Системы "Ефрат-Документооборот", "Цуп документооборот"

Описание окна документа.

Документ может создавать только администратор, он назначает исполнителей и контролеров из списка сотрудников.

Окно документа служит для регистрации, просмотра и редактирования документов и проектов, а также создания, просмотра и редактирования поручений и согласований по документу, назначения контролера и ответственного по документу, выбора маршрута обработки документа.

В меню Документооборот выбрать Новый документ. В окне (Рис.6) выбрать необходимую форму документа.

Рис.6 Окно выбора формы документа

Окно документа (рис.7) содержит:

· заголовок окна;

· главное меню;

· панель инструментов;

· РКК;

· список поручений и согласований по документу;

· карточку поручения или согласования, выбранного в списке;

· строку состояния.

В заголовке окна отображается название модуля и информация о документе.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с документом и поручениями по нему, печати документов, настройки вида окна и т. д.

На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню.

РКК содержит основную информацию о документе. Набор реквизитов и внешний вид РКК могут быть различными для разных потоков документов.

Рис.7 Окно документа

На панели инструментов нажать кнопку Выбрать маршрут (рис.8).

Рис.8 Выбор маршрута

В появившемся окне выбрать созданный маршрут, нажать ОК, Нажать на кнопку Нет, чтобы выбрать контролера из списка. Нажать на кнопку Отмена, чтобы вернуться к работе над документом. Контролер может быть назначен позже вручную (рис.9).

Рис.9 Назначение контролера

Во вкладке Контролеры выбрать одного из сотрудников.

Для регистрации документа заполнить поля, показанные на рис.10

Сохранить документ, нажав на кнопку Сохранить документ . Затем в главном окне модуля необходимо обновить документ, нажав на кнопку .

Пользователям, которые исполняют, контролируют либо согласуют документ, придут уведомления о поставленных задачах. Выбрав нужное уведомление двойным щелчком мыши, нажать на кнопку Открыть. Открывается окно с поручением. Ознакомившись с документом, сотрудник принимает решение о выполнении задания (вкладка Исполнение), контролер принимает решение о контроле (вкладка Контроль).

Рис.10 Окно регистрации документа

Выполнив поручение, каждый сотрудник отчитывается об исполнении. Если результат исполнения поручения устраивает контролера, он имеет возможность снять поручение с контроля.

Примечание. Поручение может быть снято с контроля в любой момент до и после его исполнения.

Для того чтобы снять поручение с контроля:

1. открыть документ в окне документа;

2. выбрать поручение в списке поручений по документу;

3. в главном меню окна документа выбрать пункт Контроль - Снять с контроля;

4. в отобразившемся окне Снять с контроля указать комментарий (рис.11);

5. нажать на кнопку ОК. Исполнителю будет автоматически отправлено уведомление о том, что поручение было снято с контроля.

Рис.11 Окно Снять с контроля

Для того чтобы сформировать отчет по документам или поручениям, отобранным из БД комплекса по заданным критериям:

1. в главном меню модуля выбрать пункт Отчеты - Сформировать отчет;

2. в отобразившемся окне Сформировать отчет (рис.12) выбрать отчетную форму. В верхней части окна отображаются перечень отчетных форм, опубликованных на сервере. В нижней части окна отображается перечень из пяти последних отчетных форм, по которым текущий пользователь создавал отчет.

3. нажать на кнопку ОК;

4. в отобразившемся окне (рис.13) задать критерии отбора документов из БД комплекса;

5. нажать на кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно выбора формата отчета (рис.14);

Рис.12 Окно Сформировать отчет

6. выбрать формат файла, в котором следует сохранить отчет, - установить переключатель напротив формата файла, в который следует сохранить отчет;

Рис.13 Поиск документов для создания отчета

Рис.14 Окно выбора формата отчета

7. указать путь к папке, в которую следует поместить сохраненный отчет и имя файла;

8. нажать на кнопку ОК.

ЦУП Документооборот

ЦУП Документооборот веб-ориентированная информационная система, призванная автоматизировать на предприятии управление проектами, документооборот и делопроизводство, повысить эффективность коммуникации персонала и упорядочить информационный обмен.

1) Системные требования

Требования к системе «ЦУП Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования:

· Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;

· 256 Mb оперативной памяти;

· Операционная система MS Windows 2000/XP/7 ;

· Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;

· Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

2) Установка ЦУП Документооборот

Установку программы ЦУП Документооборот производить не надо , запуск и работа с ней происходит с браузера .

Запуск программы будет происходить по этой ссылке http://office.laconix.net/emc-demo/

3) Возможности ЦУП Документооборот

Основные возможности системы ЦУП - CRM:

· Весь перечень клиентов ведется в единой базе

· Удобное хранение всей информации о клиенте в едином интерфейсе

· Хранение документов, связанных с клиентом

· История работы с клиентом

· Личный ежедневник - средство планирования встреч с клиентами, звонков, мероприятий

· Проекты, связанные с клиентами

· Проекты с несколькими контрагентами

· Вопросы безопасности. Гибкая система уровней доступа.

Весь перечень клиентов ведется в единой базе

Клиенты могут разбиваться на группы по различным признакам: по географии, по отрасли, по благонадежности, по статусу (VIP, мелкий клиент), а также по любым другим признакам:

Удобное хранение всей информации о клиенте в едином интерфейсе

В карточке клиента можно найти любую информацию о клиенте: адреса, телефоны, контактные лица, документы. Можно быстро переключаться между вкладками с нужными разделами информации о клиенте

Хранение документов, связанных с клиентом Во вкладке «документы» структурировано содержатся все документы по клиенту - письма, договоры, коммерческие предложения

История работы с клиентом В «Действиях» в хронологическом порядке собирается вся информация из системы, связанная с клиентом. Планируемые действия (например, позвонить через месяц), вносятся в календарь и автоматически напоминают о себе. Имеется возможность просматривать документы, связанные с записями в истории (созданный договор, коммерческое предложение, отправленное письмо и т.д.)

Личный ежедневник - средство планирования встреч с клиентами, звонков, мероприятий Планируемые действия отображаются в календаре. Автоматически всплывающие напоминания не дадут забыть о встрече, звонке и т.д.

Проекты, связанные с клиентами. Если требуется четкое соблюдение сроков выполнения работ по клиентам и слаженное взаимодействие сотрудников, в ЦУПе можно заводить проекты по клиентам и контролировать ход выполнения работ (требуется модуль управление проектами)

Проекты с несколькими контрагентами.

С проектом можно одновременно связывать нескольких клиентов, поставщиков, партнеров и т.д. (требуется модуль управление проектами)

Безопасности и разграничения прав доступа

Система обеспечивает высокий уровень безопасности:

· Логины и пароли. Разграничение прав и уровня доступа к информации позволят Вам распределять информацию по сотрудникам в соответствии с уровнем их допуска.

· Возможность использования электронных ключей

· Шифрация данных при передаче делает бесполезным перехват данных на линии - даже если это произойдет - информацию нельзя будет расшифровать.

· Исключается подбор пароля - за счет отключения системы на 5 минут при трехкратном неправильном наборе пароля.

· Возможность ограничения доступа по IP-адресам. Вы можете разрешить входить некоторым пользователям только с определенных компьютеров.

Нажимаем на ссылку http://office.laconix.net/emc-demo/

Видим вход в систему

Вводим в логин director (или manager) , и пароль director (или manager)

Главная страница системы

Список документов

Карточка документов

Регистрация документов

Отправка документа по маршруту

Исполнение документов и наложение резолюций

Исполнение документов и наложение резолюций

Контроль прохождения документа по маршруту

Передача документов

Просмотр истории изменений документов

Разграничение прав доступа

Поиск документов

Заключение

В курсовой работе были рассмотрены системы ЕВФРАТ-Документооборот , «Цуп документооборот». А так же были рассмотрены их возможности, системные требования, установка .

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет создавать полноценную систему электронного документооборота в любых отраслях промышленности и управления.

Цуп-Документооборот - это система, с помощью которой возможна комплексная организация работы как всего предприятия, так и отдельных отделов, групп и т.д.

Студент получил следующие знания:

- Знания о программе. (Понимание для чего нужна данная программа)

- Знания о возможностях программы.

- Знания о системных требованиях программы.

- Знания по установке и настройке программ.

Были изучены такие возможности как :

Автоматизация бизнес-процессов, Управление договорами, Работа с финансовыми документами, Электронный архив, Работа с клиентами, Графический дизайнер форм, Мобильный клиент, Графический редактор маршрутов, Замещение должностей, Генератор отчетов, Автоимпорт документов, Работа с шаблонами, Автообработка документов, Встроенный модуль просмотра и печати, Документооборот для электронных торгов, Делопроизводство

В процессе написания курсовой работы, студент освоил программы и научился использовать их возможности в проектирования.

В связи с выполненной курсовой работой, полученными знаниями студентом, считываю поставленные цели выполненными.

Размещено на Allbest.ur