Выбор информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе производства одежды

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ»

Факультет бизнеса и менеджмента

Выпускная квалификационная работа

Выбор информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе производства одежды

по направлению подготовки бизнес-информатика

Константинов Антон Максимович

Научный руководитель А.Ф. Моргунов

Москва 2016



Оглавление

Список используемых сокращений

Введение

1. Исследование бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды

1.1 Общая характеристика малого бизнеса производства одежды компании ArtSport

1.2 Методология исследования бизнес-процессов компании ArtSport

1.3 Бизнес-процессы верхнего уровня компании ArtSport

1.4 Бизнес-процессы нижнего уровня компании ArtSport

1.4.1 Описание бизнес-процесса взаимодействия с поставщиками

1.4.2 Описание бизнес-процесса доставки заказа

1.4.3 Описание бизнес-процесса обработки заказа

1.4.4 Описание бизнес-процесса маркетинга и сбыта

1.4.5 Описание бизнес-процесса производства

2. Исследование информационных систем для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды

2.1 Разработка требований к информационно системе

2.1.1 Выявление требований

2.1.2 Анализ требований

2.1.3 Спецификация требований

2.2 Описание информационных систем

2.2.1 Облачные системы

2.2.2 Стационарные системы

2.3 Описание экономик стационарных и облачных систем

Заключение

Используемая литература

Приложения



Список используемых сокращений

Сокращение	Расшифровка
CRM	Customer Relationship Management
SaaS	Software as a service
ПО	Программное обеспечение
БП	Бизнес-процесс
ИС	Информационная система
ERP	Enterprise Resource Planning
KPI	Key Performance Indicators
САПР	Система автоматизированного проектирования
АСУП	Автоматизированная система управления предприятием



Введение

На ранних этапах развитиях малого бизнеса предприниматели выполняют задачи, соответствующие различным ролям, от курьера и оператора call-центра до управляющего директора. Связано это зачастую с нехваткой человеческих или финансовых ресурсов, малым опытом делегирования полномочий, а также с неорганизованностью бизнес-процессов предприятия и отсутствием их автоматизации. Последнюю боль, из этого списка головных болей предпринимателя, в век высоких технологий, призваны решить информационные системы, которых, в данный момент времени, существует огромное количество.

Существует ряд причин, по которым возникла необходимость в описании совокупности шагов по выбору информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе, в том числе и у меня. Во-первых, владельцы таких предприятий на ранних этапах практически не имеют времени на развитие бизнеса, погрязая в рутинных задачах, которых, естественно, можно избежать. Хуже всего, когда предприниматели даже начинают пренебрегать жизнью вне бизнеса. Во-вторых, неправильная оценка эффективности информационной системы, в связи с их разнообразием: CRM, ERP, стационарные, облачные и т.д., может привести не только к издержкам, но и даже к закрытию бизнеса. Также, следует заметить, что отсутствует универсальная совокупность шагов по выбору эффективной информационной системы, есть лишь устоявшиеся шаблоны. Владелец малого бизнеса делает преждевременные и зачастую ошибочные решение по внедрению той или иной системы, не анализируя конкретные бизнес-процессы отрасли.

Данная работа является актуальной непосредственно для меня ввиду моего соучредительства фабрики производства одежды. Как сказал Билл Гейтс «Если Вашего бизнеса нет в Интернете, значит, Вас нет в бизнесе», поэтому хотелось бы отметить онлайн составляющую бизнеса, описываемого в данной работе, т.к. производство одежды подразумевает не только создание продукта, но и его продажа, в данном случае, через сеть Интернет.

Для того, чтобы оценить степень разработанности темы, мною было выделено несколько групп научных источников.

Первая группа посвящена стационарным и облачным информационным системам в целом (С.А.Слепцов [1], А.В. Нижегородов [2], Е.Панфилова [3], О. Мельник[4]). Вторая группа представляет собой производственный блок и включает в себя работы, посвящённые CALS - технологиям и САПР (Л.В.Кочесова [5], А. Сак, Т. Садовская [6], Н.С. Костин [7]).

Степень разработанности темы исследования не высока. Нет описания совокупности шагов, позволяющих выбрать информационную систему, подходящую под конкретную сферу бизнеса и определить какие же системы (стационарные или облачные) эффективнее внедрять в малом бизнесе. Результаты, полученные в исследовании смежных областей, будут использованы мною при написании данной работы.

Объектом моего исследования выступают информационные системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе производства одежды, а предметом - стационарные и облачные информационные системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе производства одежды. Цель моей работы - выбрать стационарную или облачную информационную систему для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе производства одежды. Для ее достижения мне необходимо выполнить следующий перечень задач:

Провести исследование бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды Сформировать требования к ИС.

Подобрать несколько информационных систем для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды

Провести сравнение стационарных и облачных информационных систем для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды.

Гипотеза данной работы: Выбор эффективной информационной системы для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды поможет увеличить KPI предприятия.

Объектом моего исследования являются информационные системы для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды, поэтому в данной работе анализу подлежат :

Стационарные ИС:

1C:CRM СТАНДАРТ

АСУП Julivi

1С: Управление торговлей 8.2.

Microsoft Dynamics CRM

Облачные ИС:

Битрикс24

amoCRM

SAP-CRM

МойСклад

Данная работа представляет собой совокупность шагов по выбору информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в малом бизнесе, на примере производства одежды. Поэтому она поможет:

Предпринимателям, разбирающимся в информационных технологиях, выбрать эффективную ИС для внедрения на своем предприятии.

Специалистам по внедрению информационных системы для автоматизации бизнес-процессов, нанятых предпринимателями.

В первой главе работы будет дана общая характеристика моего бизнеса с описанием всех БП. В ней, как мне кажется, станет понятно, какие бизнес-процессы, прежде всего, необходимо автоматизировать, а именно производственные или БП магазина. Вторая глава будет представлять собой описание информационных систем, наиболее подходящих для автоматизации бизнес-процессов, описанных в первой главе. Будет раскрыт функционал, экономика и т.д. Затем возникнет дилемма выбора между стационарными и облачными системами. Что эффективнее заплатить полную стоимость системы или арендовать в облаке? Обладают ли SaaS решения необходимым функционалом для решения поставленной цели работы? На эти и многие другие вопросы я постараюсь ответить в своей работе.



1. Исследование бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды

Малый бизнес производства одежды в данной работе будет рассматриваться на примере моего предприятия ArtSport. Перед тем как начать анализировать бизнес-процессы компании, как магазина, так и производства, необходимо рассмотреть общую характеристику компании, а также описать ее организационную структуру, то есть построить диаграмму процессов верхнего уровня.

1.1 Общая характеристика малого бизнеса производства одежды компании ArtSport

Появление новых технологий и способов печати, которые позволяют повысить качество нанесение, стойкости и т.д. привело к расширению сферы применения отрасли. Среди таких технологий особо выделяется сублимационная печать, которая позволяет наносить любые изображения на керамику, текстиль и даже дерево.

Сублимационная печать основана на физическом процессе перехода вещества из твердого состояния сразу в газообразное состояние под воздействием высокой температуры 180-200 градусов. Данная технология дала огромный толчок отрасли производства различных вещей от футболок до кружек и пазлов. Применительно к текстилю сублимационная печать обеспечивает яркость цветов, стойкости краски даже после 100 стирок, а также отсутствие ощущения нанесения краски. Под высокой температурой волокна ткани расширяются, куда и проникает краска. Постепенно температура падает и волокна ткани закрываются, что и обеспечивает вышеперечисленные свойства.

Компания ООО “АртСпорт” была основана летом 2015 года и изначально позиционировалась как интернет-магазин розничной торговли футболок с технологией полной запечатки, Футболки полностью заказывались у посредников без участия компании в процессе производства.

Осенью компания получила инвестиции на расширение бизнеса в технологическом плане. Был приобретен сублимационный принтер, термопресс и два четырехниточных оверлока, что позволило полностью обособиться от посредников и стать полноценным производителем.

На данный момент компания производит толстовки, футболки и поло с использованием технологий сублимационной печати. Происходит расширение розничной сети продаж и освоение новых онлайн каналов в интернете. Также компания является оптовым производителем для нескольких интернет и офлайн магазинов, сотрудничает с футбольными клубами по поставке одежды с официальной символикой.

1.2 Методология исследования бизнес-процессов компании ArtSport

В настоящее время, существует огромное количество различных методологий для описания бизнес-процессов, которые позволяют не только пошагово отслеживать деятельность каждого сотрудника, но и даже отражать положение предприятия в целом. Важно отметить, что в рамках данной работы будут описаны процессы верхнего уровня компании, а именно: основные процессы, процессы управления и процессы обеспечения. Для их формализации будет использована нотация Value added chain diagram. Также будут подробно описаны основные процессы предприятия на нижнем уровне с использованием методологии расширенной событийно-ориентированной модели (extended Event Driven ProcessChain). Далее мы рассмотрим, в чем же основные преимущества данных нотаций для описания бизнес-процессов.

Упомянутые выше модели будут описаны с использованием инструмента моделирования бизнес-процессов Architecture of Integrated Information Systems. Этот продукт предлагает методы для анализа процессов и принятия целостного видения процесса проектирования и управления. Он обеспечивает общую методологическую основу. Value added chain diagram (VAD) - это согласованный набор видов деятельности, создающих ценность, начиная от исходных источников сырья вплоть до готовой продукции (услуги), доставленной конечному пользователю. Процессы верхнего уровня компании отображают взаимодействия основных направлений деятельности компании, целостно показывающие, как функционирует организация для того, чтобы выполнить цели, поставленные перед ней. Например, процессы маркетинга, управления человеческими ресурсами или взаимодействия с поставщиками. Неоспоримым преимуществом VAD диаграммы для описания процессов верхнего уровня является то, что она позволяет сгруппировать процессы (основные, управления и обеспечения) и показать их информационное взаимодействие с использованием лишь функций.

Процессы нижнего уровня отображают последовательность выполнения более конкретных операций, например, как происходит обработка заказа в интернет-магазине. Наиболее подходящей нотацией для описания подобных процессов, на мой взгляд, является extended Event Driven Process Chain. Ее главным преимуществом является то, что это очень гибкая нотация, помимо базового набора элементов, eEPC позволяет добавлять собственные функции, события, ресурсы или условия. Можно добавить свой элемент, включить правила его использования в собственный корпоративный стандарт. Кроме этого, данная нотация имеет элементы логики, что позволит строить схемы с условиями. Небольшим недостатком данного вида диаграммы является то, что она не способна в полной мере отследить входы и выходы ресурсов процесса, что, в свою очередь, может обеспечить нотация IDEF0.

1.3 Бизнес-процессы верхнего уровня компании ArtSport

Для исследования бизнес-процессов верхнего уровня компании необходимо построить диаграмму процессов Value-added chain diagram (VAD) представленную на Рис.1. Она состоит из основных и вспомогательных процессов, а также процессов управления.

Рис.1. «Процессы верхнего уровня компании ArtSport»

Стратегическое управление в компании ArtSport представляет собой совокупность действий для реализации поставленных целей по повышению уровня результативности деятельности предприятия по сравнению со своими прямыми конкурентами. Помимо стратегического в бизнес-процессы управления также входят управление финансами, маркетингом и персоналом. Менеджмент финансами обеспечивает правильное распоряжение доходами, расходами, а также инвестициями компании: какое оборудование необходимо приобрести, учитывая тренды технологий, а также потребность в расширении. Процессы управления персонала представляют собой совокупность решений по найму необходимых кадров на различные стадии производства или реализации продукции, а также по контролю выплат заработной платы, осуществления плана производства и т.д.

Обеспечивающие процессы состоят: из Административно-хозяйственного, IT, послепродажного и статистического обеспечения. Административно-хозяйственное осуществляет поддержание в надлежащем состоянии в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты помещений, а также проводит контроль наличия хозяйственного инвентаря и исправности оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

ИТ-обеспечение отвечает за работоспособность сайта, а также ПО внедренного в оборудование для производства (принтер, вышивальные машины и т.д.).

Послепродажное обеспечение занимается обслуживанием клиентов после закрытия заказа, а именно: обработка возврата, консультирование по эксплуатации. Статистическое обеспечение позволяет найти слабые стороны бизнеса, используя показатели KPI, а затем их устранить.

Основные процессы включают в себя: Маркетинг и сбыт, обработку заказов, взаимодействие с поставщиками, производство и логистику. Бизнес-процессы маркетинга и сбыта обеспечивают продажи продукции через различные каналы, постоянное их расширение, выявление эффективных каналов, а также веб-аналитика, используя различные инструменты (Яндекс Метрика, Google Analytics).

После получения заявки на заказ менеджер по работе с клиентами связывается с покупателем.

Далее активируется процесс взаимодействия с поставщиками, который представляет собой сравнение поставщиков, выбор наиболее выгодного, а также заказ расходных материалов и фурнитуры. БП производства представляет собой процесс по печати изображения на ткани и ее пошива. После производства продукции ее необходимо доставить клиенту, за это отвечает бизнес-процесс логистики, в котором происходит взаимодействие с “Почтой России” или курьерской службой СДЭК.

1.4 Бизнес-процессы нижнего уровня компании ArtSport

1.4.1 Описание бизнес-процесса взаимодействия с поставщиками

Бизнес-процесс взаимодействия с поставщиками в данной работе будет рассматриваться исходя из двух вариантов развития событий: 1) Необходимо заказать расходные материалы, но поставщика в условиях постоянной работы нет; 2) Необходимо заказать расходные материалы и вариант работы с постоянным и проверенным поставщиком имеется.

Рассмотрим первый вариант бизнеса процесса. Для формализации данного БП будет представлено табличное описание функций процесса с их пояснением (Таблица 1), а также его графическая интерпретация (Рис.1):

Таблица 1. Табличное представление процесса выбора поставщика

Бизнес-процесс:	Поиск поставщика	01.ПП
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Поиск информации	После возникновения необходимости в поставщике, менеджер по снабжению начинает анализировать поставщиков в существующем списке для выявления наиболее выгодных условий сотрудничества с точки зрения географического расположения и перечня поставляемых материалов и фурнитуры.	01.ПП.01
Запрос информации о ценах	Менеджер по снабжения через электронную почту отравляет запрос на получение цен поставщиком, с наиболее выгодными условиями	01.ПП.02
Предоставление информации о ценах	Поставщик выполняет запрос и предоставляет цену на свои расходные материалы	01.ПП.03
Запрос образцов поставки	Если цена поставщика удовлетворила ожидания менеджера по снабжению, то последний выполняет запрос тому же поставщику по электронной почте о предоставлении образцов поставки.	01.ПП.04
Проверка качества образцов	Инженер производства проверяет качество образцов, предоставленных поставщиком. В случае, если образцы прошли проверку и испытания, инженер оповещает менеджера по снабжению о положительном решении в пользу данного поставщика, иначе поставщик оповещается об отказе от его услуг.	01.ПП.05
Заключение договора с поставщиком	Удовлетворительное качество расходных материалов является основанием для заключения договора поставки. Договор обязует поставщика выполнять условия, прописанные в данном документе (Сроки поставки, объемы и т.д.)	01.ПП.06
Внесение поставщика в электронный документ	Менеджер по снабжению заносит данного поставщика в список проверенных поставщиков	01.ПП.07
Отказ от услуг поставщика	При неудовлетворительных условиях работы с поставщиком, происходит отказ от его услуг	01.ПП.08

В данном бизнес-процессе будет эффективно автоматизировать следующие звенья: Поиск информации о поставщиках (Использование единой системе сбора и анализа существующих поставщиков), а также систематизация информации о проверенном поставщике (01.ПП.07). Скорее всего, это должен быть отдельный модуль взаимодействия с поставщиками, который будет обладать инструментами сравнения цен.



Рис.1. «Графическое представление процесса выбора поставщика»



Второй вариант процесса взаимодействия с поставщиками будет также представлен в табличном (Таблица 2) и графическом виде (Рис.2). Важно отметить, что данный вариант БП будет описывать последовательность реализации плана по закупкам компании.

Таблица 2. Табличное представление процесса планирования закупок

Бизнес-процесс:	Планирование закупок	02.ПЗ
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Подготовка плана по закупкам	После возникновения необходимости в закупках, менеджер по снабжению начинает формировать план по закупкам требующихся материалов.	02.ПЗ.01
Выбор поставщиков для каждого вида товаров	Из электронного документа со списком проверенных поставщиков выбираются те, которые продают материалы необходимые для удовлетворения запроса по закупкам.	02.ПЗ.02
Согласование стоимости товаров	В зависимости от объема закупок, согласуется общая стоимость партии. Если стоимость согласована, согласуется дата поставки.	02.ПЗ.03
Согласование даты поставки	Для оценки сроков поставки, согласуется минимальное время на доставку продукции. Если дата согласована, и она нас устраивает, ожидаем доставки.	02.ПЗ.04
Доставка партии	Поставщик осуществляет доставку партии в соответствии с ранее согласованными условиями.	02.ПЗ.05
Расчет с поставщиком	Происходит оплата поставки через расчетный счет	02.ПЗ.06
Архивация сделки	Создание архива документов по данной отгрузке, включающий товарную накладную и счет-фактуру.	02.ПЗ.07

С точки зрения автоматизации, в процессе закупок, наибольший интерес вызывает звено архивации взаимоотношений с поставщиком, а именно: систематизация накладных и счетов-фактуры. Это, в дальнейшем, облегчит процедуру налоговой отчетности. В данный момент, данные документы хранятся в бумажном виде в папке.



Рис.2. «Графическое представление процесса планирования закупок»

информационный облачный автоматизация бизнес



1.4.2 Описание бизнес-процесса доставки заказа

Бизнес-процесс доставки заказа являются заключительным этапом продажи изделия покупателю. Данный БП возникает сразу после обработки заказа клиента и его производства. Табличное представление данного процесса (Таблица 3) и его графическая интерпретация (Рис.3) представлено ниже:

Таблица 3. Табличное представление процесса доставки заказа

Бизнес-процесс:	Доставка заказа	03.ДЗ
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Выгрузка товара со склада	Работник склада определяет необходимость доставки товара клиенту из облачного функционала google doc. Он находит номер заказа и отгружает товар с соответствующим номером.	03.ДЗ.01
Проверка товара на брак	Работник склада осматривает изделие на предмет брака в соответствии с требованиями к товару.	03.ДЗ.02
Упаковка товара	Работник склада упаковывает товар в соответствии с требованиями «Почты России» или с требованиями партнерских служб доставки. А также формирует документы на доставку.	03.ДЗ.03
Отправка товара	Курьер совершает доставку заказов в отделение «Почты России» или в отделение службы доставки.	03.ДЗ.04
Изменение статуса заказа	Работник склада изменяет статус заказа клиента.	03.ДЗ.05
Просмотр наличия товара	При обнаружении брака на изделии, работник склада проверяет наличие данного товара на складе повторно, а бракованный товар заносит в электронный документ с браком.	03.ДЗ.06
Заявка на повторное производство товара	Если работник склада заметил брак на изделии и данный товар был в единственном экземпляре, то необходимо подать заявку на повторное производство изделия.	03.ДЗ.07
Обновление информации о браке	Занесение работником склада информации о браке в электронный документ.	03.ДЗ.08

Упакованные товары обязательно при отправке должны иметь документацию. Заполнение этой документации - очень кропотливый труд, который занимает достаточно много времени. Возможность автоматизации данного звена процесса доставки способно достаточно сильно увеличить эффективность склада.

Рис.3. «Графическое представление процесса доставки заказа»

1.4.3 Описание бизнес-процесса обработки заказа

Для того чтобы описать бизнес-процесс обработки заказа, необходимо пояснить, где консолидируются заявки на заказ. Ввиду того, что интернет-магазин не имеет сайта, а существует лишь в социальных сетях, заявки пользователей попадают на корпоративную почту в определенном формате. Данный формат позволяет связаться с клиентом через сообщения в социальных сетях или по телефону. Заявки бывают двух типов - на заказ и на звонок. Компания использует специальный сервис в виде опроса для сбора заказов клиентов. Почему обрабатывать заявки клиентов удобнее через социальные сети? Социальные сети позволяют общаться с клиентами в несколько окон, что значительно повышает продуктивность менеджера по работе с клиентами. После того, как клиент решился на покупку и предоставил свои данные, менеджер заносит его данные вручную в систему Google Doc.

Ниже представлено табличное описание бизнес процесса обработки заказов (Таблица 4) в компании ArtSport, а также графическая схема (Рис.4):

Таблица 4. Табличное представление процесса обработки заказа

Бизнес-процесс:	Обработка заказа	04.ОЗ
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Обработка заказа	Если данная заявка оставлена с целью заказа, то менеджер по работе с клиентами пишет пользователю, оставившему заявку, в социальных сетях. Если это заявка на телефонный звонок, то менеджер звонит непосредственно пользователю.	04.ОЗ.01
Описание условий работы с клиентом	Менеджер по работе с клиентами, пишет сообщение клиенту, оставившему заявку, с условиями, которые предлагает магазин. Описываются способы оплаты, доставки, сроки изготовления, а также цены на изделие.	04.ОЗ.02
Ответы на вопросы клиента по телефону	Менеджер, в случае заявки на телефонный разговор, отвечает на вопросы клиентов. По сути, вопросы, обычно, касаются условий работы интернет-магазина. Если данные условия устраивают клиента, то он оставляет свои личные данные для заказа.	04.ОЗ.03
Запрос личных данных	Менеджер запрашивает данные для оформления заказа. Такими данными, например, являются: ФИО, Адрес проживания, способы оплаты и доставки и т.д.	04.ОЗ.04
Оформление заказа	Менеджер заносит данные в эл. документ Google	04.ОЗ.05



Рис.4. «Графическое представление процесса обработки заказа»

Несомненно, звено оформления заказа в системе (04.ОЗ.05) требует замены системы Google Doc на более профессиональный инструмент, способный анализировать продажи и взаимодействовать с клиентами напрямую через систему, например, звонить по телефону.

1.4.4 Описание бизнес-процесса маркетинга и сбыта

Процесс маркетинга и сбыта начинается с необходимости в клиентах, когда производство нагружено не полностью. Отличительной особенностью магазина является использование нестандартных методов сбыта продукции, а именно: продажа через социальные сети, через группы футбольных фанатов. Социальная сеть “ВКонтакте” обладает площадкой для легальной продажи рекламных материалов в группах.

Биржа рекламы позволяет максимально надежно вкладывать деньги без какого-либо риска, ведь в случае обмана исполнителя, социальная сеть не переведет денег за заказ.

Ниже находится табличное (Таблица 5) и графическая (Рис.5) представление процесса:

Таблица 5. Табличное представление процесса обработки заказа

Бизнес-процесс:	Маркетинг и сбыт	05.МС
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Анализ рынка	Биржа рекламы позволяет не только надежно взаимодействовать с группами, но и максимально эффективно и просто сравнивать их. Интернет-маркетолог анализирует наиболее выгодные предложения футбольных сообществ.	05.МС.01
Подача заявки на размещения рекламы	Если интернет-маркетолога устраивает цена, сроки размещения, а также эффективность группы, то он падает заявку на размещение рекламы.	05.МС.02
Оплата услуг	После того, как заявка была принята исполнителем, биржа рекламы замораживает на счете сумму, равную цене размещения.	05.МС.03
Формирование и передача рекламных материалов	Интернет-маркетолог разрабатывает рекламный пост, подбирается текст и изображения товаров.	05.МС.04
Выполнение заказа	Исполнитель размещает рекламные материалы в своей группе.	05.МС.05
Возврат денег	В случае нарушения исполнения заказа, биржа реклама не переводит замороженные средства, а возвращает их владельцу.	05.МС.06

Звенья данного процесса, сами по себе, не нуждаются в автоматизации. Но результаты размещения рекламных материалов, в данный момент, собираются вручную и не отражают всю картину происходящего. Многие показатели невозможно отследить подобным способом. Именно поэтому информационная система, в первую очередь, должна собирать статистику рекламной кампании.

Рис.5. «Графическое представление процесса маркетинга и сбыта»



1.4.5 Описание бизнес-процесса производства

Процесс производства одежды в компании не похож на классические швейные цеха. Он довольно прост, но, скорее всего, будет наиболее интересен с точки зрения автоматизации. Три работника производства могут обеспечить эффективное производство изделия, например, футболки. Первый работает за компьютером и отвечает за: складские запасы, брак и печать изображения. Второй больше работает руками, он режет изделия и управляет термопрессом. Третьим работником является швея. Табличное (Таблица 6) и графическая (Рис.6) представление процесса:

Таблица 6. Табличное представление процесса производства

Бизнес-процесс:	Маркетинг и сбыт	06.ПР
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Проверка складских запасов	Первый работник производства, после получения заказа, должен проверить в системе, есть ли данный товар на складе.	06.ПР.01
Изменение статуса заказа	Если товар есть на складе, работник изменяет статус заказа и, соответственно, переходит к другому заказу, бизнес-процесс закрывается.	06.ПР.02
Печать макета изделия	Первый работник распечатывает макет изделия на широкоформатном принтере.	06.ПР.03
Разрезание бумаги	Второй работник осуществляет обрезку краев бумажного лекала для экономии ткани и точности переноса.	06.ПР.04
Термоперенос краски на ткань	Затем осуществляется перенос сублимационной краски с бумаги на ткань под действием высокой температуру и давления, что обеспечивает стойкость и яркость цветов	06.ПР.05
Обрез ткани по лекалу	Обрез ткани по лекалу требует максимальной точности для того, чтобы сшитые изделия казались симметричными	06.ПР.06
Пошив изделия	Конечным этапом производства является пошив изделия. Он осуществляется на 4-ех ниточном оверлоке	06.ПР.07



Рис.6. «Графическое представление процесса производства»

Система, в первую очередь, должна вести полноценный учет производства: складские остатки, материалы, брак. Работа с макетами также является объектом автоматизации. Поиск нужного макета на компьютере, среди более одной тысячи экземпляров, занимает немалое количество времени.



2. Исследование информационных систем для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса производства одежды

2.1 Разработка требований к информационно системе

Требования к информационной системе в данной части работы будут разрабатываться на основании учебного пособия Карла И. Вигерса [10]. Эти требования помогут сравнить облачные и стационарные информационные системы, используя весовые коэффициенты требования.

Автор пособия предлагает следующий прием формулировки требований:

Выявление требований

Анализ требований

Спецификация

Теперь попробуем поподробнее остановиться на каждом пункте, а также применить их в контексте работы, что позволит сформулировать требования к информационной системе.

2.1.1 Выявление требований

Существует 3 уровня требований: бизнес, пользовательский и функциональный. Они собираются из различных источников и, соответственно, описываются по-разному. Этап “Выявление требований” также можно назвать “Сбор информации”. Он позволяет выявить функциональные и нефункциональные требования на различных уровнях на неформальном языке. Сбор информации может осуществляться различными способами: интервью, семинары, фокус-группы, наблюдение за рабочим процессом, изучение документации и т.д.

Сбор информации на предприятии, описанном в данной работе, осуществлялся путем интервью и наблюдения за рабочим процессом. Результатом данного этапа стали формализованные бизнес-процессы компании, а также сформулированные пожелания в необходимости автоматизации звеньев бизнес-процессов в неформальном виде, представленные в первой главе работы.

Были выделены следующие функциональные и нефункциональные требования к системе на пользовательском уровне, которые были дополнены мной на бизнес-уровне:

Процесс работы с клиентами:

Возможность регистрации новых клиентов в системе. Система должна быть гибка с точки зрения добавления новых полей.

Система должна вести список заказов с возможностью изменения статуса заказа, а также позволять работать с данным списком.

Процесс маркетинга и сбыта:

Возможность сегментировать клиентов и осуществлять e-mail рассылку.

Система должна обеспечивать полный анализ продаж с возможность выгрузки отчетов для руководителя в формате Excel.

Возможность создания ролей в системе, для защиты от несанкционированных действий других пользователей системы.

Процесс доставки:

Система должна автоматизировать работу с почтовой документацией, позволить создавать документы на основании информации в системе.

Процесс производства:

Возможность ведения каталога товаров, чтобы при регистрации нового заказа, можно было указать, какой товар он заказал. Это значительно облегчит процесс поиска макета.

Система должна учитывать складские остатки, брак и остатки материала на производстве Процесс взаимодействия с поставщиками:

Система должна обладать инструментами для работы с поставщиками, создание контактов поставщиков, сравнение цен и указание дополнительной информации.

Возможность систематизации договора по работе с поставщиками, а именно: договоры и счета на оплату.

2.1.2 Анализ требований

Анализ требований используется для приведения требований к виду, понятному всем заинтересованным лицам (устранение недостатков или ошибок). Также анализ необходим для декомпозиции требований, что максимально качественно и подробно их описать. Некоторые требования нереализуемы с точки зрения функционала, поэтому, в процессе анализа, происходит поиск альтернативных путей решения.

После анализа, требования процесса работы с клиентами были декомпозированы и переформулированы на: 1. Возможность регистрации заказов клиентов; 2. Гибкость системы оформления заказов; 3. Обеспечение работы со списком заказом.

Требования процесса маркетинга и сбыта теперь выглядят следующим образом: 4. Сегментация клиентов; 5. Осуществление e-mail рассылки; 6. Анализ продаж компании; 7. Выгрузка отчетов в формате Excel; 8. Создание ролей в системе.

Требования к процессу доставки, ввиду сложности реализации были переформулированы: 9. Конструктор документов и отчетов.

Для процесса производства требования выглядят следующим образом: 10. Ведение каталога товаров; 11. Производственный учет.

Работа с поставщиками характеризуется следующими требованиями: 12. Работа с поставщиками; 13. Систематизация счетов; 14. Систематизация реестра договоров.

2.1.3 Спецификация требований

Сутью спецификации требований является их документирование и представление в доступном и понятном виде для заинтересованных лиц. В данной работе требования будут зафиксированы в табличной форме и будут содержать следующую информацию: формулировку, идентификатор, источник, а также весовой коэффициент требования, отражающий приоритет требования в реализации.

Таблица 7. Спецификация требований

ID	Формулировка требования	Источник	Весовой коэффициент
01.ОЗ.	Возможность регистрации заказов клиентов	Менеджер по работе с клиентами	0,05
02.ОЗ.	Гибкость системы оформления заказов	Менеджер по работе с клиентами	0,1
03.ОЗ.	Обеспечение работы со списком заказов	Менеджер по работе с клиентами	0,05
01.МС	Сегментация клиентов	Интернет-маркетолог	0,03
02.МС	Осуществление e-mail рассылки	Интернет-маркетолог	0,05
03.МС	Анализ продаж компании	Интернет-маркетолог	0,1
04.МС	Выгрузка отчетов в формате Excel	Интернет-маркетолог	0,04
05.МС	Создание ролей в системе	Интернет-маркетолог	0,08
01.ДЗ.	Конструктор документов и отчетов	Работник склада	0,1
01.ПР.	Ведение каталога товаров	Работник производства	0,08
02.ПР.	Производственный учет	Работник производства	0,12
01.ВП.	Работа с поставщиками	Менеджер по снабжению	0,06
02.ВП.	Систематизация счетов	Менеджер по снабжению	0,1
03.ВП.	Систематизация реестра договоров	Менеджер по снабжению	0,04
			1

2.2 Описание информационных систем

В данной части работы будет дана общая характеристика для информационных систем из эмпирической базы. Затем для стационарных и облачных систем отдельно будет построена сравнительная таблица и подсчитана интегральная оценка каждого решения. Системы, набравшие наибольший балл из каждой категории будут сравнены по экономике внедрения. Системы будут охарактеризованы на основании процессов, описанных ранее.

2.2.1 Облачные системы

AmoCRM

Процесс работы с клиентами: Система предлагает базу данных для хранения информации по сделкам с клиентами, с указанием необходимой информации по заказу. Каждый заказ имеет статусы, которые можно редактировать. К данной базе можно применять различные фильтры, поиск, а также теги. Недостатком данного функционала является отсутствие гибкости полей базы данных, нет возможности добавить новое поле, например, размер товара. Функционал больше подходит для B2B сделок, чем B2C.

Процесс маркетинга и сбыта: Система позволяет строить воронки продаж в любых разрезах, происходит интеграция со счетчиками на сайте. Реализована возможность построения наглядных отчетов продаж, а также прогноза продаж на основании раннего опыта. Функционал не предусматривает работу выгрузкой отчетности в формате Excel, но предусмотрена гибкая система разработки ролей системы с регулировкой прав доступа и работа с email рассылками.

Процесс доставки: Данная система не предусматривает функционал соответствующий требованию 01.ДЗ.

Процесс производства: С точки зрения автоматизации процессов производства, система абсолютно не поддерживает функционал, описанный в требованиях. Полностью отсутствует какой-либо производственный учет, а также возможность ведения каталога товаров.

Процесс взаимодействия с поставщиками: Работа с поставщиками в данной системе представляет собой негибкую базу данных контактов, в которой отсутствует возможность систематизации реестра договоров. Частично реализован учет счетов оплаты путем прикрепления электронных документов к карточке сделки, используя облачную систему Dropbox, но это не удовлетворяет полностью требованию 02.ВП., потому что отсутствует систематизация.

Комментарии: Стоимость аренды AmoCRM варьируется от 499 до 1499 рублей в месяц за пользователя в зависимости от функционала. При покупке системы на 1 год стоимость будет 14 999 рублей за 5 пользователей.

SAP-CRM

Процесс работы с клиентами: Система позволяет вести базу данных клиентов с возможность гибкого добавления полей, фильтрации, поиска и изменении статуса заказа.

Процесс маркетинга и сбыта: Система обладает мощными инструментами анализа и прогноза продаж. Происходит интеграции системы с внешними счетчиками на сайте, профессиональная сегментация клиентов, управление воронкой продаж в различных разрезах. Возможность централизованного управления взаимодействия с клиентами: телефонные и email рассылки. Осуществляется настройка ролей системы, но отсутствует возможность выгрузки в Excel файл отчетов.

Процесс доставки: Система имеет профессиональный конструктор документов, который способен использовать поля из базы данных клиентов. Это позволяет создавать документы для почтовых систем и служб доставки.

Процесс производства: Система не поддерживает функционал, позволяющий учитывать производство на предприятии, но способна вести продуктовый каталог.

Процесс взаимодействия с поставщиками: Система осуществляет работу с поставщиками (партнерами), а также хранит счета сделок в систематизированном виде, но не предполагает учет реестра договоров между поставщиками.

Комментарии: Sap CRM является профессиональным инструментом для ведения бизнеса, анализа и повышения продаж, учета клиентов и работы с документами. Риском работы с данной системой будет являться необходимость доработки системы, ведь разработчики на языке ABAP стоят выше рыночной стоимости разработчиков. Цена аренды от 1610 рублей за пользователя в месяц.

Мой Склад

Процесс работы с клиентами: Система Мой Склад имеет модуль работы с продажами, который в отличие от других систем учета способен интегрироваться с CMS системами сайта интернет-магазина, что будет очень актуально в будущем. Присутствует гибкость в оформлении заказов, добавлении новых полей, а также работа со списками заказов (фильтрация и поиск).

Процесс маркетинга и сбыта: Данная система обладает профессиональными инструментами анализа продаж. Все данные о клиенте на одном экране: история взаимоотношений, архив заказов, суммарные продажи и текущая скидка, воронка продаж. Доступна Интеграция с сервисами e-mail и SMS-рассылок. Доступны существующие роли системы, а также есть возможность создавать свои роли. В системе предусмотрены выгрузки отчетности в различных форматах, но отсутствует сегментация клиентов.

Процесс доставки: Контроль взаиморасчетов с курьерскими и почтовыми службами. А также, что немаловажно, система предоставляет шаблоны печатных форм: собственный дизайн, возможность добавить логотип, отсканированные печать и подпись, длинное описание товара и любую дополнительную информацию.

Процесс производства: Система имеет отдельный модуль склада, который позволяет учитывать складские остатки, а также брак, осуществлять фильтрацию по этим категориям и выгрузки в различные типы файлов. Важной особенностью данной системы является мощный функционал учета каталога товаров, который может хранить в себе информацию о макетах.

Процесс взаимодействия с поставщиками: Система имеет целый модуль работы с закупками: Удобный справочник поставщиков, фильтрация по параметрам, пользовательские поля. Доступна систематизация счетов фактуры, а также учет договоров с поставщиками. Комментарии: Данная система обладает практическими всеми функциями необходимыми компании ArtSport, имеет интуитивно понятный интерфейс и простоту в установке и настройке. Аренда системы варьируется от 500 до 2999 рублей в месяц в зависимости от функционала и количества пользователей

Битрикс24

Процесс работы с клиентами: Система позволяет работать со списками клиентов, создавать новые заказы (даже указывать товары к заказам), имеет удобные инструменты для коммуникаций с клиентами (Виртуальная АТС), а также функции фильтрации списков и осуществления поиска. Недостатком является отсутствие гибкости базы данных, новые поля создавать невозможно.

Процесс маркетинга и сбыта: Данная система так же обладает мощными инструментами анализа продаж и маркетингового исследования целевой аудитории: воронка продаж, сегментация клиентов, различные фильтры и отчетность (возможность экспорта в Excel). Профессиональная работа с email рассылками с различными шаблонами и статистикой. В «Битрикс24» можно распределить права доступа в рабочие группы, к документам, к контактам в CRM -- практически к любому элементу в системе.

Процесс доставки: Функционал системы не позволяет создавать документы, используя поля из базы данных клиентов.

Процесс производства: Данная система, как и AmoCRM не предназначена для производственного учета, отсутствуют функции хранения информации о складе или браке. Важно отметить, что система предусматривает создание каталога товара, но карточка каждого товара является статичной, добавление макета товара в системе не является возможным.

Процесс взаимодействия с поставщиками: В системе предусмотрена работа с поставщиками на уровне создания списка, фильтрации. В системе пользователи могут хранить оплаченные счета, но нет возможности учитывать реестр договоров с поставщиками.

Комментарии: Данная система является отличным решением для компании в сфере услуг, но не для компании производственной деятельности. Большое внимание уделяется работе в команде, рабочих группах, внедрена даже небольшая социальная сеть. Цена аренды варьируется от 990 до 10990 рублей в месяц.

После анализа всех облачных систем была построена итоговая таблица баллов (Таблица 8), представленная в Приложении 1. Система MoySklad набрала практически максимальный балл 0,97. Если требование полностью перекрывается системой, то напротив него, соответственно, выставляется значение “1”, иначе “0”.

2.2.2 Стационарные системы

1С:CRM СТАНДАРТ

Процесс работы с клиентами: Система обеспечивает сбор всех данных о клиентах в единую базу компании, инструменты анализа данной базы (фильтры, поиск), но гибкость функционал не предусматривает.

Процесс маркетинга и сбыта: Система позволяет производить выделение сегментов клиентов, имеет возможность формировать рассылки электронных писем. Обладает функционалом управления этапами продажи на основе единых шаблонов проведения продажи клиенту, созданием типовых шаблонов по продаже уникальных товаров для компании, механизмом оперативного управления и анализа цикла продаж - «воронка продаж». Защита информации достигается путем разграничения прав доступа к информации для пользователей на уровне объектов (управление доступом на просмотр/редактирование справочников, документов и отчетов). Но система не предусматривает выгрузку отчетов в Excel файлы и email рассылку. Процесс доставки: Система не предусматривает возможность создания пользовательских отчетов с помощью конструктора.

Процесс производства: система не предназначена для производственного учета, отсутствуют функции хранения информации о складе или браке, функция ведения каталога товаров также отсутствует, что усложняет работу с макетами.

Процесс взаимодействия с поставщиками: Функционал позволяет вести базу данных поставщиков с указанием необходимой информации, а также систематизировать учетов счетов, но ведение реестра договоров, в рамках возможностей данной системы, не предусмотрено.

Комментарии: Система обладает типовым функционалом CRM системы без учета производственной деятельность. Цена решения 30 200 рублей.

АСУП Julivi

Процесс работы с клиентами: Система абсолютно не подготовлена для работы со списком клиентов, отсутствует какой-либо заменитель данной функции.

Процесс маркетинга и сбыта: Инструментов для анализа продаж, составления отчетов товарооборота данная система также не имеет. Решение имеет разграничение по ролям с настройкой прав доступа, но функционала по e-mail рассылкам система не предусматривает.

Процесс доставки: Как уже упоминалось, система не предназначена для работы с документами и отчетами, поэтому функционал конструктора не предусмотрен.

Процесс производства: Стоит отметить, что данная система является профессиональным инструментом для работы с производственной деятельностью. Она обладает функционалом по учету ткани, фурнитуры, материалов, готовой продукции. Система способная рассчитывать куски на ткани с целью ее экономии, а также хранить галерею товаров. Доступна сортировка моделей по ассортименту, заказчику, особенностям обработки в швейном производстве. Процесс взаимодействия с поставщиками: Система не предназначена для работы с поставщиками, отсутствуют возможности ведения баз данных с контактами, а также не предусмотрены функции по систематизации счетов оплаты.

Комментарии: Данная система является профессиональным инструментом для конструирования одежды и управления швейным производством, но абсолютно не подходит для остальных четырех процессов, требующих автоматизации. Что, к сожалению, делает ее неинтересной для компании, описанной в данной работе. Тем более стоимость лицензии продукта Julivi составляет более 2 тысяч евро.

1С: Управление торговлей 8.2

Процесс работы с клиентами: Система позволяет хранить полную контактную информацию по клиентам, совершать манипуляции со списком (фильтрация, поиск), Добавление новых полей для регистрации клиентов также присутствует.

Процесс маркетинга и сбыта: Конфигурация предоставляет удобные инструменты для контроля над текущим состоянием торговой деятельности - оборотами, прибылью, различные другие KPI, что обеспечивает оперативность принятия необходимых решений. Предоставляемая система отчетов является мощным и гибким средством для анализа всех аспектов торговой деятельности. Пользователь способен самостоятельно задавать уровень детализации, параметры выборки клиентов в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, то есть полностью поддерживается функция сегментации. Функционал системы способен делать выгрузки отчетов в Excel по разным параметрам, но отсутствует работа с рассылками по почте.

Процесс доставки: Система позволяет создавать пользовательские документы.

Процесс производства: Система обладает инструментами для фиксации каталога товаров. Функционал включает подсистему управления запасами, который позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, менеджеров по снабжению. Реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии. Осуществляется полный производственный учет, в том числе учет брака на предприятии.

Процесс взаимодействия с поставщиками: Система позволяет хранить базу данных поставщиков, работать с ней - хранить цену, сравнивать ее, учитывать реестр договоров, а также, что немаловажно, регистрировать все необходимые счета оплаты.

Комментарии: Система позволяет комплексно решать задачи оперативного, управленческого учета, анализа и планирования, обладает функциями CRM системы и системы учета на предприятии, что обеспечивает эффективное управление компанией без использования дополнительных решений. Цена лицензии 17 400 рублей.

Microsoft Dynamics CRM

Процесс работы с клиентами: Система обеспечивает полноценную работу со списками клиентов, позволяет создавать новые заказы, а также имеет функции фильтрации списков и осуществления поиска. Преимуществом является гибкость системы работы со списками заказов.

Процесс маркетинга и сбыта: Система позволяет строить воронки продаж в любых интерпретациях, происходит загрузка данных сайта для анализа. Реализована возможность построения отчетов продаж, а также прогноза продаж на основании раннего опыта. Функционал, как продукт Microsoft, обеспечивает выгрузку отчетности в формате Excel, а также предусмотрена гибкая система учета ролей системы с настройкой прав доступа и работа с email рассылками.

Процесс доставки: Система предусматривает возможность работы с конструкторами документов, поэтому работники склада смогут создать шаблон для служб доставки.

Процесс производства: Данная система абсолютно не предусматривает работы со складом и производством, поэтому отсутствуют функции учета остатков, брака и товаров.

Процесс взаимодействия с поставщиками: В системе отсутствуют инструменты для учета списка поставщиков, а также систематизации счетов.

Комментарии: Система обладаем типичным функционалом CRM системы без каких-либо функций производственного учета, поэтому при выборе данного решения на предприятии, которое было описано в работе, необходимо будет подобрать дополнительную ИС. Цена лицензии варьируется от 60 до 80 тыс.рублей.

Результатом анализа стационарных систем стала итоговая таблица 9, представленная в Приложении 2. Система 1С: Управление торговлей 8.2 соответствует 95% требований, что является отличным результатом для исследования.

2.3 Описание экономик стационарных и облачных систем

Результатом предыдущей части работы стали информационные системы стационарного и облачного типа, которые соответствовали наибольшему проценту требований, 95% и 97% соответственно.

Как уже было отмечено ранее, владельцы малого бизнеса зачастую не имеют достаточного количества средств на разработку информационной системы, полностью удовлетворяющей их требованиям, поэтому используются готовые решения. Но разные производители ПО, находятся в разных ценовых категориях, следовательно необходимо найти эту грань между соответствием требованиям и экономикой.

Для начала необходимо понять, из чего складывается полная цена при использовании стационарных и облачных систем. То есть будут учитываться все факторы, которые так или иначе влияют на цену решения, а не только стоимость приобретения лицензии. Принято считать, что срок окупаемости информационной системы составля...