Автоматизированное рабочее место менеджера по закупкам и продажам

Подчиненная база - это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник - это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

· При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

· Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

· При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

· Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

1.6.3 по программному обеспечению (ПО)

Разработанный программный продукт является Windows - приложением, значит основой его будет является правильная операционная система. В настоящий момент существует огромное количество операционных систем семейства Windows. Самые актуальные Windows XP, Windows 2000. Эти операционные системы являются наиболее надежным и производительными на данный момент и выпускаются в разных редакциях, как для домашнего использования, так и для сетевых решений. Можно использовать и более младшие версии Windows 95 и Windows 98, лучшие продукты в свое время, но сейчас снятые с программной поддержки фирмой Microsoft, но не потерявшие актуальность и нас сегодняшний день. В принципе выбор операционной системы зависит от мощности компьютера, хотя рекомендуется установить на свой рабочий компьютер Windows 2000, как зарекомендовавший себя как более устойчивая система.

Как было сказано выше, для написания была выбрана система объектно-визульного проектирования Delphi от фирмы Borland версии шесть. Delphi - мощная система позволяющая решать множество задач, в частности:

· Создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности: от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа.

· Быстро создавать (даже начинающим программистам) профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке: интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows.

· Создавать свои динамически присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования.

· Создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов; при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

· Формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.

· Создавать справочные системы (файлы.hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с которыми, можно работать не только из приложений, но и просто через Windows.

· Создавать профессиональные программы установки для приложений Windows.

Так же желательно наличие пакета Microsoft Office (именно приложения Excel) для создания некоторых результативных документов.

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

· Системность

· Гибкость

· Устойчивость

· Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

С точки зрения системного анализа информационное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается система. Ее цель - выявление перечня и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи.

Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляет собой совокупность используемых в АСУ данных, фиксируется на машинных носителях системы.

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Информационная модель представлена на рисунке 3:

Рисунок 3 Информационная модель

Основным входным документом, на основании которого формируются отчеты, является приходная накладная. Данный документ содержит все необходимые данные для формирования выходных документов.

Для составления справочников по поставщикам и клиентам информация поступает из различных источников, таких, как журналы, газеты, справочные материалы.

Для проектирования базы данных воспользуемся методом «сущность-связь». Данный метод называют также методом «ER-диаграмм». ER-диаграмма представлена на рисунке 4:



Рисунок 4 ER-диаграмма

Проектирование БД начинается с определения всех объектов, сведения о которых будут включены в базу.

Выделим следующие сущности:

- ПОСТАВЩИК (Ключ -- Наименование поставщика),

- ПОЛУЧАТЕЛЬ (Ключ -- Наименование получателя),

- ТОВАР (Ключ -- Название товара).

Выделим связи между сущностями:

- ПОСТАВЩИК ПОСТАВЛЯЕТ ТОВАР,

- ПОЛУЧАТЕЛЬ ЗАКАЗЫВАЕТ ТОВАР.

Сущность ТОВАР имеет следующие атрибуты:

- Название;

- ед.изм.;

- цена последней закупки.

Связь ПОСТАВИЛ является связью типа М:М, т.к. товар может быть поставлен несколькими поставщиками, а поставщик может поставить несколько товаров. Сущность ТОВАР имеет обязательный класс предпочтения, поскольку каждый товар имеет своего поставщика. Сущность ПОСТАВЩИК имеет необязательный класс предпочтения, т.к. имеются такие поставщики, которые не поставили ни одного товара.

Сущность ПОСТАВЩИК имеет следующие атрибуты:

- Код;

- наименование;

- ИНН;

- юридический адрес;

- телефон.

Таблица “Заказанный товар” имеет следующие реквизиты:

- код

- наименование;

- единица измерения;

- количество;

- Сумма.

Связь ЗАКАЗЫВАЕТ является связью типа М:М, т.к. организация продает несколько видов товаров (смол), которые могут быть заказаны несколькими клиентами. Сущность КЛИЕНТ имеет необязательный класс предпочтения, т.к. могут быть клиенты, которые не заказали ни одного товара.

Сущность КЛИЕНТ имеет следующие атрибуты:

- Код;

- наименование;

- ИНН;

- юридический адрес;

- телефон.

Таблица РАСХОД_ТОВАР имеет следующие реквизиты:

- Код:

- Наименование товара;

- цена продажи;

- количество;

- Сумма

Описание таблиц.

Таблица GoodsInfo - содержит номенклатуру товаров.

Таблица 2

Таблица GoodsInfo

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код товара*	Kod_Goods	Autoincrement
2	Название	Nаme	String	50
3	Ед. измер.	EdIzm	String	10
4	Цена посл. закупки	LastPrice	Currency

Таблица OrgInfo - содержит сведения о поставщиках.

Таблица 3

Таблица OrgInfo

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код поставщика*	Kod_Goods	Autoincrement
2	Наименование	Nazv	String	50
3	ИНН	Inn	String	50
4	Адрес	Address	String	50
5	Телефон	Tel	String	50

Таблица GoodsZak - содержит сведения о преобретенных ингридиентах.

Таблица 4

Таблица GoodsZak

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код поставщика*	Kod_OrgInfo	Autoincrement
2	Код товара*	Kod_Goods	Autoincrement
3	Наименование	Nazv	String	50
4	ИНН	Inn	String	50
5	Адрес	Address	String	50
5	Телефон	Tel	String	50
6	Название	Nаme	String	50
7	Ед. измер.	EdIzm	String	50
8	Цена посл. закупки	Price	Currency
9	Количество	Kolvo	Integer	50
10	Сумма	Summ	Currency
11	Дата	Date	Date

Таблица ReadyGoods содержит информацию о готовой продукции.

Таблца 5

Таблица ReadyGoods

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код товара*	Kod_Goods	Autoincrement
2	Название	Nаme	String	50
3	Ед. измер.	EdIzm	String	10
4	Цена посл. закупки	LastPrice	Currency
5	Количество	Kolvo	Integer	50

Таблица OrgKlient содержит информацию о покупателях.

Таблица 6

Таблица OrgKlient

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код покупателя*	Kod_OrgKlient	Autoincrement
2	Наименование	Nazv	String	50
3	ИНН	Inn	String	50
4	Адрес	Address	String	50
5	Телефон	Tel	String	50

Таблица SaleGoods содержит информацию о проданной продукции.

Таблица 7

Таблица SaleGoods

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор	Тип поля и обозначение	Длина знаков
1	Код покупателя*	Kod_OrgKlient	Autoincrement
2	Код товара*	Kod_Goods	Autoincrement
3	Наименование	Nazv	String	50
4	ИНН	Inn	String	50
5	Адрес	Address	String	50
6	Телефон	Tel	String	50
7	Название	Nаme	String	50
8	Ед. измер.	EdIzm	String	50
9	Цена посл. закупки	Price	Currency
10	Количество	Kolvo	Integer	50
11	Сумма	Summ	Currency
12	Дата	Date	Date

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Таблица 8

Структура кодовых обозначений объектов

Наименование кодируемого множества объектов	Значность кода	Система кодирования	Вид классификатора
Коды клиентов	10	Порядковая	Локальный
Коды поставщиков	10	Порядковая	Локальный
Коды товаров	10	Порядковая	Локальный
ИНН	10	Комбинированная	Государственный
№ счетов	5	Порядковая	Локальный
№ счетов-фактур	5	Порядковая	Локальный
№ договоров	5	Порядковая	Локальный

Коды всех локальных классификаторов имеют числовое представление. Присвоение кода новому элементу в локальных классификаторах осуществляется по следующей формуле:

K_n=K_n-1+1,

где K_n - код нового элемента,

K_n-1 - код последнего введенного элемента.

Для всех документов также используется порядковая нумерация. Порядковый номер присваивается по журналу, начиная с №1 с 1-го января каждого года по 31-ое декабря.

Ниже приведены фрагменты заполненных классификаторов (таблицы 9.-10.):

Таблица 9

Классификатор «Товары»

Код	Наименование
1	Стирол
2	Ксенол
3	Гликоль
4	Смола ПН-1

Таблица 10

Классификатор «Коды клиентов»

Код	Наименование
1	ОАО «Каменко»
2	ОАО «Славич»
3	ОАО «Виктория»
4	ООО «Взгляд»
5	ЧП Федоров

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

· для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.

· Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

Все данные по оперативной входной информации заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

1. Справочник товаров.

2. Справочник поставщиков.

3. Справочник клиентов.

Основными функциями Справочников являются:

· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

· декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

· хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

· оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Справочник товаров.

Экранная форма данного справочника представлена на рисунке 5.



Рисунок 5 Справочник товаров

В данном справочнике хранится:

-- Наименование товара;

-- Единица измерения;

-- Цена последней закупки.

При нажатии кнопки “Добавить” в справочник добавляется новый товар. Кнопка “Удалить запись” удаляет из справочника уже ненужную или неправильно введенную запись.

Добавление нового товара.

Рисунок 6 Добавление нового товара

Заполнив поля и нажав кнопки “ОК” мы внесем новый товар в справочник товаров.

Справочник клиентов.

Рисунок 7 Справочник клиентов

Назначение управляющих элементов на экранной форме «Клиенты»:

Переход в начало списка

Переход в конец списка

Переход к предыдущей строке

Переход к следующей строке

Добавление новой записи

Изменения, внесенные в текущую запись, записываются в файл данных

Отменить внесенные изменения

Записывает внесенные в файл изменения.

Добавление новой организации.



Рисунок 8 Добавление новой организации

При удалении записи появляется диалоговое окно с подтверждением:

Рисунок 9 Подтверждение

Поступление нового товара.

Рисунок 10 Поступление товара

Реализация товара.

Рисунок 11 Реализация товара

Форма заполнения Счет - фактуры.

Рисунок 12 Заполнение Счет-фактуры

Кнопка открывает соответствующие справочники.

Кнопка “Печать” распечатывает документы.

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатная информация является важнейшей информацией, так как ради нее и создаются системы подобного класса. В данном случае результативной информацией будут являться отчеты по разным хозяйственным операциям, а так же документы, отражающие перемещения товаров.

Существующий складской модуль позволяет формировать три типа основных документов:

· Расходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с отпуском товаров со склада при оформлении торговой деятельности, связанной с продажей товаров.

· Приходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с фактом прихода товаров в порядке обычной торговой деятельности предприятия, связанной с продажей товара.

Заполнение накладной:

В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Добавить”

Рисунок 13 Главная форма

В открывшемся окне заполняем поля накладной:

Рисунок 14 Заполнение накладной

При нажатии кнопки ”Печать” документ распечатывается.

· Модуль «Отчеты» предназначен для лиц управляющих деятельностью предприятий (директора, его заместителей), включает в себя отчеты помогающие реализовать стратегию предприятия на конкретном рынке товаров и услуг.

Выбор вида отчета.

В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Печать”

Открывается диалоговое окно в котором можно выбрать вид отчета:

Рисунок 15 Выбор отчета

Отчет о приходных материалах.

Форма «Отчет о приходных материалах» предназначена для контроля и поддержки ассортимента товаров на складах предприятия.

Рисунок 16 Отчет о приходных материалах

Отчет о готовой продукции.

«Отчет о готовой продукции» - предоставляет пользователю информацию по продажам.

Рисунок 17 Отчет о готовой продукции

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения

С точки зрения системного анализа концептуальное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается система. Ее цель - выявление перечня и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи.

Системный анализ проекта предполагает на первом этапе рассмотрение и физическое моделирование предметной области. На данном этапе проводится выделение предметной области, объектов системы на ряд подобластей или подсистем (уровней), характеризуемых целостностью их восприятия и однородностью выполняемых функций системы. При этом требуемый критерий целостности восприятия дает право продолжать расчленение до элементарного, неделимого уровня.

Критерий однородности функций управления и обработки данных, которые призвана автоматизировать разработанная система, дает возможность использовать концептуальную модель для корректировки разработанного дерева функций (рисунок 18):

Рисунок 18 Дерево функций

Результаты концептуального моделирования являются базисными для реализации этапов информационного моделирования и затем разработки моделей состояний (жизненных циклов системы) - моделей, определяющих функционирование разрабатываемой системы.

Методы концептуального моделирования используют широкий диапазон математических средств и методов представления знаний. Широко используются как древовидные, так и сетевые конструкции, в которых различаются как вершины, так и ребра. Одним из видов являются графы связей, позволяющие разбивать структуру на узкие классы объектов системы. Очень часто графы связей отображаются таблицами в виде логических матриц отношений. Построение графов связей или таблиц один из распространённых методов формализации проектных задач. В данной работе выбрана древовидная структура как более удобная и наглядная в конкретном случае.

Древовидная или иерархическая структура - эта структура, в которой каждый компонент системы, исключая первый непосредственно подчиняется только одному (вышестоящему) компоненту структуры.

Выявление состава функций системы (см. рисунок 18.) позволяет разработать структуру сценария диалога.

2.2.2 Сценарий диалога

Сценарий диалога очень прост и схож с интерфейсом множества программных продуктов, с которыми пользователь уже возможно имел дело. Использование структурированного меню и дочерних форм позволит конечному потребителю приложения наиболее быстро добраться до необходимой ему задачи.

При заполнении справочников, проблем с заполнением возникнуть не должно, так как интерфейс сделан интуитивно понятным. Заполнение складских документов тоже очень прост: в процессе их заполнения возможно исправление и дополнение справочников, если это необходимо. Работа с отчетами необходимыми для принятия решений вызываются соответствующими пунктами меню, и их использование тоже очень просто.

Интерфейс всех экранных форм унифицирован, и работа с одной экранной формой схожа с работой других экранных форм, что обеспечивает комфортную работу пользователя.

Структура диалога не очень сложная и представлена в виде таблицы 11:

Таблица 11

Структура диалога

№	Наименование экранной формы	Структура диалога
1	2	3
Заполнение справочников:
1	«Товары»	Нажав соответствующий пункт меню, открывается форма заполнения справочника (рисунок 6). Можно добавить новый товар или удалить ненужный.
2	«Клиенты»	Заполнение аналогично справочнику «Товары»
4	«Поставшики»	Аналогично.
Оформление складских документов:
5	Приход	Здесь заполнение необходимых реквизитов осуществляется по нажатию на кнопки «…», в результате открываются, необходимы справочники, где мы можем выбрать нужную нам запись по нажатию на кнопку с зеленой галочкой. В результате необходимый реквизит изменится или вставится. Аналогично заполняются и товары, входящие в приходную накладную.
6	Расход	Заполняется аналогично.
Работа с отчетами:
14	Отчет о наличии ингредиентов на складе	В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Печать” Появляется форма с выбором вида отчета (рисунок 16). Возможна печать на бумажный носитель по кнопке «Печать» остатков по складу.
15	Отчет о готовой продукции	Работа с данной экранной формой аналогична (рисунок 18).

2.2.3 Структурная схема пакета

Главное меню представлено структурной схемой на рисунке 18:

Рисунок 19 Структурная схема главного меню

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 19). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Приходные накладные;

- Поиск документов;

- Назад.

Пункт меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню “Приходные накладные” можно нажав кнопку “Закрыть”.

Выбрав пункт меню “Поиск документов” пользователь попадает в форму, где он может найти нужный документ.

При выборе пункта меню “Назад” пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Товарные накладные;

- Поиск документов;

- Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. Также как в приходных накладных при выборе клиента предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения товаров также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку “ОК”, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку “Закрыть”.

Пункт меню “Поиск документов” имеет те же параметры что и “Поиск документов” в меню “Приходные документы”.

При выборе пункта меню “Назад” пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Клиенты;

- Товары;

- Назад.

Пункт меню “Клиенты” позволяет войти в форму, с помощью которой можно завести нового клиента или изменить данные уже занесенных клиентов. Необходимо ввести наименование клиента, его адрес, ИНН.

При выборе пункта меню “Товары” пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу измерения, цену. Поле “Единица измерения” имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Чтобы выйти из меню “Справочники” и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню “Назад”.

Пункт меню “Отчеты” предназначен для формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню “Отчеты” пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Отчет о готовой продукции;

- Отчет о пориходных материалах;

- Назад.

При выборе отчета о готовой продукции формируется и распечатывается отчет о имеющейся на складе готовой и проданной продукции.

Отчет о приходных материалах выдает информацию о наличии ингридиентов на складе.

В пункте меню О программе содержится краткая информация о данной программе.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Технологический процесс состоит из двух основных этапов - сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции,

ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Они могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Программа по решению задач учета складских операций и реализации продукции реализована в среде MS Access.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления и реализации материалов реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу материалов.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура - конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню - запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов - обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции - реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Параметры (входные документы) - входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям ( функциям ).

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Эффективность - выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

- улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

- сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

- сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

- повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

- увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

- повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

- уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки информации, переработкой и получением информации;

- снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации - потребителе программного изделия;

- снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации программного изделия, на один рубль единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности программного изделия основано на принципах оценки экономической эффективности производства и использования в народном хозяйстве новой техники. Основные положения разработаны на основе и в развитие методики определения экономической эффективности использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного цикла программного изделия и в зависимости от целей расчета рассчитываются и документально оформляются следующие виды экономического эффекта: предварительный, потенциальный, гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технико-экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технико-экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объемах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценки деятельности организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта внедрения рассчитывается после окончания разработки для одного программовнедрения на основе данных о гарантированном разработчиком удельном эффекте от применения программного изделия и гарантированных пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия. Гарантированный эффект от одного внедрения программного изделия рассчитывается при оформлении договорных отношений между организацией-разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный общий экономический эффект рассчитывается при постановке программного изделия на производство на основе обобщения фактических показателей использования программного изделия (по ряду объектов внедрения), а также данных об объемах внедрения программного изделия, соответствующих возможностям изготовления, внедрения и сопровождения. Гарантированный общий эффект служит для разработки и утверждения экономически обоснованной цены на программную продукцию, выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных учета и сопоставления затрат и результатов при конкретных применениях программного изделия. Фактический эффект рассчитывается от одного программовнедрения конкретного программного изделия на конкретном объекте, а также как общий экономический эффект от использования конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за расчетный период. Фактический эффект используется для оценки деятельности организаций, разрабатывающих, внедряющих и использующих программные изделия, для определения размеров отчислений в фонды экономического стимулирования, а также для анализа эффективности функционирования программного изделия и выработки технических предложений по совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели экономической эффективности программного изделия определяются:

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на конечный результат их использования (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для прикладных программных изделий);

- экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных системах (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции операционных систем);

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на технологический процесс создания новых программных изделий (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для инструментально-технологических средств разработки и производства программного обеспечения).

При необходимости определения экономической эффективности программных изделий, входящих в состав автоматизированных систем управления и другие системы через оценку влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по коэффициенту долевого участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются по результатам основной деятельности организации на основе соответствующих общегосударственных, отраслевых и ведомственных методик. Долевой коэффициент участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем в зависимости от условий расчета может определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных оценок по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

3.2 Выбор метода расчета экономической эффективности

Внедрение мероприятий по совершенствованию анализа деятельности не связано с серьезными материальными затратами на разработку и функционирование системы. Но все-таки необходимо знать экономический эффект внедряемой системы.

Эффективность внедрения автоматизированного модуля анализа обуславливается действием ряда факторов организационного, информационного и экономического характера.

Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировке данных, многочисленных расчетов и записей, сверки данных.

Информационный фактор эффективности выражается в повышение уровня информированности персонала и руководства.

Экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая целью отражение всех процессов, лучше и полнее используется, а значит, влечет за собой изменения в работе организации. Также снижается трудоемкость отдельных операций, рост производительности труда отдельных работников, повышение оперативности, достоверности, включая подготовку отчетности при постоянно растущем объеме первичной информации.

Итак, экономическая эффективность складывается из двух основных компонентов:

-сокращение затрат на проведение вычислительных операций;

-совершенствование производственной и хозяйственной деятельности;

Ключевыми инструментами для сравнения вариантов организации ЭИС являются сравнение и расчет трудовых и стоимостных показателей, а также срока окупаемости проекта.

Экономический эффект проекта можно рассчитать анализируя снижение трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1) абсолютное снижение трудовых затрат (DТ):

DТ = Т₀ - Т_1,

где Т₀ - трудовые затраты на обработку информации вручную;

Т₁ - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому проекту;

2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К_Т):

К_Т =DТ / T₀ * 100% ;

3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y_T):

Y_T = T₀ / T_1.

К стоимостным показателям относятся следующие:

1) абсолютное снижение стоимостных затрат (DC):

DС = С₀ - С_1,

где С₀ - стоимостные затраты на обработку информации вручную;

С₁ - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому проекту;

2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К_С):

К_С =DС / С₀ * 100% ;

3) индекс снижения стоимостных затрат (Y_С):

Y_С = С₀ / С_1.

Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

3.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

3.3.1 Расчет прямого эффекта

При расчете базовой трудоемкости (T₀) используются следующие экономические показатели:

· объем работы в год;

· норма выработки;

С помощью статистических наблюдений было рассчитано, что норма выработки равна 10 записей (в час), т.к. менеджер по закупкам и продажам должен вбить вручную данные о клиенте базу данных, а в случае ошибки исправить ее - это занимает много времени (так как поиск осуществлялся вручную), особенно при большом количестве клиентов, которое с каждым месяцем увеличивается. Проектная норма выработки равна 40 записей (в час), т.к. менеджер заполняет регистрационную карточку, данные из которой автоматически переносятся в базу данных.

Для расчета трудоемкости необходимо разделить объем работы в год на норму выработки:

Т0=28800/10=2880 записей/час;

Т1=28800/40=720 записей/час;

Средняя заработанная плата берется из расчета зарплаты продавца-кассира деленного на количество рабочих дней в месяце (восьми часовой рабочий день).

Часовая норма амортизации рассчитывается: стоимость оборудования делиться на среднее количество часов работы кассы в год.

Среднегодовое время работы - 242*8=2032 часов;

Стоимость компьютера - 18600 руб.;

Стоимость принтера - 13000 руб.;

Часовая норма амортизации компьютера = 18600/(2032*7)=1.3 руб.;

Часовая норма амортизации принтера = 13000/(2032*3)=1,42 руб.;

Часовая норма всего оборудования = 1,3+1,42=2,72 руб.;

Накладные расходы рассчитываются как стоимость бумаги для принтера деленная на время, за которое она используется:

Цена бумаги А4 = 95 руб.;

Стоимость работы оборудования вычисляется как сумма средней заработной платы (исходя из 8-ми часового рабочего дня), часовой нормы амортизации и накладных расходов и равна:

в базовом периоде 32+2,72+1,96=36,68 руб.;

в проектном периоде 32+2,72+7,85=42,57 руб.;

Стоимостные затраты на операцию выполненную на ЭВМ

в базовом периоде составляет

2880*36,68=105638,4 руб.;

в проектном периоде составляет

720*42,57=30650,4 руб..

Таблица 12

Показатели эффективности от внедрения проекта автоматизации

	Затраты	Абсолютное изменение	Коэффициент изменения
	Базовый вариант	Проектный вариант	затрат	затрат
Трудоемкость	T0 (час)	T1 (час)	DТ=Т0 -Т1 (час)	КТ=DТ/T0ґ 100 %
	2880	720	2160	75%
Стоимость	C0 (руб.)	C1 (руб.)	DC=C0-C1 (руб.)	КC=DC/C0ґ 100%
	105638,4	30650,4	74988	70%

Из таблицы видно, что проектный вариант решения задачи является выгоднее базового варианта, как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат. Трудоемкость выполняемых операций уменьшается на 75%, а стоимость выполняемых операций уменьшается на 70%.

Затраты на создание проекта отражены в таблице 13.

Таблица 13

Номер этапа	Наименование этапа разработки автоматизированной системы	Количество затраченных часов	Стоимость одного часа работы Руб.	Общая стоимость этапа руб.
1.	Обследование объекта автоматизации	20	25	500
2.	Предварительное проектирование автоматизированной системы	30	25	750
3.	Проектирование автоматизированной системы	100	25	2500
4.	Внедрение проекта	10	25	250
				4000

Общая стоимость каждого этапа разработки складывается из стоимости одного часа работы разработчика, умноженной на количество часов.

Исходя из данных о стоимости работ при базовом и проектном варианте (табл. 8), их разница в пользу проектного варианта составит 74988 руб. Если разбить эту разницу на количество рабочих дней в году (254), то получится значение, отражающее выгодность использования проектируемой системы за каждый день ее использования - 295,22руб.. Поделив общую сумму проекта на полученное значение получим число (120) рабочих дней, за которые проект окупит свою себестоимость. Маленький срок окупаемости можно объяснить низкой трудоемкостью.

3.3.2 Расчет косвенного показателя

Расчет косвенного показателя заключается в проведении ряда экспертиз и систематизации особым образом полученных на их основе данных. Под экспертизой обычно понимают проведение группой компетентных специалистов измерения некоторых характеристик обследуемого объекта. Особенность такой процедуры измерения, как экспертизы, в том, что в качестве измерительных приборов выступают люди. Причины привлечения людей для оценивания объектов просты: либо сами объекты или их характеристики субъективны, либо нет соответствующих приборов, либо объекты или их характеристики еще предстоит создать.

Одним из важных вопросов является вопрос о компетентности экспертов, которая прямым образом влияет на значимость его оценки и характеризуется весовым показателем компетентности q_j (где j -- номер эксперта). Существует множество специальных методов определения этих величин, многие из них являются крайне сложными, требующими глубокого знания особых математических процедур метод...