Информационные технологии управления в деятельности современных организаций

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией движение входящего документа после внедрения автоматизированной системы документооборота.

Таким образом, сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

3.3 Оценка экономической эффективности

Экономия времени после проведения автоматизации одного документа составила 6,5 минуты. Количество входящих документов в декабре месяце 2008 года обрабатываемых на предприятии 90, всего экономии после автоматизации 588 минут (90*6,5) или 9,8 часа, что составляет примерно 2 дня (588/60/8). Так как проект осуществляется на основе существующей в филиале материальной базы, то принимаем сумму первоначальных вложений К=0

Расчет текущих затрат

В затраты на эксплуатацию входят следующие элементы:

заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

стоимость потребляемых энергоресурсов;

расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала воспользуемся формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы (Д = 22 дня) - базовый вариант:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 13000 *22/22) = 211536 руб.

Определим заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дня) - проектируемый вариант:

ЗП = 1,365 * 12 * 13000 * 20/22 = 192305 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 19231 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂), (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 264 дня:

Э = 1,89 * (0,4 * 264 * 8 + 0,04 *264* 4) = 878 руб.

Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 264 дня работы, при этом работа непосредственно за компьютером составляет 240 дня:

Э = 1,89 * (0,4 * 240 * 8 + 0,04 *240* 4) = 798 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 80 руб.

1 Амортизация в базисном варианте составит:

С_АМ = = 1087 руб.

2 Амортизация в проектируемом варианте составит:

С_АМ = = 988 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 99 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С₁ = 211536+ 878+ 1087 = 213501 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С₂ = 192305+ 798 + 988 = 194091 руб.

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:

С₁ - С₂ = 213501 - 194091 = 19410 руб.

Поскольку планируется установка данного программного средства на 50 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять:

ГЭ = 19410 * 50 = 970500 руб.

Оценка экономической эффективности

Данный проект экономически выгоден. Это выражается в следующем:

уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом;

снижаются текущие затраты, связанные с эксплуатацией единицы компьютерной техники на 19410 руб.

Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.

За счет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, поиск и т.д.) происходит экономия время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами

Проанализировав возможности системы ОРД «Documentum», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи:

фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам;

создавать собственные виды движений;

передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

отслеживать историю движения документов;

группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений;

списывать документы, помещать в архивы;

просматривать и редактировать журнал событий;

просматривать оповещения по документам на произвольную дату;

выполнять анализ документооборота по внешним связям с точностью до отдела и ответственного лица;

оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

вести календарь событий;

работать одновременно нескольким пользователям в сети [26].

Таким образом, за счет автоматизации большого числа рутинных операций система ОРД «Documentum» существенно сокращает время на подготовку документации, отчетов, согласования и прочих типов коллективных и индивидуальных работ.

документооборот электронный компьютерный техника

Заключение

В современных условиях развития рыночной экономики важной областью стало информационное и документационное обеспечение управления, которое состоит в сборе, обработке и анализе информации, используемой для принятия обоснованных управленческих решений. При этом принятие решения зависит от уровня теоретических знаний и умения применить их на практике.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [11].

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

получения информации,

ее переработки, анализа,

подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [13].

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления с помощью информационных технологий, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [17].

Технология информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

На основании всего, сказанного выше можно сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем [15].

В данной работе были рассмотрены теоретические основы построения документооборота, влияние современных информационных технологий на качество принимаемых решений, исследована организация всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в АФ ОАО «СОГАЗ».

В ходе анализа Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» были:

изучены история, предмет и направления деятельности, организационная структура;

изучены и проанализированы нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства в филиале;

изучены процессы документирования деятельности;

исследованы организация и технология работы с документами;

проанализировано сетевое, техническое и программное обеспечение.

В ходе изучения были выявлены следующие недостатки: должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует существующим должностным обязанностям; в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение; ослаблен контроль исполнительской дисциплины; не ведется учет объема документооборота; отсутствуют программы автоматизации работы с документами.

Для устранения существующих недостатков и повышения эффективности управления филиалом был разработан комплекс мероприятий: разработка проекта должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству; разработка предложений по автоматизации делопроизводства и хранению документов на базе системы ОРД «Documentum»; разработка пакета сопроводительных документов.

В результате была внесены предложения по формированию целесообразной системы информационного обеспечения, объективно отражающей сложившуюся экономическую ситуацию, что является залогом успеха и конкурентоспособности организации на рынке.

После перехода на систему ОРД «Documentum» в АФ ОАО «СОГАЗ» документооборот стал очевидны преимущества.

Для руководителей различных уровней:

быстрый поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

удобная работа над проектами документов;

получение сводных отчетов и журналов;

возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников:

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

удобный и быстрый поиск по любым реквизитам, как документов, так и проектов;

журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

формирование отчетности.

Автоматизация системы документооборота позволяет решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения,

прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности АФ ОАО «СОГАЗ» в целом;

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов;

экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Гибкая, с широчайшим диапазоном возможностей, платформа Documentum, является основой для приложений по управлению содержанием и архивированию, предоставляя единые инструменты и сервисы для управления содержанием, процессами и хранилищами. Ключевые инновации Documentum включают:

упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подходу к управлению содержанием;

ускорение разработки приложений благодаря новым средствам разработки, в которых применяется технология Eclipse;

расширение возможностей настройки, позволяющих ускорить разработку и многократно использовать имеющиеся результаты;

новые средства масштабирования, существенно повышающие производительность в распределенных конфигурациях [26].

На сегодняшний день EMC Documentum является единственной на рынке унифицированной ECM-платформой корпоративного класса. Documentum предоставляет лучшую инфраструктуру для любых приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляет самый широкий набор сервисов по управлению содержанием, который позволяет заказчикам работать с максимальной продуктивностью за счет оптимального использования информационных активов.

Размещено на Allbest.ru