Текстовый процессор Microsoft Word входит в состав пакета Microsoft Office. Он предоставляет широкие возможности по подготовке документов. В их числе выделим следующее:

- развитый интерфейс;

- справочная система;

- внедрение и связывание графических объектов по технологии OLE;

- встроенный графический редактор;

- возможности по форматированию абзацев и символов;

- создание и редактирование таблиц;

- редактор формул;

- конвертеры для связи с другими приложениями;

- средства контроля грамматики и синтаксиса;

- автоматическое форматирование документов на основе стилей.

Интерфейс редактора содержит главное меню и панели инструментов с кнопками. По умолчанию выведены панели "Стандартная" и "Форматирование".

9.1.1 Запуск и завершение работы с Word

Запуск Word. "Обычный" способ запуска Word. "Пуск">"Программы">"Microsoft Office">Microsoft Word. Этот способ приводит в запуску редактора Word, содержащего в окне активного документа "чистый" документ, готовый к приему текста. Если на Рабочем столе имеется ярлык редактора, то двойной щелчок по нему приводит к аналогичному результату.

Можно "привязать" новый документ к определенной папке. Для этого в контекстном меню папки следует выбрать "Создать">"Документ Microsoft Word". В этом случае откроется новый документ с заранее заготовленным именем, который может быть сохранен в текущей папке. Его имя может быть заменено на любое (в пределах допустимого) еще до непосредственного запуска Word. Если завершить работу с Word, не внося каких-либо изменений в окне, то новый документ создан не будет.

Если выполнить двойной щелчок по пиктограмме файла, являющегося документом Microsoft Word, то произойдет запуск редактора Word, в активном окне которого откроется содержимое документа. Данный документ можно вывести на печать, сохранить в файле с другим именем, либо продолжить его редактирование.

Завершение работы с Word. С этой целью можно выполнить следующие эквивалентные действия:

- закрыть редактор Word как обычное приложение Windows (кнопка с крестом в правом верхнем углу окна);

- выполнить "Файл">"Выход";

- нажать [Alt]+[F4].

При этом если хотя бы в одном из окон изменения в документе не были сохранены, произойдет запрос на сохранение: "Сохранить изменения в документе <имя>.doc? "Да" "Нет" "Отмена" ". Если выбрано "Да", то документ будет сохранен, а затем произойдет выход из Word (или очередной аналогичный запрос на сохранение в другом окне). Если выбрано "Нет", то изменения в данном окне сохранены не будут; после этого либо произойдет выход из Word, либо будет выведет очередной аналогичный запрос на сохранение в другом окне. Если, наконец, выбрано "Отмена" (или, что то же, нажата клавиша [Esc]), то завершение работы с Word не произойдет.

9.1.2 Главное меню и панели инструментов

Вверху окна редактора имеется заголовок с кнопками управления окном. По заголовком расположена строка главного меню, к пунктам которого можно перейти либо мышью, либо клавшей [F10]. Под строкой главного меню располагаются панели инструментов. Обычно - это панели "Стандартная" и "Форматирование". Ниже (в режиме разметки страницы) располагается линейка форматирования (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Главное меню и панели инструментов

Главное меню используется для управления всеми ресурсами редактора Word. В некоторых пунктах главного меню можно выполнить соответствующие настройки выполняемых действий. Панели инструментов можно также использовать для выполнения многих действий, которые выполняются под управлением главного меню, но со стандартными настройками этих действий.

Можно убрать с экрана или вывести на экран нужное количество панелей инструментов. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши по области панелей и выбрать в полученном контекстном меню либо снять нужные панели инструментов. Выполнив в этом меню пункт "Настройка…", можно добавить кнопки на имеющиеся панели инструментов или создать новую панель пользователя.

Для выполнения пунктов главного меню можно щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранному пункту либо [Alt]+[клавиша, соответствующая подчеркнутой букве выбранного пункта].

Для выполнения команд панелей инструментов (то есть кнопок, расположенных на панелях) нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранной кнопке.

Назначение пунктов главного меню приведены в следующей таблице.

9.1.3 Открытие и сохранение документов

Для открытия ранее созданного документа следует выполнить "Файл">"Открыть…" либо нажать кнопку "Открыть" на панели инструментов "Стандартная". Появится диалоговое окно "Открытие документа" (рис. 9.2).

В этом окне следует выбрать имя файла в текущей папке, либо перейти к другой папке. Здесь же можно изменить формат открываемых документов. Например, "Все файлы (*.*)", "Web-страница (*.htm, .html)", "Текст в формате RTF (.rtf)" и т,д. После выбора файла надо нажать кнопку "Открыть". Для отмены данного действия следует нажать кнопку "Отмена".

Рис. 9.2. Диалоговое окно "Открытие документа"

Диалоговое окно "Открытие документа" можно вывести также, если нажать [Ctrl]+[O] либо щелкнуть по кнопке "Открыть" , расположенной на панели инструментов "Стандартная".

9.1.4 Форматирование документов

Под форматированием в Word понимается выполнение ряда операций с текстом по изменению его внешнего вида, в том числе:

- работа со шрифтами:

+ изменение типа и размера шрифта;

+ установка и отмена шрифтовых эффектов (полужирный, курсив, подчеркивание);

- работа с абзацами:

+ изменение межстрочного интервала;

+ установка отступа первой строки;

+ установка типов выравнивания (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине);

+ разрешение и отмена переноса слов на выделенную часть документа.

Выполнение этих и других операций по форматированию документа осуществляется с помощью панели инструментов "Форматирование" либо пункта главного меню "Формат".

9.1.5 Печать документа

Для вывода документа на печать надо выполнить пункт меню "Файл">"Печать..", либо нажать [Ctrl]+[P], либо щелкнуть по соответствующей кнопке на панели инструментов "Стандартная" (если надо распечатать весь документ без предварительных установок).

При выполнении пункта "Печать" из меню "Файл" выводится диалоговое окно "Печать", в котором можно изменить:

- порядок вывода страниц на печать;

- диапазон печати (то есть вывести на печать только часть документа с указанием любых номеров страниц в пределах данного документа);

- текущий принтер, а также просмотреть и изменить его свойства;

- масштаб вывода страниц документа;

- количество копий документа (по умолчанию - одна);

- тип печати (односторонняя или двухсторонняя - в зависимости от возможностей текущего принтера);

- формат бумаги (по умолчанию - А4).

9.2 Табличный процессор Microsoft Excel

Табличными процессорами называют пакеты программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Среди таких пакетов наиболее известными в свое время были Lotus 1-2-3, QuattroPro, SuperCalc, а также Microsoft Excel.

9.2.1 Основные понятия электронных таблиц

Рабочая книга является основным документом Excel. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением .xls. При создании и открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 3 рабочих листа.

Листы предназначены для создания и хранение таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. В зависимости от формы представления данных в Excel различают листы следующих типов:

- листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы;

- листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

- листы макросов, в которых хранятся макрокоманды автоматизации процесса обработки таблиц.

По умолчанию рабочую книгу составляют 3 листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3. Excel позволяет увеличивать и уменьшать количество листов в книге и выполнять их переименование. Как правило, на одном листе создается одна таблица.

Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Следовательно, значения зависимых ячеек определяются содержимым других (влияющих) ячеек таблицы. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей ячейкой. Чтобы изменить высоту или ширину одной ячейки в таблице, нужно изменить высоту строки или ширину столбца, соответственно.

Адрес ячейки предназначен для определения местонахождения ячейки в таблице. Существуют два способа записи адресов ячеек:

1. Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которыми может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например C5, J$1, $K$3 и т.д. Этот способ используется в Excel по умолчанию и называется стилем "А1".

2. Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Номера строк и столбцов могут заключаться в квадратные скобки, которые указывают на относительную адресацию. Например, R5C3 - адрес ячейки, стоящей на пересечении 5-й строки и 3-го столбца (равнозначно адресу С5 при первом способе записи), R[1]C4, R3C[7], R[5]C[11] и т.д. Такой способ записи адресов называется стилем "R1C1" и выбирается настройкой параметров функционирования Excel.

Формула - это математическая запись вычислений, производимая над данными таблицы. Формула начинается со знака равенства или математического оператора и записывается в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисленное значение. Это значение автоматически записывается в ячейку, в которой находится формула. Пример записи формулы: =A$1+B3+100.

Ссылка - это запись адреса ячейки в составе формулы. Например, в формуле =A5+$C$3 содержатся две ссылки: A5 и $C$3. ссылки могут быть абсолютные, относительные и смешанные.

Функция - это математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Функция состоит из имени и одного или нескольких аргументов, заключенных в круглые скобки.

Примеры функций:

=СУММ(А1:А10)

=LOG10(2*X5)

=СЕГОДНЯ()

=ДАТА(G2;F2;D2)

Указатель ячейки - это рамка, с помощью которой выделяется активная ячейка таблицы. Указатель перемещается с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Форматирование - это задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в одной или нескольких ячейках. К параметрам форматирования относятся вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки и др. Они задаются с помощью команд меню, контекстного меню или с помощью кнопок панелей инструментов. Форматирование ячеек можно выполнить до и после ввода в них значений.

Стиль представляет собой набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля.

Список - это специальным образом написанная таблица, с которой можно работать как с базой данных. В такой таблице каждый столбец представляет собой поле, а каждая строка - запись файла базы данных.

Примечание - как правило, это текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек. Примечание может быть также звуковым.

9.2.2 Интерфейс табличного процессора MS Excel. Основные различия между Word и Excel

Интерфейс табличного процессора MS Excel во многом схож с интерфейсом Word. Это касается как главного меню, так и панелей инструментов. Остановимся на некоторых деталях, которые отличают Excel от Word (кроме, разумеется, того, что Word представляет собой текстовый, а Excel - табличный процессор). Например, поддержка несколько иных, чем у Word, форматов файлов при открытии и сохранении документов. Нет линейки форматирования. Иначе задаются параметры страницы. Отсутствует понятия абзаца и все, что с ним связано. Нет автоматической расстановки переноса слов в документе. Отличие наблюдается также в некоторых кнопках на панелях "Стандартная" и "Форматирование". Наличие других, чем у Word, панелей инструментов (например, таких панелей, как "Сводные таблицы", "Диаграммы").

В Excel отменить последнее действие (с помощью меню "Правка" или комбинации клавиш [Ctrl]+[Z]) невозможно, если документ уже сохранен. В то время, как в Word отменить последнее действие можно и до и после сохранения документа.

Основное назначение Excel - выполнение вычислений главным образом в табличном виде, сопровождаемых несложным текстом (который может быть набран различными шрифтами и содержать шрифтовые эффекты). Основное назначение Word - это подготовка текстовых документов различной степени сложности - от простого заявления и служебной записки до научных публикаций, содержащих сложное форматирование, формулы, таблицы и рисунки, журнальных статей, книг, пособий, диссертаций и т.д.

Тем не менее, такие операции, как запуск Excel, открытие и сохранение документов, работа с главным меню и ряд других выполняются по образу и подобию с Word.

Литература

1. Основы современных компьютерных технологий: Учебное пособие / Под ред. проф. Хомоненко А.Д. Авторы: Артамонов Б.Н., Брякалов Г.А., Гофман В.Э., Кадигроб Я.Е., Компаниец Р.И., Липецких А.Г., Мальцев М.Г., Рыжиков Ю.И., Хомоненко А.Д., Цыганков В.М. - СПб. - КОРОНА принт, 2002. - 448 с.

2. Острейковский, В.А. Информатика: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений/В.А. Острейковский. - 2-е изд., стер. - М.: Высш. шк., 2005. - 319 с.: ил.

3. Егорушкин, И.О. Конспекты лекций по информатике. Часть 1: учебное пособие/И.О. Егорушкин. - Красноярск, КФ ИрГУПС, 2003. - 48 с.

Егорушкин Игорь Олегович

КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ИНФОРМАТИКЕ

© ГОУ ВПО КрИЖТ - филиал ИрГУПС, 2011

Размещено на Allbest.ru