Інформаційні технології в ресторанному господарстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Державний вищий навчальний заклад

«Полтавський університет економіки і торгівлі»

КУРСОВА РОБОТА

З предмету : «Інноваційні ресторанні технології"

на тему: Інформаційні технології в ресторанному господарстві

Студента (ки) 5 курсу,

групи ТРГ м лис-61 (Х-в)

напряму підготовки (спеціальності) 181 Харчові технології

Моісеєва Д.Ю.

1. Поняття інформаційної технології

Слово технології походить від грецького фечнз (техно) -- мистецтво, майстерність, техніка, вміння; і лпгпж (логос) -- слово, вміння передавати.

Технологія -- це сукупність методів і засобів реалізації людьми конкретного складного процесу шляхом поділу його на послідовність взаємопов'язаних процедур і операцій, які виконуються більш або менш однозначно і мають на меті досягнення високої ефективності певного виду діяльності.

Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, який визначається сукупністю методів і засобів опрацювання, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини або матеріалу. Технологія змінює якість або первинний стан матеріалу.

Інформація, так само як нафта, газ, корисні копалини тощо, належить до цінних ресурсів суспільства. За аналогією з процесом переробки матеріальних ресурсів процес перетворення інформаційних даних також можна визначити як технологію.

Інформаційні технології (ІТ) -- сукупність методів і засобів, що використовуються з метою збирання, зберігання, опрацювання, розповсюдження, відображення й використання різноманітних даних задля потреб людини.

Мета технології матеріального виробництва -- виробництво матеріальної продукції. Мета інформаційної технології -- виробництво даних для їх аналізу людиною й прийняття на їх основі відповідних рішень.

Використовуючи різні технології до одного й того ж вихідного матеріального об'єкта, можна отримати різні вироби. Наприклад, із дерева одержують папір, меблі та інші продукти.

Використовуючи інформаційні технології, можна отримати різні форми подання даних. У матеріальному виробництві для виготовлення продукції використовують спеціальне обладнання: верстати, інструменти. Для інформаційної технології також існують певні інструменти. Найпоширеніші -- комп'ютери та комп'ютерні мережі.

У сучасному інформаційному суспільстві основним технічним засобом опрацювання різноманітних даних є персональний комп'ютер. Для реалізації методів опрацювання даних використовують програми. Поєднання ж інформаційних і сучасних комунікаційних технологій, що забезпечують передавання повідомлень і даних різними засобами (телефон, факс, телебачення, супутниковий зв'язок тощо), докорінним чином змінило рівень і форми ділової та соціальної активності людей. Інформаційні технології в сучасному світі ще називають інформаційно-комунікаційними (ІКТ), підкреслюючи використання комп'ютерних мереж і відповідних сервісів.

Інформаційна технологія відображає сучасне уявлення про процеси перетворення даних в інформаційному суспільстві. Вона являє собою сукупність чітких цілеспрямованих дій щодо опрацювання даних.

Нині інформаційно-комунікаційні технології застосовують у(в):

- управлінні офісом та під час виконання різних офісних задач; Ѓ

- банківській справі;видавничій сфері;

- системах зв'язку і телекомунікацій;

- виготовленні фото;

- автоматизованому проектуванні різних об'єктів (від побутової техніки до космічних кораблів);

- аграрному секторі;

- медицині;

- побуті.

Для використання таких технологій знань з галузі комп'ютерних технологій недостатньо. Потрібні глибокі знання про ті об'єкти, на які спрямовані інформаційно-комунікаційні технології, а це пов'язано із вивченням математики, фізики, хімії, біології та інших галузей знань.

2. Поняття про автоматизацію

Автоматизація технологічного процесу - сукупність методів і засобів, призначена для реалізації системи або систем, що дозволяють здійснювати управління самим технологічним процесом без безпосередньої участі людини, або залишення за людиною права ухвалення найбільш відповідальних рішень.

Основа автоматизації технологічних процесів -- це перерозподіл матеріальних, енергетичних і інформаційних потоків відповідно до прийнятого критерію управління (оптимальності).

Цілі автоматизації

Основними цілями автоматизації технологічного процесу є:

- Підвищення ефективності виробничого процесу.

- Підвищення безпеки.

- Підвищення екологічності.

- Підвищення економічності.

Завдання автоматизації і їх рішення

Цілі досягаються за допомогою вирішення наступних завдань автоматизації технологічного процесу:

- Поліпшення якості регулювання

- Підвищення коефіцієнта готовності устаткування

- Поліпшення ергономіки праці операторів процесу

- Забезпечення достовірності інформації про матеріальні компоненти, вживані у виробництві

- Зберігання інформації про хід технологічного процесу і аварійні ситуації

Вирішення завдань автоматизації технологічного процесу здійснюється при допомозі:

- впровадження сучасних методів автоматизації;

- впровадження сучасних засобів автоматизації.

Автоматизація технологічних процесів в рамках одного виробничого процесу дозволяє організувати основу для впровадження систем управління виробництвом і систем управління підприємством.

Термін «автоматизований» на відміну від терміну «автоматичний» підкреслює необхідність участі людини в окремих операціях, як в цілях збереження контролю над процесом, так і у зв'язку з складністю або недоцільністю автоматизації окремих операцій.

3. Автоматизована система як спосіб покращення роботи підприємств ресторанного господарства

Нині заклади ресторанного господарства відрізняються високою актуальністю серед споживачів, оскільки у сучасному ритмі життя люди готові витратити більше коштів на їжу, ніж на її приготування. Це означає, що власники закладів звертають досить велику увагу на якість обслуговування та сервіс, доволі суворіше ставляться до відбору персоналу, а також застосовують новітні технології та інновації, щоб виділятись на ринку конкурентів швидкістю обслуговування, якістю страв, «фішкою» закладу та його стилем.

З ростом чисельності ресторанів стрімко посилюється і конкуренція, що неминуче призводить до необхідності ефективно і раціонально використовувати наявні ресурси. У цих умовах для успішного ведення бізнесу необхідно інвестувати в засоби та інструменти його підтримки і розвитку. Один з основних інструментів розвитку ресторанного бізнесу - це сучасна система автоматизації ресторанів.

У зв'язку з активним розвитком ресторанного господарства, з підвищенням конкуренції, інтерес до автоматизації управління постійно зростає.

Автоматизація кафе і ресторану дозволяє оптимізувати документообіг, забезпечити порядок на складі. У більшості співробітників ресторанів змінний графік роботи, і вони не завжди встигають обмінюватися інформацією - автоматизація ресторану вирішує цю проблему. Всі дані зберігаються в єдиній системі, користуватися якою просто і зручно. В даний час, особливо у великих містах, автоматизація ресторану є абсолютно необхідним рішенням для того, щоб обігнати конкурентів і зробити свій заклад кращим.

Сучасна система автоматизації ресторану - це професійна система управління рестораном, багатофункціональна і легко модернізована. Метою автоматизації є підвищення ефективності управління рестораном, прискорення обслуговування і мінімізація можливих зловживань, особливо крадіжок. Значна частка успіху складається з відмінного сервісу і оперативної роботи персоналу. Саме можливості автоматизації ресторану дозволяють оптимально поєднувати швидкість і якість.

Очевидні незаперечні переваги автоматизованого ресторану перед іншими подібними закладами:

- висока якість сервісу і швидкість обслуговування клієнтів;

- відсутність помилок при оформленні замовлення;

- обробка і передача замовлення у автоматичному режимі;

- абсолютний контроль всіх процесів від моменту прийому замовлення до його виконання;

- можливість безперервно відстежувати фінансові результати роботи закладу.

Спеціалізований комплекс програмного забезпечення і устаткування для автоматизації ресторанів на порядок розширює можливості управління ресторанним бізнесом:

- автоматизація дозволяє впроваджувати маркетингові та облікові політики нового покоління і завжди мати достовірну інформацію про роботу закладу;

- чітко зафіксувавши обов'язки і відповідальність персоналу, Ви зможете запобігти зловживання з боку співробітників, звести до мінімуму роль людського фактора в управлінні;

- завдяки системі автоматизації ресторану з'являється можливість виключити трудомісткі операції з обліку, забезпечити гнучке управління політикою знижок і бонусів, планувати і враховувати банкети та корпоративні заходи, персоналізувати роботу з клієнтами, вести облік бронювання столиків постійними відвідувачами;

- стає можливим вести безперервний моніторинг роботи всіх структур закладу, аналізувати і прогнозувати результати діяльності ресторану.

Ефективної роботи персоналу досягти досить не просто. Адже слідкувати за кожним замовленням, роботою обслуговуючого персоналу досить важко. У разі неефективного ведення руху грошових коштів підприємство зазнає спочатку падіння, а з плином часу і краху.

Зараз необхідною умовою виживання та утримання підприємства на ринку стає впровадження автоматизованих систем, що дозволяє вести чіткий облік руху грошових коштів, та відвертає можливість розкрадання майна персоналом самого закладу.

Успішний ресторан - це злагоджений механізм, який пропонує своїм споживачам високий рівень сервісу і оперативну роботу персоналу.

У закладах ресторанного господарства вирішуються досить специфічні завдання. Так само як і в інших сферах бізнесу, є замовлення від клієнта, але виконати його треба в обмежений час. Автоматизація кожного процесу скорочує час на обслуговування клієнтів, економить витрати, дозволяючи виконувати замовлення точно і володіти повним контролем над ситуацією. Переваги, які ви отримаєте при автоматизації ресторану перед іншими подібними закладами:

- облік комплексних обідів і типів харчування, облік продуктів за термінами зберігання, облік сезонності споживання;

- оперативне планування закупівель, виробництва, продажу;

- ведення регламентного і управлінського обліку в єдиній інформаційній базі;

- обмін даними з різними фронт-офісними системами;

- звітність (управлінський баланс, стан замовлень покупців і постачальникам);

- роботу з дисконтними і клубними картами;

- захист від можливості крадіжки з боку недобросовісних співробітників.

Підвищення рівня сервісу при автоматизації ресторанного бізнесу забезпечується завдяки:

- точності і прискоренню прийому замовлень гостей;

- забезпеченню сучасними методами управління і оперативного централізованого контролю ресторанного бізнесу;

- ведення єдиного карткового рахунку гостя;

- забезпеченню лояльності гостей за допомогою гнучкості дисконтних, бонусних і знижкових систем.

Сучасні підприємства вимагають найновіших методів управління. Ухвалення управлінських рішень в умовах постійно змінного, динамічного середовища вимагає не тільки аналізу, оцінки і прогнозування внутрішнього розвитку підприємства, але і забезпечення відповідності між зовнішнім мікросередовищем, зовнішнім макросередовищем і результатами фінансово-господарської діяльності підприємства, що, у свою чергу, висуває високі вимоги до інформаційного та інших видів забезпечення управління підприємством.

В даний час однією з динамічних галузей торгівлі є громадське харчування, що стало причиною достатньо жорсткої конкуренції між кафе, барами і ресторанами. У наш час клієнти дуже вимогливі і пред'являють найвищі вимоги до рівня обслуговування, що примушує йти на додаткові витрати для підвищення рівня сервісу і надання клієнтові додаткових послуг.

Гостра конкуренція приводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зловживань з боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.

Складність обліку товарно-матеріальних цінностей обумовлена специфікою виробничого процесу. Товари, що купуються, після передачі у виробництво проходять декілька ступенів переробки, перетворюючись на напівфабрикати, з яких готуються страви. Без чіткого автоматизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені на кухні в процесі роботи, який повинен бути залишок на кухні і коморі. Тільки автоматизована система, що спирається на правильно складені калькуляційні і технологічні карти, може дати відповідь на дане питання. Без цього в громадському харчуванні часто виникає ситуація, при якій персонал має можливість привласнювати продукти або, навпаки, з надлишків продуктів виготовляти страви, які потім реалізуються у змові з офіціантами в обхід каси закладу.

Але і це ще не все. Для оперативного управління рестораном обов'язковий і облік грошей. Щоб визначити прибутковість підприємства, знайти «чорні дірки» у веденні господарства, потрібно враховувати витрати на виробництво, частиною яких є витрати на закупівлю продуктів і інші витрати закладу. Запобігання зловживанням персоналом в закладі повинне починатися із створення такої системи обліку, при якій всі гроші, які платять клієнти, доходитимуть до власників закладу.

Для організації такої системи обліку необхідно застосовувати засоби персоналізації доступу в систему. Кожен офіціант повинен володіти своїм унікальним ідентифікатором (пластикова картка, електронний ключ, відбиток пальця і тому подібне), що дозволяє однозначно ідентифікувати користувача і, тим самим, розмежувати доступ до інформації в системі (проведення тих або інших операцій, зміна рахунків, виписаних іншими співробітниками, зміна своїх сплачених рахунків). Кожен факт відміни замовлення повинен фіксуватися в журналі реєстрації підозрілих дій і контролюватися пізніше адміністратором системи. Всі рахунки, що видаються клієнтам, повинні роздруковуватися тільки після того, як інформація про замовлення внесена до бази, а подальша зміна їх рядовими співробітниками повинна бути заборонена.

Облік на підприємствах громадського харчування достатньо специфічний -- тут поєднуються виробництво і роздрібна торгівля. В процесі виробництва необхідно враховувати і контролювати наступні види товарно-матеріальних цінностей:

- Товари, що купуються з метою продажу; вони ж іноді є і сировиною для виробництва. Наприклад, алкогольні напої можуть продаватися в чистому вигляді або входити до складу коктейлів.

- Напівфабрикати -- результат виробництва, що входять до складу страв, що продаються, але продажі, що не є об'єктами. Наприклад, фарш входить до складу котлет, тефтелей і тому подібне

- Страви і напівфабрикати -- результат виробництва і об'єкт продажу.

Підрозділи, на яких потрібний ретельний облік руху ТМЦ і грошових коштів:

- Склад, де відповідальна особа -- комірник, що приймає товари від зовнішніх постачальників і, в міру необхідності, видає їх на кухню і в бар.

- Виробництво, де відповідальною особою є технолог або шеф-кухар.

- Бар, де відповідальний бармен.

- Місця реалізації готової продукції, де необхідно контролювати процес розрахунків з клієнтами.

Для ефективної роботи підприємства громадського харчування необхідно контролювати рух кожного товару, страви, напівфабрикату на кожній конкретній ділянці виробництва. З цією метою, а також для розрахунку собівартості і ціни готової продукції складають калькуляційні карти, які засновані на даних про постачання сировини, і технологічні карти. Останні описують технологію приготування напівфабрикатів і страв, а також норми закладки сировини. Будь-які зміни в нормах закладки і у вартості сировини повинні відбиватися в калькуляційній карті.

Автоматизація дозволяє також вести облік руху товарів між підрозділами ресторану. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі і прибуткують у одержувача. У базі даних можуть зберігатися і електронні копії калькуляційних карт, і історія їх змін. Тому можна відстежувати динаміку змін сировинного набору, його вартості і за лічені секунди отримувати повну картину роботи кухні.

Автоматизована система управління підприємством громадського харчування дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку товарообігу і грошей, але і організувати специфічні засоби залучення клієнтів. Прикладом може служити організація клубної системи, реалізованої в «Ресторан+». Наявність добре організованої клубної системи дозволяє реалізувати множину корисних для власників і відвідувачів можливостей:

- ідентифікація відвідувачів і доступ в клубну зону;

- формування системи знижок для постійних відвідувачів;

- реалізація дисконту в межах мережі закладів;

- ведення розрахунків з утримувачами клубних карт;

- залучення нових клієнтів;

- проведення маркетингових досліджень;

- створення додаткового рекламного простору;

- підвищення іміджу закладу в очах клієнтів і конкурентів.

4. Опис системи

Система «Ресторан+» призначена для комплексної автоматизації оперативного обліку на підприємствах громадського харчування (мережах підприємств громадського харчування). Основними достоїнствами системи є:

- масштабованість -- мережі підприємств, великі ресторани, бари, fast-food, невеликі ресторани;

- зручність роботи -- інтуїтивно-зрозумілий графічний інтерфейс, система підказок, робота з сенсорними екранами;

- універсальність -- гнучка система обліку оплат, підтримка будь-яких організаційних структур, дисконтна система, багатоваріантність технологій обслуговування клієнтів, розвинений механізм регулювання прав доступу користувачів системи, ведення двох варіантів обліку: управлінський і фінансовий.

Програмний комплекс «Ресторан+» не є самостійною програмою і призначений для використання з системою «1С:Підприємство 7.7. Компонент Оперативний облік». Система захищена від копіювання апаратним ключем захисту. Схему «класичного» ресторану можна представити у вигляді взаємодії наступних підрозділів: складу (комора), виробництва (кухня і бар) і місця реалізації продукції. Для успішної організації обліку потрібна правильна розстановка засобів автоматизації на території закладу.

5. Загальні можливості системи «Ресторан+».

1. Підтримка всіх найбільш поширених операцій, пов'язаних із закупівлею і зберіганням продуктів, приготуванням і реалізацією страв:

- облік наявності і руху продуктів на складі, виробництві;

- контроль ситуації в залі;

- автоматичне списання продуктів з виробництва на підставі калькуляцій на страви і напівфабрикати;

- облік взаєморозрахунків з постачальниками.

2. Ведення двох видів обліку ресторанної діяльності:

- управлінський (для власників, керівників і співробітників);

- фінансовий (для правильного віддзеркалення в бухгалтерському обліку).

3. Реалізація обліку на підприємствах з різними видами обслуговування:

- ресторани, кафе;

- бари;

- Fast-food;

4. Доставка продуктів.

5. Реалізація різних методик списання собівартості товарів і продуктів (окремо для фінансового і управлінського обліку):

- FIFO;

- LIFO;

- середньозважена.

6. Можливість ведення обліку в розрізі підрозділів підприємства громадського харчування. Використання такої методики дозволяє для кожного підрозділу визначати:

- незалежну цінову політику;

- індивідуальне меню;

- індивідуальні калькуляційні карти страв;

- групи співробітників за місцем їх роботи;

- розподіл місць виробництва і реалізації продукції за підрозділами.

7. Вбудована клубна система дозволяє:

- ідентифікувати відвідувача для доступу в клубну зону;

- організувати гнучку систему знижок;

- вести розрахунки з утримувачами клубних карт.

8. Облік харчування персоналу.

9. Формування попереднього замовлення на проведення банкету і розробка замовлення на закупівлю.

10. Автоматизоване введення замовлень, що вимагає мінімальної підготовки персоналу, -- виключає значну частину помилок в роботі, підвищує швидкість і якість обслуговування клієнтів.

11. Друк замовлень і передача спеціальних повідомлень на віддалениі кухонні і барні принтери.

12. Отримання офіціантом інформації про виконані на місцях виробництва замовлення.

13. Друк чека на фіскальному реєстраторові на підставі раніше введеного замовлення.

14. Видача фірмового рахунку клієнтові.

15. Велика кількість звітів реального часу для отримання інформації про роботу підприємства.

16. Створення управлінського балансу підприємства.

17. Отримання детальних звітів про роботу дисконтної системи.

18. Широкий спектр аналітичних звітів, формування різних видів звітів про продажі і виручку за заданий період.

19. Вивантаження даних в «1С:Бухгалтерію 7.7 для України».

20. Централізоване управління правами користувачів системи засобами програмного комплексу «Мідас 7.7/8.0».

21. Повна авторизація доступу, формування протоколу роботи користувачів з фіксацією дати і часу здійснення дії.

22. Застосування магнітних, штрих-кодових, проксіміни-карт, сканерів відбитків пальців і ключів, iButton для ідентифікації користувачів системи.

23. Настройка інтерфейсів робочих місць і підключеного до них устаткування виконується в спеціалізованому довіднику «Настройка робочого місця», що полегшує процес адміністрування системи.

24. Можливість створення наборів прав і інтерфейсів для оперативного управління політикою доступу користувачів системи до інформації.

25. Швидка настройка системи на особливості конкретного підприємства.

26. Контроль робочого часу.

27. Отримання інформації про наявність вільних місць в залі (хостес).

28. Введення результатів інвентаризації самою матеріально-відповідальною особою на його робочому місці.

29. Використання при інвентаризації електронних вагів.

30. Управління устаткуванням ігрових залів і розрахунок наданого ігрового часу з допомогою компоненти «MPower».

31. Управління пивними кранами, встановленими на столиках в залі і автоматичний розрахунок відпущених напоїв з допомогою компоненти «MBeer».

6. Робочі місця

Робоче місце «Адміністратор»

Спеціалізоване робоче місце адміністратора системи, що дозволяє виконувати:

- загальну настройку системи;

- формування меню;

- ведення списку персоналу;

- формування калькуляцій;

- управління дисконтною системою;

- контроль діяльності персоналу;

- звіти по виробництву;

- звіти по реалізації блюд;

- фінансові звіти;

- спеціалізовані звіти по роботі персоналу;

- фінансовий аналіз діяльності підприємства.

Робоче місце «Офіціант»

Спеціалізоване робоче місце (термінал), обладнане touch-screen-монітором і що дозволяє здійснювати наступні дії:

- авторизований вхід в систему;

- вибір столу на графічній схемі залу;

- введення і збереження замовлення;

- роздрук вимоги на приготування страв і напоїв на віддалених принтерах (бар, кухня);

- передачу спеціальних повідомлень на кухню або в бар (наприклад, «готувати пізніше», «готувати без солі» і так далі);

- доповнення раніше введеного замовлення (дозаказ);

- розділення раніше введеного замовлення;

- роздрук рахунку, що подається клієнтові перед остаточним розрахунком, з можливістю друку на фірмових бланках.

Робоче місце «Офіціант» в режимі «Інвентаризація»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

- авторизований вхід в систему;

- введення даних інвентаризації;

- використання електронних вагів і ваги тари для отримання чистого залишку продукту;

- роздрук результатів інвентаризації на барному принтері.

Робоче місце «Касир»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

- авторизований вхід в систему;

- друк чека на касовому апараті;

- передача замовлення одного офіціанта іншому;

- зміна столу при переміщенні клієнтів по залу;

- закриття рахунків офіціантів;

- вибір типу оплати: готівка, кредитні карти або безготівковий розрахунок, спецобслуговування, харчування штату;

- призначення знижки/націнки (за наявності відповідних прав);

- функції робочого місця офіціанта (при необхідності).

Робоче місце «Хостес»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

- авторизований вхід в систему;

- отримання інформації про вільні місця в залі для розміщення відвідувачів.

Робоче місце «Склад»

Спеціалізоване робоче місце комірника, що дозволяє виконувати операції по товарному обліку:

- прийом товарів від постачальників (закупників);

- передача товарів в підрозділи (виробництво);

- інвентаризація складу;

- отримання звітів про залишки і рух товарів;

- списання товарів;

- повернення товарів постачальникам.

Мобільне робоче місце офіціанта:

Мобільне робоче місце організоване на базі кишенькового персонального комп'ютера типу POCKET PC. Інтерфейс мобільного робочого місця офіціанта функціонально забезпечує виконання основних операцій по обслуговуванню клієнта аналогічно варіанту з використанням Touch screen. У складі однієї системи можлива одночасна робота як мобільних, так і стаціонарних робочих місць офіціанта.

Використання мобільних робочих місць можливе у випадках, коли монтаж проводки комп'ютерної мережі неможливий (не дозволяє інтер'єр або неможливе проведення робіт по прокладці кабелів) або недоцільний (літні кафе, майданчики).

Застосування мобільних робочих місць офіціантів дозволяє:

- відмовитися від використання паперових блокнотів, що зменшує час, що витрачається на реєстрацію замовлення;

- вводити замовлення безпосередньо у столу клієнта, що дає можливість своєчасно уточнювати замовлення;

- поліпшити імідж ресторану за рахунок використання новітніх досягнень науки і техніки.

7. Доцільність застосування інформаційних технологій в ресторанному бізнесі

Ресторанний бізнес - це одна з галузей індустрії гостинності, що перспективно розвивається в світі і Україні зокрема. Люди приходять до ресторану не тільки скуштувати вишукані страви, а й відпочити, отримати естетичне задоволення і просто поспілкуватися один з одним. Досягнення успіху у розвитку будь-якого бізнесу, у тому числі і ресторанного, залежить від безлічі факторів, одним з яких є використання інформаційних технологій.

Метою даної роботи є вивчення застосування сучасних інформаційних комп'ютерних технологій в ресторанному господарстві.

Сучасні інформаційні комп'ютерні технології, розроблені спеціально для підприємств громадського харчування, дозволяють значно спростити, оптимізувати і прискорити цілий ряд рутинних, специфічних для цього бізнесу операцій . В даний час для автоматизації підприємств громадського харчування використовують такі системи автоматизації: «R-Keeper», «IikoChain», «1С-Рарус», «UNISYSTEM Ресторан», «X-КАФЕ», «Microinvest Склад Pro» та інші.

Сучасний ресторан кафе, бар, клуб, готель - це, перш за все, красивий і комфортний спосіб проведення часу, один з основних елементів дозвілля. Організація подібного процесу вкрай складна за своїм змістом та наповненням і вимагає: дотримання санітарних і технологічних норм, контроль за стилем і культурою поведінки обслуговуючого персоналу, за обліковим процесом, аналіз транзакцій, облік надходження продуктів, формування вартості страв і напівфабрикатів, процедури списання продуктів. Вимога автоматизації всіх цих процесів випливає, перш за все, з необхідності врахування великої кількості деталей, які узагальнимо до: неможливості наочного контролю керівниками кожного технологічного процесу за умов диверсифікації та відокремленості технологічних процесів; необхідності швидкого прийняття рішень і високої мобільності людських кадрів.

Зручність автоматизації та інформатизації процесів на підприємстві громадського харчування очевидна не тільки з точки зору «ведення справ», але і з позицій клієнтів, так як інформаційні системи дозволяють більш оперативно здійснювати розрахунки з відвідувачами, черговість обслуговування, забезпеченість пропонованого меню усіма необхідними інгредієнтами.

Наприклад, впровадження систем оплати пластиковими картами та депозитно-дисконтними системами, дозволяє різко розширити можливості закладу ресторанного господарства, разом з організацією спільних акцій з провідними банками. Системи не просто підтримують безготівкову форму оплати, а й ведуть облік постійних та корпоративних клієнтів, дозволяють управляти системою знижок і бонусів, підтримувати віддалений доступ клієнтів для формування заявок і замовлень. Великий потенціал отримують всякого роду програми з підвищення лояльності клієнтів (знижки, бонуси, спеціальні пропозиції тощо), формування постійної клієнтської бази.

Метою автоматизації ресторанного бізнесу є підвищення ефективності управління підприємством харчування, прискорення швидкості і якості обслуговування гостей, мінімізація зловживань персоналу .

Програми для автоматизації ресторану повинні бути багатофункціональним системами для підвищення прибутковості та зниження витрат підприємства, легкими у впровадженні та простими в обслуговуванні.

Автоматизація ресторану за допомогою програм компанії «1С-Рарус» дозволяє оптимально поєднувати всі функції, необхідні для ефективного управління рестораном, надаючи високу надійність і якість.

Програма «R-Keeper» призначена для автоматизації продажу, обслуговування клієнтів, роботи кухні і барів, накопичення та аналізу даних з продажу і сервісу за різні проміжки часу на підприємствах громадського харчування та центрах індустрії розваг. Накопичені дані використовуються в системах складського обліку та бухгалтерського обліку.

Продукт "1С:Підприємство 8. Ресторан" призначений для автоматизації процесів обслуговування відвідувачів на підприємствах індустрії харчування та гостинності . За допомогою цього рішення можуть бути автоматизовані одиночні і мережеві підприємства будь-яких форматів і концепцій: ресторани, кафе, бари, їдальні, готельно-ресторанні комплекси, розважальні центри та інші підприємства харчування.

Програмний продукт «IikoChain» - це рішення для успішного управління як окремим рестораном чи кафе, так і ресторанної мережею і корпорацією в цілому. Дана програма дозволяє здійснювати звітність в розрізі по ресторанах і загальну звітність ресторанної мережі з продажу, виробництва, персоналу та фінансів, а також управління залишками та складськими запасами на рівні всіх підрозділів .

Програмний комплекс «UNISYSTEM Ресторан» здійснює централізований товарний і фінансовий облік підприємства, орієнтований на глобальний контроль руху товару та грошових коштів . Система моніторингу торгового залу дозволяє відстежувати всі операції з обслуговування клієнтів офіціантами .

Автоматизація ресторанного бізнесу дозволяє виключити втрати прибутку з причини людського фактора, збільшити швидкість обслуговування клієнтів і навіть виробити маркетингову стратегію бізнесу.

Попри громіздкість, як може здатися на перший погляд, кожний програмний продукт використовує мінімум ресурсів, оскільки вже на першому етапі проектування повністю спрямований для використання на ПК невеликої потужності. Таким чином, така перевага дає змогу пересічним користувачам швидко та зручно освоїти певний програмний комплекс у власних цілях.

В сучасних умовах ринкової економіки все актуальнішою стає проблема інформаційного забезпечення, особливо для підприємств готельно-ресторанного бізнесу. Зараз на ринку готельних послуг можна спостерігати високий рівень конкуренції, розмаїття видів основних і додаткових послуг та підвищення рівня обслуговування. Зростання складності управління, необхідність введення контролю за усіма видами діяльності підприємств готельно-ресторанного бізнесу зумовлює необхідність впровадження новітніх інформаційних технологій, з допомогою яких можна здійснювати фінансово-облікову і господарську діяльність, а також прискорити процес утворення та продажу пакетів послуг споживачам.

Тому незалежно від розміру підприємства готельно-ресторанного бізнесу, його категорії, кількості місць, його номерного фонду та місця розташування процес автоматизації та інформатизації Є дуже актуальним. Активне впровадження сучасних інформаційних технологій у діяльність підприємств гостинності є запорукою та необхідною умовою їх продуктивної роботи. В сучасних умовах забезпечити високий рівень ефективності рішень проблем управління підприємством готельно-ресторанного бізнесу можна тільки з допомогою інформаційних комп'ютерних систем та технологій, які гарантують велику швидкість обробки та передачі інформації, її надійність, оперативність, точність.

В умовах переходу до інформаційного суспільства дуже актуальним також є здійснення комплексного дослідження застосування інформаційних комп'ютерних технологій в управлінні підприємствами гостинності, тому що їх вплив на ефективність функціонування суб'єктів готельної сфери досі не визначено. З метою підвищення продуктивності праці за рахунок зниження вартості та собівартості пакетів послуг, а також підвищення кваліфікації та професійного рівня працівників необхідно здійснювати комплексну інформатизацію та інформатизацію у сфері управління фінансово-господарської діяльності підприємств гостинності.

Широкомасштабне застосування комп'ютерних інформаційних технологій управління бізнесом наразі є пріоритетним напрямом розвитку готельно-ресторанного бізнесу в нашій країні з обов'язковим урахуванням та вивченням досвіду аналогічних підприємств в інших країнах.

Інформаційні технології - це процес використання сукупності методів та засобів збору, структурування та передачі даних для отримання нової якісної інформації про явище, стан об'єкта або процес.

Отже, на цей момент розвитку господарства та економіки найважливішим стратегічним ресурсом, який безпосередньо впливає на конкурентоспроможність та перспективи розвитку підприємств гостинності, стає інформація. Тобто системно організована сукупність засобів і методів здійснення процесів збирання, пошуку, накопичення, структурування, обробки, реєстрації, збереження, передачі та захисту інформації на базі використання математичного апарату комп'ютерного забезпечення, застосування засобів обчислювальної техніки і зв'язку.

Головними ознаками для класифікації інформаційних комп'ютерних систем є наступні: вид використання мережі ЕОМ,масштабність охоплення завдань управління, тип використаних технологічних операцій, метод реалізації в комп'ютерній системі, тип інтерфейсу споживача та ін. Обмін інформацією між навколишнім середовищем та системою, а також складовими системи впливає на процес управління. Тобто можна отримати точну інформацію про стан системи у будь-який момент, про здійснення або нездійснення мети впливу на систему для виконання задач управління.

Автоматична інформаційна система, яка призначена для обробки інформації та прийняття управлінських рішень, є сукупністю програмних, технічних і технологічних засобів та фахівців відповідних галузей, економіко-математичних методів та моделей, а також інформації в цілому.

Отже, технічно інформаційна система є набором взаємопов'язаних компонентів, пристосованих для пошуку, збирання, обробки, реєстрації, накопичення, зберігання, передачі та розподілу інформації, яка необхідна для процесу управління суб'єктом готельно-ресторанного бізнесу. Також з допомогою інформаційних систем і технологій менеджери будь-якого рівня можуть проводити аналіз роботи об'єктів готельно-ресторанного бізнесу та проблем, що виникають у процесі цієї роботи, створювати нові пакети сервісів та послуг. Організувати роботу готельно-ресторанного комплексу як складної системи організації та управління відповідно до сучасних умов розвитку господарства та до світових вимог можна тільки з допомогою впровадження та використання новітніх інформаційних технологій.

Тобто всі види інформації, необхідної для управління готельно-ресторанним комплексом, є складовими інформаційної системи. На будь-якому рівні управління інформаційна система та система управління залежать одна від одної та взаємопов'язані. А ресурсом, який визначає якість та ефективність роботи різноманітних служб підприємства гостинності, стає інформація.

В інформаційній системі для збору інформації використовуються три процеси - введення, обробка і виведення інформації, яку потребують суб'єкти готельного бізнесу для аналізу проблем, прийняття рішень, управління, виробництва нових послуг та сервісів. На етапі введення інформації комп'ютерна система фіксує інформацію, що надійшла зсередини готельно-ресторанного комплексу, або інформацію, отриману ззовні. На етапі обробки інформація структурується. На останньому етапі структуровані відомості передаються тим службам, які потребують цієї інформації для своєї успішної діяльності.

Для переробки отриманих даних у значущу інформацію комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології. Отже, треба чітко розуміти різницю між інформаційною системою з одного боку та комп'ютером і комп'ютерною програмою з іншого. Інструментарієм та технічною базою сучасних інформаційних систем є електронні обчислювальні машини та їх програмне забезпечення. Устаткуванням для переробки, структурування, розподілу та передачі інформації є комп'ютери. Для управління роботою комп'ютера і обробки інформації призначені комп'ютерні програми, тобто програмне забезпечення. Таким чином, комп'ютер є лише частиною інформаційної системи.

Слід усвідомлювати, що комп'ютери та програмне забезпечення - це тільки матеріали й інструменти, що сприяють підвищенню ефективності та спрощенню роботи інформаційних систем. Щоб краще представити роботу інформаційних систем підприємства гостинності, необхідно розуміти процеси, які відбуваються у його внутрішньому та зовнішньому середовищі, проблеми, для вирішення яких створені ці інформаційні системи, та визначити їх структуру. Тому об'єднання інформаційної системи готельно-ресторанного комплексу з комп'ютерними технологіями є основною задачею сучасного менеджменту.

З допомогою інформаційних технологій та систем менеджери можуть вирішувати те, що до їх появи виконати було неможливо, та і якість, і швидкість роботи значно покращується. Тому нові можливості, які дає застосування і впровадження інформаційних комп'ютерних систем і технологій, допомагають менеджерам знизити ризики і невизначеність у їх роботі та швидко починають грати головну роль в бізнесі.

Але слід мати на увазі, що під «новими» можливостями інформаційних систем управління треба розуміти нові тільки для нас можливості. Такі системи, як, наприклад, система прийняття рішень, в розвинених країнах вже використовують впродовж двох десятиліть, а в нашій країні, на жаль, ще не набули досить широкого використання.

Головною метою інформаційних технологій є утворення, поглиблення та підтримка конкурентних переваг, сприяння більш ефективному управлінню готельно-ресторанним комплексом і швидке реагування на динаміку ринку. Щоб досягти цієї мети, необхідно збудувати інформаційну комп'ютерно-технологічну систему за наступними ознаками:

- доступність системи для кожного споживача з будь-якого місця у будь-який час;

- доступність будь-якого об'єкта інформації до необмеженої кількості споживачів одночасно;

- гнучкість та маневреність програм для здійснення переходу до інформаційної мереживної архітектури.

Постійне зростання значення інформаційних ресурсів для людства в цілому дедалі більше привертає до себе увагу і частіше стає предметом наукових досліджень. Адже постійне вдосконалення і розвиток інформаційних систем і технологій, їх проникнення у всі сфери життєдіяльності сприяє розвитку економіки, суспільства і держави в цілому. Зважаючи на вищесказане, дуже важливо усвідомлювати, що конкурентоспроможність країни в цілому визначається ступенем розвитку національних інформаційних ресурсів.

Також важливо розуміти, що ступінь впровадження і застосування інформаційних технологій і систем віддзеркалює міжнародний досвід утворення, використання та захисту національних інформаційних ресурсів. Класичні системи структурування даних, які використовували реляційні моделі обробки та технології «клієнт - сервер», поступово замінюються принципово новими напрямами реалізації більш сучасної інформаційно-технологічної ідеології.

Забезпечити безпечний, централізований і гнучкий розподіл ресурсів інтересах «віртуальних організацій» в створених для вирішення задач, які виникають у складних швидкоплинних ситуаціях, можна тільки з допомогою організації інформаційного ресурсу у вигляді так званої «матриці».

Таким чином, можна зробити висновок, що інформаційні ресурси - це інформаційна інфраструктура та продукція інформаційної діяльності, яка її наповнює і дає змогу вирішувати певні проблеми. При цьому слід зауважити, що ці складові доповнюють одна одну, є невід'ємними одна від одної і не можуть бути використані окремо.

Планування розвитку інформаційних ресурсів здійснюється з метою підвищення ефективності управління та зменшення витрат і має робитись за такими основними напрямами:

- розвиток та удосконалення економічних, організаційних та правових механізмів використання інформаційних ресурсів;

- розвиток та удосконалення інформаційних технологій та інформаційно-математичних моделей, які застосовуються в системах прийняття рішень;

- захист інформаційних ресурсів від несанкціонованого використання і підвищення надійності доступу та захисту інформаційних ресурсів.

Проте дуже повільні процеси інноваційного вдосконалення управління, а також аналіз стану утворення і використання інформаційних ресурсів свідчать про безсистемність, без адресність і непослідовність інформаційної політики в Україні. Це пояснюється відсутністю єдиної державної системи поглядів на забезпечення інформаційної безпеки держави і державної концепції національної інформаційної політики та інформаційної безпеки.

Таким чином, необхідно покращувати якість управління бізнесом з допомогою впровадження і застосування новітніх інформаційно-комп'ютерних систем і технологій із метою підвищення ефективності надання готельно-ресторанних послуг. Внаслідок розвитку та вдосконалення інформаційного забезпечення та інформаційних систем управління можна отримати:

- зниження вартості і собівартості обслуговування за рахунок скорочення управлінського і обслуговуючого персоналу;

- зменшення часу і витрат на обробку і структурування інформації;

- економію витрат завдяки скороченню фонду заробітної плати, вартості програмного забезпечення, поштових витрат, комунальних послуг.

- нематеріальні вигоди від поліпшення якості та швидкості обслуговування, підвищення продуктивності, прийняття більш ефективних рішень, поліпшення контролю.

Під поняттям інформації слід розуміти дані, які оформлені таким чином, що набувають змісту, сенсу і користі для діяльності людини. Дані ж, навпаки, містять лише сирі факти про події, які відбувалися у внутрішньому або зовнішньому середовищі перед тим, як вони були оброблені і структуровані до вигляду, придатного до розуміння і використання.

Процес отримання і передачі інформації - це передача оброблених і структурованих даних в одному чи різних напрямках. Але, навіть коли інформація передається в одному напрямку, дуже часто відбувається її затримка та викривлення, а також процес перетворення залежно від адресата. Коли інформація передається від підлеглих до керівника, відбувається її узагальнення, і навпаки, під час передачі інформації вниз (від керівника до підлеглих) вона конкретизується. Головним у цьому процесі є мінімальне викривлення інформації за максимальної швидкості передачі, тому що в основному від цього залежить ефективність роботи і прибутковість підприємства гостинності.

Робочий процес включає в себе постійний обмін інформацією, існуючі напрями обміну при цьому горизонтальні - тобто між керівниками або підлеглими одного рівня, або вертикальні - між підлеглими та керівником, або між керівником та підлеглими. Джерелом інформації можуть виступати будь-які відомості, отримані з внутрішнього або зовнішнього середовища.

На ефективність прийнятих рішень може впливати низка не пов'язаних між собою факторів: кваліфікація, досвід, особисті якості та знання керівника; кваліфікація, досвід, знання підлеглих, ситуація на ринку; погодні умови; економічна ситуація; достовірність, своєчасність та якість інформації.

Для ефективного та успішного управління готельно-ресторанним комплексом необхідно, щоб використана інформація була оперативною та достовірною. Для цього її треба зібрати,обробити, структурувати, зберегти і передати з допомогою новітніх інформаційно-технологічних засобів і методів. Об'єктивна необхідність цього полягає в вимогах сучасного ринку послуг,що потребує оперативного та адекватного реагування на зміни та проблеми, які виникають у внутрішньому та зовнішньому середовищі. Але після отримання точної, своєчасної, об'єктивної інформації необхідно вміти ефективно скористатися нею, вміти її структурувати і осмислювати, робити висновки та втілювати результати попередніх етапів роботи з інформацією в управлінські рішення. Таким чином, наявність інформаційної складової в процесі управління незаперечна та очевидна, тобто інформація є базою всього процесу управління.

Ті дані, які зменшують невизначеність важливих для менеджера подій, мають особливу цінність у масиві інформації. Сума необхідних для сприйняття і усвідомлення відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, є сутністю інформації. З допомогою такої інформації можна знайти низку альтернативних рішень конкретної проблеми, виробити оптимальне управлінське рішення і здійснити контроль над його втіленням, зробити комплексну оцінку причин виникнення та розвитку проблемної ситуації.

Якість інформації, її зміст, сучасність і склад забезпечує дієвість та ефективність управління. Не лише економічні знання та відомості, а повноцінне використання інших видів інформації - наукової, технічної, технологічної - необхідно використовувати для всебічного і повного аналізу інформації. Джерела інформації діляться на планові, невраховані і враховані.

Всі види планів, розроблених у готельно-ресторанному підприємстві, тобто цінники, кошториси, проектні завдання, нормативні матеріали, технологічні карти, а також госпрозрахункові, поточні, оперативні, перспективні завдання називаються плановими джерелами інформації.

Всі види звітності та облікова документація, а також відомості, що містяться в документах бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку, називаються обліковою інформацією.

Звітність та бухгалтерський облік відіграють найважливішу роль в забезпеченні аналізу інформації, тому що в них найбільш повно відображаються процеси управління і господарська діяльність та їх результати. Таким чином, забезпечити застосування засобів, необхідних для покращання господарювання і досягнення найвищих результатів в цьому напрямі, можливо тільки з допомогою своєчасного і повного аналізу інформації, отриманої з первинних та зведених облікових документах.

Для поглибленого вивчення, аналізу та осмислення закономірностей і виявлення взаємозв'язків необхідно використовувати інформацію статистичного обліку, яка містить кількісні дані, що характеризують процеси та явища мовою цифр.

Відомості звітності та обліку надають можливість створити умови для підвищення ефективності досліджень і господарювання в цілому, виконуючи безпосередній оперативний аналіз господарської діяльності готельно-ресторанного підприємства з усіх боків.

Джерелами інформації також вважаються:

1. Договори, рішення арбітражу, судових органів, угоди, рекламації та інші господарсько-правові документи.

2. Укази президента, закони держави, постанови урядуй органів місцевого самоврядування, акти перевірок та ревізій, накази вищих органів управління, розпорядження і накази керівництва підприємств гостинності та інші офіційні документи, які регламентують господарську діяльність.

3. Документи, які регулюють господарську діяльність.

4. Документація технічного та технологічного характеру.

5. Рішення ради трудового колективу або загальних зборів як окремих підрозділів, так і всього колективу готельно-ресторанного підприємства.

6. Інформація, отримана під час ділових зустрічей з колегами або під час зборів членів трудового колективу підприємства гостинності.

7. Отримані зі СМІ, інтернету та інших джерел інформації матеріали, які інформують про впровадження передового досвіду та інновації в готельно-ресторанному бізнесі.

8. Інформація, отримана під час обстежень стану надання послуг безпосередньо на робочих місцях, з використанням хронометражу, фотометрії та іншими способами. Інформація буває зовнішньою і внутрішньою залежно від об'єкта дослідження. Інформація, отримана з офіційних господарсько-правових документів, спеціальних та періодичних видань, статистичних збірників конференцій, семінарів, опитувань або ділових зустрічей тощо називається зовнішньою. А відомості та звіти статистичного, бухгалтерського або оперативного обліку, а також нормативні акти, розроблені для потреб конкретного готельно-ресторанного підприємства, називаються внутрішньою інформацією. Також інформація поділяється на основну і допоміжну, яка необхідна для отримання більш повного опису та характеристик об'єкта, залежно від відношення до предмета дослідження.

З появою нових обставин і подій в процесі господарювання з'являється і формується епізодична інформація. З регулярної та епізодичної складається аналітична інформація.

У свою чергу, регулярна інформація, яка складається з планових та облікових даних, може бути розподілена на змінну, постійну і умовно-постійну. Ті відомості, які зберігають своє значення впродовж тривалого часу, наприклад шифри, коди, номери рахунків, порядок проведення бухгалтерського обліку тощо, належать до постійної інформації. Нормативи і планові показники,які діють протягом певного відрізка часу, належать до умовнопостійної інформації. Звітні відомості на певну дату, наприклад плани здачі, або на певний період часу належать до змінної інформації.

Залежно від процесу обробки інформація поділяється на первинну, яка містить відомості, наприклад, про результати інвентаризації, обстежень або первинного обліку, та вторинну, вже оброблену і структуровану, яка містить різного роду звітність,огляди, резюме тощо.

Передача інформації, яка є необхідним, першорядним і неодмінним елементом ефективної роботи великого готельно-ресторанного комплексу, має бути налагодженою і безперервною. В цьому процесі особливе значення набуває достовірність і оперативність отриманих даних. Вирішувати задачі організаційного-технологічного процесу готельно-ресторанного комплексу допомагає внутрішня інформаційна система, яка має виробничій характер, і, в першу чергу, відповідає за процеси забезпечення підприємства матеріально-технічними ресурсами. Така інформація надає цінні відомості для прийняття управлінських рішень,а також забезпечує підвищення якості та ефективності послуг,одночасно знижуючи витрати. Крім того, інформація є найважливішим чинником у прогнозуванні ринку.

Важливою інформацією, що сприяє процесу управління, є відомості про відхилення показників, яке з'явилось на етапі надання послуг, від планових.

Науково-технічна інформація та її відомості про інновації,винаходи, нові знання та методи отримання знань, цікавинки і но- винки у сфері виробничої діяльності готельно-ресторанного бізнесу відіграє особливу роль в управлінні. Своєчасне і практичне використання цього безперервно поповнюваного арсеналу знань,потенціалу можливостей, технічних і організаційних рішень здатне забезпечити підприємству готельно-ресторанного бізнесу високий рівень конкурентоспроможності.

...