Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В курсовой работе я рассмотрю следующие программы: «ЕВФРАТ-Документооборот», «Цуп документооборот»

А так же рассмотрю их возможности, требования к системе и как устанавливаются.

«ЕВФРАТ-Документооборот» -- первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки

Разработчик: Cognitive Technologies

Цуп документооборот -- Является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием). Система веб-ориентирована - устанавливается на сервер, после чего каждый компьютер готов к работе - через внутреннюю сеть или интернет. Для работы с системой используется стандартный веб-браузер.

Разработчик : laconix

1. Ефрат документооборот

серверный установка коробочный комплекс

«ЕВФРАТ-Документооборот» -- первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения.

Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения:

· Отлаженность и стабильность работы

· Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)

· Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге

· Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения

· Низкая стоимость владения системой

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:

· Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования

· («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);

· Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия

· Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных

· рабочих мест под требования заказчика.

1. Системные требования

Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части комплекса «ЕВФРАТ», выполнение которых необходимо для нормального 000

· персональный компьютер на базе процессора производительностью не ниже чем у Intel Pentium IV;

· 512 Mb оперативной памяти;

· от 180 Mb свободного дискового пространства;

· MS Windows 2000 (SP 4) / XP (SP3) / Vista (SP1) с поддержкой русского языка (Русская или Европейская с поддержкой русского языка);

· Microsoft Internet Explorer версии 6.0 и выше;

· Microsoft Word 2003/2007 и выше;

· Microsoft Excel 2003/2007 и выше;

· .NET Framework 2.0 (SP 2). Если на компьютере не установлена данная платформа, то при запуске инсталляционного пакета автоматически будет предложена ее установка;

· Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть настроен сетевой протокол TCP/IP;

· Для работы почтового клиента ЕВФРАТ необходимо наличие протокола POP3.

Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части комплекса «ЕВФРАТ», выполнение которых необходимо для нормального функционирования:

персональный компьютер на базе процессора производительностью не ниже чем у Intel Pentium IV;

не менее 1 Gb оперативной памяти;

15 Gb свободного дискового пространства;

MS Windows 2000 (SP 4) / XP (SP3) Windows Server 2003 / Vista (SP1)/ Windows Server 2008 с поддержкой русского языка;

Microsoft Internet Explorer версии 6.0 и выше;

.NET Framework 2.0 (SP 2). Если на компьютере не установлена данная платформа, то при запуске инсталляционного пакета автоматически будет предложена ее установка;

для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть настроен сетевой протокол TCP/IP;

для работы почтового клиента ЕВФРАТ необходимо наличие протокола POP3.

2. Установка Ефрат-Документооборот

Установка клиента

1. Нажимаем на установщик

2 .Запустилась установка, нажимаем далее

3. Читаем соглашение и принимаем лицензионное соглашение



4. Нажимаем далее

5. Пишем сведения о себе

6. В графе “Установить приложение для” выбираем для кого устанавливать программу и нажимаем далее.

7. Выбираем путь установки

8. Нажимаем далее

9. Выбираем вид установки



10. Нажимаем установить

11. Идет процесс установки, ждем …

12. Установка завершена, нажимаем готово



3. Возможности системы

3.1 Электронный документооборот

Е1 Евфрат позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office, или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договора и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.

В некоторых организациях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 Евфрат реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 Евфрат позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

· Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;

· Поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов;

· Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);

· Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

· Предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);

· Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);

· Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);

· Обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования);

· Автоматическая генерация номера и даты документа;

· Использование словарей, справочников и классификаторов при заполнении РКК;

· Контроль заполнения полей РКК;

· Проверка новых документов на дублирование по заданным реквизитам РКК;

· Работа с проектами документов;

· Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (Drag&Recog, автопроцессинг, автоимпорт);

· Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);

· Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

3.2 Автоматизация бизнес-процессов

В рамках работы по документу возможно создание любого количества поручений, согласований и ознакомления. При задании нескольких задач по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение документа к следующему сотруднику происходит после завершения работы предыдущим сотрудником) и параллельным (когда в рамках документа существует одновременно несколько самостоятельных потоков работ). При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения, например, руководитель подразделения, назначенный ответственным исполнителем задания, может создать подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения. Допускается построение циклических маршрутов, а также использование периодических заданий.

Для построения типовых маршрутов используется графический «Дизайнер маршрутов», а с помощью пунктов меню на панели инструментов документа можно построить нестандартный маршрут работ по документу.

Задачи могут быть выданы как на конкретного пользователя (роль, должность), так и на группу с определяемыми правилами разбора заданий внутри группы.

· Графический редактор маршрутов движения документов;

· Автоматизация 95% типовых бизнес-процессов любой организации;

· Создание циклических маршрутов и назначение периодических заданий;

· Поддержка исключений в маршрутах;

· Отслеживание этапов движения документов;

· Возможность оперативного редактирования маршрутов.

3.3 Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

· Сократите время подготовки договоров в 3-4 раза;

· Согласуйте договоры внутри организации в 4-6 раз быстрее;

· Увеличьте количество согласованных в срок договоров более чем на 50%;

· Забудьте о нежелательных инцидентах (штрафах, спорах) в ходе договорной работы;

· Контролируйте ход исполнения договора с помощью планировщика задач по договору;

· Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз

· Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее;

· Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.

3.4 Работа с финансовыми документами

Система Е1 Евфрат позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря системе Е1 Евфрат вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

· Работа с первичными бухгалтерскими документами;

· Автоматизация процессов согласование оплат;

· Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов;

· Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0;

· Интеграция справочников контрагентов для 1С;

· Вызов документов, зарегистрированных в Е1 Евфрат непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения);

· Открытый API для интеграции с учётными системами.

3.5 Электронный архив

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля документ может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связимежду архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска - это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом документов система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и личного использования с учетом прав доступа.

Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе - контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска - поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

· Создание единой базы электронных документов любых форматов (.doc, .xls, .pdf, .tif, .jpeg, .wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;

· Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);

· Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т. д.;

· Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;

· Создание отчетов и аналитических справок;

· Информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

3.6 Работа с клиентами

Система полностью готова для сопровождения процесса продаж. С использованием Е1 Евфрат вы можете автоматизировать весь цикл взаимодействия с клиентами - от приёма входящих заявок, которые автоматически адресуются менее загруженному в данный момент сотруднику отдела продаж, до согласования договоров и счётов. В любой момент руководитель может оперативно сформировать аналитический отчёт о работе отдела продаж. Кроме этого, ведется полная история взаимодействия с контрагентами.

· Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска

· Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных;

· Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;

· Отдельный поток «Работы» для заведения задач по взаимодействию с клиентом;

· Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;

· Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;

· Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);

· Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;

· Удобная система обработки новых обращений;

3.7 Графический дизайнер форм

Для удобства пользователей в систему Е1 Евфрат включен инструмент для визуального редактирования форм документов -- графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 Евфрат является документо-ориентированной системой. Система оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.

· Создание неограниченного количества форм документов;

· Возможность добавления и удаления полей;

· Изменение расположения полей друг относительно друга;

· Привязка справочников, словарей и классификаторов к полям документа;

· Изменение расположение блоков формы друг относительно друга;

· Простейшие элементы дизайна формы: изменение типов и размеров шрифтов, подсветка полей и т.д.;

· Возможность разграничение прав на использование формы;

· Покупка готовых форм в онлайн-магазине E1Store (скоро);

· Возможность добавления в форму кнопок, чек-боксов, изображений и таблиц.

3.8 Мобильный клиент

Для удобства руководителей организаций наших пользователей в системе Е1 Евфрат предусмотрен мобильный клиент, совместимый с операционными системами iOS (Apple), Android, Windows Phone и даже Symbian. Теперь вы можете оперативно управлять вашим бизнесом в любое время и в любом месте! Постоянный мониторинг состояния дел и доступ к нужной вам информации, решение проблемы несвоевременного согласования документов - все это возможно с новым мобильным клиентом Е1 Евфрат.

· работа со всеми популярными операционными системами;

· поддержка любых браузеров;

· просмотр и согласование документов;

· выдача поручений и контроль их исполнения;

· поиск документов;

· просмотр кратких карточек документов;

· просмотр связанных документов и приложенных файлов;

· запуск документов по стандартным маршрутам.

3.9 Графический редактор маршрутов

В рамках работы по документу возможно создание любого количества поручений, согласований и ознакомления. При задании нескольких задач по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение документа к следующему сотруднику происходит после завершения работы предыдущим сотрудником) и параллельным (когда в рамках документа существует одновременно несколько самостоятельных потоков работ).

При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения, например, руководитель подразделения, назначенный ответственным исполнителем задания, может создать подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения. Допускается построение циклических маршрутов, а также использование периодических заданий.

Редактор не требует от пользователя навыков программирования и обладает интуитивно понятным интерфейсом. Система позволяет составить справочник типовых маршрутов (например, служебная записка, заявление на отпуск, заявка на оплату счёта), из которых пользователи смогут быстро выбирать нужный и запускать по нему документы. Редактор позволяет создавать маршруты любой сложности, что позволяет точно подстроить маршрут под нужный бизнес-процесс.

· Создание редактируемых и не редактируемых маршрутов;

· Возможность изменения маршрута под каждый конкретный документ;

· Наличие общего для всех пользователей организации справочника маршрутов;

· Полный набор допустимых узловых элементов, позволяющих описать любое действие с документом;

· Создание маршрутов любой сложности;

· Поддержка циклических маршрутов;

· Обработка исключений в маршрутах;

· Возможность задать сроки исполнения по каждому узловому элементу;

· Возможность назначать узловой элемент на конкретного сотрудника, группу или роль;

· Однозначное задание маршрутов по умолчанию для каждого потока документов;

· Назначение контролера по маршруту.

3.10 Замещение должностей

Новой возможностью, реализованной в системе Е1 Евфрат, является система замещения должностей. С помощью данной функции пользователь может назначить себе временного или постоянного заместителя. Временный заместитель действует в системе до тех пор, пока замещаемый пользователь не войдет в систему (удобно при замещении человека на время его отпуска). Для руководителя, который по тем или иным причинам не использует систему Е1 Евфрат, но зарегистрирован в ней как пользователь, от которого требуется некая активность (согласования, выдача поручений и др.), можно завести в системе постоянного заместителя.

Система замещения должностей является действенным инструментом автоматизации бизнес-процессов, позволяющим руководителям ещё быстрее распределять задачи между сотрудниками, а сотрудникам эффективно использовать своё рабочее время.

· Возможность исполнения заместителями ролей замещаемых ими сотрудников;

· Поддержка работы постоянных заместителей (уполномоченных пользователей);

· Гибкая система настройки прав заместителей;

· Автоматическое снятие прав с заместителя в момент входа в систему замещаемого сотрудника;

3.11 Drag&Recog

Применение Drag&Recog не предполагает особых усилий со стороны пользователя -- на изображении отсканированного документа система выделяет область с реквизитом (также просто, как в привычных офисных или домашних программах), автоматически распознает реквизит и вносит в соответствующее поле электронного документа.

· Быстрое распознавание содержания документа с высокой степенью точности;

· Соотношение распознанного содержимого документа со стандартными реквизитами РКК;

· Автоматическое заполнение РКК из содержимого документа;

· Настройка автоматической постановки перенесенного документа на соответствующий ему маршрут.

3.12 Генератор отчетов

Система Е1 Евфрат предоставляет широкие возможности по анализу данных и формированию отчетов по документам и поручениям. Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

В Е1 Евфрат существуют следующие способы формирования отчетов.

* Настраиваемый отчет. В такие отчеты включаются документы или поручения, удовлетворяющие определенным условиям;

* Отчет по отобранным документам или поручениям. В этот типов отчетов включаются документы или поручения, отобранные пользователем;

* Настраиваемый отчет по отобранным документам или поручениям. В этом случае в отчет включаются документы или поручения из числа отобранных пользователем, удовлетворяющие определенным условиям.

· Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;

· Импорт и экспорт отчетных форм;

· Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;

· Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;

· Формирование отчетов по простым и составным условиям поиска;

· Создание отчетных форм по документам и по поручениям;

· Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;

· Возможность использования графических объектов и диаграмм;

· Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

3.13 Автоимпорт документов

Е1 Евфрат поддерживает функцию понимания документов, т.е. их автоматический анализ с выделением смысловых частей и необходимых реквизитов. Понятая таким образом информация автоматически заносится в регистрационно-контрольную карточку документа. В результате регистрация типового документа занимает секунды, что в 5-10 раз быстрее ручного ввода, при этом снижается процент ошибок в данных. Эта возможность системы незаменима в организациях, имеющих четкие внутренние регламенты по виду и типу используемых документов или придерживающихся в своей работе ГОСТов.

В настоящее время система может анализировать входящую корреспонденцию и договоры по различным видам деятельности. Для договоров автоматически заполняются следующие реквизиты: дату заключения, названия компаний, заключающих соглашение, предмет договора, срок действия договора, количество страниц договора. Кроме этого автоматически определяется наличие приложений и дополнительных соглашений, и к карточке документа прикрепляются соответствующие файлы.

Для входящей корреспонденции в регистрационно-контрольную карточку автоматически заносятся: дата, информация о корреспонденте (название организации, Ф.И.О., должность), адресат (название организации, Ф.И.О., должность), краткое содержание, количество страниц.

Время обучения системы на иные виды документов составляет около одной недели (на один вид документа).

· Автоматическая регистрация проектов документов на основании информации, полученной из следующих источников: писем электронной почты, данных, указанных в web-форме (вместе с присоединенными файлами); файлов, помещенных в определенную папку;

· Запуск проектов документов, зарегистрированных на основе импортированных данных, по маршруту;

· Автоматическая регистрация проектов документов в требуемых пользователю потоках;

· Проверка папки через определенные промежутки времени с целью обнаружения новых не зарегистрированных документов;

· Возможность настройки регистрации проекта документа на основании файлов, помещенных в папку только при наличии файла с определенным расширением.

3.14 Работа с шаблонами

Использование шаблонов позволяет ускорить и упростить подготовку бумажных документов и обеспечить достоверность вносимой в них информации. Функция «быстрая печать» позволяет подготавливать и печатать документ без вызова Microsoft Office Word, а поддержка «динамических таблиц» позволяет создавать в шаблонах макеты таблиц, автоматически заполняемые содержанием документа.

· Формирование документа в формате Microsoft Word по заранее настроенному макету.;

· Совместная работа с модулем автоматической обработки документов;

· Автоматическое присоединение сформированного шаблона в таблицу «Присоединенные документы» на РКК;

· Неограниченное количество шаблонов;

· Быстрая печать без вызова MS Office Word;

· просмотр кратких карточек документов;

· просмотр связанных документов и приложенных файлов;

· запуск документов по стандартным маршрутам.

3.15 Автообработка документов

Система Е1 Евфрат позволяет автоматизировать большинство рутинных и повторяющихся операций в бизнес-процессов, тем самым значительно повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников. С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать такие не требующие вмешательства человека операции как:

* регистрация документов;

* присоединение файлов;

* запуск документов по типовым маршрутам;

* создание связей между документами;

* отправка документов по электронной почте;

* назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера;

* формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

· Регистрация документа в указанном потоке;

· Автоматическая постановка документа на маршрут;

· Автоматическая постановка на контроль исполнения;

· Возможность работать вместе с системой автоимпорта;

· «Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;

· Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;

· Отправка письма по внутренней почте;

· Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;

· Создание отчета по документам;

· Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;

· Создание связи между документами (указание связанных документов);

· Создание подпоручений и дочерних согласований;

· Присоединение файлов к любому документу комплекса;

· Автоматическое снятие документов с контроля.

3.16 Встроенный модуль просмотра и печати

В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, затруднить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментирует информационную инфраструктуру компании, что затрудняет её техническую поддержку.

Работая в Е1 Евфрат пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы не покидая интерфейса системы, при этом не используется каких-либо сторонних модулей или приложений.

· Поддержка наиболее распространенных форматов файлов (doc, docx, xls, xlsx, ppt, ppts, jpg, gif, tif, pdf, bmp, pdf/a и многих других);

· Высокая скорость обработки задания на печать;

· Предварительный просмотр документов с помощью встроенного viewer-a;

3.17 Документооборот для электронных торгов

В рамках электронных аукционов на право заключения государственных контрактов в соответствии с главой 3.1 Федерального закона №94-ФЗ Е1 Евфрат способен автоматизировать процессы согласования пакета аукционной документации, процедуры рассмотрения заявок, заключение и хранение государственных контрактов.

Система также позволяет государственным заказчикам реализоватьпринципы электронного документооборота при проведении аукционов в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». При разработке Е1 Евфрат были учтены требования национальных операторов электронных торгов, отобранных правительством РФ.

· Подготовка и согласование документов для аккредитации на торговой площадке;

· Подготовка и согласование пакета аукционной документации для размещения на электронных площадках;

· Подготовка и согласование заявки на участие в торгах;

· Рассмотрение первых частей заявок, поступивших от поставщиков (проверка предложений поставщиков на соответствие техническим характеристикам по документации);

· Подготовка протокола рассмотрения первых частей заявок для размещения на электронной площадке (допуск до торгов);

· Рассмотрение вторых частей заявок, поступивших от поставщиков (определение победителя);

· Подготовка проекта государственного контракта для размещения на электронной площадке;

· Хранение государственного контракта после его подписания в электронной форме;

· Построение отчетов по участию в торгах/проведению торгов;

· Хранение всех связанных с электронными торгами в формате PDF/a;

· Просмотр всех версий связанных с электронными торгами документов;

· Разграничение прав доступа к связанным с электронными торгами документам;

· Оперативный поиск связанных с электронными торгами документов;

· Подготовка протокола подведения итогов аукциона для размещения на электронной площадке.

3.18 Делопроизводство

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учёт документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией делопроизводства и документооборота

В системе Е1 Евфрат реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация делопроизводства и документооборота заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

· интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

· ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

· автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

· формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

· документационная поддержка бизнес процессов;

· планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес процессов;

· автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

· организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

· обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

· обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы).

· формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

4. Работа с комплексом “Ефрат документооборот”

1. Работа начинается с открытия модуля администратора: в меню Пуск выбрать Евфрат-документооборот, далее папку Администрирование - Администратор. В появившемся окне в строке Пользователь ввести sysadmin. Пароль вводить не нужно.

2. В появившемся окне выбрать вкладку Сотрудники, выделить строку Структура предприятия, нажать кнопку Добавить нового сотрудника. Данные о сотрудниках ввести в соответствии с Нажать кнопку Сохранить.

3.В меню Пуск выбираем Евфрат-документооборот, далее папку Администрирование - Дизайнер маршрутов. Подключение к серверу осуществляется аналогично.

Программный модуль "Дизайнер маршрутов", входящий в состав комплекса "ЕВФРАТ- Документооборот", применяется на рабочем месте пользователя, наделенного правом "администрирование системы".

В комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот" маршрутом называется последовательность этапов обработки документа в процессе документооборота. В модуле "Дизайнер маршрутов" под маршрутом понимается его графическое отображение.

Главное окно модуля "Дизайнер маршрутов" содержит следующие элементы интерфейса:

меню;

панель инструментов;

графический редактор маршрутов;

панель со списком узловых элементов маршрута;

панель со свойствами узловых элементов маршрута (далее - панель свойств).

Графический редактор маршрутов предназначен для наглядного представления маршрута обработки документа и представляет собой окно, в котором располагают графические объекты, обозначающие узловые элементы маршрута и переходы между ними.

Создание маршрутов.

Узловому элементу маршрута соответствует какой-либо этап обработки документа, а переходы между узловыми элементами отражают последовательность выполнения этих этапов.

Типы узловых элементов маршрута следующие:

поручение;

согласование;

отсрочка;

ветвление.

Соответствие между типами узловых элементов и этапами обработки документов приведено в таблице.

Тип узлового элемента	Этап обработки документа
Поручение	Выполнение какого-либо задания по документу
Согласование	Рассмотрение документа с целью вынесения по нему положительной или отрицательной резолюции (одобрение или отклонение документа)
Отсрочка	Приостановка обработки документа
Ветвление	Проверка документа на соответствие тем или иным условиям, от которых зависит переход к узловым элементам, расположенным после ветвления

Создание маршрута.

Общий порядок создания маршрута следующий:

1. очистка графического редактора маршрутов перед созданием нового маршрута. Очистка графического редактора не требуется, если во время сеанса работы с модулем еще не выполнялись операции с каким-либо маршрутом;

2. добавление узлового элемента в маршрут;

3. установка переходов от одного узлового элемента к другому;

4. изменение свойств узловых элементов, заданных по умолчанию.

Для того чтобы очистить графический редактор маршрутов перед созданием нового маршрута, надо нажать на кнопку Создать.

Для того чтобы добавить узловой элемент в маршрут, необходимо:

1. на панели инструментов нажать на кнопку, соответствующую этому типу узлового элемента:

	Поручение - чтобы добавить поручение
	Согласование - чтобы добавить согласование
	Ветвление - чтобы добавить ветвление
	Отсрочка - чтобы добавить отсрочку

2. переместить курсор мыши в то место графического редактора маршрутов, в которое следует поместить соответствующий элементу значок;

3. щелкнуть левой кнопкой мыши.

В результате значок отобразится в графическом редакторе, а в список узловых элементов маршрута добавится элемент с названием Тип элемента - Порядковый номер элемента данного типа в маршруте.

Для того чтобы удалить какой-либо узловой элемент из маршрута, надо выполнить следующие действия:

1. выбрать этот элемент в списке узловых элементов маршрута или выбрать в графическом редакторе соответствующий значок;

2. нажать на кнопку Удалить элемент. В результате в графическом редакторе будут удалены значок элемента и связанные с ним стрелки переходов, а из списка узловых элементов маршрута будет удалена соответствующая элементу строка.

Установка и удаление переходов от одного узлового элемента к другому

Для того чтобы установить переход от одного (первого) узлового элемента к другому (второму), необходимо выполнить следующие действия:

1. на панели инструментов нажать на кнопку Переход;

2. в графическом редакторе установить курсор мыши на значке, соответствующем первому узловому элементу;

3. нажать на левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор мыши на значок, соответствующий второму узловому элементу;

4. отпустить кнопку мыши. В результате между значками отобразится стрелка.

Для того чтобы удалить переход от одного элемента к другому, необходимо:

1. щелкнуть левой кнопкой мыши на стрелке, обозначающей этот переход;

2. нажать на кнопку Удалить элемент. В результате стрелка между элементами будет удалена. При этом может измениться цвет стрелок, соответствующих переходам, если удален переход от согласования.

Изменение свойств узловых элементов маршрута

Для того чтобы указать или изменить свойства узлового элемента маршрута, надо выполнить следующие действия:

1. выбрать этот элемент в списке узловых элементов маршрута или выбрать в графическом редакторе соответствующий значок. В результате на панели свойств отобразятся свойства выбранного узлового элемента;

2. при необходимости изменить название элемента, присвоенное ему по умолчанию при создании или указанное ранее. Для поручений и согласований название указывается в поле Название поручения, для отсрочек в поле Название отсрочки, для ветвлений - в поле Название ветвления;

3. в поле Срок исполнения указать период, в течение которого следует исполнить поручение, согласовать документ или в течение которого документ не будет обрабатываться - в зависимости от типа элемента (поручения, согласования или отсрочки). Период указывается в числовом формате вручную с клавиатуры или с помощью счетчика;

4. из раскрывающегося списка Срок исполнения выбрать единицу измерения указанного периода;

5. если срок исполнения поручения или срок согласования неограничен, то установить флажок бессрочное. При этом поле Срок исполнения и раскрывающийся список Срок исполнения станут неактивными;

6. в поле Исполнители нажать на кнопку (для отсрочек и ветвлений данное поле отсутствует). В результате откроется окно Адресная книга (рис.1);



Рис.1 Адресная книга для выбора исполнителей поручения

7. указать исполнителей поручения или согласования в зависимости от типа элемента;

8. при необходимости изменить для узлового элемента логическое условие входа, изменив положение переключателя Входы;

9. при необходимости изменить для узлового элемента логическое условие выхода, изменив положение переключателя Выходы;

10. при необходимости в области ввода Текст поручения подробно описать поручение или ввести комментарий к согласованию в зависимости от того, в свойства какого элемента вносятся изменения.

Для того чтобы исполнитель поручения по документу имел возможность редактировать его, в свойствах поручения установить флажок Право изменения документа.

Для того чтобы указать дополнительные свойства согласования, выполнить следующие действия:

1. чтобы после одобрения или отклонения документ автоматически был подписан ЭЦП, установить флажок Подписание ЭЦП;

2. чтобы после одобрения документу и прикрепленным к нему файлам автоматически был присвоен статус "утвержден", установить флажок Утверждение документа.

Назначение исполнителей поручений и согласований.

Среди свойств поручений и согласований указываются имена пользователей, которые назначаются их исполнителями. Исполнители поручений назначаются в окне Адресная книга (рис.1), исполнители согласований назначаются в окне Адресная книга (рис.2).

Рис.2 Адресная книга для выбора исполнителя согласования

Для того чтобы назначить исполнителя поручения, надо выполнить следующие действия:

1. чтобы назначить исполнителем пользователя, который ранее уже назначался исполнителем поручения или согласования и сохранен в списке недавно выбранных исполнителей, выбрать вкладку Недавно выбранные (рис.2) и в отображенном списке выбрать имя этого пользователя;

2. чтобы назначить исполнителем какого-либо пользователя, выбрать вкладку Структура предприятия (рис.2) и в иерархическом списке организационной структуры предприятия выбрать имя этого пользователя;

3. чтобы назначить исполнителем пользователя, который исполняет определенную роль, выбрать вкладку Роли (рис.2) и в списке выбрать название этой роли;

4. чтобы назначить исполнителем какого-либо отдельного пользователя или пользователя, исполняющего определенную роль, из списка внешних контактов, выбрать вкладку Внешние контакты и в списке выбрать имя пользователя или название роли;

5. нажать на кнопку . В результате выбранное имя пользователя, имена пользователей, относящихся к выбранной структурной единице предприятия, или название роли отобразятся в правом информационном окне.

Пользователь, имя которого добавлено в список исполнителей первым и соответственно возглавляет этот список, является ответственным исполнителем поручения.

Для того чтобы сменить ответственного исполнителя поручения, необходимо выбрать имя пользователя, которого следует назначить исполнителем поручения, или название роли, исполнителя которой следует назначить исполнителем поручения, в списке в правом информационном окне и нажать на кнопку .

Для того чтобы исключить какого-либо исполнителя поручения из списка, необходимо выбрать имя этого пользователя или название роли в списке исполнителей в правом информационном окне и нажать на кнопку .

После того как список исполнителей поручения сформирован, его следует сохранить - нажать на кнопку Сохранить.

Настройка логических условий входов и выходов

Среди свойств узловых элементов указываются логические условия входов (переключатель Входы) и выходов (переключатель Выходы).

Переключатель Входы устанавливается в одно из следующих положений:

· начинать вместе;

· начинать сразу.

Переключатель Выходы устанавливается в одно из следующих положений:

· выполнять все;

· выполнять первое.

По умолчанию для всех типов узловых элементов переключатель Входы устанавливается в положение Начинать сразу. Если к узловому элементу ведет только один переход, то положение переключателя Входы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно. Переключатель Выходы для поручений и ветвлений по умолчанию устанавливается в положение Выполнять все, для согласований - Выполнять первое, а для отсрочек переключатель Выходы отсутствует. Если от узлового элемента не имеется переходов, то положение переключателя Выходы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно.

Логика выполнения переходов от согласования с логическим условием выхода "Выполнять первое" в графическом редакторе наглядно представляется с помощью разноцветных стрелок, обозначающих эти переходы. Цвет стрелки зависит от положения значка узлового элемента, к которому эта стрелка ведет, относительно других значков, рассматриваемых на данном этапе. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее других значков, выделена зеленым цветом. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее оставшихся значков, выделена красным цветом. Все остальные стрелки черного цвета (рис.3).

В соответствии с логикой работы маршрута переход, которому соответствует стрелка зеленого цвета, выполнится в том случае, если документ будет одобрен. Переход, которому соответствует стрелка красного цвета, выполнится, если документ будет отклонен или его согласование будет отменено. А переходы, которым соответствуют стрелки черного цвета, не выполнятся ни при каких условиях.



Рис.3 Переходы от согласования

Сохранение маршрута.

Для того чтобы сохранить маршрут, предварительно изменив его свойства, необходимо:

1. выбрать пункт меню Файл - Сохранить как (рис.4);

2. ввести в поле ввода название маршрута. Если маршрут следует сохранить под именем, которое использовалось ранее, то выбрать его в списке маршрутов

3. установить переключатель Состояние маршрута в одно из следующих положений:

o активный, если сразу после сохранения маршрут следует сделать доступным для использования в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот";

o черновик, если после сохранения маршрут будет доступен только в модуле "Дизайнер маршрутов", а для общего доступа будет закрыт;

4. установить переключатель Статус маршрута в одно из следующих положений: Редактируемый, если маршрут может быть изменен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот"; Неизменяемый, если маршрут может использоваться только в том виде, в котором опубликован, и изменению в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот" не подлежит. Маршрут с таким статусом не может быть использован для обработки документов, по которым уже созданы задачи;

5. нажать на кнопку Сохранить.



Рис.4 Окно редактирования свойств маршрута

Публикация маршрута

Для того чтобы опубликовать новый или редактируемый маршрут, необходимо выполнить следующие действия:

1. на панели инструментов нажать на кнопку Опубликовать. В результате откроется окно с запросом о подтверждении публикации маршрута;

2. нажать на кнопку Да. В результате редактируемый маршрут будет сохранен и опубликован. Если публикуется новый маршрут, то откроется окно Сохранить как (см. рис.4);

3. ввести название маршрута в поле Название маршрута;

4. при необходимости изменить другие свойства маршрута, заданные по умолчанию;

5. нажать на кнопку Сохранить.

После публикации маршрут автоматически переводится в состояние "активный" и становится доступен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот".

Описание главного окна модуля "ЕВФРАТ-Документооборот"

В меню Пуск выбрать папку ЕВФРАТ-Документооборот, в ней выбрать модуль ЕВФРАТ-Документооборот. Вход в систему осуществляется аналогично для всех сотрудников.

На (Рис.5) представлен вид главного окна модуля в базовой конфигурации, включающей максимальное количество информационных панелей, команд главного меню и кнопок панели инструментов.

Главное окно модуля "ЕВФРАТ-Документооборот" содержит:

· заголовок окна;

· главное меню модуля;

· панель инструментов;

· панель навигации;

· панель просмотра;

· панель Свойства объекта;

· строку состояния.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с модулем. На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню. Панель навигации содержит дерево папок. По папкам распределяются поступающие к пользователю документы и сообщения. Папки подразделяются на системные и пользовательские.

К пользовательским относятся папки, вложенные в папку "Мои документы". Остальные папки являются системными. Системные папки создаются в процессе установки модуля и не могут быть переименованы, перемещены, скопированы или удалены пользователем. Пользователь имеет возможность создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять пользовательские папки, копировать или перемещать документы из системных папок в пользовательские, удалять документы из пользовательских папок. В папку "Общие папки" документы помещаются администратором документооборота или администратором комплекса.

На панели просмотра отображается содержимое папки, выбранной на панели навигации. В зависимости от типа выбранной папки внешний вид панели может различаться.

Панель просмотра предназначена для доступа к объектам, находящимся в папке. При выборе объекта информация о нем отображается на панели Свойства объекта. В строке состояния отображаются фамилия и инициалы пользователя, а также сетевые имя и адрес сервера, к которому подключен компьютер пользователя.



Рис.5 Главное окно модуля

...