Разработка информационной системы "Продажа авиабилетов"

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Глава 1. Базы данных и управление ими

НИЖЕГОРОДСКИЙ КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ПРАВА - ФИЛИАЛ ГОУ ВПО «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)»(НИЖЕГОРОДСКИЙ ФИЛИАЛ МЭСИ)

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему «Разработка информационной системы "Продажа авиабилетов"»

Нижний Новгород 2009 г

Введение

В современном мире информация приобретает все большее значение, объемы и размеры её увеличиваются. Необходимость систематизирования информации заставила человека изобретать различные схемы, каталоги, таблицы для удобного использования данных. Век компьютеризации предоставляет возможность быстрого и удобного систематизирования данных с помощью баз данных.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области - реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. Простым примером базы данных являются картотеки в больницах, ведь там информация хранится строго в определенном порядке и по определенным разделам. В настоящее время базы данных расцениваются как электронные хранилища информации, доступ к которым осуществляется с одного или нескольких компьютеров в зависимости от архитектуры. Работа с подобными автоматизированными информационными системами осуществляется при помощи систем управления базами данных - это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных.

Целью данного дипломного проекта является выработка умений и навыков проектирования структуры базы данных, предназначенной для функционирования автоматизированной информационной системы. Для достижения этой цели в данном проекте выполняется разработка структуры реляционной базы данных для информационной системы “Продажа авиа билетов ”.

Информационная система “Продажа авиа билетов ” предназначена для автоматизации процессов продажи авиабилетов на различные рейсы; ведет учет проданных билетов и учет пассажиров, купивших билеты.

1. Средства разработки информационной системы

1.1 Понятие информационной системы

На пользовательском уровне достижения информатики проявляются в создании и развитии информационных систем, обеспечивающих хранение и преобразование необходимых пользователю данных.

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

Рассмотрим функциональную схему информационной системы (рисунок 1).

Рис. 3.1 Функциональная схема информационной системы

Как видно из этой схемы, область определения любой информационной системы (предметная область) представляет собой некоторое информационное пространство, содержащее совокупность информационных объектов. Каждый из объектов может быть описан с точки зрения систем организации и хранения, ввода, обработки и поиска информации , систем потребления информации и взаимосвязей данного объекта с другими объектами рассматриваемой предметной области. В общем случае информационное пространство неоднородно, так как содержит информационные объекты, различающиеся по методам формирования, организации и пополнения информации.

Все преобразования информации, осуществляемые системой 1, можно свести к пяти основным процедурам: хранение, поиск, обработка, ввод, вывод. Первые три процедуры являются внутренними, а четвертая и пятая обеспечивают связь данной системы с объектами предметной области, т. е. источниками информации и внешней средой (потребителями информации). Таким образом, любая информационная система и обрабатываемая ею информация образуют сложную неоднородную систему, которая в свою очередь, является элементом еще более сложной глобальной системы "природа - человек - человеческая деятельность-общество".

Эффективность управления любой динамической системой (технологическим процессом, производством, процессом создания нового изделия и т. д.) во многом определяется тем, как организованы хранение, поиск, обработка и пополнение информации. Очевидно, что управление возможно только в той системе, в которой четко определены информационные связи, как между отдельными элементами, так и с внешней средой. В этом случае обеспечиваются возможность координации деятельности различных подсистем, сопряжения данной системы управления с системами более высокого и более низкого уровней.

Информация, выдаваемая информационной системой потребителю, является одним из ресурсов, позволяющих повысить производительность труда и эффективность его деятельности. Важнейшим аспектом взаимоотношений потребителя и информационной системы является по возможности наиболее полное и рациональное удовлетворение информационной потребности пользователя, другими словами, обеспечение эффективного использования информационных ресурсов. Это, в свою очередь, предполагает доведение информации до потребителя в требуемом объеме, в заданные сроки и удобной для восприятия форме. Именно использование информационных ресурсов таким образом позволяет минимизировать расход всех других видов ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, вычислительных) при информационном обеспечении потребителей.

Таким образом, информационные ресурсы представляют собой один из обязательных элементов, необходимых для осуществления любого вида человеческой деятельности: производства, управления, научных исследований, проектирования новой техники и технологии, подготовки и переподготовки кадров.

Информационные системы, содержащие информационные ресурсы, разделяют по масштабу на одиночные, групповые, корпоративные.

Одиночные информационные системы реализуются на автономном компьютере. Такая система может содержать несколько простых приложений, связанных общим информационным фондом, и рассчитана на работу одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место.

Групповые информационные системы ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы (одного подразделения), чаще всего строятся на основе локальной вычислительной сети. Однотипные или специализированные рабочие места обеспечивают вызов одного или нескольких конкретных приложений. Общий информационный фонд представляет собой базу данных или совокупность файлов документов.

Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп и ориентированы на масштаб предприятия, могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. Главная особенность - обеспечение доступа из подразделения к центральной или распределенной базе данных предприятия (организации) помимо доступа к информационному фонду рабочей группы.

В зависимости от особенностей применения информационные системы делят на две основные группы: системы информационного обеспечения и системы, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения.

Системы (или подсистемы) информационного обеспечения входят в состав любой автоматизированной управляющей системы и являются ее важнейшими компонентами.

К числу ИС, имеющих самостоятельное значение, относятся информационно-поисковые (ИПС), информационно-справочные системы (ИСС) и информационно-управляющие системы (ИУС) различных видов. Информационно-поисковые и информационно-справочные системы предназначены для хранения и представления пользователю информации (фактографических записей, текстов, документов и т.п.) в соответствии с некоторыми формально задаваемыми характеристиками. Для ИПС и ИСС характерны два основных этапа функционирования: сбор и хранение информации; поиск и выдача информации пользователю. Движение информации в таких системах осуществляется по замкнутому контуру от источника к потребителю информации. При этом ИПС или ИСС выступает лишь как средство ускорения поиска необходимых данных. Наиболее сложным процессом с точки зрения его реализации выступает поиск необходимой информации, который осуществляется в соответствии со специально создаваемым поисковым образом документа (ПОД), текста и т.п.

В зависимости от режима организации поиска ИПС и ИСС могут быть разделены на документальные и фактографические.

Документальными называют информационно-поисковые системы, в которых реализуется поиск в информационном фонде документов или текстов в соответствии с полученным запросом с последующим предоставлением пользователю этих документов или их копий. Вся обработка полученной информации в документальных ИПС осуществляется самим пользователем.

В зависимости от того, по каким хранимым документам или по их описаниям (вторичным документам) осуществляется поиск, документальные ИПС часто делят на системы с библиотечным или системы c библиографическим поиском. В первом случае поиск ведется в информационном фонде, содержащем первичные документы, во втором - в информационном фонде вторичных документов.

Фактографические информационно-поисковые системы реализуют поиск и выдачу фактов, текстов, документов, содержащих сведения, которые могут удовлетворить поступивший запрос пользователя. В этом случае осуществляются поиск не какого-то конкретного документа, а всей совокупности сведений по данному запросу, хранящихся в информационном фонде ИПС или ИСС. Основным отличием фактографических информационно-поисковых систем от документальных является то, что эти системы предоставляют пользователю не только ранее введенный документ, но и обработанную информацию.

Еще одним признаком классификации ИПС и ИСС может выступать реализуемый режим распространения информации. По этому признаку различают:

- системы с режимом избирательного распространения информации (ИРИ), обеспечивающие организацию периодического (раз в неделю, раз в месяц, раз в квартал и т. п.) поиска информации в соответствии с заданным ПОД в массиве новых поступлений в информационный фонд ИПС и предоставление пользователю сообщений о появлении таких документов;

- системы с режимом ретроспективного поиска (РП), реализующие поиск информации по заданным ПОД во всем информационном фонде ИПС или ИСС;

- интегральные системы, в которых реализованы как ИРИ-режим, так и РП-режим.

Существует обширный класс ИСС, основанных на использовании гипермедиа-структур, представляющих собой совокупность логически связанных текстовых, графических, аудио- и видеоматериалов. В настоящее время эти системы нашли широкое применение в Internet (Intranet) при организации доступа к базам данных на WWW-серверах.

1.2 Базы данных и модели представления данных

Для понимания термина «Система Управления Базами Данных» (СУБД) попробуем выяснить сначала:

1. Что такое данные?

2. Что такое базы данных?

Данные.

Похоже, всякая попытка дать четкое определение термина «данные» не лишена тавтологичности. Рассмотрим несколько таких определений:

Данные - это факты, характеризующие свойства объектов и явлений из некоторой предметной области. Но что такое факты, как не разнообразные данные?

Данные - это информация, предназначенная к обработке. А информация, в свою очередь - это знания о фактических данных.

Данные - это сведения, полученные путем измерения, наблюдения и т.п. Не вдаваясь в дальнейшие семантические изыскания, примем за основу: данные - это информация, факты и сведения. Теперь разберемся, что представляют собой данные с практической точки зрения.

Посмотрев по сторонам: предположим, что мы видим три книжных полки В первой - художественные произведения, во второй - техническая литература, в третьей спит кошка. Что можно сказать об увиденном, где здесь данные? Жанр, наименование, и имена авторов книг, местоположение каждой книги (на первой или второй полке, или вообще вне полок), общее их количество. Стоимость каждой книги, количество страниц. Материал, из которого изготовлена каждая полка, ее габариты. Порода, возраст, вес, имя кошки. Марка ее любимого корма, способность к ловле мышей. На какой из полок предпочитает отдыхать. Данные можно найти везде, они вокруг нас, но не все они представляют интерес с точки зрения их сбора, хранения и обработки. Итак, множество данных описывает свойства каких-либо объектов, принадлежащих выбранной предметной области и взаимоотношения между этими объектами. Для каждого объекта можно определить список его свойств, которые являются существенными. Например, объект «налогоплательщик» с точки зрения налоговых служб может обладать следующими свойствами: имя, дата рождения, доход за предыдущий год и т.п. Конкретный человек, к которому эти данные относятся, имеет гораздо больше свойств - цвет глаз, размер обуви, любимый вид спорта и т.д., но вряд ли они представляют интерес для решения задачи сбора налогов. Тому же самому человеку с точки зрения, например, стоматолога соответствует совершенно иной перечень свойств. Каждое свойство конкретного объекта имеет некоторое значение (цвет глаз - голубой, вес - 78кг, доход - неизвестен). Набор значений свойств формирует некоторую абстракцию, упрощение этого объекта - мы манипулируем не самим объектом, а ограниченным набором представлений о нем.

Базы данных.

База данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

Данные, относящиеся к некоторой предметной области, объединяются и структурируются таким образом, чтобы над ними можно было выполнять необходимые операции: обновлять, добавлять новые данные, удалять ненужные, извлекать данные, отвечающие условиям поиска. Простейший пример базы данных - записная книжка с номерами телефонов. Данные упорядочены по первым буквам имен абонентов, что позволяет быстро найти нужный телефон. При необходимости можно добавить информацию о новом абоненте, вычеркнуть или изменить записанную ранее. Другой пример - база данных торговой организации. БД содержит сведения о клиентах и товарах. Объект «клиент» вступает во взаимоотношение с объектом «товар», оформляя заказ. Данные должны быть организованы так, чтобы допускать их обновление, добавление сведений о новых клиентах, поступивших товарах, оформление заказов, а также извлечение данных для формирования различных отчетов - поступившие товары, заказы за последний месяц и т.п.

Банк данных - база данных и система управления ею.

Модели представления данных.

Модель - способ структурирования данных, описания взаимосвязей между данными.

Очевидные требования к модели:

* Модель должна быть достаточно универсальной, позволяя работать с

данными различной структуры и сложности.

* Модель должна допускать автоматическую обработку данных, т.е. должна быть реализуема программными средствами.

* Модель должна быть наглядной, «прозрачной». Поскольку задача описания структуры данных средствами выбранной модели возлагается на разработчика (человека), чем сложнее модель - тем труднее избежать ошибок при проектировании.

Ниже перечислены основные разновидности моделей представления данных, используемых или использовавшихся в прошлом.

Иерархическая модель. Модель (как видно из названия) представляет данные в виде иерархии (рис. 1.0). Модель ориентирована на описание объектов, находящихся между собой в отношении подчинения. Например, структура кадров некоторой организации. Организация состоит из отделов, каждый отдел имеет руководителя и сотрудников. Другой пример: объект «колесо» является составной частью объекта «автомобиль». Между автомобилем и колесом имеется связь, смысл которой можно озвучить следующим образом: объект «автомобиль» включает в себя несколько объектов «колесо».

Сетевая модель. Сетевая модель (рис. 1.1) представляет собой развитие иерархической. Модель позволяет описывать более сложные виды взаимоотношений между данными. Однако расширение возможностей достигается за счет большей сложности реализации самой модели и трудности манипулирования данными.

Взаимоотношения между объектами задаются с помощью связей между столбцами таблиц. Реляционная модель на сегодняшний день наиболее распространена. Она достаточно универсальна и проста в проектировании. Ниже будут более подробно рассмотрены принципы построения баз данных, основанных на реляционной модели.

Рис. Реляционная модель

Объектная модель. В этой модели данные представляются в форме объектов. Объект имеет набор свойств, называемых атрибутами, и может включать в себя также процедуры для обработки данных, которые называют методами. Объекты, имеющие одинаковые наборы атрибутов и различающиеся только их значениями, образуют некоторый класс объектов. Например, класс «клиент» может иметь следующие атрибуты: «фамилия», «имя», «отчество», «номер кредитной карты». Для каждого объекта из этого класса определены конкретные значения перечисленных атрибутов. Говорят, что объект является экземпляром класса. На основе существующего класса могут создаваться новые, наследующие свойства исходного. При этом исходный класс именуется родителем нового класса. Производный класс называют потомком исходного. При этом объекты - экземпляры класса-потомка принадлежат также и родительскому классу, поскольку обладают всеми его атрибутами. Пример: на основе класса «клиент» может быть определен класс «постоянный клиент». Новый класс наследует атрибуты родительского и при этом добавляется новый атрибут - «процент скидки». Все постоянные клиенты продолжают оставаться клиентами в прежнем понимании, но о них имеется еще и дополнительная информация. В настоящее время не существует единого подхода к реализации объектных баз данных. Объектный подход - набор общих принципов, которые могут применяться при проектировании различных приложений.

Гибридные модели. В некоторых приложениях предпринимаются попытки смешения различных моделей представления данных. Пример такого смешения - объектно-реляционная модель. В ней использовано некоторое сходство между реляционной и объектной идеологией. Строки таблиц реляционной модели соответствуют объектам объектной модели, столбцы таблиц - атрибутам объектов. Таблицы в целом являются аналогом классов. Отсюда вытекает возможность введения наследования при определении таблиц - таблица-потомок содержит те же столбцы, что и родительская, и, кроме того - дополнительные, определенные при наследовании. По идее создателей, объектно-реляционная модель должна унаследовать от реляционной легкость описания и манипулирования данными, а от объектной - возможность определения более сложных взаимоотношений между объектами.

Реляционные базы данных.

Базы данных, хранение информации в которых основано на реляционной модели, называют реляционными базами данных. Как было сказано ранее, реляционная модель предполагает организацию данных в виде таблиц. Строки таблиц называют записями, столбцы - полями.

Рис. Таблицы в реляционной модели

В примере (рис. 1.3) показано, как могут быть представлены данные и связи между ними в БД некоторой торговой организации. Таблица «Клиент» содержит данные о каждом клиенте - фамилию, имя и отчество. В таблице «Товар» хранятся сведения об имеющихся товарах. Когда клиент вступает во взаимоотношения с некоторым товаром (делает заказ), этот факт фиксируется в таблице «Заказ». Для того чтобы можно было сослаться на отдельную запись (строку) в некоторой таблице, каждая запись этой таблицы должна содержать уникальный идентификатор. В данном примере роль таких идентификаторов выполняют поля «Id _кл», «Id_тов» и «Id_зак». Поле таблицы, значения которого гарантированно уникальны для каждой записи этой таблицы, называют ключевым полем или ключом. Ключ не обязательно должен быть числовым. Иногда уникальным идентификатором может служить не одно поле, а комбинация полей. При этом сочетание значений этих полей должно быть уникальным. Такие поля образуют составной ключ таблицы.

Вернемся к примеру. Обратим внимание, что поля «Клиент» и «Товар» содержат значения, совпадающие со значениями ключей таблиц «Клиент» и «Товар» (совпадение имен полей и названий таблиц не является обязательным). Каждая запись таблицы «Заказ» содержит информацию о заказе клиентом некоторого товара - дату заказа и количество единиц товара. В заказе также содержатся идентификаторы клиента и заказа, что позволяет однозначно определить - кем и на какой товар сделан заказ. Так, клиент Иванов заказал один шкаф, а позднее - двенадцать стульев. Клиент Николаев заказал только один шкаф, а Петров пока не заказал ничего. Для изображения таблиц и связей между ними обычно применяется более компактная форма, в которой указываются имена полей, без данных. На рис. 1.4 приведена структура рассмотренной ранее базы данных.

Рис. Изображение таблиц и связей

Стрелки указывают «направление», в котором используются ключевые поля. Значения из поля «Id _кл» помещаются в поле «Клиент», а значения из поля «Id_тов» - в поле «Товар». Очевидно, что одному клиенту может соответствовать несколько заказов, но каждому заказу соответствует только один клиент. С товарами - аналогичная ситуация. Один товар может входить в несколько заказов, но в каждый заказ входит только один товар.

Вероятно, оформление заказов было бы более удобным, если бы в одном заказе можно было указывать сразу несколько товаров. Для этого структуру данных следует изменить. На рис. 1.5 приведена новая структура БД. Таблица «Заказ» содержит для каждого заказа его уникальный идентификатор, идентификатор клиента, сделавшего этот заказ и дату. Перечень и количество товаров, входящих в заказ, хранится в таблице «Состав заказа». Одной записи в таблице «Заказ» может соответствовать несколько записей в таблице «Состав заказа».

Рис. Преобразованная структура БД

1.3 Системы управления базами данных

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. В англоязычной терминологии СУБД именуется DBMS (Database Management System).

Ведение базы данных - действия по добавлению, удалению и изменению хранимых данных.

Рис. Роль СУБД

Как видно из рис. 1.6, СУБД играет роль посредника между клиентом (человеком или программой) и данными.

Главные задачи, которые решает СУБД:

* Хранение данных.

* Поддержание целостности данных.

* Предоставление инструментария для манипулирования данными.

Задача хранения подразумевает размещение данных на некотором носителе информации (например, диске). Должен быть определен формат данных, обеспечивающий не только статичное хранение, но и эффективное манипулирование данными.

СУБД должна контролировать любые изменения в данных и гарантировать, что при любых действиях по манипулированию данными не возникнет противоречий в структуре или в самих данных (при условии, что такие противоречия не были заложены разработчиком). СУБД должна обеспечивать интерфейс (функции, программы) для доступа к манипулированию данными.

Виды СУБД:

* Локальная СУБД.

* Система «клиент-сервер».

Рис. Архитектура «клиент-сервер»

Различие заключается в степени «удаленности» данных и СУБД от потребителя этих данных - клиента (человека или программы). СУБД, организованная по технологии «клиент-сервер» (рис. 1.7), предоставляет средства, позволяющие работать с данными клиентам, имеющим различное местоположение и использующим различное программное обеспечение. При этом клиентское программное обеспечение не отвечает за хранение данных и поддержание их целостности, оно лишь отправляет запросы к СУБД и получает на них ответы. СУБД является сервером, хранящим данные, который обеспечивает некоторый интерфейс и при этом не отвечает за то, как эти данные могут быть использованы клиентами (внешними приложениями).

Локальные СУБД (рис. 1.8) интегрированы с конечным приложением - потребителем данных (программой автоматической обработки или интерфейсом пользователя). Соответственно, если с одними и теми же данными работает несколько приложений, каждое приложение должно включать в себя собственную СУБД. Многие локальные СУБД изнутри организованы по технологии «клиент-сервер», но с точки зрения пользователя представляют собой единое приложение. В этом случае разделение скорее логическое - одни процедуры внутри программы отвечают только за доступ к данным и их целостность, другие выполняют только обработку и взаимодействие с пользователем, обращаясь к данным не напрямую, а лишь с помощью процедур первой группы.

Ниже перечислены некоторые из известных СУБД, относящиеся к первому и второму виду.

1.4 Microsoft Access как средство разработка информационной системы

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех можно связывать с великолепной рекламной кампанией, организованной Microsoft, или включением его в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office. Вполне возможно, что это так. Но корень успеха, скорее всего, заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Его основные конкуренты Paradox for Windows или Lotus Approach.

Access - приложение, входящее в состав пакета Office, разработанного компанией Microsoft. Microsoft продвигает на рынок две различные СУБД - SQL Server и Access.

SQL Server предназначен для реализации крупных проектов, с большим числом пользователей, одновременно работающих с БД. Он является (как следует из названия) серверным приложением и способен обрабатывать запросы от удаленных клиентов.

Access представляет собой локальную СУБД и ориентирован на разработку баз данных малой и средней сложности, с которыми одновременно могут работать один или несколько пользователей. Приложение обращается непосредственно к файлу базы данных, доступ к файлу ограничен пределами одного компьютера или локальной сети. Данные не кэшируются в оперативной памяти (при каждом запросе выполняется обращение к файлу), что гарантирует устойчивость БД по отношению к аппаратным сбоям, но негативно влияет на производительность. Для защиты целостности данных при обращении к ним производится блокировка (два пользователя не могут одновременно изменить содержимое одной и той же ячейки). Файлы баз данных Access имеют расширение «.MDB».

Access предоставляет простые и удобные возможности для разработки структуры БД и пользовательского интерфейса. Одно и то же приложение служит как инструментом создания баз данных, так и средством работы с готовыми БД. На рис. 1.9 показан вид окна Access с открытой в нем базой данных. В левой части окна базы данных перечислены виды групп объектов, которые могут присутствовать в БД (таблицы, запросы, формы и т.п.). В правой части окна отображается список объектов, принадлежащих конкретной выбранной группе.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet 3.0, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса - Конструктор форм. Для получения распечаток используются Конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. На тот случай, когда не хватает функциональности визуальных средств, пользователи Access могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.

Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, вызывать DLL-функции, с помощью OLE Automation контролировать работу приложений, которые могут функционировать как OLE-серверы. Вы даже можете целиком создавать базы данных с помощью кодирования, когда в этом появляется необходимость.

MS Access из всех рассматриваемых средств разработки имеет, пожалуй, самый богатый набор визуальных средств. Тем не менее, кодировать в Access приходится - исходя из собственного опыта авторы берутся утверждать, что ни одно приложение, не предназначенное для себя лично, создать хотя бы без одной строчки кода невозможно.

Для коммерческого распространения приложений, разработанных на Access, как мы уже, предназначен пакет Access Developer Toolkit, вместе с которым поставляются некоторые дополнения и несколько дополнительных объектов ActiveX.

Главное качество Access, которое привлекает к нему многих пользователей, - тесная интеграция с Microsoft Office. К примеру, скопировав в буфер, графический образ таблицы, открыв Microsoft Word и применив вставку из буфера, мы тут же получим в документе готовую таблицу с данными из БД.

Вся работа с базой данных осуществляется через окно контейнера базы данных. Отсюда осуществляется доступ ко всем объектам, а именно: таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам, модулям.

Посредством драйверов ISAM можно получить доступ к файлам таблиц некоторых других форматов: DBASE, Paradox, Excel, текстовым файлам, FoxPro 2.х, а посредством технологии ODBC - и к файлам многих других форматов.

Access может выступать как в роли OLE контролера, так и OLE сервера. Это значит, что вы можете контролировать работу приложений Access из любого приложения, при условии, что оно может выступать в роли OLE контролера и наоборот.

Встроенный SQL позволяет максимально гибко работать с данными и значительно ускоряет доступ к внешним данным.

Пользователям, малознакомым с понятиями реляционных баз данных, Access дает возможность разделять свои сложные по структуре таблицы на несколько, связанных по ключевым полям.

Процесс построения систем обработки данных значительно различается на разных предприятиях и фирмах в зависимости от объема данных, которые они обрабатывают. Естественно, Access - это типичная настольная база данных. В то же время на небольшом предприятии с количеством компьюторов не больше 10, ресурсов Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства, естественно, в связке с Microsoft Office. То есть все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одной рабочей станции, которая не обязательно должна быть выделенным сервером. Для того чтобы не возникали проблемы сохранности и доступа к данным, имеет смысл воспользоваться средствами защиты, которые предоставляет Access. При этом вы можете воспользоваться Мастером, если не уверены, что сами правильно установите права и ограничения для пользователей.

В отличие от других рассматриваемых средств разработки, СУБД Access имеет русифицированный интерфейс и частично переведенный на русский язык файл контекстной помощи. Как мы уже отмечали, причина этого отрадного факта заключена в позиционировании этой СУБД на конечного пользователя. Мы опустим описание интерфейса Access, так как его понимание облегчено не только русским языком, но и сохранением общего подхода, принятого в построении интерфейса всех продуктов Microsoft для Windows.

При создании многих объектов и элементов управления в Access предоставляется несколько возможностей реализации поставленной задачи. Как правило, большая часть объектов создается визуально, путем нажатия кнопки Создать (рис. 2.0.). При этом необходимо находиться в контейнере базы данных на той вкладке, объекты которой вас интересуют. В качестве альтернативы можно воспользоваться меню Вставка и выбрать в нем соответствующий объект.

Очевидно, практическая работа в СУБД начинается с создания базы данных. Уже при запуске Access перед вами появляется диалоговое окно, которое предлагает создать новую базу или открыть ранее созданную, вдобавок имеется список баз данных, с которыми вы работали недавно. Если вы выберете опцию Запуск Мастера, то попадете в окно Создание. Теперь для создания базы данных можно использовать шаблоны. Для того чтобы увидеть их список, вам необходимо перейти на вкладку Базы Данных. Достаточно выбрать ту базу данных, которая необходима для создания вашего приложения. При этом можно добавить в базу данных только те таблицы, которые необходимы, а в таблицах выбрать нужные вам поля. После этого вы получаете базу данных с таблицами, формами ввода и вывода. Окно контейнера базы данных показано на рис. 2.1. В табл. 1. приведен список Мастеров, имеющихся в Access.

Таблица 1. Мастера в СУБД Access.

Мастер баз данных	Создаются базы данных из определенного списка, возможен выбор необходимых таблиц и полей, создаются формы и отчеты.
Мастер таблиц	Создает таблицы из списка уже готовых, которые можно изменить. Интересен только на начальном этапе использования таблиц, хотя определенный круг задач можно решить, применяя только таблицы, предоставляемые мастером.
Мастер простых форм	Создает простую форму, в которую выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запросы.
Мастер форм с диаграммой	Создает форму с диаграммой, отражающей данные для полей из таблиц и запросов, которые служат источником данных для формы.
Мастер форм со сводной таблицей Microsoft Excel	Создает форму, в которую включен объект "страница Excel" со сводной таблицей.
Мастер построения кнопок	Создает кнопки в форме или отчете с выбранными вами свойствами и функциональностью.
Мастер построения групп	Создает группу переключателей, которая может содержать множество кнопок, флажков, выключателей.
Мастер построения списков	Создает списки на основе полей из таблиц и запросов, SQL выражений или предопределенного набора значений.
Мастер построения комбинированных списков	Создает комбинированные списки на основе полей из таблиц и запросов, SQL выражений или заранее предопределенного набора значений.
Мастер построения подчиненных форм	Создает подчиненную форму, которая может служить аналогом объектов Grid или Browse в других системах управления данными.
Мастер создания отчета	Создает отчет, в который выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запросы, с возможностями установки группировки и сортировки.
Мастер создания наклеек	Позволяет создавать наклейки как стандартных, так и иных размеров.
Мастер создания отчетов с диаграммой	Позволяет выводить на печать диаграммы, внешний вид которых зависит от данных в таблице или запросе, являющихся источником данных для отчета.

В процессе изучения Access необходимо как можно чаще обращаться к команде Параметры из меню Сервис. После выбора этого пункта на экран выводится диалоговое окно с множеством вкладок. В настоящий момент нас интересует вкладка с заголовком Общие (по-видимому, имеются в виду параметры), которая представлена на рис. 2.2. На этой странице в текстовое поле с заголовком Рабочий каталог внесите путь к той папке, в которой вы собираетесь хранить ваши файлы. Если при программном способе создания баз данных вам необходим каталог, отличный от текущего рабочего, то указывайте полный путь для создаваемого файла.

Первое, с чего начинается работа с базой данных - создание таблиц. После нажатия кнопки Создать будет предоставлена возможность выбора одного из пяти вариантов действий, которые приведут к появлению в вашей базе новой или присоединенной таблицы.

При работе с такими объектами, как таблица, форма, запрос, отчет, вы легко можете переключаться между режимами Конструктора, Таблицы, Формы, SQL, Предварительного просмотра. Каждому объекту соответствует присущий ему режим. Для перехода из режима в режим используйте значок, который появляется на панели инструментов, соответствующей каждому объекту (рис. 2.3), если, конечно, вы не модифицировали панели по-своему. Можно также воспользоваться меню Вид, которое, как практически и все остальные меню, динамически изменяется в зависимости от активного в текущий момент объекта.

Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и, при обнаружении каких-то недостатков, возвращаться назад для корректировки сделанного. При этом ничто не ограничивает по времени модернизации. Можно совершить ее и сегодня, и завтра, и даже через год. Не каждая система может предоставить возможность одним движением мыши перейти из Конструктора в режим Таблицы или Формы.

Объекты Microsoft Access.

Запросы.

Запросы позволяют извлекать данные из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными условиями отбора, производить при этом обработку и сортировку данных. Кроме запросов на выборку, встречаются запросы на обновление, добавление и удаление данных, а также на создание таблиц. Наиболее часто применяются запросы на выборку (извлечение данных). Ниже будет рассмотрена задача создания именно таких запросов. Запрос на выборку должен иметь один или несколько источников данных. Источниками могут быть таблицы или другие запросы.

Общие принципы построения запросов. При выполнении запроса на основе нескольких источников, над данными из этих источников выполняются две операции: умножение и сужение. Первая строит все возможные комбинации из всех записей всех источников. Такое множество называется декартовым произведением источников. Вторая операция (сужение) отсекает «лишние» строки, используя заданные ограничения. Первоначальные ограничения образуются связями, определенными между источниками. При этом множество комбинаций всех записей «сужается» до множества комбинаций записей, связанных между собой. Дальнейшее сужение выполняется за счет ограничений, наложенных на значения выбранных полей.

Инструменты создания запросов. Для создания запросов в Access используются мастер или конструктор. Мастер позволяет создавать несложные запросы на основе одного или нескольких источников данных. Мастер отказывается строить запросы при отсутствии связей между источниками.

Конструктор запросов (рис. 2.8) предоставляет значительно более широкие возможности. В верхней части окна конструктора находится область таблиц. В ней размещаются источники данных, участвующие в запросе. В нижней части - бланк запроса, в который заносятся выбираемые поля, указываются операции над ними (математические, логические, текстовые и т.п.) и задаются ограничения (условия отбора).

Конструктор запросов.

Использование выражений в запросах. При формировании результирующих наборов могут использоваться не только поля таблиц, но и построенные на их основе выражения. Выражения следует вписывать в строку «Поле» бланка запроса. На рис. 2.9. показан запрос, формирующий список клиентов с их инициалами и результат его работы. В запросе используется операция сложения строк и функция Left(). Для избегания неоднозначного толкования выражений, имена полей заключаются в квадратные скобки. Ниже перечислены некоторые функции, которые могут быть полезны при построении запросов. Следует иметь в виду, что при использовании функций в конструкторе запросов их аргументы отделяются не запятой, а точкой с запятой.

Функции обработки текста:

* Left(строка, n) - возвращает n левых символов строки.

* Right(строка, n) - возвращает n правых символов строки.

* Mid(строка, n1, n2) - возвращает n2 символов строки, начиная с позиции n1.

* InStr(строка1, строка2) - номер позиции, с которой строка2 входит в

строка1.

* Ltrim(строка), Rtrim(строка) - удаляют пробелы из начала и конца строки соответственно.

* Trim(строка) - удаляет пробелы из начала и конца строки.

Функции обработки даты и времени:

* Date() - возвращает текущую дату.

* Now() - возвращает текущую дату и время.

* DateDiff(интервал, дата1, дата2) - определяет разницу между датами. Аргумент интервал задает способ представления разницы: “yyyy” - год, “q” - квартал, “m” - месяц, “y” - день года, “d” - день, “w” - неделя, h” - час, “n” - минута, “s” - секунда

* DateAdd(интервал, число, дата) - будущая дата, отстоящая от указанной на заданное число интервалов.

* Year(дата), Month(дата), Day(дата) - возвращают число - значение года, месяца и дня для указанной даты.

Функции преобразования типов:

* Str(аргумент) - преобразует значение аргумента в текстовую строку

* Val(строка) - преобразует строку в число

* Int(число) - возвращает целую часть числа

Функции преобразования нужны, если выполняются операции над данными разных типов. Например, если требуется объединить фамилию и дату в одну строку, дата должна быть сначала преобразована в текстовую переменную.

Условная функция: IIf(выражение, если истинно, если ложно) - вычисляет значение аргумента выражение. Если значение истинно, возвращает значение второго аргумента, если ложно - значение третьего аргумента.

Пример: IIf([количество]>0, “Есть в наличии”, “Отсутствует”)

Если выражение, указанное в строке «Поле» бланка запроса должно играть роль групповой (статистической) операции в запросе с группировкой, в строке «Групповая операция» бланка запроса следует вместо конкретной операции следует выбрать пункт «Выражение» (этот специальный тип групповой операции упоминался выше). При построении запроса выражения и функции могут быть использованы не только в строке «Поле» бланка конструктора, но и в строке «Условие отбора». Кроме того, объекты базы данных «Модули» позволяют пользователю определять собственные функции, которые могут быть использованы наравне со встроенными.

В некоторых случаях может оказаться полезным входящий в Access построитель выражений - инструмент, помогающий создавать выражения, используя объекты БД, операторы, встроенные и пользовательские функции.

Для запуска построителя выражений следует в контекстном меню соответствующей строки бланка запроса выбрать пункт «Построить» (рис. 3.0.).

Вид окна построителя выражений показан на рис. 3.1.

Рис. Окно построителя выражений.

Параметры запросов. В запросах могут присутствовать параметры. Они используются для передачи в запрос некоторых данных в момент его выполнения. Один и тот же запрос, выполненный с разными значениями параметров, может создавать различные результирующие наборы. Каждый параметр запроса должен иметь уникальное (в пределах запроса) имя. Имя параметра участвует в выражениях, входящих в запрос. При вызове запроса на выполнение открывается диалоговое окно с предложением указать значения его параметров. Для просмотра и изменения списка параметров следует выбрать пункт «Параметры» в контекстном меню окна конструктора. При этом будет открыто диалоговое окно со списком параметров запроса.

В некоторых случаях нет необходимости задавать имя параметра явно. Если при запуске запроса в его теле встречается некоторое неизвестное имя, оно автоматически считается именем параметра и Access выдает окно с предложением ввести его значение. На рис. 3.3. приведен пример запроса, содержащего параметр с именем «Введите фамилию» (имя параметра заключено в квадратные скобки). Это имя воспринимается как параметр, поскольку полей с таким именем в выбранных таблицах не существует.

Рис. 3.3 Пример запроса с параметром.

При запуске этого запроса на выполнение будет выдано окно для ввода значения этого параметра. Формируемый результирующий набор зависит от введенного значения (рис. 3.4.).

Перекрестные запросы. Перекрестный запрос в некоторых случаях позволяет отобразить данные в удобной для анализа форме. Для построения перекрестного запроса, данные предварительно должны быть приведены к определенному виду: следует сформировать три колонки данных. Перекрестный запрос будет использовать данные из одной колонки в качестве названий строк таблицы, другой - в качестве названий столбцов, а данные из третьей колонки будут размещены в таблице на пересечении соответствующих строк и столбцов. На рис. 3.5. показано, как выглядят запрос на выборку и перекрестный запрос, построенные на основе одних и тех же данных.

Рис. Сравнение запроса на выборку и перекрестного.

Соответствующий запрос на выборку показан на рис. 3.6.

Формы.

Для создания форм в Access существуют следующие инструменты:

* Мастер форм. Позволяет создавать несложные формы на основе одной или нескольких связанных таблиц или запросов.

Автоформа. Средство автоматического создания форм. Может создавать простые формы нескольких разновидностей:

- Форма в столбец - одновременно на экран выводятся данные одной записи таблицы или запроса, расположенные в столбец;

- Ленточная форма - одновременно на экран выводятся данные нескольких записей, каждая запись занимает одну строку;

- Табличная форма - данные отображаются в виде таблицы.

* Конструктор. Позволяет вручную создавать и редактировать любые

формы. Иногда удобно сперва создать форму в виде автоформы или с помощью мастера, а затем «довести до ума» конструктором.

Конструктор форм. Конструктор форм включает в себя следующие средства:

* Бланк формы. В нем располагаются элементы, предназначенные для отображения в форме. В основном, именно в бланке формируется внешний вид формы.

* Панель элементов. Содержит стандартный набор визуальных элементов, которые могут быть помещены в бланк формы.

* Редактор свойств. Позволяет задавать свойства формы и размещенных в ней элементов (объектов). Для формы и всех элементов определены наборы свойств. Каждое свойство определяет какой-то аспект поведения или способ отображения объекта. В окне редактора свойств показываются свойства элемента, который в настоящий момент активен (выделен). В заголовке окна редактора отображается название этого элемента.

Редактор свойств содержит несколько вкладок, в которых свойства элемента группируются по их типу:

- Макет - свойства, относящиеся к способу отображения элемента (как он будет выглядеть);

- Данные - из какого источника берутся данные, какие действия с ними разрешено выполнять и т.п.;

- События - действия, выполняемые при различных событиях (например, при щелчке мышью на элементе);

- Другие - свойства, не относящиеся к перечисленным группам;

- Все - общий список всех свойств.

* Список полей. Если для формы указан источник данных (таблица или запрос), в данном списке отображаются поля источника, которые можно перенести в бланк формы.

Показать/скрыть панель элементов, редактор свойств или список полей позволяют соответствующие пункты меню «Вид»:

Форма может находиться в одном из состояний: «Конструктор» (режим редактирования), «Режим формы» (стандартный режим работы) и «Режим таблицы» (просмотр данных из подключенного источника в виде таблицы). Для переключения режимов используется меню «Вид»

Панель элементов. Панель элементов позволяет помещать в бланк формы различные элементы управления - надписи, переключатели, кнопки и т.п. Рассмотрим некоторые из этих элементов подробнее.

* Раздел «Макет»

- Подпись - текстовая надпись, отображаемая в окне формы (или в заголовке окна для объекта-формы).

- Режим по умолчанию - только для объекта-формы, может принимать значения «Простая форма», «Ленточная форма» или «Таблица».

- Область выделения - только для формы, разрешает/запрещает отображение области выделения слева от записей в форме.

- Кнопки перехода - только для формы, разрешает/запрещает отображение кнопок перехода внизу формы.

- Ширина, Высота - задают размеры элемента.

- Шрифт, Размер шрифта - гарнитура и размер шрифта при отображении текста.

* Раздел «Данные»

- Данные - связь элемента (поля, флажка и т.п.) с определенным полем

источника записей, заданного для формы. Если объект связан с некоторым полем, он называется присоединенным, иначе - свободным.

- Источник записей - только для объекта-формы, привязывает к форме

некоторый источник данных (таблицу или запрос).

- Тип источника строк - для списка или поля со списком. Определяет,

как формируются строки списка. Варианты: «Таблица или запрос»,

«Список значений» (явно заданный набор строк) или «Список полей»

(список будет содержать перечень полей источника строк).

- Источник строк - для типов «Таблица или запрос» и «Список полей»

указывается имя таблицы или запроса. Для типа «Список значений» - набор строк, разделенных «;».

- Присоединенный столбец - номер столбца источника строк, содержащего значения элемента (значения подставляются в поле данных, связанное с элементом).

* Раздел «События»

События - различные изменения, действия, которые могут происходить с объектом. Набор событий для различных объектов может сильно различаться. Для любого события может быть назначен обработчик - некоторая функция, вызываемая на выполнение при наступлении данного события.

Обычно обработчиками событий служат функции на языке Visual Basic.

* Раздел «Другие»

- Имя - уникальное в пределах формы имя элемента. По этому имени к нему можно обращаться, например, из функций на Visual Basic.

- Текст строки состояния - текст, отображаемый в строке состояния Access (в нижней части окна), когда элемент формы выделен (получил фокус ввода).

Отчеты.

Отчеты наряду с формами создают представление о вашем приложении, и создание их обычно требует кропотливого труда. Компания Microsoft постаралась ваш труд облегчить. Для каждой таблицы вы можете создать Автоотчет. При этом Автоотчет, доступный для создания с помощью меню или кнопки Новый объект на панели инструментов База данных, создает отчет, данные в котором будут выведены в столбец. Еще один Автоотчет станет доступным при выборе кнопки Создать на вкладке Отчеты. Это ленточный автоотчет, когда данные из всех полей будут выводиться в колонку. Если вы хотите выбрать поля для отчета, а не выводить все, имеющиеся в таблице или запросе, то воспользуйтесь Мастером отчетов. Мастер отчетов позволяет, помимо выбора полей для отчета, сгруппировать данные по какому-нибудь полю, при этом вы можете установить интервал группировки, установить порядок сортировки, выбрать макет отчета и его стиль.

Среди прочих мастеров отметим Мастер по созданию отчета с диаграммой и построитель почтовых наклеек. Построитель почтовых наклеек - это мощное средство с разнообразными свойствами, требующее подробного изучения. Построитель почтовых наклеек по своему классу скорее можно отнести к средствам визуального проектирования.

Для построения сложных отчетов предназначен Конструктор отчетов. При его запуске вместе с ним загружается панель инструментов с элементами управления, которые можно размещать в различных областях проектируемого отчета путем буксировки с помощью мыши. Перед печатью отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра.

Как и многие другие объекты базы данных, отчеты можно создавать программно. Обычно этот метод используется для создания собственных Мастеров.

...