Проектирование автоматизированных экономических информационных систем

Порядок сортировки

1

2

3

4

5

1

Дата

DATE

А(8)

2

2

Код подразделения.

KPOD

9(2)

1

3

Код группы товаров.

GRUPT

9(2)

3

4

Код товара.

KTOV

9(3)

4

5

Единица измерения.

EDIZ

А(10)

6

Наличие (остаток) товара.

KOL2

9(4)

Результаты решения

В рассматриваемой задаче «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете» результатом решения задачи является файл «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам на число, месяц, год», на основе которого формируется одноименный выходной документ, а также файл сохраняемой для решения данной задачи и используемой для решения других задач.

Перечень и описание массивов информации, являющихся результатом решения данной задачи, используемых для последующих решениях задачи, а также используемых для решения других задач представлено в таблицах №18, №19,

Таблица 18.Описание массивов результатной информации.

№№,	Наименование массива	Идентификатор	Наименование выходного сообщения, документа.	Наименование массива, сохраняемой для решения данной задачи, других задач.
1	2	3	4	5
1.	Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете на число, месяц, год.	OAPUT	Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете на число, месяц, год.	Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете на число, месяц, год.

Таблица 19. Наименование массива: Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете на число, месяц, год.

Идентификатор: OAPUTСредний объем: 100 записей.

Длина записи: 97 байтов.

№ № n / n	Наименование реквизита	Идентификатор	Вид записи реквизита	Порядок сортировки
1	2	3	4	5
1.	Дата.	DATE	9(8)	2
2.	Код подразделения.	KPOD	9(2)	1
3.	Код группы товаров.	GRUT	9(2)	3
4.	Код товара.	KTOV	9(3)	4
5.	единицы измерения.	EDIZ	А(10)
6.	Количество товаров продано.	KOL1	9(8)
7.	Цена покупки.	PCEN	9(6)
8.	Цена продажи, ед.	PRODCEN	9(6)
9.	Объем реализации по ценам покупки, сумма..	VRCP	9(8)
10.	Объем реализации по ценам продаж, сумма.	VRPR	9(8)
11.	Наличие (остаток) товара.	KOL2	9(4)
12.	Наличие товара по ценам покупки, сумма.	STOV	9(8)
13.	Прибыль или убыток по товару, сумма.	PRIBT	9(8
14.	Прибыль или убыток итого по группе товаров, сумма.	PRIBTGR	9(8)
15.	Прибыль или убыток всего по всем товарам.	PRIB	9(8)

Математическое описание

Задача «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете» относится к задачам прямого счет Основным экономическим показателем, рассчитываемым при ее решении является прибыль или убыток по каждому наименованию товаров, группе товаров, по всем товарам в целом»

Описательный алгоритм

В задаче "Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете" используется следующие неформализованные алгоритмы.

1. Умножение: Количество товаров продано - на цену покупки для получения объема реализации по ценам покупки.

2. Умножение: Количество товаров - продано на цену продажи для получения объема реализации по ценам продажи.

3. Суммирование: Наличие товаров на складе и наличие товаров в торговом зале для получения наличия товаров в количественном выражении.

4. Умножение: Наличие товаров на цены покупки для получения наличие товаров в стоимостном выражении.

5. Вычитание: Из объема реализации по ценам продажи объем реализации по ценам покупки и наличия товаров в стоимостном выражении для получения прибыли (или убытка) с указанием группы товаров.

6. Суммирование: Прибыли и убытки по коду товаров внутри кода группы товаров с целью получения прибыли (или убытка) по коду группы товаров.

7.Суммирование: Прибыли и убытки по коду группы товаров - для получения прибыли (или убытка) по всем товарам.

Формализованный алгоритм

Формализованный алгоритм задачи представляется в виде следующей таблицы. (Таблица 20.).

Таблица 20. Формализованный алгоритм задачи.

№ п/п	Наименование показателя	Расчетная формула	Условные обозначения
1	Объем реализации по ценам покупки Szij	Szij=Kpij*Czij	i-код группы товаров j-код товара Szij- объем реализации по ценам покупки i-той группы j-го товара Kpij - количество товаров i-той группы j-го товара продано Czij- цена покупки i-ой группы j-го товара
2	Объем реализации по ценам продажи Spij	Spij=Kpij*Cpij	Spij - объем реализации по ценам продажи i-ой группы j-го товара; Kpij - количество проданного товара i-ой группы j-го товара; Cpij - цена продажи i-ой группы j-го товара
3	Наличие(остатки) товаров по ценам покупки - Кij.	Кнij=Kсij+Ктzij	Kнij - наличие i-ой группы j-го товара; Kсij - наличие товара i-ой группы j-го товара на складе; КTZij - наличие i-ой группы j-го товара в торговом зале.
4	Наличие(остатки) товаров, сумма - Sij .	Sнij=Kнij*Сzij	Sij - наличие i-ой группы j-го товара в стоимостном выражении; Сzij - цена покупки i-ой группы j-го товара.
5	Прибыль (или убыток) по товарам - Рij	Pij=Szij-Spij-Sнij	Pij - прибыль или убыток i-ой группы j-го товара.
6	Прибыль (или убыток) итого по группе товаров - Рi	Pi=	Pi- прибыль (или убыток ) по i-ой группы товаров.
7	Прибыль или убыток всего -Р.	P = ?Pi i=1

Алгоритм решения задачи

В задаче «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете» используемой информацией являются:

· Постоянная информация хранящаяся в информационной базе: «Справочник цен» (файл SCEN), «Справочник подразделений» (файл SPODK);

· Оперативная информация: «Учет продаж (файл UCHPR), «Учет наличия товаров в торговом зале» (файл UNTTZ), «Учет наличия товаров на складе» (файл UNTS);

· Результатная информация: «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам на число, месяц, год» (файл OAPUT);

· В процессе решения задачи образуются промежуточные файлы: «Объем реализации по ценам покупки (файл VRCP), «Объем реализации по ценам продажи (файл VRCR), «Наличие товаров в количественном выражении (файл NTOVKB), «Наличие товаров в стоимостном выражении (файл NTOVSB), «Прибыль или убыток по товарам (файл PRIBT), «Прибыль или убыток по группе товаров (файл PRIBGR), «Прибыль или убыток по всем товарам (файл PRIB).

Блок - схема решения алгоритма решения задачи представлена на рис 5.

Контрольный пример

В задаче «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам в супермаркете» к контрольному примеру предъявляются следующие требования:

· объем и состав данных используемой информации должен быть достаточным для проверки правильности алгоритма решения задачи, т. е. отражать информацию, как по продаже, так и наличию товаров по отдельным товарам, по группе товаров и по всем товарам, ценам покупки и продажи на любой момент времени.

· объем и состав данных результатов решения задачи должен отражать результаты обработки используемой информации для получения результатных в соответствии с алгоритмом решения задачи.

Контрольный пример с заполненными формами входных и выходных данных представлены ниже в таблицах № 21, №22, №23, №24, №25, №26.

Таблица 21. Наименование подразделения:

Служба компьютерной обработки.

Справочник подразделений.

№,№	Код подразделения	Наименование подразделения
1	2	3
1.	01	Торговый зал
2	02	Отдел продаж.
3	03	Склад.
4	04	Служба обработки данных.



Рис 5. Блок-схема решения задачи

Таблица 21. Наименование подразделения:

Служба компьютерной обработки.

Справочник подразделений.

№,№	Код подразделения	Наименование подразделения
1	2	3
1.	01	Торговый зал
2	02	Отдел продаж.
3	03	Склад.
4	04	Служба обработки данных.

Таблица 22. Наименование подразделения:

Отдел продаж. Справочник цен

№.№.	Код группы товара	Наименование группы товаров	Код товара	Наименование товара	Единица измерения	Цена покупки товара.
1	2	3	4	5	6	7
1	01 01	Продукты питания. Продукты питания.	01.001. 01.002.	Масло оливковое. Масло сливочное.	Литр. Кг.	3000 3500.
2	02 02	Хоз.товары. Хоз.товары.	02 001. 02.002.	Электрический чайник Розетка.	Шт. Шт.	15000. 600.
3	03 03.	Одежда. Одежда.	03.001. 03.002	Мужской костюм. Пальто мужское.	Шт Шт.	30000. 50000.

Таблица 23. Наименование подразделения:

Торговый зал.

Учет продаж.

на ____________________

число, месяц, год

№.№.	Код группы товаров	Наименовгруппы товаров.	Код товара	Наименование товара	Единица измерения.	Цена продажи товара.	Количество товаров продано..	Объем реализации по ценам продажи, сумма.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	01	Продукты питания.	01.001.	Масло оливковое.	Литр.	3600	10	36000.
2	01	Продукты питания.	01.002.	Масло сливочное.	Кг.	4000	5	20000.
3	02	Хоз. Товары.	02.001.	Электрический чайник.	Шт.	18000.	2	36000.
4	03	Одежда.	03.002.	Пальто мужское.	Шт.	60000.	1.	60000.

Таблица 24.

Наименование подразделения:Торговый зал.

Учет наличия товаров на ____________________

число, месяц, год

№.№.	Код группы товаров	Наименование группы товаров.	Код товара	Наименование товара	Единица измерения.	Цена покупки товара.	Наличие (остаток) товара.	Наличие товара по ценам покупки, сумма.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	01	Продукты питания.	01.001.	Масло оливковое.	литр	3000	10	30000.
2	01	Продукты питания.	01.002.	Масло сливочное.	кг	3500.	25.	87500
3	02	Хоз.товары.	02.001.	Электрический чайник.	шт	15000	10	150000.
4	02.	Хоз.товары.	02.002.	Розетка.	шт	600.	15.	9000.
5	03	Одежда.	03.001.	Костюм мужской.	шт	30000.	10	30000.
6.	03.	Одежда.	03.002.	Пальто мужское.	шт	50000	5.	250000.

Таблица 25. Наименование подразделения:

Склад. Учет наличия товаров

на ____________________

число, месяц, год

№.№.	Код группы товаров	Наименование группы товаров.	Код товара	Наименование товара	Единица измерения.	Цена покупки товара.	Наличие (остаток) товара.	Наличие товара по ценам покупки, сумма.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	01	Продукты питания.	01.001.	Масло оливковое.	литр	3000	100	300000.
2	01	Продукты питания.	01.002.	Масло сливочное.	кг	3500.	60	210000.
3	02	Хоз.товары.	02.001.	Электрический чайник.	шт	15000	5	75000.
4	02.	Хоз.товары.	02.002.	Розетка.	шт	600.	15.	9000.
5	03	Одежда.	03.001.	Костюм мужской.	шт	30000.	5	150000.
6.	03.	Одежда.	03.002.	Пальто мужское.	шт	50000	5.	250000.

Таблица 26. Отдел продаж.

Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам

на_______________

число, месяц, год

Наименование группы товаров, наименование товара.	Ед. измерения	Кол-во продано, шт.	Цена покупки, сум	Цена продажи, Сум	Объем реализации	Наличие товара	Прибыль или убыток (+, -), сум.
					по ценам покупки, сум	по ценам продажи, сум	количество, шт.	по ценам покупки, сум
3		4	5	6	7	8	9	10	11
Продукты питания. 1.Масло оливковое. 2.Масло сливочное	Литр кг	10 5	3000 3500	3600 4000	30000 17500	36000 20000	110 85	33000 297500	-300.000 -295.000
Итого по группе товаров									-595.000
Хоз. Товары 1.Электрический чайник 2. Розетка.	шт. шт.	2 -	15000 600	18000 -	30000 -	36000 -	15 30	225000 18000	-119000 -18000
Итого по группе товаров									-137000
Одежда 1.Костюм мужской. 2. Пальто мужское.	шт. шт.	- 1	30.000 50.000	- 60000	- 50000	- 60000	15 10	450000 500000	-450000 -490000
Итого по группе товаров.									-940000
Всего.									-1.672.000

6.Оперативный учет прибыли и убытков по товарам в супермаркете

Задача функционирует в операционной среде Windows 95 и выше с использованием системы управления базами данных (СУБД) Access.

Технология обработки информации состоит из следующих стадий и этапов.

Стадия 1. Подготовительная стадия.

Первый этап. Включение компьютера.

Компьютер включается нажатием кнопки POWER, находящейся в системном блоке.

Второй этап. Загрузка Операционной Системы (ОС) Windows 95 или выше.

После включения компьютера, в память автоматически загружается ОС Windows 95.

Если при включении компьютера не загрузиться ОС Windows 95, тогда могут быть следующие обстоятельства:

а) Загружается ОС MS DOS. В этом случае для загрузки ОС Windows 95 необходимо выполнить команду WIN.COM или EXIT.

б) Если загрузится оболочка Norton Commander (NC), то можно войти в ОС Windows 95 нажатием функциональной клавиши F10 (Выход).

После выполнения одной из пунктов а) и б) ОС Windows 95 автоматически загрузится в оперативную память компьютера.

Третьей этап. Загрузка СУБД MS Access.

После загрузки ОС Windows 95 на экране появляется Рабочий стол Windows 95. Загрузку СУБД MS Access в оперативную память можно произвести следующим образом:

1) Надо нажать кнопку ПУСК, расположенное на панели задач Windows 95. Затем из меню надо выбрать раздел ПРОГРАММЫ.

При выборе раздела ПРОГРАММЫ автоматически откроется его подменю. Из этой подменю надо выбрать MS Office97

После выбора MS Office автоматически откроется его подменю и там можно выбрать MS Access.

После этого один раз нажимать левую кнопку мыши для загрузки MS Access в оперативную память компьютера.

2) Если на компьютере установлен MS Office, то после загрузки ОС Windows 95 появляется на верхнем правом углу панель MS Office (рис.6).

Рис 6 Панель MS Office.

После появления панели MS Office нажимаем левую кнопки мыши на ярлыке и MS Access загрузится в оперативную память компьютера.

Четвертый этап. Загрузка базы данных «INCOME».

После запуска MS Access одновременно с его окном открывается первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных (рис.7).

Рис.7. Окно открытия базы данных.

Диалоговое окно MS Access появляется, если в окне Параметры, вызываемом командой Меню Сервис/Параметры, на закладке Вид установлен флажок Окно запуска.

Можно открыть существующую базу данных, выбрав ее из списка ранее открывавшихся файлов или щелкнув на строке Другие файлы.

Если это окно не появляется при запуске MS Access, то для открытия базы данных необходимо выполнить команду Файл/Открыть или нажать кнопку Открыть базу данных. Из списка файлов надо выбрать файл INCOME.mdb и нажать на кнопку Открыть.

Стадия 2. Основная стадия. Работа с формами.

Первый этап. Работа с базой данных INCOME.

После загрузке базы данных INCOME автоматически откроется окно заставки задачи (рис.8).

На этой заставке имеется две кнопки:

1) Продолжить? - при нажатии которой открывается главная кнопочная форма задачи «Оперативный учет прибыли и убытков».

Отмена - при нажатии которой осуществляется выход из MS Access.

Рис.8. Окно заставки задачи

Второй этап. Работа с окном задачи.

При нажатии кнопки Продолжить? на заставке, открывается Главное меню в виде кнопочной форме задачи «Оперативный анализ прибыли и убытков» (Рис.9).



Рис.9. Окно Главного меню приложения

В этой форме расположены кнопки, выполняющие следующие функции.

1. Работа со справочником подразделений.

2. Работа со справочником товаров.

3. Работа со справочником цен.

4. Ведение учета продажи товаров.

5. Ведение наличия товаров на складе.

6. Ведение наличия товаров в торговом зале.

7. Формирование отчета о продажи.

8. Выход.

Третий этап. Работа со справочниками.

Для работы с базой данных, необходимо создание следующих 3-х справочников: Справочник подразделений, Справочник товаров и Справочник цен.

а) Работа со справочником подразделений.

В справочнике подразделений размещены следующие 3 подразделения: Отдел продаж, Торговый зал и Склад (рис. 10).



Рис.10. Окно формы «Справочник подразделений»

При нажатии кнопки Работа со справочником подразделений Главного меню откроется окно формы «Справочник подразделений» (Рис.5).

На этой форме расположены 2 поля: Наименование подразделения и Код подразделения.

Поля Наименование подразделения и Код подразделения являются простыми полями. Их значения будут передаваться на другие формы. В этой форме регистрируется код и наименование подразделений.

Для добавления новой записи необходимо ставит курсор на пустое поле и вести новую наименование подразделения и новый код подразделения.

Для удаления записи курсор ставится на удаляемое поле и нажимается клавиша DELETE.

Для выхода из этой формы нажимается кнопка ВЫХОД.

б) Работа со справочником товаров.

При нажатии кнопки Работа со справочником товаров Главного меню на экране откроется окно с заголовком "Справочник товаров" (Рис.11).



Рис.11. Окно формы «Справочник товаров»

По этой форме будет производится регистрация, накопление и хранение записи код и наименование группы товаров. Информация этой формы будет передаваться в заключительный отчет.

На этой форме расположены 2 поля: Код группы товаров и Наименование группы товаров.

Поля Код группы товаров и Наименование группы товаров являются простыми полями.

Для просмотра записей в каждой поле, можно использовать вертикальную линию прокрутки или же можно использовать навигатор записей, который расположен в самом конце формы.

Для ввода новой записи курсор вставится на последнее поле и вводится новый код группы товаров и наименование группы товаров.

Для удаления записи курсор вставится на удаляемое поле и нажимается клавиша DELETE. После этого запись будет удалена с поля.

Для выхода из этой формы нажимается кнопка ВЫХОД.

в) Работа со справочником цен.

При нажатии кнопки Работа со справочником цен Главного меню на экране откроется окно с заголовком "Справочник цен" (Рис.12).



Рис.12. Окно формы «Справочник цен»

Эта форма предназначена для регистрации, накопления и хранения информации о товарах и их покупных ценах.

В этой форме расположены 4 поля: Группа товаров, Код товара, Наименование товара, Цена покупки товара, (сум).

Поля Группа товаров и Наименование товара являются полями со списками.

Для ввода новой записи нажимается мышью на знак фильтра. После этого раскроется список Группы товаров и список Наименование товаров. Затем можно выбрать конкретную Группу товаров и конкретный товар.

В поле Код товара вводится код конкретного товара.

В поле Цена покупки товара, (сум) вводится покупная цена поступившего товара со склада в торговый зал.

Просмотр записей можно осуществить с помощью вертикальной полосы прокрутки, которая расположена на правой стороне формы или же навигатором записей, который расположен внизу формы.

Для добавления записи надо переходить на новое поле с помощи навигатора записи. Затем в поле Группа товаров с помощью фильтра, который расположен справа от поля выбрать из списка одну из группу. В поле Код товара надо вводить код следующего товара в порядке возрастания. В поле Цена покупки товара надо вводить покупную цену товара. Добавленная запись будет автоматически сохраняться.

Для удаления записи, надо ставить курсор в поле, где будет удаляться запись и нажать на клавишу DELETE.

После добавления или удаления необходимых записей, Access автоматически сохраняет форму. Все данные этой формы будут переданы в заключительный отчет "Оперативный учет прибыли и убытков". Для выхода из этой формы нажимается кнопка ВЫХОД.

Четвертый этап. Ведение продаж. Оно заключается в следующем.

При нажатии кнопки Ведение учета продажи товаров Главного меню на экране откроется электронная форма документа с заголовком "Учет реализации товаров". В этой форме фиксируется фактическая продажа товаров в отделе продаж (рис.13).

Форма состоит из 3 полей: Группа товаров, Наименование товара, Количество продано и Цена продажи, сум.

Рис. 13. Окно формы «Учет реализации товаров»

Эта форма предназначена для регистрации, накопления и хранения информации о проданных товаров.

Поля Группа товаров и Наименование товара являются полями со списками. При нажатии на знак фильтра, расположенного справа от полей, на экране отражается список Группы товаров и список Наименование товаров. Затем можно выбрать конкретную группу товаров и конкретный товар.

В поле Количество проданных товаров вводится информация о фактически проданных товаров.

В поле Цена продажи, сум вводится цена, по которой продан товар.

Добавление новой записи осуществляется выбором из раскрывающегося списка групп товаров определенную группу товаров.

Для удаления записи, надо выделить строку в области выделения и нажать на клавишу DELETE. Для завершения работы с формой следует нажать кнопку ВЫХОД.

Пятый этап. Ведение наличия товаров на складе.

При нажатии кнопки Ведение наличия товаров на складе Главного меню на экране откроется форма электронного документа с заголовком «Учет наличия товаров на складе» (рис.14).

Рис.14. Окно формы «Учет наличия товаров на складе»

В этой форме расположены 3 поля: Код группы товаров, Наименование товара и Количество товаров на складе.

Поля Код группы товаров и Наименование товара являются полями со списками.

Для добавления новой записи с помощью навигатора записей следует перейти на пустую запись. В поле Код группы товаров нажатием на фильтр поля и из раскрывшего списка следует выбрать требуемую группу товаров. В поле Наименование товара аналогично выбирается соответствующий товар. В поле Количество товаров на складе вводится значение фактически наличного товара на складе.

Для удаления записи, надо выделить строку в области выделения и нажать на клавишу DELETE. Для завершения работы с формой следует нажать кнопку ВЫХОД.

Шестой этап. Ведение наличия товаров в торговом зале.

При нажатии кнопки Ведение наличия товаров в торговом зале Главного меню откроется окно с заголовком «Учет наличия товаров в торговом зале» (рис.15).

Рис.15. Окно формы «Учет наличия товаров в торговом зале»

В этой форме отражается данные учета наличия товаров в торговом зале, которые еще не реализованы.

В этой форме расположены 3 поля: Код группы товаров, Наименование товара и Количество товаров в торговом зале.

Поля Код группы товаров и Наименование товара являются выбираемыми полями. При нажатии на кнопку фильтра раскроется список Код группы товаров или список Наименование товаров. Затем можно выбрать требуемый Код группы товаров или товар. В поле Количество товаров в торговом зале вводится фактически наличный товар в торговом зале.

Для удаления записи, надо выделить строку в области выделения и нажать на клавишу DELETE. Для завершения работы с формой следует нажать кнопку ВЫХОД.

Седьмой этап. Формирование отчета о продажи.

При нажатии кнопки Формирование отчета о продажи Главного меню формируется и выводится на экран электронная форма документа - отчет «Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам» (рис.16).

Рис.16. Окно отчета «Оперативный анализ прибыли и убытков»

В этом отчете приведены Наименование группы товаров, Количество проданных товаров, Цена покупки товара, Цена продажи товара, Объем реализации по ценам покупки и по ценам продажи, Наличие (остаток) товаров в количественном и стоимостном выражении (по ценам покупки), Прибыль (+) или убыток (-).

После просмотра отчета можно распечатать на принтере нажатием кнопки на панели инструментов.

Для возврата в Главное меню надо нажать кнопку или закрыть панели инструментов.

Для выхода из приложения необходимо нажать кнопку ВЫХОД в Главного меню.

7.Задача "Учет отгруженной (реализованной) продукции"

Рыночные условия функционирования предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима маркетинговая, производственная, финансовая деятельность предприятия. Руководители и исполнители на своем рабочем месте должны практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Особенно это важно, когда отношения субъектов рынка (поставщиков и потребителей товаров) строится на договорных отношениях.

Целью задачи "Учет отгруженной (реализованной) продукции" заключается в своевременном получении информации о отгружаемых товаров потребителю для анализа и оперативного принятия решений о производстве и отгрузке продукции в соответствии с планом производства и отгрузке продукции в соответствии с договорами поставок.

Предприятие обладает необходимой технической базой (компьютерной техникой). Определено, что одной из задач, подлежащих автоматизации является «Учет отгруженной (реализованной) продукции». 1. Необходимо разработать постановку задачи Учет отгруженной (реализованной) продукции"

2. Разработать технологию решения задачи Учет отгруженной (реализованной) продукции"

3. Провести деловую игру по задаче.

Наименование задачи: "Учет отгруженной продукции".

Назначение задачи. Задача предназначена для отдела сбыта (маркетинга) предприятия.

Цель задачи. Цель задачи заключается в своевременном получении информации об отгруженных товарах потребителям для оперативного принятия решений о производстве и реализации продукции в соответствии с планом производства и отгрузки продукции.

Организационно-экономическая сущность задачи заключается в учете и анализе отгруженной продукции в разрезе потребителей за день и с начала месяца в натуральном и стоимостном выражении.

Перечень объектов (подразделений) для которых решается данная задача. В решении данной задачи участвуют: отдел сбыта (маркетинга), бухгалтерия, руководство предприятия. Информационные взаимосвязи подразделений предприятия приведены на рис.1.

Рис.1. Информационная связь подразделений предприятия

Информационные связи отдела сбыта (маркетинга) приведены на рис.2.

Рис. 2. Информационные связи отдела сбыта (маркетинга)

Описание процедур использования выходной информации. Выходной информацией решения задачи является "Ведомость учета отгружаемой продукции". Информация подготавливается отделом сбыта (маркетинга) и передается в бухгалтерию для оформления платежных документов и руководству предприятия для анализа состояния реализации продукции.

Периодичность и сроки решения задачи. Задача решается ежедневно и по запросу.

Требования к организации сбора и передачи в обработку входной информации. Входной информацией для решения задачи являются "Накладная", подготовленная отделом сбыта. "Накладная" передается на склад предприятия и после регистрации отгрузки возвращается обратно в отдел сбыта. Передача информации может осуществляться: в виде документа (на бумажном носителе), курьером, либо в виде электронного документа по каналам связи, либо на машинных носителях.

Выходной информацией задачи "Учет отгруженной продукции" является "Ведомость учета отгруженной продукции на число, месяц, год".

Перечень и описание выходного сообщения по задаче представлено в таблице № 1.

Перечень и описание структурных единиц информации (реквизитов) выходного сообщения представлено в таблице № 2.

Эскиз документа выходного сообщения Учет отгруженной продукции за (число, месяц, год) представлено в таблице № 3.

Таблица № 1.Перечень и описание выходных сообщений

№	Наименование сообщения	Иденти-фикатор	Фирма представления	Периодич-ность	Сроки выдачи
1	2	3	4	5	6
1	Ведомость учета отгруженной продукции	VUОР	Видеограмма	Ежедневно	По запросу

Таблица № 2. Перечень и описание структурных единиц информации выходного сообщения

"Ведомость учета отгруженной продукции

	Наименование структурных единиц информации (реквизитов)	Идентификатор	Длина в знаках
		В программе	В математи-ческом описании
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11	Наименование предприятия. Наименование потребителя Номер накладной Наименование продукции Единица измерения Цена Количество за день Количество с начала месяца. Сумма за день Сумма сначала месяца Итого по каждому потребителю сумма за день Итого по каждому потребителю сумма с начала месяца. Итого по всем потребителям сумма за день Итого по всем потребителям сумма с начала месяца	NPRED NPOTR NNAKL NPROD EJZ GEN KDEN KMEC SUMD SUMM IPOTRD IPOTRM VPUTRD VPOTRM	- - - - - Cj KD KM SD SM Siq SiM	A(30) A(30) 9(4) A(30) A(7) 9(6),9(2) 9(2) 9(5) 9(8),9(2) 9(9),9(2) 9(9),9(2) 9(9),9(2) 9(10),9(2) 9(10),9(2)

Таблица 3.Наименование предприятия, подразделения Ведомость учета отгруженной продукции на ____ _________ _____

число месяц год

№	Наименование потребителя	Номер накладной	Наименование продукции	Ед. изм.	Це-на	Количество	Сумма
						за день	с начала месяца	за день	с начала месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
	Итого по потребителям Итого по всем потребителям

Входной информацией для решения задачи "Учет отгруженной продукции" являются:

· Накладная;

· Справочник цен;

· Справочник потребителей.

Перечень и описание входных сообщений представлено в табл. № 4.

Перечень и описание структурных единиц информации входных сообщений представлено:

· "Накладная" - таблица № 5.

· "Справочник цен" - таблица № 6.

· "Справочник потребителей" - таблица № 7.

Эскизы форм документов входных сообщений представлены соответственно в таблицах №№ 8 - 10.

Таблица 4.Перечень и описание входных сообщений и документов

№	Наименование сообщения	Вид информации	Идентификатор	Форма представления	Источники поступления информации	Частота поступления (периодичность)
1	2	3	4	5	6	7
1 2 3	Накладная Справочник цен Справочник потребителей	Текущая, оперативная Нормативно-справочная Нормативно-справочная	NAKL SРCEN SPPOT	Документ Документ, массив Документ, массив	Склад База данных	Ежедневно По запросу

Таблица 5. Перечень и описание структурных единиц информации входного сообщения "Накладная"

№	Наименование структурных единиц информации	Идентификатор	Длина в знаках
		В программе	В матема-тическом описании
1	2	3	4	6
1 2 3 4 5 6 7 8	Наименование предприятия, подразделения Дата Наименование потребителя Код потребителя Наименование продукции Код продукции Ед. Измерения Количество	NPRED DATA NPOTR KPOTR NPPOD KPROD EJZ KOL	- t - i - j - k	A(30) 9(8) A(30) 9(4) A(30) 9(6) A(7) 9(2)

Таблица 6.Перечень и описание структурных единиц информации (реквизитов) входного сообщения "Справочник цен"

№	Наименование структурных единиц информации	Идентификатор	Длина в знаках
		В программе	В математическом описании
1	2	3		5
1 2 3 4	Наименование продукции Код продукции Единица измерения Цена	NPROD KPROD EJZ CEN	- j - Cj	A(20) 9(6) A(8) 9(6)

Таблица 7.Перечень и описание структурных единиц информации входного сообщения "Справочник потребителей"

№ 1	Наименование структурных единиц информации	Идентификатор	Длина в знаках
		В программе	В математическом описании
	2	3	4	5
1 2	Наименование потребителя Код потребителя	NPOTR KPOTR	-i	A(30) 9(4)

Таблица 8.Наименование предприятия

Справочник потребителей

№№ п/п	Наименование потребителя	Код потребителя
1	2	3

Таблица 9.Наименование предприятия,подразделения _________

Накладная № от ___ _____ ____ число месяц год

Получатель (потребитель) ___________

№№ п/п	Наименование продукции	Ед. изм.	Код продукции	Количество Сумма
1	2	3	4	5
	Итого

Таблица 10.Наименование предприятия

Справочник продукции

№№ п/п	Наименование продукции	Код продукции	Ед. изм.	Цена
1	2	3	4	5

Неформализованная модель алгоритма.

Умножение: Количество реализованной продукции за день - на цену продукции для получения суммы реализованной продукции.

Умножение: Количество реализованной продукции с начала месяца на цену продукции для получения суммы реализованной продукции с начала месяца по каждому наименованию продукции.

Суммирование: Суммы реализованной продукции за день по всем наименованиям продукции по каждому потребителю для получения итогов.

Суммирование: Суммы реализованной продукции с начала месяца по всем наименованиям продукции по каждому потребителю для получения итогов.

Суммирование: Суммы реализованной продукции за день по всем наименованиям продукции по всем потребителям.

Суммирование: Суммы реализованной продукции с начала месяца по всем наименованиям продукции по всем потребителям.

Математическое описание алгоритма представляется в виде следующей таблицы (табл.11).

Таблица 11.Математическое описание алгоритма

№ п/п	Наименование показателя	Формулы расчета	Условные обозначения
1 2 3 4 5 6	Сумма за g-й день по j-му наименованию продукции по i потребителю - Sgji Сумма с начала месяца по j-му наименованию продукции - Sмj Итого сумма за g-й день поi-му потребителю по всем j-й продукции -Sgi. Итого сумме с начала месяца m по i-му потребителю по всей j-й продукции - Smi Итого сумма за g-й день по всем i-м потребителям по всей j-й продукции Sg. Итого сумма с начала месяца M по всем i-м потребителям по всей j-й продукции.	Sgji=Kgji*Cj Smjig=Kmji *Sj	q--индекс дня; j-индекс продукции; i- индекс потребителя m - индекс месяца К- количество товара С - цена товара

8.Технология обработки информации по задаче«Учет отгруженной (реализованной) продукции

Программа реализации задачи разработана с использованием СУБД «Access» и реализована для использования под управлением операционной Windows 95 или Windows 98. Задача предназначена для управления процессом реализации продукции. Решение задачи осуществляется на основании обработки данных об отгрузке продукции, представленных документом «Накладная». Результатом решения задачи является «Отчет о реализации продукции», который может быть выдан на любой день.

Результаты решения задачи могут быть использованы для анализа хода реализации продукции и выполнения договоров поставок.

Загрузка программы на выполнение

Запуск программы осуществляется загрузкой приложения MS Access версии 7.0 и выше любым из способов, предоставляемых операционной системой Windows 95 или Windows 98. Это можно осуществить из Главного меню Windows 95, нажатием кнопки загрузки приложения на Панели MS Office или иным способом. После загрузки приложение запросит открыть базу данных. Для этого на экране откроется окно Открытия базы данных (рис. 3).

Рис. 3. Окно открытия базы данных.

В данном окне необходимо выбрать базу данных Techno выделив указателем мыши и нажатием кнопки ОК. Если в списке базы данных с именем Techno не окажется, следует выбрать пункт «Другие файлы...». Откроется стандартное окно открытия папки Мои документы, где следует выбрать соответствующую папку, выделить базу данных и нажать на кнопку Открыть.

Выбор вида работ

После загрузки базы данных Techno на экране автоматически откроется окно заставки приложения с наименованием задачи, которая имеет следующий вид (рис. 4):

Рис. 4. Окно заставки приложения «Оперативный учет реализации продукции».

Если приложение выбрано правильно и Вы действительно готовы работать с ним, то следует нажать на кнопку «Продолжить», в противном случае нажимается кнопка «Отменить». Для нажатия кнопки следует подвести указатель мыши на изображение кнопки и нажать на клавишу мыши. Если Вы нажали на кнопку «Отменить», то приложение закончит свою работу и осуществит выход из программы Access.

Если Вы нажали на кнопку «Продолжить», на экране откроется окно, содержащее Главное меню приложения «Оперативный учет реализации продукции», которая имеет форму кнопочного меню (рис. 5).

Если Ваша фирма начинает сотрудничать с новым (новыми) партнерами и заключает с ними договора, то сведения об этом (этих) фирмах, организациях, предприятиях и т.п. следует включить в справочник потребителей, для чего в Главном меню приложения Вы должны выбрать пункт «Ведение справочника потребителей» нажатием на соответствующую кнопку. В случае освоения новых видов продукции Вашей фирмой, Вы должны выбрать пункт «Ведение ценника» нажатием соответствующей кнопки. Когда Ваша фирма осуществляет поставки продукции своим партнерам, этот факт отображается в документе «Накладная», сведения которых вводятся в базу данных, для чего выбирается пункт «Ведение накладных» нажатием соответствующей кнопки. Для анализа процесса отгрузки и реализации продукции и выполнения договоров поставок в текущем месяце следует выбрать пункт «Ведомость реализации»...