Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии наук: история создания, современное состояние и перспективы развития

Использование при систематизации документов в описях академических учреждений и организаций "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, организаций с указанием сроков хранения" (ВНИИДАД, 2000 г.) и "Перечня документов со сроками хранения Академии наук СССР, ее учреждений, организаций и предприятий. Часть 1. Управленческая документация"" (Архив АН СССР, 1981 г.) создает определенные неудобства при подготовке описей и требует совместной работы ВНИИДАД и Архива РАН в этом направлении.

Использование "Методических рекомендаций по комплектованию, экспертизе ценности и научному описанию фондов ученых в Архиве АН СССР" 1991 г. позволяют создавать качественные описи к личным фондам ученых; отсутствие именных указателей к описям частично компенсируется справочно-информационными изданиями и поисковыми возможностями информационной системы "Архив РАН". Пособие требует переработки с учетом методических рекомендаций и методического пособия Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. С. 140; Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. М., 2002. С. 125. ВНИИДАД 2002 г. и 2003 г., в которых изложены единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования…" Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 128., методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания.

Издание путеводителя по личным фондам Архива РАН расширило возможности информирования исследователей о составе и содержании документальных комплексов Архива РАН в Москве.

Создание, усовершенствование и ведение большинства картотек и каталогов прекращено, что связано с внедрением в Архиве РАН современных информационно-поисковых систем. Прекращено ведение картотек к документам особого хранения, что затрудняет возможность оперативного поиска информации.

Комплекс работ по усовершенствованию описей до 2005 г. был практически заменен на работу по переработке описей. Внедрение современных информационно-поисковых систем с 2006 г. позволило исключить трудоемкий процесс переработки описей.

Создание в 1998-2003 гг. баз данных к отдельным документальным комплексам не позволяло решать задачи многоаспектного поиска документной информации по истории российской науки, но частично восполнило недостатки описей. Недостатки отдельных баз данных с использованием различного программного обеспечения ставили задачу разработки в архиве единой информационно-поисковой системы.

Важным событием в создании системы НСА архива стала разработка "Концепции и перспективной программы развития Архива РАН на период до 2015 г.", утвержденной Ученым советом архива, предусматривающих внедрение информационных технологий и создание электронного научно-справочного аппарата.

Началось создание системы автоматизированного научно-справочного аппарата к документальным комплексам по истории российской науки, которая наряду с обозрениями, путеводителями, описями, каталогами и картотеками, справочно-информационными изданиями включает информационную систему "Архив РАН" и раздел сайта Архива РАН в сети Интернет.

Информационная система "Архив РАН" является подсистемой единой научной информационной системы Российской академии наук.

Перспективными направлениями совершенствования системы НСА архива являются:

- переработка нормативно-методических пособий Архива АН СССР с учетом методических рекомендаций и методического пособия Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. С. 140; Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. М., 2002. С. 125. ВНИИДАД, в которых изложены единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования…" Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 128., методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания;

- усовершенствование описей, созданных в Архиве АН СССР в 1930-1950-е гг., может проводиться по нескольким направлениям: первое - усовершенствование и переработка описей как составная часть задачи по повышению информативности; второе - составление архивной описи, не требующей переработки или усовершенствования, в электронном формате: ввод заголовков дел непосредственно в базу данных "Учет и каталог" информационной системы "Архив РАН"; третье направление - запись цифрового изображения описи. Весь комплекс работ должен производиться планомерно в первую очередь по описям особо ценных фондов, затем в зависимости от категории и степени использования фонда;

- опытная эксплуатация программного модуля "Наборщик" ("Typer"), совместимого с программным обеспечением базы данных "Архив РАН" и предназначенного для набора описей дел личных фондов ученых, учреждений и организаций РАН, позволяет рекомендовать его к внедрению как в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН, так и в учреждениях и организациях РАН. Использование программного модуля "Наборщик"("Typer") позволит учреждениям и организациям РАН создавать описи в электронном формате, которые сразу же после подключения данных к основному массиву базы данных "Архив РАН" могут участвовать в поиске по электронному каталогу;

- подготовка и издание второго тома путеводителя по фондам Архива РАН, в котором будут систематизирована информация о фондах учреждений и организаций РАН;

- издание путеводителя по фондам Санкт-Петербургского филиала Архива РАН будет логическим продолжением путеводителя по фондам Архива РАН;

- подготовка тематических справочников по документам одного или нескольких фондов, относящиеся к определенной теме или отрасли науки, в частности, справочника "Протоколы заседаний Общего собрания и Президиума АН СССР", начиная с 1931 года, что послужит логическим продолжением аналогичных справочников, вышедших по 1930 год;

- издание реестра описей Санкт-Петербургским филиалом Архива РАН должно служить основой для подготовки и издания объединенного реестра описей Архива РАН и его филиала;

- возобновление практики подготовки и публикации в периодических и продолжающихся изданиях обзоров о новых поступлениях в фонды Архива РАН для информирования пользователей о составе и содержании документов фондов;

- подготовка указателя "Фонды и коллекции архивов РАН" на основе Центрального фондового каталога, что позволит впервые информировать исследователей о документальных комплексах, хранящихся в научных архивах региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН, научно-отраслевых архивах учреждений и организаций РАН;

- усовершенствование делопроизводственных картотек постановлений и распоряжений правительства РФ, относящихся к деятельности РАН, Общего собрания и Президиума Российской академии наук, а также именной картотеки академиков и членов-корреспондентов;

- перевод в электронный формат картотеки постановлений и распоряжений Президиума и Общего собрания РАН, касающихся действительных членов и членов-корреспондентов РАН, может быть заменен наполнением базы данных "Персональный состав" информационной системы "Архив РАН";

- перевод в электронный формат: картотеки фотографий, относящихся к деятельности академических учреждений, и картотеки фотографий ученых позволит расширить информационную базу для использования, в том числе для выставочной деятельности Архива РАН; картотеки документов из ряда фондов по международным связям АН СССР за 1941-1965 гг. позволит наполнить базу данных "Учет и каталог" информационной системы "Архив РАН" важной информацией о деятельности АН СССР; Центрального фондового каталога Архивного фонда РАН, что позволит расширить информационную базу о составе и содержании фондов архивных учреждений РАН; каталога по истории учреждений АН СССР позволит создать базу данных "Учреждения и организации РАН", которая значительно укрепит историческую составляющую информационной системы "Архив РАН";

- интеграция существующих в архиве электронных информационных ресурсов в Единое научное информационное пространство (ЕНИП) РАН и создание Архивом РАН полнотекстовых электронных фондов с целью предоставления более широкого доступа членов академического сообщества и зарубежных ученых к документам Архива Российской академии наук;

- создание единой системы научно-справочного аппарата архивов учреждений и организаций РАН и Архива РАН путем внедрения информационной системы и организации работы в сети в режиме удаленного доступа;

- изучение вопроса по созданию сети взаимосвязанных сайтов архивов региональных отделений и научных центров, научно-отраслевых архивов, архивов учреждений и организаций РАН - единого академического архивного ресурса, распределенного по различным серверам, с единой формой представления информации и единой системой поиска по всем серверам сети одновременно;

- подготовка методических материалов по созданию и ведению как в целом, так и отдельных разделов многоцелевых баз данных, включающих информацию о составе и содержании документов, содержащуюся в различных архивных справочниках (путеводителе, описях, каталогах и картотеках) для осуществления стандартизированного наполнения информацией баз данных и их разделов, внедрения их в учреждениях и организациях РАН;

- разработка предложений по созданию единой классификационной схемы научной документации на основе разработанного ВНИИДАД "Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации";

- наполнение информационными ресурсами баз данных "Учет и каталог" и "Персональный состав" и размещение их на сайте Архива в глобальной сети Интернет позволит значительно расширить контингент пользователей, интересующихся архивными документами по истории российской науки;

- разработка предложений о сотрудничестве с Федеральным архивным агентством по вопросам размещения информации о документальных комплексах Архива РАН на портале агентства, что позволит включить информационные ресурсы Архива РАН в единое информационное пространство федеральных архивов РФ;

- разработка совместно с Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета научно-образовательных проектов по созданию баз данных научного наследия российских ученых, научных разработок академических учреждений и организаций по фондам, хранящимся в Архиве РАН;

Несмотря на наличие в Архиве электронного научно-справочного аппарата, объемы его пока незначительны и составляют около 7% от количества фондов. В него, в настоящее время, не включена информация по большинству наиболее используемых фондов в связи с их значительными объемами. Поэтому, в ближайшем будущем, при поиске ретроспективной информации в Архиве РАН, наряду с информационными массивами электронного научно-справочного аппарата будут использоваться традиционные путеводители, описи, каталоги и картотеки к отдельным документальным комплексам Архивного фонда РАН.

Сайт Архива РАН - новое средство коммуникации, оперативный справочник, один из инструментов широкого маркетинга архивных документов по истории российской науки в современном обществе. Одним из основных архивных информационных ресурсов, представленных в Интернет является НСА Архива РАН: путеводитель, справочники, каталоги в виде баз данных.

По теме диссертации опубликованы следующие работы

1. Киселев М.Ю. Электронный научно-справочный аппарат к документам Архива Российской академии наук: этапы создания // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 42-45.

2. Киселев М.Ю. Научно-справочный аппарат Архива Российской академии наук (1728-1936 гг.) // Вестник архивиста. 2006. № 4-5. С. 43-64.

3. Киселев М.Ю. Развитие научно-методической базы создания и совершенствования научно-справочного аппарата к документам Архива РАН // Вестник архивиста. 2006. № 6. С. 27-44.

4. Киселев М.Ю. Справочно-информационные издания Архива Российской академии наук // Материалы II Международной научной конференции "Научная книга на постсоветском пространстве". Москва, 19-21 сентября 2007 г. М.: Наука. 2007. Ч. 2. С. 21-25.

5. Киселев М.Ю. Документальное наследие по востоковедению в Архиве РАН: особенности систематизации в описях // Тезисы международной научной конференции "Архивное востоковедение". Москва, 23-25 июня 2008 г. М., 2008. С. 49-50.

6. Киселев М.Ю. Архивные справочники к документальным комплексам Архива РАН // Материалы Международной научной конференции "Книжная культура: Опыт прошлого и проблемы современности", г. Москва, 18-19 декабря 2008 г. М., 2008. С. 174-180.

7. Киселев М.Ю. Г.А. Князев и научно-справочный аппарат Архива Академии наук // Академический архив в прошлом и настоящем: Сборник научных статей к 280-летию Архива Российской академии наук. СПб.: Нестор-История. 2008. С. 41-57.

8. Киселев М.Ю. Научно-справочный аппарат к документам Архива РАН в сети Интернет / Всероссийский научно-практический семинар-совещание "Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития". 23-24 мая 2008 г., Левково, Московская область // www.rusarchives.ru.

9. Киселев М.Ю. Справочно-информационные издания и информационные технологии в Архиве РАН // Материалы XII Международной научной конференции по проблемам книговедения "Наука о книге: традиции и инновации". Москва, 28-30 апреля 2009 г. М., 2009. Ч. 2. С. 225-227.

10. Киселев М.Ю. Научно-справочный аппарат Архива Российской академии наук. 1936-1963 гг. // Вестник архивиста. 2009. № 1. С. 61-79.

Размещено на Allbest.ru