Применение информационных технологий в управлении инвестиционным развитием хозяйствующего субъекта в сфере торговли

Размещено на http://www.allbest.ru/

Применение информационных технологий в управлении инвестиционным развитием хозяйствующего субъекта в сфере торговли



Содержание

Введение

1. Информационные технологии в деятельности хозяйствующего субъекта

1.1 Общая характеристика информационных систем управления предприятием

1.2 Особенности управления предприятием и выбор информационной системы

1.3 Характеристика существующих информационных систем управления торговым предприятием

2. Использование информационных технологий в инвестиционном развитии ИП Гришаева

2.1 Общая характеристика деятельности организации

2.2 Экономические показатели деятельности ИП Гришаева

2.3 Порядок разработки инвестиционной стратегии

2.4 Разработка и реализация инвестиционного проекта развития ИП Гришаева

Заключение

Список использованных источников



Введение

Актуальность выбранной темы исследования в выпускной квалификационной работе определяется тем, что в нынешней экономической ситуации хозяйствующие субъекты практически всех форм собственности в различных сферах и отраслях деятельности сталкиваются с проблемами, которые тормозят их инвестиционное развитие.

Информационные технологии, безусловно, способствуют экономическому росту и снижению операционных затрат любого предприятия. Особенно применение тех или иных информационных систем актуально для предприятий сферы торговли. Ведь в развитой рыночной системе, которая характеризуется высоким уровнем конкуренции, маржинальность розничной торговли достаточно низкая. Следовательно, снижение операционных издержек, которому способствует внедрение в деятельность торгового предприятия информационных технологий - однозначно способствует повышению эффективности их деятельности.

Исходя из всего сказанного выше, можно сделать вывод о том, что тема исследования в данной выпускной квалификационной работе представляет достаточно большую важность и актуальность.

Тема инвестиционного развития предприятия, равно как и тема использования информационных технологий в деятельности тех или иных субъектов хозяйствования, в том числе и в сфере торговли - весьма широко изучена и освещена в научной и учебной литературе, а также к статьях различных периодических изданий по заданной проблематики.

Целью исследования в данной выпускной квалификационной работе является применение информационных технологий в управлении инвестиционным развитием хозяйствующего субъекта в сфере торговли.

Для достижения цели, которая поставлена в данной выпускной квалификационной работе, необходимо решить следующие задачи:

- дать общую характеристику информационных систем управления предприятием;

- рассмотреть особенности управления предприятием и выбор информационной системы;

- охарактеризовать существующие информационные системы управления торговым предприятием;

- дать общую характеристику деятельности организации ИП Гришаева;

- проанализировать экономические показатели деятельности ИП Гришаева; информационный технология инвестиционный

- провести рассмотрение порядка разработки инвестиционной стратегии;

- осуществить разработка и реализация инвестиционного проекта развития ИП Гришаева.

Объектом исследования в выпускной квалификационной работе является ИП Гришаева.

Предметом исследования выступает инвестиционная деятельность предприятия с использованием информационных технологий.

К методом решения задач, которые поставлены в данной выпускной квалификационной работе можно отнести сбор и анализ информации, формирование выводов и умозаключений на основании собранных данных, метод дедукции, метод и индукции и др.

По структуре выпускная квалификационная работа состоит из введения, первой главы, которая является теоретической, второй главы где осуществляется непосредственно анализ предприятия, которое представляет собой объект исследования. Первая и вторая главы разделяются на подпункты, рассмотрение которые позволяет решить поставленные в выпускной квалификационной работе задачи. Заключения, в котором приводятся основные выводы, которые касаются результатов выпускной квалификационной работы, списка использованных источников, где в алфавитном порядке перечисляются источники, которые были использованы для написания выпускной квалификационной работы. 

1. Информационные технологии в деятельности хозяйствующего субъекта

1.1 Общая характеристика информационных систем управления предприятием

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат. Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий.

При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, «виртуальных организаций» без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.:, Изд. центр «Академия», 2012.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей. Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента. Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

- каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

- что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ;

- чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

- в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

- какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

· высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

· специалисты, занимающиеся поиском системных решений

для оптимизации специальных функциональных задач;

· менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

· менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

· поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

· собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса. Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.:, Изд. центр «Академия», 2012.

Ориентированность на максимальную близость к клиенту создала необходимость для организация совершить переход к децентрализованным и горизонтальным структурам. Процесс приятий управленческих решений при условии существования в организации децентрализованной системы способствовал повышению потребности в информационном обеспечении процессов товарного производства и оказания услуг. Сложилась необходимость предоставления третьей стороне более подробного информационного обеспечения. Исходя из сложившихся условий, становится объективной необходимость обеспечения безупречного функционирования информационного обеспечения.

Применение информационных технологий несет в себе целью снижение неблагоприятного влияния организационной сложности предприятия. В прошлом, достижение подобной задачи обеспечивалось тем, что на компьютеры возлагалась необходимость осуществлять сложные вычисления и обрабатывать большие объемы документации. В сегодняшней ситуации уделяется внимание тому, чтобы совершенствование постоянно усложняющихся горизонтальных и вертикальных моделей взаимосвязи происходило с использованием новых технологий коммуникации.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема «информационных перегрузок» требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации. Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных «виртуальных предприятий» относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний. Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы «Интернет». Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

Интеграция децентрализованных систем

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти. Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

Будущие зависимости

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

Психологический фактор

Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Языковые уровни

Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое. Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в «языках» и «культурах» возникают проблемы кооперации и коммуникации.

Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере управления ИТ необходимы новые правила игры.

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере

Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия. Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

· невысокая требовательность к выделяемым ресурсам.

Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.

· подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

- бухгалтерский учет;

- управление производством;

- материально-техническое снабжение и сбыт;

- планирование;

- производство.

Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы. Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введение в

строй подобной системы:

- может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;

- внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;

- необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса. С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

1.2 Особенности управления предприятием и выбор информационной системы

В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является одним из важнейших факторов функционирования предприятий. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных связей. Большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных методов современной информационной технологии управления, изменение организационных форм и структуры предприятия, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

При рыночной организации хозяйствования, информационные технологии представляют собой основу деятельности по управлению организацией. Успешность ведения предпринимательской и коммерческой деятельно организации находится в прямой зависимости от развития центров справочной информации с коммуникационными связями для электронного обмена данными, создания банков данных рынка услуг и товаров, служб, связанных с управлением занятостью и трудом, систем, обеспечивающих информатизацию розничной и оптовой торговли, а также с развитием биржевых, банковских и муниципальных информационных систем. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х.- мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - 8-е изд. - М.: ИНФРА - М, 2013. - 662 с.

Современную информационную технологию управления организацией можно рассматривать в качестве процесса, который включает в себя четко регламентированные правила, которые касаются выполнения тех или иных действий над информационными потоками, которые имеют место быть системе информации экономического объекта. Целью всех этих процессов является выбор управленческого решения, которое является оптимальным исходя из основной функции любого хозяйствующего субъекта, которая заключается выпуске продукции и оказании услуг, обеспечивающих приемлемые для предприятия экономические результаты.

Центральное место среди управления с этой точки зрения занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те предприятия и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать её и на основе этого принять оптимальное решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления предприятием следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно чётко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление предприятием будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции - предметов народного потребления или средств производства.

Информационная система управления для промышленного предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:

· управление бизнес процессами;

· управление проектно-конструкторскими разработками;

· управление технологическим процессом производства. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х.- мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - 8-е изд. - М.: ИНФРА - М, 2013. - 662 с.

Единство информационной системы управления предприятием состоит в том, что данные, полученные или введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).

Мировой опыт применения информационных технологий говорит что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей: «Становым хребтом» единой информационной системы управления предприятием является система управления бизнес процессами предприятия - система класса ERP (Enterprise Resources Planning - Планирование ресурсов предприятия). Необходимым элементом являются системы автоматизации проектно конструкторской деятельности и технологической подготовки производства (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), обеспечивающие снижение времени производственного цикла и повышения качества продукции. Третий элемент - системы управления технологическим процессом производства. Связующее программное обеспечение обеспечивает взаимодействие всех ранее описанных решений в рамках единой информационно - аналитической системы управления предприятием.

Система управления бизнес процессами промышленного предприятия

Классические системы ERP обеспечивают управление следующими задачами:

· Управление финансами.

· Планирование и управление производством.

· Управление размещением и распределением запасов.

· Управление реализацией и маркетингом.

· Управление снабжением.

· Управление проектами.

· Управление сервисным обслуживанием.

· Управление процедурами обеспечения качества продукции.

· Современная автоматизированная система управления

должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.

· В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство.

· Система должна управлять производственным процессом и

непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю.

· Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.

· На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.

· В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идёт о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функциональных задач, на основе которых принимается оптимальное управленческое решение.

Посредством решения задач управления происходит реализация управленческих функций. Функции и задачи управления связаны с функционированием информационной технологии управления предприятием, деятельностью персонала и отражают принятую организационную структуру предприятия. В соответствии с этим предприятие подразделяется на блоки - структурные подразделения, каждое из которых выполняет возложенные на него функции на основании делегированных ему полномочий и ресурсов фирмы.

Решение функциональных задач предприятия в каждом подразделении, реализация важнейших управленческих функций базируются на информационно-технологической основе. Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы предприятия, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д. Внедрение новых методов управления предприятием возможно только после решения ряда организационных вопросов:

Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в предприятие и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри предприятия, так и для обеспечения его внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.

Основные внутренние потоки существуют между иерархическими подразделениями предприятия и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.

Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:

Руководство:

- просмотр информации в базах данных;

- выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

Службы и подразделения:

- просмотр и редактирование информации в базах данных;

- составление отчётов;

- подготовка служебных записок;

- подготовка исходящей корреспонденции.

Секретариат:

- регистрация входящей корреспонденции;

- регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

- ввод документов в базы данных;

- сдача документов в архив.

Администратор базы данных:

- регистрация пользователей информационной системы;

- установка прав доступа к отдельным базам данных;

- сдача документов в архив. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 368 с.

Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнёрах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.

Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых предприятием в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчёты с персоналом по оплате их труда.

Система учёта труда и заработной платы занимает одно из важных мест во всей системе управления предприятия. Она направлена на решение следующих задач:

- ведение архива карточек сотрудников;

- расчёт заработной платы сотрудников предприятия;

- ведение архива постоянных сведений по заработной плате работников;

_ разноски зарплатных выплат по статьям затрат;

_ формирование документов для налоговых органов и т.д.

Сводные сведения по начислению заработной платы необходимо формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволяет оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определённом объёме оборота фирмы.

• Бухгалтерский учёт. Для эффективного управления предприятием и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени. В аналитических и синтетических разрезах:

_ учёт банковских операций;

_ учёт кассовых операции и расчётов с подотчётными лицами;

_ учёт основных средств;

_ учёт движения материальных ценностей и складской учёт;

_ сводный бухгалтерский учёт и типовая отчётность и т.д.

Автоматизированный бухгалтерский учёт позволяет оперативно выявлять убыточные участки предприятия, вовремя ликвидировать «узкие места», предоставлять материал для решения аналитических задач предприятия.

• Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходима система, решающая следующие задачи:

_ учёт поступления товаров;

_ отпуск товаров;

_ учёт движения тары;

_ инвентаризация, учёт;

_ ведение карточек складского учёта;

_ составление складского отчёта и т.д.

• Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств предприятия. Объём прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объёма реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:

_ учёт заявок покупателей;

_ ведение карточек клиентов;

_ создание исходящих договоров и спецификаций к ним;

_ проведение анализа договоров, отгрузки товара и полученных оплат;

_ контроль ожидаемой отгрузки, наличие товара на складе;

_ выдача рекомендаций по планированию закупок;

_ формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;

_ формирование различных отчётных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности и т.д.

• Управление финансами. Поскольку движение денежных средств предприятия является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчёт о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние предприятия. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности предприятия, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.

Для решения управленческих задач предприятия, его эффективного функционирования необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:

1. Интегрировать данные в единую систему документооборота предприятия, что даёт возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы предприятия.

2. Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого, финансового и оперативного учёта, планировать и учитывать затраты в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.

3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.

4. Проектировать сложные формы выходных документов, составлять отчёты в любой заявленной форме.

5. Технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса её на новую аппаратную платформу из-за неизбежного старения оборудования.

6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации и т.д.) при случайных и некорректных действиях пользователя.

7. В информационной технологии должна быть обеспечена защита информационной базы данных от несанкционированного доступа.

8. Основное программное обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.

9. Основное программное обеспечение должно иметь возможность изменять по требованию пользователей генерируемые формы отчётов и порядок заполнения исходных форм.

10. Информационная технология управления предприятием должна иметь возможность наращивания и модернизации кА программной, так и аппаратной частей.

11. Технология должна обеспечивать надёжный и удобный обмен данными с подразделениями и филиалами предприятия и т.д. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 368 с.

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать-то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать что она равна нулю. То что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы-то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей. При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро.

История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента. Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать? Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

1.3 Характеристика существующих информационных систем управления торговым предприятием

Информационные технологии стали сегодня важнейшим инструментом успешного торгового предприятия. При эффективном использовании такие системы позволяют компаниям получать на рынке значительные конкурентные преимущества. Информационные технологии в торговле: учеб. пособие /Н.А.Коробов, А.Ю.Комлев. -- М.: Издательский центр «Академия», 2012. -- 176 с.

Динамичное развитие торговли приводит к усилению конкуренции между торговыми предприятиями. Это в свою очередь вынуждает предприятия повышать эффективность своей деятельности, что в немалой степени зависит от возможностей используемых программных продуктов по оперативной обработке больших объемов информации. Рост требований торговых предприятий стимулирует появление новых специализированных программных продуктов с расширенными возможностями.

С другой стороны, разработчики программного обеспечения регулярно предлагают торговым предприятиям все более совершенные продукты, обеспечивая эффективность управления многими бизнес-процессами в розничной торговле.

Сегодня торговые предприятия используют различные специализированные информационные решения, такие как 1С, SAP Retail, Axapta Retail, Navision и др.

Приведенные информационные продукты призваны:

упрощать и совершенствовать систему контроля оперативной деятельности компании (финансы и затраты, запасы и склад, закупки и продажи, дебиторская задолженность и ценовая политика),

управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками,

контролировать процесс продаж.

К принципиальным особенностям информационных технологий, разработанных специально для торговли, следует отнести необходимость работы с большим и достаточно быстро обновляемым перечнем товаров, а так же ориентированность на каждого конкретного клиента.

По прогнозам аналитиков в ближайшее десятилетие отрасль розничной торговли ждут глобальные изменения. Большая часть покупок, как и прежде, будет происходить в реальных магазинах, но схема их работы серьезно изменится.

Все эти системы относятся к классу MRPII/ERP и являются лидерами на международном и, в частности, российском рынке.

На сегодняшний день компания SAP лидирует среди независимых производителей бизнес-приложений и занимает 36% этого рынка ПО. В России инсталлировано более 100 SAP систем, на локализацию систем R2 и R3 компания затратила более 6 млн. немецких марок. Информационные технологии в торговле: учеб. пособие /Н.А.Коробов, А.Ю.Комлев. -- М.: Издательский центр «Академия», 2012. -- 176 с.

Основные модули:

финансовая бухгалтерия

контроллинг

управление материальными потоками

техническое обслуживание и ремонт оборудования

продажа, отгрузка, фактурирование

система проектов

управление, планирование и контроль основных средств

управление персоналом.

Базовая система R3 предоставляет набор функциональных возможностей для решения организационно-экономических задач, включая гибкое производство, планирование производственных мощностей и техническое обслуживание предприятия, систему сбыта, прием и исполнение заказов в условиях существования различных валют, языков, прочих особенностей, планирование и осуществление транспортных операций.

Oracle Applications от Oracle представляет собой набор из более чем 35 интегрированных приложений, в которые входят:

- приложения для управления финансами;

- приложения для управления материальными потоками;

приложения для управления производством;

- приложения для управления проектами;

- приложения для управления персоналом;

- приложения для управления маркетингом;

Данные программные модули для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

Базовая система BAAN IV создана для комплексной поддержки системы управления предприятием. Все подсистемы конфигурируются под конкретные процедуры и задачи управления. Самое главное в системе - ее гибкость и функциональное наполнение.

Состав базовой системы BAAN IV.

- программные инструментальные средства;

- производство;

- сбыт, снабжение, склады;

- сервис;

- финансы;

- транспорт;

- проект;

- организатор;

Несомненным плюсом системы является то, что она легко может быть адаптирована к любому пользовательскому интерфейсу. Доступ к базе данных системы возможен из любых прикладных программ.

Программно обеспечение BAAN может применяться в широком диапазоне предприятий - от средних до самых крупных.

Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:

управление и бухгалтерский учет;

финансовый менеджмент;

управление персоналом;

логистика;

маркетинг и продажи;

управление производством;

делопроизводство и документооборот.

Система состоит из отдельных, полностью самостоятельных и в то же время интегрированных продуктов. Это позволяет создавать систему предприятия поэтапно, начиная с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна в настоящий момент.

БОСС-КОРПОРАЦИЯ - полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и персонал).

Эту систему отличает легкость настройки и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета.

Microsoft Navision - комплексное решение, предназначенное для автоматизации всех видов хозяйственной деятельности небольших и средних предприятий с любой отраслевой и бизнес-спецификой. Система позволяет быстро и качественно повысить эффективность и управляемость компании. Она идеально подходит тем руководителям, которые хотят как можно скорее избавиться от лишней нагрузки, чтобы сфокусироваться на ведении бизнеса и получить о нем цельное представление.

Microsoft Navision позволяет оперативно получать и использовать информацию о деятельности предприятия, отслеживая любые критические параметры бизнеса в условиях быстро меняющейся деловой среды. Это комплексное решение, которое автоматизирует все сферы деятельности предприятия, формируя новые конкурентные преимущества и надежную платформу для дальнейшего роста компании.

Microsoft Navision - простое решение сложных проблем:

Легкость изучения и использования.

Привычный интерфейс пользователя.

Интеграция с Microsoft Outlook.

Удобные средства администрирования системы.

Гибкие средства для финансового планирования и учета затрат, мощный управленческий инструментарий.

Мониторинг всех критических показателей на любом уровне оргструктуры компании.

Microsoft Navision охватывает все аспекты деятельности предприятия, от финансового и бухгалтерского учета до средств управления производством и отношениями с клиентами. Для того чтобы начать работу с Microsoft Navision, достаточно знакомства с принципами работы в Word или Excel.

Сложные процессы реализованы простым и доступным для понимания образом. В компании, внедрившей Microsoft Navision, все сотрудники будут иметь дело с единым источником информации. Притом, что у каждого из них есть свой круг обязанностей и область профессиональных интересов, это позволяет избежать многократного дублирования действий и рутинной работы.

SAP for Retail предлагает розничной компании весь необходимый функционал для автоматизации бизнеса, наивысшую надежность и масштабируемость. Решение характеризуется единой архитектурой, адаптированной под требования высокой производительности, давно и успешно адаптировано к специфике российского рынка, полностью локализовано, не имеет зависимости от баз данных и операционных систем и включает полноценный набор модулей, необходимых для ведения бизнеса.

Результатом внедрения SAP for Retail является:

Повышение эффективности управления компанией

Увеличение инвестиционной привлекательности

Снижение себестоимости

Повышение капитализации за счет формирования прозрачной финансовой отчетности

Целостное и объективное видение бизнеса за счет качественной отчетности

Обеспечение контроля за выделением и использованием средств целевого финансирования

Возможность управления полной стоимостью деятельности холдинга (стоимостью всех функций на предприятии) через места возникновения затрат, статьи затрат и т.д. Кафиатулова Э.М. Растущая роль использования информационных технологий в розничной торговле/Кафиатулова Э.М.//Альманах современной науки и образования. 2013. № 9. С. 153-155.

В заключение первой главы выпускной квалификационной работы, можно сделать следующие выводы.

Ориентированность на максимальную близость к клиенту создала необходимость для организация совершить переход к децентрализованным и горизонтальным структурам. Процесс приятий управленческих решений при условии существования в организации децентрализованной системы способствовал повышению потребности в информационном обеспечении процессов товарного производства и оказания услуг. Сложилась необходимость предоставления третьей стороне более подробного информационного обеспечения. Исходя из сложившихся условий, становится объективной необходимость обеспечения безупречного функционирования информационного обеспечения.

Применение информационных технологий несет в себе целью снижение неблагоприятного влияния организационной сложности предприятия. В прошлом, достижение подобной задачи обеспечивалось тем, что на компьютеры возлагалась необходимость осуществлять сложные вычисления и обрабатывать большие объемы документации. В сегодняшней ситуации уделяется внимание тому, чтобы совершенствование постоянно усложняющихся горизонтальных и вертикальных моделей взаимосвязи происходило с использованием новых технологий коммуникации.

При рыночной организации хозяйствования, информационные технологии представляют собой основу деятельности по управлению организацией. Успешность ведения предпринимательской и коммерческой деятельно организации находится в прямой зависимости от развития центров справочной информации с коммуникационными связями для электронного обмена данными, создания банков данных рынка услуг и товаров, служб, связанных с управлением занятостью и трудом, систем, обеспечивающих информатизацию розничной и оптовой торговли, а также с развитием биржевых, банковских и муниципальных информационных систем.

Современную информационную технологию управления организацией можно рассматривать в качестве процесса, который включает в себя четко регламентированные правила, которые касаются выполнения тех или иных действий над информационными потоками, которые имеют место быть системе информации экономического объекта. Целью всех этих процессов является выбор управленческого решения, которое является оптимальным исходя из основной функции любого хозяйствующего субъекта, которая заключается выпуске продукции и оказании услуг, обеспечивающих приемлемые для предприятия экономические результаты.

...