Создание и развитие PowerPoint

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. История создания и развитие PowerPoint

1.1 История PowerPoint

1.2 Работа в программе PowerPoint

Глава 2. Применение программы в «Автоцентр Сити»

2.1 Сравнение Prezi и PowerPoint

2.2 Характеристика ООО «Автоцентр Сити»

2.3 Разработка шаблона в PowerPoint

Заключение

Список реферируемой литературы



Введение

В настоящее время развитие компьютерных технологий позволяет решать широчайший круг задач, как в домашнем применении, так и в области бизнеса. На мировом рынке программных продуктов пользователям предлагаются специализированные программы и целые интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их потребителей.

«Компьютерное представление докладов в настоящее время повсеместно принято на конференциях разного уровня. Возможность создания компьютерной версии представления доклада позволяет программа PowerPoint, являющаяся одной из составных частей пакета Microsoft Office. Программа PowerPoint дает возможность создавать слайды (листы), иллюстрирующие материалы доклада, и дополнять их звуковыми и анимационными эффектами, что позволяет представить доклад наиболее наглядно».

Когда-то слово «презентация» ассоциировалось с кипой бумаг и множеством маркеров. Сейчас программа Microsoft PowerPoint позволяет создавать презентации на компьютере и демонстрировать их в виде слайд-шоу. Приложение PowerPoint входит в состав пакета Microsoft Office, представляющего собой набор программных продуктов для создания документов, электронных таблиц и презентаций, а также для работы с электронной почтой.

PowerPoint -- это программа, предназначенная для создания материалов, которые можно представлять аудитории с помощью проектора. Использование таких материалов в качестве сопровождения к докладу или коммерческому предложению называется презентацией. В PowerPoint можно создавать слайды с цветным текстом, фотографиями, иллюстрациями, чертежами, таблицами, графиками и видеороликами и эффектные переходы между слайдами. Функция анимации позволяет создавать анимированный текст и иллюстрации. Также можно добавить в презентацию звуковые эффекты и закадровый текст. Более того, презентацию можно напечатать, создав, таким образом, раздаточные материалы для аудитории.

Приложения Microsoft Office в течение нескольких лет постоянно выпускает новую версию своих приложений, в которых добавляют новые возможности, эффекты которые упрощают работу, а также экономят время.

Актуальность выпускной квалификационной работы заключается в том, что бы освоить новые возможности PowerPoint и научиться их использовать в повседневной жизни, также показать, как данная программа применяется в работе.

Цель выпускной квалификационной работы: изучить возможности и преимущества PowerPoint и сравнить их с программой Prezi.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить и проанализировать общее представление о программе;

2. Сравнить PowerPoint с Prezi;

3. Разработать собственный шаблон в PowerPoint.

Объектом работы является анализ программы Microsoft PowerPoint.

Предметом работы является программа Microsoft PowerPoint.

Презентация - давно испытанное средство привлечь к себе внимание. Квалифицированно подготовленная и проведенная презентация - это главный шаг к положительной оценке изложенного доклада.

В Microsoft Office для этого имеются удобные средства для работы с графикой, видео и звуком -- PowerPoint. С помощью этих приложений можно подготовить квалифицированное выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, а также можно составить конспект доклада и раздаточный материал для слушателей.

С помощью PowerPoint создаётся презентация, которая имеет расширение имени РРТ и включает в себя набор слайдов.



Глава 1. История создания и развитие PowerPoint

1.1 История PowerPoint

Microsoft PowerPoint (полное название -- Microsoft Office PowerPoint, от англ. power point -- убедительный доклад) -- программа подготовки презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS. Материалы, подготовленные с помощью PowerPoint, предназначены для отображения на большом экране -- через проектор, либо телевизионный экран большого размера.

«Выступление» означает демонстрацию слайдов с текстом, изображениями и графиками. Конечно, можно обойтись и просто словами, но желательно прибегать к наглядным материалам. Визуальные элементы помогают запомнить и привлечь внимание. И сегодня у слова «презентация» есть ясный синоним -- PowerPoint.

Конечно, существуют и другие программы, которые позволяют создавать и редактировать презентации. Но явление, когда люди создают бессмысленные скучные наборы слайдов, Алексей Каптеров называет: «смертью от PowerPoint». Мы ведь не называем плохой стиль письма «смертью от Word», мы не называем ошибки в вычислениях «смертью от Excel». Программа PowerPoint стала стандартом для визуального сопровождения выступлений.

Но так было далеко не всегда. Двадцать--тридцать лет назад мир не был настолько цифровым, как сегодня. Недорогие персональные компьютеры только основывали свой рынок. Чаще всего это были машинки для бизнеса, а не домашнего использования. Компьютерная графика ещё искала свой курс для повсеместного использования. На тот момент жизнь была ещё очень аналоговой.

У компьютеров были сотни килобайтов ОЗУ, а Microsoft была мелкой фирмой. Её Windows не пользовалась особым успехом, Word и Excel куда лучше продавались на Mac.

Если для выступления были нужны слайды, выступающий не создавал слайды самостоятельно. Приходилось полагаться на отдел дизайна, который слабо представлял, чего от него хотят. А результат демонстрировали на кодоскопе или, реже, на 35-мм плёнке.

Традиция демонстрировать слайды во время выступления зародилась, куда раньше PowerPoint. Разве что отличались технологии: их либо демонстрировали на кодоскопах с прозрачных оригиналов, либо с 35-мм плёнки. Может показаться, что это всего лишь две технологии. Но они значительно определяли то, как выглядело выступление.

Печатная машинка была у секретаря отдела, в США это часто была IBM Selectric. На ней набирается текст, диаграммы рисуются от руки. Затем изготовляется фотокопия листа на прозрачной плёнке. (До существования фотокопиров работу вели прямо на прозрачной плёнке чернилами и прозрачным красителем.) Прозрачная плёнка с нанесёнными на неё текстом и графиками горизонтально располагается на подсвеченную снизу поверхность кодоскопа. Сверху, на высоте нескольких десятков сантиметров, расположена оптическая система и зеркало. Результат проецируется на вертикальный экран. Это один из наиболее простых способов подготовить и показать слайд на экране.

Слайды могли выглядеть как изображения 24Ч35 миллиметров, которые загружаются в диапроектор, часто карусельный. Изображения получали фотографией набранного вручную или созданного типографскими методами -- традиционным набором или на мини компьютерных рабочих станциях. На тот момент мини-компьютеры габаритами равными шкафам ещё не были вытеснены персональными микрокомпьютерами.

А ещё встречался редкий зверь «мультимедиа». Явление настолько редкое, что его видел не каждый. Под этим понимали добавленную иллюзию движения с использованием от трёх до пары десятков диапроекторов, сфокусированных на один и тот же экран. У каждого из проекторов были внешние диафрагмы, управляемые недоступными человеческому слуху звуковыми сигналами с аудио плёнки. Так получалось создавать разнообразные переходы от слайда к слайду.

Сегодня общедоступны дешёвые и высокопроизводительные видеопроекторы. На них можно сделать всё, что угодно: цвет, движения, любые анимации смены слайдов, даже видео высокого разрешения. Современный пользователь не чувствует тех важных технических ограничений, которые определяли формат презентации в прошлом. На деле формат выступлений сильно различался в зависимости от средств.

Кодоскоп с его чёрно-белыми листами располагает к обсуждениям на собраниях. Листы для него относительно легко изготовить, их можно даже скорректировать. Выступление проводится в полностью освещённой комнате -- гасить свет не нужно. Выступающий видит аудиторию, аудитория видит выступающего, идёт диалог. Слайды меняются один за другим. Если в кодоскопе ничего нет, то на экране тоже будет пусто. Так можно уйти от курса выступления, ответить на вопрос или просто отвлечься. Графика проста: чаще всего это в большей степени текст. Диаграммы встречаются не так часто.

В результате получалось дешёвое и доступное чёрно-белое решение для визуальной поддержки. Кодоскоп часто встречался на внутренних собраниях внутри компаний и выступлениях в образовательных учреждениях. Слайды для него мог готовить сам выступающий.

35-миллиметровые слайды диапроектора были в цвете. Их нужно было демонстрировать в темноте. Это устраняло не только возможность общения с аудиторией, но и любые заминки в выступлении. Слайды готовил художник или человек с навыками работы с графикой. Там были рисунки и красивое оформление. Из-за темноты в комнате текст должен был быть темнее, чем на кодоскопе. Кстати, в темноте располагался и выступающий, и возможность прочитать текст с листка исключалась. На диапроекторе нельзя оставить на экране пустоту отсутствия листа в кодоскопе -- соответственно исчезает возможность обсуждения и прерывания оратора. Иногда выступающего подсвечивали на сцене.

В итоге получалось другое качество выступления. Больше подготовки, более развлекательно, выше качество. Подготовить слайд -- это уже задача профессионала или специального отдела. Поэтому выступающий слабо контролирует слайд. Цвет обязателен. Как результат, диапроектор появлялся на выступлениях перед большой аудиторией, где были бюджет и время.

Дорогие «мультимедиа» - представления состояли из десятков проекторов, сотен слайдов и хорошо заученного сценария выступления. Не шло речи о внезапных перерывах на вопросы аудитории. Целью подобного было удивить аудиторию визуальными технологиями. Содержание отходило на второй план. Такие высокотехнологичные спектакли со слайдами устраивали перед большой аудиторией.

Если забежать вперёд, PowerPoint освоил каждую из технологий последовательно. Первая версия, была специализированным графическим редактором для создания и печати чёрно-белых слайдов для кодоскопов. Вторая версия научилась связываться по модему с сервисом печати слайдов Genigraphics и отсылать образцы в цвете. В третьей появилось те самые видеоэффекты -- компьютеры подключали прямо к видеопроекторам, которые редко, но встречались.

За девяностые годы прошлого века качество картинки видеопроекторов выросло до разумных к использованию уровней, сами устройства стали доступней. И границы трёх жанров стёрлись: cегодня пользователи заимствуют элементы и характерные черты, вставляют их в свои слайды, не задумываясь об истории, допустимости и вопросах вкуса.

В тот странный период свет увидел PowerPoint, ещё не в составе пакета Microsoft Office. Но обо всём по порядку.

Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса (Bob Gaskins), студента университета Беркли. В 1984 году Гаскинс присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина (Dennis Austin). Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Деннис создал оригинальную версию программы с Томом Рудкиным (Tom Rudkin). Позже Боб решил изменить название на PowerPoint.

В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в чёрно-белом формате. Позже с появлением цветных Macintosh появилась и цветная версия программы. К первым версиям PowerPoint прикладывалось руководство в виде книги синего цвета в твердом переплете, однако из-за дороговизны обновления такого руководства в Forethought решили вернуться к электронной справке.

В 1987 году Forethought и PowerPoint были куплены Microsoft за 14 млн долларов. В 1990 году вышла версия для Windows в комплекте программ Microsoft Office. Однако с 2002 года с появлением Office XP PowerPoint мог распространяться и отдельно от пакета Office.

PowerPoint является частью Microsoft Office. Это позволило PowerPoint стать наиболее распространённой во всем мире программой для создания презентаций. Файлы презентаций PowerPoint часто пересылаются пользователями программы на другие компьютеры, что означает необходимую совместимость с ними программ конкурентов. Однако, поскольку PowerPoint имеет возможность подключения элементов других приложений через OLE, некоторые презентации становятся сильно привязанными к платформе Windows, что делает невозможным открытие данных файлов, например, в версии для Mac OS. Это привело к переходу на открытые стандарты, такие как PDF и OASIS Open Document.

PowerPoint неоднократно подвергался критике. Указывают, прежде всего, на навязываемый стиль изложения материала в виде набора кратких тезисов -- «буллитов», которые одновременно появляются на экране и зачитываются лектором, смещению акцента к оформлению в ущерб смыслу.

Microsoft PowerPoint 2000

Пакет Microsoft PowerPoint 2000 существенно упрощает работу по созданию презентации, независимо от того, какими свойствами эта презентация должна обладать. Поскольку Microsoft PowerPoint может работать с презентацией, содержащей значительное количество слайдов, он обеспечивает разные режимы их просмотра, умеет показывать презентацию в различных видах. Поэтому, наряду с обычным режимом просмотра отдельного слайда, называемым Видом слайдов, в PowerPoint поддерживаются и другие режимы, а именно: Вид структуры, Вид сортировщика слайдов, Вид страниц заметок, и режим Демонстрация. Каждый режим позволяет работать с определенным элементом данной презентации, и изменения, вносимые в каком-то режиме, отражаются также и в других видах.

В режиме слайдов пользователь может сосредоточиться на работе над каждым отдельным слайдом презентации. Имеются возможности ввода и редактирования текста, добавления и правки графиков, схем и таблиц. Слайд можно разнообразить собственными рисунками, готовыми иллюстрациями и текстовыми комментариями. Выделив текст на слайде, его можно удалить, переместить или скопировать. Внешний вид текста на всех текстовых слайдах определяется образцом слайда, выбранным для данной конкретной презентации. Редактируя образец слайда, можно менять формат текста сразу во всей презентации. Можно также изменять параметры образца слайда для текста любого отдельного слайда, создавая тем самым собственный формат. Некоторые виды форматирования текста можно применять только к текстовому объекту в целом, но не к отдельным символам или словам. Такие виды форматирования включают в себя изменения левого отступа абзаца, отступа его первой строки, выравнивание абзаца и изменение интервалов между абзацами и внутри них.

Microsoft PowerPoint 2003

PowerPoint обладает следующими функциональными возможностями:

· позволяет планировать, создавать и демонстрировать презентацию;

· содержит модифицируемый набор шаблонов презентаций;

· предоставляет возможность выбора готового стиля оформления презентации;

· имеет встроенные средства построения таблиц, графиков и диаграмм;

· поддерживает добавления различных объектов (формул, электронных таблиц, графических изображений), а также звука и видео через OLE 2.0;

· имеет хорошую интеграцию с другими приложениями Microsoft, позволяет преобразовать презентацию в документ Word;

· поддерживает Visual Basic for Application;

· обладает спектром возможностей технологии ActiveX и может управлять удалённой презентаций в сетевом режиме по локальной сети или через модем по сети Internet;

· поддерживает гипертекстовые связи, позволяет сохранять презентации в виде Web-страниц;

· может выводить на печать (в цвете, оттенках серого или в черно-белом режиме без серого) всю презентацию -- слайды, структуру, страницы заметок и раздаточные материалы, а также указанные слайды, страницы заметок, выдачи и страницы структуры;

· позволяет выбирать масштаб или установить специальные размеры и ориентацию для печати на «прозрачках» (для проекционных аппаратов) или на 35-миллиметровой пленке;

· имеет множество способов рассылки презентаций, включая рассылку электронных и экранных версий, «прозрачки», распечатки на бумаге и 35-миллиметровые слайды.

В отличие от предыдущих версий, версия 2010 имеет другой пользовательский интерфейс, который получил название Microsoft Office Fluent (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Интерфейс 2010

Основным элементом управления командами в Office PowerPoint 2010 является так называемая лента, которая предназначена для упрощения действий по созданию файла презентации и контроля над ходом работы. Лента состоит из вкладок, которые были разработаны для обозначения конкретных задач и содержат группы команд, соответствующие действиям, которые необходимо выполнить для решения каждой задачи. Группы внутри каждой вкладки разбивают задачу на подзадачи. Кнопки в каждой группе обозначают выполнение команды или отображают раскрывающееся меню опций внутри каждой из команд.

Несмотря на различия в пользовательском интерфейсе более ранней и более поздней версий PowerPoint, основные функционалы программы остались практически без изменений, то есть выполнение типовых действий, которые используются при создании компьютерной презентации, обеспечивается в каждой из версий в полном объеме. Незначительные функциональные различия между версиями PowerPoint связаны с добавлением некоторых дополнительных возможностей в более поздних версиях программы, например дополнительных средств защиты авторских прав в версии Office PowerPoint 2010.

1.2 Работа в программе PowerPoint

Представление информации на экране

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику -- можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае, возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид.

Работа с образцами

Вид презентации будет лучше, если мы оформим все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами.

Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Вид команду Образец, а в открывшемся подменю -- элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по-своему усмотрению.

Для слайдов в меню предназначены две команды -- Образец слайдов и Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца титульных слайдов.

При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.

Мы можем установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент. Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах.

Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

Создание презентации «с нуля»

Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при вызове PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания новой презентации нам придется вызвать команду: Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно: Создать презентацию с активным разделом Дизайны презентаций.

В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно: Создать слайд, что видно на Рис. 1.2

В области: Выберите авторазметку можно определить авторазметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране появится новый слайд, содержащий заглушки.

Рисунок 1.2 - Шаблон презентации

Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду: Создать слайд из меню: Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M). Рисунок 1.3 показывает, как создать новый слайд.

Рисунок 1.3 - Создание нового слайда

Вернемся опять к окну: Создать презентацию. Если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации.

Теперь активизируем раздел: Общие. Мы увидим список шаблонов PowerPoint, которые содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь находится только шаблон: Новая презентация.

Выполним щелчок в этом шаблоне, в результате на экране появится окно: Создать слайд. Выберем двойным щелчком нужный вид слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будет иметь художественного оформления, и мы можем самостоятельно полностью разработать его дизайн.

Ввод и оформление текста

Создавая презентацию с помощью Мастера автоформы, мы уже вводили текст непосредственно в слайд. Однако во многих случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст.

Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры. Общие приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа, поэтому описывать их не будем.

Отметим только следующее:

· Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место документа.

· Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в конец существующего списка и нажать кнопку Enter.

· Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место.

· Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а затем нажать кнопку: Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок слайда.

· Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда.

Удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint, улучшат внешний вид нашей презентации и сделают ее более удобной для восприятия.

Чтобы задать для каких-либо текстовых элементов всей презентации одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид команду Образец слайда. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провести изменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно также задать для символов тень (кнопка Тень текста) или рельефное начертание (меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменить регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.

Мы можем создать и фигурный текст, например, расположить символы вдоль кривой или окружности или поместить внутрь какой-либо фигуры. Для этого из меню Объект необходимо выбрать команду Вставка, а из списка Тип объекта -- элемент Microsoft WordArt. После этого на слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст, и откроется окно для ввода самого текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке: Обновить экран, то он появится в области слайда.

Панель инструментов включает в себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а также кнопки, которые предназначены для задания различных эффектов.

Художественное оформление презентаций

Художественное оформление является очень важным этапом разработки презентаций, так как, во-первых, представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чем эффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет выступление.

1. Шаблоны дизайна

PowerPoint предлагает пользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды: Применить оформление меню Формат. После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно. Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, мы видим его изображение в окне предварительного просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно произвести на его имени двойной щелчок.

2. Рисование графических объектов

В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов Рисование, которая появляется на экране, если мы находимся в виде слайдов или в виде заметок. Дополнительные средства рисования размещаются на панели инструментов Рисование+, для отображения которой требуется установить указатель мыши на любую панель инструментов, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Рисование+. На рисунке 1.4 показаны также графические элементы, которые осталось только выбрать. Располагаются они во вкладке: Вставка - Рисунки Smart Art.



Рисунок 1.4 - Графические объекты SmartArt

Рассмотрим основные приемы рисования в PowerPoint:

Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.

Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок.

Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью.

Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими объектами, следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный объект.

Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом Прямоугольник - квадрат, а инструментом Дуга -- дугу окружности, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

Чтобы линия, была горизонтальной или вертикальной, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатой клавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).

3. Рисунки из библиотеки ClipArt

Для оформления своей презентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt -- нажатие кнопки: Вставить графику на панели инструментов.

Если в списке Разделы мы выберем элемент, Все разделы, то сможем просмотреть все рисунки библиотеки, расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на определенную тему, необходимо выбрать ее из списка Разделы. Для вставки рисунка в слайд надлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок появится на слайде, мы можем изменить его размер и местоположение на экране.

Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы, которые позволяют нам идти в ногу со временем и ставят нас в один ряд с ведущими производителями мультимедиа! Чтобы познакомиться с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео и аудио карты, хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а также аудио и видео файлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью меню Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок.

Таким образом, мы познакомились с многообразием возможностей программы PowerPoint для создания нашей презентации. Теперь данная компания может смело и решительно предоставлять свою информацию о товаре заказчикам, не боясь, что она будет скучной и неинтересной. Поскольку, добавляя рисунки, таблицы и другие, колоритно оформленные специальные эффекты, наши слайдовые демонстрации не клонят ко сну, а преобразуются в мощный инструмент продажи продукции и идей, и превращают даже самого пассивного слушателя в активного участника презентации.

Сегодня программа вышла за пределы изначально ожидаемой целевой аудитории. К PowerPoint прибегают не только какие-то абстрактные офисные сотрудники, но и, неожиданно, учащиеся и их учителя, служители религиозных культов и военные во время инструктажа. У военных США даже сформировалась должность PowerPoint Ranger -- человека, который только и делает, что занимается подготовкой слайдов.

PowerPoint сделал слайды общедоступными. С этим пришли занудные и бессмысленные презентации, которые даже описывают специальным термином -- «смерть от PowerPoint». Но вряд ли в этом можно винить инструмент. Это пользователь часто не обладает художественным талантом тех, кто раньше занимался слайдами профессионально. Но, согласитесь, играть в Bullshit Bingo с PowerPoint гораздо интереснее.

Что куда важнее, PowerPoint поставил слайды под контроль выступающего. Три десятилетия спустя трудно представить, что когда-то их контентом занимались другие люди.



Глава 2. Применение программы в «Автоцентр Сити»

2.1 Сравнение Prezi и PowerPoint

Мы рассмотрели возможности данной программы и знаем, что она имеет широкое применение в организациях. Хотелось бы отметить, что в данной главе мы рассмотрим и другую программу: Prezi.

Prezi -- это облачный сервис, который служит для создания интерактивных презентаций. Для начала использования этого инструмента необходимо пройти несложный процесс регистрации. Сделать это можно с помощью своего адреса электронной почты или используя учетные данные в социальной сети Facebook.

Для начала создания новой презентации нажмите кнопку New Prezi. После этого откроется новая вкладка браузера, в которой первым делом вам предложат выбрать один из множества шаблонов. Если вы хотите начать свою работу с чистого листа, то выберите вариант Start blank prezi.

Выбрав подходящий шаблон, мы получаем основу, которую останется настроить по своему вкусу и заполнить необходимыми материалами. Для этого существует редактор презентации. Любой элемент в рабочей области можно выделить щелчком мыши, после чего он становится доступен для изменения. Таким образом, можно отредактировать имеющиеся в шаблоне заголовки, текстовые блоки и заменить изображения (Рис.2.1).

Основные инструменты, которые вам понадобятся в работе над презентацией, расположены в верхней части окна и сгруппированы в три меню.



Рисунок 2.1. - Окно редактора презентации

Frames and Arrows: позволяет выделять области различной формы (окружности, прямоугольники) и добавлять их в виде новых слайдов в презентацию.

Insert: позволяет добавлять изображения, видео и другие файлы, которые вам необходимы для представления своей информации. Обратите внимание на обширную галерею клипарта, доступную для использования. Здесь же можно задать музыкальное сопровождение, которое будет сопровождать презентацию.

Theme: отвечает за визуальное оформление. С помощью этого меню мы имеем возможность в любой момент выбрать другую тему для презентации или просто изменить оформление и цвета отдельных ее элементов (Рис. 2.2).

На любом этапе работы можно просмотреть ее результаты в действии, для чего присутствует кнопка Present в левом верхнем углу. Рядом с ней есть кнопки для отмены и повтора действий, а также кнопка сохранения. Хотя сервис Prezi умеет автоматически сохранять вашу работу, все же не забудьте нажать эту кнопку при выходе из редактора.



Рисунок 2.2. - Выбор шаблона в Prezi

После того, как мы ознакомились с интерфейсом и с функциями каждой из программ, можно составить сравнительную таблицу 2.1, благодаря которой, будет наглядно показано преимущество той или иной программы.

Программы мы будем оценивать по следующим критериям:

· Легкость установки;

· Легкость запуска;

· Удобство интерфейса;

· Емкость функционала;

· Безопасность;

· Свобода от риска (программа закроется и не сохранит данные);

· Распространение (везде ли откроется наша презентация).

Оценивать программы будем по 5-ти балльной шкале, под таблицей раскроем и обоснуем каждую поставленную оценку.



Таблица 2.1 «Сравнение программ PowerPoint и Prezi»

№ п/п	Критерии оценки	PowerPoint	Prezi
1	Легкость установки	4	5
2	Легкость запуска	5	5
3	Удобство интерфейса	5	3
4	Емкость функционала	5	4
5	Безопасность	3	5
6	Свобода от риска	5	5
7	Распространение	5	5

1. PowerPoint по легкости установки уступает программе Prezi по причине того, что является платной программой. Да, можно найти лазейки и скачать MS Office, но программа Prezi изначально предоставляется бесплатно. Необходимо лишь найти ссылку на официальном сайте, программа облачная, необходимо лишь зарегистрироваться. В данном случае, оценка спорная, потому что офис 2010 года можно установить без особых трудностей, но мы оцениваем изначальные данные от создателей программ для потребителей (Рис. 2.3).

Рисунок 2.3 - Цены и тарифы на программы

2. Легкость запуска подразумевает: запуск программы после установки, в повседневной жизни. Оценка для двух программ является высшей, потому что нет запуска от имени администратора, нет медленного запуска и запрета запуска программы в Windows.

3. Удобство интерфейса (Рис 2.4). В данной строке можно увидеть явное лидерство со стороны PowerPoint. Из предоставленных в предыдущих главах данных, рисунках, мы увидели обе программы изнутри. PowerPoint довольна знакома всем, интуитивное управление, если посмотреть вкладки, все нарисовано или подписано. К Prezi же надо привыкнуть. Она полностью на английском языке, по началу, для того, что бы найти необходимый инструмент, придется долго искать по вкладкам.

Рисунок 2.4 - Сравнение интерфейсов

Однако здесь хорошо создавать небольшие, быстрые презентации, для учеников школ этого вполне будет хватать. Если рассматривать со стороны крупных компаний, изучив и проанализировав всю информацию, в нашей стране, программа не распространена.

4. По функционалу, как ни странно, Prezi почти не уступает PowerPoint. Все основные элементы для создания графический иллюстраций и хорошей подачи информации есть в обеих программах. Однако в PowerPoint все более автоматизировано. Если в Prezi придется самим рисовать все схемы кружочками, квадратами, то в PowerPoint есть уже готовые схемы, что экономит время.

5. По критерию безопасности обеим программам есть куда стремиться. Как мы писали выше, если скачивать PowerPoint бесплатно, с неизвестного сайта, возможность поймать вирус на ваше устройство крайне велика. Prezi же является более безопасной в этом случае, потому что ссылка на регистрацию находится на официальном сайте, но есть вероятность перехода по ссылке на вирусный и вредоносный контент. (Рис. 2.5).

Рисунок 2.5 - Отзывы на программы

6. Свобода от риска. На этом пункте надолго останавливаться нет смысла, так как обе программы защищены от утраты несохраненных данных. Это значит, что если случайно закрылась программа, сработает авто сохранение и данные не будут утеряны.

7. Распространение (Рис.2.6). Prezi можно сохранить в любом удобном для Вас формате. На опциях сохранения готовой работы надо остановиться несколько подробнее. Прежде всего, Вам выдается ссылка на страницу с презентацией, которую вы можете распространять любым удобным способом. Во-вторых, вы имеете возможность проведения онлайн-презентации. Для этого генерируется специальная страница, которая работает в течение ограниченного времени и на которой приглашенные вами люди (до 30 человек) могут следить за вашей презентацией. Еще одной возможностью сохранения своего труда является загрузка его в формате PDF. И наконец, последний вариант - загрузить на свой компьютер автономный вариант презентации для использования в тех случаях, когда нет соединения с Интернетом. PowerPoint заслуживает свою высокую оценку лишь обширным использованием и популярностью. Потому что офис есть в каждой организации и почти в каждом доме с компьютером.

Рисунок 2.6 - Динамика популярности

На основе всех приведенных данных можно сделать следующий вывод: Prezi мало чем уступает PowerPoint, а где-то даже обыгрывает и каждый сам для себя решает, какой программой ему удобнее пользоваться. Кому-то проще через облако строить презентации, а кто-то скачивает офис, потому что он консерватор и так привычнее. В любом случае, обе программы заслуживают внимания. Перед анализом данных, казалось, что PowerPoint будет лидировать по всем критериям, но оказалось не так. Prezi такая же успешная программа, особенно для тех, кто хорошо владеет английским.

2.2 Характеристика ООО «Автоцентр Сити»

Группа компаний «Автоцентр Сити» -- динамично развивающийся автомобильный холдинг. Первый дилерский центр был открыт в 2001 году, получив статус официального дилера мирового автопроизводителя General Motors. В 2008 году, став одним из крупнейших официальных дилеров в России, «Автоцентр Сити» открыл свой второй салон на 22 км МКАД в районе Каширского шоссе.

На данный момент «Автоцентр Сити» является официальным дилером автомобильных брендов Opel, Chevrolet, Cadillac и Volkswagen. В ноябре 2015 года компания получила права официального дилера корейского автопроизводителя Hyundai. Три современных автоцентра, поддерживая высокие стандарты компании, ежедневно работают для своих клиентов.

Адреса и контакты компании: м. «Ул. 1905 года» 23317, Москва,

ул. Антонова-Овсеенко, 15с1

Время работы 09:00-20:00

м. «Домодедовская»

142717, Москва, Внешняя сторона МКАД, 22 км.

Время работы 09:00-21:00

142717, Москва, Внешняя сторона МКАД, 23 км.

Услуги:

· продажа автомобилей;

· сервисное обслуживание;

· лизинг;

· аренда автомобилей;

· trade-in (обмен подержанного автомобиля на новый с доплатой);

· продажа и установка запасных частей и комплектующих;

· продажа дополнительного фирменного оборудования и аксессуаров;

· тест-драйв;

· страхование;

· кредитование.

Для презентации новых автомобилей, для того, что бы клиенты видели, к чему стремится компания, и какие услуги они предоставляют, маркетологи работают над макетами, разворотами, рекламой. Вся информация структурируется и демонстрируется в удобном формате презентации, где, как мы писали в первой главе, можно графически и с помощью иллюстраций, показать идею для согласования с руководством.

Применение программы в Дилерском центре обширное. Так как это группа компаний, все изменения в Уставе каждого бренда должны быть приняты в работу в кротчайшие сроки. Отдел маркетинга четко следит за изменениями и исправляет все недочеты. Директорат должен быть в курсе всей информации, поэтому отчеты составляются как в письменном, так и в графическом виде. Презентация может демонстрировать показания на графике, любой формат диаграммы, таблицы, которые можно вставить в презентацию, процесс, цикл, матрицу.

Сейчас мы рассмотрим, как программа PowerPoint используется в данной организации, в каком отделе имеет применение. При создании презентации следует быть кратким. В водной части необходимо завладеть вниманием аудитории, на примере данной организации рассмотрим применение всех теоретических аспектов. В «Автоцентр Сити» часто проводятся тренинги и курсы по повышению квалификации, в которых участвуют старшие специалисты и начальники отделов. Вся информация предоставляется на закрытых вебинарах и при помощи презентаций (Рис. 2.7).

Рисунок 2.7 - Презентация для маркетологов в ООО «Автоцентр Сити»



На рисунке хорошо видно, что в презентации преимущественно пользуются построением таблиц, где маркерами или стрелочками выделяют ту или иную информацию, которую хотят донести до специалиста.

Отчет от сотрудников отдела маркетинга доходит до руководства также путем презентаций. Графические редакторы позволяют показать график и написать краткий вывод, что и необходимо донести до высшего руководства. Если предоставлять информацию в текстовом формате, без графических иллюстраций, воспринимается это тяжелее, что понимают в этой компании.

В предыдущих разделах мы советовали изложить суть дела, включая все виды информации. А теперь мы собираемся сказать, что сотрудники должны сделать это кратко и прямо. При создании презентации Вы пишете рассказ, а не роман. На выше показанном рисунке видно, что сотрудники избегают лишних деталей, они мешают донести суть, что очень важно в работе. Поэтому все слайды, как видно на рисунке, имеют единый дизайн и минимум текстовой информации. Все доносится в устной форме, в речи к презентации.

На рисунке 2.8 показан анализ и спрос на продукцию компании, можно наглядно увидеть, что провести анализ и понять тенденцию можно без лишних слов, лишь взглянув на график.

По предоставленным данным можно понять, что программа PowerPoint активно используется сотрудниками Дилерского центра в ООО «Автоцентр Сити». Сотрудники формируют отчеты по прошедшим периодам, также составляют стратегический анализ на будущее компании.



Рисунок 2.8 - Презентация маркетолога ООО «Автоцентр Сити»

На рисунках видно, что в презентациях используют:

· текст;

· графики;

· таблицы;

· схемы и рисунки.

На рисунке 2.9 явно выделена стратегия и планирование рекламы компании на ближайший период.

Создание и применение электронных презентаций в работе на сегодняшний день весьма актуально. Использование электронной презентации в проводимых мероприятиях оживляет их, и любая информация воспринимается слушателями более эмоционально. Также не следует забывать, что зрительное восприятие информации более эффективно, чем на слух или при чтении текста.

Для того чтобы при проведении мероприятий представить информацию наиболее убедительно и наглядно, необходимо владеть навыками работы в программах и умением создавать электронные презентации. Это позволяет сопровождать доклады, отчеты показом наглядных материалов: схем, графиков, диаграмм, плакатов, различных иллюстраций.

Рисунок 2.9 - Стратегия развития «Автоцентр Сити»

2.3 Разработка шаблона в PowerPoint

Чтобы перейти в режим редактирования шаблона, на вкладке «Вид» нажмите кнопку «Образец слайдов». Слева находится область эскизов, содержащая образцы и макеты слайдов с разным расположением заполнителей. На верхнем эскизе всегда показан образец слайда, а под ним -- вариации макетов слайдов (Рис. 2.10).



Рисунок 2.10 - Образец слайдов

При редактировании образца будут меняться и все слайды на его основе. Поэтому в образец слайдов нужно выносить только самую важную информацию: заголовок, источник информации и нумерация страницы в правильном месте, а для конкретных слайдов изменять макеты или создавать их с нуля.

В презентации можно использовать шрифты из готовых сочетаний или настроить свои. Вне зависимости от вашего выбора, в шаблоне можно задать лишь два шрифта: один для заголовка, второй -- для основного текста. После этого во всей презентации необходимо использовать один из них для всех блоков текста.

Чтобы настроить шрифты: во вкладке «Образец слайда» выберите «Шрифты» -- создание новых шрифтов темы (Рис.2.11).



Рисунок 2.11 - Создание шрифта

Настроенная цветовая палитра позволяет, во-первых, использовать во всей презентации одинаковые цвета и оттенки, во-вторых, в случае необходимости, оперативно менять их сразу во всей презентации (Рис.2.12).

Рисунок 2.12 - Настройка цветовой палитры



Как и со шрифтами, можно выбрать готовую цветовую палитру или настроить собственную -- в соответствии с брендбуком и фирменными цветами компании.

Чтобы настроить собственную палитру: во вкладке «Образец слайда» выберите «Цвета» -- «Настроить цвета». Откроется диалоговое окно «Создание новых цветов темы».

Первые 4 цвета выставляют основные цвета темы (светлый и темный вариант). Как видите, в одном шаблоне можно предусмотреть как светлый вариант мастер-слайдов, так и темный. Следующие 8 цветов могут понадобиться для дополнительного выделения информации, таблиц и графиков.

Главное правило: применяйте только цвета из этой палитры, иначе не будет никакого смысла в использовании шаблона.

Направляющие в презентации необходимы, чтобы обозначить «рабочую область» и место, где должен располагаться основной контент. Ни один элемент или блок текста не должны выходить за пределы направляющих, как вертикальных, так и горизонтальных. Тогда все слайды будут одинаковы по верстке и визуальному образу, что придаст единый и целостный образ всей презентации (Рис. 2.13).

Рисунок 2.13 - Сетка и направляющие



1. Добавьте направляющие, щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте образца слайдов в основной области.

2. Щелкните на стрелку в правой части пункта «Сетка и направляющие».

3. Нажмите кнопку «Добавить вертикальную направляющую» или «Добавить горизонтальную направляющую».

А ещё направляющим можно изменять цвет, чтобы было удобнее взаимодействовать с разными слайдами. Задать цвет направляющих можно следующим образом: щелкните на вертикальную или горизонтальную направляющую правой кнопкой мыши, щелкните на стрелку справа от цвета и выберите цвет.

Чтобы удалить направляющую, щелкните на нее правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить».

Блок заголовка очень важно настроить именно в шаблоне, чтобы на всех слайдах заголовок сохранял свое местоположение и стилистику.

Текстовый блок заголовка задается на главном мастер-слайде, на остальных шаблонах заголовок автоматически появится на том же месте и с теми же настройками, что и на главном шаблоне.

1. Щелкните на стрелку рядом с кнопкой «Вставить заполнитель» и выберите тип заполнителя «Текст», чтобы создать область заголовка, в группе «Макет образца».

2. Перетащите указатель на слайде, чтобы нарисовать заполнитель.

3. Выделите текст, три раза щелкнув по строке, чтобы изменить размер или цвет шрифта или воспользуйтесь вкладкой «Главная», не закрывая образец.

Чтобы сделать текст более удобным для восприятия, вы можете разделить его на абзацы с подзаголовками, использовать списки, выделять важные мысли. Все эти виды текста необходимо визуально отделить друг от друга, определив для каждого свой стиль (размер, цвет шрифта, эффекты).

Создайте новый текстовый блок и настройте его стиль, используя тот же заполнитель, что и для «Блока заголовка».

Для вставки текстового блока в обычный макет, необходимо выбрать пункт «Вставить заполнитель» во вкладку «Образец слайда».

По умолчанию в текстовом блоке размещается текст «Образец текста», но вы можете использовать свою фразу.

1. Выделите надпись «Образец текста».

2. Введите или вставьте собственный текст.

Чтобы применять стили текста на ваших основных слайдах, используйте кнопки в панели «Абзац» на вкладке «Главная» или в меню, появляющемся при выделении текста (Рис. 2.14).

Рисунок 2.14 - Образец текста

Фотографии производят сильное эмоциональное воздействие, поэтому они являются незаменимым элементом презентации.

Мы используем их на титульном листе презентации, на разделителях, в качестве иллюстраций на внутренних слайдах.

Чтобы быстрее и удобнее использовать фотографии в презентации, разместите для них в шаблонах специальные заполнители.

Чтобы добавить фото на основных слайдах, перетяните изображение с компьютера левой кнопкой мыши в графический заполнитель, или нажмите на иконку по центру заполнителя и выберите картинку уже непосредственно в окне программы.

После выбора картинки переместите ее на задний план с помощью кнопки «Переместить назад» во вкладке «Формат». Для редактирования уже готового слайда достаточно удалить картинку и на ее место вставить новую.

Заполнитель для рисунка находится в группе «Макет образца» (Рис.2.15 и 2.16).

1. Щелкните на стрелку рядом с кнопкой «Вставить заполнитель» и выберите тип заполнителя «Рисунок».

2. Перетащите указатель на слайде, чтобы нарисовать заполнитель.

3. Во вкладке «Формат» используйте меню «Изменить фигуру», чтобы выбрать нужную форму и сразу вставлять в неё фотографию.

Рисунок 2.15 - Образец



Рисунок 2.16 - Слайд по образцу

Диаграммы и таблицы тоже можно добавлять в шаблон с помощью заполнителей, но это не так удобно. Проще создавать нужный формат графика на новом слайде, перейдя в обычный режим работы над презентацией.

Нужно запомнить простое правило: как расположены цвета на палитре темы, в такой же последовательности они будут появляться и на графиках. Это помогает делать графики в едином стиле.

Несколько заранее подготовленных шаблонов могут позволить менять стиль слайда до неузнаваемости. Можно, превратить светлый слайд в темный, всего лишь несколькими нажатиями мыши. Или полностью поменять верстку слайда, выбрав лишь другой шаблон в списке доступных шаблонов слайдов (Рис. 2.17 и 2.18).

При создании нового слайда выбрать нужный мастер-слайд можно во вкладке «Главная», пункт «Создать слайд» (необходимо нажать на правый нижний угол, чтобы открылся весь список мастер-слайдов).

Пункт «Макет» позволяет сменить текущий мастер-слайд на другой.

Если форматирование текста сбилось (например, при вставке текста), необходимо воспользоваться пунктом «Сбросить».

Рисунок 2.17 - Шаблон

Рисунок 2.18 - Измененный слайд, сделанный по шаблону

При сохранении, ваш шаблон становится темой, частью панели управления программы, и позволяет создавать новые слайды и презентации в едином стиле быстро и легко. Это гораздо проще, чем каждый раз создавать новую презентацию на основе старых, удаляя и копируя сделанные ранее слайды (Рис. 2.19).

Для того чтобы сохранить созданный шаблон, нажмите кнопку «Сохранить как» на вкладке «Файл». Выберите место сохранения шаблона (стандартно они сохраняются в папке Templates: C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\), и в списке «Тип файла» выберите «Шаблон PowerPoint» (POTX) или просто файл PPT.

...