Информационные технологии в менеджменте и управлении

От специалистов организации-заказчика зависит, в каком вице будет выдаваться результат по каждой задаче: как набор информации рекомендательного характера, как описание возможных альтернатив решения задачи либо, в случае принятия того или иного решения, как сценарий возможных ситуаций. Например, в экспертных системах вырабатываются решения без непосредственного участия пользователя-менеджера. По сути дела такие системы аккумулируют в виде базы знаний, управленческий опыт многих профессионалов-менеджеров. Недостатками таких систем можно назвать их сложность и дороговизну.

Формулирование потребительских свойств ИС -- одна из обязанностей заказчика. Рассмотрим важнейшие из них.

Функциональная полнота. -- свойство, обозначающее наиболее полный состав списка задач, поддающихся решению с помощью компьютерной технологии. Таким образом, это понятие выражает „степень и уровень автоматизации управленческих процессов на данном предприятии с использованием ИС. Однако достичь сто процентной функциональной полноты ИС управленческой деятельности, как правило, не представляется возможным, хотя с развитием методов и моделей СППР с каждым годом совершенствуется методология контроллинга, направленная на улучшение функционального компонента. Дело в том, что рыночные условия будут порождать новые ситуации, которые трудно предусмотреть заранее, на этапе проектирования системы. Однако применение математически моделей, учитывающих наличие в системе неполноты информации, позволяет преодолеть данное препятствие. Сегодня разработано достаточное количество экономико-математических методов, которые способны привнести в ИС адаптационные свойства, обеспечивающие гибкое ее реагирование на изменение рыночной ситуации.

Своевременность характеризует временные свойства ИС и ИТ и имеет количественное выражение в виде суммарного времени задержки информации, необходимой пользователю в текущий момент времени в реальных условиях для принятия решений. Чем меньше величина временной задержки поступления информации, тем лучше ИС отвечает данному требованию. Для автоматизированной системы управленческой деятельности этот показатель может сыграть определяющую роль при оценке приемлемости ИТ для конкретной организации, так «так подавляющая часть тактических решений, например, в торговом деле, финансовых ситуациях должна приниматься в режима реального времени.

Обилий показатель надежности ИС концентрирует в себе ряд важных характеристик: частоту возникновения сбоев в техническом обеспечении; степень адекватности математических моделей; верификационную чистоту программ; относительный уровень достоверности информации; интегрированный показатель надежности эргономического обеспечения ИС.

Адаптационные свойства системы отражают ее способность приспосабливаться к изменениям окружающего внешнего фона и внутренней управленческой и производственной среды организации. Важной количественной характеристикой является время адаптации ИС, т.е. период, необходимый для восстановления приемлемого уровня адаптивности компьютерных моделей. В течение такого периода степень доверия к результатной информации, а точнее, к «советам» компьютера, резко падает. Важная задача заказчика -- сформулировать на этапе проектирования границы допущения отклонений в значениях управляющих и выходных параметров, имеющих принципиальное значение для функционирования всей системы. Время адаптации также должно быть заранее оговорено. Затраты на обеспечение адекватности должны, во-первых, поддаваться расчетной оценке, а во-вторых, не слишком влиять на эффективность работы ИТ управления

Организацией. Кроме математической, параметрической и программной адаптивности ИС должна обладать свойством технической и организационной адаптивности, позволяющим оперативно и без больших затрат модернизировать эксплуатируемую версию системы для работы на новом оборудовании или в новых рыночных условиях. Та- кой уровень адаптации достигается путем обеспечения:

* инвариантности к составу и архитектуре технических средств, Забору функций и решаемых функциональных задач, типу организации управленческой деятельности;

* независимости от периода прогнозирования и планирования;

* возможности наращивания ИС за счет включения новых программных модулей или совершенствования действующих;

* экспертных свойств и максимальной вариабельности решений этапе проектирования.

Экономическая эффективность определяется в нескольких аспектах: как соотношение между затратами и получаемым результатом в отношении степени достижения поставленной перед ИС управления opганизацией цели и как результат сравнения экономических показателей, деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной ИТ.

Отсюда следует, что роль пользователя на стадии ввода в действие ИТ управления еще значительнее, чем на предыдущих ступенях ее создания. Ответственность заказчика возрастает, ибо он заинтересован во всесторонней проверке работоспособности системы, учитывая необходимость дальнейшей самостоятельной эксплуатации всех 'воров обеспечения ИТ и ИС в целом. Кроме того, на нем лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее достоверность. Особенно это касается специалистов, работающих с условно-постоянной, нормативно-справочной информацией. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функционирования системы. Таким образом, контрольная функция заказчика в период проведения приемосдаточных испытаний ИС и ИТ приобретает доминирующий характер. Итогом ввода в действие ИС и ИТ является формирование пакета организационно-распорядительной документации.

Итак, активное и непосредственное участие пользователя ИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы является обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейшего функционирования.

Методика постановок управленческих задач

Декомпозиция ИС на отдельные относительно обособленные с точки зрения практических приложений части позволяет осуществить модульный принцип построения ИТ. При этом единичный структурно-функциональный элемент ИС рассматривается как задача. Такой подход обеспечивает разработчику возможность распараллелить отдельные работы в ходе написания, отладки и внедрения некоторых программных модулей, входящих в ИТ. Главная проблема здесь -- учесть все возможные взаимосвязи между задачи. ми и построить на их основе полную и непротиворечивую информационную модель управленческой деятельности организации.

В общем виде постановка задачи состоит из четырех принципиально важных компонентов:

1) организационно-экономической схемы и ее описания;

2) свода применяемых математических моделей;

3) описания вычислительных алгоритмов;

4) концепции построения информационной модели системы.

Постановка каждой отдельной задачи документально оформляется в виде соответствующего определенного раздела технорабочего проекта и занимает значительную часть общего времени оригинального, т.е. ориентированного на конкретные условия и нестандартные решения проектирования ИТ. Так, разработка организационно-экономической схемы предполагает конкретизацию основных характеристик задачи: формулировки стратегической цели и обоснования критериев оптимизации; содержания отдельных этапов выполняемых практиками работ для решения данной проблемы и места осуществляющих эти работы подразделений; технологии документооборота; направления трудозатрат; структуры управления и назначения каждого управленческого звена; вычисления ресурсных и временных ограничений по видам ит.п. Для построения таких схем необходимо воспользоваться информацией, предоставляемой исполнителем работ, включаемой в ТЭО и в техническое задание, разработать методики расчета показателей, основываясь на результатах получения сведений и изучения методики выполнения процедур и решения задач управления.

Математическая модель и разрабатываемые на ее основе алгоритмы удовлетворять трем требованиям: определенности (однозначности), вариантности по отношению к различным альтернативным ситуациям в задаче и результативности (возможности ее решения за конечное :число шагов). Результатом алгоритмизации является логически построенная и отлаженная блок-схема. Наконец, разработка информационной концепции предполагает определение: реквизитов входных и выходных форм, их расположения и взаимосвязи, носителей исходных и результатных данных, состава нормативно-справочной информации, способов информационного взаимодействия разных задач, сроков и периодичности представления и получения данных, а также построение графа взаимосвязи показателей, имеющих отношение к данной задаче. Создается , информационная модель конкретной предметной области. Единичный фрагмент этой модели отражает один выходной и несколько входных показателей, исчисляемых на основе расчетных формул. Несмотря на преимущественную ориентацию на решение задач автоматизации управленческой деятельности на уровне отдельной организации, разработчику всегда нужно помнить об универсализации проектных решений в данной области, что обусловливается требованиями экономической реальности. Сегодня происходят процессы укрупнения и объединения зачастую различных по природе организационно-экономических объектов. Поэтому технология совершенствования управленческих решений за счет автоматизации сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи данных должна подчиняться определенным правилам и стандартным схемам. Особенно важно соблюдать единство подхода управленческих задач на техническом и математико-алгоритмическом уровнях. Применение кибернетических , принципов обеспечивает в таком случае единство и совместимость систем обработки информации на разных уровнях управления и в различных звеньях технологической цепочки. Основой для проектирования ИС и ИТ в управлении должен быть системный подход, позволяющий охватывать большинство проблем автоматизации этой сферы деятельности на этапе постановок задач и выбора экономико- математических методов, моделей их решения.

Постановка задачи начинается на предпроектной, а завершается-- на стадии технического проектирования, причем в этой работе главная роль принадлежит специалисту -- пользователю системы. Главные обязанности постановщика -- заложить основы для проектирования математического и информационного обеспечения, разработки : идеологии технического и программного обеспечения, создания концепции организационного и эргономического обеспечения ИС и ИТ. Таким образом, принципы функционирования будущей автоматизированной системы, структуры модульных связей и состав подсистем определяются уже на данном этапе.

Постановка задачи требует от пользователя не только профессиональных знаний предметной области, для которой выполняется постановка, но и владения основами компьютерных информационный технологий. Последствия ошибок пользователя на этапе постановки задачи будут тяжелее в сотни и даже тысячи раз (в зависимости от масштаба системы), если их обнаружат на конечных фазах создание. или использования прикладного программного продукта. Объясняется: это тем, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией, необходимой для исправления содержательных ошибок.

Создание программного продукта может вестись и самим пользователем, причем в отноваении простоты построения программы это можно считать более предпочтительным вариантом. Но с позиции профессиональных программистов такие программы могут содержать больше число погрешностей, поскольку они менее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и многим другим традиционным критериям.

Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельности (сбыт, производство, снабжение, финансы), уровни управления (стратегический, тактический, оперативный), контур управления (планирование, оперативное управление, учет и контроль, анализ). Такое направление является на сегодня ведущим в сфере компьютеризации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно дополняется разработкой: оригинальных прикладных программ, однако в любом случае постановка задач требуется.

Постановка и дальнейшая компьютерная реализация задач требуют усвоения основных понятий, касающихся теоретических основ информационных технологий. К ним относятся:

* свойства, особенности и структура экономической информации;

* условно-постоянная информация, ее роль и назначение;

* носители информации, макет машинного носителя;

* средства формализованного описания информации;

* алгоритм, его свойства и формы представления;

* назначение и способы контроля входной и результатной информации;

* состав и назначение устройств компьютера;

* состав программных средств, назначение операционных систем, пакетов прикладных программ (ППП), интегрированных пакетов программ типа АРМ менеджера, АРМ руководителя, АРМ финансиста, АРМ бухгалтера и т.п.

При описании постановок задач указываются их объемные характеристики. Они отражают объемы входной и выходной информации (количество документов, строк, знаков, обрабатываемых в единицу времени), временные особенности поступления, обработки и выдачи информации. Важной является выверка точности и полноты названий всех информационных единиц и их совокупностей.

В условиях автоматизированной обработки кроме первичных для , восприятия наименований реквизитов в документах (наименования граф, строк) используются нетрадиционные формы представления информации. Четкость наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и амонимов в на званиях реквизитов и экономических показателей обеспечивают более, высокое качество результатов обработки. Полное название показателя з сложных формах может складываться из названий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому пользователь должен помнить о необходимости включения в описания соответствующих сведений, имеющих место, как правило, в заголовочной части документа (наименование или код организации, дата выписки документа и т.д.).

Для каждого вида входной и выходной информации дается описание всех ее элементов, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор, максимальная разрядность.

Наименование реквизитов должно соответствовать помещенным : в документе. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов, так как в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.

Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита; он может строиться по мнемоническому принципу, использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращенное обозначение полного наименования реквизита. Идентификатор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы (общее их количество обычно регламентировано).

Разрядность реквизита необходима для расчета объема занимаемой памяти. Она указывается количеством символов (алфавитных, цифровых, алфавитно-цифровых значений реквизитов).

Постановка задачи выполняется в соответствии с планом. Приведем пример одного из возможных его вариантов.

План постановки задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи:

* наименование задачи;

* место решения;

* цель решения;

* назначение (для каких объектов, подразделений, пользовать лей предназначена);

* периодичность решения и требования к срокам решения;

* источники и способы получения данных;

* потребители результатной информации и способы ее отправки;

* информационная связь с другими задачами.

2.Описание исходной (входной) информации:

* перечень исходной информации;

* формы представления (документ) по каждой позиции перечня;

* примеры заполнения документов;

* количество формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);

* описание структурных единиц информации (каждого элементы данных, реквизита);

* точное и полное наименование каждого реквизита документа, идентификатор, максимальная разрядность в знаках;

* способы контроля исходных данных;

* контроль разрядности реквизита;

* контроль интервала значений реквизита;

* контроль соответствия списку значений;

* балансовый или расчетный метод контроля количественные значений реквизитов;

* метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.

3.Описание результатной (выходной) информации:

* перечень результатной информации;

* формы представления (печатная сводка, видеограмма, машинный носитель и его макет и т.д.);

* периодичность и сроки представления;

* количество формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);

* перечень пользователей результатной информации (подразделение и персонал);

* перечень регламентной и запросной информация;

* описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита) по аналогии с исходными данными;

* способы контроля результатной информации;

* контроль разрядности;

* контроль интервала значений реквизита;

* контроль соответствия списку значений;

* балансовый или расчетный метод контроля отдельных показателей;

* метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.

4. Описание алгоритма решения задачи (последовательности действий и логики решения задачи):

* описание способов формирования результатной информации с указанием последовательности выполнения логических и арифметических действий;

* описание связей между частями, операциями, формулами алгоритма;

* требования к порядку расположения (сортировке) ключевых (главных) признаков в выходных документах, видеограммах, например по возрастанию значений табельных номеров.

Алгоритм должен учитывать общие и все частные случаи решения задачи. При составлении алгоритма следует использовать условные обозначения (идентификаторы) реквизитов, присвоенные элементам исходной и результатной информации. Допускается описание алгоритма в виде текста. Необходимо предусмотреть контроль вычислений на отдельных этапах, операциях выполнения алгоритма. При этом указываются контрольные соотношения, которые позволяют выявить ошибки.

5. Описание используемой условно-постоянной информации:

* перечень условно-постоянной информации (классификаторов, справочников, таблиц, списков с указанием их полных наименований);

* формы представления;

* описание структурных единиц информации (по аналогии с исходными записями);

* способы взаимодействия с переменной информацией.

Наиболее важные вопросы, в решении которых также может принимать участие квалифицированный пользователь, связаны с выбором конкретного инструментария, позволяющего построить и реализовать информационные связи в системе. В состав инструментария входят методы накопления и обработки данных, структура и способы размещения массивов на машинных носителях, состав и макеты реквизитов документов и показателей, классификация и группировка показателей, их состав, размещение в базе данных, разновидности применяемых первичных документов и формы машинограмм, статистические и прогнозные методы решения задач и т.п. Вторая группа вопросов касается организации человеко-машинного интерфейса. Традиционно выделяются два способа интенсивного взаимодействия. Первый предполагает реализацию запросно-ответного режима с выполнением пользователем активной функции. Второй отдает инициативу вычислительной системе. Выбор зависит от конкретного сценария диалога и потребностей специалиста, эксплуатирующего систему.

Способ решения этих вопросов предопределяет виды компонентов программной реализация ИТ: операционной системы, СУБД, набора специальных подпрограмм. Логика разработки программного обеспечения функциональных подсистем целиком обусловлена логикой постановки задач. Первоначальные алгоритмы их решения оформляются как задания на программирование уже на этапе технического проектирования. Затем программисты на основании этих разработок строят блок-схемы, кодируют их в виде программ с учетом всех логических переходов и расчетных формул, обеспечивают контроль достоверно данных на входе и выходе, отлаживают каждый программный моду подпрограммы и программы в целом, пишут инструкции по эксплуатации и сопровождению проблемных, т.е. ориентированных на решение конкретной практической задачи, программ. В итоге получается готовый для внедрения рабочий проект. Здесь так подробно описав вариант «ручного» выполнения этапа проектной работы, чтобы наглядно представить значимость постановки экономической задачи; выполняемой пользователем системы.

Если в ходе проектирования ИТ управленческой деятельности используются в основном стандартные, хорошо отлаженные пакеты прикладных программ, то стадии технического и рабочего проектирования, как правило, совмещаются, а процесс создания ИТ сводится в основном к настройке параметров и генерации готовых пакетов. Таки технология проектирования значительно сокращает сроки изготовления программно-технологических продуктов, облегчает и экономит время на освоение их пользователями.

Информационная технология -- основной элемент информационной системы управления в экономическом объекте, каким является любая организация (предприятие, фирма, корпорация и т.д.).

Объектом проектирования при создании ИТ и ИС является управленческий процесс, функционирующий в организации, причем, как его содержательная, функциональная часть, так и технология реализации управленческих процедур.

В процессе проектирования ведется создание и разработка важнейших составляющих ИС -- информационной технологии, технологии решения функциональных задач и системы поддержки принятия решений.

Для повышения результативности экономической деятельности организации в рыночных условиях проектирование ИС совмещается с инжинирингом, реинжинирингом управленческих процессов, проектированием бизнес-процессов, что позволяет организовать на базе ИТ контроллинг управленческих процедур во времени, включая СППР.

Совместимость (прежде всего информационная, техническая, программная) различных экономических объектов (организаций) достигается созданием ИТ и ИС на единых методических принципах.

Наибольшее распространение при создании ИТ получили типовое проектирование и автоматизация проектировочных работ.

Пользователь -- руководитель, менеджер, специалист конкретной экономической службы -- принимает активное участие в работе„связанной с переходом на новую ИТ.

Каждый специалист на своем рабочем месте должен внести вклад в создание ИС и ИТ своими знаниями специфики и методики выполняемых им функций и решаемых задач.

Постановка экономической задачи для ее перевода на новую технологию выполняется по разработанной методике, владеть которой должен каждый менеджер, специалист-экономист.

1.3 Информационное обеспечение ИТ и ИС управления организацией

* Характеристика управленческой информации.

* Организация информационного обеспечения менеджмента и его состав.

* Особенности системы показателей менеджмента.

* Источники информации для принятия управленческих решений.

* Системы классификации и кодирования, используемые при обработке управленческой информации.

* Унифицированная система документации УСД и ее особенности для выполнения функций управления.

* Содержание банка данных и базы данных, используемых в системе управления.

* Модели данных -- сетевая, иерархическая, реляционная.

* Методика создания баз знаний и их применение в различных областях

Понятие информационного обеспечения, его структура

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых -- логический -- позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синоним понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизит-основания -- количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания -- количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым изводится группировка. Ими могут быть коды подразделений, дикции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Фор- -- это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания -- арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель -- логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн.

Показатель является минимальной по составу информационной ; совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показа имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует формационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду), ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выдел сложную структуру информации как информационную подсистему формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизит основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений -- данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

* источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

* способу фиксации: устная и документированная;

* способу выражения: цифровая и алфавитная;

* характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая

* направлению движения: входящая и исходящая;

* стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

* функциям управления;

* принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;

* времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационная система с позиции менеджмента представляет ему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, ржанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных и массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и из, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации обеспечения специальной подсистемы -- информационного свечения.

Информационное обеспечение (ИО) -- важнейший элемент ИС и -- предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации -- вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине е и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач,) выдачи спевок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО ИТ -- повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности своевременности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО -- обеспечивать такую организацию представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

* Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

* Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных под тем на основе однозначного формализованного описания их вход выходов на уровне показателей и документов.

* Предусматривать эффективную организацию хранения и иска данных, позволяющую формировать данные в рабочие масс под регламентированные задачи и функционировать в режиме формационно-справочного обслуживания.

* В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, пользуемых для решения экономических задач и передачи дан Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО -- система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Внемашинное информационное обеспечение

Система показателей

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей менеджмента предназначена для отражения ых функций управления, связанных с прогнозированием, плаванием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, организация, подразделение.

На уровне корпорации, концерна осуществляется стратегический менеджмент, обеспечивающий стратегию конкурентного предприятия разработку долгосрочных планов. С этой целью используются, например, системы показателей рынка ценных бумаг, биржевого дела. Фирмы, входящие в корпорацию, осуществляют свою деловую стратегию. Ее задача -- обеспечить долгосрочное конкурентное уродство. Для этого нужны показатели о выпускаемых товарах, изучение показателей конкурентных компаний, рынка.

Для осуществления функции планирования каждому уровню управления присуща своя система показателей. Так, например, на не предприятия используются показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений, ввода в действие основных фондов, объемов поставок и Внутрифирменная информация в основном решает задачи opгaнизации технологического процесса и носит производственный характер. Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета: оперативного, финансового (бухгалтерского) и статистического, каждый из которых выполняет свои специфические функции и имеет определенный состав взаимосвязанных показателей. Так, данные оперативного учета содержат различные показатели в первичных учетных документах (о выработке, поступлении материалов, отгрузке продукции и др.). Данные финансового учета отражаются системой показателей, предусмотренных планом счетов бухгалтерского учета и утвержденной сеансовой отчетности. Система статистических показателей, сформированная на основании данных бухгалтерского учета, содержится единых формах статистической отчетности. Показатели бухгалтерской и статистической отчетности отражают состояние предприятия, мы на определенную дату (месяц, квартал, год). Основная цель отчетности -- предоставление заинтересованным сторонам информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности, прибыльности (убыточности), перспективе развития. Баланс является одним из важнейших отчетных документов и отражает ие финансовых средств у предприятия на определенную дату. Показатели баланса делятся на две части: актив и пассив. В активе показатели группируются по составу и размещению финансовых средств предприятия, в пассиве -- по источникам их формирования.

Функция анализа осуществляется в процессе исследования и изучения системы управления на базе данных отчетности. Анализ хозяйственной деятельности играет важную роль в системе управления предприятием (фирмой) и тесно связан со всеми функциями управления. Анализ призван определить экономическую эффективность производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период а также направления дальнейшего развития. Выделяют системы аналитических показателей внешнего и внутреннего анализа. Показатели внешнего анализа дают сведения об имущественном состоя фирмы, его финансовой устойчивости и платежеспособности, пользовании капитала и рентабельности, изменении финансового состояния за отчетный период, о распределении прибыли, информацию о связях предприятия с денежными рынками, банками, поставщиками и потребителями, взаимоотношениях с акционерами, кредиторами, налоговыми ведомствами. Внутренний анализ содержит показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы, показатели эффективности деятельности фирмы (прибыль, оборачиваем капитала, анализ структуры капитала, показатели ликвидности, конкурентоспособность, анализ издержек обращения и др.).

Финансовый контроль охватывает все стороны деятельности фи (предприятия) и осуществляется на основании сравнения планов фактических показателей, выявления отклонений по трудовым ресурсам, продукции, производству. Контроль выполняется различи структурными подразделениями: планово-финансовым управлением бухгалтерией, экономистами подразделений. Автоматизированная обработка экономических задач значительно усиливает функции контроля.

Регулирование охватывает все сферы деятельности фирмы и заключается в принятии решений по ликвидации отклонений, в ленных на стадии контроля.

Принятие управленческих решений -- это выбор альтернатив осуществляемый руководителем в рамках его должностных полно чий и компетенции, направленной на достижение конкретных цел Управленческие решения могут оформляться документом (при распоряжение, письмо) или носить устную форму. Принятие управленческих решений происходит на основе обработки различной и формации о положении дел на предприятии, состоянии внутренней и внешней среды. Используются показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров и услуг, кадров др. В ходе обработки показатели анализируются, сравниваются реальные значения с запланированными.

При принятии решения руководитель пользуется критерия выбора, в качестве которых служат различные показатели. Напри и приобретении нового оборудования учитываются его цена и производительность. Система показателей, связанная с управлением производством, занимает значительное место в менеджменте. Например, для управления технологической подготовкой производства используются различные показателей, связанные с нормами расхода материалов, нормами времени и расценками на деталь (соединения), трудоемкостью на изготавливаемую продукцию, применяемости деталей и т. д. Для оперативного управления основным и вспомогательным производством разрабатывается система показателей бизнес-плана, например планируемое количество выпускаемых изделий, трудоемкость программ, плановая ость работающих, потребное количество оборудования, расчет плановой себестоимости выпускаемой продукции и т. д.

Функция управления качеством продукции осуществляется за счет использования показателей стандартов качества на выпускаемую продукцию и ее конкурентоспособности, показателей материального стимулирования за высококачественную продукцию.

Функция управления трудовыми ресурсами выполняется на основании показателей учета и анализа численности состава и использования кадров, выполнения норм выработки, использования рабочего времени, текучести кадров и др.

Широкое использование имеют общесистемные массивы нормативно-справочной информации (словарь профессий, специально- разрядов и т. д.). Особое место в системе показателей, осуществляющих функции управления, занимает маркетинговая служба предприятия, деятельность которой направлена на максимальное приспособление производства продукции к требованиям рынка, запросам потребителей и выполнение установленных показателей прибыли. Разработка программы маркетинга по продукту составляет ядро маркетинговой деятельности. Целью этой программы является разработка на основе полученной информации системы оптимальных технико-экономических показателей продукции, определение их рентабельности и проверки многовариантных расчетов эффективности ее производства и сбыта для принятия управленческих решений и планирования производства.

Главными показателями программы маркетинга являются: объем выпуска продукции (новой и усовершенствованной) в натуральном и стоимостном выражении, выбор потребителя, сопоставление издержек производства, цены, прибыли по каждому продукту, финансовые затраты и оценка рентабельности производства.

Приведенный состав показателей, относящихся к различным фикциям управления, является основной частью информационного печения автоматизированных рабочих мест пользователей, которые организованы на различных уровнях управления и входят в локальную вычислительную сеть предприятия.

Предусматривается организация автоматизированных рабочих мест в планово-экономических службах предприятия, в бухгалтера подразделении, осуществляющем техническую подготовку производства, на складах, в маркетинговых службах, в производственных п разделениях, торговых залах, а также в подразделениях предприятия осуществляющих закупку материалов и продажу готовой продукции.

В особую группу можно отнести показатели, связанные с рас том эффективности менеджмента организации, где используются обобщающие показатели, характеризующие конечный результат боты предприятия: объем производства, прибыль, рентабельность частные показатели использования отдельных видов ресурсов: тру основных фондов, инвестиций. Все показатели экономической эффективности делятся на количественные (экономия трудоемкости стоимости) и качественные, отражающие достижения социален эффективности (повышение научно-технического уровня, интеграция производственных процессов, повышение квалификации).

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения визитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономичен информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор -- это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знак или группой знаков по определенным правилам, установлена системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодирования заносимые в нее объекты. Используется самая простая система к дарования -- порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, матери но-ответственном у лицу присваивается мнемокод «МОЛ».

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называл кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных ; функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

* Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

* Отраслевые, единые для конкретной отрасли.

* Региональные, единые для данной территории,

* Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы об1цегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции -- ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Большинство классификаторов имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.

Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей на предприятии. Как правило, эти коды проставляются в сводных отчетах, а также в некоторых первичных документах, например в счете-фактуре, платежных документах.

ОК отраслей (ОКОНИ) используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу.

ОК предприятий и организаций (ОКПО) -- регистрационный номер предприятия, присваиваемый органами госстатистики, код восьмизначный;

КОПФ -- код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия к различным формам собственности;

ОКЕИ -- код единицы измерения; например, составляемый в тыс. рублей баланс предприятия имеет код «0372»;

ОКУП -- код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001»;

Идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН)-- десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый -- номер государственной налоговой инспекции, остальные -- номер налогоплательщика и контрольный разряд;

Код лицевого счета организации заполняется в платежных документах, предоставляемых в банк; код построен в соответствии с указаниями Центробанка РФ и международными требованиями; имеет сложное построение: включает от 20 до 28 знаков и 11 выделенных признаков.

Локальные коды, как уже отмечалось, составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления. При этом должно соблюдаться неукоснительное правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для учета численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате; коды материалов -- при заготовлении материалов в отделе снабжения; при учете их движения -- на складе.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, Детали, соединения, полуфабрикаты; операции технологического процесса; основные средства, специальности и др.

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи. Рассмотрим порядок составления локальных классификаторов.

Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:

1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию.

2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудования, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.

...