Электронные документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

электронный документ информация носитель

Введение

Глава 1. Электронные документы

1.1 Понятие и виды электронных документов

1.2 Нормативно-правовая база обмена электронными документами

Глава 2. Идентификация при работе с электронными документами

2.1 Реквизиты электронных документов

2.2 Электронная подпись как реквизит электронного документа

Глава 3. Достоинства и недостатки электронного документооборота

3.1 Преимущества работы с электронными документами

3.2 Проблемы работы с электронными документами

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

Объектом исследования является использование систем электронного документооборота.

Предметом исследования является характеристика преимуществ и проблем при использовании электронного документооборота.

При написании работы были поставлены следующие задачи:

дать понятие и описать виды электронных документов

описать нормативно-правовую базу обмена электронными документами

описать реквизиты электронных документов

дать характеристику электронной подписи как реквизита электронного документа

выявить преимущества и проблемы при работе с электронными документами.

Работа состоит из трех глав, введения, заключения и списка литературы.

В работе использованы материалы таких авторов как Балабанов И.Т., Вершинин А.П., Карминский А.М., Нестеров П.В., Кузнецова Т.В., Печникова Т.В., Печникова А.В., Пахчанян А., Романов Д., Шафрин Ю.



Глава 1. Электронные документы

1.1 Понятие и виды электронных документов

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.

С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.

Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.

Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.

В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2013. - 128 с.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ -- материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Но в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин record, что в переводе означает «запись».

Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ -- это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданная человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ - это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

Но в отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

Но что же представляет из себя электронный документ?

Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ происходило постепенно.

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

В 1981 году были утверждены «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «… документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3).

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86). В главе 2 «Требования к подлинникам документов» указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина «машиночитаемый документ» - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты».

Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В соответствии с редакцией 2000 г. Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

- если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Европейская спецификация MoReq-2 даёт определение электронного официального документа (electronic record) как официального документа, который существует в электронной форме. Причем официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создаётся при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путём сканирования.

Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учебно-практическое пособие, - М.: Городец, 2015. - 247 с.

Можно выделить следующие характерные особенности электронных документов:

* Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;

* Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;

* Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание - одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;

* Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;

* Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;

* Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;

* Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

Время транспортировки документа

Несомненно, электронные документы имеют здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения за секунды.

Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию)

При отсутствии оптимальной системы классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.

Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря использованию ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.

Требования к оформлению документов

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

Придание документу юридической силы

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической силы.

Для электронных документов особое значение имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:

- срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;

- подтверждение подлинности ЭЦП;

- использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение.

При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

Удобство восприятия информации

Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги.

Возможность работать с несколькими документами одновременно

При работе с документами и печатными изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.

«Многооконная» работа с файлами также даёт возможность одновременно работать с несколькими документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.

Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами

Такую возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.

А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это выделение убрать. При этом следов на документе не останется.

Возможность сделать копию документа

На бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа получают путём сканирования.

В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени получения копии значительно меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)

С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние.

Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.

Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная безопасность и защита информации

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения (бытовая) документов Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 416 с.

Бумажные документы применяются повсеместно.

Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.

Можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа в базе), они также обладают существенными недостатками - проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической значимости, относящееся к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов. Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым. Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее - ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле - счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры.

1.2 Нормативно-правовая база обмена электронными документами

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:

«электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:

«электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

А Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ содержит условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа):

«юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Межкорпоративный обмен ЮЗЭД имеет следующие основные преимущества перед бумажной формой:

быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов;

сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.

Гарантии доставки и конфиденциальности документов:

Специализированные технологии:

Информационные системы операторов обмена со средствами интеграции.

Протоколирование всех действий по передаче документов.

Защищённые протоколы передачи данных и т.п.

Регламент обработки электронных документов служит целям разграничения между участниками оборота прав и обязанностей по обработке документов, указывает состав и порядок использования различных технических документов.

Для электронных счетов-фактур существует законодательный порядок выставления, т.е. обработки всеми участниками оборота (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»).

Для других видов документов участники оборота или оператор определяют регламент обработки (порядок действий, технологические документы, права и обязанности участников и т.п.).

Из данных преимуществ следуют выгоды:

быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени;

сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач;

быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте;

форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Кроме очевидных плюсов электронного обмена ЮЗЭД значительное влияние на его развитие оказывает законодательство и предлагаемые на рынке продукты и решения по обмену, которые делают межкорпоративный электронный документооборот реальностью.

Основные нормативно-правовые акты (далее - НПА), регулирующие межкорпоративный обмен ЮЗЭД:

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002, который ещё действует до 1-го июля 2013 года.

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).

Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).

Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Также есть и другие НПА, регулирующие использование ЮЗЭД. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2013. - 818 с.

Представленное законодательство создает правовое поле для использования электронных документов наравне с бумажными, т.е. организации уже сейчас для определенных видов документов могут производить обмен электронными юридически значимыми документами.

Также для межкорпоративного обмена ЮЗЭД компаниям необходимо определить локальное правовое поле - заключить соглашения об обмене контрагент-контрагент или присоединиться к регламенту обмена, если используется оператор обмена; выпустить необходимые внутренние приказы и положения по использованию электронной подписи и ЮЗЭД, которые будут регламентировать выполнение внутри компании внешних принятых соглашений (например, Положение организации об обмене ЮЗЭД с контрагентами, Приказ о создании системы обмена ЮЗЭД и принятии регламента системы, Инструкция уполномоченного сотрудника).

При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать.

Для вида документа необходимо проверить законодательные требования и сроки хранения: разрешено (или не запрещено) законом использовать электронный вид документа и электронную подпись на документ, и сможет ли организация обеспечить в электронном виде необходимые сроки хранения документов.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

письма (требующие юридической значимости);

договоры;

счета;

товарные накладные;

товарно-транспортные накладные;

акты выполненных работ и оказания услуг;

акты сверки взаиморасчетов и счета-фактуры.



Глава 2. Идентификация при работе с электронными документами

2.1 Реквизиты электронных документов

Исходя из ст. 3 ФЗ «Об электронном документе»: Основные термины и определения, применяемые в настоящем Федеральном законе

реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным.

Для идентификации при работе с электронными документами используются следующие реквизиты:

наименование и обозначение документа;

дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;

данные о создателях; данные о защите электронного документа;

данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;

данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;

данные о составе электронного документа.

Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа. Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов. Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя.

2.2 Электронная подпись как реквизит электронного документа

В 1976 г. американские математики У. Диффи и М.Э. Хеллмэн опубликовали работу под названием "Новые направления в криптографии", которая существенно повлияла на дальнейшее развитие криптографии и, в частности, привела к появлению такого понятия, как "цифровая подпись" (часто используется термин "электронно-цифровая подпись" (ЭЦП), поскольку применяется она в основном для подтверждения подлинности электронных документов).

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет следующие виды электронной подписи:

простая электронная подпись;

усиленная электронная подпись, которая также подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет вид электронной подписи: электронная цифровая подпись.

Для межкорпоративного обмена ЮЗЭД, как правило, используется усиленная электронная подпись (или электронная цифровая подпись), которая обеспечивает:

контроль целостности передаваемого документа;

защиту от изменений (подделки) документа;

невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Электронная подпись в России на текущий момент активно используется в следующих областях:

сдача отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (для подписания отчетности);

электронные торговые площадки и государственный заказ;

внутренний документооборот в крупных компаниях;

системы интернет-банкинга с использованием банк-клиента (часто используется электронная подпись и сертификат подписи).

Активную роль в распространении электронной подписи играет государство как регулятор различных областей. Т.е. на текущий момент электронная подпись работает и успешно используется для решения различных задач бизнеса и государства.

Для межкорпоративного документооборота использование электронной подписи также не вызывает проблем, необходимые законы и технологии существуют и работают (например, для сдачи электронной отчётности в налоговые органы, пенсионный фонд, ФСС, Росстат). Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В. Печникова. М.: ЭМОС, 2012. 208 с.

Суть использования односторонних функций для цифрового подписывания заключается в следующем. Любой документ, как отмечалось, можно рассматривать как некоторое число m. Документ, подписанный цифровой подписью, по существу, есть пара чисел m и s, где m - сообщение (договор, платежное поручение и т.п.), а s - подпись, которая получена путем решения уравнения F(k,s) = m (для каждого сообщения m вычисляется своя подпись s). Здесь F - известная всем участникам электронного документооборота односторонняя функция, а k - секретный ключ. Из третьего свойства односторонней функции следует, что существует алгоритм, позволяющий отправителю, знающему свой секретный ключ k, за приемлемое время вычислить подпись под документом m. Кто-либо другой (не знающий секретного ключа k) не сможет подписать документ (второе свойство односторонней функции), т. е. цифровую подпись практически невозможно подделать. Поэтому при возникновении спора о подлинности подписи лицо, чей секретный ключ был использован для подписывания документа, не сможет отказаться от исполнения обязательств по такому документу (если только не докажет ненадежность используемых в системе ЭЦП алгоритмов, о чем речь пойдет в следующей статье). Проверить подлинность подписи может любой участник ЭДО, знающий открытый ключ, т. е. саму функцию F (первое свойство односторонней функции).

Еще одним свойством ЭЦП, способствовавшим ее широкому практическому применение, является то, что подписанное сообщение можно, не опасаясь фальсификаций, передавать по любым, в том числе открытым, каналам связи. Если сообщение будет умышленно либо вследствие сбоев канала связи искажено, то подпись под ним окажется недействительной.

В некоторых странах с целью минимизировать риски, связанные с выбором для систем цифровой подписи хэш-функций и функций подписывания (упомянутых односторонних функций), введены государственные стандарты таких функций. В частности, в России в 1994 г. были приняты стандарты: ГОСТ Р 34.11-94 "Функция хэширования" и ГОСТ Р 34.10-94 "Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма".

Первый из этих ГОСТов определяет функцию преобразования любой конечной последовательности двоичных бит (т. е. любого документа) в бинарное (двоичное) число длины 256 (очевидно, что выбор длины существенно влияет на надежность системы ЭЦП).

Второй стандарт определяет функцию и алгоритм вычисления электронно-цифровой подписи, а также алгоритм проверки подлинности подписи.

Таким образом, система ЭЦП содержит три алгоритма: алгоритм хэширования (преобразования документа в двоичное число определенной длины), алгоритм выработки ЭЦП под документом и алгоритм проверки подписи. Поскольку результаты работы первого алгоритма скрыты от пользователя (они используются как исходные данные для второго алгоритма), то в популярной литературе обычно говорят о двух алгоритмах: подписывания и проверки подписи.

При ведении деловой переписки, при заключении контрактов подпись ответственного лица является непременным атрибутом документа, преследующим несколько целей:

* гарантирование истинности письма путем сличения подписи с имеющимся образцом;

* гарантирование авторства документа (с юридической точки зрения).

Выполнение данных требований основывается на следующих свойствах подписи:

* с помощью подписи получателю документа можно доказать, что она принадлежит подписывающему;

* подпись неподделываема; то есть служит доказательством, что только тот человек, чей автограф стоит на документе, мог подписать данный документ, и никто иной;

* подпись непереносима, то есть является частью документа и поэтому перенести ее на другой документ невозможно;

* документ с подписью является неизменяемым;

* подпись неоспорима;

* любое лицо, владеющее образцом подписи может удостоверится, что документ подписан владельцем подписи.

Развитие современных средств безбумажного документооборота, средств электронных платежей немыслимо без развития средств доказательства подлинности и целостности документа.

Таким средством является электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая сохранила основные свойства обычной подписи.

Существует несколько методов построения ЭЦП, а именно:

* шифрование электронного документа (ЭД) на основе симметричных алгоритмов.

Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица-арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа в данной схеме является сам факт шифрования ЭД секретным ключом и передачи его арбитру;

* использование ассиметричных алгоритмов шифрования. Фактом подписания документа является шифрование его на секретном ключе отправителя;

* развитием предыдущей идеи стала наиболее распространенная схема ЭЦП - шифрование окончательного результата обработки ЭД хеш-функцией при помощи ассиметричного алгоритма.

Появление этих разновидностей обусловлено разнообразием задач, решаемых с помощью электронных технологий передачи и обработки электронных документов.

При генерации ЭЦП используются параметры трех групп:

* общие параметры;

* секретный ключ;

* открытый ключ.

На практике применение ЭЦП позволяет выявить или предотвратить следующие действия нарушителя:

* Отказ одного из участников авторства документа;

* Модификация принятого электронного документа;

* Подделка документа;

* Навязывание сообщений в процессе передачи - противник перехватывает обмен сообщениями и модифицирует их.

Так же существуют нарушения, от которых невозможно оградить систему обмена сообщениями - это повтор передачи сообщения и фальсификация времени отправления сообщения. Противодействие данным нарушениям может основываться на использовании временных вставок и строгом учете входящих сообщений.

Для того чтобы цифровая подпись широко вошла в гражданский оборот и применялась наряду с традиционной (используемой уже тысячелетиями) подписью, требовалось выполнить несколько условий как правового, так и неправового характера.

1. Субъекты гражданского оборота оценили удобство и выгодность ее использования. Ранее были показаны преимущества использования систем ЭДО. Однако если такие системы не позволят совершать гражданско-правовые сделки, а будут только удобным инструментом для быстрого обмена информацией, то экономический эффект от их использования, очевидно, снизится.

2. Математики-криптологи предложили достаточно надежный способ подтверждения подлинности электронных документов и убедили в его надежности и возможности практического использования потенциальных пользователей, а также законодателя.

3. Наконец, законодатель: а) определил, что (представляет собой цифровая подпись (в отличие от традиционной подписи от руки, которую можно считать объектом очевидным и не нуждающимся в определении); б) закрепил возможность и сферы применения электронных документов и цифровой подписи; в) установил допустимость использования электронных документов в качестве доказательств в суде.

Мы уже обсудили первые две проблемы и рассмотрели стандарты, связанные с использованием цифровой подписи. Очевидно, что без утвержденного государством определения ЭЦП можно было только теоретически рассуждать о том, что некоторая последовательность байт, добавленная к файлу, является аналогом (на самом деле, как было показано, неполным) собственноручной подписи и может быть использована там, где требуется подпись под документом. Но если вспомнить, что даже криптографическое определение ЭЦП вводится через объекты (односторонние функции с секретом), существование которых строго математически не доказано, а с обыденной точки зрения ЭЦП вообще похожа на строку кабалистических символов, то станет ясно: были необходимы нормативные акты, где давалось бы четкое юридическое определение электронно-цифровой подписи под электронным документом. Такими актами и стали упомянутые стандарты. Исходя из вышеизложенного, следует отметить, что цифровой подписью является только последовательность байт, полученная путем применения алгоритмов и функций, описанных в стандарте12. Если будут использованы другие функции или, например, длина числа, в которое хэш-функция преобразовывает документ, отличается от указанной в стандарте, то полученная подобным образом подпись не будет ЭЦП в юридическом смысле (хотя с точки зрения криптографии она ничем не хуже и не лучше "официальной"). И, следовательно, документ, подписанный "нестандартной" ЭЦП, с юридической точки зрения не может рассматриваться как документ, заверенный ЭЦП. А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота. М.: ЭМОС, 2012. 113 с.



Глава 3. Достоинства и недостатки электронного документооборота

3.1 Преимущества работы с электронными документами

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Взвесить "все за и против" внедрения системы электронного документооборота в компании, это очень важная часть при планировании структуры компании и типа ее документооборота. Хотя многие руководители, не уделяют достаточно внимания вопросу автоматизации документооборота и бизнес-процессов в целом, но это лишь те руководители, которые не знают преимущества электронного документооборота.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Преимущества системы электронного документооборота

При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) важно понимать, что ее основное назначение не в экономии расходных материалов, а в организации современной и качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании.

1) Быстрый доступ к определенной категории документов

Первое и главное преимущество электронного документооборота - быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.

2) Всеобъемлющий контроль над документооборотом

Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.

3) Исключение неумышленных ошибок

Практическое исключение из рабочего процесса так называемого «человеческого фактора». В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.

4) Автоматизация составления отчетности движения документов среди подразделений предприятия

Автоматизация делопроизводства и документооборота - еще одно неоспоримое преимущество СЭД. Она позволяет автоматизировать процесс составления отчетов по оперативной, тактической и стратегической деятельности предприятия. Подразделение сможет сформировать отчет по любым объективным критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику и т. д.

5) Общий доступ к базе данных и совместная обработка документов

Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.

6) Интеграция СЭД с корпоративными информационными системами организации

На многих российских предприятиях действует «лоскутная» автоматизация. Внедрение СЭД позволит объединить различные АСУП в единое целое именно на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе СЭД, а значит, есть из чего выбрать.

7) Поиск документов в базе данных по заданным атрибутам

Осуществлять поиск в базе данных СЭД можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.

8) Сокращение материальных расходов предприятия

СЭД сокращает расходы предприятия за счет следующих шагов:

Автоматизация высвобождает работников, занятых непроизводительным трудом, таким как обслуживание бумажных носителей, их хранение, обработка и т. д.

Сокращаются издержки на приобретение расходных материалов, необходимых для бумажных документов.

Высвобождаются производственные площади, необходимые для хранения и обработки бумажных носителей информации.

9) Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документами

СЭД позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот - реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.

10) Интеграция с офисными программами

СЭД система построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями - такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы и т. д. Офисные программы также легко интегрируются в СЭД. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М.: ООО" Лаборатория базовых знаний", 2014.-100 с.

3.2 Проблемы работы с электронными документами

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки.

Резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен. Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.

Обеспечение сохранности электронных документов - комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.

Проблема персонала. Некоторые сотрудники, которые привыкли к ручному труду, не смогут на первых этапах внедрения нового механизма качественно делать свою работу.

Большие финансовые затраты. На внедрение электронного оборота компании придется серьезно потратиться.

Географический фактор. Не все контрагенты способны сотрудничать в системе электронного обмена.

Маршруты документов -- спроектированные, согласованные и реализованные, - не соблюдаются. На предприятии имеется достаточное количество исключений, без учета которых внедрение системы невозможно. Реализация этих исключений приводила не только к затягиванию сроков, увеличению трудоемкости и бюджета, но, что самое неприятное, -- к нарушению архитектуры системы. Если перед началом внедрения процессы обработки документов выглядели упорядоченными, то к концу внедрения могло оказаться, что четкого бизнес-процесса нет совсем. Документы переходят с любого этапа на любой этап, и в процесс обработки могут вовлекаться сотрудники, роль которых не была предусмотрена в маршрутах. Внесение подобных изменений в архитектуру решения приводило к проблемам производительности и появлению сложных ошибок.

...