Автоматизированное рабочее место менеджера по закупкам и продажам

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломный проект. АРМ менеджера по закупкам и продажам

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области. Структура организации и должностные обязанности работников

1.2 Экономическая сущность задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования ВТ для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 по техническому обеспечению (ТО)

1.6.2 по информационному обеспечению (ИО)

1.6.3 по программному обеспечению (ПО)

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика результатной информации

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения

2.2.2 Сценарий диалога

2.2.3 Структурная схема пакета

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

3.2 Выбор метода расчета экономической эффективности

3.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

3.3.1 Расчет прямого эффекта

3.3.2 Расчет косвенного показателя

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

автоматический рабочий место информация

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в отрасли, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на это требуется большее количество времени, трудовых и материальных затрат. Таким образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение работы предприятия.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного дипломного проекта является разработка АРМа менеджера по закупкам и продажам ООО “Радуга” г. Ярославль.

Из всех задач, решаемых данной работой, можно выделить ряд основных задач, необходимость которых обязательна для любой информационной системы подобного рода. К таким задачам относятся:

· Учет товара, поступающего на склад;

· Учет товара, отгруженного со склада;

· Возможность постоянного контроля состояния склада;

· Идентификация пользователей системы;

· Формирование необходимой документации;

· Прогнозирование закупок материалов на определенный период.

Необходимость данной работы обусловлена существованием на предприятии недостатков в обработке данных. К ним относятся:

· Низкая оперативность, сложность и неточность при подсчете остатков материалов на складе в конце месяца;

· Несовершенство в процессах хранения, обработки и использования информации;

· Отсутствие анализа расходования материалов и планирования закупок;

· Трудоемкий процесс составления отчетов.

Для того что бы решить поставленные задачи необходимо:

1. Собрать материал о предприятии ООО “Радуга”;

2. Проанализировать сущность задач закупки, учета и реализации продукции;

3. Обосновать использование вычислительной техники;

4. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;

5. Построить даталогическую модель;

6. Охарактеризовать входную, постоянную и результатную информацию;

7. Реализовать выбранный вариант проекта;

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически будут указаны все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

Актуальность этой работы заключается еще и в том, что данная программа подходит и для других небольших предприятий с аналогичным видом деятельности.

В первой главе настоящей работы рассматривается деятельность и структура предприятия, существующая технология обработки заказов и работы всех сотрудников в частности, выявлены недостатки и предложена новая схема реализации данных процессов в виде внедрения нового программного продукта. Также в первой главе был проведен анализ существующих программных продуктов.

Вторая глава содержит информационную модель, описание входной, результатной и нормативно-справочной информации; приведены экранные формы и основные этапы работы с ними.

В третьей главе описан выбор метода и расчет показателей экономической эффективности проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

ООО ПКФ ”Радуга” дочернее предприятие ОАО “Лакокраска”.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - это коммерческая организация со статусом юридического лица, создаваемая одним или несколькими участниками. Участниками могут быть как физические, так и юридические лица. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и размер доли каждого из них определяется учредительными документами (учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом. Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников, определяются учредительными документами.

ООО “Радуга” занимается продажей лакокрасочных материалов и полиэфирных смол.

Полиэфирные смолы - ненасыщенные, 50-70%-ные растворы сложных полиэфиров - продуктов поликонденсации гликолей с малеиновой или фумаровой кислотой (растворители - мономеры, главным образом стирол). Отвержденные полиэфирные смолы - прочные, водостойкие, химически устойчивые материалы с хорошей адгезией к различным поверхностям и высокими диэлектрическими показателями. Применяются в производстве стеклопластиков, лаков, компаундов, клеев. ООО “Радуга” сотрудничает с предприятиями Белоруссии, куда и поставляет смолы.

Продукция производится на мощностях ОАО “Лакокраска”. Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям. С 1997 года предприятие ОАО “Лакокраска” серцифицируется международной системой качества в соответствии со стандартами ИСО 9001.

1.1.1 Структура организации и должностные обязанности работников

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью “Радуга”.

Сфера деятельности: изготовление и продажа насыщенных полиэфирных смол.

Численность организации: 20 человек.

Фирма имеет следующую организационную структуру:

Рисунок 1 Организационная структура предприятия

Должностные обязанности:

Директор:

· Заключение договоров с поставщиками;

· Контроль общего состояния предприятия;

· Ведение финансовой политики предприятия;

· Принятие организационных решений;

· Подписание финансовых документов;

· Наем и увольнение персонала;

· Подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

· Подготовка отчетности;

· Анализ работы фирмы;

· Работа с банком;

· Подписание основных финансовых документов;

· Ведение налоговой отчетности;

· Сведение годового баланса;

· Контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

· Подготовка квартального отчета;

· Подготовка документов во внебюджетные фонды;

· Начисление отпускных и заработной платы;

· Ведение месячных и квартальных отчетностей;

· Ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

· Ведение складского учета;

· Оформление первичной финансовой документации;

· Оформление счетов-фактур;

· Выдача заработной платы;

Менеджер по закупкам - продажам:

· Поиск необходимого товара по поставщикам;

· Обеспечение транспортом;

· Доставка товара со склада поставщика;

· Консультация клиентов по товару;

· Предварительное оформление заказа;

· Оформление заказов по договорам;

· Контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смолы.

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по закупкам и продажам. Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам, производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара со склада поставщика (т.е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смол, так же следит за складом готовой продукции. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности менеджера по закупкам и продажам входит поиск и консультация клиентов по готовой продукции.

1.2 Экономическая сущность задачи

Работа менеджера по закупкам и продажам представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО “Радуга” основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО “Радуга” и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по закупкам и продажам позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование информации;

· максимально сократить количество бумажных документов;

· облегчить получение различных аналитических отчетов.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования ВТ для решения задачи

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, количество готовой продукции, цены на товары, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

- Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия того или иного товара на складе.

- Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.

- Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать просматривая огромное количество материала.

- Сложность поиска товара. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товар, который есть на складе.

- Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующей схеме:

Рисунок 2 Схема информационных потоков предприятия

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена для решения автоматизации повседневной работы менеджера по закупкам и продажам. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится продажа товаров, закупка товаров, перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.

На практике я исследовала работу менеджера по закупкам и продажам и определила свои цели и задачи.

Моей задачей является упростить работу менеджера и тем самым ускорить документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается. Цель моего будущего проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО "Радуга" автоматизированы система ведения заявок и контроль их выполнения, учет поступления и продажи товаров. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, о наличии товаров на складе.

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

- информация, связанная с приемом товаров на склад;

- информация, связанная с отгрузкой товаров со склада;

- информация, отражающая состояние на складе;

Данная информация фиксируется на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору

информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта “ АРМ менеджера по закупкам - продажам” является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о материалах поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разработанной системы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, товаров, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов, в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам товара на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по продажам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее практически нет такого предприятия, система обработки данных которого существовала бы без компьютерных технологий. Использование в работе ВТ дает широкие возможности для автоматизации учета и обработки первичной информации.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур обработки данных. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;

· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода;

· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;

· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций;

По данным СМИ, не менее половины российских предприятий ведут учет с помощью компьютеров. Некоторые считают, что реальная доля автоматизированных бухгалтерий достигает 70%.

Ежедневное реформирование экономики, законы, вводимые задним числом, и прочие спартанские условия привели к тому, что бухгалтерские программы российских разработчиков стали превосходить зарубежные аналоги. В этом секторе рынка доля импортозамещения достигает 95%.

Главные преимущества российских разработок -- их гибкость, приспособленность к местным особенностям учета в сочетании с высоким уровнем обслуживания.

Поэтому в большинстве городов сегодня продаются программы «1С:Торговля и склад», «Парус», «Галактика». В ходе опросов часто называют также «Олинкс», «Экософт» и некоторые другие. Количество пользователей этих программ варьирует от 15000 до 300000. Рассмотрим более подробно некоторые из этих программ.

1С: ”Торговля и cклад”

Представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия".

"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

· Вести раздельный управленческий и финансовый учет;

· Вести учет от имени нескольких юридических лиц ;

· · Вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней) ;

· Вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

· Оформлять закупку и продажу товаров;

· Производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

· Вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

· Формировать необходимые первичные документы;

· Оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

· Выполнять резервирование товаров и контроль оплаты ;

· Вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

· Вести учет товарных кредитов и контроль их погашения ;

· Вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

"1С:Торговля и склад" обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих -кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования. "Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих -кодов товаров сканером.

ПАРУС: “Реализация и Склад”

Включает в себя следующий функционал:

· Поддержка оптовой продажи любых видов товаров и услуг;

· Поддержка мультивалютных операций;

· Автоматическое заполнение журналов;

· Работа с лицевыми счетами контрагентов;

· Формирование цен реализации;

· Ведение журнала платежей.

· Учет товаров в натуральном и стоимостном выражении с момента его поступления до продажи и списания (учет наличия, перемещения, списания, ведение сопроводительной документации) вне зависимости от его местонахождения (на складах, в торговых залах, в отделах);

· Партионный учет;

· Ведение журнала товарных запасов;

· Резервирование товара;

· Поддержка комплектования или разукомплектования товаров;

· Получение полной отчетности по складу;

· Прямая обработка складских операций в бухгалтерской подсистеме.

В заключение следует сказать, что благодаря интеграции системы ПАРУС-Предприятие 7.20 с популярными приложениями MS Word и Excel, а также профессиональным генератором отчетов Seagate Crystal Report, вы имеете возможность готовить любую нормативную и ненормативную отчетность в положенный срок.

Система предназначена для хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговли, сферы услуг, рекламы и СМИ, общественного питания, туризма, иностранных компаний и других). Это простая, удобная, но в тоже время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский, налоговый, складской учет, задачи логистики, а также управление реализацией товаров и услуг.

ГАЛАКТИКА: “Складской учет”

Складской учет (Мат.ценности) предназначен для управления размещением и хранением материальных запасов. Его функции ориентированы, в первую очередь, на работников складского хозяйства и бухгалтерии, а отчеты будут полезны всем специалистам, решающим задачи логистики.

Модуль решает следующие задачи:

· Приемка товаров по накладным с автоматизированным распределением по складам и формированием приходных складских ордеров. Контроль соответствия накладных и ордеров;

· Распределение поступивших МЦ по ячейкам хранения, в том числе в пакетном режиме;

· Организация внутрискладского перемещения, в том числе в подразделения розничной торговли и при переводе МЦ в основные средства;

· Формирование расходных складских ордеров при отпуске МЦ;

· Проведение инвентаризации и учет выявленных несоответствий путем формирования актов о недостаче, об излишках, на пересортицу.

Модуль обеспечивает динамический пересчет складских остатков и поддерживает несколько методик списания МЦ. Для удобства отборки товаров из мест хранения и последующего формирования сопроводительных документов на отпуск предусмотрены операции комплектования (разукомплектования) и пакетирования (распакетирования).

Слежение за доставкой грузов получателю осуществляется путем формирования транзитных накладных по маршруту движения.

Акт передачи оборудования в монтаж предназначен для оформления отпуска МЦ со склада для нужд капитального строительства.

В модуле присутствует механизм передачи МЦ в ОС (основные средства). Передача в ОС осуществляется одновременно с нескольких разрезов хранения и МОЛ.

Для контроля запасов МЦ предназначены функции формирования ведомостей дефицитов и сверхнормативов. Реализованы алгоритмы расчета текущих и сезонных сверхнормативов, а также прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период.

Помимо традиционного набора отчетов, в модуль включена универсальная складская ведомость -- средство для проектирования и формирования произвольных складских отчетов, а также отчет по проводкам, сформированным ко всем накладным и актам всех видов, обрабатываемых модулем.

ЭкоСофт: “Складской учет''

Подсистема выполняет функцию организации учета материальных запасов на предприятии и автоматизации получения данных для повседневного текущего руководства и управления предприятием.

В системе можно реализовать:

· Складской учет, основанный на стандартных документах и процедурах, имеющихся в программе;

· Собственный учет любых объектов;

· Учет товарно-материальных ценностей на складах ведется в разрезе партий;

· Характеристики партии определяются администратором системы.

Функциональность подсистемы позволяет:

· Регистрировать движение (приход, реализация, перемещение, списание) и распределение материальных ценностей между складами, внутри склада между материально- ответственными лицами в разрезе элементов аналитического учета и счетов бухгалтерского учета;

· Выписывать счета на предоплату и вести учет доверенностей;

· Обеспечивать механизм подсчета и контроля остатков материальных ценностей в разрезе элементов аналитического учета и счетов бухгалтерского учета в реальном режиме времени;

· Проводить инвентаризации, формировать сличительную ведомость по итогам инвентаризации.

· Формировать ведомость наличия и ведомость движения на любую дату в разрезах: склад, МОЛ, партия материала;

· Формировать товарные отчеты на основании данных о перемещении товаров;

· Формировать отчеты о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.);

· Cоздавать различные аналитические отчеты.

На основе первичных документов строятся динамические отчеты: карточка складского учета, анализ движения и остатков в разрезе складов и балансовых счетов и т.д., а также автоматически генерируются бухгалтерские проводки и экспортируются в подсистему "Баланс предприятия".

Подсистема управления складскими операциями тесно связана с бухгалтерским учетом. После создания всех первичных документов: приходных, расходных складских ордеров, документов на внутренне перемещение они становятся доступны бухгалтерам, которые при поступлении первичных документов к ним на обработку проверяют правильность заполнения документа, выбирают типовую хозяйственную операцию и проводки автоматически выкачиваются в книгу хозяйственных операций.

Снабжение

Представляет собой надстройку над подсистемой «Складской учет». Подсистема предназначена для оформления приходных накладных и требований на отпуск, которые совмещены с бухгалтерскими накладными. При передаче документов в бухгалтерию осуществляется проверка правильности оформления накладных, проставляются фактически отпущенное количество, бухгалтерские счета. Реализован автоматический экспорт проводок в баланс.

Сбыт

В системе «ЭкоСофт» реализованы отраслевые решения для пищевой, нефтеперерабатывающей, газовой, строительной отрасли.

Функциональность подсистемы позволяет:

· регистрировать договора на отгрузку продукции;

· регистрировать заявки от клиентов;

· выписывать распоряжения на отгрузку продукции;

· обеспечивать ведение прайс-листа;

· обеспечивать количественный учет на складах (регистрировать приход и отпуск продукции со складов в разрезе спецификаций).

В ней отражена вся цепочка документов при реализации товаров - договора, письма, прейскуранты, распоряжения на отгрузку, отгрузки, счета-фактуры, поступления средств, акты взаимозачета.

Данные о перечислениях денежных средств, передаче ценных бумаг, взаимозачетах и других способах расчетов с покупателями вводятся по каждой счет-фактуре. Таким образом, подсистема обеспечивает учет реализации готовой продукции и расчетов с покупателями в разрезе договоров и конкретных счетов-фактур.

В подсистеме предусмотрена возможность распределения фактической себестоимости по партиям выпущенной готовой продукции.

Реализация готовой продукции

Подсистема предназначена для учета движения готовой продукции от выхода из производственного цеха до пунктов реализации. В зависимости от специфики проекта подсистема может корректироваться. Возможна передача продукции как на реализацию, так и за наличный расчет. Разработаны следующие функции:

Приход продукции из производственного цеха;

Ведение прайс-листа на основе складских остатков и новых поступлений материалов. Предусмотрены возможности ведения нескольких цен и их вычисления по формулам.;

Прием заявок в реальном режиме времени с учетом сроков, суммы дебиторской задолженности и суммой кредита покупателя с возможностью получения «Акта сверки» на текущий момент. Прием заявок ведется по договорам, заключенным договорным отделом;

Формирование накладных на основе заявок с учетом фактических остатков на складе готовой продукции;

Подготовка маршрутных листов;

Учет разовых и накопительных скидок покупателям, ведение специальных цен, как на отдельные позиции, так и группы товаров.

В некоторых проектах подсистема дополнена следующими функциями:

Приход продукции от поставщиков - В приходной накладной также указываются отпускные цены на товары, которые в дальнейшем попадают в прайс-лист;

Ведение прайс-листа - вся информация в прайс-лист загружается непосредственно с приходных документов, после определения цен экономическим отделом. Реализованы функции резервирования товара, разрешения или запрета отпуска товаров, печати прайс-листа, ведения различных цен (оптовых, розничных, цен с отсрочкой платежа и т.д.);

Переоценка товаров - под переоценкой товаров в данном контексте понимается как реальная переоценка товара, т.е. изменение учетной стоимости товара, так и разбивка или укрупнение партий, изменение отпускных цен на товары.

Учет договоров

Подсистема позволяет осуществлять учет, планирование и контроль исполнения договорных обязательств и обеспечивает:

· Ведение всех возможных типов договоров - в процессе создания все финансовые и отгрузочные документы регистрируются по договорам;

· Регистрацию договоров с контрагентами;

· Отслеживание задолженности покупателей и ведение реестра должников в разрезе договоров;

· Ведение базы данных покупателей и поставщиков.

Различные анализы позволяют отслеживать договора по срокам исполнения, видам договоров, оплате и др.

Модуль предоставляет возможность формировать отчеты:

Реестр договоров по дате, по номеру, по организации, по видам расчета, отражающий количество договоров, суммы, состояние (в разрезе подразделений, видов выполненных работ, по контрагентам и т.д.

Реестр дебиторов и кредиторов в разрезе договоров, сроков возникновения задолженности и дат возникновения задолженности.

ОЛНИКС: “Складской учет”

Подсистема “Складской учет” представляет собой универсальное автоматизированное рабочее место кладовщика, бухгалтера по учету ТМЦ, сотрудника отдела маркетинга и сбыта. Система позволяет вести учет наличия и движения товарно-материальных ценностей по местам хранения, материальноответственным лицам и в целом по организации.

Решаемые задачи:

· Обработка документов по приходу (приходный ордер, товарно-транспортная накладная);

· Ведение карточек складского учета;

· Формирование и печать счетов на оплату;

· Формирование и печать накладных на отпуск;

· Ввод документов по внутренним перемещениям;

· Формирование накладной на отпуск из счетов на оплату;

· Ведение базы данных по планируемым поставкам и счетам-заказам;

· Формирование счетов на оплату из счетов-заказов;

· Бронирование товара на складе;

· Получение остатков товарно-материальных ценностей с учетом брони и планируемых поставок;

· Гибкая настройка налоговых ставок по различным группам товаров;

· Учет специфических особенностей расфасовки готовой продукции;

· Расчет учетных цен методами FIFO, LIFO, средневзвешенной цены;

· Получение оборотной ведомости по месту хранения, материальноответственному лицу и в целом по организации;

· Формирование и печать материального отчета;

· Получение справок по приходу и расходу;

· Отнесение затрат и издержек обращения на объекты и шифры аналитического учета;

· Получение информации по остаткам товаров на складах на каждый день;

· Получение выходных форм отчетности по субсчетам и группам товарно-материальных ценностей;

· Получение выходных форм отчетности за отчетный месяц и заданный период.

· Печать прайс-листа;

· Формирование счетов на оплату и накладных на отпуск за другую организацию;

· Разделение прав доступа пользователей к функциональным разделам системы;

· Предупреждение несанкционированного доступа к закрытому отчетному периоду.

Исходя из вышеизложенных фактов можно сказать, что существующие программные продукты, либо недоступны для использования, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение окупятся через пару лет, что не очень эффективно для конкретной фирмы. И решение создать новую программу собственными силами, которая бы отвечала всем запросам организации, будет наилучшим вариантом для решения поставленных задач.

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 По техническому обеспечению (ТО)

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

При выборе технических средств таких как, тип ЭВМ и подручных периферийных средств не возникла проблема капитального вложения, так как существующая компьютерная техника отвечала всем требованиям и для реализации на них дипломного проекта соответствовала своими параметрами.

Парк компьютерной техники был представлен IBM совместимыми компьютерами различной конфигурации и мощности, а так же устройств вывода на бумажных носителях - принтеров. Объединение их в локальную сеть и доступ к Интернет облегчил задачу реализации проекта.

Минимальные требования к компьютерной технике представлены в таблице 1:

Таблица 1

Минимальные требования к компьютерной технике

Вид	Наименование
Процессор	Intel Pentium 300
Оперативная память	32 Мбайт
Видеокарта	С объемом памяти не менее 1Мбайт
Жесткий диск	Общий объем не менее 500 Мбайт
Монитор	VGA-совместимый дисплей с разрешением 800х600
Манипуляторы	Клавиатура
Сетевая карта	Не менее 10Мбит
Модем	Скорость передачи не менее 56Кбит

Дополнительные устройства

Вид	Наименование
Внешние устройства записи	Дисковод 3,5” для магнитных дискет FDD (Floppy Disk Driver) или устройство для чтения компакт дисков CD-ROM.
Устройство для вывода документов на бумажные носители	Принтер любого формата.

Для оптимальной работы системы рекомендуется использовать компьютер с процессором пятого поколения и не менее 32 МВ оперативной памяти - практика показала, что такая конфигурация обеспечивает приемлемую производительность для комфортной работы. Также рекомендуется использовать видеоадаптер и монитор, поддерживающие разрешения 800х600 и выше. Это обусловлено аспектом удобством работы, т.к. в меньших разрешениях на экране могут не поместится все элементы интерфейса - кнопки, меню и т.п.

Так же необязательными дополнительными, но желательными для работы будут являться, устройство вывода документов на бумажные носители - принтер и внешние устройства записи для создания архивных копий.

1.6.2 по информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) - это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) - это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

Постоянная информация хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

Основными отчетами будут отчет по приходным и расходным документам, отчет по остаткам товаров и т.д.

Отчет по приходным и расходным накладным будет группировать эти документы в соответствии с заданным периодом.

Отчет по товарам на складах будет показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время (время создания отчета).

При организации БД учета товаров целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база - это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

...