Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии наук: история создания, современное состояние и перспективы развития

Размещено на http://www.allbest.ru/

Специальность 05.25.02. - Документалистика, документоведение, архивоведение

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата исторических наук

Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии наук: история создания, современное состояние и перспективы развития

Киселев Михаил Юрьевич

Москва - 2009

Работа выполнена в Архиве Российской академии наук

Научный руководитель:

кандидат исторических наук, Афиани В.Ю.

Официальные оппоненты:

доктор исторических наук, Мироненко С.В.

кандидат исторических наук, Наумов О.В.

Ведущая организация: Кафедра архивоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Защита состоится 22 декабря 2009 г. в 14.00 часов на заседании диссертационного совета Д 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82.

С диссертацией можно ознакомиться в читальном зале СИФ

Ученый секретарь диссертационного совета, доктор исторических наук И.В. Сабенникова

Общая характеристика работы

Актуальность темы исследования. Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, реформированием Российской академии наук и ее учреждений, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к документальным комплексам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации. информация ретроспективный справочный

В связи с возрастающим интересом к ретроспективной документной информации, в частности по истории российской науки, наиболее остро встает проблема оперативного обеспечения исследований информацией о документах, сосредоточенных в Архивном фонде Российской Федерации.

В соответствии с федеральным законом РФ № 125 от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" в состав Архивного фонда Российской Федерации входят архивные документы, образовавшиеся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, личных фондов российских и иностранных ученых, имеющие научное, социально-культурное, историческое значение и относящиеся к государственной собственности

Существенная часть комплекса архивных документов по истории российской науки (1803 фонда объемом более 972000 ед. хранения) сосредоточена в Архиве Российской академии наук и его Санкт-Петербургском филиале, из которых: 1153 фонда - документная информация ученых, 626 фондов - учреждений и организаций Российской академии наук; 24 документальные коллекции. Кроме того, часть этого комплекса хранится в научных архивах 15 региональных отделений и научных центров РАН (более 2000 документальных фондов объемом 1,5 млн ед. хранения) и 9 научно-отраслевых архивах (около 2500 фондов объемом 800 тыс. ед. хранения), научно-справочный аппарат которых в диссертационной работе не рассматривается.

Архив Российской академии наук и его Санкт-Петербургский филиал, созданный в 1728 году, являются крупнейшим и старейшим хранилищем документов по истории Российской академии наук, ее учреждений и организаций, отечественной и зарубежной науки и культуры, российских и иностранных ученых.

Документы, хранящиеся в Архиве РАН и его Санкт-Петербургском филиале, имеют непреходящую ценность. Это документы, отложившиеся в результате научной, научно-организационной и административно-хозяйственной деятельности руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций, а также личные фонды действительных членов и членов-корреспондентов РАН, выдающихся ученых, охватывающие период с XVIII века до настоящего времени.

Важное значение для изучения истории отечественной науки имеют документы руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций. Многие из хранящихся в Архиве РАН документов имеют не только историческое, но и актуальное значение. Исследование некоторых документов, даже уже изучавшихся ранее, при новом подходе к ним, может дать исследователю много нового и ценного для освещения почти трехвековой истории Академии наук и российской науки. Вместе с тем изучение архивных документов может вскрыть ряд неосуществленных или забытых проектов, поставленных, но недоработанных проблем.

Особое место в Архиве РАН занимают личные фонды ученых, документы которых интересны прежде всего для развития той отрасли знаний, представителем которой является деятель науки, отражают его вклад в науку. Они также служат закреплению приоритета российских ученых в открытии и описании тех или иных явлений и закономерностей. Документы личных фондов ученых важны с точки зрения изучения истории науки как формы общественного сознания, истории накопления научных знаний, тенденций и направлений самой науки, необходимы при изучении биографии деятелей науки. Соединение биографического и исторического аспектов помогает проследить роль ученого на фоне общего пути развития научной мысли и его значения в культурной жизни общества. Кроме того, особенности личных фондов ученых заключаются в их прикладном значении.

Одним из фундаментальных направлений своей деятельности Архив РАН ставит обеспечение ретроспективной информацией, имеющей важную научную и социокультурную значимость, учреждений Российской академии наук и исследователей.

Для реализации этого направления деятельности важной задачей является совершенствование в Архиве РАН системы научно-справочного аппарата к документам, представляющей комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях рационального использования.

В решении этой задачи наиболее эффективным для Архива РАН является создание автоматизированного научно-справочного аппарата, который, реализуя все функции традиционной системы научно-справочного аппарата, предоставляет по сравнению с ней более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и представления его результатов. Это позволит решить задачу подготовки справочников различного типа по составу и содержанию фондов Архива РАН, создания справочно-информационных и информационно-поисковых систем к документальным комплексам архива.

Автоматизированный научно-справочный аппарат Архива РАН может быть использован научно-отраслевыми архивами и научными архивами региональных отделений и научных центров РАН. Это может стать первым шагом к созданию единой автоматизированной научно-справочной системы всех архивных учреждений и организаций Российской академии наук.

Информационной основой для создания автоматизированного научно-справочного аппарата являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы научно-справочного аппарата. В этой связи важное значение приобретает изучение и совершенствование обязательных элементов системы научно-справочного аппарата: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, баз данных, а также дополнительных элементов - указателей и обзоров документов.

Для создания и совершенствования эффективного как традиционного, так и автоматизированного научно-справочного аппарата Архива РАН важным является изучение истории создания, современного состояния и перспектив развития научно-справочного аппарата Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала как системы поиска документов и документной информации по истории российской науки.

Возможности эффективного использования документов зависят от рациональных методов создания, ведения и совершенствования элементов системы научно-справочного аппарата к документам фондов Архива РАН.

Степень изученности. Теоретическая разработка вопросов НСА в России началась в середине XIX в., в дальнейшем была продолжена и нашла отражение в работах российских архивистов Вишневского М.С. Вишневский М.С. К постановке вопроса о научном описании материалов XIX-XX столетий // Архивное дело. 1935. Вып. 2(35). С. 42.., Князева Г.А. Князев Г.А. Теория и техника архивного дела (опыт систематического руководства). Л., 1935. С. 48, 69-70., Фомина Н.А. Фомин Н.А. К вопросу об описании архивных материалов // Архивное дело. 1935. № 4(37). С. 20-21, 50.. В работах под системой НСА подразумевался комплекс архивных справочников, отражающих состав и содержание фондов и служащих для удовлетворения потребностей общества. Кроме того, в этот период в архивоведческой литературе понимание системы НСА было расширено, когда в нее стали включать справочники по учету и справочную библиотеку архива.

Вишневский М.С. и Фомин Н.А. в первую очередь обращали внимание на структурные особенности описей, созданных в российском архивоведении до 1917 года, как элемент системы НСА за определенный исторический период,

Князев Г.А. рассматривал систему НСА как комплекс различных архивных справочников. Несколько более четко Князев Г.А. прослеживал иерархию справочников в зависимости от иерархии организации хранения документов. Известный архивист считал, что при построении научно-справочного аппарата необходим строго продуманный план и согласование отдельных его частей, чтобы одни справочные материалы не повторяли других, а дополняли их и развивали.

В исследовании системы научно-справочного аппарата, проведенном Митяевым К.Г. Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учебное пособие. М., 1946. С. 267., рассмотрена система научно-справочного аппарата до 1917 г. в историческом развитии и проанализировано состояние НСА в зарубежных архивах (на уровне архивных справочников). Метод исследования системы НСА, представления о системе и ее структуре, динамике системы, изложенные в работе Митяева К.Г., не претерпели сколько-нибудь существенных изменений в последующий период - конец 1950-х - начало 1960-х годов.

Из исследователей конца 1950-х годов следует выделить Шобухова М.Н., который развивая взгляды Митяева К.Г., подошел к пониманию необходимости исследования динамики отдельных справочников. Несомненной заслугой Шобухова М.Н. является разработка вертикальной иерархии системы описания документов и понимание этой системы как единого взаимосвязанного целого, которое дает возможность через отдельные свои части наиболее полно и всесторонне раскрыть содержание документов, начиная от отдельного документа, дела, фонда, архива и кончая архивным фондом всей страны Шобухов М.Н. Составление и издание описей документальных материалов в архивах СССР. М., 1959. С. 5..

Теоретические и научно-методические основы формирования системы НСА были обоснованы в работах Автократова В.Н. Автократов В.Н. Теоретические основы системы научно-справочного аппарата в советском архивоведении // Материалы VII Международного конгресса архивов. М., 1975. Ч. 2. С. 322., Рудельсон К.И. Рудельсон К.И. Некоторые методологические вопросы научно-справочного аппарата архивов // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии. М. 1978. Вып. 2. С. 111-131. Автократов В.Н. выдвинул положение о системе поисковых средств, ее эффективности в зависимости от полноты и качества информации хранящихся в архивах документов. Он считал, что уровень развития информационных средств должен соответствовать интенсивности использования документов в интересах исторической науки. Развивая это положение, Рудельсон К.И. указывала, что информационная база архива должна быть максимально многоаспектной, то есть обеспечивать любые потенциальные потребности общества. При оснащении НСА новыми техническими средствами, как считает Рудельсон К.И., чтобы система НСА не была только комплексом взаимодополняющих справочников, но явилась бы качественно новым справочным средством, имеющим единую структуру, связи, организацию.

Методической основой для построения системы НСА на базе дифференцированного подхода описания послужили методические рекомендации и пособия ВНИИДАД Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. Вып. 1. Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей. М., 1969. 32 С.; Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. Вып. 2. Основы дифференцированного подхода при каталогизации. М., 1972. 48 С.; Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. Вып. 3. Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов). М., 1974. 49 С.; Составление архивных описей: Методические рекомендации / ВНИИДАД. М., 2003. 140 С.; Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2002. 125 С., которые позволяют разрабатывать стратегию развития справочных средств, определять оптимальный выбор справочников и состав элементов описания для каждого справочника, уровень детализации информации в пределах каждого элемента описания архивных документов.

В конце 1980-х годов в работе Волковой И.В. Волкова И.В. Система научно-справочного аппарата на современном этапе, тенденции и факторы развития // Основные тенденции и перспективы развития архивного дела и документационного обеспечения управления: Сб. науч. трудов. М.: ВНИИДАД. 1990. С. 119-131. по изучению новых тенденций и факторов в развитии системы НСА предложено включить в состав системы, автоматизированные информационно-поисковые системы и учетные документы. Несомненной заслугой Волковой И.В. является включение в формулировку определения справочников и АИПС как "взаимосвязанных" в рамках системного объекта. Волкова И.В. утверждает, что принципы создания и развития системы НСА и требования к ней едины, однако средства научной информации, ее составляющие, должны учитывать и особенности документов разных типов и периодов. Система НСА конкретного государственного архива определяется Волковой И.В. составом и содержанием хранящихся массивов документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации, возможностями материально-технического обеспечения.

Большой вклад в изучение и развитие современного понимания системы НСА вносят работы Киселева И.Н. Киселев И.Н., Нежданова О.Ю. Состояние и тенденции в развитии научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов // Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов. Материалы Всероссийской научно-практической конференции 22-23 апреля 2003 г. М., 2003. С. 10-24; Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 24-31., Лариной В.Г. Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации - важнейший элемент информатизации архивной отрасли // Отечественные архивы. 2002. № 1. С. 8-13. По мнению Киселева И.Н., система НСА по типовому составу в традиционном плане завершена и должна развиваться в сторону повышения качества подготовки традиционных и автоматизированных архивных справочников. Он предполагает, что в перспективе взаимодополнение элементов научно-справочного аппарата как черта системы НСА будет постепенно исчезать по мере замещения традиционных справочников их электронными эквивалентами. В своих работах Ларина В.Г. делает вывод, что в XXI веке система научно-справочного аппарата является основой для формирования общего архивного информационного пространства, а классификация документной информации является методом его организации. Подтверждением тому служит разработанный ВНИИДАД в 2007 г. "Единый классификатор документной информации АФ РФ" Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / ВНИИДАД. М., 2007. 869 С..

Вопросы истории создания, современного состояния и перспектив развития научно-справочного аппарата Архива РАН как системы поиска документной информации по истории российской науки относятся к числу малоизученных в российском архивоведении и не были предметом специального изучения и анализа. Имеются лишь немногочисленные публикации, главным образом сотрудников Архива Академии наук, в которых освещены отдельные элементы научно-справочного аппарата к документальным комплексам Архива РАН. Так, в исследованиях А.А. Куника Куник А.А. Сборник материалов по истории Императорской Академии наук в XVIII веке. СПб., 1865. Ч. 1-2., П.П. Пекарского Пекарский П.П. Отчет о занятиях в 1863-1864 гг. по составлению истории Академии наук. Записки Академии наук. СПб., 1865. Т. VII. Вып. 2. прил. № 4; Его же. История Императорской Академии наук в Петербурге. СПБ., 1870-1873. Т. 1-2., В.С. Иконникова Иконников В.С. Опыт русской историографии. Киев, 1892. Т. I. Кн. 2. по истории Академии наук до 1917 года имеются разрозненные сведения о составе учетно-справочного аппарата Архива Академии наук.

В работе Б.Л. Модзалевского Модзалевский Б.Л. Архив Конференции. Материалы для истории академических учреждений за 1889-1914 гг. Петроград, 1917. Ч. 1. Т. 2. С. 589-619. впервые была дана оценка состояния учетно-справочного аппарата архива в XVIII-XIX веках, отмечено несовершенство систематизации документов по рубрикам и сформулирована задача создания алфавитных карточных каталогов в Архиве Академии наук, предложены принципы систематизации карточек в каталогах.

В статьях и историческом очерке Г.А. Князева Князев Г.А. Научные ценности за два века // Вестник АН СССР. 1931. № 9. С. 35-46; Его же. Архив Академии наук // Вестник АН СССР. 1937. № 10-11. С. 291-295; Его же. Исторический очерк Архива Академии наук СССР. 1728-1962. Л. 1965. С. 201., посвященных истории Академии наук, кратко охарактеризован состав научно-справочного аппарата архива (в настоящее время это Санкт-Петербургский филиал), который состоял из описей, обозрений, тематической и именной картотек, научных описаний отдельных ученых, обзоров.

В работе известного архивиста, директора Архива АН СССР в 1930-1950-е гг. Г.А. Князева Князев Г.А. Теория и техника архивного дела (Опыт систематического руководства). Л.: Лоциа. 1935. С. 69-85. обобщен имевшийся к тому времени опыт работы Архива Академии наук, в том числе и по созданию и совершенствованию учетно-справочного аппарата к документальным комплексам. Наряду с инвентарными описями и топографическими реестрами в состав учетно-справочного аппарата архива Князевым Г.А. включены следующие элементы: картотека архивных фондов и инвентарный реестр архивных фондов со вспомогательными указателями; формуляры архивных фондов; обзоры, путеводители и справочники; тематические каталоги и описания; алфавитные указатели; архивно-справочные библиотеки. В пособии приведена краткая характеристика каждого элемента учетно-справочного аппарата с библиографическим списком литературы по данному вопросу. Наиболее полно рассмотрены принципы создания алфавитных указателей. В статье Г.А. Князева и К.И. Шафрановского Князев Г.А., Шафрановский К.И. Архив Академии наук в XVIII в. // Советские архивы. 1969. № 4. С. 115-117., посвященной истории Академии наук в XVIII веке, имеются краткие сведения о справочном аппарате к документам архива, который состоял в то время из инвентарных описей.

Краткий анализ методики составления различных видов карточных каталогов (предметного, систематического, именного) в Архиве Академии наук представлен К.И. Рудельсон в специальной работе по вопросам каталогизации документов в архивах СССР Рудельсон К.И. Каталогизация документальных материалов в архивах СССР. М., 1958. С. 59, 65-68.. К.И. Рудельсон выделяла такие методы описания документов, характерные для предметного и систематического каталогов Архива Академии наук, как подокументный, поединичный и групповой. Автор обращала особое внимание на то обстоятельство, что успех каталогизации документов в значительной мере зависит от составления научно-обоснованных классификаторов документации.

Общие вопросы состояния научно-справочного аппарата Архива Академии наук до 1965 г. рассмотрены в работе Ростовой Н.Н. Ростова Н.Н. Централизованный учет архивных материалов в Академии наук СССР и организация научно-справочного аппарата в академических архивах // Академические архивы за 50 лет Советской власти. Труды 1 совещания архивистов АН СССР и академий наук союзных республик. 17-23 мая 1967 г. М., 1968. С. 204-225.

Вопросы истории и состава научно-справочного аппарата архива в 1960-1980 гг. затрагивались в работах многолетнего директора Архива АН СССР Б.В. Левшина. В коллективной статье, посвященной проблеме информирования исследователей о содержании личных фондов Черных В.А., Житомирская С.В., Мыльников А.С., Левшин Б.В. Система информации исследователей о содержании фондов деятелей науки, литературы и искусства // Археографический ежегодник за 1972 год. М: Наука. 1974. С. 82-97., Б.В. Левшин кратко анализирует архивные справочники, создаваемые к личным фондам ученых в Архиве АН СССР - описи, обозрения, указатель фондов, обзоры фондов, научные описания документов отдельных ученых, систематический, предметный и именной каталоги. В работе также нашли частичное отражение вопросы разработки приемов раскрытия состава и содержания документов личных фондов ученых в различных справочниках: групповое описание - в обзорах, краткая характеристика - в обозрениях, подокументное - в научных описаниях. В других своих статьях Б.В. Левшин Левшин Б.В., Мамонова Г.В. Основные принципы классификации служебной документации в учреждениях Академии наук СССР // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М., 1965. Т. II. С. 217-222; Левшин Б.В. Архивное строительство в Академии наук СССР за 50 лет Советской власти и перспективы его дальнейшего развития. Академические архивы за 50 лет Советской власти // Труды 1 совещания архивистов АН СССР и академий наук союзных республик. 17-23 мая 1967 г. М., 1968. С. 3-34; Его же. Архив Академии наук (к 250_летию АН СССР) // Советские архивы. 1974. № 2. С. 17-25; Его же. Архив АН СССР и развитие архивов научных центров в союзных и автономных республиках // Археографический ежегодник за 1983 год. М., 1985. С. 157-164., затрагивал вопросы классификации служебной документации в учреждениях АН СССР, формирования и ведения НСА к личным фондам ученых.

Уделив основное внимание издательской деятельности Архива АН СССР, Л.И. Блинова Блинова Л.И. Работа Архива Академии наук СССР над материалами по истории академии наук // Археографический ежегодник за 1972 год. М.: Наука. 1974. С. 271-279. отмечала такие виды справочников, как научные описания фондов выдающихся деятелей науки, тематические обозрения, обзоры и издания эпистолярного наследия ученых.

В работах Н.М. Раскина Раскин Н.М. Издания Архива Академии наук СССР. Академические архивы за 50 лет Советской власти // Труды 1 совещания архивистов АН СССР и академий наук союзных республик. 17-23 мая 1967 г. М., 1968. С. 64-87; Его же. Некоторые особенности изданий Архива Академии наук СССР // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М., 1965. Т. 2. С. 80-86. представлена характеристика изданий Архива АН СССР: обозрения, научные описания, тематические обзоры, обзоры фондов учреждений. Н.М. Раскиным были отмечены некоторые приемы раскрытия состава и содержания личных фондов ученых в различных справочниках, связанные со спецификой состава и содержания научных и технических документов.

В серии работ Солодковой Э.И. Солодкова Э.И. Научно-справочный аппарат к личным фондам ученых в архивах Академии наук СССР // Диссертация на соискание степени кандидата исторических наук. М: МГИАИ. 1989. С. 240; Научно-справочный аппарат к личным фондам ученых в архивах Академии наук СССР: Аналитический обзор / Сост. Э.И. Солодкова. М., 1989. С. 36; Ее же. Методические приемы описания личных фондов ученых в "Обозрениях" Архива АН ССС // Совершенствование методических основ архивного дела: Информационный сборник № 1. М., 1990. С. 18-25. анализировались вопросы систематизации в обозрениях и описях документов личных фондов ученых геолого-минералогического профиля, хранящихся в Архиве АН СССР, его Ленинградском отделении и архиве Сибирского отделения АН СССР. В работах изучены история создания, методика описания и состояние на конец 1980-х гг. отдельных элементов системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР: описей и обозрений. Автор работ предлагает, наряду с совершенствованием описаний документов личных фондов ученых в описях и обозрениях, использование информационно-поисковых систем для выявления документной информации.

На новом этапе развития НСА с использованием информационных технологий и появлением опыта такой работы в Архиве РАН, стали появляться работы, в которых она анализировалась. В коллективной статье Карнаухов В.Н., Мерзляков Н.С., Осипова Н.М., Рубанов Л.И. Электронные базы данных Архива РАН // Отечественные архивы. 2001. № 6. С. 35-40. и работах Савиной Г.А. Савина Г.А. Информационные технологии в Архиве РАН: итоги и перспективы // Вестник архивиста. 2006. № 6. С. 255-261; Ее же. Создание электронной базы данных "Коммунистическая академия ЦИК СССР (1924-1936)" в Архиве Академии наук: новые информационные возможности // Вестник РГНФ. 2001. № 1. С. 76-82. приведены общие сведения о созданных в Архиве РАН электронных базах данных к отдельным документальным комплексам, освещены вопросы перспектив внедрения информационных технологий в работу Архива.

Важным источником для изучения проблемы являются разработанные в Архиве методические пособия по подготовке описей как к личным фондам ученых, так и к документальным комплексам учреждений и организаций Академии наук, а также каталогов и картотек Виноградов Ю.А., Нагорова З.Н. Методическое пособие по научно-технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР. М.-Л., 1960. 94 С.; Инструкция по ведению, систематизации и хранению научной и деловой документации (делопроизводства) в учреждениях Академии наук СССР. М.-Л., 1938. 30 С.; Инструкция по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения. М., 1958. 52 С.; Классификатор научно-организационной и деловой документации (делопроизводства) учреждений Академии наук СССР / Сост. Г.А. Князев. М., 1955. 31 С.; Методические рекомендации по комплектованию, экспертизе ценности и научному описанию фондов ученых в Архиве АН СССР. М.: Архив АН СССР. 1991. 177 С.; Методические указания по составлению предметно-тематического каталога в Архиве АН СССР. М., 24 С.; Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Академии наук СССР, учреждений и организаций ее системы, с указанием сроков хранения материалов. М., 1954. 152 С.; Пособие по обработке, хранению и использованию документальных материалов в учреждениях Академии наук СССР. М.-Л., 1959. 64 С.; Перечень документов со сроками хранения Академии наук СССР, ее учреждений, организаций и предприятий. Часть 1. Управленческая документация // Приложение к распоряжению Президиума АН СССР № 14111-326 от 25 февраля 1981 г. М., 1981. 192 С.; О порядке и сроках представления номенклатур дел учреждений АН СССР // Распоряжение Президиума АН СССР № 7-1723 от 15 ноября 1971 г. М., 1971. 55 С.; О порядке и сроках представления номенклатур дел учреждений и организаций Академии наук СССР // Распоряжение Президиума АН СССР № 14111-949 от 4 июня 1982 г. М., 1982. 42 С.; Систематическая таблица научной и деловой документации (делопроизводства) учреждений АН СССР. Л., 1938. 12 С. . Методические пособия Архива АН СССР разработаны до 1992 г. на основании нормативно-методических документов Главархива и ВНИИДАД с учетом особенностей документальных комплексов фондов Архива АН СССР.

Анализ публикаций и исследований, в которых рассматривались вопросы создания и совершенствования НСА Архива РАН, позволил выявить определенные пробелы в изученности проблемы по теме исследования.

Опубликованные работы фрагментарно освещают историю и состояние отдельных элементов научно-справочного аппарата Архива РАН и посвящены в основном личным фондам ученых. Остались нерешенными изучение истории и эволюции НСА Архива Академии наук на различных исторических этапах, проблема анализа всей системы научно-справочного аппарата Архива РАН, а также такие вопросы, как: классификационные схемы картотек и каталогов; приемы раскрытия состава и содержания документов фондов в описях; состав и структура научно-справочного аппарата, принципы его формирования и ведения; история создания, современное состояние и перспективы развития всех элементов научно-справочного аппарата архива.

Целью диссертационной работы является разработка перспективных направлений совершенствования элементов системы научно-справочного аппарата Архива РАН, Санкт-Петербургского филиала архива, академических архивов на основе анализа его истории и современного состояния в современном информационном обществе с учетом возрастания востребованности ретроспективной информации архивов обществом и государством и использования современных информационных технологий. Особое значение при современном состоянии знаний и дальнейшего их развития приобретает научная, историко-культурная и практическая ценность документов руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций, личных фондов ученых и научно-справочного аппарата к этим документальным комплексам.

Задачами работы являются:

- изучение истории зарождения и развития научно-справочного аппарата архива Российской академии наук в разные исторические эпохи, выявление общих тенденций развития НСА и характерные для каждого исторического периода особенности;

- исследование всех элементов системы научно-справочного аппарата архива РАН, определение состава системы НСА и путей ее совершенствования в разные исторические периоды;

- анализ и оценка современного состояния системы научно-справочного аппарата, определение ее роли в поиске документной информации архива РАН;

- определение общего вектора дальнейшего развития системы научно-справочного аппарата архива Российской академии наук, перспективные направления его совершенствования в целях повышения эффективности использования информационного потенциала архива РАН как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

Объект исследования - совокупность документов Архива Российской академии наук в период с 1728 г. по 2009 г., как составная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Предмет диссертационного исследования - система научно-справочного аппарата Архива Российской Академии наук: состав и методические приемы описания как в архивных справочниках - путеводителе, описях, обзорах, каталогах и картотеках, а также в создаваемых базах данных.

Интерес диссертанта к научно-справочному аппарату Архива РАН обусловлен необходимостью совершенствования традиционного НСА и разработки рациональной автоматизированной системы научно-справочного аппарата к документам Российской Академии наук, позволяющей осуществлять многоаспектный и оперативный поиск информации по истории российской науки. Кроме того, занимаясь по роду профессиональной деятельности проблемами создания и совершенствования научно-справочного аппарата, автор диссертации поддерживает мнение ряда российских архивистов о прямой зависимости эффективности использования архивных документов от качества составления элементов научно-справочного аппарата.

Хронологические рамки исследования. Хронологические рамки исследования охватывают период XVIII - начала XXI вв. в истории НСА Архива РАН. Изучен научно-справочный аппарат архива в Санкт-Петербурге с конца XVIII в. и до настоящего времени. В работе особенно детально изучены элементы научно-справочного аппарата Архива РАН в г. Москве с 1936 г. по 2009 г., так как в нем сосредоточены основные фонды и коллекции по истории и российской науки за более чем 70_летний период ее интенсивного развития.

Методологическая база исследования. При написании работы использовались методы: исторический, источниковедческий, системный, информационный, функциональный, моделирования, количественного и информационного анализа.

Принцип историзма требует подхода к НСА Архива РАН как к явлению, закономерно возникшему в определенной исторической обстановке. Следование принципу историзма определило главный критерий научности работы.

Принцип всесторонности учитывает целевую направленность каждого типа и вида справочника НСА Архива РАН и рассматривался как требование при выявлении и закреплении структурно-функциональных связей между ними.

Принцип комплексности позволил теоретически и практически рассмотреть взаимодействие и взаимодополняемость всех создававшихся элементов НСА архива.

Системный метод позволяет рассматривать элементы НСА как сложные многоуровневые, многоступенчатые, иерархические, структурные системы, а систему НСА - как информационную модель как ретроспективной документной информации, так и различных типов и видов традиционных и автоматизированных справочно-информационных средств Архива РАН.

Системный подход сочетается с информационным - общенаучным подходом, позволил выявить многоаспектность элементов системы НСА, и в конечном счете всесторонне и правильно описать их. Информационный подход неразрывно связан с определением принципов организации каждого элемента НСА. При этом была получена возможность определить количественные, качественные и видовые характеристики элементов НСА. Историческая наука, как и другие общественные науки, использует измерение в скрытом виде как сравнение (так называемый компаративный метод), когда одна качественная характеристика сравнивается с другой.

Методом функционального анализа было изучено место Архива РАН в системе Российской академии наук и архивной отрасли СССР и Российской Федерации, его функций и задач в создании системы научно-справочного аппарата, целевого назначения академических документов и их роли в изучении истории российской науки.

Логическим развитием функционального метода является метод моделирования - общенаучный метод исследования, который позволил изучать структуру и функции отдельные элементы НСА или их частей путем создания и исследования модели.

Методами количественного и информационного анализа было проведено исследование форм, видов, реквизитов архивных справочников в системе НСА Архива РАН.

Источниками для изучения темы исследования являются: архивные фонды Архива Конференции, Архива АН СССР, Ленинградского отделения АН СССР, Московского отделения АН СССР, Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала;

описи 60 архивных фондов учреждений и организаций Академии наук и личных фондов ученых, 9 разрядов (коллекций);

именные и предметно-тематические каталоги, алфавитные, тематические и делопроизводственные картотеки к документальным комплексам Архива АН СССР;

базы данных "Архив РАН", "Персональный состав", "Российская академия наук. 1724-1999 гг." "Коммунистическая академия ЦИК СССР. 1924-1936", сайт Архива РАН;

путеводитель, обозрения (справочники по типу путеводителя), научные описания (обзоры) Архива РАН, указатели;

опубликованные источники (отчеты о деятельности и уставы Академии наук, распоряжения Президиума АН СССР и приложения к ним);

методические пособия, рекомендации, указания, инструкции по подготовке описей, каталогов и картотек к документальным комплексам, классификаторы;

нормативно-методические разработки Главархива СССР, Росархива, ВНИИДАД;

научные публикации по вопросам создания и совершенствования научно-справочного аппарата.

Научная новизна. Диссертационное исследование имеет научно-практическое значение, поскольку с привлечением архивных источников впервые проведено систематическое изучение и анализ элементов научно-справочного аппарат Архива РАН на протяжении трех веков его существования, что позволило сделать ряд обобщений. Элементы научно-справочного аппарата Архива РАН прошли в процессе исторического развития и возрастающих потребностях в ретроспективной информации этапы усовершенствования и сложились в систему НСА. В результате разработки научно-методических материалов архив перешел от инвентарных описей к современным архивным описям, от обозрений архивных материалов - к путеводителю и системе справочников, от каталогов и картотек - к автоматизированным информационно-поисковым системам. В архиве создается система автоматизированного научно-справочного аппарата к документальным комплексам по истории российской науки, которая наряду с обозрениями, путеводителем, описями, каталогами и картотеками, справочниками включает информационную систему "Архив РАН" и раздел сайта Архива РАН в сети Интернет. Информационная система "Архив РАН" создана и будет развиваться как подсистема Единой научной информационной системы Российской академии наук.

Практическая значимость работы. Выводы и предложения, сформулированные в диссертационной работе, имеют научно-методическое значение для оптимизации системы НСА и интенсификации использования информации, заключенной в документах фондов Архива РАН. Предложенные рекомендации применимы для всех архивных учреждений РАН. Результаты исследования будут использованы при разработке нормативных и методических документов по созданию и совершенствованию системы НСА в Архиве РАН, а также при разработке учебных пособий и специальных курсов по архивоведению, истории архивного дела и проблемам системы НСА к документам академических учреждений и личных фондов ученых.

Подготовленные "Инструкция по вводу информации в программный модуль "Typer" информационной системы "Архив РАН" и "Инструкция пользователя базы данных "Учет и каталог" внедрены в работу Архива РАН и могут быть использованы академическими учреждениями и организациями в рамках создания единого научного информационного пространства РАН.

Разработана "Перспективная программа информатизации системы научно-справочного аппарата Архива РАН на 2010-2015 гг.", которая является частью "Программы информатизации Архива РАН".

Апробация работы. По теме диссертационного исследования опубликовано 10 научных работ. Основные положения диссертации были представлены в докладах и сообщениях на пяти международных научных конференциях и Всероссийском научно-практическом семинаре-совещании, обсуждались на заседании Ученого совета Архива РАН.

Материалы диссертации использовались при проведении практических занятий студентов по разделам научное описание, составление описи и научно-справочный аппарат курса "Теория и методика архивоведения", подготовке дипломной работы Факультета технотронных архивов и документов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета.

Структура диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Основное содержание работы

Во введении обоснована актуальность темы, проведен историографический анализ, определены цель, задачи, предмет исследования, хронологические рамки диссертации, методология исследования, охарактеризована источниковая база, сформулирована научная новизна и практическая значимость, апробация результатов исследования.

В первой главе "История создания научно-справочного аппарата Архива Конференции Императорской академии наук (вторая четверть XVIII в. - 1917 г.)" исследован фактический материал по истории научно-справочного аппарата Архива Конференции Академии наук. Изучены принципы систематизации управленческой и научной документации наследия российских и зарубежных ученых, опыт создания инвентарных описей.

Важным этапом в истории НСА архива, оказавшим влияние на его создание в период 1907-1917 гг., является деятельность Модзалевского Б.Л. по разработке основ и началу работ по созданию карточных каталогов. Создание персональной и тематической картотек с использованием предметно-алфавитного указателя явилось одной из отправных точек создания научно-справочного аппарата к фондам архива.

В результате проведенного исследования установлено, что к 1917 г. в Архиве Конференции начали создаваться отдельные элементы учетно-справочного аппарата: описи, краткие инвентарные описи, алфавитные указатели, предметная и именная картотеки.

Появление отдельных элементов учетно-справочного аппарата к документам архива было прогрессивным, поскольку они позволяли осуществлять поиск информации. Однако их незначительное количество и отсутствие схем классификации документов не могло в значительной мере удовлетворить потребности пользователей в информации о составе и содержании документов архива Конференции.

Создание отдельных элементов учетно-справочного аппарата осуществлялось без методического обеспечения, что приводило к различным формам и методам описания документов и затрудняло оперативный поиск ретроспективной информации.

Во второй главе "Создание системы научно-справочного аппарата Архива Конференции - Академии наук СССР (1917-1991 гг.)".

Исследованы виды, принципы систематизации и классификации информации в справочниках Архива АН СССР, принципы, особенности систематизации и схемы классификации документов в описях к личным фондам ученых и академических учреждений, каталогах и картотеках, первые попытки архива по внедрению автоматизированных информационно-поисковых систем.

Систематическая работа Архива РАН по инспектированию научных учреждений и подготовке нормативно-методической базы для создания и совершенствования научно-справочного аппарата позволила при подготовке описей научных учреждений Академии наук, начиная с 1960 годов, в основном применять единые методы систематизации документов.

В различные исторические периоды в архиве применялись различные классификационные схемы и методы систематизации. В большинстве случаев, особенно за период 1936-1960 гг., особенности систематизации документов затрудняют использование описей как основного элемента НСА для поиска ретроспективной информации.

Особенности описей, в частности, не позволили Архиву РАН использовать в качестве автоматизированной учетно-информационной системы третью версию базы данных федеральных архивных учреждений "Архивный фонд" в связи с ограничением длины поля раздела "Опись". Общим недостатком описей Архива РАН является отсутствие, в большинстве случаев, таких элементов справочного аппарата как предисловия и указатели к описям, что значительно затрудняет поиск информации. В то же время этот недостаток в определенной мере компенсировался наличием изданных архивных справочников - обозрений о составе и содержании документальных комплексов Архива РАН, а также картотек.

Архив АН СССР и его отделение располагали систематическими, предметными и именными каталогами, а также различными картотеками, в том числе к документам особого хранения, позволяющими вести поиск информации по истории российской науки и документальному наследию ученых. Вышеуказанные элементы научно-справочного аппарата использовались как при подготовке справочно-информационных изданий, так и для исполнения тематических и социально-правовых запросов. Если за период 1918-1933 гг. архивом исполнен 3661 запрос, то в 1934-1967 гг. их количество возросло до 28271 запроса Лысенко Т.И., Малькевич Б.А. Использование документальных материалов Архива Академии наук СССР за годы Советской власти (1917-1967) // Академические архивы СССР за 50 лет Советской власти. Труды 1-ого совещания архивистов Академии наук СССР и академий наук союзных республик. 17-23 мая 1967 г. М., 1968. С. 102..

Схема систематизации в делопроизводственных картотеках архива отличается от схемы классификации документальных материалов в каталогах государственных архивов СССР, предлагаемой Главным архивным управлением при СМ СССР Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных архивов. Советский период. М., 1962. С. 159.. В каталогах государственных архивов применялся предметно-тематический принцип систематизации информации, в делопроизводственных картотеках Московского отделения Архива АН СССР - алфавитно-предметный.

Реквизиты карточек именного и предметно-тематического каталогов были дополнены рядом обязательных реквизитов. В то же время продолжал отсутствовать индекс, название фонда, место события, номера листов, а также все дополнительные реквизиты.

Разрабатывалась система справочников, в которых, в силу особенностей научных и технических документов, а также специального назначения этих изданий, применялись новые формы описания документов. Издания сыграли значительную роль в информировании пользователей и популяризации документов архива. Наряду с увеличением количества пользователей, возросло число исследований, в основу которых положены документы архива. Только в 1946-1963 гг. опубликовано свыше 1000 работ, подготовленных по документам архива, в то время как за период 1917-1945 гг. этот показатель составил 434 работы Раскин Н.М. Некоторые особенности изданий Архива Академии наук СССР // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М., 1965. Т. II. С. 86..

Проводилась работа по подготовке нормативно-методических материалов по вопросам создания и совершенствования основных элементов научно-справочного аппарата к фондам учреждений и организаций Академии наук, личным фондам ученых. Разработанная классификационная схема систематизации документов выполняла две функции. Во-первых, она позволяла учреждениям и организациям Академии наук создавать описи на научно-методической основе, унифицировать их структуру, частично раскрыть содержание и конкретизировать заголовки дел. Во-вторых, схема использовалась для систематизации карточек в каталогах.

Однако, классификационная схема была предназначена только для документов, отложившихся в делопроизводстве учреждений и организаций Академии наук. Она не распространялась на научные и специальные виды документов (чертежи, карты, проекты, рисунки, негативы и позитивы фотоснимков и кинофильмов, звукозаписи и т.п.) и документы личных фондов ученых.

Методическое пособие по научно-технической обработке фондов ученых определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент НСА - обозрение.

В период 1936-1963 гг. в Архиве АН СССР и его Московском отделении отсутствовало структурное подразделение, задачей которого являлось бы создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам фондов.

В 1963-1991 гг. в архиве разработана научно-методическая база по созданию и совершенствованию основного элемента научно-справочного аппарата к документам - описи, как к документам личных фондов ученых, так и учреждений и организаций АН СССР. Подготовлен ряд нормативно-методических документов, регламентирующих создание и совершенствование других элементов научно-справочного аппарата - обозрений, каталогов, картотек. Подготовка нормативно-методических документов осуществлялась с использованием методических рекомендаций ВНИИДАД (1969-1986 гг.), обосновавших необходимость дифференцированного подхода к описанию ретроспективной документной информации.

Состав обязательных реквизитов описания обозрений - справочников по типу путеводителя Архива АН СССР соответствует реквизитам путеводителя по фондам архива, тогда как среди дополнительных реквизитов присутствуют только библиография и состав НСА к фонду.

В каталогах и картотеках архива присутствуют не все обязательные реквизиты, в частности индекс и название фонда, а дополнительные реквизиты отсутствуют полностью.

Создание в 1960-е гг. структурного подразделения, одной из основных задач которого являлось создание, совершенствование и ведение каталогов и картотек, позволило планомерно проводить комплекс работ в этом направлении.

Отсутствие предметно-тематического каталога в Архиве АН СССР в 1960-е гг. не позволяло оперативно осуществлять поиск информации по истории российской науки. Можно предположить, что под упоминаемым предметно-тематическом каталогом подразумевалась картотека постановлений и распоряжений Общего собрания и Президиума АН СССР, построенная по предметно-тематическому признаку.

Разработана схема и начато создание систематического каталога к документальным комплексам Архива АН СССР, объем которого составил 1,5 тыс. карточек. Незначительный объем систематического каталога не позволял в значительной мере осуществлять поиск ретроспективной информации.

Разработка программного обеспечения и опытный ввод информации отдельных каталогов и картотек в автоматизированные информационно-поисковые системы являлись прогрессивным направлением в создании автоматизированного НСА к документам архива. Программное обеспечение и результаты внедрения автоматизированных информационно-поисковых систем в Архиве АН СССР обнаружить не удалось.

Наполнение и ведение Центрального фондового каталога позволило не только осуществить учет фондов и коллекций архивохранилищ АН СССР, но и сконцентрировать информацию об их составе и содержании. В каталог дополнительно включена информация о составе и содержании фондов архивохранилищ учреждений и организаций академий наук союзных республик. К каталогу составлены именной указатель и указатель учреждений, что позволило оперативно осуществлять поиск информации.

В Архиве АН СССР и его филиале создавалась система научно-справочного аппарата, которая была единой.

В третьей главе "Система научно-справочного аппарата Архива РАН в современной России и перспективы ее развития (1992-2009 гг.)" проведен анализ современного состояния системы НСА архива, изучены основные этапы создания электронного научно-справочного аппарата, подготовки справочников и путеводителя по личным фондам, усовершенствования описей и перспективные направления развития системы НСА архива.

Исследование современного состояния НСА Архива РАН позволяет сделать следующие выводы:

Ликвидация структурного подразделения, одной из основных задач которого являлось создание, совершенствование и ведение научно-справочного аппарата к документам фондов архива, негативно сказалось на комплексе работ в этом направлении. Создание и наполнение базы данных "Учет и каталог" информационной системы "Архив РАН" проводится временными творческими коллективами по целевым программам Президиума РАН и Отделения историко-филологических наук РАН, грантам РФФИ и РГНФ.