Автоматизация документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

электронный документ управление

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия -- до 30% времени.

При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Таким образом, возникает потребность в эффективном управлении электронными документами, которая в свою очередь и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

Исследование и совершенствование документооборота организации определяет актуальность данной темы.

Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Канмаш ДСО».

Предметом исследования выступает электронный документооборот в ООО «Канмаш ДСО»

Информационной базой дипломного проекта явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «Канмаш ДСО».

Целью написания дипломного проекта является исследование и совершенствование электронного документооборота в ООО «Канмаш ДСО».

В соответствии с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

- Дать определения «электронный документ» и «электронный документооборот»;

- Рассмотреть основные принципы и преимущества электронного документооборота;

- Рассмотреть функции современных систем современного электронного документооборота;

- Дать сравнительный анализ систем электронного документооборота;

- Дать характеристику ООО «Канмаш ДСО»;

- Исследовать использование электронного документооборота в организации.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи.

В первой главе рассмотрены понятия «электронный документ», «электронный документооборот», основные принципы и функции электронного документооборота и сравнительный анализ систем электронного документооборота.

Во второй главе рассмотрен электронный документооборот в ООО «Канмаш ДСО».

В третьей главе оформлен процесс работы с приказом о проведении инвентаризации в программе 1С: Документооборот ПРОФ редакция 2.0.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

Структура работы соответствует логике исследования и включает в себя введение, теоретическую часть, практическую часть, заключение, список литературы, 2 приложения.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1 Понятие электронного документа

Электронный документ-- это любая текстовая, звуковая, графическая или другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохраненная на машинном носителе.

Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е гг. Так начали называть «машиночитаемые документы».

Машиночитаемый документ -- документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью вычислительной техники и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.

В современной законодательной базе России есть несколько нормативных правовых документов, которые на сегодняшний день являются юридической основой электронного документооборота:

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г.

- № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях о защите информации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г.№ 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Понятию «электронный документ» можно дать, основываясь на нормативных документах, несколько определений.

Электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (ЭД).

Электронный документПроект «Федеральный закон об электронном документе». Глава 1. Общие положения. -- форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Электронный документ -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ -- документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Исходя из всех определений можно сделать следующий вывод: электронный документ -- документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и в пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования, с возможностью определения лица, подписывающего информацию (если документ подписан электронной подписью).

Электронный документ содержит информацию, которая может быть использована для поиска документа или отнесения его к одной из заданных категорий. Это может быть документ или электронная форма MS Word, таблица MS Excel или почтовое электронное сообщение и т.д.

В общем принято считать электронным документом структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера.

Электронные документы и документооборот на их основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения.

1.2 Понятие электронного документооборота

Документооборот (ДО) -- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) -- это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Электронный документооборот выполняется посредством систем электронного документооборота (СЭД). Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Системы электронного документооборота появились относительно недавно, однако уже прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила помощь секретарям и делопроизводителям (простая автоматизация документооборота). Первые СЭД разрабатывались непосредственно на предприятиях, силами внутренних ресурсов или специализированных фирм. К концу 1990-х гг. несколько компаний начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков.

Наиболее активно системы электронного документооборота внедряются в следующих отраслях: государственный сектор, банковский сектор, образование и наука, машиностроение и приборостроение, торговля, строительство, энергетика, телекоммуникации, связь, транспорт.

Внедрение систем электронного документооборота позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях.

Современные СЭД позволяют автоматизировать работу с документами организации в таких процессах, как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками и многое другое. Автоматизация этих процессов обеспечивается за счет применения в системе свободных и жестких маршрутов (англ. Workflow -- поток работ или операций) движения документов.

Workflow -- это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника бизнес-процесса к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Система электронного документооборота -- это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Как правило, система электронного документооборота включает в себя две основные подсистемы: электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Официального определения СЭД, утвержденного стандартом, нет. Частные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий.

1.3 Основные принципы и преимущества электронного документооборота

В системах электронного документооборота регистрируются документы, ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурами учреждений.

Системы электронного документооборота обеспечивают контроль за движением и исполнением документов, содержат полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения является важным элементом системы электронного документооборота. Поиск в системах электронного документооборота помимо традиционных делопроизводственных реквизитов основан на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Системы электронного документооборота создаются и внедряются для достижения следующих целей:

- В области обработки документов: создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии, повышения оперативности и качества работы с документами; упорядочение документооборота, а также создание условий для повышения доли интеллектуального труда по содержательной работе с документами за счет снижения трудозатрат на рутинные операции и исключение дублирования работы с документами в различных подразделениях;

- в области контроля исполнения: создание условий для обеспечения контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения -- отправки или оформления в дело; исключение потерь документов; своевременное информирование сотрудников и руководителей о поступивших и создаваемых документах в учреждении; контроль за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации; оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; оптимизация маршрутов, сроков прохождения и исполнения документов;

- в области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документом, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов; обеспечение надежной защиты документов и разграничения доступа к ним.

Задачи системы электронного документооборота:

- Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

- Поддержка системы контроля качества;

- Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

- Формализация деятельности каждого сотрудника;

- Оптимизация бизнес-процессов;

- Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Основные принципы системы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи)в каждый момент времени жизни документа (процесса);

- Единая, или согласованная распределенная, база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;

- Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

1.4 Функции современных систем электронного документооборота

Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно подразделить на категории:

- Основные,

- Дополнительные.

К основным функциям относятся:

- Хранение и поиск документов;

- Поддержка канцелярии;

- Маршрутизация и контроль исполнения документов;

- Аналитические отчеты;

- Информационная безопасность.

Централизованное хранение документов -- едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться хранилища Lotus Notes/Domino, Microsoft SQL Server, Oracle, другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

- Поиск по атрибутам (полям) документов;

- Поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);

- Сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка работы канцелярии -- важный компонент СЭД, ориентированных на работу как в государственных органах, таки в коммерческих организациях.

К основным канцелярским функциям можно отнести:

- Представление документа в виде электронной карточки -- аналога регистрационной карточки документа;

- Поддержка ввода документов в систему со сканера;

- Ведение номенклатуры дел;

- Регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;

- Связывание исходящих писем с входящими;

- Поддержка служебных записок;

- Работа с обращениями граждан;

- Работа с заявками;

- Ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;

- Поддержка иерархических справочников.

К основным функциям маршрутизации и контроля исполнения документов относятся:

- Проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;

- Поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;

- Отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;

- Уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;

- Уведомление о завершении этапов маршрутов;

- Поддержка версионности документов (проектов документов);

- Автоматический контроль сроков исполнения документов.

Как правило, аналитические отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты:

- Отчет о текущей занятости сотрудников;

- Отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

- Отчет о просроченных поручениях.

Функции информационной безопасности обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:

- Аутентификация пользователей системы;

- Распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;

- Поддержка электронной цифровой подписи документов;

- Шифрование писем и документов;

- Ведение истории и статистики работы с документами (протоколы всех действий, совершенных в системе);

- Аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные функции СЭД:

- Бизнес-процессы (бизнес-процесс -- это устойчивая последовательность действий сотрудников организации). Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи -- от регистрации до подписания документа;

- Мобильный кабинет обеспечивает доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны);

- Оповещения и уведомления -- рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений;

- Сканирование, в том числе поточное, -- перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов;

- Веб-доступ -- полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск;

- Электронная подпись -- подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет);

- Юридически значимый документооборот предприятия -- решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ крипто провайдеров;

- Интеграция -- описанная структура системы и средства для интеграции с другими системами.

Любая система документооборота независимо от ее сложности обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Каждый руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота, которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса как зарубежных, так и отечественных производителей.

1.5 Обзор современных систем электронного документооборота в офисе

По оценкам TAdviserДеловой портал с уникальной базой знаний о том, как устроены государство и бизнес, а также об информационных технологиях в их работе (www.tadviser.ru)., российский рынок систем электронного документооборота и услуг по их внедрению в 2012 г. Составил в объеме 25,6 млрд руб. Большинство опрошенных участников рынка подтвердили, что рынок СЭД в России растет очень высокими темпами: в промежутке с 2011 по 2013 г. ежегодный рост рынка оценивается в 20--35%.

Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, DIRECTUM, Евфрат-Документооборот, 1С: Документооборот 8 и др.

Система «Евфрат-Документооборот» -- мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Евфрат-Документооборот» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Интерфейс системы «Евфрат-Документооборот» показан на рис. 1.



Рис. 1. Интерфейс системы «Евфрат-Документооборот»

Система DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечиваются безболезненный переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM-- система класса ЕСМ (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

Интерфейс программы DIRECTUM показан на рис. 2.

Рис. 2. Интерфейс программы DIRECTUM

Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, -- комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

В настоящее время программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» -- самая распространенная в России (по оценкам самой компании), она фактически является отраслевым стандартом. Интерфейс системы «ДЕЛО» показан на рис. 3.

Рис. 3. Интерфейс системы «ДЕЛО»

Система «1С: Документооборот 8» разработана на технологической платформе 1С: Предприятие 8.2, является преемником программного продукта 1С: Архив 3, который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота. 1С Документооборот 8 позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации) за счет решения большого числа спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. 1С: Документооборот 8 не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим числом пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Интерфейс системы «1С: Документооборот 8» показан на рис. 4.

Рис. 4. Интерфейс системы «1С: Документооборот 8»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

- подготовка и согласование документов;

- подготовка, и исполнение и контроль поручений;

- обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

1. Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

2. Хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

3. Поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы:

- Ведение реестра и обслуживание материальных объектов

- Подготовка договоров и обработка событий по ним

- Взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами.

4. Поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предоставлен свой рабочий «Кабинет» -- персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных приказов недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

Интерфейс системы БОСС-Референт показан на рис. 5.



Рис. 5. Интерфейс системы БОСС-Референт

1.6 Сравнительный анализ систем электронного документооборота

Любая система документооборота независимо от ее сложности обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Каждый руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота, которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Для того чтобы сделать правильный выбор и принять решение о внедрении системы электронного документооборота, необходимо определить список требований к системе. Требование -- это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя.

Авторы проекта Doc-Online.ruDoc-Online.ru -- интернет-портал, посвященный системам электронного документооборота и системам управления корпоративным контентом.подразделяют требования к СЭД на две группы: бизнес-требования и требования к программному обеспечению.

В организации в процесс работы с документами вовлечено множество сотрудников, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которыми он работает. Каждый сотрудник выступает в определенной роли относительно системы документооборота и получает определенные права. Для этого при входе в систему сотрудник идентифицируется. Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции: аутентификацию и авторизацию.

Аутентификация -- это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям при условии, что пользователь -- тот, за кого он себя выдает.

Хранилище документов. Одним из самых важных факторов производительности системы документооборота является то, как будет организовано хранилище документов. От этого фактора зависит скорость работы с документами (операции добавления, поиска документа, просмотр списка документов, сортировка). Поэтому, рассматривая данный вид требований, следует четко представлять количественный объем документов, циркулирующих в организации. Чтобы рассчитать объем документопотока, необходимо для всех подразделений и сотрудников организации определить среднее число документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует предусмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами, документ одного типа на бумаге и экране выглядит одинаково. При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции важна возможность конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище. Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого числа исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Еще одна важная опция -- возможность электронной подписи документа, которая позволяет проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена.

Бизнес-процесс -- это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий делопроизводство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться. Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций, имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач, это предоставляет широкие возможности о расширению функциональности системы в будущем.

Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота, и дополнительным программным продуктам. Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь следует выяснить, будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Проведем сравнительную характеристику наиболее часто, используемых СЭД в офисе по критериям, присущим всем рассматриваемым системам и критериям, которые позволяют отличать решения друг от друга. При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» -- возможность реализована;

«+/?» -- возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО.

Таблица 1 Регистрация и ввод документов

Регистрация и ввод документов

Дело

Directum

Евфрат-Документооборот

«Босс-Референт»

1С Документооборот 8

Регистрация и ввод документов

Дело

Directum

Евфрат-Документооборот

«Босс-Референт»

1С: Документооборот 8

Регистрация документов

+

+

+

+

+

Работа со словарями и справочниками (поддержка иерархических объектов)

+

+

+

+

+/-

Присоединение файлов

+

+

+

+

+

Настройка шаблонов регистрационных номеров

+

+

+

+

+

Создание документа по шаблону

+

+

+

-

+

Проверка документов на дублирование при регистрации

+

-

-

-

-

Создание документа на основе существующего

-

-

+

-

-

Контроль заполнения обязательных полей в РРК

+

+

+

+

+

Регистрация из электронной почты

+

+

+

+

+

Поддержка связанных полей в РКК

-

+/-

-

+

-

Регистрация из web-формы

-

+/-

+

+

+

Автоматический разбор содержания документа (бумажного, электронного, формы)

-

-

-

-

-

Регистрация документов из MS Office/ Open Office

+/-

+/-

+/-

-

-

Регистрация со сканера (имеются ли встроенные средства распознавания?)

+

-

+/-

+/-

+/-

Возможность потокового ввода документов

+/-

+/-

+/-

+/-

-

Таблица 2Работа с документами

Работа с документами	Дело	Directum	Евфрат-Документооборот	«Босс-Референт»	1С: Документооборот 8
Встроенные средства просмотра (viever) прикрепленных файлов	-	-	+	+	-
Формирование списка рассылки	+	+	+	+	+
Изменение прикрепленных файлов	+	+	+	+	+
Работа с проектами документов	+	+	+	+	+/-
Регистрация документа на основе утвержденного проекта	+	+/	+/-	+	-
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов	+	+	+	-	+
Возможность назначения ответственного исполнителя по документу	+	-	-	+	-
Возможность использования промежуточных отчетов по исполнению	+	-	-	+	+
Работа с версиями документов	+	+	+	+	+
Ведение папочной структуры документов (номенклатуры дел)	+	+	+	+	+
Ведение личных папок пользователя	+/-	+	+	+	+/-
Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе	+	+	+	+	+
Работа с документами в режимеOff-line (check-in/checkout)	+	+	+	-	-
Поддержка процедур визирования документов	+	+	+	+	+
Поддержка процедур согласования документов	+	+	+	+	+
Ведения листа согласования	+	+	+	-	-
Возможность выдачи поручений и подпоручений	+	+	+	+	+
Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе (на базе внешней/встроенной почтовой службы)	-	+	+	+	-
Свой рабочий стол с любого места (удаленный доступ)	+	+	+	-	+/-

Таблица 3 Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Управление потоками работ (Workflow) и контроль	Дело	Directum	Евфрат-Документооборот	«Босс-Референт»	1С: Документооборот 8
Создание типовых маршрутов движения документов	+	+	+	+	+/-
Обеспечение свободной маршрутизации документов	-	+	+	+	-
Возможность расширения маршрутов движения документов	-	+	+	+	-
Поддержка в маршрутов ветвлений (условные переходы)	+	+	+	+	+/-
Возможность отсрочки исполнения	+	+/-	+	-	-
Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д.	+	+	+	+	+
Средства автопроцессинга (автоматическая обработка документов)	-	+/-	+	+/-	-
Механизмы контроля исполнения документов	+	+	+	+	+/-
Автоматическое ведение этапов исполнения работ	+	+	+	+	+/-
Выдача задач на группу	+/-	+	+	+/-	-
Делегирование полномочий (постоянное/временное)	+/-	+/-	+	+/-	-
Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределенной организации	+	+	+	+	+
Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению	+	+	+	+	+/-
Автоматизация приема/отказа поручений к исполнению	+/-	+/-	+	+/-	-
Рассылка уведомлений по электронной почте	+	+	+	+	+
Рассылка документов на ознакомление	+	+	+	+	+

Таблица 4Поиск и анализ информации

Поиск и анализ информации	Дело	Directum	Евфрат-Документооборот	«Босс-Референт»	1С-Документооборот 8
Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)	+	+	+	+	+
Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)	+	+	+	+	+
Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка	+/-	+/	+/-	+	+
Осуществление различных видов поиска в одном запросе	+	+	+	+	+
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением	+	+/-	+	+	-
Подготовка журналов регистрации документов	+	+	+	+	+
Создание отчетов по исполнительской дисциплине	+	+	+	+	+
Создание аналитических отчетов по процессам обработки документов	+/-	+	+	+	-
Построение отчетов по результатам поиска	+/-	-	+	-	-
Экспорт отчетов во внешние приложения	+	+	+	+	+

Таблица 5Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Итоговая оценка функциональных возможностей	Дело	Directum	Евфрат-Документооборот	«Босс-Референт»	1С: Документооборот 8
Регистрация и ввод документов	9	9,5	10,5	9	7,5
Работа с документами	16,5	15,5	16,5	15,5	12
Управление потоками работ (Workflow) и контроль	11,5	14	16	13	6,5
Поиск и анализ информации	8,5	8	9,5	9	7
Информационная безопасность	12,5	12,5	13,5	13	11
Поддержка бумажного документооборота	4	3	3	2	3
Стандартные средства настройки	7,5	8	9	7,5	4,5
ИТОГО	69,5	70,5	80	69	51,5

Таким образом провели сравнительную характеристику наиболее популярных систем электронного документооборота. И видим, что они практически по своим функциональным возможностям находятся на одном уровне.

Представленный обзор будет полезен при выборе системы. Хочу отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях -- в условиях электронного документооборота. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД.

2. ИССЛЕДОВАНИЕ И совершенствование ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ООО «КАНМАШ ДСО»

2.1 Ознакомление с организацией, ее задачами, функциями, структурой

Общество с ограниченной ответственностью «Канашский машиностроительный завод дробильно-сортировочного оборудования» был организован в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 25 декабря 1960 г. и распоряжением Чувашского Совета народного хозяйства от 15 марта 1961 г., как специализированный завод по выпуску напольного электрифицированного транспорта. Предприятие является юридическим лицом. В своей деятельности руководствуется законами и нормативными актами, действующими на территории РФ, а также Доверенностью.

Юридический адрес: 429330, Чувашская республика, г. Канаш, ул. Красноармейская, д.72.

Цель деятельности предприятия -- выпуск продукта, его реализация и получение прибыли.

Для достижения вышеуказанных целей предприятие осуществляет следующие основные виды деятельности:

- Проектирование и производство дробильно-сортировочного оборудования;

- Оказание полный комплекс сервисных услуг;

- Повышение качества, расширение номенклатуры и увеличение объемов производства продукции, пользующейся рыночным спросом.

Общество имеет право от своего имени заключать договора, совершать любые сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в учреждениях банков, самостоятельно планирует свою деятельность. Общество возглавляет директор. Директор несет полную ответственность за свою деятельность, за деятельность всего предприятия. Взаимоотношения директора с трудовым коллективом регулируются Трудовым Кодексом РФ.

ООО «Канмаш ДСО» имеет обособленное структурное подразделение -- Чебоксарский лифтостроительный завод «Эльбрус».

Адрес структурного подразделения: 428003, Чувашская республика, г. Чебоксары, Монтажный проезд, д. 23.

Схема организационной структуры предприятия в ООО «Канмаш ДСО» представлена в Приложении 1.

Контроль за деятельностью общества осуществляется государственными органами в пределах полномочий, предоставленных им законодательством РФ.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе, несет ответственность по своим обязательствам, принадлежащим ему имуществом.

Источниками финансирования общества являются: прибыль, полученная от выполнения работ, услуг, реализации продукции. Общество самостоятельно распоряжается результатами деятельности после уплаты обязательных платежей и налогов.

Прекращение деятельности общества может быть осуществлено путем ликвидации или реорганизации предприятия по решению Учредителя, либо по решению суда на основании и условиях, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ.

2.2 Исследование использования и совершенствование электронного документооборота в организации

Для работы с документами в ООО «Канмаш ДСО» была выбрана система «Евфрат-Документооборот».

В системе «Евфрат-Документооборот» используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

- Встроенный модуль просмотра и печати;

- Технология Drag and Recog (распознавание «на лету»);

- Встроенный генератор отчетов;

- Технология морфологического анализа текста;

- Механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

- Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

- Автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- Обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- Осуществлять мгновенный поиск информации;

- Контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- Проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- Организовать долговременное хранение документов организации;

- Обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Система «Евфрат-Документооборот» предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

- Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

- Регистрация нового документа на основе существующего;

- Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

- Присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

- Связывание документов перекрёстными ссылками;

- Ведение номенклатуры дел;

- Сканирование и распознавание документов:

- Поддержка потокового сканирования;

- Распознавание «на лету» (Drag and Recog);

- Работа со словарями и справочниками:

- Поддержка иерархических словарей и справочников;

- Постановка документов на контроль:

- Назначение контролера и ответственного по документу;

- Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

- Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

- Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

- Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

- Сохранение поисковых запросов;

- Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

- Подготовка и печать журналов и отчетов:

- Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

- Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

- Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

- Экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

- Автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Система «Евфрат-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

- Создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

- Проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

- Разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

- Криптографического шифрования и применения ЭЦП;

- Протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

- Прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «Евфрат-Документооборот»;

- Рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

- Отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

- Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

- Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

- Создание единого пространства управления распределенной структурой;

- Сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

- Развитые средства адаптации системы «Евфрат-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

- «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

- «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

- «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

- Гибкие возможности адми...