Качество и эффективность информационных систем и технологий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Качество и эффективность информационных систем и технологий



1. Показатели качества и эффективности информационных систем и технологий

информационный неавтоматизированный пользователь

1.1 Эффект применения информационных систем и технологий

Каждая информационная система - автоматизированная и неавтоматизированная - имеет свои преимущества и недостатки 32, 34.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем заключаются в следующем:

простота в установке, возможность основы на уже существующих операциях;

просты для понимания и для их освоения необходим минимум тренировок;

не требуются технические навыки;

обычно они гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым потребностям.

Преимущества автоматизированных систем заключаются в том, что в них появляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит в организации. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме в виде данных, что позволяет рассматривать процесс принятия решений как информационную технологию.

Автоматизированная информационная система может стать средой информационной поддержки целенаправленной коллективной деятельности всей организации, стать корпоративной информационной системой.

Что можно ожидать от внедрения автоматизированных информационных систем? Обеспечивают ли автоматизированные информационные системы экономию? Ответ на этот вопрос в общем виде не существует, поскольку он уникален для каждого отдельного случая применения информационных технологий.

Их внедрение означает обеспечение доставки информационных технологий в точку, где человеческие знание превращаются в действия. Данные технологии экономят время доступа к информационному продукту.

Информационные технологии имеют ряд позитивных последствий:

обработка исходных данных и проведение расчетов поручаются не имеющим высокой квалификации и не обладающих практическими навыками работникам, высококвалифицированным же специалистом отводятся анализ, выбор вариантов расчетов и разработка управленческих решений;

работа с ПЭВМ приводит к повышению квалификации всех исполнителей и общему, довольно высокому уровню их профессиональной подготовки;

сэкономленное в результате автоматизации обработки расчетов и оформления документов время используется на проведение расчетов в нескольких вариантах и получение альтернативных оценок ситуации, что необходимо для анализа и принятия обоснованных решений.

Было бы неправильно предполагать, что освобождаемое время (за счет использования компьютерных технологий) должно вести к сокращению численности специалистов, так как проведение расчетов является лишь частью основной задачи - принятия необходимого решения. При сокращении времени на проведение расчетов время на анализ и принятие решений увеличивается.

Таким образом, создание автоматизированных информационных систем и применение информационных технологий не столько приводят к высвобождению специалистов, столько выдвигают перед ним новое требования, т.е. позволяет качественно изменить их труд.

Потенциальный эффект автоматизированных информационных систем и информационных технологий приведен в табл. 32 32, 34.

Подведя итог этому, далеко неполному перечислению в таблице, можно сказать, что информационные системы и технологии могут и должны быть использованы для улучшения всех процессов деловой активности.

1.2 Эффективность информационных систем и технологий

Основной продукт информационных систем - это информация. Информация же, если это продукт системы, то, казалось бы, основным показателем, характеризующим создание информационных систем и использования информационных технологий должно быть количественное выражение информации или ее производных, обрабатываемых с использованием информационных технологий.

Однако при исключительно высокой роли информации в эффективности использования информационных технологий, ее влияния на процессы управления, данный показатель (количество информации) ни в коей мере не характеризует эффективность автоматизации управления. Практика показывает, что объем перерабатываемой информации не является показателем эффективности затрат на создание информационных систем и использования информационных технологий 32, 34.

Эффективность - это выполнение требуемых функций при минимальных затратах.

Эффективность информационных систем и использования информационно-коммуникационных технологий целесообразно оценивать с позиции ценности информации, поскольку именно она является основным фактором эффективности информационных систем и технологий.

Ценность информации зависит, прежде всего, от таких ее характеристик как: полнота, достоверность, доступность, актуальность, своевременность, точность, оперативность, соответствие управленческому процессу. Ценность информации определяется характером действий, предпринятых в результате получения этой информации и ее влиянием на принятие решений в рамках общих целей функционирования системы.

Таблица 1. Потенциальный эффект применения автоматизированных информационных систем и технологий

Сфера воздействия	Результат применения автоматизированных информационных систем и технологий
Управление	Сокращение количества уровней управления; Снижение административных расходов; Высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда функций; Освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; Высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; Получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; Создается современная организационная структура; Автоматизированная технология создает организационную гибкость; Повышение производительности труда; Экономия времени; Повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев; Увеличение конкурентного преимущества; Увеличение выручка, уменьшение издержек, увеличение прибыли.
Информационная система	Совершенствование структуры информационных потоков и системы документооборота организации; Эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной почты; Обеспечение достоверной информации; Замена бумажных носителей данных на оптико-магнитные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; Прямой доступ к информационному продукту.
Производство	Сокращение времени на проектирование и производство; Изделия более проработаны, в результате чего становятся более надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за поломок; Расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения; Уменьшение затрат на производство продуктов и услуг; Сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и выполнение заказов; Предоставление потребителям уникальных услуг; Повышение производительности труда; Повышение качества товаров и услуг; Рационализация материально-технического снабжения; Снижение уровня запасов.
Маркетинг	Уменьшение затрат времени на распространение изделий; Отыскание новых рыночных ниш; Возможность идентификации потребителей изделий; Создание новых возможностей по получению и распространению информации; Поддержка продаж; Более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность, скорость передачи сообщений); Повышение способности гибко реагировать на спрос и оперативное удовлетворение новых желаний потребителей.

Задача при этом заключается в достижении максимальной величины «ценность - стоимость» информации для данной системы.

Эффективность в общем случае отражает степень соответствия информационной системы своему назначению, ее экономическую ценность, техническое, программное, технологическое и организационное совершенство, т.е. это качество (ценность) не только информации, но и самой информационной системы.

Наиболее общей мерой автоматизации управления и применения информационно-коммуникационных технологий является его экономическая эффективность, которая отношение получаемого годового экономического эффекта от внедрения ИС и применения ИКТ к затратам, определившим возможность получения данного эффекта, отражает уровень производительности общественного производства и является его конечным критерием и мерилом.

Экономический эффект соответствует тем конкретным целям, которые ставятся перед предприятиями, отраслями и организациями. Экономический эффект, создаваемый благодаря внедрению ИС и применению ИКТ, характеризуется улучшением технико-экономических показателей производственно-хозяйственной и социальной деятельности предприятий и организаций.

Частными показателями внедрения ИС и применения ИКТ являются социальная и техническая эффективность, потребительские свойства информационных систем, уровень автоматизации и т.д.

Качество информационной системы определяется как качеством информационного продукта, порождаемого в ней, так и качеством самой информационной системы.

Качество (quality) - это совокупность свойств продукции, обусловливающих ее способность удовлетворять определенные потребности.

Информация и информационные системы являются информационными продуктами. Информационная система необходима для представления нужной информации в нужное время и в нужное место. Вопрос оценки ее качества сводится к оценке качества (ценности) порождаемого в ней информационного продукта с учетом затрат на ее производство. Следует отметить, что в некотором смысле безразлично, каким образом была получена информация, если она получена вовремя и затраты на ее получение находятся в разумных пределах.

Поскольку информационная система организации, как правило, является ее частью, то, кроме количества информационного продукта (информации), необходимо также рассматривать вопрос о его качестве.

Общественные и личные оценки качества информационной системы. Существуют общественные и личные оценки качества информационной системы 32, 34:

насколько удобно использовать - надежность и простота;

насколько удобно эксплуатировать - понятность (учет требований пользователя, записанных в техническом задании; понимание назначения системы и ее функциональных элементов, а также принятых ограничений);

модифицируемость - возможность внесения изменений без значительных затрат времени и ресурсов;

структурированность - разбиение на подсистемы и элементы;

качество документации;

точность результатов расчета;

завершенность - имеются все компоненты для выполнения заданных функций.

Оценка информации, т.е. степень удовлетворения информационных потребностей пользователя оценивается по следующим взаимосвязанным критериям:

качеству, т.е. уровню удовлетворения информационных потребностей пользователя, определяемой полезностью;

выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;

затратам, т.е. стоимостью информации, определяемым в основном объемами информации.

1.3 Качество информации

К качественным свойствам информации относятся следующие: полнота, доступность восприятия, актуальность (своевременность), точность, адекватность и т.д.

Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественных параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработка адекватных им решений. Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений. Информация полна, если она достаточна для понимания и принятия решений.

Адекватность информации - это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.д.

Достоверность. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность принимаемых решений.

Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные преимущественно представляются в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.

Актуальность информации характеризует ее пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени.

Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.

Точность означает правильность информации и степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Оперативность отражает старение информации с течением времени и потерю актуальности.

Следует отметить, что актуальность и оперативность - довольно общие качественные свойства информации.

Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решений, вследствие чего оно уже не отвечает изменившейся обстановке. Чем более оперативна информация, тем выше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.

Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение.

По мере старения информации, ее ценность для выработки решения падает до уровня, достигаемого при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.

При уменьшении задержки в ходе обработки информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, а во-вторых, содержание решений может улучшиться.

Чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет принимать пользователю своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющаяся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (незнание) пользователем какой-либо части информации и действии, которые оказываются следствием этого, также является важным фактором ценности информации.

1.4 Качество информационных систем

Эффективность создания и функционирование информационных систем зависят от качества как самой информационной системы, так и ее проекта.

Оценка показателей, влияющих на качество ИС и ее проекта, позволяет определить степень соответствия качества ИС, поставленным при ее создании задачам, сравнить различные по назначению системы, сопоставить с тенденциями и уровнями научно-технического прогресса. Оценка качественных параметров может производиться на разных стадиях создания информационных систем.

Качество ИС и ее проекта зависит: от характера объекта управления, структуры и степени соответствия существующей системы управления современным механизмам управления; методов и средств проектирования, численности и квалификации пользователей и разработчиков ИС; ресурсов, выделяемых на создание ИС (сроки и стоимость разработки, стоимости технических, программных средств и т.д.). На качество ИС и на ее разработку также оказывают влияние организационные, экономические психологические и экономические факторы.

Показателями, оценивающими правильность и своевременность принятия решений, являются: объем информации, перерабатываемый в системе и глубина ее обработки, своевременность сбора и выдачи информации для принятия решений.

Объем информации, обрабатываемый в ИС и глубина ее переработки, зависят от количества автоматизируемых функции, подсистем и задач и от мощности программных средств. Данный показатель характеризует уровень автоматизации работ на конкретном объекте или уровень автоматизированного удовлетворения информационных потребностей пользователей - т. е. лиц принимающих решения. Информационные потребности пользователей обычно оформляются в виде форм выходных сообщений и документов.

Потребительские свойства информационных систем. Качество этих систем определяется потребительскими свойствами, характеризующими информационные потребности пользователей, адекватностью информационной системы реальным информационным и технологическим потребностям объекта управления 23.

К потребительским свойствам информационных систем относятся: функциональная полнота, степень автоматизации, своевременность, функциональная надежность, адаптивность.

Их количественной мерой являются следующие показатели.

Коэффициент функциональной полноты - FDt

FDt = П_а/П_о

где: П_а - число показателей (документов, сообщений) получаемых с помощью системы в течение определенного интервала времени Dt; П_о - общее число показателей, используемых на объекте управления за тот же интервал времени.

Частными показателями функциональной полноты системы являются следующие:

а) коэффициент изменения информированности при переходе к автоматизированной обработке - F_и.

F_и = Y_а/Y

где: Y_а - полный объем информации в условиях автоматизации; Y - общий объем информации циркулирующей в системе.

б) коэффициент изменения удельной информированности - F _иуд.

F_иуд = U_а/U

где: U_а - удельная информированность пользователей в условиях автоматизации; U - то же до автоматизации.

Коэффициент изменения удельной информированности рассчитывается по удельной информированности пользователей до и после автоматизации и, следовательно, учитывает возможные различия в количестве управленческого персонала.

в) коэффициент переработки информации- F_n.

F_n = Y _вх/ Y_вых

где: Y_вх - объем вводимой для обработки информации, Y_вых - объем выводимой информации. Обратная величина 1/F_n дает число знаков, выводимой после обработки приходящей на один знак вводимой информации. Обычно F_n = 0,3-1,0, т.е. объем выводимой информации, как правило, возрастает по сравнению с вводимым объемом.

Степень автоматизации характеризуется коэффициентом охвата автоматизацией задач (подсистем, функции) - F_за

F_за = N_a / N_cт

где: N_a - количество задач (подсистем, функции), реализуемых автоматизированно; N_ст - число задач (подсистем и функции) реализация которых возможна для данного класса объектов или это общее количество задач (подсистем и функции) в системе.

Коэффициент своевременности - К_t.

К_t =( П_а- П^ў_а)/ П_а

где: П_а - число значений показателей, получаемых в системе в течении некоторого интервала времени; П^ў_а - - аналогичное число значений показателей получаемых с задержкой по отношению установленному сроку их представления.

Своевременность - свойство ИС, характеризующая возможность получения необходимой информации лицом, принимающим решение (ЛПР).

На своевременность обработки информации в условиях автоматизации влияют:

уровень автоматизации процессов сбора и обработки информации

производительность технических средств - затраты времени на реализацию отдельных функций управления;

степень автоматизации функции - уровень участия человека в ее процессе, выполняемых в ИС;

время реакции - время, затрачиваемые ИС на обслуживание заявки и получение ответа;

время реакции персонала - время, затрачиваемое персоналом для подготовки данных и использования полученных результатов при реализации функции.

Функциональная надежность - свойство информационной системы выполнять свои функции по обработке информации, складывается из надежности программного и технологического обеспечения, надежности технических средств, а также эргономической надежности.

F_ф = F_фi ;

где: F_ф - вероятность безотказной работы всей системы; F_фi - вероятность безотказной работы i - й составляющей системы.

Адаптивная надежность - свойства системы выполнять свои функции при их изменениях в пределах требований, обусловленных развитием информационной системы в течение определенного периода времени.

Эту характеристику важно учитывать в связи с объективным характером изменения функции информационной системы в процессе ее эксплуатации.

Адаптивная надежность оценивает адекватность проекта реальным условиям автоматизируемого объекта на некотором временном интервале в процессе функционирования. Адаптивная надежность есть функция отказов информационной системы. При этом под отказом понимается факт неполучения пользователем результата решения некоторой задачи из-за изменения ее характеристик.

Адаптивная надежность определяется коэффициентом F_N.

F_N = Т_о / (Т_о + Т_в),

где: Т_в - среднее время восстановления; Т_о - среднее время между отказами.

Функциональная и адаптивная надежность совместно дают полную характеристику информационной системы.

Исходя из надежности информационной системы, при проектировании ИС необходимо руководствоваться следующими требованиями:

система должна быть инвариантной к типу и количеству применяемых технических средств;

в системе должны быть заложены программно-алгоритмические средства, позволяющие развивать и совершенствовать ее в процессе функционирования;

система должна быть инвариантной по отношению к организационной структуре управления объектом;

система должна настраиваться на информационную базу, включая параметры информационных потоков.

средствами информационной системы должна обеспечиваться ее адекватность реальным условиям функционирования автоматизируемого объекта на достаточно большом интервале времени;

средствами информационной системы должны обеспечиваться надежная и своевременная обработка информации.

Критерии применения информационных систем. Основной критерий - это успешность функционирования организации. Если любой ее менеджер на любом уровне управления может получить требуемую информацию для эффективной работы с такой же простотой, как сделать звонок по телефону - все хорошо. Если нет проблем с информацией сегодня и есть уверенность, что их не будет завтра - все хорошо. Это свидетельствует о том, что информационная система организованна и запланированы информационные ресурсы организации. Это так, потому что информационная система интегрирована в бизнес, а характер ее работы отражается на клиентах и заказах, а следовательно, и на прибыли 29, 30.

Другими косвенными критериями успешности информационных систем являются обычные оценки организации в части уровня культуры фирмы и расстановки кадров, управление рынком, технологиями, производством, финансами и правом т.п. Никакая из этих оценок не будет высокой, если есть проблемы с информационной системой.

Оценками деятельности организации в управлении информационными ресурсами также являются потраченные на информационную систему финансы и ее научно - технический потенциал. Это тоже косвенная оценка, так как можно потратить весьма много денег и не знать, что же делать с построенной системой. Но характер системотехнических решений, предлагаемых в настоящее время, таков, что само их применение подтягивает организацию к определенному уровню.

Процессы разработки информационных систем требуют больших материальных и трудовых затрат. Не менее значительными бывают затраты и при их полном или частичном приобретении. Некачественность всей информационной системы и информационных технологий или их элементов приводит к значительным потерям, порой к катастрофе.

Экономическими оценками внедрения информационных систем и технологий являются 29, 30:

эффективность - воплощение требуемых функций при минимальных затратах;

экономический эффект - результат внедрения системы или технологии, выраженной в стоимостной форме, экономия от внедрения;

срок окупаемости - период времени, в течение которого окупаются затраты;

источники экономии - экономическая оценка результатов влияния на технологические процессы обработки и использования данных: улучшение показателей деятельности организации, увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации, уменьшение численности персонала, появление новых возможностей, повышение производительности труда и т.д.

Следует заметить, что информационные системы и технологии сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими, и если их структура и стратегия не были тщательно продуманы, то даже бесполезны. Внедрение информационных систем и технологий связано с необходимостью автоматизации функции работников, а значит, способствует их освобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре организации, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, зачастую проходят весьма трудно и болезненно.

Общими показателями эффективности информационных систем и технологий являются: социальная, техническая и экономическая.

Социальная эффективность характеризуется степенью удовлетворения потребностей национальной экономики в информационных продуктах и услугах, населения (в продукции, работах, услугах), влиянием на его жизненный уровень. При этом социальные аспекты автоматизации могут проявляться и относительно работников, непосредственно занятых владением информационной системы и информационной технологией, труд которых преобразуется в связи с применением информационных технологий.

Техническая эффективность характеризуется быстродействием и удобством выполнения технологических операций преобразования информации и увеличением производительности системы обработки информации.

Экономическая эффективность (economic efficiency) - это основной показатель, характеризующий создание информационных систем и использование информационных технологий, и, являясь наиболее общей мерой автоматизации управления и применения информационных технологий.

Экономическая эффективность представляет собой оценку результативности внедрения информационных систем и технологий, определяемой соотношением между затратами и получаемым при этом эффектом.

Экономический эффект (economic effect) - это разница между результатами экономической деятельности, получаемой при функционировании информационной системы, использовании информационных технологий и затратами на них.



2. Экономическая эффективность информационных систем

2.1 Цели и задачи обоснования экономической эффективности информационных систем

Основной целью создания автоматизированных информационных систем является повышение эффективности производственно-хозяйственной, социальной и управленческой деятельности экономической системы, а такжеи улучшение качества продукции и услуг. Количественная оценка эффективности возможна только в плоскости «затраты - результат» 29,30

Экономическая эффективность Э определяется:

Э = П - Зmax

{f}, {u}

З = З_Р + З_МТС + З_ЭКС + З_С

где: П - прирост прибыли за счет информационных систем; З - затраты на разработку и эксплуатацию систем; {f} - множество функций управления (структура функциональной архитектуры); {u} - структура вычислительной системы; З_Р - затраты на разработку системы; З_МТС- затраты на создание материально-технической базы системы; З_ЭКС- затраты на эксплуатацию системы; З_С- затраты на сопровождение системы.

Процесс управления всегда направлен на достижение определенной цели, поэтому эффективность ИС можно характеризовать тем, насколько результаты функционирования системы управления обеспечивают достижение стоящих перед объектом управления целей и какие затраты требуются на создание, внедрение и эксплуатацию информационной системы. Отвлекаемые из сферы производства финансовые и материальные средства и трудовые ресурсы должны обеспечивать надлежащий эффект и отдачу.

Показатели экономического эффекта по сферам деятельности. Автоматизация управления осуществляется в двух целях: снижение затрат на обработку информации и повышение качества управления, что, в свою очередь, должно обеспечивать снижение совокупность затрат на производство продукции и услуг. Та и другая цели в конкретных условиях может приобретать разные значения.

Чтобы охарактеризовать эффект, получаемый в результате применения информационных технологий для автоматизации информационных процессов, организацию целесообразно рассматривать как состоящую из сферы производства (объекта управления) и сферы управления, а из последней условно выделить сферу обработки данных (см. рис. 1).

Рис. 1. Структуру экономического эффекта: 1 - сфера обработки данных; 2 - сфера принятия решений и выполнения прочих функций управления; 3 - сфера производства

В сфере управления показателями экономического эффекта являются: уменьшение затрат труда на обработку данных; снижение стоимости обработки данных; получение более полной результатной информации; получение информации оптимизационных расчетов и т.д.

В сфере обработки данных (информационной системе) показателями экономического эффекта являются: снижение трудовых и стоимостных затрат на обработку данных; получение более полной результатной информации; получение информации оптимизационных расчетов; получение информации, подготовленной для принятия решений; сокращение сроков получения результатной информации; повышение достоверности и точности данных; представление информации в требуемый момент времени и по определенным признакам.

В сфере производства внедрение информационных систем и технологий за счет улучшения качества управления приводят: к приросту массы прибыли за счет роста объемов производства продукции и услуг, не входящих в себестоимость продукции; снижению себестоимости продукции и услуг (снижению затрат на заработную плату рабочих, сокращению затрат на сырье и материалы, топливо и электроэнергию, сокращению потерь от брака и непроизводительных расходов, снижению затрат на хранение запасов, транспортных расходов и т.д.).

Экономический эффект, получаемый в сфере управления, обусловлен, главным образом, применением информационных технологий для обработки данных. Эффект данного вида определяется путем сравнения затрат по существующему и предлагаемому вариантам технологий обработки информации и выражается в снижении трудовых и стоимостных затрат на обработку данных.

Экономический эффект в сфере производства обусловлен воздействием информации, получаемой с помощью информационных технологий в производственном процессе. Это часть эффекта обусловлена улучшением свойств информационной системы и повышением качества управления экономическим объектом, определяемая тремя основными факторами: вероятностью выбора правильного или лучшего решения; возможностью принятия своевременного решения; степенью реализации принятого решения.

Данный вид экономического эффекта обусловлен, главным образом:

характером решаемых задач и возникает в тех случаях, когда изменение процесса решения задачи или обработки информации приводят к интенсификации деятельности объекта. Такая интенсификация возможна, когда происходит изменение алгоритмов решения задачи в направлении оптимизации, повышения точности и достоверности результатов и когда улучшаются условия реализации более точных результатов расчетов и своевременной обработки информации;

возможностью прямого и своевременного доступа к информации;

эффективной координацией деятельности подразделений и служб экономического объекта;

эффективным взаимодействием с внешней средой (заказчиками, поставщиками, банками и т.д.) за счет использования более информативных сообщений, использования коммуникационных технологий;

выделением необходимого времени на такой высокопроизводительный вид деятельности, как анализ, что способствует в наибольшей степени выполнению функции управления;

возможностью решения принципиально новых задач, которые ранее не решались; сокращением времени на подготовку организационных мероприятий и т.д.

Основные источники экономической эффективности ИС. Цель внедрения информационных систем и технологии - это мобилизация тех наличных резервов экономического объекта, которые не используются в условиях действующей системы управления. Соотношение между величиной мобилизуемых резервов, затратами на создание ИС и использования информационных технологий и определяет их экономический эффект.

В сфере производства основными источниками экономии являются:

увеличение выпуска продукции, работ, услуг за счет рационального использования действующих производственных мощностей, сырья, материалов, топливно-энергетических и трудовых ресурсов;

повышение производительности труда производственных рабочих вследствие сокращения потерь рабочего времени и простоев оборудования;

установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства;

повышение качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг за счет сокращения брака, улучшения равномерности выпуска продукции и т.д., повышения потребительских свойств продукции;

снижение себестоимости продукции за счет экономии заработной платы производственных рабочих, сырья и материалов, топлива и электроэнергии, а также сокращения производственных ресурсов;

сокращение потерь, влияющих на балансовую прибыль предприятия (штрафы, пенни, неустойка и т.д.);

ускорение оборачиваемости основных и оборотных фондов.

В сфере управления основными источниками экономии являются:

экономия фонда заработной платы;

уменьшение численности работников в связи со снижением трудоемкости управления и повышением производительности труда управленческого персонала.

Получение экономии, как в сфере производства, так и в сфере управления достигается посредством следующих факторов:

повышение производительности труда за счет автоматизации процессов: сбора и передачи информации; хранения, накопления и поиска информации; выполнения расчетов и т.д.;

улучшение методов управления за счет оперативного решения вопросов производства; использования для решения вопросов управления выходной машинной информации; автоматизации ресурсов принятия решений; повышения оптимальности управления; использования новых методов анализа хода работ; автоматизации процессов передачи информации от руководителя к исполнителю и наоборот;

улучшения организации управленческих работ за счет: высвобождения руководства от решения вопросов более низкого уровня; высвобождения персонала для творческого труда;

улучшения качества системы управления за счет применения экономико-математических моделей; оптимизации планов; уменьшения коррекции планов;

улучшения системы контроля за счет создания обоснованной нормативно-справочной информации; получения систематических сведений о выполнении работ; механизации и автоматизации операции сбора и обработки оперативной информации о состоянии производства;

улучшения качества информации за счет устранения дублирования; упорядочения системы прохождения документов; обеспечения достоверности, точности и своевременности поступления информации;

согласования действий взаимосвязанных служб и объектов, постоянной координации, уточнения планов и графиков в процессе производства;

возможности непрерывного сбора, передачи, хранения и накопления, обработки и выдачи информации;

ускорения и рационализации документооборота, сокращения сроков принятия решений, повышения их качества.

Основные направления влияния указанных факторов преимущественно сводятся к повышению: качества управления и общего уровня организации работы; к повышению производительности труда управленческих работников, а также к уменьшению трудоемкости управления.

2.2 Показатели экономической эффективности информационных систем

Экономическая эффективность автоматизированных информационных систем оценивается совокупностью основных обобщающих и частных показателей. К основным обобщающим показателям относятся: экономический эффект (годовой), расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение системы, срок окупаемости капитальных затрат.

Годовой экономический эффект (Э) является главным показателем, определяющим целесообразность вложений на создание и функционирование ИС, оценивается получаемой экономией (обычно годовой -Э_ГОД) и затратами на создание информационных систем, а также применением информационных технологий (К_ИС) с учетом нормативного коэффициента эффективности капитальных вложений отрасли (Е_Н), рассчитываемый по формуле:

Э == Э_ГОД - Е_Н*К_ИС,

где: Э_ГОД - расчетная годовая экономия или величина прироста прибыли при использовании ИС; Е_Н - нормативный коэффициент капитальных вложений (Е_Н); К_ИС - капитальные затраты на разработку и внедрение ИС.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Е_Р) используется в качестве оценочного показателя и отражает целесообразность расходов на автоматизацию, позволяя оценить общую целесообразность затрат на создание ИС, сравнить между собой различные варианты ИС. Определяется соотношением годовой экономии (Э_ГОД) и затрат, связанных с созданием информационных систем и использованием информационных технологий (К_ИС). Е_Рсравнивается с нормативным коэффициентом вложений на создание информационных систем и применение информационных технологий в отрасли - Е_НИТ. В случае, если Е_Р Е_НИТ, то системы и технологии считаются эффективными:

Е_Р = Э_ГОД / К_ИС; Е_Р Е_НИТ.



Срок окупаемости затрат на создание и внедрение ИС (Т) характеризует период времени, в течение которого затраты на создание и внедрение ИС оказываются равными суммарной экономии, получаемой благодаря функционированию ИС и являются величиной, обратной Е_Р:

Т = К_ИС / Э_ГОД; Т = 1 / Е_Р.

Годовая экономия (Э_ГОД) показывает приращение этого показателя в процессе деятельности экономической системы с учетом функционирования ИС (с учетом эксплуатационных расходов) и включает возможное увеличение прибыли и снижение себестоимости продукции и услуг в результате функционирования ИС.

Эксплуатационные расходы (С_ЭКС) отражают текущие затраты на эксплуатацию и обслуживание ИС.

Капитальные затраты (К_ИС), связанные с созданием ИС, отражают единовременные затраты на разработку проекта ИС, внедрение и создание его материально-технической базы ИС.

Для оценки эффективности ИС расчетный коэффициент Е_Р сопоставляется с нормативным отраслевым коэффициентом капитальных вложений на информационные системы - Е_ИС. Если Е_Р Е_ИС, то ИС считается эффективной.

Поскольку внедрение позволяет снизить затраты на обработку данных, повысить качество управления и на этой основе оказать влияние на показатели работы экономической системы, то эффективность ИС выражается не одним, а совокупностью показателей. Различают показатели прямого и косвенного эффекта. Общий эффект равен сумме прямого (Э_ПР) и косвенного эффекта (Э_КОСВ)

Э = Э_ПР + Э_КОСВ



Прямой экономический эффект проявляется непосредственно при выполнении технологических операций обработки данных и выражается в снижении трудоемкости и стоимости обработки данных. Он характеризует степень совершенства обработки данных, зависит от качества разрабатываемых решений и уровня организации процессов обработки данных.

Косвенный экономический эффект позволяет оценить влияние ИС на различные стороны деятельности экономической системы. Проявляются они через качественные факторы, оказывающие многостороннее воздействие на сферы управления и производства.

Улучшение качества управления объектом определяется следующими факторами: вероятностью выбора правильного или лучшего решения; возможностью принятия своевременного решения и степенью его реализации. Чем выше качество управления производством, тем меньше производственные потери и лучше результаты работы объекта, что выражается в увеличении объема продукции (работ, услуг) и уменьшении ее себестоимости.

Можно выделить два вида косвенного эффекта: выраженного в более совершенном выполнении организацией функции управления; проявляющего в улучшении конечных результатов производственно-хозяйственной деятельности организации. Эффект первого рода проявляется в аппарате управления, второй - в сфере производства.

Эффект первого рода выражается в совершенствовании методологии выполняемых расчетов, принимаемых решений, повышении их аналитичности, достоверности, точности; расширении информационной взаимосвязи и увязке различных задач; сокращении времени между моментом появления исходных данных и выработкой на их основе управляющих решений; изменении функции персонала в связи с освобождением от рутинных работ; сокращении документооборота; повышении культуры и качества выполняемых работ и т.д. Имеется ряд показателей эффекта данного вида, которые можно определить численно: количество высвобождаемых работников, сумма уменьшения административно-управленческих расходов и т. д. Однако большинство качественных характеристик этого вида эффекта не подается вычислению.

Эффект второго рода определяется изменениями результатов хозяйственной деятельности организации, достигнутыми за счет более качественного выполнения функций управления, принятия более обоснованных решений.

К выявлению и определению данного вида эффекта методологические подходы пока только еще предпринимаются. Сложность заключается именно в многообразии и специфике показателей такого вида эффекта, которые должны быть своими для каждой решаемой задачи.

Расчет экономической эффективности ИС осуществляется в следующей последовательности:

расчет величины капитальных вложений и других единовременных затрат (К_ИС);

определение (расчет) эксплуатационных (текущих) затрат (С_ЭКС);

определение (расчет) годовой экономии (Э_ГОД);

расчет экономического эффекта (Э) и сроков окупаемости единовременных затрат (Т).

2.3 Структура затрат на создание информационных систем

Затраты на создание ИС (Кис) представляют собой сумму затрат, необходимых для разработки их проекта и его внедрения в эксплуатацию и носят разовый (единовременный) характер. Эти затраты определяются по формуле:



3

К_ИС = Кi_,,

i=1

где: К₁ - предпроизводственные затраты на создание ИС; К₂ - капитальные вложения на создание ИС; К₃ - остаточная стоимость высвобождаемого (ликвидируемого) оборудования, устройств, зданий и т.д.), которые при вводе АИС в действие не находят применения и реализация которых невозможна.

Предпроизводственные затраты (К₁) представляют собой следующие единовременные расходы: по разработке проектно-технической документации, программного обеспечения, отладке задач на ЭВМ; по опытной эксплуатации задач, их комплексов и подсистем и сдаче системы в промышленную эксплуатацию; по подготовке и переподготовке кадров-пользователей и обслуживающего персонала.

Определение величины предпроизводственных затрат ведется по следующей формуле:

где: К^П₁ - затраты на предпроектное обследование и разработку технико-экономического обоснования (ТЭО) на создание информационной системы (ИС); К^П₂- затраты на разработку технического задания (ТЗ) на создание ИС; К^П₃- затраты на разработку технического проекта (ТП) ИС;К^П₄ - затраты на разработку рабочего проекта (РП) ИС; К^П₅ - затраты на опытную эксплуатацию задач, их комплексов, подсистем и сдачи информационной системы в промышленную эксплуатацию (ввод ИС в действие); К^П₆ - затраты на подготовку и переподготовку кадров-пользователей и обслуживающего персонала.

Объем затрат на разработку и ввод в действие ИС зависит от характеристик автоматизируемого объекта и ИС, а также опыта организации - разработчика ИС.

Капитальные затраты (вложения), обусловленные с созданием ИС (К₂) представляют собой расходы, связанные с приобретением комплекса технических средств (КТС), их установкой, монтажом и наладкой, а также строительством (реконструкцией) помещений для размещения КТС и персонала, на прокладку и подключение каналов связи.

Расчет К₂ведется по следующей формуле:

где: К^к₁- затраты на приобретение ЭВМ; К^к₂ - затраты на приобретение периферийного оборудования и средств связи; К^к₃ - затраты на транспортировку, монтаж, наладку и пуск технических средств; К^к₄ - затраты на строительство (реконструкцию) помещений для размещения КТС и персонала; К^к₅ - затраты на строительство (реконструкцию) и прокладку каналов связи; К^к₆ - затраты на приобретение организационной техники и производственно-хозяйственного инвентаря.

Размер капитальных вложений на создание ИС зависит от числа ЭВМ, периферийных устройств, цен на технические средства, объема строительно-монтажных и пуско-наладочных работ.

Капитальные вложения на приобретение оборудования (К_об)(ЭВМ, периферийного оборудования и средств связи) определяются по следующей формуле:



где: Эобi - количество оборудования i-го типа; Эобi - цена единицы оборудования i-го типа; Кобi - коэффициент транспортных, монтажных, пусконаладочных расходов на оборудования i-го типа.

Капитальные вложения на строительство помещений (Кзд) вычисляется следующим образом:

К_зд=Б_зд*Ц_зд=(Б_зр+Б_зп+Б_зо)*Ц_зд,

где: Бзд - рабочая площадь здания в кв.м.; Цзд - стоимость 1 кв. м. рабочей площади здания; Бзр - площадь рабочих мест производственного персонала (площадь для размещения оборудования и средств оргтехники) кв.м.; Бзп - площадь прочих помещений, имеющих прямое производственное назначение, кв.м.; Бзо - площадь помещений, имеющих общехозяйственное назначение.

Остаточная стоимость высвобождаемого (ликвидируемого) оборудования, устройств, зданий К_з рассчитывается по формуле:

где: К^в_i - первоначальная стоимость действующего i-го вида оборудования, устройств и т.д.; а - годовая норма амортизации эксплуатации i-го вида действующего оборудования, устройств и т.д., лет.

Если, в связи с вводом ИС, на объекте происходит высвобождение оборудования, устройств и т.д., которые могут быть реализованы по остаточной стоимости, то эта выручка исключается из единовременных затрат на создание ИС.

При создании ИС в течение ряда лет единовременные затраты определяются с учетом фактора времени путем их приведения к одному моменту (началу расчетного года внедрения). Приведенная величина единовременных затрат определяется с использованием формулы сложных процентов:

где: K^Т_ис- приведенные единовременные затраты на создание ИС, с учетом фактора времени; Кit - единовременные затраты по i-му элементу в t-м году, i=1,m; Е_нп - норматив приведения затрат (обычно он равен 0,1);Т - расчетный год.

2.4 Структура эксплуатационных (текущих) затрат

Текущие затраты связаны с обеспечением эксплуатации ИС, отдельных подсистем, задач и их комплексов и при расчете экономической эффективности обычно рассчитываются за год.

Текущие затраты на эксплуатацию АИС рассчитываются по элементам затрат. В элемент обычно включаются однородные, с точки зрения экономического содержания, виды расходов.

Эксплуатационные затраты рассчитываются по следующей формуле

8

С_экс = Cj,

J =1



где: С₁ - основная заработная плата персонала; С₂ - дополнительная заработная плата персонала; С₃ - отчисления на страхование и пенсионный фонд; С₄ - расходы на содержание и эксплуатацию оборудования; С₅ - расходы на основные материалы; С₆ - затраты на содержание производственных помещений; С₇ - прочие прямые расходы; С₈ - общепроизводственные (косвенные) расходы.

1. Основная заработная плата персонала (С₁) рассчитывается по следующей формуле

m

С₁ = 12r_k*З_k,

r =1

где: r_k - количество пользователей и обслуживающего персонала k-й должности; З_k - среднемесячная заработная плата пользователей и обслуживающего персонала k-й должности; m - количество должностей пользователей, обслуживающего персонала.

Состав и количество обслуживающего персонала (по техническому и программному сопровождению) рассчитывается на основе объема выполняемых работ, количества технологического оборудования и сменности работы, норм обслуживания.

2. Дополнительная заработная плата (С₂) рассчитывается по следующей формуле

m

С₂ =C^sk_i * K^sk_доп,

r = 1

где: C^sk_i- среднегодовая заработная плата персонала k-ой должности; K^sk_доп - коэффициент дополнительной заработной платы. Дополнительная заработная плата персонала является резервом на оплату разрешенных законом выплат.

3. Отчисления на социальное страхование и в пенсионный фонд (С₃) берутся в установленном размере от фонда основной и дополнительной заработной плат и рассчитываются по следующей формуле

С₃ = (С₁ +С₂) К^от,

где: К^от - коэффициент отчислений на социальное страхование и в пенсионный фонд.

4. Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования (С₄)являются комплексными и содержат следующие статьи затрат: амортизационные отчисления - С¹₄; затраты на содержание офисного оборудования (спецмебели) и оргтехники - С²₄; затраты на электроэнергию для производственных нужд - С³₄; затраты на стороннее техническое и программное сопровождение - С⁴₄; затраты на запасные части и вспомогательные материалы - С⁵₄; затраты на основные материалы, износ малоценного и быстроизнащивающего инвентаря - С⁶₄.

Годовые амортизационные отчисления на оборудование (С¹₄) рассчитываются по следующей формуле

n

С¹₄ = К_обi*a_обi,

i = 1

где: К_обi -стоимость оборудования i-го типа; a_обi- годовая норма амортизации на оборудование i-го типа.

Годовые затраты на содержание офисного оборудования (спецмебели) и средств оргатехники (С²₄) рассчитываются по следующей формуле



m

С²₄= К_ссоj * а_ссоj,

J = 1

где: К_ссоj - стоимость спецмебели и оргтехники j-го типа; а_ссоj - годовые нормы амортизационных отчислений на спецмебель и средства оргтехники j-го типа.

...