Автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета

Особенно интересен опыт Научной библиотеки Томского государственного университета по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы VIRTUA, так как Научная библиотека ТГУ является методическим центром для 53 вузовских библиотек Западной Сибири, а также возглавляет Российскую группу пользователей программных продуктов VTLS корпорации Innovative Interfaces.

Цель данной работы - анализ опыта автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета.

Данная цель определила постановку следующих задач бакалаврской работы:

Рассмотреть историю автоматизации библиотек;

Выявить основные принципы выбора автоматизированных библиотечно-информационных систем;

Выявить функции и возможности автоматизированной библиотечно-информационной системы VIRTUA;

Рассмотреть историю внедрения автоматизированной библиотечно-информационной системы VTLS-VIRTUA в Научной библиотеке Томского государственного университета.

Таким образом, объектом бакалаврской работы является автоматизированная библиотечно-информационная система как программный комплекс.

Предметом бакалаврской работы выступает процесс внедрения АБИС VIRTUA в Научной библиотеке Томского государственного университета.

работе были использованы такие методы исследования как исторический, аналитический, библиографический.

Основным источником для бакалаврской работы послужил информационно-технологический бюллетень «Диалог» выпускавшийся в Научной библиотеки с 1997 по 2005 года.

Новизнабакалаврской работы заключается в том, что на данный момент не существует комплексных исследований процесса автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета.

Практическая значимость бакалаврской работы заключается в возможности использования результатов исследования для дальнейшего изучения автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета и обмена опытом в данной сфере.

Цель и задачи обуславливают структуру бакалаврской работы. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений.

Введение раскрывает актуальность выбранной темы работы, объект, предмет, цель задачи и методы исследования, новизну и практическую значимость, определяет степень научной изученности.

первой главе да?тся определение понятию «автоматизация», называются основные цели автоматизации, описано развитие формата MARC, перечислены основные характеристики, по которым осуществляется выбор АБИС, приведены 7 принципов автоматизации библиотечных процессов, рассмотрены некоторые автоматизированные библиотечно-информационные системы.

Вторая глава посвящена автоматизированной библиотечно-информационной системе VIRTUA и е? внедрению в работу Научной библиотеки Томского государственного университета. Дана краткая историческая справка развития VIRTUA, подробно описаны возможности и технические особенности данной системы. Также показан опыт внедрения АБИС VIRTUA в некоторых вузовских библиотек России. Внедрению АБИС VIRTUA в Научной библиотеке ТГУ посвящ?н отдельный параграф, в н?м раскрывается суть проекта TEMPUSTACIS, в рамках которого и началась автоматизация Научной библиотеки, дана история процесса внедрения АБИС VIRTUA в хронологическом порядке.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

ГЛАВА 1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ

1.1 Проблемы выбора и внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем

Автоматизация - это использование программно-технических, экономико-математических средств, методов и систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения рутинных операций в процессах сбора информации, е? переработки и обмена14.

Цель автоматизации заключается в повышении производительности и эффективности труда, улучшении качества информационной продукции и услуг.

Сокращение рутинных ручных процессов, повышение скорости обработки, преобразования и точности данных, освобождение времени работников для решения творческих задач, увеличение возможностей организации и использования информационных ресурсов - эти преимущества автоматизации относятся к любой деятельности людей, связанной с информацией15.

Также целями автоматизации библиотечно-библиографических процессов в библиотеке можно назвать:

· сокращение трудозатрат на выполнение технологических операций, связанных с комплектованием и использованием фондов и баз данных, справочно-информационным обслуживанием пользователей системы;

· увеличение числа оказываемых услуг;

· повышение удобства работы пользователей, персонала библиотеки;

· расширение возможностей библиотечного и библиографического обслуживания16.

Интенсивная автоматизация библиотечной деятельности началась во время научно-технической революции в середине XX века, которая в разы увеличила документный и информационный поток. В первую очередь изменение процесса сбора и комплектования информации коснулось крупных научных библиотек, поскольку читатели-специалисты нуждались в полном информировании о документах. Было принято решение обмениваться библиографическими описаниями документов, создавать сводные каталоги, а для обмена в электронном виде - разработать машиночитаемый коммуникативный формат.

Формат - совокупность правил записи и представления данных. Формат нужен для стандартизации библиографического описания в машиночитаемой форме и свободного обмена записями. То есть, разметка библиографической записи так, чтобы е? понимала компьютерная программа, - также, как библиотекарь по знакам предписанной пунктуации (разделительным знакам) отличает область издания от области заглавия или издания.

В 1961 году в Библиотеке Конгресса США рабочая группа изучила возможности автоматизации отдельных библиотечно-библиографических процессов. В результате, исследователи сделали вывод, что представление библиографической информации в машиночитаемой форме может стать решением многих проблем. К апрелю 1966 года был разработан формат MARC, а в ноябре того же года стал осуществляться проект по еженедельному распространению библиографической информации в машиночитаемой форме на магнитных лентах среди 16 участников проекта17.

MARC расшифровывается как MAchine-Readable Catalogue or Cataloging (машиночитаемый каталог или каталогизация). Формат MARC обеспечивает удобный способ обмена и хранения библиографических данных. Также его можно применять в различных автоматизированных системах и для всех видов библиотечных документов.

1968 году в результате сотрудничества США и Великобритании был создан общий коммуникативный формат MARC II. С начала 1970-х и до конца 1990-х годов в мире появилось более 50 форматов, похожих на MARC. В некоторых государствах были разработаны свои национальные коммуникативные форматы. Возникла проблема - из-за различия правил каталогизации в разных странах многие форматы не совпадали друг с другом, и это существенно затрудняло обмен данными между государствами.

К разработке международного универсального коммуникативного формата UNIMARC приступила рабочая группа Международной Федерации библиотечных ассоциаций (IFLA). Разработка закончилась в 1977 году, проблема несовместимости между различными форматами была решена.

По заказу Министерства культуры Российской Федерации и Российской библиотечной ассоциации в 1998 году Российской национальной библиотекой на основе UNIMARC был создан собственный формат - RUSMARC18.

Семейство MARC-форматов постоянно развивается. Происходят изменения формата, связанные с появлением новых видов документов, новых носителей информации, усовершенствованием автоматизации библиотечных процессов, способов кодировки данных и обмена информацией, развитием телекоммуникационной инфраструктуры и так далее.

С появлением первых отечественных вычислительных машин «Мир» в России возник термин «автоматизированное рабочее место» (АРМ). В первой половине 70-х годов за рубежом появился термин «workstation», смысл которого во многом совпадает с понятием АРМ. Затем, в 80-е годы рабочие места библиотечных работников, оборудованных ЭВМ, стали называть АРМ библиотекаря. Чаще они назывались по функциям, выполняемым работниками библиотек, например, АРМ комплектования, АРМ обработки и т. п. В настоящее время под АРМ понимают комплекс программно-технических компьютерных средств и оргтехники, предназначенный для решения типовых задач управления, хранения, сбора и обработки информации19.

В начале 1990-х годов в Интернете стал появляться доступ к электронным ресурсам библиотек. Важную роль играли электронные каталоги. Теперь информацию о книге, о е? наличии в библиотеке можно получить не выходя из дома.

Сегодня электронные каталоги библиотек перестали быть чем-то необычным, каждая библиотека имеет свой электронный каталог, вопрос в том, насколько полно в н?м отражается фонд, и есть ли полнотекстовый доступ к документу или возможность электронной доставки этого документа.

Для создания полноценных, построенных по всем правилам электронных каталогов использованием MARC-форматов, необходимы автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС). АБИС - это основа автоматизации библиотеки. Без автоматизированной библиотечно-информационной системы невозможно полноценно раскрыть фонд библиотеки, осуществить поиск информации и все виды библиографического обслуживания, создать полнотекстовые коллекции и производить книговыдачу.

Необходимо отметить, что в библиотечной среде поныне имеет место так называемый «психологический барьер», возникающий у ряда, в большей степени не молодых, работников библиотек как защитная реакция индивида на любые попытки изменить налаженную в течение длительного периода его жизни и работы последовательность действий выполнения процедур и т.п. Конечно проблема неоднозначна и многогранна. Одной из главных причин е? возникновения и конфронтации библиотечных работников с читателями в процессе обслуживания является низкая способность некоторой категории библиотекарей к компьютерному обучению. Однако в большинстве случаев руководство библиотеки и соответствующих подразделений достаточно успешно справляется с этой задачей, особенно, если им удается использовать соответствующие знания в области педагогики и психологии общения. От руководителя зависит организация нормальных рабочих взаимоотношений, на которые может влиять внедрение в библиотеке автоматизированных систем и технологий20.

Выбор автоматизированной библиотечно-информационной системы всегда был непростым вопросом. Иногда очень трудно определить, какая АБИС подойд?т той или иной библиотеке. Здесь нельзя руководствоваться только первыми впечатлениями о какой-либо АБИС, нужно досконально изучить все е? функциональные возможности.

Если говорить о выборе любого программного обеспечения, можно выделить следующие характеристики:

· коммуникативные свойства;

· соответствие функциональным задачам объекта автоматизации;

· адаптивность;

· эксплуатационные характеристики и стоимость;

· доброжелательность и привлекательность;

· характеристика разработчика.

для автоматизированных библиотечно-информационных систем критерии выбора будут следующими:

· поддержка библиографических баз данных ядром системы;

· технические и программные ограничения функционирования системы;

· средства манипуляции данными (коррекции данных), поддержка основных форматов передачи библиографических данных;

· полнота заложенных технологических операций в систему;

· простота настройки и администрирования системы;

· защита данных от повреждения, преднамеренного уничтожения;

· дружественный интерфейс.

В 1998 году при выборе отечественной АБИС Я.Л. Шрайберг рекомендовал учитывать моменты, «которые обязаны обеспечивать системы автоматизации:

поддержка баз данных с учетом развития и постоянного увеличения числа записей;

поддержка нескольких кодировок кириллицы и автоматической перекодировки;

обеспечение работы с полными текстами и графическими изображениями;

наличие средств разработки и поддержки собственного Web-сервера;

наличие средств создания и поддержки лингвистических и словарно-тезаурусных систем;

наличие комплекта документации и инструкций;

обеспечение обучения на регулярной основе;

регулярное обновление, поставка новых версий и техническое сопровождение на приемлемых условиях;

наличие «горячей линии» для консультаций и справок»21. Безусловно, все эти требования актуальны и в наше время.

Рассмотри поподробнее каждую характеристику программного обеспечения.

Коммуникативные свойства.

Коммуникативные свойства АБИС обеспечиваются следующими признаками:

· программная совместимость с другими нужными системами и используемыми ими средствами приема и передачи данных;

· совместимость средств технического обеспечения;

· совместимость форматов данных, поддерживаемых программным обеспечением взаимодействующих систем и программного обеспечения АБИС;

· совместимость поддерживаемых ПО лингвистических средств. Наиболее полное и простое выполнение указанных требований достигается путем выбора такого же программного обеспечения, как у наиболее перспективных партнеров по информационному взаимодействию22.

2. Соответствие АБИС функциональным задачам объекта автоматизации.

Все функциональные, пользовательские и информационные задачи библиотеки, определяющие основные требования к АБИС и е? программному обеспечению, условно можно отнести либо к группе «сервисных» (ориентированных непосредственно на обслуживание читателей и других внешних пользователей системы), либо к «служебным» или внутрисистемным, являющимся средствами поддержки реализации «сервисных» задач.

Ведущее значение сервисных задач при выборе средств ПО системы связано с тем, что они определяют:

видовой, тематический и количественный состав документов и данных, необходимых для удовлетворения запросов пользователей (в том числе читателей);

необходимые виды обработки, переработки, хранения, поиска, сортировки и формы выдачи документов и данных пользователям, а также связанные с ними количественные показатели;

состав сведений о пользователях, необходимый для поддержания эффективности работы библиотеки или информационной службы, способы сбора и обработки этих данных, их актуализации, переработки, сортировки и выдачи;

требования к программно-технологическому комплексу системы в части обеспечения оперативности получения и выполнения заказов (запросов) на литературу, другую информационную продукцию и услуги;

с требования к средствам обеспечения защиты документов и данных от несанкционированного доступа и разрушения;

с необходимый состав и содержание других служебных задач, связанных с комплектованием фондов, обработкой и хранением документов и данных, управлением библиотекой или информационной службой и т.п., а также требования к условиям их реализации23.

3. Адаптивность.

Под «адаптивностью» понимается способность системы и средств, поддерживающих е? работу видоизменяться или перенастраиваться в соответствии с изменением условий эксплуатации.

Данное свойство средств программного обеспечения заключается в двух аспектах: Можно ли сразу настроить то или иное программное обеспечение на лингвистическое обеспечение, внутренний и коммуникативный форматы, необходимые конкретной библиотеке для выполнения е? основных функциональных задач.

Может ли данное программное обеспечение расширять или изменять исходный состав задач, который оно выполняет.

Каждая библиотека и информационная служба в силу специфики условий своей работы и решаемых функциональных задач не только может, но и, как правило, реализует в своей практике средства в ч?м-то отличающиеся от принятых в других, даже самых близких по характеру деятельности организаций.

Технические прогресс не стоит на месте, и, рано или поздно, возникнет необходимость вносить изменения в программное обеспечение. Эти изменения могут быть как достаточно серь?зными (например, связанными с решением принципиально новых для библиотеки задач, изменением организационной структуры системы, внедрением новых технологий и т.п.), так и относительно небольшими (например, связанными с небольшими изменениями технологии работы, видов услуг и др.), но к этому всегда нужно быть готовым24.

Эксплуатационные характеристики и стоимость.

Эксплуатационные характеристики в первую очередь включают в себя надежность, быстродействие.

Надежность программного обеспечения характеризуется двумя основными качествами: устойчивостью его работы и реализованными в н?м средствами защиты самой программы и накопленных в ней данных от разрушения и несанкционированного доступа.

Устойчивость работы программных средств определяется количеством и характером сбоев системы в процессе работы. Это может быть и сбой выполнения последней операции, что не повлеч?т за собой потерю времени, и более серь?зные затраты времени, например, на перезагрузку всей системы. Эту характеристику возможно оценить только в процессе использования программного обеспечения на практике, поэтому стоит обращать внимание на опыт организаций, которые уже используют данную программу.

Защита программной среды и информации от разрушения и несанкционированного доступа осуществляется на программном уровне системой паролей, вводимых для персонала и пользователей с учетом характера их функций в системе и конфиденциальности различных массивов данных25.

Особое внимание следует обратить на быстродействие. Это проявляется при выполнении одних и тех же операции и при использовании однотипных технических средств. Быстродействие важно для повторяющихся или требующих высокой оперативности операции.

При проверке быстродействия необходимо учитывать характеристики производительности аппаратных средств.

При оценки стоимости программного обеспечения должны учитывать затраты на:

· приобретение самой АБИС;

· обучение персонала работе с данной АБИС;

· обновление (в случае модернизации) и/или замену АБИС (в случае ее утраты, порчи и т.п.);

· приобретение необходимых для обеспечения работы системы других программных, а также технических средств;

· эксплуатацию системы, включая расходные материалы.

Итак, приобретая АБИС необходимо оценить целесообразность и возможность конкретных затрат и их альтернативных вариантов26.

Доброжелательность и привлекательность.

«Доброжелательность и привлекательность» системы реализуется в:

· оказании помощи при работе с АБИС;

· обеспечении сокращения числа и объ?ма рутинных операций;

· комфортной и эстетичной форме отображения данных на экране;

· эмоциональное воздействие на пользователей и персонал системы;

· документальную поддержку работы с программным обеспечением. Основными средствами оказания помощи пользователям АБИС являются развитая система «меню», а также текстовых и графических инструкций выполнения различных операций, они могут помещаться в «меню», составлять часть оформления экрана или вызываться при необходимости командой «Help» (помощь) непосредственно в процессе выполнения тех или иных операций. Инструкции должны быть исчерпывающими, максимально понятными, но краткими.

Специальные программные модули, ориентированные на решение наиболее важных или имеющих наибольший пользовательский спрос задач помогут сократить число рутинных операций (например, связанных с математической обработкой данных, их сортировкой и заполнением выходных форм, графическим отображением и т.д.)27.

Для комфортной работы с АБИС должны учитываться нормы эргономики:

· тексты, изображения, поля на экране должны располагаться так, чтобы не затруднять их восприятие;

· шрифты, цвета и прочие элементы выделения основных и вспомогательных элементов желательно привести в единую форму;

· исключение как резких, так и малых контрастов (яркостных и цветовых) текстового и графического материала с фоном.

Включение в сценарий диалога с системой неформализованных реплик, характерных для дружеского человеческого общения, заставок, изображений и т.п. является средством эмоционального воздействия на пользователей.

Взаимодействие персонала и других пользователей с системой начинается с изучения инструкции по работе с АБИС, которые входят в комплект документации, прилагаемой к программному обеспечению. Инструкции занимаю особое место, т.к. они используются не только при начале работы с АБИС, но и после каких-либо изменений или длительного перерыва работы с системой. Инструкции должны содержать достаточно полное описание последовательности и порядка выполнения всех операций и в то же время должны быть по возможности краткими и ясными28.

Характеристика разработчика АБИС.

Выбирая АБИС и заключая договор на ее внедрение необходимо учитывать (а при возможности и оговаривать в соответствующих пунктах соглашения):

условия внедрения системы (включая загрузку, настройку, обучение персонала и сопровождение начального этапа эксплуатации программных средств);

· права организации, внедряющей систему, на авторскую помощь при серьезных сбоях и нарушениях целостности программной среды;

· планы и направления дальнейшего развития разработок системы;

· условия получения или приобретения последующих версий программного продукта, а также связанных с ним или его работой услуг, документов или данных;

· наличие в городе (регионе) библиотек или служб, являющихся владельцами данного программного продукта, имеющих опыт его эксплуатации и могущих оказать помощь29.

Еще в начале 70-х годов известный зарубежный специалист Х.Х. Бернштейн сформулировал 12 принципов организации работ по автоматизации библиотечных процессов. Некоторые из них тривиальны, другие, исходя из специфики отечественного библиотечного дела, оказалось возможным объединить. На основе изучения предложений зарубежных специалистов и практического опыта внедрения компьютерных технологий в российские библиотеки определены 7 принципов автоматизации библиотечных процессов30.

Принцип 1. Решение о создании автоматизированных систем в библиотеке должно быть обосновано с уч?том имеющихся данных библиотечной статистики, необходимых времени, персонала, финансовых ресурсов и т.п., представленных в виде специального задания.