Электронные документы

Следующей неприятностью оказывалось, что после автоматизации ОРД, объем документов, обрабатываемых сотрудниками, возрастает. При этом увеличение общего документооборота компании не наблюдалось. Данное обстоятельство часто объяснялось спецификой работы компании до и после внедрения СЭД. Например, типичной была ситуация, когда руководитель отдавал документы исполнителям, через голову своих заместителей, и без регистрации в канцелярии факта передачи. Другой пример -- когда руководитель подразделения передавал поступающие к нему служебные записки в обработку сотрудникам только после повторного обращения к нему с тем же вопросом. Служебные записки, о которых ему не напоминали, благополучно отправлялись в мусорную корзину. В том и другом случае, внедрение бизнес-процессов обработки документов исключало вывод документов с маршрутов и вынуждало всех сотрудников, обрабатывать все предназначенные для них документы. Что и приводило к увеличению объемов обработки документов сотрудниками.

В основу архитектуры большинства систем документооборота положены бизнес-процессы. Концепция работы сотрудников в этом случае строится на принципах работы с очередью задач. События, возникающие в процессе движения документов - это задачи, помещаемые в почтовый ящик «входящие», которые пользователи должны последовательно обрабатывать. Сотрудники превращаются в системы массового обслуживания, смыслом деятельности которых становится расчистка очереди. Данный принцип работы подходит далеко не для всех ролей пользователей. Постепенно сотрудники начинают игнорировать часть событий. В дальнейшем, это приводит к переполнению очередей задач, что становится еще одной причиной снижения производительности системы.

Автоматизация процессов операционной деятельности компании ориентирована, в первую очередь, на снижение трудоемкости выполнения работы сотрудниками, на ускорение процесса и упрощения пути достижения результата. Иными словами -- на снижение трансакционных издержек процесса операционной деятельности и повышения эффективности труда. Автоматизация же процессов ОРД, как правило, решает другие задачи - информативность, отчетность, сохранение истории обработки документов, контроль над действиями сотрудников и т.п. В результате решения данных задач оказывается, что внедрение СЭД не упрощает работу, а наоборот, приводит к увеличению трудозатрат на выполнение тех же самых операций. Стало понятным, почему большая честь руководителей после внедрения СЭД передавали свои функции работы в системе секретарям - СЭД делал их работу менее эффективной.

Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях -- управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.

Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами - как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.

Список использованных источников и литературы

1. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2013. - 128 с.

2. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учебно-практическое пособие, - М.: Городец, 2015. - 247 с.

3. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 416 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2013. - 818 с.

5. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В. Печникова. М.: ЭМОС, 2012. 208 с.

6. А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота. М.: ЭМОС, 2012. 113 с.

7. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М.: ООО" Лаборатория базовых знаний", 2014.-100 с.

8. URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 14.01.18).

9. Корпоративный сектор увеличивает инвестиции в электронный документооборот. URL: http://www.interface.ru (дата обращения 19.01.18).

10. Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот. URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm (дата обращения 14.01.18).

11. Электронный документооборот в деятельности учреждения. URL: http://www.klerk.ru (дата обращения 14.01.18).

12. Основные понятия электронного документооборота. URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 14.01.18).

13. Электронная подпись и шифрование // МО ПНИЭИ (www.security.ru/el.wright.html).

14. Чего нет в документах, того нет на свете. URL: http://www.documoborot.ru/ (дата обращения 03.01.18).

15. Электронные системы документооборота. URL: http://doc-system.ru/index.php (дата обращения 14.01.18).

16. Совpеменные криптографические методы защиты информации - системы с открытым ключом (http://ppt.newmail.ru/crypto04.htm#Heading20).

17. Система электронного документооборота// Информационные сегменты веб-сайта. - 2015 [Электронный ресурс]. URL: http://www.evfrat.ru/about/e-docs/.

18. Электронные системы документооборота - две стороны медали //Информационные сегменты веб-сайта. - [Электронный ресурс]. URL: http://doc-system.ru/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/articles/elektronnyj-dokumentooborot-dve-storony-medali.html.

Размещено на Allbest.ru