Дискуссия в ситуациях делового общения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Почти каждое предприятие или фирма обсуждают деловые вопросы на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания также проводятся в виде дискуссий.

Дискуссия предполагает управленческое общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Сущность действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

Для проведения успешной дискуссии необходимо ознакомиться с принципами и нормами ведения подобного рода обсуждений, чтобы оппоненты в процессе взаимодействия могли прийти к положительному результату.

Целью данной работы является рассмотрение специфических особенностей дискуссии в ситуациях делового общения. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть само понятие дискуссии, правила и ход проведения.

2. Выявить особенности дискуссии в рамках делового общения.

3. Сравнить нерефлексивное и рефлексивное слушание, выявить возможные формы их реализации.

1. Понятие и виды дискуссии

Термин «дискуссия» происходит от латинского discussio - рассмотрение, исследование.

Дискуссия - это вид спора, в рамках которого рассматривается, исследуется, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого, а по возможности и общезначимого ее решения.

Деловая дискуссия - это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.

Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до восьми-десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.

Приглашенные для дискуссии специалисты сидят полукругом, лицом к аудитории, а ведущий - в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику групповой дискуссии видеть и слышать друг друга как можно лучше.

Очень важно, чтобы участники дискуссии были хорошо подготовлены, имели при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое значение имеет также их манера говорения, культура речевой коммуникации, а также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулируя вопросы и лаконично комментируя ответы или краткие замечания. Целесообразно, чтобы участники называли друг друга по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая дискуссию, должна быть постоянно в центре внимания выступающих, с ней необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий дискуссии регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и выступающих, следит за регламентом, руководит обменом мнений, произносит заключительное слово.

Дискуссия в своем большинстве проходит мирно, спокойно, где каждый из собеседников отстаивает свою точку зрения, и все они приходят к общему компромиссу, который принимают все участники дискуссии в полной мере. В дискуссии должны соблюдаться все рамки, которые установили собеседники, возможно, они будут и негласные, но их можно будет почувствовать в момент проведения самой дискуссии. В дискуссии важны все моменты от выбора темы до отношения собеседников друг к другу, так как огромную роль играет психологический фактор. В дискуссии в полной мере проявляется уважение к чужому мнению, все аргументы высказанные по теме будут учтены при вынесении общего мнения по данной проблеме.

От других видов споров, прежде всего полемики, дискуссия отличается своей целенаправленностью и используемыми средствами. Цель любой дискуссии - достижение максимально возможной в данных условиях степени согласия ее участников по обсуждаемой проблеме. Очевидно, что дискуссия содержит в себе известную долю компромисса, так как она в большей мере ориентирована на поиск и утверждение истины или оптимального решения, чем на торжество определенной позиции.

2. Правила ведения деловой дискуссии

Чтобы дискуссия была успешной, она должна подчиняться определенным правилам. В первую очередь они необходимы для предотвращения несчастий, из-за которых во всем мире дискуссии не могут быть плодотворными: бесконечные монологи, затягивание времени, уход от темы, монопольное право на истину.

Дискуссия требует строгого распределения времени. Время - чрезвычайно большая ценность. На каждое выступление в дискуссии отводится не более 3 минут. По истечении этого времени выступающему дается шанс кратко завершить свою мысль и аргументы, после чего он лишается слова. Для изложения мнения эксперта или программного выступления отводится от 5 до 15 минут. Относительно их продолжительности следует заранее условиться с ведущим. Участники могут запросить у ведущего до 5 минут, кратко указав соответствующие причины, ведущий в каждом случае принимает конкретное решение. Ведущему требуется колокольчик (лучше специальный, «председательский», какой используется в некоторых гостиницах и известен по старым кинофильмам), с помощью которого он следит за соблюдением временного регламента, отмечая, когда срок выступления истекает.

Роль ведущего в дискуссии весьма важна. Многое зависит от личности человека, исполняющего эту роль. Главные качества ведущего - четкое представление обсуждаемой темы, гибкость в поведении и способность адаптироваться к аудитории. Он должен быть нейтральным и беспристрастным, чтобы помочь участникам дискуссии достигнуть общей цели. Полномочия ведущего очень весомы. Контролируя процесс, он контролирует результат.

Предложены следующие рекомендации поведения и обязанности ведущего дискуссии:

· сосредоточьте участников на конкретно обсуждаемом вопросе;

· вы можете установить очередность выступлений, если появляется сразу много желающих высказаться;

· сдерживайте участников, не давая говорить всем одновременно;

· следите за тем, чтобы каждый из присутствующих имел возможность высказаться, чтобы никто не подвергался личным нападкам и не эксплуатировал внимание участников;

· когда вы предоставляете слово одним и тем же участникам, игнорируя остальных, то толкаете дискуссию в направлении, выбранном «активистами»;

· не делитесь своими соображениями и не давайте оценки мнениям других: если у вас возникнет непреодолимое желание выразить свою позицию по обсуждаемому вопросу, попросите у участников разрешения выйти из роли («Могу ли я на минуту перестать быть ведущим?»), выскажитесь и немедленно вернитесь к своим обязанностям;

· вмешивайтесь и более жестко руководите дискуссией, когда атмосфера накаляется или обсуждение зашло в тупик;

· не позволяйте никому вступать в диалог без вашего разрешения.

Во время дискуссии приходится критиковать собеседника. Использовать критику, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет. Разбор аргументов, их анализ, хотим мы этого или нет, все-таки уличает оппонента, представляет его в невыгодном свете. Любая критика - вещь весьма тонкая и деликатная. Поэтому для успешного ее использования целесообразно соблюдать ряд правил, которые выработаны многолетним опытом деловых дискуссий.

1. В процессе критики следует избегать проявления раздражения и злости. Не стоит напоминать о прошлых ошибках. Неудовлетворенность можно демонстрировать только тоном голоса, но не жестами и мимикой.

2. Критиковать вообще лучше всего наедине, поскольку присутствие посторонних ослабляет восприятие критики и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать за спиной, когда собеседник не имеет возможности возразить.

3. Нельзя требовать от собеседника открытого признания собственных ошибок. Достаточно того, что он внимательно выслушал критическое замечание.

4. Любую критику лучше всего начинать с самокритики. Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности.

5. Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не признак вежливости, а скорее всего, неуверенность в своей правоте.

Надо уметь не только критиковать, но и выслушивать критику. Здесь можно дать следующие советы:

- не считайте, что критикующий настроен враждебно и желает только зла;

- сохраняйте полное спокойствие, скрывайте свое плохое настроение, демонстрируйте внимание к тому, что говорит критикующий;

- не отшучивайтесь и не пытайтесь сменить тему разговора;

- если критическое замечание высказано не строго, следует уточнить, что именно критикующий имел в виду, и не приписывать ему того, чего он не говорил;

- дайте понять, что критика воспринята, и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены.

Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут возникать не только из-за целенаправленных попыток оппонентов помешать принятию запланированных решений, но и вследствие их неуравновешенности и слишком высокой эмоциональности. Нормализовать ситуацию помогут здесь спокойный призыв председателя сохранять порядок, подчеркнутая терпеливость и настойчивость. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций американский психолог Дэвид М. Мартин рекомендует действовать следующим образом:

1. Оставайтесь все время спокойным.

2. Записывайте факты или противоположные мнения без немедленного комментирования их. Поспешные комментарии могут только усугубить ситуацию. Чем дольше один или несколько участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдельно и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек.

3. Пусть участник говорит дольше и объяснит причину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким образом раскрыть дело как можно больше, это может снизить повышенный интерес к такой ситуации.

4. Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва - дать время на размышление или продумывание, а также на приведение в порядок чувств и мыслей.

5. При возобновлении обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозрительные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть столкновения и его причины.

6. Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться. Чем больше, тем лучше, так как тогда выше вероятность, что совещание войдет в нужное русло.

7. Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса.

8. Вынося решение под давлением, нужно проявлять осторожность и постараться избежать прецедентов. Вообще в таких случаях лучше принимать решения, носящие временный характер.

9. Если принято временное решение, в нем должно быть проставлено число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный вопрос и принять окончательное решение.

Таким образом, ведение дискуссий в рамках делового общения требует не только знания простых правил и принципов общения, но также и способность распознавать психологические типы людей, с которыми необходимо вести дискуссию.

3. Тактика ведения дискуссии

Тактика ведения дискуссии - это подбор и использование в дискуссии определенной совокупности логических и психологических приемов. Скажем, если вы опровергли точку зрения своего оппонента, то это еще не значит, что ваша собственная точка зрения верна: она должна быть обоснована. Очевидно, что на разных этапах дискуссии используются и разные тактические приемы. Их характер зависит от многих факторов: содержания дискуссии, состава ее участников, интеллектуальных и психологических особенностей дискутирующих сторон и т.д. Рассмотрим наиболее важные моменты тактики ведения дискуссии.

Во-первых, в любой дискуссии тактически верным будет корректное поведение ее участников. Спокойствие, уравновешенность, рассудительность, способность сдерживать естественным образом возникающие эмоции - вот те черты, проявление которых улучшит имидж каждой из дискутирующих сторон.

Во-вторых, также беспроигрышным тактическим приемом является внимательное и доброжелательное отношение к высказываниям противной стороны. Эффект этого приема можно усилить с помощью типичных для таких случаев выражений: «Мне нравится ваша мысль (предложение, тезис), над ней следует хорошенько подумать», «Это свежий взгляд на проблему, неплохо бы обсудить перспективы, которые он открывает» и т.п.

В-третьих, инвариант тактики дискуссии составляет открытость (восприимчивость) одной стороны для убедительных доводов другой. Демонстрируя это качество, вы воздействуете на психологический настрой противоположной стороны, заставляя ее быть более «сговорчивой», как бы подготавливая ее к принятию ваших собственных доводов, а в конечном итоге - и вашей точки зрения.

В-четвертых, очень распространен тактический ход, называемый «условное принятие доводов противника». Этот тактический прием позволяет избежать прямого опровержения точки зрения соперника в споре. Условно соглашаясь с доводами противника, мы как бы вместе с ним посредством дедукции выводим из его посылок сомнительные следствия, тем самым подводя к нужному окончательному выводу. Таким образом, противник превращается в соучастника, опровергающего свои собственные рассуждения.

Возможна другая вариация тактического приема «условное принятие доводов противника». Довольно часто оказывается, что тот или иной контрдовод соперника совместим с нашей собственной позицией. В таком случае отпадает необходимость его опровержения. Рассматриваемый тактический ход позволяет избежать траты сил, энергии, времени.

Но не стоит забывать, что все-таки сама дискуссия, будь то деловая или какая-либо еще, не всегда должна быть ориентирована на торжество одной стороны, на принятие только одного единственного решения. Главное в дискуссии - это достижение согласия между сторонами максимально честным способом.

4. Методы проведения деловой дискуссии

Можно предоставить дискуссию самой себе и дать волю силам, движущим людьми в их взаимодействии, с целью посмотреть, что из этого выйдет, и лишь потом переходить к ведению дискуссии по определенным правилам. Такой прием можно использовать для того, чтобы ведущий, как и участники, смогли увидеть, насколько «зрелой» в дискуссионных делах является группа собравшихся дискутантов. Однако лучше следует с самого начала вести дискуссию по правилам и с использованием определенных методов. Эти правила и методы в значительной степени зависят от характера темы.

При обсуждении тем типа «да/нет» среди участников обычно находятся сторонники обоих мнений. В этом случае можно использовать такое средство, как формулирование тезисов. Ведущий просит по одному представителю от каждого лагеря («да» или «нет»), чтобы они коротко, в тезисной форме, представили свою точку зрения и кратко обосновали ее. Это задание может быть дано заранее, до начала проведения дискуссии. В этом случае оппоненты делают тезисные заявления, после чего начинается обсуждение.

При многих дискуссионных темах заранее ясно, что среди участников будут представители различных мнений. Однако может случиться так, что дискутанты окажутся единомышленниками. Такой ситуации следует избегать, для чего требуется определенная политика приглашения участников или же следует ввести специальную роль «адвоката дьявола» - участника, намеренно высказывающего противоположную точку зрения.

В этом случае во время дискуссии или до ее начала, если ситуация предполагает такую необходимость, один из участников получает задание отстаивать противоположное мнение в противовес ожидаемому и нежелательному единодушию присутствующих (или если подавляющее большинство придерживается одного и того же взгляда). Этот «адвокат дьявола» должен представить все аргументы против господствующего мнения, которые придут ему на ум, или известны из средств массовой информации или иных дискуссий.

Часто есть смысл прибегнуть к методу голосования карточками. Это инструмент, с помощью которого участники могут выразить и сформулировать свое мнение без необходимости выступления. Ведущий раздает по одной или несколько карточек с просьбой / заданием написать на них ответ на поставленный ведущим вопрос. Заполненные карточки вывешиваются на доске в определенном порядке. Затем идет обсуждение результата голосования, причем каждый может привести аргументы по поводу тезиса на своей карточке, но может этого и не делать. Большое преимущество такого метода в том, что нет необходимости брать слово каждому: участники могут ограничиться коротким письменным сообщением (то есть сутью дела). В результате часто подлинное мнение участников выявляется лучше, чем при устных высказываниях.

Для проведения голосования карточками требуется определенный опыт; технику голосования необходимо сначала объяснить участникам. Фонд Фридриха Науманна предлагает на своих курсах ведущих введение в технику голосования карточками. Несомненно, что ведущие должны быть знакомы с подобной методикой.

Здесь достаточно знать, что карточки, написанные участниками, сначала зачитываются специально выбранным для этой цели человеком и лишь, затем наклеиваются на большие листы на стену. Во втором раунде с помощью участников будет установлен определенный порядок. Карточки будут группироваться по темам, соответствующим обобщающим понятиям, которые крупно пишутся фломастером над соответствующей группой карточек.

Использование стендов и больших листов бумаги. Весьма полезно записывать основные пункты дискуссии на стенде или больших листах бумаги, прикрепленных к стене. Излишнее усердие может оказаться здесь неуместным. Записываться должны не все высказывания дискутирующих, о лишь выделенные ведущим и его помощником (репортером) самые важные, стержневые пункты, мнения, промежуточные результаты и вопросы.

5. Нерефлексивное и рефлексивное слушание

Вербальное общение состоит из двух процессов - слушания и говорения. Существует два вида слушания - нерефлексивное и рефлексивное.

Нерефлексивное слушание представляет собой первый этап овладения техникой слушания, т.е. представляет собой внимательное молчание без вмешательства в речь собеседника или с минимальным вмешательством.

При нерефлексивном слушании контакт с собеседником поддерживается невербально и простейшими фразами, например: «Да», «понимаю», «угу», «почему» и т.д. Нерефлексивное слушание очень часто единственное, что необходимо собеседнику, поскольку каждый хочет быть прежде всего услышанным. Об этом говорит такой пример. Участников одного эксперимента попросили записать на магнитофон свою речь на любую тему. За это им предложили оплату, которая зависела от времени, в течение которого длится речь. Некоторые участники проговорили несколько дней подряд. Почувствовав себя лучше, так как некоторым из них впервые представилась возможность выговориться, многие отказались от оплаты и решили, что магнитофон лучше всякого собеседника.

Даже при нерефлексивном слушании можно значительно облегчить общение с собеседником, поскольку, что даже незначительный знак внимания побуждает продолжать разговор, а нейтральные фразы снимают напряжение (вспомните, как вы сами себя чувствуете, когда вы говорите, а собеседник не произносит ни слова!).

Нерефлексивное слушание уместно в следующих случаях:

- если собеседник хочет высказать свою точку зрения;

- если собеседник говорит о своих проблемах;

- в напряженных ситуациях;

- при разговоре с вышестоящим по должности (если, например, вас критикует начальник).

Таким образом, нерефлексивное слушание применяется, в основном, для недискуссионных разговоров, либо при угрозе возникновения конфликтной ситуации. Особенно важно умение слушать для руководителей. Исследования показывают, что в тех фирмах, в которых руководитель способен выслушать своих подчиненных, производительность труда намного выше, чем в фирмах, руководитель которых красиво говорит, но не умеет слушать.

Однако, как правило, при деловом общении одного нерефлексивного слушания недостаточно, поэтому нужно всегда помнить, что оно представляет собой лишь первый этап овладения техникой слушания. Второй этап - это рефлексивное слушание.

Рефлексивное слушание - вид слушания, который предполагает, помимо вслушивания в смысл произносимого, расшифровку закодированного в речи истинного сообщения и отражение мнения собеседника.

Рефлексивное слушание предполагает использование следующих приемов поддержки собеседника:

- выяснение, уточнение:

«я не понял»,

«повторите еще раз…»,

«что вы имеете в виду?»,

«не могли бы Вы объяснить?»

- пара фраз, то есть повторение слов собеседника своими словами, чтобы удостоверится, что вы его правильно поняли:

«вы считаете, что…»,

«другими словами…»;

- отражение чувств:

«Мне кажется, Вы чувствуете…»,

«Понимаю, Вы сейчас разгневаны…»;

- побуждение:

«ну и….»,

«что дальше…»;

- продолжение, то есть вклинивание в фразу собеседника и окончание ее своими словами, либо подсказывание слов;

- оценки: «ваше предложение заманчиво», «мне не нравится»;

- резюмирование:

«Итак, Вы считаете…»,

«Ваши слова означают…»,

«Другими словами…».

6. Этапы и правила эффективного слушания. Роль речевого поведения в деловом общении

Таблица 1. Процесс эффективного слушания состоит из трех этапов

В деловой беседе старайтесь применять следующие правила эффективного слушания:

Умение слушать и слышать является важнейшей, если не самой важной, характеристикой коммуникативной компетентности. Часто сам факт того, что человека просто внимательно выслушивают, является для него решением многих личностных проблем.

Умение слушать и слышать является необходимым условием для эффективной работы еще и потому, что решение многих проблем возможно только при полном понимании его проблемы.

Главное необходимо показать собеседнику, что его внимательно слушают и понимают.

Подача обратной связи - серьезная работа, требующая сосредоточенности, смелости, уважения к себе и другим.

дискуссия ведущий довод рефлексивный

Заключение

В деловом общении довольно часто прибегают к дискуссии, так как этот вид диалога предполагает достижение максимально возможной степени согласия ее участников по обсуждаемой проблеме. В процессе обсуждения проблемы стоит помнить негласные правила успешного проведения дискуссии. Так же стоит помнить, что существует два вида слушания (рефлексивное и нерефлексивное), стоит уметь выбирать правильное из них для определенной ситуации в деловом общении (и в том числе в дискуссии).

Я считаю, что дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением этических норм поведения людей в деловом общении. В дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый раз кажется абсурдным. Главное, чтобы участники дискуссии имели хотя бы желание согласовать общую цель, иначе, дискуссия превратится в сопоставление частичных мнений. Каждая сторона должна понять, каковы интересы другой, обе они могут совместно выдвинуть варианты, являющиеся взаимовыгодными и с помощью объективных критериев стремится к соглашению или согласованию противоположных интересов.

В работе я рассмотрела понятие дискуссии, правила и ход ее проведения, выявила особенности дискуссии в рамках делового общения, сравнила нерефлексивное и рефлексивное слушание. Цель работы можно считать достигнутой, а работу оконченной.

Список литературы

1. Г.В. Бороздина «Психология делового общения» 2012 год;

2. http://metathrone.com/slovar.html;

3. И.П. Кошевая, А.А. Канке «Профессиональная этика и психология делового общения» 2010 год.

Размещено на Allbest.ru