Создание информационной системы для организации и учета работы объединений дополнительного образования летнего лагеря

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Департамент образования города Москвы

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему «Создание информационной системы для организации и учета работы объединений дополнительного образования летнего лагеря»

по специальности: (шифр и название специальности)

А.В. Иванова

Москва 2019

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БАЗ ДАННЫХ
• 1.1 Понятия о БД
• 1.2 Модели данных в теории БД
• 1.3 Основные определения
• 1.4 Составные элементы таблиц Access
• 2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS
• 2.1 Создание базы данных летнего лагеря
• 2.2 Защита базы данных
• 2.3 Процесс разработки вспомогательных объектов для БД
• 2.4 Разработка структуры таблиц БД
• 3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Современные информационные системы учета работы предприятий получают весьма интенсивное развитие, и необходимость в их разработке приобретает все более актуальный характер. Кроме того, перед разработчиками ставится задача рационального выбора наилучшей версии информационной системы, которая будет учитывать характерные особенности учета работы и взаимодействия подразделений определенного предприятия.

Это актуальная тема, поскольку решает вопрос увеличения производительности работы данного предприятия и роста его конкурентоспособности, образования нового класса информационных систем для среднего и малого бизнеса с использованием компонентов систем автоматического проектирования, при максимальном применении стандартных программных продуктов, осуществляемых на прогрессивной научной основе.

Информационная база - набор информации, связанной между собой особенным образом. В персональном компьютере можно хранить различные данные, к примеру, фамилии и имена друзей, их телефонные номера, адреса и т. д. Можно хранить и другую информацию, выписки по счетам, определенные финансовые операции и прочее.

В широком смысле, 1-н из видов информационных баз - документы, которые набраны при помощи редакторов текста и распределены по темам. Второй вид - это файлы электронных таблиц, объединенные в группы по типу применения.

Если Вы организованный человек, то сможете специально распределить данные папки и подпапки в порядке, в котором будет не сложно ориентироваться в них. Однако, если данная задача стает сложной, к примеру, собрать сведения о всех клиентах, которые разбросаны по отдельной документации и папкам и при этом сохранить связь меж файлами при вводе новой информации; в таком случае, Вам будет нужна система управления базами данных (СУБД) [1].

Самая известная система управления информационными базами для компьютеров - Microsoft Access.

Microsoft Access - полнофункциональная реляционная система управления базами данных. В ней предусмотрены все требуемые средства для определения и обрабатывания информации, а также для того, чтобы управлять ими во время работы с крупным объемом данных.

Информация, имеющая некоторую ценность, требует защиты и от обыкновенного пользователя, и намеренного несанкционированного доступа.

Защита при помощи пароля, сохранение информационной базы в виде MDE - файла может ограничить возможности пользователя, не разрешенные ему. Однако опытный пользователь может открыть информационную базу нажатием клавиши Shift, просмотреть её и определить взлом защиты. Чтобы такого не было допущено и информационная база была хорошо защищена, необходимо применить защитные средства, встроенные в Access.

Абсолютно безопасной компьютерной защиты нет, но защитные средства Access являются лучшими для компьютеров. При этом, могут найтись средства, которые со временем смогут взломать защиту, и войти в вашу информационную базу.

Объектом в работе выступают объединения дополнительного образования летнего лагеря, предметом - процесс разработки базы данных для работы объединений дополнительного образования летнего лагеря.

Целью работы является создание информационной системы для организации и учета работы объединений дополнительного образования летнего лагеря.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

- провести теоретические исследования в области создания баз данных;

- провести анализ работы летнего лагеря;

- описать процесс создания базы данных предприятия;

- провести защиту разработанной базы данных;

- провести описание работы разработанной системы;

- экономически обосновать разработанный проект.

В работе применялись методы функционального моделирования и объектно-ориентированного проектирования. Данная работа решает вопрос увеличения производительности работы данного предприятия и роста его конкурентоспособности, образования нового класса информационных систем для среднего и малого бизнеса с использованием компонентов систем автоматического проектирования, при максимальном применении стандартных программных продуктов, осуществляемых на прогрессивной научной основе.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БАЗ ДАННЫХ

1.1 Понятия о БД

Имеются разнообразные определения термина база данных (БД). Наиболее часто БД понимают в качестве поименованной совокупности структурированных данных, которые относятся к некой предметной области. Впрочем, в таком случае БД крайне сложно отличить от обыкновенной картотеки либо архива документов.

Выделяют 3 свойства, отличающие БД от обычной совокупности данных:

1. Сохранность БД и ее обработка осуществляется вычислительной системой.

2. Данные, сохраняемые в БД считаются хорошо структурированными, другими словами, выделены ключевые компоненты, их виды и взаимосвязи между компонентами, ограничения на допускаемые операции.

3. Имеется возможность поиска и обработки данных.

Самым общераспространенным типом БД считаются реляционные БД. Проанализируем ключевые структурные компоненты реляционной БД:

1. Полем принято считать элементарную единицу организации данных. Поле описывается такими характеристиками: тип, имя, точность, длина и пр. Соответствует столбику в таблице.

2. Запись - это комплекс полей, связанных логически. Соответствует строчке в таблице.

3. Сама таблица (отношение).

Система БД (СБД) представляет собой компьютеризированную систему структурированных данных, главная цель которой состоит в хранении информации и предоставлении этой информации по требованию.

Системы разделяются на однопользовательские и многопользовательские.

Однопользовательской системой (Single-user system) считается система, в которой доступ к БД в одно и то же время может получить лишь один пользователь.

Многопользовательской системой (Multi-user system) считается система, в которой доступ к БД в каждый момент времени могут получить несколько пользователей. Главная задача данной системы - предоставление пользователю возможности работы с БД как с однопользовательской.

В СБД обычно выделяются 4 основных компонента:

1. Данные.

2. Программное обеспечение (ПО).

3. Аппаратное обеспечение.

4. Пользователи.

На рис. 1.1 представлена упрощенная схема СБД.

Данные, находящиеся в БД могут характеризоваться как общие и интегрированные. Если данные считаются общими, то некоторые области данных могут использоваться несколькими различными пользователями. Интегрированные данные могут представиться в качестве объединения некоторого количества отдельных файлов, частично или полностью неперекрывающихся.



Рисунок 1.1 - Компоненты системы БД

К аппаратному обеспечению можно отнести:

· процессор совместно с основной памятью, используемой для обеспечения поддержки функционирования ПО системы;

· накопители, предназначенные для сохранения информации совместно с устройствами вывода/ввода.

Основной частью ПО считается система по управлению БД, СУБД (DBMS - DataBase Management System - диспетчер БД).

Основной функцией СУБД считается предоставление пользователям возможности осуществлять работу с БД, не задумываясь о деталях на уровне аппаратуры.

СУБД способна поддерживать операции высокого уровня, выполняемые пользователями. К подобным операциям можно отнести и операции, которые выполняются при помощи языка Structured Query Language, (SQL, структурированный язык запросов), считающегося специальным языком БД. Хотя СУБД и считается основной, ее нельзя назвать единственным программным компонентом системы. К другим компонентам можно отнести генераторы отчетов, средства по разработке приложений, утилиты и др.

Пользователи СБД разделяют на 3 группы:

1. Прикладные программисты. В целях разработки прикладных программ, использующих БД, могут применяться разнообразные языки и среды программирования: Java, Visual Basic, C#, C++ и др. Доступ к БД прикладные программы могут получать благодаря выдаче соответствующего запроса к СУБД (как правило, это операторы SQL).

2. Конечные или рядовые пользователи. Доступ к БД конечный пользователь способен получить, пользуясь одним из интерактивных приложений. Многими СУБД предоставляются не только средства, позволяющие выполнять запросы SQL, а и графические утилиты, предоставляющие возможность создания запросов без знания SQL.

3. Администраторы БД. Осуществляют управление работой сервера БД.

Классификацию БД осуществляют по разнообразным признакам, основными из них считаются:

1. По технологии обработки.

· Распределенные, которые состоят из некоторого количество, возможно пересекающихся частей, которые хранятся в разных узлах вычислительной сети.

· Централизованные. Сохраняются в памяти одной вычислительной системы.

2. По способу доступа к данным.

· С локальным доступом. Можно охарактеризовать тем, что к подобной БД обеспечивается доступ пользователя одной ЭВМ.

· С удаленным (сетевым) доступом. Возможен доступ для всех без исключения пользователей сети.

3. По архитектуре.

· Файл-сервер. Предусматривается выделение в сети одной машины как центральная (сервер файлов), на которой сохраняется централизованная БД, используемая совместно.

· Клиент-сервер. Предусматривается выделение сервера БД, осуществляющий помимо хранения и обработку данных. Система БД может рассматриваться в качестве системы, состоящей из 2-х элементов: сервера и набора клиентов. Сервером БД считается собственно СУБД, а клиенты - это всевозможные приложения, выполняемые над СУБД.

4. По содержимому.

· Географические.

· Мультимедийные.

· Исторические.

· Научные.

· и др.

1.2 Модели данных в теории БД

Ядро любой из БД представляет собой модель данных. Моделью данных считается комплекс структуры данных и операций по их обработке.

Рассмотрим основные типы моделей данных и раскроем их ключевые достоинства и недостатки, с учетом факторов, характеризующих важнейшие особенности моделей и факторов, связанных с реализацией данных моделей на ЭВМ.

1. Иерархическая модель данных. Является совокупностью компонентов, которые связаны по жестко установленным правилам. Объекты, которые связаны иерархическими отношениями формируют ориентированный граф. Важнейшими понятиями иерархической модели данных считаются: уровень, узел (либо компонент) и связь. Подобная модель данных имеет такие свойства:

· каждый из узлов связан исключительно с одним узлом, стоящим выше, кроме вершины;

· иерархическая модель данных располагает только одной вершиной, узел не подчинен больше каким-либо узлам;

· от любого узла имеется только один путь к вершине;

· не определяется связь между узлами первого уровня;

· не может быть установлена связь между объектами, которые находятся через уровень.

Примеры.

1) Файловая структура организации информации.

2) Структура предприятия (директор, заместитель, руководители отделов, сотрудники).

Достоинства:

1. Минимальный расход памяти.

2. Простота.

Недостатки:

1. Отсутствует универсальность - не всякая информация может быть выражена в иерархической модели данных.

2. Доступ к данным исключительно посредством корневого элемента.

3. Исключительно навигационный принцип доступа к данным.

2. Сетевая модель данных. Компонентами этой модели считаются: уровень, узел, связь. Различия в том, что компонент одного уровня может быть связанным с любым количеством компонентов соседнего уровня, и отсутствует подчиненность уровней друг другу.

Свойства сетевой модели:

· не определяется связь между узлами первого уровня;

· не может быть установлена связь между объектами, которые находятся через уровень.

Пример. Разберем работу над проектами: выделяются 3 типа объектов - сотрудники, проекты, заказчики.

Достоинства:

1. Возможность обеспечения доступа к данным через значения нескольких отношений.

2. Универсальность.

Недостатки:

1. Допустимость исключительно навигационного принципа доступа к данным.

2. Сложность - множество понятий, вариантов их взаимосвязей и методов реализации.

3. Реляционная модель данных (табличная), представляет собой метод представления данных в формате таблиц. Элементами считаются: поле (столбик), запись (строчка) и таблица (отношение). Далее будет рассмотрена именно реляционную модель данных, используемая в реляционных системах. В качестве реляционной системой подразумевается система, которая основана на таких принципах:

· пользовательские данные представлены исключительно в формате таблиц;

· пользователь обеспечивается операторами, генерирующими из старых таблиц новые (в целях выборки данных).

Достоинства:

1. Простота. В данной модели существует единственная информационная конструкция, которая формализует табличное представление, и считается наиболее привычной для пользователя.

2. Теоретическое обоснование. Имеются строгие способы нормализации данных в таблицах.

3. Независимость данных. В случае изменения БД, ее структуры бывают необходимыми только наименьшие изменения прикладных программ.

Недостатками считаются:

1. Низкая скорость, поскольку необходимы операции соединения.

2. Значительный расход памяти из-за организации всех данных в формате таблиц.

4. Система инвертированных списков представляет собой систему индексов. Данную систему можно рассматривать в качестве частного случая сетевой модели данных, имеющего 2 уровня. Основными элементами считаются: основной файл, инвертированный список (файл), список связей. Данная система располагает несколькими основными файлами, которые имеют единую сквозную нумерацию.

Формироваться инвертированный список может по какому-либо полю основных списков, в нем любому из значений сопоставляется список номеров (индексов).

Составляется список связей исключительно по основным столбикам.

Инвертированные списки считаются основой для формирования ИПС (информационно-поисковых систем). В ИПС основные атрибуты отвечают ключевым словам, которыми определяется тематика поиска.

Поскольку недостатки реляционной модели данных могут компенсироваться повышением быстродействия и ресурсов современных ПК, то именно такие модели в настоящее время считаются наиболее распространенными.

Исследовательская группа ANSI/SPARC ANSI/SPARC (American National Standards Institute / Standards Planning and Requirements Committee - Американский национальный институт стандартов / Комитет планирования стандартов) - исследовательская группа в рамках Американского национального института стандартов. Архитектура ANSI/SPARC была предложена в 1975 году. предложила архитектуру БД, которая получила название архитектуры ANSI/SPARC.

Любая из систем БД не обязана соответствовать такому определению, к примеру, «малые» системы, скорее всего, не будут поддерживать абсолютно все функции данной архитектуры. Впрочем, рассматриваемая архитектура достаточно точно описывает большую часть систем (а не только реляционные).

В архитектуре СУБД как правило выделяются 3 уровня.

1. Внутренний уровень (или физический), который считается наиболее близким к физическому хранилищу информации, другими словами связан с методами сохранения информации на физических устройствах. Данный уровень отображает физические компоненты для сохранения информации. Внутренний уровень является бесконечным адресным пространством, из которого информация проецируется на внешние носители.

2. Внешний уровень (или пользовательский), который считается наиболее близким к пользователям, другими словами связан с методами представления данных для некоторых пользователей (конечный пользователь или прикладной программист). Для любого из пользователей может существовать свой собственный язык СУБД. Для конечного пользователя им может быть язык, который основан на меню, формах и пр., а для прикладного программиста им может считаться язык программирования. Однако все перечисленные языки содержат язык данных, который встроен в СУБД. Любого отдельного пользователя может заинтересовать какая-либо отдельная часть БД. Подобные части, с которыми пользователь работает, называют внешним представлением.

3. Концептуальный уровень (или логический) представляет собой «промежуточный» уровнем между двумя первыми. Данный уровень всю информацию БД представляет в более абстрактном виде. На данном уровне сохраняются собственно данные, которые не зависят от формата их представления. Концептуальное представление включает в себя множество экземпляров данных. Здесь данные представлены в формате концептуальной схемы. Помимо самих данных в такую схему могут включаться определения дополнительных средств, к примеру, правила по обеспечению целостности.

На рис. 1.2 представлена детальная схема архитектуры системы БД.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.2 - Уровни архитектуры систем БД

1.3 Основные определения

В БД выделяют такие компоненты:

· данные;

· свойства;

· связи;

· объекты.

Обычно в БД данные называются постоянными, несмотря на то, что они разумеется не являются такими в общепринятом понимании. Им дали такое название в результате сравнения с изменчивыми данными - транзитными (выходные, входные данные, промежуточные результаты).

Выходными данными считаются сообщения и результаты, которые система выдает на экран, печать и другое устройство вывода.

Входными данными считают информацию, которая передается системе с рабочей станции или терминала. В случае, если такая информация сохраняется в таблицах, то она становится частью постоянных данных либо приводит к изменению постоянных данных.

Все связи и объекты имеют установленные свойства. Свойства связей выражаются в их характеристиках в процессе формирования, а свойства объектов - полями таблицы.

Объектами в реляционных БД считаются таблицы (по-другому - отношения), которые дают описание некоторых объектов настоящего мира. Реляционные БД сохраняют все данные исключительно в таблицах.

Связями отображается зависимость между объектами. Обычно, они считаются двусторонними. Предположим, имеются два объекта Groups и Students, по связи между этими объектами можно дать ответы на 2 вопроса:

1) к какой группе относится данный студент;

2) кто из студентов находится в данной группе.

Схема, на которой показаны объекты и их связи, получила называние Схемы объект-отношение либо Диаграммы объект-отношение.

В схеме могут существовать связи, которые указывают на один и тот же вид объекта. К примеру, преподаватель считается наставником молодого преподавателя. В определенном наборе объектов может существовать разное количество связей. Между 2-мя таблицами может существовать больше одной связи.

1.4 Составные элементы таблиц Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В БД Access основными объектами считаются таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы. В других СУБД, обычно, термин БД как правило относится исключительно к файлам, в которых сохраняются данные. В Microsoft Access БД содержит в себе все объекты, которые связаны с сохраняемыми данными, включая и те, которые определяются с целью автоматизировать работу с ними. Ниже приводится список ключевых объектов БД Access.

1. Таблица. Объект, определяемый и используемый для сохранения данных. Любая из таблиц содержит информацию об объекте конкретного типа, к примеру, о клиентах. В таблице имеются поля (столбики), в которых сохраняются всевозможные данные, к примеру, адрес или фамилия клиента, и записи (называемые строками). В записи содержится вся информация о каком-либо объекте (образце продукции, человеке и пр.). Для любой из таблиц может быть определен первичный ключ (одно либо несколько полей, которые содержат индивидуальные для каждой записи значения) и один либо несколько индексов, способствующих ускорению доступа к данным.

2. Запрос. Объект, предоставляющий пользователю возможность получения необходимых данных из одной либо нескольких таблиц. Для формирования запроса могут использоваться бланк QBE (запрос по образцу) либо инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно формировать запросы на выборку, добавление, обновление или удаление данных. При помощи запросов также можно составлять новые таблицы, применяя данные из одной либо нескольких имеющихся таблиц.

3. Форма. Объект, главным образом предназначенный для ввода данных, их отображения на мониторе либо управления работой приложения. Формы применяются, чтобы реализовать пользовательские требования к представлению данных из запросов либо таблиц. Также формы могут быть распечатаны. Посредством формы можно в ответ на какое-либо событие, к примеру, изменение значения определенных данных, осуществить запуск макроса или процедуры VBA.

4. Отчет. Объект, предназначен для формирования документа, который в дальнейшем можно распечатать или включить в документ другого приложения. access сервер таблица

5. Макрос. Объект, являющийся структурированным описанием одного либо нескольких действий, которые обязаны выполняться Access в ответ на конкретное событие. К примеру, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого компонента в основной форме открывает другую форму. Посредством другого макроса можно выполнять проверку значения некоторого поля в случае изменении его содержимого. В макрос могут включаться дополнительные условия в целях невыполнения или выполнения тех либо других действий, указанных в нем. Из одного макроса также можно осуществить запуск другого макроса или процедуры VBA.

6. Модуль. Объект, в котором содержатся программы, которые написаны на языке Visual Basic для приложений. Модули могут считаться независимыми объектами, включающими функции, которые вызываются из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязанными" к некоторым формам либо отчетам для реакции на те либо другие изменения, происходящие в них.

7. Страницы доступа. Страницы - предназначаются для обеспечения доступа к данным, которые содержатся в базе, удалённой от потребителя (к примеру, посредством Интернета).

На рис. 1.6 изображены концептуальные взаимосвязи объектов Access.

Рисунок 1.6 - Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Выводы

Были рассмотрены самые основные понятия БД, представлены всевозможные классификации систем по управлению БД. Определены ключевые модели данных, используемые в конкретных реализациях СУБД: реляционная, сетевая, иерархическая и система индексов.

Проанализированы важнейшие объекты БД Microsoft Access. Основными являются формы, таблицы, запросы, отчеты. Таблицы служат для редактирования и сохранения данных. Формы предназначены для ввода данных, отображения их на мониторе либо управления работой приложения. Запрос предоставляет пользователю возможность получения необходимых данных из одной либо нескольких таблиц. Отчет служит для формирования документа, который в дальнейшем можно распечатать или включить в документ другого приложения.

2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS

2.1 Создание базы данных летнего лагеря

Опишем основные моменты в создании базы данных с помощью MS Access.

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора

1. Нажать на значок Создание таблицы в режиме конструктора. Окно Конструктора откроется (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Вид таблицы в режиме конструктора

2. Заполнить имена полей, (передвигаясь по ячейкам при помощи клавиш Tab или стрелок управления курсором);

3. Из раскрывающегося списка выбрать типы данных;

4. Задать ключевое поле:

o на его имени нажать правой кнопкой мыши и

o выбрать пункт Ключевое поле в контекстном меню.

5. Закрывают бланк, затем дают имя таблице.

Сформированную таблицу можно открыть при помощи двойного щелчка на её значке. Новая таблица будет иметь только названия столбиков.

В процессе заполнения таблицы данными их сохранение осуществляется автоматически (рис. 2.2). Однако если произошло изменение макета таблицы (ширина столбиков), то СУБД запрашивает подтверждение о сохранении произошедших изменений.

Рисунок 2.2 - Вид в режиме таблицы

Чтобы изменить структуру Таблицы её следует открыть в режиме Конструктора (рис. 2.3).

Создание межтабличных связей

Целостностью данных считается набор правил, которые гарантируют, что Access будет осуществлять работу исключительно с разрешёнными операциями и непротиворечивыми данными.



Рисунок 2.3 - Переход из режима конструктор в режим таблицы и наоборот

Активизировать команду Сервис \ Схема данных в диалоговом окне Схема данных:

1. Нажать на кнопку Добавить таблицу.

2. В диалоговом окне из списков выбрать таблицы, между которыми формируются связи. Окно Добавление таблицы закрыть. В окне Схема данных появятся искомые таблицы.

3. В 1-й таблице выделить ключевое поле и перетащить его посредством мыши на одноименное поле 2-й таблицы. Диалоговое окно Связи откроется при отпускании кнопки мыши.

4. Установить флаг Обеспечение целостности данных.

5. Нажать на кнопку Создать. Появится связь 1:1.

Следует заметить, что Access определил тип связи как "один-ко-многим" автоматически.

Также можно установить флажки "каскадное удаление связей" и "каскадное обновление связей". В таком случае Access скорректирует или удалит автоматически записи в подчиненных таблицах, если записи в базовой таблице будут изменены.

Вследствие нажатия на кнопку "Создать", образы таблиц будут соединены связями как изображено на рисунке. Ключевые связи в базовых таблицах выделены жирным шрифтом.

Чтобы установить связи по составному ключу в окне "Изменение связей" в полях "Таблица/Запрос" и "Связанная таблица/запрос" необходимо вручную выбрать из списков пары связываемых полей.

Когда перетащить поле, которое не является ключевым и не обладающее уникальным индексом, на другое поле, также не считающееся ключевым и не обладающее уникальным индексом, формируется неопределенное отношение. В запросах, которые содержат таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, однако при этом условия целостности данных не накладываются и не обеспечивается гарантия уникальности записей в каждой из таблиц.

Сформировавшиеся межтабличные данные будут отображаться в окне Схема данных как линии, которые соединяют 2 поля разных таблиц. Одну из таблиц принято считать главной, а другую - связанной. Главной считается таблица, участвующая в связи своим ключевым полем.

Связь между таблицами предоставляет возможность:

· Исключения возможности изменения или удаления данных в ключевом поле главной таблицы, в случаях, когда с таким полем связаны поля других таблиц;

Установить флаг Обеспечение целостности данных.

· В процессе удаления данных в ключевом поле главной таблицы удалить автоматически соответствующие данные в полях связанных таблиц.

Дополнительно установить флаги Каскадное удаление связанных записей и Каскадное обновление связанных полей.

Работа с запросами

Запросом считается отбор записей во всевозможных формах, согласно выбранным условиям.

Запросы предназначаются для извлечения данных из таблиц и их предоставления в удобном для пользователя виде.

Виды запросов

· Запрос с параметром (критерий задаётся самим пользователем);

· На выборку;

· Запросы на изменение (предоставляют возможность автоматизации заполнения полей таблиц);

· Итоговые запросы (осуществляют вычисления по заданному полю и предоставляют результат);

· Специфические запросы - запросы к серверу БД, которые написаны на языке запросов SQL;

· Перекрёстные запросы (предоставляют возможность создания результирующих таблиц на основе результатов расчётов, которые получены в процессе анализа группы таблиц).

С целью подготовки используется закладка Создание и выбирается метод формирования запроса (рис. 2.4).

Рисунок 2.4 - Окно создания запросов

Запросы и фильтры

Запрос на выборку включает условия отбора данных и возвращает выборку, которая соответствует указанным условиям, не изменения возвращаемые данные. В Microsoft Access также существует и понятие фильтра, являющегося набором условий, которые предоставляют возможность отбора подмножества записей или их сортировки. Запросы на выборку и фильтра похожи тем, что и в обоих осуществляется извлечение подмножества записей из базовой таблицы либо запроса. Впрочем, между ними имеются различия, которые необходимо уяснять для правильного выбора, когда применять фильтр, а когда - запрос.

Ключевые отличия запросов и фильтров:

· Фильтрами не позволяется в одной строке отображение данных из нескольких таблиц, другими словами объединение таблиц.

· Фильтры не предоставляют возможности указания полей, которые должны быть отображены в результирующем наборе записей, ими неизменно отображаются все поля базовой таблицы.

· Фильтры нельзя сохранить в качестве отдельного объекта в окне БД (сохраняются они исключительно в формате запроса).

· Фильтрами не обеспечивается возможность вычисления сумм, средних значений, подсчета количества записей и нахождения других итоговых значений.

Запросы могут быть использованы исключительно с закрытой таблицей либо запросом. Как правило, фильтры используются в процессе работы в режиме Таблицы или в режиме Формы в целях просмотра либо изменения подмножества записей. Запрос может использоваться:

· В целях просмотра подмножества записей таблицы, предварительно не открывая эту таблицу или форму;

· для объединения в виде одной таблицы на мониторе данных из нескольких таблиц;

· чтобы просматривать отдельные поля таблицы;

· чтобы производить вычисления над значениями полей.

Работа с формами

Формы предоставляют возможность:

· Ввода данных в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;

· Вывода результатов работы запросов в виде эстетично оформленных форм.

Имеется 2 вида создания структуры форм:

· На базе запроса;

· На базе таблицы;

· Может применяться и комбинированный (творческий) подход.

Работа с отчётами

Отчёты предназначаются для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Различают средства по ручному, автоматическому и автоматизированному проектированию.

Отличие структуры готового отчёта от структуры формы заключается только в увеличенном количестве разделов. Помимо разделов заголовка, данных и примечания, отчёт может включать разделы нижнего и верхнего колонтитулов. Если отчёт объемом больше одной страницы, то такие разделы будут необходимыми для печати служебной информации, к примеру, номеров страниц.

Мастер отчётов работает в 6 этапов.

1. выбор таблицы либо запросов, на которых базируется отчёт; выбор полей, которые будут отражены в отчёте;

2. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

3. выбор полей и способов сортировки;

4. выбор структуры отчёта печатного макета (ступенчатый, блочный, выровненный по левому краю и пр.)

5. выбор стиля оформления (из предлагаемого списка);

6. на завершающем этапе осуществляется сохранение отчёта под указанным именем.

Подробная работу с СУБД Microsoft Access может быть изучена по специальной литературе, а практический опыт приобрести в процессе выполнения лабораторных работ по созданию БД.

Детский лагерь -- это организация детского отдыха и оздоровления, куда направляются дети во время каникул или другой период, который предусмотрен режимом работы организации.

В настоящее время детям предлагаются лагеря с музыкальным и художественным, теннисным и футбольным наклоном, с верховой ездой либо с обучением иностранных языков или программированием, с глубоким изучением математики либо со специальной программой по снижению веса, лагеря для подростков по воспитанию лидерских качеств.

Лагеря для детей рассчитаны на разную возрастную категорию: от дошкольников до восемнадцати-девятнадцати-летних парней и девушек. Главная цель детских лагерей -- это развитие образования и культуры. В условиях абсолютной защиты и благоприятного окружения, дети могут чувствовать себя более взрослыми и самостоятельными, нежели дома.

Для автоматизации работы летнего лагеря в рамках данной работы будет проведено создание базы данных с помощью средств MS Access, которая будет содержать в себе следующие сведения:

- группы летнего лагеря;

- виды занятий;

- занятость обучающегося;

- сотрудники;

- занятия в кружках;

- должности сотрудников;

- кружки группы.

Внедрение автоматизации процессов для решения разнообразных задач в летний лагерь позволит уменьшить административные накладные расходы, увеличить производительность труда, добиться повышения эффективности управления, рационально вести дела.

На основании вышесказанного, с помощью средств СУБД MS Access будут созданы следующие объекты: таблицы (группа, направленность, обучающиеся, работа сотрудника, вид деятельности, сотрудники, занятия в кружках), запросы (должности сотрудников, занятия кружков, кружки группы), формы (виды занятий, группа, занятость обучающегося, занятость подчиненная форма, главная кнопочная форма, обучающиеся подчиненная форма и сотрудники), отчет (занятие на кружках) и макросы (должности сотрудников и кружки группы).

2.2 Защита базы данных

Для защиты базы данных Access можно указать пользователей, которым позволен, либо запрещен доступ к объектам информационной базы. Помимо этого, можно сформировать пользовательские группы и назначить разрешение на групповом уровне, чтобы сделать наиболее удобным защитное построение для большого количества пользователей. Пользователя необходимо только добавить в группу, и у него будут права доступа, присвоенные этой группе.

Access хранит данные о защите в 2-х местах. При установке, программа формирует стандартный файл действующей группы “System.mdw”, использующийся по умолчанию во время запуска Access. В данном файле содержится вся информация о пользователях и группах. Во время создания информационной базы Access сохраняет данные о правах, которые предоставлялись определенным пользователям и группам, в файле информационной базы.

У каждой рабочей группы есть свой уникальный внутренний идентификатор, генерирующийся в Access при установлении файла действующих групп. Информационная база, которая создана пользователем действующей группы, будет принадлежать и этому пользователю, и рабочей группе. Любой пользователь группы тоже имеет собственный уникальный идентификатор, но возможно дублировать 1-н и тот же пользовательский код единовременно в нескольких группах. Во время назначения разрешения доступа к объекту своей информационной базы, Access сохраняет в ней групповой идентификатор вместе с данными о доступе. Так, при копировании вашей информационной базы в иную папку, либо на другой компьютер, права, которые предоставлялись вами будут перемещены вместе с ней [3].

1. Пользователи, группы и разрешения

Система защиты компьютера в общем имеет всего 2 состояния, она может быть незакрытой либо закрытой. В незакрытой системе доступ имеется у всех пользователей. В закрытой системе есть доступ лишь у тех, кому он назначен. Сначала кажется, что система безопасности является открытой, т. к. пользователь может формировать, открывать и передавать информационную базу иным пользователям, которые в свой черед могут её изменить на свое усмотрение. Но в действительности, система безопасности закрыта и кажется открытой лишь из-за того, что в типичной группе всегда есть определенные встроенные пользовательские и групповые коды, являющиеся едиными для всех Access [1].

2. Встроенные пользователи и группы

При установке Access всегда формируется типичная рабочая группа, в которой содержится встроенный пользовательский код. Данный код носит название Admin, и для него не установлен пароль. Access автоматически грузит вас с данным кодом и дает все пользовательские права. При создании информационной базы ваш текущий пользовательский код стает владельцем объекта и приобретает по умолчанию все права к нему. Т. к. как все пользователи практически не включают защиту и загружаются по умолчанию как Admin, они считаются владельцем базы данных и могут её менять.

Первая встроенная группа в Access - это группа Users. Все пользователи стают её членами и не могут удаляться из неё. Группе Users автоматически даются абсолютные права доступа к каждому объекту информационной базы. Это значит, что даже если пользователь вошел под кодом, не являющимся кодом админа, он в любом случае получает абсолютные права к вашим информационным базам, т. к. он член группы Users.

Вторая встроенная группа - это группа Admins. По умолчанию в данную группу включен лишь пользователь Admin. Однако, сам админ, может добавлять другого пользователя в группу, и удалять его из неё. Если же админ добавил какого-нибудь пользователя в группу Admins, тогда этому пользователю предоставляются все права, имеющиеся у админа. По умолчанию данная группа обязана содержать хотя бы 1-го пользователя.

У группы Admins есть два преимущества. Первое, все члены, состоящие в группе могут менять пользовательские и групповые учетные записи, а также устанавливать и изменять пароли. Второе, члены группы Admins обладают полным доступом ко всем информационным базам, которые созданы с помощью этого файла группы. Изначально члены группы могут не обладать никакими правами на доступ, но они имеют возможность самостоятельно назначить необходимые права.

3. Разрешения на доступ к объектам

В Access имеется несколько видов прав на доступ. У владельца может и не быть никаких прав, но поскольку он владелец, то имеет право давать любые разрешения всем пользователям либо группе, включая и себя.

Непосредственно разрешений не много, вот ряд из них:

- Открытие/запуск. Позволяет открывать информационную базу, формы либо отчет и производить запуск макросов;

- Монопольный доступ. Позволяет открывать информационную базу для монопольного доступа. Без такого разрешения пользователь не сможет открыть информационную базу и отключить иных пользователей;

- Чтение макета. Позволяет просмотреть объекты в режиме конструктора;

- Макетное изменение. Позволяет просмотр и макетное изменение объектов;

- Администратор. дает права на доступ к объекту, несмотря на то, что пользователь либо группа не владельцем объекта;

- Чтение информации. Дозволяет производить просмотр табличных данных. Также разрешает чтение макета. Во время запроса, пользователь обязан иметь разрешение в т. ч. и на чтение информации для всех применяемых в нем таблиц либо запросов;

- Обновление информации. Дозволяет обновлять информацию в таблицах либо запросах. Помимо этого, дает разрешения на чтение информации и макета. В случае запроса, пользователь обязан иметь разрешение на информационное обновление для всех таблиц, которые изменяются при его помощи;

- Вставка информации. Дозволяет выполнять добавление какой-либо информации в таблицу либо запрос. Помимо этого, дает разрешения на чтение информации и макета. В ситуации запроса пользователь обязан иметь дополнительное разрешение на вставку информации для всех таблиц либо запросов, которые изменяются при его помощи;

- Удаление информации. Дозволяет производить удаление информации из таблиц либо запросов. Помимо этого, дает разрешения на чтение информации и макета. В ситуации запроса пользователь обязан иметь дополнительное разрешение на удаление информации для всех таблиц, которые изменяются при его помощи [3].

4. Явные и неявные разрешения

Как ранее говорилось, приобрести доступ к объекту возможно благодаря разрешению, которое назначено вашему пользовательскому коду, либо через разрешения, которые даны группе, где вы состоите.

Определенные пользователи имеют возможность неявно получить дополнительные преимущества, благодаря тому, что они состоят в 1-й либо нескольких группах. Поскольку все пользователи, по крайней мере, состоят в группе Users, где по умолчанию даются все разрешения доступа к объекту, то каждый пользователь может получить абсолютный доступ ко всем объектам.

Не пробуйте изменять разрешения либо объектного владельца до тех пор, пока не поймете как все устроено. Если вы еще только начали изучение системы безопасности в Access, то для защиты следует хранить копию вашей информационной базы на флэшке либо на ином внешнем носителе. Для того, чтобы при потере какой-либо информации, была возможность ее восстановить.

Для всех объектов вы можете установить, кто является его владельцем. Как правило, владелец всех объектов Admin. Вы можете отделить ряд объектов, выбрать иного пользователя либо группу, и назначить им нового владельца. Ни в коем случае не передавайте объект иному пользователю, если не знаете, какие могут возникнуть последствия у этого действия [2].

После изучения системы защиты Access, очевидно, что для настоящей защиты информационной базы, может понадобиться много усилий. Во время стандартной установки Access, рабочая группа формируется на базе данных о пользователе Windows и организационном наименовании. Поэтому у каждого пользователя, с доступом к вашему персональному компьютеру, также будет доступ и к вашей информационной базе. Чтобы этого избежать, необходимо сформировать уникальную действующую группу, чтобы было тяжело воспроизвести её идентификатор, который позволяет всем членам группы Admins менять разрешения. Далее потребуется пользовательский код, который отличителен от Admin, в качестве владельца информационной базы и всех её объектов. В том числе, необходимо удалить все разрешения группы Users. И в окончании, чтобы никто не изучил ваши данные, при помощи сервисных программ для дискового просмотра, вам нужно зашифровать информационную базу.

Все эти шаги возможно выполнить вручную, но система Access предоставляет мастера, помогающего установить защиту. Он произведет все шаги вместо вас, включая информационную шифровку. Однако, чтобы им воспользоваться, нужно выполнить ряд операций [3].

5. Подготовка к установке защиты

Чтобы мастер безопасности успешно осуществил свою работу, вы обязаны выполнить регистрацию под именем владельца этой информационной базы, либо быть в том же файле действующей группы, который применялся во время создания этой базы и при этом вы обязаны быть членом группы Admin. Один из важных шагов - это создание новой действующей группы, с иным уникальным кодом, которая будет отличительна от группы, применяющейся при создании базы. Помимо этого, при создании информационной базы, необходимо чтобы вы были зарегистрированы как Admin, а для информационной базы, где владелец Admin, невозможно установить защиту. В этом случае, Вам будет необходимо назначить нового владельца.

Защитный мастер в Access, дозволяет защитить информационную базу, даже если вы регистрировались как Admin в первой группе. В этом случае, мастер затребует, чтобы вы сформировали новую группу. В ней мастер назначит владельцем информационной базы новый пользовательский код, но это возможно лишь в случае, если вы владелец базы данных. Еще Вы можете сформировать новую действующую группу и в ней новый пользовательский код, но этот пользователь обязан быть владельцем информационной базы, в ином случае все пробы создать защиту будут не успешны [1].

После создания безопасной информационной базы необходимо установить новые группы и пользователей, чтобы сделать легче предоставление требуемых вам прав. Если вы создадите лишь новых пользователей, тогда вам придется определять разрешения каждому отдельному пользователю. Удобнее всего, сформировать группы, для всех уровней доступа, и уже после того, добавлять пользователей в группы.

После выполнения всех этих изменений, информационная база будет готова к работе с применением защиты. К примеру, формы не будут запрашивать ввод имени, а при помощи встроенной функции CurrentUser будут анализировать текущий пользовательский код Access и определять ваш статус вне зависимости от того, состоите ли вы в группе. Далее она просит лишь подтвердить ваш пользовательский код. Если же программа Access запущена не в действующей группе либо файле группы, не установлены необходимые группы, приложение закроет информационную базу. Помимо этого, не обнаружив вашего пользовательского кода Access не разрешит продолжить работу [2].

Access представляет из себя достаточно интересный инструмент создания информационных баз. В нем объединяются и хранение информации, и часть интерфейса, т. е. формы, которые видит пользователь. При формировании защиты базы данных нужно понять для себя - что вы хотите обезопасить - непосредственно информацию, либо программную логику (или 2 варианта), и исходя из этого выстраивать защиту. Вот несколько методов обеспечения защиты вашей информационной базы.

Обязательная функция любой сформированной СУБД - это обеспечение безопасности информации от несанкционированного доступа.

MS Access имеет 2 традиционных метода защиты информационной базы:

- установка пароля, необходимого при открытии информационной базы;

- защита на уровне установления пользовательских прав, которая дозволяет ограничить возможность получения либо изменения тех или других данных в информационной базе для определенного пользователя.

Установка пароля на открытие информационной базы - опция меню Сервис > Защита> Задать пароль информационной базы

Процесс задания безопасности на пользовательском уровне состоит из 2-х принципиальных этапов:

- формирование системы пользователей, которые объединены в группы (Сервис > Защита > Пользователи и группы);

- установка прав доступа разных пользователей и групп относительно к объектам информационной базы (Сервис > Защита > Разрешения).

Данные о системе пользователей сохраняются в файл System.mdw.

В файле действующих групп Access по умолчанию формируется 2 группы:

- админы (группа Admins)

- и группа Users, где все пользователи.

Имеются разные приемы управления доступом к информационной базе Microsoft Access и к ее объектам. Эти приемы представлены в порядке повышения уровня защиты.

1. Шифрование и декодирование

2. Показ и скрытие объектов в окошке информационной базы

3. Применение пароля

4. Применение защиты на пользовательском уровне

5. Запрещение репликации информационной базы, установки паролей и настраивания пользователями параметров запуска

6. Программная защита на языке VisualBasic для приложений (VBA)

7. Безопасность страниц доступа к информации

В своей информационной базе я применил форму с паролем. Установленный пароль:1111.

В конце могу добавить, что безопасность информационной базы в непредвиденных обстоятельствах является 1-й из самых значимых административных задач.

Для защиты информационной базы необходимо или писать данные в своем формате, или шифровать показатели в базе данных и архивировать именно при отображении, а также применять дополнительные методы защиты, к примеру, кодировать сам файл, изменять файловую сигнатуру, использовать встроенные средства кодирования информационной базы.

Но стопроцентной гарантии, что ваша информационная база будет в безопасности, нет. Поскольку сегодня есть много хакеров, умеющих взламывать защиту различного уровня. Имеются также разного рода программы, которые смогут взломать вашу информационную базу и завладеть ее информацией, либо изменить уже существующие записи в базе.

2.3 Процесс разработки вспомогательных объектов для БД

В базе разработаны 5 форм для каждой из таблиц. Рассмотрим для примера форму Группа. Она предназначены для выполнения ввода, удаления или изменения данных. Указанные функции обеспечены и при помощью кнопок, что находятся внизу формы (рисунок 2.5).

Стоит заметить, что в БД есть также подчиненные формы (рисунок 2.6).

С помощью форм можно вводить и просматривать данные в таблицах. Примеры введенной информации показаны на рисунках 2.7 - 2.8.

В БД созданы 3 запроса, которые предназначены для выполнения выборки данных с таблиц. Например, для того, чтобы создать запрос, которые отображает данные о должностях Сотрудников, нужно в режиме конструктора создать запрос - рисунок 2.9.

Рисунок 2.5 - Форма Группа



Рисунок 2.6 - Форма Сотрудники

Рисунок 2.7 - Форма Занятость обучающихся

Рисунок 2.8 - Форма виды занятий



Рисунок 2.9 - Запрос Должность сотрудников в режиме конструктора

Данный запрос является параметрическим, параметр - должность. После запуска получим - рисунок 2.10.

Рисунок 2.10 - Запрос Должности сотрудников в режиме просмотра

Аналогично создаются и другие запросы. Запрос - Занятие кружков представлен на рисунках 2.11-2.12.

Рисунок 2.11 - Запрос Занятия кружков в режиме конструктора

Рисунок 2.12 - Запрос Занятия кружков в режиме просмотра

Запрос - Кружки группы представлен на рисунках 2.13-2.14.

Рисунок 2.13 - Запрос Кружки группы в режиме конструктора

В БД при надобности могут создаваться отчеты - стандартные элементы БД для вывода информации на печать.

Построим отчет по занятиям в кружках. Для этого нужно запустить мастер создания отчетов, а также выполнить такие действия:

-выбрать источник запросов. В данном случае это будут таблицы

-переместить поля в категорию Выбранные;

-выполнить группировку по обучающемуся и по кружку;

-отметить макет Структура и книжную ориентацию, а потом нажать кнопку Далее;

-зададим имя отчета.

Рисунок 2.14 - Запрос Кружки в режиме просмотра

Отчет представлен на рисунке 2.15.



Рисунок 2.15 - Отчет по занятиям в кружках

2.4 Разработка структуры таблиц БД

Для описания примера создания БД разработаем таблицы:

• Вид деятельности;

• Группа;

• Занятость;

• Направленность;

• Обучающиеся;

• Сотрудники;

• Работа сотрудников.

Создадим приведенные объекты в Access.

Для этого в конструкторе таблиц введем данные так, как показано на рисунке 2.16 (на примере таблицы Вид деятельности):

Рисунок 2.16 - Поля таблицы Вид деятельности

Рассмотрим процесс создания связей между спроектированными таблицами. Для этого необходимо в диалоговом окне «Схема данных», вставить имеющиеся таблицы, а потом нужно перетащить определенные поля одно на другое. После этого откроется окно, которое показано на рисунке 2.17:

Рисунок 2.17 - Установка связи

При этом для отображения связей дважды щелкнем на соединительной линии, а потом зададим настройки, что указаны выше.

В результате этой процедуры для добавленных таблиц, получим (рисунок 2.18):



Рисунок 2.18 - Схема данных

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Учитывая сложность оценивания планируемых результатов от создания и введения технических нововведений, в особенности на ранних этапах жизненного цикла, требуются административные решения, которые дали бы возможность избежать ошибок в процессе принятия решений, свести к минимуму отклонения фактических итогов от планируемых. В процессе расчета экономической эффективности будет проводиться сопоставление итогов обработки информации при имеющемся бизнес-процессе и после введения проектируемой системы. Непосредственная эффективность машинной обработки информации представлена в показателе уменьшения стоимостных экономических затрат на обработку информации. В процессе оценки прямой эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитывают два вида показателей - показатель понижения стоимостных затрат и показатель понижения трудовых затрат.

...