Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка автоматизированного рабочего места мастера сервисного центра (на материалах ООО «СМАРТ-СОФТ»)

Аннотация

автоматизированный сервисный мастер документ

Выпускная квалификационная работа на тему: «Разработка автоматизированного рабочего места мастера сервисного центра (на материалах ООО «СМАРТ-СОФТ»)» посвящена автоматизации обработки информации в сервисном центре. В данной работе рассмотрены вопросы создания нового программного обеспечения для автоматизированного оформления документов мастером сервисного центра. Это должно позволить упростить и ускорить работу с клиентами компании.

Целью выпускной квалификационной работы является упрощение и ускорение оформление используемых документов при оказании сервисных услуг клиентам компании за счет создания нового программного обеспечения. Созданное программное обеспечение выполняет следующие функции:

- автоматизация поиска информации в базе данных компьютерных комплектующих;

- учет поступления и использования компьютерных комплектующих;

- формирование как первичных, так и отчетных документов при ремонте и сервисном обслуживании ПК;

- поиск информации по компьютерным комплектующим на складе;

- автоматизированный контроль за остатками материальных ценностей на складе сервисного центра.

Внедрение АРМ мастера сервисного центра позволит:

- снизить трудоемкость работы мастера сервисного центра;

- повысить оперативность работы сотрудников сервисного центра;

- уменьшить возможность злоупотреблений со стороны персонала.

Обозначения и сокращения

АРМ - автоматизированное рабочее место;

АИС - автоматизированная информационная система;

БД - база данных;

ЖЦ - жизненный цикл;

ИБП - источниками бесперебойного питания;

НДС - налог на добавленную стоимость;

ИС - информационная система;

ИТ - информационная технология;

ЛВС - локальная вычислительная сеть;

ТМЦ - товарно-материальные ценности;

ООО - общество с ограниченной ответственностью;

ОС - операционная система;

ПК - персональный компьютер;

ПО - программное обеспечение;

ПП - программный продукт;

СУБД - система управления базами данных;

ЭВМ - электронная вычислительная машина;

BDE - Borland Database Engine (программное обеспечение для подключения Borland Delphi);

DFD - Data Flow Diagrams (диаграммы потоков данных);

IDEF0 - Icam DEFinition for Function Modeling (функциональная модель).

Введение

Сервисный центр ООО «СМАРТ-СОФТ» уверенно занимает свое место на рынке информационных технологий как надежный и проверенный партнер. Компания занимается оптовыми и розничными поставками компьютерного и телекоммуникационного оборудования. Также сервисный центр компании осуществляет ремонт оборудования и компьютерной техники. В сервисном центре для отслеживания текущей ситуации ведется аналитический учет поступивших и использованных комплектующих, которые необходимы для ремонта оборудования клиентов. В дипломной работе рассмотрены вопросы улучшения работы сервисного центра за счет автоматизации учета комплектующих на складе компании.

В настоящее время для улучшения обслуживания клиентов велика потребность сервисных центров в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу производственного, управленческого и финансового звеньев предприятия. При этом важным аспектом для компании ООО «СМАРТ-СОФТ» является заинтересованность в использовании соответствующего программного обеспечения, согласовано функционирующего с главной информационной системой компании. Применение автоматизированной обработки информации для формирования необходимых документов и отчетов делает возможным качественное улучшение обслуживания клиентов в коммерческом предприятии. Следовательно, тема выпускной квалификационной работы является актуальной и имеет высокую практическую ценность.

Целью данной дипломной работы является сокращение времени обслуживания клиентов в сервисном центре ООО «СМАРТ-СОФТ». Для этого предполагается разработать автоматизированное рабочее место мастера сервисного центра для учета комплектующих к современной цифровой технике. Это позволит ускорить поиск информации, упростить подготовку отчетов, автоматизировать формирование необходимых учетных документов.

Задачи, которые должны быть решены для достижения указанной цели:

- провести анализ предметной области;

- провести анализ источников научно-технической и периодической литературы;

- провести сравнительный анализ автоматизированных систем-аналогов;

- провести моделирование предметной области и разработать диаграммы IDEF0 и DFD при проектировании нового ПО;

- разработать базу данных для АРМ мастера сервисного центра;

- разработать формы для упрощенного ввода данных в АРМ;

- автоматизировать операции формирования и выдачи необходимых документов на печать;

- провести оценку экономической эффективности предложенного проекта.

Объектом исследования в данной дипломной работе является работа сервисного центра ООО «СМАРТ-СОФТ», связанная с процессом учета компьютерных комплектующих.

Предметом исследования является учет комплектующих для обслуживаемой и ремонтируемой компьютерной техники.

Исследование производится посредством изучения процессов аналитического учета операций по учету компьютерных комплектующих, осуществляемых в сервисном центре, функционального моделирования предметной области, сравнительного анализа.

Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы. Основное содержание дипломной работы может быть представлено следующим образом. Во введении определяется цель и задачи работы; дается краткая характеристика объекта исследования, формулируется актуальность проблемы, ее состояние в настоящее время, существующие трудности в разрешении проблемы. Также указывается практическая ценность работы.

В первой главе систематизировано излагается состояние проблемы, которой посвящена дипломная работа, проводится обзор и анализ литературы, а также различной документации, проработанной автором.

Во второй главе описываются основные этапы проектирования автоматизированного рабочего места, приводиться структура БД для АРМ, выполняется разработка интерфейса БД. В третьей главе рассматриваются вопросы экономической эффективности предложенного проекта.

В заключении подводятся итоги работы и формулируются основные выводы по её результатам.

1. Анализ предметной области и формирование требований к автоматизированному рабочему месту

автоматизированный сервисный мастер документ

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и учреждения. Анализ деятельности учреждения

1.1.1 Характеристика учреждения и его деятельности

На сегодняшний момент компания ООО «СМАРТ-СОФТ» уверенно занимает ведущее место в Волгоградском регионе как надежный оптовый и розничный поставщик сетевого и компьютерного оборудования. Компания готова предложить своим клиентам широкий спектр решений, начиная от проектирования инфраструктуры компании и заканчивая обслуживанием всего оборудования. Компания предлагает своим клиентам передовые технологии и решения в ИТ-сфере. ООО «СМАРТ-СОФТ» взаимодействует с ведущими мировыми производителями оборудования и программного обеспечения: Samsung, Apple, Cisco, IBM, HP, APC, Microsoft, D-Link и многими другими. По каждому вендору компания проходит необходимую сертификацию. Сотрудники компании постоянно проходят обучение и обладают большим количеством сертификатов.

Основными видами деятельности компании ООО «СМАРТ-СОФТ» является:

- продажа и внедрение современного программного обеспечения;

- проектирование и монтаж структурированных кабельных систем;

- оптовая торговля компьютерным оборудованием;

- розничная торговля компьютерным оборудованием;

- ремонт и сервисное обслуживание компьютерной техники;

- предоставление высокоскоростного доступа к Интернет;

- предоставление доступа к IP-телефонии;

- оптовая и розничная торговля сопутствующими товарами (диски, картриджи, бумага и т.д.).

Основные цели развития компании ООО «СМАРТ-СОФТ»:

- завоевание и поддержание репутации фирмы как надежного поставщика товаров высокого качества, отвечающего требованиям и ожиданиям потребителя и иных заинтересованных сторон;

- обеспечить компании прочные позиции на рынке систем телекоммуникаций и компьютерного оборудования;

- получение устойчивой прибыли, способной обеспечить дальнейшее развитие фирмы и мотивацию персонала.

1.1.2 Организационная структура управления компанией

Организационная структура компании ООО «СМАРТ-СОФТ» приведена на рисунке 1.

Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляется единолично генеральным директором компании. Среднесписочная численность работающих в компании ООО «СМАРТ-СОФТ» составляет 36 человек. Существующая система организации разбивается на 3 крупных блока: коммерческая деятельность, финансовая и исполнительная. Во главе каждого направления стоят директор по сбыту, директор по проектам, главный бухгалтер.

Предприятие самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а так же социальное развитие коллектива. Предоставление услуг, реализация товаров, выполнение ремонтных и сервисных работ осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым коммерческим предприятием самостоятельно.

Организационная структура сервисного центра основывается на работе менеджеров проектов, на которых возлагается весь комплекс работ: ведение проектов, составление смет, подготовка договоров, заказ комплектующих и оборудования (то есть тесная работа с отделом снабжения, складом), руководство бригадами мастеров и ведение бухгалтерской отчетности по работам.

Также работа подразделения невозможна без полноценной диспетчерской службы, которая обеспечивает прием заказов, контроль работы мастеров, оформление отчетных документов. Ежедневное дежурство диспетчеров на многоканальном телефоне позволяет оперативно реагировать на возникающие при эксплуатации оборудования неполадки.

Для нормального функционирования подразделения имеется администратор баз данных, который обеспечивает поддержку баз данных, составление отчетности для анализа работы подразделения и контроль за работой с базами данных диспетчеров.

Отдел снабжения сервисного центра обеспечивает поступление материальных ресурсов на фирму. Вспомогательные материалы, комплектующие изделия и запасные части поступают с рынка закупок на склад фирмы непосредственно от фирм-производителей либо через сеть промежуточных складов торгово-посреднических организаций.

Приобретение запасных частей осуществляется по заявкам, поступающим в отдел снабжения от производственных мастеров, сотрудниками отдела осуществляется проверка наличия заказываемых деталей на собственном складе. При отсутствии необходимых деталей для проведения ремонта техники осуществляется поиск и приобретение комплектующих. При этом налажен бумажный контроль использования приобретенных запасных частей и принадлежностей.

При осуществлении поставок и реализации компьютерных комплектующих коммерческая компания вступает в договорные отношения с компаниями потребителями (покупателями), и как поставщик заключает прямые договоры с предприятиями потребителями для сбыта товаров и комплексного снабжения предприятий-заказчиков.

Договоры о поставках сетевого оборудования и компьютерных комплектующих с поставщиками заключаются своевременно. В них указываются условия поставки товаров, их количество, ассортимент, комплектность и сроки поставки. Кроме того, в договорах предусмотрены цены на товар, общая сумма, порядок расчетов, платежные и отгрузочные реквизиты поставщика и получателя продукции. Договора подлежат обязательному выполнению по всем указанным в них пунктам [5]. Нарушение сроков договоров и обязательств, влечет ответственность, предусмотренную “Положением о поставке и реализации продукции производственно-технического назначения” и “Особыми условиями поставки и реализации”.

Правильная приемка и реализация, оформление документами поступившего и реализованного товара, является надежной основой сохранности товарно-материальных ценностей. Общий порядок приемки и отгрузки товарно-материальных ценностей установлен “Положением о поставке и реализации продукции производственно-технического назначения”. Порядок и сроки приемки и отгрузки товарно-материальных ценностей в определенном количестве и качестве, оформление актов приемки и отгрузки предъявление претензий определены инструкцией о порядке приемки и отгрузки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения по качеству. Особенности приемки отдельных видов продукции определяются в ГОСТах [12.01.005-89], особых условиях поставок и реализации, в договорах поставки и реализации товаров, предусматривающих особые порядки приемки и отгрузки продукции при поставках и реализации.

В крупных коммерческих компаниях осуществлением всех действий, связанных с поставками и реализацией, оформлением необходимых документов, при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество сотрудников. Что же касается отдельных подразделений, таких как сервисные центры, то они зачастую вовсе не имеют соответствующего программного обеспечения, что значительно увеличивает трудоемкость процесса контроля и учета проведения поставок и реализации товаров. Что значительно увеличивает время обслуживания клиентов, снижает качество оказания услуг. Разрабатываемый программный продукт и призван решать данные проблемы.

1.1.3 Программная и техническая архитектура компании

Программная архитектура информационной системы ООО «СМАРТ-СОФТ» включает следующее основное программное обеспечение:

- операционная система Windows XP/7/8;

- Microsoft Office 2003/2007;

- Adobe Acrobat;

- браузеры Interne Explore, Opera, Mozilla Firefox;

- антивирус Касперский 2015;

- справочная система Консультант Плюс (сетвеая версия).

Техническая архитектура компании представляет собой совокупность следующих технических средств:

- два выделенных сервера;

- двадцать три ПК;

- компьютерная сеть Ethernet 100BASE-T;

- три многофункциональных устройств (МФУ);

- две точки доступа WiFi;

- один модем Samsung;

- один факс-модем.

В качестве аппаратной основы серверов используется сервера ETegro Hyperion RS120.

В качестве персональных компьютеров используются IBM-совместимые ПК марки Avelion.

В качестве сетевого оборудования компьютерной сети используется маршрутизаторы DLink.

1.2 Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Анализ комплекса задач автоматизации бизнес процессов и разработка диаграмм «как есть»

Для анализа возможности улучшения качества оказываемых услуг в сервисном центре за счет внедрения нового программного обеспечения выполним моделирование бизнес-процессов. Такого вида моделирование применяется при комплексном анализе предметной области, которая подвергается в последующем реинжинирингу бизнес-процессов. Системы моделирования бизнес-процессов всегда подразумевают проведение глубокого предпроектного обследования предметной области при создании нового программного обеспечения. Для моделирования бизнес-процессов выберем методологию IDEF0.

Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития широко известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique). IDEF0 - это методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является одним из этапов разработки и внедрения информационной системы [23]. С помощью данного метода создадим контекстную диаграмму (IDEF0) учета комплектующих для цифровой техники (AS-IS - «как есть») и её декомпозицию (рисунки 2 - 3).

Рисунок 2 - Функциональная IDEF0-диаграмма «Ремонт и сервисное обслуживание» (AS-IS)

Рисунок 3 - Декомпозиция IDEF0-диаграммы «Ремонт и сервисное обслуживание» (AS-IS)

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming - DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Нотация DFD включает такие понятия, как «внешняя ссылка» и «хранилище данных», что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования потоков данных.

Диаграммы потоков данных (DFD) моделируют системы как взаимосвязанный набор действий, которые обрабатывают данные в «хранилище» как внутри, так и вне границ моделируемой системы.

Стрелки в DFD показывают, как объекты (данные) фактически взаимодействуют между собой. Это представление, объединяющее хранимые в системе данные и внешние для системы объекты, дает DFD-моделям большую гибкость для отображения физических характеристик системы, таких, как проблемы обмена данными, разработка схем их хранения и обработки.

На рисунке 4 представлена диаграмма в нотации DFD «Учет комплектующих». Наличие на ней связанных между собой работ и стрелок показывающих, как объекты (включая данные) двигаются от одной работы к другой, а также хранилищ данных и источников информации (внешних сущностей) порождающих информационные потоки (потоки данных) позволяет более эффективно и наглядно описать поток данных при учете товаров.

Описание DFD-диаграммы.

Словарь данных:

- Мастер - активный объект.

- Менеджер - активный объект.

- Товаровед - активный объект.

- Заявка - хранилище данных.

- Каталог - хранилище данных.

- Счет - хранилище данных.

- Чек - хранилище данных.

- Накладная - хранилище данных.

- Документы - хранилище данных.

- Журнал - хранилище данных.

- Учтенные документы - хранилище данных.

- Произвести поиск в каталоге - процесс.

- Оформить счет на оплату - процесс.

- Оплатить товар - процесс.

- Сформировать накладную - процесс.

- Выдать товар и документы - процесс.

- Зарегистрировать документы - процесс.

- Передать счет - процесс.

- Передать накладную - процесс.

- Известить мастера - процесс.

Рисунок 4 - Диаграмма потоков данных учета комплектующих (AS-IS)

1.2.2 Характеристика проектируемой задачи и предметная технология ее решения

Любая коммерческая компания, осуществляя свою предпринимательскую деятельность, для поступления товаров от поставщиков или реализации их покупателям должна заключить договор на поставку или реализацию этих товаров. Обычно на одноименную продукцию компания-заказчик может заключить несколько договоров с различными компаниями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенном товаре высылает поставщику заявку на поставку компьютерных комплектующих и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции, и ее отпускная цена. На основании этих счетов заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течение обговоренного срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок и реализации товаров новое программное обеспечение должно формировать следующие основные документы, описанные ниже.

Приходная накладная с указанием юридических адресов сторон, наименования товаров для поставок, ее цены, количества и стоимости. Расходная накладная, в которой указываются юридические адреса сторон, наименование товаров для реализации, цена, ее количество и стоимость. Счет-фактура, в которой указывается номер счёт-фактуры, дата, название продавца, название покупателя, грузоотправитель, грузополучатель, наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма без НДС, НДС, сумма НДС, сумма с НДС.

Качество учета, организованного в компании, непосредственно влияет на качестве оказываемых услуг клиентам. Если сотрудник компании может быстро найти, представить и установить нужные комплектующие при ремонте и обслуживании технических устройств, то это отразится в целом на удовлетворенности клиента, при его обращении в сервисный центр. Поэтому определим возможность автоматизации учета комплектующих в сервисном центре компании.

Различают три вида хозяйственного учета: оперативный, бухгалтерский, и статистический, каждый из которых имеет свою специфику, круг наблюдаемых явлений, задачи и методы наблюдения. Дополняя друг друга, они составляют единую систему хозяйственного учета [29].

Оперативный учет используется для регистрации наблюдения и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации с целью повседневного руководства ею. Сведения оперативного учета собираются на определенную дату. С помощью оперативного учета в организациях осуществляется повседневный оперативный контроль за ходом продажи, поступления и хранения продукции, осуществлением расчетов с поставщиками и покупателями. Такая информация необходима для соответствующих оперативных выводов и разработки конкретных рекомендаций, устраняющие негативные явления и выявляющих дополнительные резервы с последующим их использованием в хозяйственной деятельности организации;

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах, доходах и расходах организации и их изменений, формирующуюся путем сплошного непрерывного документального отражения всех хозяйственных операций [16].

Статистический учет отражает и обобщает массовые явления и их закономерности в финансово-хозяйственной деятельности организации, общественной жизни и природе. Он тесно связан с другими видами хозяйственного учета, использует данные оперативного и бухгалтерского учета, имеет свои особые приемы сбора данных и способы обработки этих данных. Данные статистического учета используются для экономического анализа и прогнозирования на текущий и перспективный периоды в разрезе отдельных организаций, экономического региона и страны. Статистика не ограничивается отражением процессов материального производства. Она охватывает все стороны экономической и общественной жизни, показывает численность и состав населения, рождаемость и смертность людей, материальный и культурный уровень жизни народа, переоценку основных фондов, инфляционные процессы, явления политической жизни страны и т.д.

В нашем случае для сервисного центра ООО «СМАРТ-СОФТ» будет вестись оперативный учет реализации товаров (комплектующих). Рассмотрим структуру учета комплектующих для цифровой техники. Учет комплектующих делится на три основные части:

- учет поступления товара;

- учет реализации товара;

- формирование отчётов на основании поступлений и реализаций товара.

Учет поступления комплектующих для цифровой техники включает в себя формирование документов: приходная накладная и счет-фактура полученная. Формирование документа приходная накладная производится по первичным документам, представленным от поставщика в виде накладной, в которой указывается наименование покупателя и поставщика, вид товара, его количество, цена и сумма.

Документ «Счет-фактура» выписывается организацией, если она является плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС). Формирование счет-фактуры на получение продукции производится по первичным документам, представленным от поставщика в виде счет-фактуры, в которой указывается наименование, адрес, ИНН покупателя и поставщика, вид продукции, ее количество, единица измерения, цена, стоимость продукции без налога, налоговая ставка и стоимость с учетом налога.

На основе сформированного документа реализации товаров выводится на печать первичный документ для покупателя (накладная). В первичном документе указывается наименование и адрес фирмы, продающей товар, наименование и адрес покупателя, вид товара, его количество, цена и сумма.

На основе документа расходная накладная оформляется счет-фактура. В счет-фактуре указывается наименование, адрес, ИНН покупателя и поставщика, вид продукции, ее количество, цена, стоимость продукции без налога, налоговая ставка и стоимость с учетом налога.

Отчёты формируются в свободной форме, в которых представлены данные об остатках товаров и их реализации за определенный период времени. Также отчёты облегчают ведение контроля хозяйственной деятельности предприятия.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Актуальность создания и внедрения АРМ мастера сервисного центра (АРМ «Сервисный центр») в компании заключается в следующем. Проведенный выше анализ методов учета товаров показал, что он связан с оформлением большого числа документов, необходимостью увязки денежного и количественного учета, а также взаимоконтроля и соответствия документов поставщика и покупателя товаров. Все это требует больших трудовых затрат по расчетам и заполнению документов на бумажных носителях. В результате время обслуживание клиента в сервисном центре значительно увеличивается.

Поэтому возникла задача по разработке АРМ, позволяющей вести учет поступления и реализации комплектующих для сервисного центра ООО «СМАРТ-СОФТ». АРМ мастера сервисного центра позволит производить учет реализации, поступления и хранения товаров. Это обеспечит оперативность, точность и своевременность учета, что в целом повлияет на ускорение обслуживание клиентов в сервисном центре, улучшит качество предоставление услуг по ремонту и обслуживанию компьютерной техники и телекоммуникационных устройств. Разработка АРМ потребует решение следующего комплекса задач:

- обеспечить учет поступления и реализации различных видов товара;

- формирование первичных документов финансовой отчетности для организаций, производящих продажу и покупку;

- контроль за остатками товаров;

- формирование отчетов по движению товаров.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Для учета комплектующих для цифровой техники в сервисном центре можно использовать следующие автоматизированные системы.

1. Автоматизированная система «Галактика Старт» создана корпорацией «Галактика». Галактика Старт - комплексная система автоматизации бухгалтерского учета и торгово-закупочной деятельности, предназначенная для небольших предприятий малого и среднего бизнеса, специализирующихся на оптовой и мелкооптовой торговле, оказании услуг. Возможно ее использование и в бюджетных организациях. Система включает функции оперативного управления хозяйственной деятельностью и ведения бухгалтерского учета в полном объеме. Поддерживает базу данных документов в соответствие с законодательством. Поставляется как в локальном, так и в сетевом варианте [11].

Использование системы Галактика Старт позволяет планировать и контролировать движение материальных и финансовых потоков на предприятии. Галактика Старт работает в едином информационном пространстве. Это означает, что документ, введенный одной службой, повторно не вводится, а используется другой службой для получения отчетов или для дополнения информацией.

Достоинства автоматизированной системы:

- хорошая поддержка складского учета;

- имеется модуль управление сбытом и снабжением;

- возможность одновременного ведения бухгалтерского, налогового и аналитического учета.

Недостатки:

- плохая масштабируемость;

- высокая стоимость;

- ограниченные возможности доработки и изменения программы;

- высокие требования к вычислительной мощности ПК.

2. Автоматизированная система «1С:Предприятие 8.х» (http://v8.1c.ru/) - это современная версия платформы для автоматизации управления и учета, отвечающая современным тенденциям развития ИТ-рынка. В настоящее большое количество коммерческих компаний использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие». Несмотря на значительные изменения, новые версии сохранили идеологическую преемственность с предыдущими версиями [12].

Система «1С:Предприятие 8.х», как и предыдущие платформы, ориентирована на создание и поддержку массовых прикладных решений для малых и средних предприятий.

Достоинства:

- возможность получения обновлений и регламентированных отчетов через Интернет;

- подключение систем правовой поддержки;

- быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов;

- возможность одновременного ведения бухгалтерского, налогового и аналитического учета;

- программа имеется в наличие в сервисном центре ООО «СМАРТ-СОФТ».

Недостатки:

- высокая цена для индивидуальных предпринимателей;

- сложный интерфейс;

- большое число неиспользуемых функций;

- сложность настройки на конкретное предприятие.

3. Программа «Турбо Бухгалтер». Программа «Турбо-Бухгалтер» создана ЗАО “ДИЦ” (Долгопрудненский исследовательский центр - http://www.dic.ru/turbobuh). В настоящее время компания входит в пятерку лидеров на рынке программного обеспечения для бухгалтерии [13]. Компания создала мощный учебно-аналитический инструмент, с помощью которого в единой интегрированной среде комплексно решаются учетные задачи предприятия (рисунок 5).

Рисунок 5 - Интерфейс программы «Турбо Бухгалтер»

Особенности:

- позволяет вести учет хозяйственной деятельности предприятия как от "проводки", так и от "первичного документа" с автоматическим формированием проводок;

- позволяет осуществлять перерасчет при изменении проводок "задним числом";

- можно адаптировать программу к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства;

- позволяет настраивать план счетов, изменять и дополнять аналитические справочники;

- есть возможность формировать различные внутренние отчеты в любом разрезе с помощью встроенного генератора отчетов;

- позволяет изменять и создавать формы первичных и отчетных документов любой сложности с помощью визуального редактора бланков;

- позволяет создавать собственные настройки и прикладные системы.

Недостатки:

- высокая цена;

- сложность сопровождения программы (нет специалиста в компании, знающего программу);

- необходимость обучения персонала работе с программой.

Программа «Инфо-Бухгалтер» создана компанией ООО «Инфо-Бухгалтер» (рисунок 6). Инфо-Бухгалтер - современная российская компания, занимающаяся комплексной автоматизацией учета организаций и индивидуальных предпринимателей (http://www.ib.ru/products/ib10). На протяжении многих лет компания Инфо-Бухгалтер является ведущим разработчиком программ автоматизации бухгалтерского, налогового, складского и кадрового учета.

Рисунок 6 - Интерфейс программы «Инфо-Бухгалтер»

Достоинства программы «Инфо-Бухгалтер»:

- «клиент - серверная» технология обеспечивает полнофункциональную многопользовательскую работу, предоставляет возможность настройки сервера, включая его удаленное администрирование;

- индивидуальная настройка каждого рабочего места пользователя (индивидуальные меню, панели инструментов, журналы и справочники, видимость полей таблиц);

- улучшенный интерфейс предоставляет наглядные диалоги для работы с информацией, а наличие закладок обеспечивает размещение большого объема данных в одном окне;

- индивидуальная настройка позволяет настроить каждое рабочее место, в том числе меню и панели инструментов, журналов и справочников, видимости полей в таблицах диалогов, в отчетах, журналах и справочниках;

- настройки безопасности обеспечиваются широким набором средств по управлению правами пользователей (групп пользователей) на всех уровнях работы с программой.

Недостатки продукта:

- инструментарий не позволяет реализовать ряд функций, которые желательны для выполнения требований заказчика;

- сложный интерфейс;

- сложность сопровождения программы;

- сложность модификации программы;

- высокие требования к вычислительной мощности ПК.

Программные системы «Галактика Старт», «Инфо-Бухгалтер», «1С: Предприятие», «Турбо Бухгалтер» являются сложными системами и могут быть изменены только высококвалифицированными специалистами. Специалисты проводят модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения систем. Стоимость программ «Галактика Старт», «Инфо-Бухгалтер», «1С: Предприятие», «Турбо-Бухгалтер» определяется по цене одного рабочего места и с увеличением числа пользователей растет пропорционально их числу. При большом числе пользователей (5-10 человек) она может быть довольно велика.

Таким образом, приобретение системы-аналога для организации учета комплектующих при оказании услуг клиентам в сервисном центре ООО «СМАРТ-СОФТ» будет экономически невыгодным из-за высокой стоимости систем. Следовательно, рациональным решением будет разработка новой, недорогой и простой в эксплуатации автоматизированной информационной системы учета компьютерных комплектующих - АРМ «Сервисный центр».

1.3.2 Обоснование стратегии автоматизации задачи

Разрабатываемое программное обеспечение для решения поставленной задачи на автоматизацию учета комплектующих должно быть оптимальным для использования с точки зрения удобства. Поэтому программное обеспечение должно иметь экранные формы, которые выполняют следующие основные функции:

- ввод исходных данных в систему;

- хранение введённых данных;

- обработка хранящихся данных;

- печать используемых данных.

Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям, комплексная автоматизация.

Выполним анализ существующих вариантов стратегии автоматизации задачи учета в мебельном салоне. Существует четыре основных варианта:

- автоматизация по участкам;

- автоматизация по направлениям;

- кусочная или хаотичная автоматизация;

- комплексная автоматизация предприятия.

Первый рассматриваемый вариант - это автоматизация предприятия по отдельным участкам. Этот способ автоматизации предприятия заключается в том, что отдельные участки объединяются для использования единого программного обеспечения. Такой подход наиболее эффективен, если выбрать производственные участки, автоматизация которых даст самый большой экономический эффект от внедрения ПО. При таком способе автоматизации предприятия критериями оптимальности являются - общее сокращение сотрудников, упрощение и ускорение обработки данных.

Второй рассматриваемый вариант - кусочная автоматизация на производстве. Кусочная автоматизация на предприятии заключается в том, что компания закупает и инсталлирует автоматизированные рабочие места сотрудников, т.е. покупается программное обеспечение отдельными частями (кусками). Поэтому целостную информационную систему предприятия создать не удается. В результате большой пользы такой вид автоматизации предприятию не приносит. Однако кусочная автоматизация бывает удобна при решении небольших конкретных задач. Если постоянно проводить кусочную автоматизацию, то это приведет к тому, что развитие информационной системы предприятия будет связано с высокими дополнительными финансовыми расходами.

Третий рассматриваемый вариант - комплексная автоматизация работы предприятия. Данный вариант заключается в создании на предприятии общей рабочей среды. Эта электронная среда обеспечивает выполнение всех основных функций сотрудников. В данной среде должно работать большинство работников предприятия, от генерального директора, до обычного рядового сотрудника. При таком подходе вся информация, которая накапливается в процессе деятельности предприятия, сохраняется в базах данных информационной системы, а потом постоянно используется. Комплексная автоматизация предприятия позволяет руководителю предприятия видеть любые производственные показатели бизнес-процессов, проходящих на предприятии. При этом сотрудники имеют возможность своевременно и быстро решать поставленные производственные задачи.

Четвёртый рассматриваемый вариант - автоматизация по направлениям работы предприятия. Автоматизация по направлениям работы предприятия заключается в том, что автоматизируются отдельные направления работы предприятия. Примером является автоматизация учета только производства продукции или автоматизация только учета персонала.

В данной дипломной работе мы выберем наиболее подходящую стратегию автоматизации - по участкам. Согласно этой стратегии предприятие сможет наиболее оптимально автоматизировать деятельность по учету компьютерных комплектующих, получив при этом нужный экономический эффект.

Для рассматриваемого сервисного центра, который занимается ремонтом компьютерной и другой цифровой техники разработка стратегии реализации проекта будет следующей:

- анализ предметной области;

- анализ перспектив развития предприятия в будущем;

- определения основных свойств (характеристик) автоматизированного рабочего места;

- определение основных функций создаваемой в рамках АРМ базы данных;

- анализ систем-аналогов для решения поставленных задач;

- выбор стратегии автоматизации учета компьютерных комплектующих;

- выбор способа приобретения программного обеспечения;

- постановка целей, задачи и подзадач автоматизации;

- определение архитектуры создаваемой базы данных.

Выберем наиболее подходящий метод автоматизации. Существуют два основных метода автоматизации при выборе указанной выше стратегии автоматизации. Первый метод - называется подгонка существующего программного обеспечения под существующие процессы на предприятии. В ходе этого метода на первом этапе осуществляется реинжиниринг производственного процесса, а затем выполняется автоматизация упрощенного производственного процесса. Второй метод называется разработка нового программного обеспечения. Второй метод является более гибким и адаптируемым, но на практике он является более затратным с точки зрения денежных и временных затрат.

Для сервисного центра можно остановиться на следующем варианте - это подгонка существующего ПО под существующие процессы предприятия. В данном случае такой подход будет заключаться в том, что на базе программного обеспечения Microsoft Access будет создано новое программное обеспечение - автоматизированное рабочее место. Выбор такого варианта обеспечит нам более сжатые сроки создания АРМ, а также уменьшит денежные затраты на разработку АРМ.

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

Выполним обоснование способа приобретения программного обеспечения для автоматизации учета компьютерных комплектующих в сервисном центре.

Первый вариант - это покупка готового решения, т.е. покупка коробочного варианта программного обеспечения. Достоинства данного варианта заключаются в следующем:

- отсутствует время разработки программного обеспечение, так как оно уже полностью готово, достаточно его только проинсталлировать;

- возможность выбора из готовых решений, так как на рынке присутствует разнообразное ПО, которое можно использовать для решения задачи автоматизации учета компьютерных комплектующих в сервисном центре;

- существует служба технической поддержки, которая поможет при установке, настройки и сопровождении программного обеспечения.

Недостатки данного варианта:

- высокие затраты на обучение пользователей, которые будут работать с данным программным обеспечением;

- длительное время обучения персонала, т.к. интерфейс новых систем пользователям, как правило, незнаком;

- длительное время адаптации программного обеспечения под задачи конкретного предприятия;

- как правило, автоматизировать все существующие потребности предприятия не представляется возможным или требует значительной переделки всей системы;

- возможность закрытия фирмы-производителя программного обеспечения.

Второй вариант - это разработка нового программного обеспечения под заказ конкретного предприятия. Преимущества данного варианта заключаются в следующем:

- обеспечивается учет всех пожеланий пользователей (заказчика);

- перед созданием программного обеспечения проводится полный анализ предметной области, в результате чего учитываются все особенности работы предприятия;

- в ходе создания нового программного обеспечения создается более простой и удобный интерфейс, так как ПО выполняет только те действия пользователя, которые были указаны в техническом задании, остальные действия просто не закладываются в работу системы;

- высокая скорость работы созданного программного обеспечения, так как в системе не заложены лишние действия, загружающие процессор компьютера;

- возможность со временем доработки программного обеспечения при появлении новых потребностей у заказчика (пользователей);

Недостатки второго варианта:

- высокая стоимость разработки программного обеспечения, так как выполняется полный жизненный цикл программного обеспечения - анализ предметной области, разработка технического задания, проектирование системы, создание системы, тестирование системы, ввод в эксплуатацию;

- длительное время разработки программного обеспечения, так как выполняется полный жизненный цикл ПО - анализ предметной области, разработка технического задания, проектирование системы, создание системы, тестирование системы, ввод в эксплуатацию;

- нет демонстрационных (пробных) версий программного обеспечения, в результате конкретный результат заказчику неизвестен до появления первой версии программного обеспечения.

Третий вариант - это собственная разработка нового программного обеспечения - автоматизированного рабочего места «Сервисный центр». Достоинства данного варианта:

- высокая гибкость при разработке, так как разработчик может подстроиться под требования заказчика;

- при создании нового программного обеспечения обеспечивается учет всех особенностей работы предприятия;

- минимальные сроки адаптации к существующему предприятию. Как правило, система практически готова к эксплуатации, требуются лишь незначительные настройки под пользователей.

Недостатки варианта разработки нового программного обеспечения:

- высокие затраты времени на создание программного обеспечения, так как выполняется полный жизненный цикл ПО - анализ предметной области, разработка технического задания, проектирование системы, создание системы, тестирование системы, ввод в эксплуатацию;

- значительные финансовые затраты, так как выполняется полный жизненный цикл ПО - анализ предметной области, разработка технического задания, проектирование системы, создание системы, тестирование системы, ввод в эксплуатацию.

Сделаем вывод. Бюджет проекта по автоматизации работы сервисного центра достаточно ограничен. Поэтому заказная разработка будет стоить очень дорого. Покупка готового программного обеспечения является неудобным вариантом, так как не удастся учесть все особенности сервисного центра. Поэтому также откажемся от данного способа.

Рассмотрев варианты приобретения информационной системы для решения задачи автоматизации учета компьютерных комплектующих в сервисном центре мы принимаем решение и выбираем собственную разработку. Это обосновано тем, что рассматриваемый комплекс задач для автоматизации не очень велик. Данные задачи можно решить небольшими производственными ресурсами, что подходит для данного проекта автоматизации учета компьютерных комплектующих.

1.4 Постановка целей и задач автоматизации

1.4.1 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью проекта является создание АРМ мастера сервисного центра для учета комплектующих, необходимых в ходе ремонта цифровой техники. Задачи и назначение АРМ:

1) ведение базы данных компьютерных комплектующих для современной цифровой техники;

2) учет сотрудников сервисного центра, занимающихся обслуживанием и ремонтом цифровой техники;

3) обеспечение быстрого поиска данных, сортировки данных по различным критериям;

4) формирование документов по использованным комплектующим в ходе ремонта цифровой техники.

Основные функциональные возможности создаваемого программного обеспечения:

- функциональные возможности должны позволять выполнение ввода и сохранения данных, формирование, проведение и распечатку документов;

- программное обеспечение должно обеспечивать многопользовательский доступ к данным в реальном времени для получения результатов запросов к базе данных, отчётов и вывода их на печать;

- интерфейс АРМ будет обеспечивать выполнение всех функций пользователя через меню программы.

АРМ «Сервисный центр» будет обладать следующими возможностями:

- редактирование данных в БД;

- удобный ввод и редактирование оперативной информации;

- оперативное получение выходных данных;

- наличие дружественного интерфейса, имеющего средства быстрого поиска и позволяющего максимально ограниченно вводить данные (списки выбора, флажки, справочники и т.д.);

- наличие системы проверки корректности вводимых данных;

- соблюдение непротиворечивости и целостности информации при вводе и удалении;

- наличие защиты от действий пользователя, нарушающих связи и целостность информации.

1.4.2 Разработка требований к проектируемой системе (процессу автоматизации)

Рассмотрим основные требования, которые предъявляются к АРМ, так как они формируют общую функциональность создаваемого программного обеспечения и позволят в целом поднять качество оказываемых услуг. При разработке АРМ «Сервисный центр» требуется программное решение следующих задач:

- учет поступления и реализации компьютеров и комплектующих в сервисном центре;

- автоматизация поиска информации по клиентам, комплектующим, поставщикам и пр.;

- формирование как первичных, так и отчетных документов сервисного центра;

- контроль за остатками товаров на складе.

Внедрение АРМ мастера сервисного центра позволит:

- снизить трудоемкость работы менеджера, при этом сокращается внутренний бумажный документооборот;

- повысить оперативность работы сотрудников;

- уменьшить возможность злоупотреблений со стороны персонала, поскольку вся служебная информация хранится в компьютерной системе и в любой момент доступна для контроля, при этом система становится «прозрачной», а все ответственные операции фиксируются в системе.

Программное обеспечение АРМ «Сервисный центр» должно быть достаточным для выполнения всех реализуемых функций при учете компьютерных комплектующих, а также иметь средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять все функции во всех режимах функционирования системы.

1.4.3 Подзадачи автоматизации и функциональная ИТ их решения

Оформление документов по учету комплектующих в сервисном центре происходит вручную. Перед этим происходит ручной поиск информации по необходимым изделиям, которые хранятся на складе. Необходимые отчеты по использованным комплектующим также составляются вручную, что требует значительного времени от мастера сервисного центра. После внедрения проектируемого АРМ весь процесс будет выглядеть следующим образом: в справочниках базы данных будет храниться информация по компьютерным комплектующим, что обеспечит удобство в хранении данных, а так же увеличит скорость заполнения документов, поиска информации. Хранение информации в электронном виде снизит затраты труда на оформление входящих и исходящих документов, а также на формирование итоговых отчетов.

Для создания АРМ необходимо использовать аппаратную платформу файл-сервер. Она позволит всем пользователям ИС получать одновременный доступ к данным, а также, позволит разграничить права доступа разных пользователей к разным данным. В случае же аппаратных и программных сбоев, данная платформа позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость данных.

Функции сервера следующие: хранение информации; предоставление механизма одновременного доступа к данным нескольких пользователей; обеспечение идентификации и разграничение прав доступа разных пользователей к разным данным; обеспечение целостности и непротиворечивости данных в случае аппаратных и программных сбоев; предоставление средств администрирования.

Задача автоматизации учета компьютерных комплектующих в данном проекте делится на несколько подзадач, успешное решение которых приводит к успешному решению задачи целой задачи - автоматизации учета поступления и реализации комплектующих. Можно выделить следующие подзадачи автоматизации:

- автоматизация формирования первичных документов (накладных);

- автоматизация формирования результатных (выходных) документов;

- автоматизация поиска информации;

- автоматизация формирования итоговых отчетов.

Входная информация - это первичные документы учета, а также информация о комплектующих, данные о работниках и пр. Данные вносятся в таблицы посредством соответствующих экранных форм, через них запускается автоматизированное формирование всех документов. Они формируются на основе таблиц БД и справочников. В экранных формах, кроме ввода входной информации, указываются дополнительные реквизиты - дата документа, сотрудник сервисного центра и пр. Итоговые отчеты формируются на основе таблиц БД. Процесс формирования итоговых отчетов запускается из экранных форм, в которые вносится информация по временному периоду.

Результативная информация - это выходные документы, отчеты о реализованной продукции, о поиске данных. Эта информация отображается в виде печатных бланков.

Таблицы с условно-постоянной информацией - это справочники «Контрагенты», «Сведения о фирме», «Номенклатура».

Режим решения задачи - диалоговый.

Периодичность получения результативной информации:

- отчет по приходу компьютерных комплектующих - еженедельно;

- отчет по расходу компьютерных комплектующих - еженедельно;

- отчет по остаткам товара - еженедельно.

1.5 Вывод по первой главе

Разработка АРМ мастера сервисного центра (АРМ «Сервисный центр») позволит в компании ООО «СМАРТ-СОФТ» автоматизировать учет поступления и реализации комплектующих, используемых для ремонта цифровой техники, снизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в ПК, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей в компании. Это позволит сократить время при ремонте цифровой техники, повысить оперативность оказания услуг, улучшить их качество.

...