Основы информатики

Эта операционная система очень удобна для пользователей, работающих в рамках локальной сети, для коллективных пользователей, особенно для групп, работающих над большими проектами и обменивающихся данными.

Windows 95(98) представляет собой универсальную высокопроизводительную многозадачную и многопотоковую 32-разрядную ОС нового поколения с графическим интерфейсом и расширенными сетевыми возможностями.

Windows 95 -- интегрированная среда, обеспечивающая эффективный обмен информацией между отдельными программами и предоставляющая пользователю широкие возможности работы с мультимедиа, обработки текстовой, графической. звуковой и видеоинформации. Интегрированность подразумевает также совместное использование ресурсов компьютера всеми программами. Эта операционная система обеспечивает работу пользователя в сети, предоставляя встроенные средства поддержки для обмена файлами и меры по их защите, возможность совместного использования принтеров, факсов и других общих ресурсов. Windows 95 позволяет отправлять сообщения электронной почтой, факсимильной связью, поддерживает удаленный доступ. Применяемый в Windows 95 защищённый режим не позволяет прикладной программе в случае сбоя нарушить работоспособность системы, надежно предохраняет приложения от случайного вмешательства одного процесса в другой, обеспечивает определённую устойчивость к вирусам.

Пользовательский интерфейс Windows 95 прост и удобен (рис. 22). На рабочем столе располагаются ярлыки, например «Мой компьютер», «Корзина» и т.д., которые при их активизации (обычно это двой-ной щелчок по левой клавише мышки) запускают соответствующие программы. Кроме того, на рабочем столе могут размещаться папки (каталоги файлов) и различные документы. Любая информация представляется в виде окон, на которых располагаются определенные элементы управления (рис. 23). Такой интерфейс в принципе интуитивно понятен. Он построен на понятиях: кнопка управления (обычно вызов какой-либо часто используемой функции), заголовок окна (обычно это название документа), система стандартизованных меню, которые имеют достаточно разветвленную структуру в виде вложенных списков функций. Кроме того, в этих операционных системах есть еще и контекстное (ситуационное) меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мышки.

В этих операционных системах основной элемент управления - устройство типа «мышь». Движение мышки синхронизируется с перемещением курсора, обычно в виде стрелки по рабочему полю экрана. Для активизации элемента экрана (кнопка, меню, список и т.д.) необходимо нажать левую кнопку мышки.

Для запуска программы или открытия папки на рабочем столе необходимо сделать двойной удар пальцем по левой кнопке мышки с коротким интервалом в 0,2-0,4 С. Эта будет сигналом для операционной системы о запуске программы. Как уже упоминалось ранее удар по левой кнопке приводит к выводу около курсора контекстного меню. Для его закрытия необходимо поместить курсор вне его поля и щелкнуть левой кнопкой мышки. Существует еще одна функция у мышки - drag&drop (буквально «взял и тащи»). Эта функция позволяет, установив указатель курсора на определенном элементе окна или его содержимом, перетащить этот элемент в другое окно при нажатой левой клавише мышки. Это упрощает операции копирования и перемещения.

Во всех непонятных случаях можно воспользоваться достаточно продуманной системой помощи (на русском языке), принцип работы с которой ничем не отличается от вышеизложенного. Для вызова помощи можно воспользоваться функциональной клавишей F1 или выбрать в меню раздел справка.

В операционных системах, начиная с версии Windows 95(98) появляются новые элементы, упрощающие работу с операционной системой - интеллектуальные помощники.

При неправильных или некорректных действия с операционной системой возникает нечто подобное рис. 24. При этом предлагается либо получить подсказку, выбрав ее в разделе действие, либо ввести вопрос в белом поле рамки.

После этого необходимо нажать кнопку «Найти». К сожалению, столь красивая идея в действительности реализована на невысоком уровне. Во-первых, не все ситуации распознаются правильно, а во-вторых, попытки постоянной помощи даже в тривиальных случаях начинают раздражать. Эта тенденция введения интеллектуальных помощников, безусловно сохранится и дальше, но их действия дальнейшем будут в более содержательной и интересной форме.

Уже сейчас есть утилиты, в которых помощник не только советует в определенных случаях, но и комментирует действия, рассказывает интересные и к месту истории, поет песенки, разговаривает, т.е. живет своей жизнью как домашнее существо. Это привлекает многих пользователей.

Работа с операционной системой может начинается либо с запуска приложения (программы или документа) путем активизации ярлыка на рабочем столе, либо выбора документа или программы из меню, возникающего при нажатии кнопки «Пуск».

Все манипуляции с файлами: просмотр каталогов, удаление, копирование, перемещение, поиск осуществляются с помощью программы «Проводник». Ее можно вызвать либо через главное меню, либо через контекстное меню, возникающее при указании курсором на кнопку «Пуск» и нажатием правой клавиши мышки.

Форма проводника представлена на рис. 20. Окно проводника разделено на две части: слева - дерево каталогов и папок, а справа их содержимое, которое может быть представлено в различном виде при нажатии кнопки «Вид». При работе с операционной системой много информации дает форма курсора. Варианты различных и далеко не всех форм указателей представлены на рис. 25.

Рис. 25. Формы курсора в различных режимах работы с операционной системой

В отличие от оболочки Windows 3 операционные системы Windows NT и Windows 95(98) не нуждаются в установке на компьютере операционной системы DOS. Рекомендуемый размер оперативной памяти 8-16 Мбайт (для Windows 2000 - не менее 64 Мбайт).

Для практической работы с операционной системой вполне достаточно знать порядка 30 различных приемов и манипуляций с файловой системой. Эти алгоритмы приведены в приложении 2.

3.2.5 Утилиты операционных систем

Важными классами системных программ являются также программы вспомогательного назначения -- утилиты (лат. utilitas -- польза). Они либо расширяют и дополняют соответствующие возможности операционной системы, либо решают самостоятельные важные задачи. К утилитам можно отнести следующие программы:

? Программы контроля, тестирования и диагностики, которые используются для проверки правильности функционирования устройств компьютера и для обнаружения неисправностей в процессе эксплуатации, а также указывают причину и место неисправности;

? Программы-драйверы, которые расширяют возможности операционной системы по управлению устройствами ввода-вывода, оперативной памятью и с помощью которых возможно подключение к компьютеру новых устройств или нестандартное использование имеющихся;

? Программы-упаковщики (архиваторы), которые позволяют записывать информацию на дисках более плотно, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл;

? Антивирусные программы, предназначенные для предотвращения заражения компьютерными вирусами и ликвидации последствий заражения вирусами;

Компьютерный вирус -- это специально написанная небольшая по размерам программа, которая может "приписывать" себя к другим программам для выполнения каких-либо вредных действий: изменение или стирание файлов, передача конфидициальной информации и паролей для доступа к сетевым ресурсам, замедление работы компьютера и т.д.

? программы оптимизации и контроля качества дискового пространства;

? программы восстановления информации, форматирования, защиты данных;

? коммуникационные программы, организующие обмен информацией между компьютерами;

? программы для управления памятью, обеспечивающие более гибкое использование оперативной памяти;

? программы для записи CD-ROM, CD-R и многие другие.

Часть утилит входит в состав операционной системы, а другая часть функционирует независимо от нее, т.е. автономно.

3.3 Другие приложения, относящиеся к общему программному обеспечению

В состав операционных систем Windows 95 (98) входят также стандартные приложения, которые позволяют работать с текстовой, графической и мультимедийной информацией. Прежде всего, это самый простейший текстовый редактор «Блокнот» (находится в меню Пуск, Программы, Стандартные, Блокнот).

Форма окна блокнота представлена на рис. 26.

Рис. 26. Стандартное приложение Блокнот

Работа с этим редактором очень проста. Он может запускаться автоматически и загружать документы, имеющие расширение файла TXT. Текст набирается обычным образом. Переход на новую строку осуществляется автоматически, если в разделе Правка включен режим «Перенос по словам» (в этом случае около этого раздела появляется знак ). Для сохранения документа необходимо выбрать в разделе файл «Сохранить как» (при первом сохранении файла, в дальнейшем достаточно использовать функцию «Сохранить».

В режиме «Сохранить как» в диалоговом окне необходимо указать имя файла (можно на русском) и выбрать каталог (папку). При нажатии кнопки «Сохранить» файл будет записан на внешнем носителе.

Для считывания этого файла необходимо найти его в каталоге и активизировать сделав двойной удар по левой клавише мышки. В этом редакторе можно создавать гипертекстовые документы и форматировать системные файлы.

Следующий редактор более сложный, так как имеет большие возможности для форматирования текста и может включать в документ графические файлы. Это редактор WordPad (рис. 27).

Рис. 27. Редактор WordPad

В этом редакторе возможно изменение шрифта, его стиля (обычный, выделенный или курсив), выравнивания текста относительно документа (по левому краю, по центру или по правому краю).

На рис. 27 включен режим выравнивания по левому краю (кнопка утоплена вниз).

Из графических редакторов в стандартных приложениях представлен редактор Paint, позволяющий создавать и редактировать несложные графические образы. Форма окна этого редактора представлена на рис. 28.



Рис. 28. Редактор Paint

Принцип работы с редактором заключается в том, что из простых элементов (линия, прямоугольник, овал, многоугольник, кривая Безье) формируются более сложные графические изображения.

Из эмуляторов технических средств создания графических образов в этом редакторе присутствует: заливка закрытых контуров, распылитель, ластик с цветовым корректором (избирательным стиранием цвета), палитра красок на 28 цветов и кисть.

Из других приложений можно выделить Звукозапись, Стандартный проигрыватель, Служебные утилиты по дефрагментации и проверки диска, Калькулятор, Утилиты удаленного доступа и другие программы. В профессиональной работе эти программы применяются чрезвычайно редко, поэтому останавливаться подробно на них не будем. Принцип их работы идентичен рассмотрен выше программам.

3.4 Программы создания текстовых приложений (текстовые редакторы)

3.4.1 Назначение редактора текста

Текстовый редактор -- это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных.

Этими данными могут быть программа или какой-либо документ или же книга. Редактируемый текст выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Текстовые редакторы могут обеспечивать выполнение разнообразных функций, а именно:

? редактирование строк текста (добавление, удаление, замена);

? возможность использования различных шрифтов символов;

? копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

? контекстный поиск и замена частей текста;

? задание произвольных межстрочных промежутков;

? автоматический перенос слов на новую строку;

? автоматическая нумерацию страниц;

? обработка и нумерация сносок;

? выравнивание краев абзаца;

? создание таблиц и построение диаграмм;

? проверка правописания слов и подбор синонимов;

? построение оглавлений и предметных указателей;

? распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п.

Возможности текстовых редакторов различны -- от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Наиболее популярным непрофессиональным редактором (не используемым для решения издательских задач) является текстовый редактор WORD, входящий в комплект MicroSoft Office (рис. 29).

Несмотря на его распространенность в мире - более 60% пользователей используют его практически ежедневно, это, пожалуй, один из самых тяжелых и неудобных редакторов с искусственными функциями, 99% которых практически никогда не используется. Можно говорить о более продуманных функциях этого редактора только начиная с версии Word 2000.

Рис. 29. Окно редактора Microsoft Word

3.4.2 Основные концепции редактора текста и тенденции его развития

Прежде всего, в Word, как ни в какой программе реализован принцип WYZIWIG («что вижу, то и получаю»). Кроме того, он дополнен функцией просмотра документа перед печатью, позволяющий увидеть документ в «напечатанном» виде.

Следующее принцип - это реализация комплекта шаблонов и мастеров, позволяющих упростить разработку практически любых документов от письма до диссертации. При этом предусмотрена возможность создания своих шаблонов.

Не менее важным было стремление разработчиков программы отделить формальные элементы документа от содержательных. Это привело к созданию понятие стиль элемента документа (многоуровневые заголовки, обычный текст, сноски, примечания и т.д.).

Пожалуй, главное, что редактор текста позволяет представлять один и тот же документ в разных видах: в виде печатного документа, в виде электронного документа с выделенными в отдельном окне заголовками его разделов и в виде WEB - документа для публикации в сетях ИНТРАНЕТ/ИНТЕРНЕТ (в корпоративной и глобальной сети ЭВМ).

Кроме того, Word позволяет автоматизировать многие рутинные процессы от сбора оглавления, всех видов форматирования текста, таблиц, списков, колонок и колонтитулов (постоянной части документа в верхней или нижней частях листа), до автоматической расстановки сносок, переносов, проверки орфографии и синтаксиса. Но это уже сейчас является почти стандартом любого редактора.

Из интеллектуальных, правда не очень удачно реализованных функций можно отметить генерирование рефератов по имеющемуся тексту. Дальнейшее развитие этого редактора можно ожидать в направлении интеллектуализации возможности генерации проблемных документов, писем, отчетов, рефератов, аннотаций и других документов, требующих значительных затрат времени и определенных и достаточно формализуемых навыков. Вряд ли в ближайшее время появится редакторы, сочиняющие литературные произведения, но с развитием систем искусственного интеллекта это вполне возможно. В ближайшее время будет решена на удовлетворительном уровне задача полной автоматизации ввода текстовой информации.

3.4.3 Основные приемы работы с редактором текста Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

создание документа;

ввод текста;

редактирование текста;

рецензирование текста;

форматирование текста;

сохранение документа;

печать документа.

Создание документа. В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ (Файл Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл Сохранить как), затем выделяют в нем все содержимое (Правка Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши DELETE, после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Как видите, этот метод действительно прост, но чреват ошибками. Например, если забыть сохранить новый файл под другим именем, то можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

Командой Файл Создать открывают диалоговое окно Создание файла и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл Сохранить как.

Ввод текста. Технология ввода текста аналогична как при работе стандартного приложения Блокнот. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым редактором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства -- команда Правка Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.)

Редактирование текста. Режимы вставки символов включается или выключается при нажатии клавиши INS. Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором ЗАМ. В режиме замены индикатор ЗАМ включен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. В текстовом редакторе существуют средства проверки правописания. Для работы в автоматическом режиме проверки правописания надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис ПараметрыПравописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки. Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово броузер), то его можно добавить в словарь. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке Сервис Параметры Правописание.

Форматирование текста. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение гарнитуры шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием и цветом шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

управление параметрами абзаца.

При выборе типа (гарнитуры) шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

? Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст.

? Особенность текстового редактора Microsoft Word 97 и состоит в том, что он ориентирован на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат Шрифт). При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории -- шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках -- их рекомендуется применять для оформления основного текста. Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения. Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки (например шрифт Courier). При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм) выбирают размер 12 пунктов.

При форматировании текста проводят также и настройку метода его выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:

? по левому краю;

? по центру;

? по правому краю;

? по ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

? величина отступа слева (от левого поля);

? величина отступа справа (от правого поля);

? величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

? величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Эти режимы доступны из меню ФорматАбзац.

Специальное оформление маркированных и нумерованных списков часто используют в служебных документах. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала ввести элементы списка (строки), отделяя каждый элемент нажатием клавиши ENTER. А затем найти на панели кнопку Маркеры (список типа бюллетень) или Нумерация (нумерованный список) и нажать ее.

3.5 Программы обработки данных в электронных таблицах

Постановка задачи. Разработать в Excel прайс-лист фирмы, торгующей компьютерами, позволяющий пересчитывать стоимость компьютера с у.е. на рубли по заданному курсу, а также рассчитывать цены на компьютеры при различных объемах их оптовых поставок:

Цена 1 - стоимость одного комплекта = Цена$ x курс$;

Цена 2 (стоимость 5 и более комплектов) = Цена1 х 0,95

Цена 3 (стоимость 10 и более комплектов = Цена1 х 0,9.

Алгоритм работы будет следующий:

1. Запустить программу Excel

ПускПрограммыExcelВвод (левая кнопка мышки)

2. Установить курсор на ячейку С1 листа и ввести название «Прайс-лист» Ввод

3. Выделить название курсором (два раза кнопка Ввод) в окне типа шрифта установить Arial (Выбрать из списка, установив указатель на и нажав Ввод) и размер 16 пунктов из списка размеров (рис. 33).

4. В ячейку В3 ввести «на», в ячейку С3 ввести функцию СЕГОДНЯ()

Кнопка f(x) Форма мастера функций Выбрать раздел ДАТА и ВРЕМЯ в правом окне найти функцию СЕГОДНЯ()ВводВвод.

5. В ячейку G3 ввести текст «Курс $=».

6. В ячейку Н3 ввести текущий курс $.

7. Далее ввести данные о компьютерах в столбцы «Плата», …, «Цена $».



Рис. 33

8. В ячейку G6 ввести формулу:

«=» F6 (указать курсором по этой ячейке и Ввод) «*» (знак умножить) Н3 F4 (перевести адрес ячейки в абсолютную форму)Ввод

9. Повторить все формулы в остальных ячейках этого столбца перемещая курсор с маркером «+» до нижней границы списка.

10. В ячейку Н6 ввести формулу:

«=» G6 (указать курсором по этой ячейке и Ввод) «*» (знак умножить) 0.95Ввод

11. Повторить все формулы в остальных ячейках этого столбца перемещая курсор с маркером «+» до нижней границы списка.

12. В ячейку I6 ввести формулу:

«=» G6 (указать курсором по этой ячейке и Ввод) «*» (знак умножить) 0.9Ввод

13. Повторить все формулы в остальных ячейках этого столбца перемещая курсор с маркером «+» до нижней границы списка.

3.5.1 Назначение электронных таблиц

Пожалуй, очень не много программ, в которых бы не было недостатков. Excel - система электронных таблиц, разработка MicroSoft - это одна из таких программ. Следует отметить, что сама идея электронных таблиц не нова. Более того, были и более интересные их реализации. Например, электронные таблицы интегрированного пакета программ FrameWork были значительно мощнее по возможностям, имели встроенный язык функций, напоминающий алгоритмический язык Паскаль, легко интегрировались с другими приложениями этого пакета и при этом не требовали ЭВМ с большими ресурсами. Вне всякого сомнения, электронные таблицы Lotus 1-2-3 более производительны, чем Excel, но это уже для профессионалов. А для обычных пользователей Excel - самое популярное приложение MicroSoft. Иногда систему электронных таблиц называют еще процессором, от слова processing (обработка), но это вносит некоторую путаницу в терминологию, так как процессор - элемент устройства компьютера, а не программы.

Для чего нужна эта программа? Программа Microsoft Excel предназначена для работы с различными данными, преимущественно числовыми. Форма представления данных может быть табличная (например расчет себестоимости продукции, данные о правонарушениях по месяцам, изменение курса валют и т.д.), формализованная (например, счет-фактура, накладная, акт и т.д.) и неформализованная (например вариант отчета о финансовом состоянии фирмы за год, доклад о состоянии дел в фирме за определенный период, пояснительная записка и вообще любой документ, в котором наряду с текстом присутствуют и числовые данные, которые необходимо обрабатывать и определенным образом представлять в графическом виде).

Глубоко ошибочно мнение многих, если не всех авторов книг по информатике, что Excel способен обрабатывать только табличные данные. Это более гибкая программная система, способная к эффективному решению более сложных задач в очень короткие сроки.

Существует еще одно применение электронных таблиц. На их основе могут быть созданы информационные системы фирмы (предприятия), различного рода учетные, плановые и другие задачи для бухгалтеров, экономистов, менеджеров, юристов и других специалистов.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования.

Электронные таблицы наиболее эффективно можно использовать для:

? проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

? автоматизации итоговых вычислений;

? решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

? обработки результатов экспериментов;

? проведения поиска оптимальных значений параметров;

? подготовки табличных документов;

? создания информационных систем небольших фирм и предприятий;

? планирование образовательного процесса, перемещения грузов, разработка расписаний и т.д.;

? построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

3.5.2 Основные понятия и принципы работы в электронных таблицах

Все создаваемые в электронных таблицах документы называются рабочими книгами Excel. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа (рис. 30).

Рис. 30. Рабочий лист электронной таблицы Excel

Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа, отображаемом в его нижней части (по умолчанию Лист 1, Лист 2 и т.д.). С помощью ярлыков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлыке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. На рис. 30 активная ячейка B8. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15. Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных. Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, -- а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов (см. рис. 30). Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Необходимо помнить, что каждый раз при изменении значения в клетке таблицы в результате записи в нее нового значения с клавиатуры пересчитываются также значения во всех тех клетках, в которых стоят величины, зависящие от данной клетки.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа -- по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой. Все диалоговые окна программы Excel, которые «требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой -- как относительный.

Копирование содержимого ячеек. Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами -- второй.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать контекстное меню, которое вызывается правой кнопкой мышки.

Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка Копировать или Правка Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, так как данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Автоматизация ввода. Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик -- маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного креста. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Например, пусть, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2 и 3. Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка Заполнить Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений. Например, предположим, что значения в третьем столбце рабочего листа (столбце С) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Введем в ячейку С1 формулу «А1 +В1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

Использование стандартных функций. Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.

Палитра формул. Если нажать кнопку Функции, то появится окно Мастера функций (рис. 31).

Рис. 31. Окно мастера функций

В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция -- конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.

Ввод параметров функции. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров (рис. 32).

Рис. 32. Форма ввода параметром функции

Если название параметра указано полужирным шрифтом, параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части формы приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками -- выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров -- значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров (см. рис. 32).

Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

Итоговые вычисления. Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций.

Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке. Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Функции для итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧСЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие.

Надстройки -- это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel. На практике, именно надстройки делают программу Excel удобной для использования в научно-технической работе. Хотя эти средства считаются внешними, дополнительными, доступ к ним осуществляется при помощи обычных команд строки меню (обычно через меню Сервис или Данные). Команда использования настройки обычно открывает специальное диалоговое окно, оформление которого не отличается от стандартных диалоговых окон программы Excel.

В настоящее время в состав пакета Excel входят следующие основные надстройки.

Пакет анализа. Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных.

Автосохранение. Эта надстройка обеспечивает режим автоматического сохранения рабочих книг через заданный интервал времени.

Мастер суммирования. Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий.

Мастер подстановок. Автоматизирует создание формулы для поиска данных по названию столбца и строки.

Мастер Web-страниц. Надстройка преобразует набор диапазонов рабочего листа, а также диаграммы в Web-документы, написанные на языке HTML.

Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации.

Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных.

Мастер Web -форм. Надстройка предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой.

Построение диаграмм и графиков. В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

3.5.3 Пример работы в электронных таблицах

Постановка задачи. Разработать в Excel прайс-лист фирмы, торгующей компьютерами, позволяющий пересчитывать стоимость компьютера с у.е. на рубли по заданному курсу, а также рассчитывать цены на компьютеры при различных объемах их оптовых поставок:

Цена 1 - стоимость одного комплекта = Цена$ x курс$;

Цена 2 (стоимость 5 и более комплектов) = Цена1 х 0,95

Цена 3 (стоимость 10 и более комплектов = Цена1 х 0,9.

Алгоритм работы будет следующий:

1. Запустить программу Excel

ПускПрограммыExcelВвод (левая кнопка мышки)

...