Автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета

VTLS VITAL имеет в своем составе веб-ориентированное средство удаленного пополнения электронного хранилища. Авторы могут самостоятельно загружать свои работы и сохранять их в хранилище. В VTLS VITAL используются настраиваемые процессы, по которым происходит модерирование загруженного материала50.

Ведение статистики и отчетность

Система снабжена удобным веб-ориентированным инструментом ведения статистики и отчетности для контроля и управления деятельностью библиотеки. Есть дополнительный модуль пользовательских отчетов, который предоставляет доступ ко всем данным системы, предназначенным для использования в своей собственной отчетной системе. Статистические данные помогают осуществлять мониторинг учебного процесса, предоставляя возможность отслеживать, насколько активно берется рекомендуемая ими литература и что читает отдельно взятый студент.

Теперь рассмотрим технические особенности АБИС VIRTUA.

В АБИС VIRTUA полностью поддерживаются новые библиотечные стандарты

FRBR и RDA и основной международный стандарт архивного описания ISAD(G). С FRBR библиотекарю или читателю необходимо искать материал в АБИС только один раз, чтобы получить все материалы, даже если эти материалы были каталогизированы на разных языках, в разных редакциях или с разными предметными рубриками. АБИС VIRTUA готова к новым правилам каталогизации RDA, основанными на FRBR-модели.

Универсальность. Система поддерживает стандартные протоколы, обеспечивая удаленный доступ к библиотечному каталогу для всех категорий пользователей.

Поддерживает большое количество сетевых протоколов, в том числе протоколы Z39.50,

SIP2, OAI-PMH, необходимые для корпоративной работы с другими библиотеками и их каталогами. Архитектура системы является открытой и основана на международных стандартах MARC21 и UNIMARC. Полная поддержка новых библиотечных стандартов

FRBR, RDA, ISAD(G).

Система позволяет работать на любом из языков, который поддерживает Unicode.

Есть встроенное средство локализации интерфейса пользователя.

Информативность. Публичный онлайн каталог предоставляет полную информацию о любом издании: наличие в библиотеке, доступность в настоящий момент, причины недоступности (выдано, списано, утеряно, в переплете), место хранения и др.

Система интегрируется с внешними библиотечными электронными каталогами.

Оперативность. Для получения любой информации, в том числе и для транзакций «книга-читатель», требуется минимальное количество времени.

Гибкость. Возможно добавление дополнительных модулей или увеличения количества пользовательских мест. Система может быть интегрирована с другими информационными системами по технологии веб-сервисов. Разработаны механизмы интеграции с популярными системами:

Бухгалтерского и кадрового учета (1С);

Электронного документооборота (Directum, решения на базе MS SharePoint);

Дистанционного обучения (Blackboard);

и ряда других.

Масштабируемость. Система является масштабируемым решением, так как использует СУБД Oracle и может работать как в небольших библиотеках, так и в крупных библиотечных консорциумах51.

АБИС VIRTUA является одной из самых популярных зарубежных автоматизированных библиотечно-информационных систем, используемых в вузовских библиотеках России. В 2008 году была образована Российская группа пользователей программных продуктов VTLS, которую возглавила Научная библиотека Томского государственного университета.

В настоящее время данное программное обеспечение на территории России используется в десяти вузовских библиотеках:

Научной библиотеке Томского государственного университета (с 1997г.)

Научной библиотеке Томского архитектурно-строительного университета (с 2007г.)

Научно-технической библиотеке Кузбасского государственного технического университета (с 2002г.)

Научной библиотеке Новосибирского государственного технического университета (c 2003 г.)

Научной библиотеке Новосибирского государственного университета экономики и управления (с 2003г.)

Библиотеке Новосибирского Юридического института (филиал ТГУ) (с 2008г.)

Научной библиотеке Сибирского государственного индустриального университета (с 2005г.)

Институте научной информации Фундаментальной библиотеки Дальневосточного государственного университета (с 2004г.)

Научной библиотеке Южно-Уральского государственного университета (с 2004г.)

Научной библиотеке Кубанского государственного университета (с 2004г.) Рассмотрим процесс внедрения АБИС VIRTUA в некоторых вузовских библиотеках, например, в Институте научной информации Фундаментальной библиотеки Дальневосточного государственного университета. Здесь АБИС VIRTUA была приобретена в конце декабря 2004 года. Первый доступ в АБИС был получен летом 2005 года, после установки сервера, а осенью началась регистрация читательских билетов в базе данных «Читатели» и сотрудники библиотеки уже приступили к работе в модулях

«Комплектование» и «Каталогизация». Это был первый этап внедрения АБИС, которым занималась технологическая группа в составе: заместителя директора по новым библиотечным технологиям, заведующего лабораторией информационных библиотечных систем, главного библиотекаря отдела комплектования и каталогизации, главного редактора электронного каталога, заведующей информационно-библиографическим отделом, заведующей отделом обслуживания юридической литературой52.

2006 год. Отдел комплектования и каталогизации продолжил освоение двух подсистем VIRTUA: «Управление комплектованием» и «Управление каталогизацией», созданию библиографических записей на документы в международном формате MARC21.

Началась работа по ретроконверсии учебной, научной литературы, в которой приняли участие практически все сотрудники библиотеки. Для читателей был открыт доступ к электронному каталогу библиотеки (OPAC).

2007 год. Библиотека ДВФУ осуществляет полное библиотечное обслуживание студентов, преподавателей и других категорий пользователей с использованием автоматизированной информационно-библиотечной системы. На абонементе учебной литературы и в читальном зале юридической литературы успешно началась электронная выдача литературы для всех студентов, преподавателей и сотрудников53.

В 2008 году состоялся переезд библиотеки в новое здание, что способствовало повышению качества обслуживания. На Единой кафедре автоматизированной книговыдачи, которая включает в себя 3 абонемента: учебный, научный и художественный, началась электронная выдача всех типов литературы.

2009 год. Благодаря реализации возможностей программы АБИС VIRTUA удалось установить контроль над случаями нарушения правил. В электронной анкете читателя в службе регистрации выставляется блокировка в случаях, если он: отчислен, подписал обходной лист, нарушил правила пользования библиотекой. При постановке блока читатель автоматически лишается права пользования библиотекой54.

2010 год и внедрение новой «Услуги по продлению» сроков пользования экземпляров, полученных зарегистрированными читателями через свой электронный формуляр.

В 2011 году вед?тся работа по вводу в эксплуатацию «Электронного запроса», которым читатель сможет воспользоваться в любое время и с любого автоматизированного места, подключ?нного к сети Интернет. С начала текущего года читателям предоставлена возможность саморегистрации через OPAC55.

Внедрение АБИС VIRTUA в Научной библиотеке Кубанского государственного университета также велось с 2004 года в рамках проекта Кубанского государственного университета «Информационная нива современного классического университета», реализуемый в рамках программы Национального фонда подготовки кадров

«Совершенствование управления в вузах». Данный проект предполагает модернизацию библиотечной системы вуза на основе:

? внедрения современных информационных технологий в деятельность научной библиотеки вуза и его филиалов; интеграции АБИС с информационной системой управления вузом, включающей средства создания электронных коллекций и библиотек, доступных пользователям через Web;

координации работ по созданию электронных каталогов с библиотеками филиалов университета и другими библиотеками региона;

развития сервисов разрабатываемого специалистами КубГУ программного комплекса VEDA для обеспечения информационных потребностей основных категорий пользователей - научных сотрудников, преподавателей, аспирантов и студентов56.

Сегодня мы с полным основанием можем сказать, что программа VTLS с ее разнообразными, интегрированными подсистемами, многочисленными сервисными программами и услугами для пользователей в полной мере отвечает потребностям крупной университетской библиотеки и совпадает с представлением читателей о современных возможностях библиотеки, идущей в ногу с техническим и технологическим прогрессом.

2.2 История внедрения автоматизированной библиотечно-информационной системы VIRTUA в Научной библиотеке Томского государственного университета

Научная библиотека Томского государственного университета была открыта одновременно с университетом в 1888 году. Библиотека является методическим центром для 53 вузовских библиотек Западной Сибири. Фонд библиотеки состоит из 3,8 миллиона единиц хранения, в том числе свыше 114 тысяч единиц рукописей и книжных памятников.

Компьютеризация библиотечных процессов в Научной библиотеке Томского государственного университета началась в 1997 году в рамках проекта TEMPUS TACIS T-JEP 10027-95 «Развитие управления Научной библиотекой Томского университета».

TEMPUS (TransEuropeanMobilityProgrammeforUniversityStaff) - это программа транс-европейской мобильности в области университетского образования, которая была утверждена Советом Министров Европейского Союза 7-го мая 1990 года и обеспечивает сотрудничество между высшими учебными заведениями в государствах Европейского союза и государствах-партн?рах. TACIS (Technical Assistancetothe CommonwealthofIndependent States) - программа технической помощи странам Содружества Независимых Государств.

Главной целью проектов Tempus Tacis является создание центров, которые будут распространять положительный опыт своей деятельности в конкретном регионе.

Первый визит европейских специалистов в Научную библиотеку Томского государственного университета состоялся в 1992 году. Было произведено знакомство с работой библиотеки, оценка е? потенциала как одной из крупнейших университетских библиотек России. Реализация проекта Tempus Tacis в Научной библиотеке ТГУ началась в 1994 году. Общими усилиями сотрудников библиотеки и западных коллег был разработан проект по развитию библиотечного менеджмента, единственный в России на тот момент. Целью проекта было поставлено «внедрение современной практики управления Научной библиотекой ТГУ, и подготовка ее специалистов для обучения сотрудников других библиотек по всей Сибири и Дальнему Востоку, обеспечение материалами для поддержания этого обучения»57.

Переход к стратегическому планированию, изменение технического оснащения библиотеки, изменение принципов и методов обслуживания читателей привело к становлению Научной библиотеки Томского государственного университета как современной вузовской библиотеки.

Для следующего шага реализации проекта - обмена накопленным опытом с другими библиотеками - был разработан компакт-проект СР98-20045 «Распространение опыта управления в сибирских библиотеках», который впоследствии стал охватывать не только сибирский регион, но и Дальний Восток. Участниками проекта стали такие города, как Сургут, Барнаул, Кемерово, Омск, Новосибирск, Иркутск, Владивосток. Целью компакт-проекта было изменение принципов управления и внедрение автоматизированных библиотечно-информационных систем в вузовских библиотеках данных городов. Обмен опытом осуществлялся с помощью семинаров и публикаций материалов этих семинаров, консультаций, практических занятий, проведением которых занимались сотрудники Научной библиотеки ТГУ. Также работники библиотек смогли посетить европейские библиотеки городов Утрехта (Нидерланды) и Лунда (Швеция)58.

Цель первого проекта Tempus Tacis была достигнута, Научная библиотека Томского государственного университета смогла передать свой опыт, который стали осваивать другие библиотеки страны. Проекты Tempus Tacis стали разрабатываться в университетских библиотеках Новокузнецка, Сургута, Кемерово, Екатеренбурга и других городов.

Проекты Tempus Tacis повлекли за собой существенные изменения в работе вузовских библиотек сибирского региона. Стало ясно, что прежние методы работы устарели и в силу этого необходимо внедрять новые технологии. Во многих библиотеках стали оформляться стратегические планы развития, были сформулированы миссии библиотек, стали яснее видны задачи, которые необходимо решать.

В рамках проектов, благодаря финансовой поддержке, библиотеки смогли начать внедрение автоматизированных библиотечно-информационных систем, таких как VTLS,

Ирбис, Руслан59. Это позволило библиотекам создавать свои электронные каталоги, внедрить электронную книговыдачу, систему электронных читательских билетов и автоматизированный уч?т фондов.

Информатизация в Научной библиотеке началась в 1993 году, когда было внедрено программное обеспечение «Библиотека 2», а затем и «Библиотека 4». Библиотека начала формирование своей первой информационной базы - электронного каталога новых поступлений книг. Впервые появилась возможность пользоваться Интернетом, доступ к ресурсам которого был осуществлен с открытием Американского информационного центра (1994 г.), первого в сибирском регионе. Техническое оснащение этого центра позволило уже в то время предложить читателям набор информационных услуг, в том числе пользование базами данных (включая полнотекстовые) с возможностью сохранения результатов поиска на электронных носителях, использование электронной почты и др60.

Круг задач, связанных с обработкой и предоставлением информации, непрерывно увеличивался и усложнялся, библиотека искала новые пути развития компьютеризации.

Благодаря проректору по международным связям ТГУ А.Г. Тимошенко, стало возможно сотрудничество с представителями Европейского сообщества. Научная библиотека ТГУ стала участником проекта Tempus Tacis.

К выбору VTLS Научную библиотеку привели изучение характеристик «цена - возможности» зарубежных библиотечных программ, консультации со специалистами и то обстоятельство, что эта программа используется не только в Америке, но и в Европе.

В 1997 году с целью решения задач по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы была создана технологическая группа, в которую вошли Л.И. Волкова - главный технолог библиотеки (ныне заведующая отделом межбиблиотечного взаимодействия и библиотечной технологии), А.В. Болотов - заведующий отделом компьютеризации, В.А. Есипова - старший научный сотрудник отдела редких книг и рукописей, Е.А. Осипова - заведующая отделом обслуживания, Г.Ф.

Половцева - главный библиотекарь научно-библиографического отдела и О.А. автоматизированный библиотечный программный каталогизация

Дубовицкая - главный библиотекарь отдела каталогизации61.

Были определены три основных направления работы на апрель-август 1997 года:

1. Обучение сотрудников библиотеки основам работы на персональном компьютере.

2. Изучение и освоение модулей системы VTLS всеми сотрудниками библиотеки.

3. Организация пилотного проекта по внедрению всех имеющихся модулей.

апреле был представлен пилот-проект по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы. Целью проекта стала адаптация программного обеспечения VTLS к условиям работы Научной библиотеки, изучение функциональных возможностей системы, е? «настройка» в соответствии с требованиями пользователей библиотеки, отработка порядка выполнения библиотечных процессов в соответствии с внедряемой новой технологией, а также выработка практических, методических, технологических рекомендации62.

Осуществление проекта происходило на базе читального зала №5 и подсобного фонда экономической литературы. Данный был выбран не случайно: сравнительно небольшой объ?м подсобного фонда, актуальность тематики литературы, разнообразный контингент читателей - это позволит достаточно полно изучить и адаптировать основные модули системы.

Проект предусматривал проведение работ в три этапа:

Первый этап (июль-август 1997 г.). Подготовка читательских билетов нового образца (пластиковая карта с кодом). Ввод в электронный каталог изданий подсобного фонда зала (4000 экземпляров.).

Второй этап (сентябрь-октябрь 1997 г.). Организация рабочих и читательских мест. Осуществление процесса выдачи-при?ма изданий. Организация работы с изданиями, хранящимися в основном фонде. Снабжение этикетками со штрих-кодом всей вновь поступающей литературы.

Третий этап (ноябрь-декабрь 1997 г.). Отработка возможностей системы «продление сроков возврата книг», «напоминание об истечении срока возврата и наложение штрафов». Адаптация модулей «комплектование» и «инвентаризация». Ввод фонда американского читального зала в электронный каталог63.

В августе 1997 года был представлен проект плана ретроспективной конверсии фонда Научной библиотеки. Предлагалось формировать электронный каталог следующими путями:

Ввод данных об изданиях из подсобных фондов (информация заносится в электронный каталог сотрудниками подразделений, редактирование описания и определение ключевых слов осуществляется сотрудниками отдела каталогизации).

Ввод данных об изданиях, хранящихся в основном фонде (сведения будут вводится на основе запрошенной читателями литературы, что поможет в полной мере реализовать подсистему выдачи литературы на основе электронного каталога).

Ввод данных об изданиях, хранящихся в отделе редких книг и рукописей (будет осуществляться специально обученной группой сотрудников отдела редких книг).

Ввод данных о периодических изданиях (на основе запрашиваемых читателями названий годовых комплектов. Будет создана специальная рабочая группа).

Также была выявлена необходимость объединения нескольких библиотек Томска и изучения и использования базы данных крупнейших библиотек России64.

В конце 1998 года были подведены итоги начала внедрения автоматизированной библиотечно-информационной системы в Научной библиотеке ТГУ:

Итак, за 8 месяцев библиотека продвинулась от общего знакомства с основными модулями системы до начала опытной эксплуатации основных модулей: комплектование, каталогизация, управление периодикой, книговыдача, то есть:

Электронный каталог библиотеки составляет 28141 запись. С января 1998 года в н?м отражаются периодические издания, с февраля начат ввод ретроспективного фонда, читатели могут работать с электронным каталогом как в библиотеке, так и удал?нно,

Электронная кафедра выдачи работает с марта 1998 года,

Внедрена система штрихового кодирования, 11 тысяч экземпляров снабжены этикетками с бар-кодом,

Созданы технологические и методические документы, инструкции.

Задачи, поставленные на данном этапе, выполнены.

В ходе эксперимента изменениям подвергались следующие процессы:

l Индивидуальный уч?т изданий (изменена форма индивидуального уч?та).

l Размещение изданий в едином фонде документов (теперь новые издания распределяются по структурным подразделениям на основе отраслевого принципа).

l Отдельные элементы цикла «путь книги» (наличие акта-пут?вки на каждое название издания как переходной формы уч?та от бумажной к электронной)65.

В марте 1998 года было проведено изучение мнений читателей об электронном каталоге Научной библиотеки. Цель исследования: выяснить отношение к электронному каталогу, а также получить информацию о том, что требуется сделать для расширения возможностей читателей при поиске информации.

Основным достоинством каталога пользователи считают удобство и быстроту поиска информации о содержащейся в библиотеке литературе, а также л?гкость и простоту использования каталога.

Главными недостатками респонденты указали небольшой объем каталога, отсутствие описания статей из сборников и журналов. Также недостатками являются отсутствие поиска по году издания, ограниченный набор ключевых слов, отсутствие возможности распечатывать результаты поиска, невозможность увидеть на первом экране нужную информацию66.

С сентября 1998 года по май 1999 года в библиотеке наряду с использованием основных подсистем продолжалось изучение возможностей и потенциала программы

VTLS, автоматизированных информационных ресурсов - баз данных, сети Интернет. Вот некоторые результаты67:

Комплектование и каталогизация

Процессы учета и обработки всех документов, поступающих в фонд библиотеки, осуществляются в автоматизированном режиме в соответствии с подсистемам и VTLS «Комплектование», «Каталогизация», «Управление периодикой». В процессе работы решаются следующие задачи:

Финансовый учет, который обеспечивает сверку и контроль поступивших изданий с сопроводительным документом, позволяет получать разнообразные отчеты по работе с фондами (например, отчеты о количестве поступивших изданий в подразделения за любой период времени и др.), выдает отчеты о поступивших изданиях по видам изданий.

Электронный учет документов, поступающих в фонд библиотеки, по технологии штрихового кодирования.

Электронная каталогизация. Каталогизация изданий в одноименной подсистеме VTLS стало обычным технологическим процессом. Сотрудники отдела комплектования и каталогизации приобрели опыт электронной каталогизации изданий в VTLS. В электронный каталог вводится информация обо всех изданиях, поступающих в библиотеку (кроме резервно-дублетного фонда), регистрируются журналы и газеты, а также делается краткая запись об изданиях, которые библиотека планирует приобрести (статус «заказано»).

Таким образом, читателю обеспечен доступ к большему объему информации, а отделу комплектования это позволило отказаться от ведения картотек предварительного и текущего комплектования, а также, благодаря программе, специально написанной сотрудниками отдела компьютерных технологий, частично решить проблему одноразового ввода информации.

Практически неизвестным был для библиотекарей стандарт, устанавливающий правила представления машиночитаемых записей USMARC. Но теперь он стал хорошо знаком и библиотекарям.

Автоматизированная технология позволила пересмотреть технологическую схему прохождения документов в отделе комплектования и каталогизации. Но надо признать, что ощутимым образом труд библиотекарей не облегчился, потому что сочетание традиционной и новой технологии «съедает» многие выгоды автоматизации производственных процессов.

Используя новую технологию, библиотека продолжает создавать электронный каталог, ежедневно пополняя его информацией. Электронный каталог доступен для читателей с 5 рабочих мест в библиотеке, а для удаленных пользователей - через Интернет. Ведение электронного каталога требует много усилий. В результате инсталляции базы данных VTLS выявились различные ошибки, которые необходимо устранить для повышения информативности электронного каталога. Ввиду того, что большого опыта редактирования электронного каталога не было, первоначально было предпринято несколько шагов68:

Для организации и практической работы по редактированию электронного каталога в структуре отдела каталогизации выделен главный библиотекарь-редактор электронного каталога.

Определены наиболее важные виды редактирования (создание авторитетных/нормативных записей, устранение дублетных записей). Позже библиотека пришла к выводу о необходимости редактирования списка предметных рубрик (ключевых слов).

Определена рабочая группа в отделе комплектования и каталогизации для методического обеспечения процесса формирования электронного каталога.

Несмотря на острый недостаток времени, библиотекари провели большую работу по редактированию.

К работе по вводу ретроспективной части фонда приступили с февраля 1998 года в соответствии с программой, где определены принципы и методика работы. Первоначально ввод информации проводился специальной группой сотрудников из разных отделов библиотеки. прошедших курс обучения. Сотрудники американского информационного центра параллельно с обслуживанием читателей также вводили информацию. Начали ввод информации об изданиях своего фонда сотрудники отдела редких книг. В 1999 году работа была продолжена, но организована иначе: ввод информации о ретроспективной части фонда осуществляется в отделе комплектования и каталогизации в текущем потоке литературы в соответствии с технологией прохождения изданий в отделе. При обработке ретроспективы использовались готовые записи из Базы данных «Российская национальная библиография». После создания основной библиографической записи создается запись каждого экземпляра изданий. Эту работу выполняют сотрудники отдела обслуживания, где организована многосменная, продолжительностью по 2 часа, работа по вводу информации об изданиях гуманитарного абонемента.

Приступили к отражению в электронном каталоге информации об изданиях работники отдела основного фонда.

Таким образом, процесс пополнения электронного каталога записями ш?л достаточно активно. Цель его определена - эффективное удовлетворение информационных запросов читателей, внедрение современных форм обслуживания читателей - электронной выдачи, а затем открытого доступа69.

Автоматизация библиотечного обслуживания

С помощью подсистемы VTLS «Книговыдача» выполняются следующие процессы: Формируется база данных «Читатели Научной библиотеки». В БД вносится информация о всех читателях (кроме сторонних), получивших читательский билет с бар-кодом. Отдел обслуживания постоянно работает с базой данных: записи обновляются в соответствии с приказами ректора об отчислении, смене фамилии, переводе и т.д.

Осуществляется выдача-возврат изданий. Первая электронная кафедра выдачи действовала с 2 марта 1998 года по 30 января 1999 года в читальном зале № 5 в соответствии с программой эксперимента. Электронная книговыдача осуществлялась с помощью компьютера тем читателям, которые пользуются экономической литературой.

69 Диалог : Информационно-технологический бюллетень. Приложение к газете Книжный дом. Томск : Научная библиотека ТГУ. 1999. №8 (20). С. 2.

Основной задачей работы на этом этапе стало внедрение подсистемы

«Книговыдача», отработка методики выдачи книг и методики обучения сотрудников.

Задачи, поставленные в рамках эксперимента, были выполнены успешно. Было принято вынужденное решение о закрытии электронной выдачи в читальном зале из-за того, что компьютеры необходимо было переместить на учебный абонемент и начать ретроспективный ввод учебных изданий.

В ходе работы были выявлены несомненные преимущества электронной выдачи перед традиционной: быстрота, над?жность, удобство, нравится и читателям, и библиотекарям. Поэтому с 1 сентября 1999 года электронная выдача была открыта в читальном зале американского информационного центра. Здесь возможности подсистемы реализованы гораздо шире: кроме регистрации выдачи и возврата литературы, налагаются штрафы за задержку книг, продлевается срок возврата книг, устанавливается очередь читателей на книги, необходимые издания резервируются по запросам читателей, формируется список читателей-должников. И результаты работы ещ? раз подтвердили надежность системы VTLS. В первое время случались ошибки из-за отсутствия навыка работы, но сотрудники быстро приобрели опыт, хорошо освоили программу, работают точно и оперативно.

Полученные результаты позволили отделу обслуживания начать подготовку к новому этапу, самому сложному и ответственному - электронной выдаче изданий на учебном абонементе гуманитарной литературы с 1 сентября 1999 года70.

Методическое обеспечение внедрения новой технологии

По мере освоения информационной техники и пересмотра технологических процессов происходит документальное закрепление методики их выполнения.

Четкое соблюдение методики выполнения производственных процессов, закрепленное в инструкциях, правилах, пояснениях, является обязательным в условиях автоматизированной технологии. Это предотвратит ошибки и гарантирует эффективность выполнения работы.

На данном этапе в библиотеке регламентировалось выполнение следующих процессов71:

Ввод информации о ретроспективной части фонда в электронный каталог. Программа работы.

Запись информации о читателях в базе данных «Читатели НБ ТГУ».

Передача новых поступлений из отдела комплектования и каталогизации в подразделения библиотеки.

Инструкция по вводу в электронный каталог информации об изданиях абонемента гуманитарной литературы (заполнение экрана единиц хранения).

Инструкция по вводу информации об изданиях, находящихся в отделе книгохранения в электронном каталоге (заполнение экрана единиц хранения).

Электронная каталогизация. Правила составления библиографической записи.

Правила передачи изданий из фонда одного подразделения в другое.

Путь издания в процессе обработки (проект).

Заполнение фиксированных полей (книги, периодические издания, карты, электронные ресурсы).

Электронная статистика. Инструкция по обработке и получению статистических отчетов.

Шаблоны (рабочие листы) для машиночитаемой библиографической записи (книги, периодика, электронные ресурсы, авторефераты, аудиовидеоматериалы).

Для выполнения отдельных операций, не требующих развернутых разъяснений технологии, действуют методические решения. Так, приняты методические решения по упрощению каталогизации авторефератов, определению авторского знака при описании книг, имеющих иностранные слова в заглавии, отражению в ЭК информации об изданиях обменного фонда.

Использование информационных баз данных и ресурсов Интернет

На данном этапе библиотека обладала 20 базами данных на электронных носителях.

Расширился состав баз данных и стало технически возможным их использование с разных рабочих мест в библиотеке. На локальных персональных компьютерах доступны через сервер БД «Российская национальная библиография», РЖ по естественным наукам, полнотекстовая БД ProQuest. С любого компьютера, подключенного в Интернет, у читателей есть возможность работать с полнотекстовой базы данных электронного журнала «Science». Базы данных активно используются читателями, однако из-за недостатка рабочих мест библиотека не в состоянии выделить пользовательские места для работы с ними, поэтому с большинством баз данных читатели могут работать только с одного рабочего места.

Самостоятельное изучение сотрудниками научно-библиографического отдела информационных ресурсов позволяет им достаточно свободно и уверенно помогать читателям в поиске информации. Кроме того, библиографами подготовлены путеводители по базам данных «Консультант Плюс», по CD-ROM «Britannica», по реферативным журналам (естественные науки), по указателю цитирования научной литературы.

В библиотеке освоена методика создания Web-страницы. Желающие могут познакомиться с деятельностью библиотеки в Интернет72.

Профессиональная подготовка и обучение персонала библиотеки

Работа в новых условиях расширила и усложнила круг обязанностей сотрудников, некоторые традиционные функции наполнились новым содержанием (например, консультирование по электронному каталогу, создание и редактирование электронного каталога). Чтобы выполнять новые задачи, нужна соответствующая подготовка библиотечного персонала. До июня 1999 года в библиотеке проводились отдельные мероприятия по ознакомлению библиотекарей с возможностями подсистем VTLS и ознакомлению с информационными ресурсами Интернет, с текстовыми редакторами Word, Excel, с использованием электронной почты в практической работе. Теперь перед библиотекой стоит задача организовывать целенаправленную систему работы по непрерывному повышению квалификации кадров, максимально приблизив ее к потребностям производственного процесса.

Следующими приоритетными направлениями были выбраны:

1. Внедрение подсистем VTLS:

1) «Инвентаризация фонда». Автоматизированную проверку изданий и выявление отсутствующих документов предполагается провести в читальном зале № 4, 5, американском информационном центре (июль-август 1999 г.)

2) «Аналитическая роспись статей». Изучение подсистемы сотрудниками информационно- библиографического центра и начало работы по росписи статей из сборников, журналов, газет (с января 1999 г.) Инсталляция баз данных «Образование», «Сибирика» в VTLS (апрель 1999 г.)

2. Организация электронной выдачи изданий на абонементе гуманитарной литературы73.

В течение 1999 г. в читальных залах американского информационного центра и социально-философской литературы проходила адаптация подсистемы инвентарного учета VTLS74. Она позволяет проводить проверку фонда в автоматизированном режиме:

получать информацию об отсутствующих изданиях, выявлять неправильно расставленные экземпляры в фонде и другие ошибки.

Для того, чтобы эта работа стала возможной, совместно с институтом оптического мониторинга СО РАН было адаптировано под особенности библиотеки специальное устройство «Электронная записная книжка».

Электронная проверка проходит следующим образом: библиотекарь считывает бар-коды книг сканером, сохраняет информацию в «Электронной записной книжке», откуда она переносится в персональный компьютер. Затем программное обеспечение сравнивает считанные бар-коды со списком зарегистрированных в данном структурном подразделении изданий. В результате система выдает перечень отсутствующих книг, при этом выданные читателям издания в список не включаются.

Также в отчете перечисляются найденные ошибки: неправильно расставленные экземпляры с указанием, где должна быть данная единица (левее или правее соседнего правильно расположенного экземпляра), издания из другого места хранения, не введенные в систему, имеющие ошибочный статус, с разными расстановочными шифрами (на книге и в записи в электронном каталоге).

Электронная проверка проходит очень быстро - в читальном зале американского информационного центра за 2 часа была считана информация со штриховых кодов 2500 экземпляров75.

Быстрота проверки зависит от размещения на стеллажах книг: они должны быть расставлены в вертикальном положении, освобождены от суперобложек.

Подсистема инвентарного учета дает огромные возможности, обеспечивая полный, быстрый и надежный контроль состояния фонда. Без сомнения, перспективы е? применения в библиотеке очень большие. Однако, эффективному использованию подсистемы должна предшествовать работа, связанная с правильной организацией фонда.

Так, использовать новую технологию проверки фонда можно только в том случае, если расстановка книг идентична написанию расстановочного шифра в электронном каталоге.

Кроме того, систематическая расстановка фонда дает возможность получать статистические данные о книговыдаче по отраслям знания (для изданий основного фонда), вести поиск изданий в электронном каталоге по дробным расстановочным шифрам, использовать уже готовый расстановочный шифр при перемещении изданий в свободный доступ.

Проблемы, возникающие при формировании электронного каталога, привели к необходимости создания в апреле 1999 года в Научной библиотеке рабочей группы для выполнения таких задач научно-методического характера как анализ библиографического лингвистического описания документов, исследование возможностей формата

USMARC, создание авторитетных записей и др.76

Итоги 2000 года77:

Внедрение программного модуля VTLS «Электронный заказ» (осуществление заказа издания из закрытого хранилища по электронному каталогу в читальные залы и на абонементы).

Создание класса свободного доступа к ресурсам Интернет на 6 мест в библиографическом информационном центре.

Установка системы электронной защиты фондов от несанкционированного выноса книг.

Начало подготовительных работ к организации открытого доступа к фондам.

Внедрено 9 программных модулем VTLS.

Электронный каталог включает информацию о 87 тыс. названиях документов, 220 тыс. экземпляров и 5 тыс. статей.

Объем базы данных читателей: 20 тысяч записей. Читательский билет каждого читателя, информация о котором включена в базу данных, снабжен индивидуальным номером - бар-кодом78.

Проводится электронная выдача учебных и научных изданий на абонементе всем категориям читателей.

Осуществляется электронная проверка фонда изданий читальных залов и абонемента, в ходе которой выдается информация об отсутствующих изданиях, выявляются неправильно расставленные экземпляры в фонде и другие ошибки.

80 сотрудников библиотечных отделов обучены работать в разных программных модулях VTLS, имеют свой личный пароль на право работы в системе.

Опубликовано 5 статей по внедрению новых информационных технологий.

Проведены семинары (20 часов) в городах Новосибирске, Омске, Барнауле,

Кемерово, Сургуте в рамках международного компакт-проекта TEMPUS-TACIS

«Распространение опыта управления в библиотеках вузов Западной Сибири».

Прочитаны лекции по 10 темам (66 часов) в Томском тренинг-центре в рамках проекта корпоративной каталогизации Института Открытое Общество (Фонд Сороса)79.

В 2001 году начался новый этап развития электронного каталога. Дополнительно к имеющейся библиографической информации электронный каталог начал пополняться сведениями об электронных ресурсах Интернет, а также об электронных версиях публикаций ученых ТГУ. Таким образом, электронный каталог позволяет проводить не только более широкие, но и разноуровневые поиски, обеспечивает полноту и удобство работы. К сожалению, в связи с недостатком автоматизированных рабочих мест в библиотеке, медленной связью, эта услуга рассматривается как дополнительная и предназначена, прежде всего, для работы пользователей вне стен библиотеки80.

Естественным следствием развития электронного каталога является частичный вначале и полный впоследствии отказ от ведения одного или нескольких карточных каталогов (при обязательном полном ведении служебного каталога). Под прекращением ведения понимается непополнение каталогов печатной карточкой на новые поступления изданий. Чтобы обсудить серьезность поводов к закрытию карточных каталогов, а именно, параллельное ведение каталогов, преимущество электронного каталога перед карточным, и сравнить отражение информации в них, была проведена технологическая конференция главных специалистов библиотеки. Состоявшийся позитивный обмен мнениями и обсуждение проблемы позволили вынести решение о прекращении ведения алфавитного читательского каталога. На библиотечном совете решение вопроса было отложено.

Новая автоматизированная технология пока не оказала заметного влияния на формы и методы обслуживания, однако характер работы читателя в самой библиотеке медленно, но верно изменяется.

Наиболее важным результатом изменений остается обслуживание на кафедре электронной выдачи абонемента студентов, преподавателей и сотрудников университета.

В 2001 г. процесс электронной выдачи изданий на дом распространен на студентов всех факультетов раньше, чем это планировалось. По-прежнему, организация работы абонемента ориентирована на обеспечение учебного процесса, поэтому основная нагрузка приходится на начало и конец учебного года82.

В сентябре 2002 года был утвержд?н и опубликован календарный план по внедрению новой версии программного обеспечения VTLS-VIRTUA в Научной библиотеке ТГУ на 2002-2003 годы. Были определены следующие цели и задачи83:

1. Подготовка к внедрению

Подготовить предложения для настройки параметров системы.

Пересмотреть:

типы читателей,

блоки, определенные библиотекой,

сроки выдачи, количество продлений,

размеры штрафа за нарушение правил; место расположения изданий, их наименование,

систему счетов,

изучить и отработать методику работы в системах.

Пересмотреть организацию технологических процессов с учетом новых возможностей ПО и закрепить в документах84:

Путь документа в процессе каталогизации,

Технология обслуживания читателей на электронной кафедре выдачи,

Путь требования (выполнение электронного заказа).

Создать рабочие формы для:

записи поставщиков,

всех видов изданий, в т. ч. краткую форму записи документа,

записи читателей.

Продолжить сравнительный анализ перевода USMARC формата с форматом

MARC 21. Включить переведенный текст руководства MARC 21 библиографического формата в системную помощь.

Разработать технологию электронной выдачи-возврата изданий на электронной кафедре выдачи во время и после проведения конверсии данных.

Изучить и отработать методику поиска в электронном каталоге. Создать помощь читателям.

Адаптировать перевод основных системных сообщений, интерфейса к библиотечной терминологии85.

2. Обучение персонала и читателей библиотеки

Провести занятия с сотрудниками, занятыми в автоматизированной технологии, на основе обучающих курсов по разработанному графику.

Провести занятия с сотрудниками библиотеки по методике поиска информации в электронном каталоге.

Внести изменения в курс «Основы информационной культуры» (раздел «Электронный каталог»).

Информировать через средства массовой информации, сайт библиотеки о предстоящих изменениях и новых возможностях.

Отредактировать рекламно-обучающую информацию86.

3. Техническое обеспечение

Обновить устаревшие персональные компьютеры на кафедре электронной выдачи и в книгохранилище.

Провести конверсию библиографической базы данных, базы данных экземпляров, БД читателей87.

3 сентября 2003 года состоялось открытие читального зала, площадью 432 кв. м., в котором было предоставлено максимально полное собрание актуальных документов по философии, политологии, социологии, психологии, педагогике, культурологии, информационной деятельности. Впервые в отраслевом читальном зале была воплощена идея о свободном доступе не только к печатной коллекции, но и к мировым знаниям с помощью сети Интернет. В зале организовано 20 автоматизированных рабочих мест для работы с удал?нными базами данных и информационными ресурсами88.

Также в 2003 году начался постепенный переход на читательский билет нового образца - пластиковую карточку89.

В 2004 году сотрудниками отдела компьютерных технологий написана специальная программа, которая позволила предложить пользователям читальных залов № 3 и 1 обслуживание с помощью компьютера. Читатели получили быструю процедуру выдачи- возврата книг, возможность узнать кому выдано издание, а библиотекари - электронную статистику, возможность отказаться от книжных формуляров90.

Также накопленный опыт работы с информацией позволил предложить пользователям качественно новую услугу - модернизированный Web-сайт библиотеки.

Новая структура сайта, содержательное наполнение, регулярное обновление - все это сделало сайт надежным источником информации, каналом доступа к разнообразным библиотечным услугам и ресурсам.

Являясь дистрибьютором корпорации VTLS, библиотека проводила работу по продаже АБИС VIRTUA. Так, велись переговоры о приобретении автоматизированной системы с Томским педагогическим университетом, Сибирским индустриальным университетом (Новокузнецк). В декабре 2004 г. договор о приобретении системы подписан ректором Дальневосточного государственного университета.

В соответствии с договором возмездного оказания услуг осуществлялась поддержка внедрения АБИС в библиотеках Новосибирска - в Государственном техническом университете и Университете экономики и управления. В библиотеках проведена конверсия библиографических баз данных и баз данных читателей; 12 раз сотрудники Научной библиотеки выезжали для проведения занятий-тренингов на рабочем месте; шесть раз побывал в библиотеках А.В. Болотов для обучения технических специалистов и конвертирования данных91.

Количество пользовательских мест в библиотеке на 2004 год составляет 135, из них для персонала - 53, читателей - 42, в классах Интернет - 39. Несмотря на то, что библиотека в конце 2004 года получила от университета 25 новых компьютеров, для стабильной работы, расширения сервиса услуг читателям требовалось большее количество современных машин92.

В декабре 2008 года была создана Российская группа пользователей программных продуктов VTLS корпорации Innovative Interfaces. В настоящее время группа состоит из 9 университетских библиотек:

Дальневосточный федеральный университет

Кузбасский государственный технический университет

Новосибирский государственный технический университетНовосибирский государственный университет экономики и управления

Новосибирский юридический институт (филиал) Томского государственного университета

Сибирскийгосударственныйиндустриальныйуниверситет (Новокузнецк)

Томскийгосударственныйнациональныйисследовательский университет

Томский государственный архитектурно-строительный университет

Южно-Уральский государственный университет (Челябинск)

Научная библиотека Томского государственного университета является штаб-квартирой Российская группа пользователей программных продуктов VTLS корпорации

Innovative Interfaces.

Целями российской группы пользователей являются:

развитие сотрудничество между пользователями программных продуктов VTLS в России для улучшения использования продуктов и услуг компании;

помощь профессиональному развитию специалистов библиотек-участниц группы;

обмен знаниями, информацией и опытом среди российских и зарубежных групп пользователей;

присоединение к европейскому информационному пространству пользователей компании; отстаивать интересы отечественных пользователей программных продуктов VTLS в работе с компанией Innovative.

24-25 ноября 2015 г. в Томске прошло очередное заседание, в котором приняли участие 44 человека - представители компаний Innovative Interfaces, VP GROUP (Москва)

- партнер и дистрибьютор Innovative, а также представители библиотек-членов российской группы пользователей, сотрудники Научной библиотеки Томского государственного университета.

Сегодня развитие библиотечных и информационных технологий является одним из приоритетных направлений работы Научной библиотеки Томского государственного университета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Первоочередная задача библиотек заключается в автоматизации процессов комплектования, обработки, учета фондов, создания каталога, обслуживания пользователей - всего, что связано с потребностью населения в оперативном получении информации. Благодаря выполнению основных действий с помощью компьютерных программ сотрудники освобождаются от рутинной работы, могут оперативно выдавать читателям издания из различных фондов.

Современную ситуацию в развитии библиотечной автоматизации можно охарактеризовать как переходную, т.е. такую, когда некоторый - важный и объемный - этап работы можно считать завершенным, но эта относительная завершенность открывает в перспективе необъятное поле деятельности с новыми возможностями и новыми проблемами развития.

Вс?, что специалист в области автоматизации мог только вообразить всего несколько лет назад, сегодня уже сделано, работает и приносит свои плоды. Правда, справедливости ради следует отметить, что еще многое требует улучшения, доработки, подгонки и модернизации. И зачастую увлеченные процессом шлифовки уже найденных решений специалисты не замечают, что приостановились в развитии, не успевают за быстро изменяющимися технологиями и плохо представляют себе электронное будущее их библиотеки.

Путаницу усиливает также большое количество конкурирующих между собой программных продуктов, программно-аппаратных комплексов, стандартов, протоколов и т.д. Что вызывает проблему выбора подходящей АБИС.

При выборе автоматизированной библиотечно-информационной системы нужно учитывать характеристики: коммуникативные свойства; соответствие функциональным задачам объекта автоматизации; адаптивность; эксплуатационные характеристики и стоимость; доброжелательность и привлекательность; характеристика разработчика.

Также нельзя забывать о 7 принципах автоматизации библиотечных процессов.

Автоматизированная библиотечно-информационная система VIRTUA-современная, интегрированная библиотечная система со встроенными сервисными программами и модулям: Управление каталогизацией и библиотечным каталогом,

Управление комплектованием, Управление сериальными изданиями, Управление обслуживанием читателей, Управление архивами, Ведение современного публичного онлайн каталога библиотеки (ОРАС), Электронное хранилище, Ведение статистики и отчетность.

Научная библиотека Томского государственного университета подходила к процессу автоматизации поэтапно. К выбору VTLS Научную библиотеку привели изучение характеристик «цена - возможности» зарубежных библиотечных программ, консультации со специалистами и то обстоятельство, что эта программа используется не только в Америке, но и в Европе, после чего была создана технологическая группа с целью решения задач по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы. На каждом новом этапе ставились вс? новые задачи, вводились в эксплуатацию новые модули, решались проблемы, происходил активный обмен опытом с другими библиотеками.

2008 году была создана Российская группа пользователей программных продуктов VTLS корпорации Innovative Interfaces, которую возглавила Научная библиотека Томского государственного университета. С каждым новым этапом библиотека выходит на новый уровень, она стремится занять главенствующую роль в области библиотечно-информационных технологий среди университетских библиотек России. Развитие библиотечных и информационных технологий является приоритетным направлением работы Научной библиотеки.

ближайшие годы Научная библиотека Томского государственного университета направит свои усилия на модернизацию локальной сети, компьютерного и серверного оборудования, интеграцию автоматизированных процессов IT-структур университета и библиотеки, поиск совместных технологических решений с библиотеками и учреждениями культуры в области корпоративной каталогизации, обслуживания пользователей и создания инновационных ресурсов и услуг для развития единого информационного пространства Томска.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Автоматизация работы библиотеки образовательного учреждения : Учебно-методическое пособие / Д. П. Тевс, В. А, Климентьева, В. А. Петров и др. - Барнаул : Алтайский государственный педагогический университет. - 2004. - 133 с.

Алешин Л.И Автоматизация в библиотеке [Текст] : в 2 ч. Ч. 2. : учеб. пособие / Л. И. Алешин. М. : МГУКИ : Профиздат, 2001. - 144 с.

Алешин Л.И. Автоматизация в библиотеке [Текст] : учеб. пособие : В 2 ч. Ч. 1 / Л. И. Алешин. - М. : Изд-во МГУКИ : Профиздат, 2001. - 176 с.

Алешин Л.И. Обеспечение автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС) / Л.И. Алешин. - М. : Форум, 2012. - 430 с.

Алешин, Л. И. Проектирование библиотечных АИС : учебно-методическое пособие / Л. И. Алешин. - Москва : Либерея-Бибинформ, 2008. - 352 с.

Баженов С.Р. Поэтапное развитие АБИС : объективная неизбежность и субъективные факторы, сдерживающие процесс автоматизации / С. Р. Баженов, А. И. Павлов // Науч. и техн. б-ки. - 2012. - № 11. - С. 67-73.

...