База данных "Сельскохозяйственные работы"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ МИНИСТЕРСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,

ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ»

Кафедра Информационных технологий

КУРСОВАЯ РАБОТА

База данных «Сельскохозяйственные работы»

Выполнил: студентка Коновалова Анастасия

Научный руководитель: доцент

кафедры информационных технологий

Рыженко Наталья Юрьева

МОСКВА 2017г.



Оглавление

база данные информационный технология

Введение

1. Информационные технологии в ГМУ

2. Разработка базы данных по теме «Сельскохозяйственные работы»

2.1 Работа с таблицами, настройка связей между таблицами, заполнение таблиц

2.2 Запросы

2.3 Формы и отчеты

Заключение

Использованная литература



Введение

База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

MicrosoftAccess -- реляционная система управления базами данных (СУБД). MicrosoftAccess применяется в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях.

Объект курсовой работы -базы данных MicrosoftAccess

Предмет данной работы -база данных Сельскохозяйственные работы

Цель данной курсовой работы -создание базы данных (таблицы и связи между ними) средствами СУБД MicrosoftAccess.

Для решения цели работы были поставлены следующие задачи:

1) разработать и создать таблицы в MicrosoftAccess

2) создать запросы в MicrosoftAccess

3) сделать формы и отчеты в MicrosoftAccess

1. Информационные технологии в ГМУ

Возрастающая значимость информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в развитии основных сфер жизнедеятельности современного общества и государственного управления обусловила перевод в последнее время вопросов использования информационных технологий в разряд приоритетных направлений государственной политики Российской Федерации. Информация является предметом управленческого труда, так было и будет всегда. Владея информацией, субъект социального управления реализует сущность управления, которая в наиболее общем виде может быть определена как «направляющее, организующее и регулирующее воздействие на общественные процессы». Управление осуществляется, как известно, посредством системы действий циклического характера. Сбор и обработка информации этап, который начинает фазу цикла, являясь одновременно завершающим этапом предыдущей фазы цикла. На начальном этапе акцент делается на информацию о состоянии проблемной ситуации, на заключительном этапе на информацию о результатах реализации управленческого решения.

По всему миру муниципальные и региональные органы власти внедряют новые технологии, которые способствуют реализации таких благих целей современного управления, как открытость, прозрачность, подотчетность, вовлечение граждан в процессы управления и демократия. Сведения о распределении бюджетных средств и о расходах, данные о производительности труда, судебные процедуры, а также другие официальные документы, созданные государственными структурами и хранящиеся у них, теперь доступны обществу через интернет. Современные технологии также помогают государственным учреждениям делать публичные сообщения и отслеживать различные процедуры, например, подачу заявок на получение лицензий.

С помощью современных технологических решений люди могут направлять свои предложения и жалобы. Граждане и коммерческие организации имеют больше возможностей для обращения по поводу введения необоснованных правил и процедур. А наличие данных о таких обращениях позволяет выявлять ошибки и нарушения. Информационные потоки, проходящие через интернет, приближают власть к гражданам. При этом процессы управления становятся менее формальными и более ориентированными на диалог, чем при традиционных способах взаимодействия.



2. Разработка базы данных по теме «Сельскохозяйственные работы»

2.1 Работа с таблицами, настройка связей между таблицами, заполнение таблиц

ЗапуститьMicrosoftAccess.Самый надежный способ - через меню кнопки "Пуск" (см. рис. 1). Также это можно сделать через ярлык, расположенный на рабочем столе.

Рис. 1 Запуск MicrosoftAccess

Указать в открывшемся диалоговом окне о создании новой базы данных (см рис. 2). Если подобное диалоговое окно мне не было предложено, то его можно вызвать, дав команду меню "Файл> Создать".

Рис. 2 Создание новой базы данных

В правой части предлагается задать имя файла создаваемой базы данных (нужно выбрать свой каталог и указать имя файла. В моем случае -Сельскохозяйственные работы). По умолчанию база данных сохраняется в папке «Мои документы» (см. рис. 3).

Рис. 3 Имя файла

После проведенных действий открывается окно "База данных". Это окно является исходным элементом управления MicrosoftAccess (см. рис. 4). В левой кнопке панели сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access(таблицы, запросы, формы и т.д.). В левой части, в окне «Все таблицы» добавляются создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).



Рис. 4 Окно "База данных"

Требуется запустить конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажать кнопку "Конструктор" на панели инструментов (кнопка с линейками). После этого открывается окно проектирования структуры таблицы (см. рис. 5).

Рис. 5 Окно проектирования структуры таблицы

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце "Тип данных" указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости можно изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

Задать структуру основной таблицы проектируемой базы данных. Будем считать, что некоторые данные - текстовые, а некоторые данные имеют числовой тип, а также дату и время. Задаю имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

Имя поля	Описание (необязательно)	Длина
Наименование предприятия	Наименование	8
Дата регистрации	Дата	Краткий формат даты
Вид собственности	Название
Число работников	Число	255
Примечание	Наименование	15

Указываю наличие ключевого поля(в моем примере поле "Наименование предприятия"). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт "Ключевое поле" выпавшего меню), дав команду меню "Правка > Ключевое поле" или нажав на кнопкупанели инструментов MicrosoftAccess.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы.

Сохраняю в текущей базе данных созданную таблицу.Делаю это с помощью команды меню "Файл> Сохранить" или с помощью кнопкипанели инструментов MicrosoftAccess. Указываю имя сохраняемой таблицы: "Сельскохозяйственные предприятия".

Закрываю окно проектирования структуры таблицы и обращаю внимание на то, что в окне "База данных" появился новый элемент - только что созданная таблица "Сельскохозяйственные работы". Обращаю также внимание, что созданная таблица была в структуре базы данных.

Создаю с помощью конструктора таблицу - Продукция. Поля в ней будут текстовыми и числовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Имя поля	Описание (необязательно)	Длина
Код продукта		Короткий текст
Продукт		Короткий текст
Тип продукта		Короткий текст
Наименование предприятия

Задаю ключевоеполе - "Код продукта".Сохраняю таблицупод именем "Продукция".

В структуре моей базы данных есть три таблицы. Но они пока существуют независимо и моя цель состоит в том, чтобы в таблице "Выпуск продукции" вместо продукта подставлялись их полные наименования из таблицы "Продукция". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код", а также задать параметры связей между таблицами.

Открываю таблицу "Выпуск продукции" в режиме конструктора, перехожу к типу данных поля "Продукт" и из раскрывающегося списка выбираю "Мастер подстановок". Передо мной открывается диалоговое окно, где был предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля (см. рис. 6).



Рис. 6 Диалоговое окно мастера подстановок

Указываю следующие параметры (на каждом шаге нажимаю кнопку "Далее"):

· Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса

· Значения будут выбираться из таблицы "Продукция"

· В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

· Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

· Оставить подпись "Наименование" для подстановочного столбца

После нажатия кнопки "Готово" мне было выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу, соглашаюсь с этим. Закрываю окно проектирования таблицы "Выпуск продукции".

Настраиваю параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Открываю окно "Схема данных"(см. рис. 7). Для этого нужно нажать кнопкуна панели инструментовMicrosoftAccessили выбрать пункт меню "Работа с базами данных > Схема данных".

Рис. 7 Окно добавления таблиц в схему данных

При первом обращении к окну "Схема данных" мне сразу было предложено и окно добавления новых таблиц (показано на рис. 6). В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи> Добавить таблицу" или кнопкуРазмещено на http://www.allbest.ru/

панели инструментов.

Добавляю в схему данных таблицу "Выпуск продукции". Закрываю окно добавления таблиц.

Созданнаятретья таблица - Выпуск продукции. Поля в которой текстовые и числовые, содержит код, обозначающий "Продукт". Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (Продукция). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др. Ключевым полем является"№ п/п".

Имя поля	Описание (необязательно)	Длина
№ п/п		Короткий текст
Продукт		Короткий текст
План		Короткий текст
Выпуск
Год

Открываю окно "Изменение связей" для настраиваемой связи (см. рис. 8). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи> Изменить связь".

Рис. 8 Изменение связей

Устанавливаю флажок "Обеспечение целостности данных". Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей (однако это не является необходимым). Даю подтверждение на изменение связей (нажимаю кнопку "ОК").

Сохраняю макет схемы данных, дав команду меню "Файл> Сохранить" или нажав кнопкуна панели инструментов. Закрываю окно "Схема данных".

Все действия, которые я производила с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.

Заполнение базы данных я начинаю с таблицы «Продукция», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «Выпуск продукции».

Заполню таблицу таким образом:

Рис. 9 Образец заполнения таблицы «Продукция»

Мне был предложен вопрос о сохранении макета таблицы перед ее закрытием. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Открываем таблицу "Выпуск продукции", заполняем ее в соответствии с рис. 10:

Рис. 10 Образец заполнения таблицы «Выпуск продукции»

Как видите, заполнение поля "Продукция" производится путем выбора соответствующих значений из списка. Вы можете исправить и заголовок поля на любое другое, указав в свойствах соответствующего поля более подходящую подпись.

2.2 Запросы

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора.

Запросы на выборку: Для повседневной работы с данными о сельскохозяйственной продукции не требуется вся информация из базы данных. Более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено три поля: "Наименование предприятия", "Вид собственности" и "Число работников". Сделать это можно с помощью простых запросов.

Открываю окно "База данных" и переключаюсь на вкладку объектов "Запросы". Выбираю создание запроса в режиме конструктора. Мне было предложено добавить таблицы. Делаю это и закрываю окно добавления таблиц. Передо мной открылся бланк запроса по образцу (см. рис. 1)

Рис. 1 Бланк запроса по образцу

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка "Поле", как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Сохраняю составленный запрос ("Собственность") и закрываю бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, открываю его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне "База данных".

Составим теперь запрос, который из всего списка будет показывать только предприятия, выпуск которых составил более 10 000 штук продукта (см. рис. 2). Запускаю создание запроса в режиме конструктора и заполняю бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру:

Рис. 2 Запрос на условие

Сохраняем составленный запрос («Более 10000 продукта») и закрываем бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, открываем его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи.

Составим теперь запрос, который из всего списка показывает только предприятия, план которых составляет более 5000 продукции. Запускаем создание запроса в режиме конструктора и заполняем бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру (см. рис. 3)

Рис. 3 Пункт назначения на условие

Сохраняем запрос под именем «План >5000», закрываем бланк запросов по образцу и смотрим результаты выполнения запроса (см. рис. 4).

Рис. 4 Запрос «Города на С»

Рассмотренный выше запрос несложно модифицировать в запрос с параметром. В поле "Условие отбора" вместо значения >"5000" указываю: [Введите код продукции]. Запускаю запрос на выполнение и тестирую его. (см. рис. 5)

Рис. 5 Запрос с параметром

1. Вводим значение параметра (т.е. код нужной продукции):

Рис. 6

2. Получаем наш запрос:

Рис. 7

Существуют запросы в базах данных, которые позволяют не только выбирать данные по каким-то критериям, но и делать вычисления. Составлю запрос с использованием групповых операций, который покажет, какое количество предприятий выполняло план в 2011 году. Для этого выбираю создание запроса с помощью конструктора, добавляю таблицу «Сельскохозяйственные предприятия». В первом столбике выбираю поле «Наименование предприятия» из таблицы «Сельскохозяйственные предприятия», во втором столбце выбираю поле «Год» из таблицы «Выпуск продукции». Выбираю команду «Групповые операции» из пункта меню «Вид». Эту команду можно найти, выполнив щелчок правой кнопки мыши по сетке запроса. Во втором столбце строки «групповые операции» выбираю командуCount(счет). Эта команда посчитает, сколько раз встречается 2011 год в списке.

Рис. 8 Запрос «кол-во международных рейсов»

Создам еще один запрос. Выбираю режим создания запроса в режиме конструктора. Добавляю таблицы: «Сельскохозяйственные предприятия», «Продукция» и «Выпуск продукции». С помощью мыши перетаскиваю первый столбец поле «Наименование предприятия» из таблицы «Сельскохозяйственные предприятия», во второй «Тип продукции» из таблицы «Продукция», в третью «Выпуск» из таблицы «Выпуск продукции». Из меню выбираю тип запроса «перекрестный». В строке «групповая операция» в третьем столбце выбираю функцию «Count». В строке перекрестная таблица выбираю последовательно в первом столбце «Заголовки строк», далее «Заголовки столбцов», далее «Значение». То есть я формирую свой запрос в виде новой таблицы, где заголовками в столбцах будут названия предприятий из таблицы «Сельскохозяйственные предприятия», значениями - Выпуск.

Рис. 9 Режим конструктора. Перекрестный запрос

Результат данного запроса будет выглядеть следующим образом:



Рис. 10 Результат

2.3 Формы и отчеты

Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Вместе с тем, в MicrosoftAccess существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты.

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.

Создаю форму, с помощью которой будет удобно вводить новые записи в номера рейсов. Выбираю вкладку создание. Для создания форм используется панель, показанная на рис. 1:

Рис. 1 Мастер форм

При выборе мастера форм открылось диалоговое окно, в котором нужно ввести параметры создаваемой формы. Для нужной мне формы указываю следующие параметры:

1. Форма строится на основе таблицы "Аэропорт". В форму необходимо включить все поля таблицы.

2. Внешний вид формы - "в один столбец".

3. Требуемый стиль по усмотрению.

4. Имя формы - "Аэропорт"

После выполнения работы мастера, передо мной сразу открылась созданная форма, с которой уже можно работать. Вношу в макет формы некоторые изменения. Добавляю заголовок формы и примечания.

Закрываю созданную форму и открываю ее в режиме конструктора. Открывается макет формы, а также панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы (см.рис. 2).

Рис. 2 Конструктор форм

Сохраняю и закрываю макет формы. Открываю форму в обычном режиме. Должно получиться примерно следующее:

Рис. 3 Форма «Самолет»

Данная форма отображает на экране только одну запись. Чтобы просматривать все записи используется панель внизу формы. Обратите внимание на рис.4. написано «запись 1» - отображается первая запись из таблицы. Чтобы перейти к следующей, следует нажать на кнопку после цифры «1» (треугольник «вправо»). Используя мышь и всплывающие подсказки, посмотрите, что обозначают другие кнопки.

Создам форму для таблицы «Аэропорт»:

1. Форма строится на основе запроса "Аэропорт" (включить все поля).

2. Внешний вид формы - "ленточный".

3. Требуемый стиль - по вашему усмотрению.

4. Имя формы - "АЭРОПОРТ"

Аналогично прошлому примеру, задаю заголовок и подпись формы, выравниваю ширину полей. Созданная форма должна иметь примерно следующий вид:

Рис. 4 Форма «АЭРОПОРТ»

Воспользуюсь быстрым способом создания форм. Выделю слева запрос «Без дат вылета». Нажимаю на панели кнопку «Несколько элементов». Появляется готовая для просмотра и ввода данных форма в виде таблицы. С помощью мыши выравниваю поля в форме для более удобного просмотра информации. Форма должна иметь примерно следующий вид:

Рис. 5 Форма по запросу

Создаю таблицу рейсов в виде отчета. Выбираю мастер отчетов. Указываю следующие параметры создаваемого отчета:

1. Отчет строится на базе запроса "Без дат вылета". Необходимо выбрать все доступные поля.

2. Уровни группировки - не добавлять.

3. Порядок сортировки - по возрастанию.

4. Макет для отчета - "табличный".

5. Стиль отчета - по вашему усмотрению.

6. Имя отчета - "Без дат вылета".

Так же у меня есть возможность внести изменения в созданный отчет. Нужно просто открыть его в режиме конструктора. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.

В результате мой отчет выглядит так:

Рис. 6 Отчет «Без дат вылета»

Создадим еще один отчет(см. рис.7). Для этого выбираю мастер запросов. Указываю следующие параметры создаваемого отчета:

1. Отчет строится на базе запроса "города на С". Выбираю все поля, кроме номера.

2. Уровни группировки - удаляю группировку

3. Порядок сортировки - отсутствует

4. Макет для отчета - "табличный".

5. Стиль отчета - по вашему усмотрению.

6. Имя отчета - "Города на С".

Рис. 7 Отчет «Города на С»



Заключение

Для эффективного управления ресурсами, планирования развития и оперативного управления всеми аспектами жизни региона или города необходимо организовать систему сбора, хранения и систематизации информации обо всех объектах управления. Для решений этой задачи обычно используют СУБД.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Потребности менеджмента росли параллельно с развитием технологии. Первые системы обработки данных выполняли лишь канцелярскую работу, сокращая количество бумаг. Более современные системы перешли к накоплению и управлению информацией, рассматриваемой сегодня как жизненно важный ресурс компании. Сегодня наиболее важная функция систем управления базами данных - служить основой информационных систем корпоративного управления.

Благодаря данной курсовой работе я приобрела основные навыки работы с базами данных, такими как планирование и разработка базы данных, создание таблиц, форм и отчетов, представляющих информацию наглядно и удобно.



Использованная литература

1. С.В. Одиночкина «Разработка баз данных в MicrosoftAccess 2010». СПб: НИУ ИТМО, 2012. 83 с.

2. Юрий Бекаревич, Нина Пушкина «MicrosoftAccess 2013». СПб: БХВ-Петербург, 2014. 465 с.

3. Н. Н. Гринченко, «Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие». Горячая Линия - Телеком, 2004. 240 с.

4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. «MS Access 2000 за 30 занятий» СПб.: БХВ-Петербург, 2001. 510 с.

Размещено на Allbest.ru

...