не состоит в постановке новых задач и приобретении современных дорогостоящих средств. Рациональное использование ИТ должно исходить из условий востребованности, эффективности для предприятия, а оцениваться не только из того, насколько данные Ит способствуют улучшению текущей ситуации.

В результате внедрения предложенных ИТ, Минпромторгинвест РД получит следующие эффекты:

1. Стратегический эффект:

· обеспечение прозрачности и измеряемости достижения стратегических целей, т.е. коэффициент попадания по стратегическим целям возрастает;

· снижение вероятности проявления рисков в сфере информационных технологий, так как все проекты собираются в общую базу знаний, которая в дальнейшем используется как источник лучших практик компании в управлении проектами и рисками;

· повышение рентабельности IT-услуг за счет снижения сроков проведения проекта, снижения издержек поддержки и т.д.;

· повышение инвестиционной привлекательности IT-проектов, что очень актуально для внутренних отделов сопровождения, так как в бизнес-подразделениях больших компаний IT-отделы часто ассоциируются как отделы бесполезной нагрузки, которые что-то делают, а оно никогда нормально не работает;

· повышение доверия бизнеса к IT за счет качественно обработанных запросов IT-отделами от бизнеса.

2. Тактический эффект:

· уменьшение сроков и снижение стоимости обработки новых запросов, т.е. обработки новых требований, новых потребностей бизнеса и снижение себестоимости исправления дефектов;

· улучшение качества IT-услуг - это вовремя выполненные работы с заранее определенным качеством;

· увеличение эффективности используемых ресурсов - хорошо организованный и формализованный процесс позволяет четко определить роли и ответственности каждого участника этого процесса;

· более четкое и реалистичное планирование, т.е. исключение формирования планов на основе «умножить на 2» и создание реальных плановых сроков, которым следуют все;

· значительное уменьшение времени на принятие решения. Доступ ко всей проектной информации, статистике и проектной документации обеспечивает возможность оперативно принимать решения, необходимые для реализации возникших проблем или новых запросов;

· снижение влияния человеческого фактора. Автоматизация часто повторяемых операций позволит участникам проекта сосредоточиться на решении более важных задач и обеспечит качественное и безошибочное выполнение этих операций.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота

3.1 Совершенствование нормативной документации

Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.

Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества.

Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа.

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию:

принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

принимает документы и личные заявления на подпись директора;

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения);

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе.

Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации.

Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку.

Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела.

Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9].

3.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее.

3.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Система автоматизированного документооборота - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.).

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело, CompanyMedia и Documentum. Важными характеристиками системы являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Documentum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота [11].

Проведя анализ рынка систем автоматизированного документооборота, в соответствии с рисунком 11, можно сделать вывод, что наиболее оптимальным решением для АФ ОАО «СОГАЗ» является Documentum. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации, а так же обеспечивает высокую степень безопасности.

3.2.2 Обоснование выбора

Для успешного построения единой корпоративной информационной среды предприятию требуется надежная, масштабируемая и защищенная платформа, которая будет способна стандартизировать работу всех приложений, работающих с неструктурированным содержанием. Documentum отвечает всем современным требованиям благодаря своей проверенной архитектуре, а также поддержке открытых стандартов, позволяющих прозрачно интегрировать платформу в информационную инфраструктуру предприятия.

Основными преимуществами использования платформы Documentum в качестве базиса для автоматизации управления потоками документов и процессами распределенных организаций представляются следующие:

ѕ распределенная web-инфраструктура, позволяющая интегрировать существующие системы и обеспечивать масштабируемые хранилища данных. Поддержка более 2000 рабочих мест, более 100 000 000 объектов данных, высокая масштабируемость системы, и производительность, более 44 000 одновременно решаемых задач;

параллельная трехуровневая архитектура, обеспечивающая максимальную устойчивость к сбоям аппаратного обеспечения и высокую надежность хранения данных;

возможность автоматизации на единой платформе полного спектра задач, связанных с управлением неструктурированными документами на предприятии;

простота и гибкость настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов «без программирования»;

открытость системы -- возможность интеграции с ERP, CRM, CAD/CAM-системами, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;

возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase);

безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки;

наличие типовых решений по управлению знаниями, документами и бизнес-процессами для крупных российских предприятий с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика;

широкий набор средств разработки приложений и поддержка мировых стандартов [6].

3.2.3 Характеристики системы

На основе платформы выбрана система управления организационно-распорядительной документацией Documentum.

Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью:

повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени, трудозатрат на подготовку, поиск необходимых документов, повышения качества документов;

повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения;

повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД;

повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение.

Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы:

руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения;

сотрудники, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации;

специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. [26].

3.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ».

Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с Приложением Д.

В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum.

Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества.

Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является «Руководство пользователя системы ОРД «Documentum» в соответствии с Приложением Ж [2].

3.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum»

Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище.

В левой области экрана, называемой «Панель навигации», отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы.

После отправки по процессу документ перемещается из папки «Личный ящик» в одну из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы» в соответствии с видом документа.

В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы».

Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив.

«Задачи/Уведомления» - папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям.

Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку «Статус», по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент.

«Входящие документы»- ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне - от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку «Входящие документы».

«Внутренние документы» - ящик хранилища, содержащий официальные документы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры.

После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку «Внутренние документы». В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив.

«Исходящие документы» - ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия

После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку «Исходящие документы». В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24].

Полученные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам.

Архив входящих - ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения.

Аналогично наполняются папки «Архивы внутренних документов» и «Архивы исходящих документов».

«Архив по номенклатуре дел» - электронный аналог «бумажного» архива - ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел.

Данные в системе группируются в соответствии со справочниками:

справочник организационной структуры;

справочник номенклатуры дел;

справочник внешних адресатов;

справочник типов документов;

справочник тематики документов;

справочник шаблонов документов;

справочник списков рассылки;

справочник способов доставки документов.

Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: «Согласование», «На рассмотрение», «На исполнение», «Подготовьте отчет» и т.д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23].

Система осуществляет следующие функции по работе с документом:

просмотр регистрационной карточки;

просмотр текста документа;

редактирование и сохранение в системе;

просмотр версий;

информация о статусе документа;

определение местонахождения документа;

просмотр истории;

поиск документов;

экспорт документа из хранилища;

работа с другими форматами документа (сканирование).

Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26].

...