Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа - найнижчий.

Зауважимо, що при збереженні запиту з полями, які сортуються, ці поля пересуваються в крайнє зліва поле у вікні повертаються на свої попередні місця.

У результатах запитів можна приховати непотрібні поля. Для цього треба зняти прапорець Вывод на экран у стовпці відповідного поля. При додаванні полів у бланк запиту цей режим встановлюється автоматично.

Після створення запиту і встановлення всіх його параметрів запит можна виконати. Для цього треба натиснути на кнопку Запуск панелі інструментів або використати команду Запрос/Запуск. Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі. Для запуску запиту на виконання можна використати команду Режим таблицы з меню Вид або кнопку Режим таблицы панелі інструментів.

Запити можна зберігати так, як і інші об'єкти Access. Коли вікно перегляду результатів запиту активне, треба вибрати команду Файл/Сохранить або натиснути на кнопку Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, з'являється діалогове вікно, в якому треба вказати ім'я запиту. Для друкування результатів запиту треба виконати запит на відображення динамічного набору, потім виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів. У діалоговому вікні Печать, яке з'явиться, треба встановити необхідні параметри і натиснути ОК.

Цей метод дозволяє одержати простий звіт у табличній формі. Якщо потрібна більш приваблива форма, то треба зберегти запит і створити звіт, який базується на даному запиті. Надрукувати результати запиту можна також і з вікна бази даних, вибравши запит і натиснувши на кнопці Печать панелі інструментів, або виконавши команду Файл/Печать. До цього часу ми розглядали запити, в яких вказувались лише поля, що входять у запит, і порядок сортування. Але на практиці робити такі запити доводиться дуже рідко. Для отримання необхідних специфічних даних задаються умови, яким мають відповідати дані, що вибираються. Можна використовувати багато умов для роботи з текстом, числовими величинами, датами і комбінаціями типів даних.

Access допускає використання різних способів введення текстових виразів. Можна вводити текст у лапках або без них, ставити знаки рівності перед текстом або опускати їх (коли курсор виходить за межі поля, що містить текстовий вираз, Access автоматично бере текст в лапки). Тобто можна вводити будь-який з таких виразів: Київ, "Київ", = Київ, = "Київ".

Разом з текстовими умовами можна використовувати оператор Like і символ "*", який означає довільну послідовність символів.

Для полів, що містять числові або грошові значення, у виразах можна використовувати математичні операції. Так, вирази = 20.00 і between 5 and 12 є типовими числовими умовами.

Для полів, які містять дати, також використовуються математичні операції у виразах умов. Дати вводяться у будь-якому з таких форматів: июн 23 98, # 23/б/98#, 23-июн-98. Брати дати в символи # не обов'язково (якщо вони відсутні, то Access додасть їх автоматично). В умовах для дат можна використовувати функцію Date () для відбору записів, що містять поточну дату. Можна використовувати також вираз з between, наприклад,"between 24/8/91 and date ()".

Для вибору підмножини даних, що задовільняють декільком умовам, у відповідні поля бланка запиту треба внески умови у відповідному форматі. Такі запити використовують логічні операції AND (І), тому що для вибору запису мають одночасно задовольнятися перша і (and) друга умова.

У багатьох випадках за допомогою запиту з таблиці треба вибрати записи, які задовільняють хоча б одну з набору умов. Такі запити використовують логічну операцію OR (або) тому, що для вибору записи мають задовільняти ту або (or) іншу умову. Для введення декількох умов, об'єднаних операцією або, можна використовувати довільну кількість додаткових рядків під рядком "Условие отбора" бланка запиту.

Для отримання потрібних результатів в одному й тому ж запиті можна використати комбінацію логічних операцій і й або. Це дозволяє створювати складні запити.

Послідовність полів у стовпцях динамічного набору можна змінювати так, як і в таблицях даних. Із бланка запиту можна вилучити будь-яке поле. Для цього треба виділити поле (або поля), які треба вилучити, і натиснути клавішу DELETE.

Для вставки поля (або полів) в бланк запиту треба виділити його (їх) у вікні таблиць в верхній частині вікна запиту і пересунути мишею в потрібний стовпчик бланка запиту. Якщо поле вставляється в зайнятий стовпець, то цей стовпець і всі інші, розміщені справа від нього, зсунеться на одну позицію вправо, звільняючи місце для поля, яке вставляється.

Access використовує мову бази даних SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів) для створення запитів. Незважаючи на те, що запит розробляється візуально у вікні конструктора запиту, при збереженні запиту Access транслює цей візуальний проект в оператор SQL, який і виконується при запуску запиту. Оператор SQL, який відповідає даному запиту, можна побачити у вікні конструктора запиту, якщо вибрати команду Вид/Режим SQL.

В Access можна створити чотири типи запитів:

запит на створення таблиці, який створює нові таблиці, які базуються на результатах запиту;

запити на доповнення, які додають записи в існуючі таблиці;

запити на оновлення, які змінюють дані;

запити на вилучення, які вилучають записи, вибрані в результаті виконання запиту.

Запити на створення таблиць дозволяють створювати нові таблиці за результатами виконання запиту. Всі записи, вибрані запитом, додаються в нову таблицю, створену ним. Ці запити зазвичай використовуються для створення резервних копій або архівів даних а також для експортування вибраних даних у файли іншого формату. Щоб створити запит на створення таблиці, треба:

1. Створити Запрос на выборку, який вибирає записи, які треба додавати в нову таблицю. Щоб переконатися, що запит дає необхідні результати, треба натиснути на кнопці Таблица панелі інструментів.

2. Виконати команду Запрос/Создание таблицы або натиснути на пункті меню Создание таблицы, яке відкривається при виборі кнопки Тип запроса панелі інструментів Конструктор запросов. Після цього з'явиться діалогове вікно Создание таблицы.

3. У рядку Имя таблицы ввести ім'я нової таблиці або натиснути на кнопці розкриття списку і вибрати ім'я зі списку (якщо треба записати існуючу таблицю ще раз). Для додавання даних у таблицю з іншої БД потрібно вибрати перемикач в другой базе данных і в рядку Имя файла ввести ім'я файла іншої БД.

4. Після встановлення потрібних параметрів натиснути ОК. Вікно запиту зміниться на запит про створення таблиці.

Виконати запит на створення таблиці, виконавши команду Запрос/Запуск або натиснувши на кнопці Запуск панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно, в якому буде вказано, скільки записів буде додано в нову таблицю. Після натискання кнопки ОК почнеться виконання запиту і додавання записів у нову таблицю.

В Access є майстри запитів, які використовуються для швидкого створення спеціалізованих запитів різного призначення. Серед них - майстри перехресних запитів, пошуку записів, які повторюються, а також пошуку записів, які не мають підпорядкованих. Потрібний тип запиту вибирається в діалоговому вікні Новый запрос.

2. Контрольні питання

1. Для чого використовуються запити, зокрема у Ms Access?

2. Поясніть поняття „запиту на вибірку”?

3. Поясніть поняття „динамічний набір запиту” в Access?

4. Поясніть поняття „групового запиту” в Access Для чого призначається?

5. Як створити запити вручну в Access?

6. Як створити запити за допомогою майстра запитів в Access?

7. Як визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані?

8. Як результати запиту можна сортувати?

9. Як в результатах запитів можна приховати непотрібні поля?

10. Які типи запитів можна створити в Access?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання відповідного варіанту теми лабораторної роботи ми продовжуємо розглядати на прикладі виконання теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп'ютерної периферії”.

1. Створити запити на вибірку.

2. Створити групові запити.

3. Встановити перехресний запит.

Запити на вибірку:

1. На вкладці Запросы клацнемо на Создать-> Конструктор-> ОК. У вікні Добавление таблиц додаємо таблицю "Замовлення послуг". Переносимо всі її поля в Конструктор. Назва полів Код послуги, Код клієнта і Код виконавця заміняємо відповідно "Послуги", "Клієнти" і "Виконавці" (клацнемо перед назвою-> уводимо назву і двокрапку). У поле Примечание проти рядка Условие отбора уводимо Выполнено. Кнопка Вид для перегляду результату. Щоб виконати запит натискаємо кнопку Запуск на панелі інструментів. Закриваємо запит і зберігаємо його під ім'ям "Пошук даних-1".

2. Для цього запиту в Конструктора додаємо всі таблиці. Переносимо поля: Номер замовлення, Найменування клієнта, Назва послуги, Ціна, Прізвище виконавця, Дата замовлення, Примітка. У порожнім полі клацаємо правою кнопкою миші, у контекстному меню вибираємо Построитель выражений і вводимо: [Замовлення послуг]! [Кількість] * [Види послуг]! [Ціна, грн]. Замість "Вираження 1" уводимо Вартість. У поле Дата замовлення клацаємо правою кнопкою миші-> Свойства - > у форматі поля вводимо уууу. У поле Прізвище викликаємо Построитель. і уводимо формулу [Виконавці послуг]! [Прізвище] &" "& [Виконавці послуг]! [Ім'я]. У поле Найменування клієнта, в Условии отбора вводимо GRAND, а рядку вводимо EUROSOUV. Зберігаємо цей запит під ім'ям " Пошук даних-2".

3. Для цього запиту переносимо таблиці "Замовлення послуг" і "Довідник клієнтів". Переносимо поля Код замовлення, Назва клієнта, Телефон, Дата замовлення, Примітка. У поле Дата замовлення в Условии отбора вводимо <25/12/99. А в поле Примечание в умові добору - Не виконано, забираємо "флажок" Вывод на экран. Запит готовий, зберігаємо під ім'ям "Пошук даних-3".

Групові запити:

1. Додаємо таблиці "Види послуг", "Замовлення послуг". Переносимо поля: Номер послуги, Код клієнта і Найменування клієнта, а в порожнім полі викликаємо Построитель і вводимо ту ж формулу, що використовували раніш для поля Вартість. Далі меню Вид-> Группировка (чи в контекстному меню, чи кнопка Группировка на панелі інструментів). В усіх полях залишаємо Группировка, крім поля Вартість - туди ми виберемо функцію Sum. Зберігаємо запит під ім'ям "Груповий запит-1".

2. Відкриваємо попередній запит у режимі Конструктора, меню Файл, Зберегти як/експорт, зберігаємо запит під ім'ям "Груповий запит-2". В Умову добору в поле Найменування клієнта уводимо формулу "Lіke [Уведіть першу букву найменування клієнта] &”*”.

3. Порередню таблицю зберігаємо як "Груповий запит-3". Видаляємо умову відбору в полі Найменування клієнта. Переносимо в Конструктор з таблиці "Замовлення послуг" поле Дата замовлення. У цьому полі в Условии отбора уведемо формулу "Between [Уведіть початкову дату] And [Уведіть кінцеву дату]". Необхідний запит готовий.

4. Відкриваємо запит №3: меню Файл-> Сохранить как/экспорт-> сохраняем под именем "Груповий запит-4". Видаляємо поле Дата замовлення, а замість у порожнім полі правою кнопкою миші викликаємо Построитель. У нижнім лівому вікні вибираємо Функции-> Встроенные функции-> в следующем окне-> Дата/время, а в правом - подвійно клацнемо на Year. Замість аргументу Year уводимо [Замовлення послуг]! [Дата замовлення]. У Свойствах установлюємо формат уууу. Аналогічно в наступному полі уводимо формулу "Month ([Замовлення послуг]! [Дата замовлення])". Замість "Вираження 1" і "Вираження 2" уводимо відповідно Рік і Місяць. В Умову добору в поле Рік уводимо [Уведіть рік], а в поле Місяць уводимо [Уведіть місяць]. Запит готовий.

Перехресний запит.

Для того, щоб створити перехресний запит необхідно створити запит на вибірку. Додаємо таблиці "Довідник клієнтів", "Замовлення послуг" і "Види послуг". Переносимо пол Найменування клієнта. Дата замовлення і Назва послуги. В Условие отбора поля Назва послуги вводимо Lіke "Смена*". Зберігаємо цей запит за замовчуванням, як "Запрос 1". Далі кнопка Создать на вкладці Запросы, Перекрёстный запрос. Після цього відкриється Майстер перекрёстного запроса. У його першому вікні вибираємо Запросы-> "Запрос 1"-> переносим все его поля - > Далее. У наступному вікні вибираємо наше перше поле Найменування клієнта, що є елементом першого стовпця-> Далее. Вибираємо Дата замовлення, як назва стовпця-> Далее. У наступному вікні вибираємо Квартал-> Далее. Останнє наше поле буде-> Підсумками-> Далее. Називаємо запит "Перекрёстный запрос"-> Готово.

Лабораторна робота № 4

1. Створення форм

Теоретичні відомості

Форма - це основний засіб створення інтерфейсу користувача, що забезпечує зручний спосіб роботи з базою даних.

Основою більшості інформаційних систем можуть бути форми, які використовуються для збирання і відображення даних. Вони дають альтернативний спосіб відображення табличних даних. Access дозволяє створювати форми, що використовуються для введення, управління, перегляду та друкування даних. Форми мають деякі переваги у відображенні даних порівняно з таблицями: їх можна розробити таким чином, щоб мати максимальну схожість із робочими (паперовими) формами; вони можуть вміщувати дані з кількох таблиць, графіки та діаграми; форми дозволяють автоматизувати задачі введення даних, а також мати власні меню користувача.

Access дозволяє швидко створити форми за допомогою майстра форм. Можна також розробити форму вручну. Можна поєднувати автоматизовану і ручну обробку (створити основу форми за допомогою майстра форм, а потім відкрити її в режимі конструктора форми і внести зміни вручну).

Найшвидший спосіб створити форму - використати команду Автоформа меню, яке розкривається при виборі кнопки Новый объект панелі інструментів. Якщо у вікні БД вибрати таблицю, а потім натиснути на кнопці Новый объект панелі інструментів, або відкрити меню кнопки Новый объект і виконати команду Автоформа, то для вибраної таблиці буде створена форма за умовчанням. У формі за замовчуванням всі поля вирівняні за лівим краєм форми, а їх імена використовуються як надписи полів.

Для створення форми за допомогою майстра форм треба виконати такі дії:

1. У вікні БД відкрити вкладку Формы і натиснути на кнопці Создать. З'явиться діалогове вікно Новая форма.

2. У ньому натиснути на рядку Мастер форм, а в списку, який міститься внизу вікна, вибрати таблицю, на основі якої буде створюватися форма. Якщо для створення форми треба використати декілька таблиць, вибрати ту, яка буде використовуватися як первинне джерело даних для форми.

3. Далі виконувати вказівки, які з'являються у вікнах майстра. Завершивши процес створення форми, майстер дозволяє відкрити форму з даними, які вона містить, або в режимі форми, або в режимі конструктора.

У діалоговому вікні Новая форма окрім пункту Мастер форм є й інші пункти. Розглянемо ці пункти, в яких перераховані режими створення форм і їх призначення:

1. Конструктор - створює порожню форму, в яку вручну додаються поля таблиці;

2. Автоформа: в столбец - створює форму за замовчуванням (всі поля розташовуються в одному стовпчику і вирівнюються по лівому краю);

3. Автоформа: ленточная - створює форму за умовчанням із представленням даних у вигляді таблиці, в якій кожне поле відділяється пропуском;

4. Автоформа: табличная - створює форму за умовчанням із табличним представленням даних, розділених лініями сітки;

5. Диаграмма - запускає майстра діаграм, який створює форму, що відображає числові дані у вигляді діаграм;

6. Сводная таблица - створює форму, яка містить звідну таблицю Excel.

Після того як будуть виконані всі дії у діалоговому вікні Новая форма і натиснуто ОК, з'явиться перше діалогове вікно Создание форм. У цьому діалоговому вікні список Таблицы и запросы використовується для вибору таблиць або запитів, які є джерелом даних для форми, а вікна Доступные поля і Выбранные поля - для задания полів форми. При виборі таблиці або запиту в списку Таблицы и запросы всі поля цієї таблиці або запиту з'являться в списку Доступные поля. Далі необхідно вибрати в цьому списку поле, яке має з'явитися у формі, а потім для доповнення поля в список Выбранные поля натиснути на кнопці пересування елемента або двічі натиснути на полі в списку

Якщо натиснути на кнопці переміщення всіх елементів списку (">>"), можна пересунути всі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. Якщо ми помилилися при виборі полів, то треба натиснути на полі зі списку Выбранные поля і на кнопці повернення ("<") для повернення елемента в список Доступные поля. Якщо у формі мають використовуватись декілька таблиць, то можна додати всі необхідні поля першої таблиці, потім вибрати в списку Таблицы и запросы іншу таблицю і додати всі потрібні поля з другої таблиці. Можна вибрати запити або декілька таблиць для форм, базованих на більш ніж одній таблиці. Крім того, можна використати запит або вибрати одну таблицю і додати поля з неї, а потім іншу таблицю і поля з неї. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

Тип діалогового вікна, яке з'явиться далі, залежить від того, із скількох таблиць вибирались поля, з однієї чи з декількох. Якщо поля вибирались із декількох таблиць, то з'явиться діалогове вікно, в якому можна вибрати тип таблиці, яка буде використовуватись для перегляду даних. Тим самим у формі, яка відображає дані з декількох таблиць, буде вибрана головна таблиця. Далі необхідно вибрати потрібну таблицю і встановити перемикач Подчиненные формы або Связанные формы. При виборі першого режиму створюється нова форма, яка відображає на екрані один запис із головної таблиці, а всі записи, які йому відповідають, із вторинних таблиць, або зв'язаних таблиць. При виборі другого режиму будуть створені додаткові форми, зв'язані з головною, для відображення даних із зв'язаних форм.

Якщо поля вибрані з однієї таблиці, то з'явиться діалогове вікно майстра форм, в якому треба визначити зовнішній вигляд форми. Можна вибрати такі варіанти, як в один столбец, ленточный, табличный, выровненный:

в один столбец - створюється форма за умовчанням, в якій всі поля розміщені в одному стовпчику і вирівняні за лівим краем;

ленточный - створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці, в якій кожне значення виділене відступом;

табличный - створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці (подібна на таблицю даних), але без виділення відступом;

выровненный - поля форми розташовуються за порядком, а їх ширина підбирається до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Вибравши один із варіантів, слід натиснути на кнопку Далее.

У наступному діалоговому вікні майстра форм можна вибрати стиль форми. В Access є десять стилів фону для форм, які створює майстер форм. Після вибору стилю натиснути на кнопці Далее.

В останньому діалоговому вікні вказується заголовок форми.

Якщо форма базується на декількох таблицях, треба вказати також заголовки для підпорядкованих форм, які відображають дані з вторинних таблиць. За допомогою цього діалогового вікна можна відкрити або форму з даними, або форму в режимі конструктора, в якому можна внести в неї додаткові зміни.

Форми можна розробляти вручну, відкривши порожню форму і додавши в неї об'єкти (текст, текстові вікна, графіку, лінії, рамки і т. ін.). Для створення форми вручну треба виконати такі дії:

1. У вікні БД відкрити вкладку Формы і натиснути на кнопці Создать. З'явиться діалогове вікно Новая форма.

2. Вибрати зі списку пункт Конструктор. Потім вибрати в списку Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос ім'я таблиці або запиту, які будуть використовуватись у формі. Якщо дані, що використовуються, знаходяться в одній таблиці, то вибрати цю таблицю, якщо ж дані знаходяться в декількох таблицях, можна вибрати первинну таблицю або запит, які вибирають поля з усіх потрібних таблиць.

3. Натиснути на кнопці ОК; форма відобразиться в режимі конструктора форми.

4. Розмістити на формі потрібні об'єкти (поля, текст або графіку). Для цього треба використати панель інструментів, вибравши команду Вид/Панели инструментов.

5. Зберегти форму, виконавши команду Файл/Сохранить.

При розробці форми у лівому куті панелі інструментів є кнопка, вибравши яку, можна відкрити меню з режимами перегляду Конструктор, Режим формы, Режим таблицы (меню також можна відкрити, натиснувши на кнопці розкриття списку):

конструктор - активізує режим конструктора форми;

режим формы - дозволяє додавати, редагувати, вилучати або друкувати дані з первинної таблиці або запиту;

режим таблицы - відображає початкові дані або динамічний набір для запиту в режимі таблиці.

Розміри форми та її елементів можна змінювати таким чином:

1. В режимі конструктора розмістити курсор миші на нижній або правій межі форми, щоб він набув вигляду двонаправленої стрілки.

2. Натиснути клавішу миші і, утримуючи її, пересунути курсор у потрібному напрямку, задавши тим самим потрібні нові розміри форми або її елемента.

3. При переміщенні меж розміри форми відображаються на горизонтальній або вертикальній лінійці, забезпечуючи візуальний контроль за ними. Висоту і ширину можна змінювати одночасно, встановивши покажчик миші в правому нижньому куті форми і змістивши його таким чином, щоб форма набула потрібного розміру.

Об'єкти, поміщені у форму (наприклад, поля, текст, графіка), називаються елементами управління. Елементи управління бувають зв'язані, незв'язані й обчислювані, а саме:

зв'язані - це елементи, які прив'язуються до конкретного поля таблиці чи запиту, або посилаються на нього;

незв'язані - це елементи, які не прив'язані ні до таблиці ні до запиту (наприклад, заголовок форми). Можна використати незв'язаний елемент управління зі своїми даними, але для цього необхідно використати макрос або мову Access Basic;

обчислювані - це елементи, що відображають результати розрахунків, які базуються на даних початкової таблиці або запиту.

Очевидно, що найбільш розповсюдженим елементом управління, який вміщують у форму, є текстове вікно, зв'язане зданими поля таблиці або запиту. У формах Access також часто використовуються перемикачі, прапорці опцій і кадри об'єктів OLE.

Найпростіший спосіб додати текстове поле - відкрити список полів (виконати команду Вид/Список полей) і пересунути потрібне поле у визначене місце форми. Додати відразу декілька полів можна різними способами. Якщо поля суміжні в списку полів, то можна натиснути на першому полі і, утримуючи натиснутою клавішу Shift, потім натиснути на останньому полі. Після того, як буде відпущено кнопку миші, всі поля будуть додані у форму як окрема група. Якщо треба додати декілька несуміжних полів, то необхідно вибрати перше поле і, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, натиснути на кожному полі окремо. Після вибору полів натиснути на будь-якому з них і перетягнути поля в потрібне місце форми.

У форми можна вставляти графіки або малюнки із розповсюджених графічних пакетів. Найпростіший спосіб - використати буфер обміну Windows. При вставці у форму малюнка з буфера автоматично додається кадр незв'язаного елемента управління, який містить малюнок. У форму можна також додати кадр об'єкта і змінити його властивості або використати команду Вставка/Объект для доповнення об'єктів OLE, які містять графіку.

На будь-якій стадії розробки форми її можна переглянути, відкривши меню ліворуч панелі інструментів і виконавши команду Режим формы або команду Вид/Режим формы. Щоб повернутися в попередній стан, треба відкрити меню і виконати команду Конструктор або виконати команду Вид/Конструктор.

Щоб відкрити форму, треба двічі натиснути на її піктограмі у вікні БД, або вибрати її і натиснути на кнопці Открыть. Форма відкриється у вікні форми, в якому можна працювати з даними. Для доповнення записів в БД треба перейти до порожнього запису. Дані вводяться шляхом виконання команди Правка/Перейти/Новая запись. Можна також використовувати кнопки управління, які з'являються внизу форми. Натиснувши на кнопці Последння запись та Следующая запись, можна перейти в порожній запис.

Під час редагування даних для пересування між полями використовується клавіша Tab або комбінація клавіш Shift+Tab. Клавіші Pg Up і PgDn використовуються для переходу між записами.

Для збереження форми треба виконати команду Файл/Сохранить. Якщо форма зберігається вперше, то відобразиться діалогове вікно, в якому треба вказати ім'я форми.

2. Контрольні питання

1. Що таке форма і для чого створюються форми у Ms Access?

2. Як створити форми вручну в Access?

3. Як створити форми запити за допомогою майстра форм в Access?

4. Як створити форми, з використанням команди Автоформа в Access?

5. Які режими створення форм і їх призначення?

6. Поняття зв'язані, незв'язані, обчислювані елементи?

7. Поняття ієрархічної форми?

3. Завдання для виконання

Завдання для виконання відповідного варіанту теми лабораторної роботи ми продовжуємо розглядати на прикладі виконання теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп'ютерної периферії”.

1. Створити не зв'язані форми.

2. Створити ієрархічні форми.

3. Створити зв'язані форму.

Створити не зв'язані форми.

1. Для створення перших 3-х форм переходимо на вкладку Формы - > кнопка Создатъ-> Автоформа - > ленточная-> внизу выбираем таблицу "Види послуг".

Точно також створюємо за допомогою Автоформ форми "Клієнти" і "Виконавці послуг".

Створити ієрархічні форми.

2. Для створення ієрархічної форми "Послуги і виконавці" - кнопка Создать-> Мастер фор-> мвибираємо Виконавці послуг-> переносимо в праве вікно всі поля. Далі вибираємо таблицю "Замовлення послуг", переносимо в праве вікно Номер замовлення, Код клієнта, Код послуги, Дата замовлення і Примітка-> Далі.

У наступному вікні встановлюємо "флажок"-> Подчинённая форма-> Далее. Уводимо назву-> Готово.

У створеній формі в режимі Конструктора додамо елемент Поле (яке знаходиться на панелі елементів). У поле напишемо Вартість, а в підписі уведемо формулу:

= [Замовлення послуг]. ' [Кількість] * [Види послуг]! [Ціна, грн].

Додамо ще два поля - Загальна кількість і Загальна вартість. Для першого полючи підпис буде містити формулу:

=Sum ([Замовлення послуг]! [Кількість]), а в другий:

=Sum ([Замовлення послуг]! [Кількість] * [Види послуг]! [Ціна, грн]).

Підлегла форма готова.

Створити зв'язані форму.

Щоб створити зв'язану форму "Клієнти і замовлення" використовуємо також Мастер форм. Вибираємо Довідник клієнта і переносимо всі поля. Потім вибираємо таблицю "Замовлення послуг" і переносимо поле Номер замовлення. З таблиці "Виконавці послуг" переносимо Прізвище виконавця.

Далі з таблиці "Замовлення послуг" - Код послуги, Дата замовлення, Примітка, Далі.

У наступному вікні установлюємо "флажок" Связанная форма, уводимо назву, Готово.

Аналогічно попередній таблиці додаємо в підлеглу форму поля Загальна кількість і Загальна вартість.

Лабораторна робота № 5

1. Створення звітів

Теоретичні відомості

Звіт - це результат виконання багатьох завдань управління базами даних. За допомогою звітів дані можна представити фактично у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В Access є різні способи створення звітів. Можна використати команду Автоотчет для створення звіту, що базується на будь-якій таблиці або запиті бази даних. Для швидкої розробки звітів можна використовувати майстра звітів. Можна також повністю контролювати процес розробки звіту, працюючи у вікні конструктора.

Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:

1. У вікні БД відкрити вкладку Отчет і натиснути на кнопці Создать, з'явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов. В списку внизу вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов.

3. У цьому вікні використати список Таблицы и запросы, щоб вибрати таблицю або запит як джерело даних для звіту, а також списки Доступные поля і Выбранные поля для доповнення звіту потрібними полями.

4. Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці, і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, вибрати іншу таблицю зі списку Таблицы и запросы і додати з неї всі потрібні поля. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

5. Якщо вибрані поля з декількох таблиць, з'явиться 2-е діалогове вікно. За допомогою елементів управління цього діалогового вікна вибрати таблицю, яка буде використовуватися для групування даних, що виводяться у звіт. Натиснути на кнопці Далее.

6. У наступному діалоговому вікні задається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.

7. У наступному діалоговому вікні треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.

8. Зі списку, який з'явиться в наступному діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. Access пропонує декілька стилів. При виборі стилю у діалоговому вікні з'явиться його зразок. Вибравши стиль, слід натиснути на кнопку Далее.

9. В останньому діалоговому вікні треба вказати заголовок звіту. Використовуючи керуючі елементи цього діалогового вікна, можна дати вказівку Access відкрити звіт із даними в режимі конструктора, щоб змінити його структуру.

При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім'я. Ім'я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.

Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів.

2. Контрольні питання

1. Поясніть поняття „звіту” у Ms Access?

2. Як створити звіт використовуючи команду Автоотчет в Access?

3. Як створити звіт за допомогою майстра звітів в Access?

4. Як проконтролювати процес розробки звіту, працюючи у вікні конструктора у Ms Access?

5. Як створити новий звіт, використовуючи дані однієї таблиці?

6. Як створити новий звіт, використовуючи дані більш як однієї таблиці?

7. Як створити новий звіт, використовуючи дані існуючого звіту?

8. Як надрукувати звіт?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання відповідного варіанту теми лабораторної роботи ми продовжуємо розглядати на прикладі виконання теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп'ютерної периферії”.

1. Створити звіт, використовуючи дані однієї таблиці.

2. Створити звіт, використовуючи дані більш як однієї таблиці.

3. Надрукувати звіт.

Створення звітів.

І. Для створення звітів переходимо на вкладку Отчёты. Кнопка Створити-> у вікні вибираємо Мастер отчётов-> ОК. На вкладці Создание отчётов в "Таблицы и Запросы" вибираємо таблицю Замовлення послуг. Унизу переносимо поля Номер замовлення, Дата, Примітка, Кількість. Далі вибираємо таблицю Види послуг і переносимо відтіля Назву послуги і Ціна, грн. З таблиці "Довідник клієнта" переносимо полючи Найменування клієнта і Телефон, Далее.

У наступному вікні вибираємо рівень угруповання - виділяємо Дата і переносимо в макет, Далее. Наступне вікно залишаємо без зміни, Далее. Вибираємо макет звіту і встановлюємо альбомну орієнтацію, Далее. У наступному вікні вибираємо стиль оформлення звіту, Далее. Уводимо назву "Аналіз замовлень послуг у розрізі місяців", Готово. Після створення звіту його структуру можна змінити в режимі Конструктора. Для того, щоб додати розрахункові полючи на панелі елементів клацаємо Поле, а після цього клацаємо лівою кнопкою миші в потрібному місці. Замість "Поля" уводимо заголовок нашого стовпця (наприклад Вартість), а в "Свободное" уводимо формулу (наприклад формулу вартості). Точно також робимо поля Загальна вартість і Загальна кількість. Для того щоб у рамках однієї групи згрупувати по полю Назва послуги - клацаємо мишею на цьому полі, кнопка Сортировка и группировка на панелі елементів, вибираємо поле Назва послуги, ОК.

2. Для другого звіту переносимо з таблиці Замовлення послуг поля Номер замовлення, Дата, Примітка, Кількість, з таблиці Виконавці послуг переносимо поле Прізвище, з "Види послуг" переносимо Назву послуги і Ціна, грн. У Мастере отчетов ставимо угруповання по полю Дата (по місяцях). У Конструкторі ще раз групуємо звіт по полю Прізвище виконавця. Так само як і в попередньому додаємо полючи Загальна вартість і Загальна кількість. Назву вводимо "Аналіз виконаних замовлень у розрізі виконавці послуг"

3. Для звіту "Аналіз замовлень послуг у розрізі клієнтів" з таблиці з таблиці "Довідник клієнтів" переносимо поля Найменування клієнта, Телефон, з таблиці Замовлення послуг - Номер замовлення, Дата, Примітка, Кількість, з таблиці Види послуг - Ціна, грн. Дані згрупуємо по полю Найменування клієнта. Як і в попередніх звітах додаємо розрахункові поля Загальна кількість і Загальна вартість.

3. Теми лабораторних робіт

Зміст лабораторних роботи для кожного студента:

Кінцева ціль виконання усіх лабораторних робіт - створення прикладних програмних продуктів у середовищі Ms Access з використанням архітектури клієнт/сервер.

Кожна лабораторна робота послідовно одна за одною відповідно завдання виконуються студентом за узгодженою з викладачем темою.

Підготовляється звіт про виконання кожної лабораторної роботи.

№п/п	Варіанти тем для виконання лабораторних робіт.
1.	Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп'ютерної периферії.
2.	Облік телефонних розмов абонента за заданим переліком тарифів.
3.	Обліку замовлень з агенції по прокату авто.
4.	Формування програми телебачення для певного каналу.
5.	Формування графіків маршрутів міського транспорту.
6.	Ведення книги кулінарних рецептів.
7.	Облік відвідування занять студентами.
8.	Облік надходження товарів на склад.
9.	Облік продажу лікарських препаратів в аптеці.
10.	Облік методичних посібників в бібліотеці.
11.	Облік постачальників п р од у ктв харчування.
12.	Ведення ділового щоденника.
13.	Ведення довідника про випуск ни к і в факультету.
14.	Формування продажу квитків на пасажирський потяг.
15.	Облік постояльців в готелі.
16	Формування міської телефонної мережї.
17.	Формування міжміської телефонної мережі.
18.	Формування міжнародної телефонної мережі.
19.	Облік прокату автомобілів.
20.	Формування графіку роботи авто.
21.	Вибір авто для оформлення заявки.
22.	Аналіз завантаженості авто.
23.	Облік продажу путівок туристичної агенції.
24.	Облік клієнтів туристичної агенції.
25.	Облік успішності студентів по дисциплінам.

база microsoft access запит таблиця

Література

1. Інформатика: Комп'ютерна техніка Комп'ютерні технології: Підручник для студентів вищих навчальних закладів / За ред О.І. Пушкаря. - К.: Видавничий центр "Академія", 2003. - 704 с.

2. Баженов В. А.,. Венгерський П. С, Горлач В. М.,. Левченко О. М, Лізунов П.П., Гарвона В.С., Ананьєв О.М. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології: Підручник. - К.: Каравела, 2004. - 464 с.

3. Моисеенко С.И., Соболь Б.В. Разработка приложений в Microsoft Office Access. Краткое руководство. Вильямс, 2006. - 272 с.

4. Фуллер Л.У., Кук К., Кауфельд Дж. Microsoft Office Access 2007 для "чайников". Диалектика, 2007. - 384 с.

Размещено на Allbest.ru

...