Правила ведения деловой беседы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Деловое общение - форма общения, опирающаяся на принципы делового этикета, направленная на взаимодействие с лицами или группой лиц(организация) для осуществления взаимовыгодных результатов.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится:

с точки зрения формы речи:

устное

письменное

с точки зрения -- однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим:

диалогическое

монологическое

с точки зрения количества участников:

межличностное

публичное

с точки зрения отсутствия/наличия опосредующего аппарата:

непосредственное

опосредованное

с точки зрения положения коммуникантов в пространстве:

контактное

дистанционное

Формы делового общения

Деловая беседа -- межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая форма деловой коммуникации.

Деловая беседа по телефону -- способ оперативной связи, значительно ограниченной по времени, требующей от обеих сторон знание правил этикета телефонных разговоров (приветствие, взаимопредставление, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).

Деловые переговоры -- обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Служебное совещание -- один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Деловая дискуссия -- обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных её участников.

Пресс-конференция -- встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Публичная речь -- монологическая ораторская речь, адресованная определенной аудитории, которая произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т. д.)[2].

Деловая переписка -- письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. Деловое письмо -- это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии.

Этика делового общения. 

Люди, принимающие участие в деловом общении придерживаются официального стиля общения и ориентированы на решение и достижение поставленных задач. Культура делового общения всегда уместна.

Деловое общение должно протекать в соответствии с профессионально-этическими нормами и стандартами. Их можно объединить в две группы:

первая группа -- комплекс этических представлений, норм, оценок, которыми личность владеет от рождения, представление о том, что такое добро и что такое зло -- то есть собственный этический кодекс, с которым человек живёт и работает, какую бы должность он ни занимал и какую бы работу ни исполнял;

вторая группа -- те нормы и стандарты, привносимые извне: правила внутреннего распорядка организации, этический кодекс фирмы, устные указания руководства, профессиональный этический кодекс.

Деловая беседа -- это основной и важнейший элемент управленческой деятельности. По сути, разговор - самая оперативная и дешевая форма обмена информацией.

Отличие деловой беседы от дружеской:

общение деловой этикет

Важнейшие функции деловой беседы:

взаимное общение сотрудников из одной деловой сферы;

совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов - поддержание деловых контактов;

контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий

стимулирование деловой активности.

Фазы деловой беседы:

1. начало беседы;

2. передача информации;

3. аргументирование;

4. опровержение доводов собеседника;

5. принятие решений.

Факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

профессиональные знания дают возможность реализовать высокую объективность, достоверность и глубину изложения информации, а также владение ситуацией;

ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

«насыщенность» рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все»;

юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Общие правила делового общения

Правило номер один: 

Говорите четко, разборчиво, чтобы слушатель понимал, о чем вы говорите, ведь это наверняка что-нибудь интересное. 

Правило номер два:

Избегайте такого явления как монотонность. Монотонная речь нагоняет тоску, от нее клонит в сон и хочется убежать куда-нибудь и не возвращаться! Человеку от природы дана возможность управлять своим голосом - так используйте ее!

Правило номер три:

Следите за тем, чтобы ваша речь была среднего темпа, избегайте крайностей! Слишком медленная речь заставляет помимо воли отвлекаться от слов говорящего, а если вы говорите слишком быстро - собеседник не успевает за вашими мыслями, и хорошей коммуникации в этом случае не получится.

Правило номер четыре: 

Чередуйте короткие и длинные фразы. Если вы говорите длинными предложениями, с большим количеством грамматических конструкций - собеседнику не просто их воспринять на слух. Речь, состоящая из коротких фраз, тоже не производит хорошего впечатления.

Правило номер пять:

Правильно задавайте вопросы. В диалоге одинаково важную роль играют и открытые вопросы (предполагающие развернутого ответа), и закрытые (предполагающие однозначного ответа: либо «да», либо «нет»). 

Правило номер шесть:

Умейте слышать, слушая собеседника. Перебивать собеседника считается неприличным, избегайте этого. Вникайте в то, что он говорит. Показывайте свою заинтересованность жестами, взглядом. 

Правило номер семь:

Ключ успешной беседы - это взаимопонимание.

«Настройтесь» на собеседника, почувствуйте своего визави. Общайтесь с ним на понятном ему языке. 

Правило номер восемь:

Соблюдайте этикет общения. Строго соблюдайте нормы речевого этикета, относитесь уважительно к собеседнику. В корректной форме выражайте одобрение, комплимент, несогласие;

Правило номер девять:

Не задавайте прямых вопросов. Постарайтесь при беседе задавать непрямые вопросы. Избегайте вопросов на подобие «Чем ты зарабатываешь себе на жизнь?» или «Ты хочешь быть богатым и успешным?»

Правило номер десять:

Поощряйте самостоятельное размышление собеседника над проблемой. Давайте собеседнику пищу для размышления. Используйте в своей речи такие обороты как «А что вы думает по этому поводу?», «как вы видите этот вопрос?».

Правило номер одиннадцать:

Не обрушивайте на собеседника поток предложений, если вы уже находитесь на стадии обсуждения конкретной услуги, бизнеса или товара. Подходите к этому мягко и плавно, по восходящей. Используйте словесные замки на пике вашего диалога. Они могут быть следующие: «Так ведь?», «правда?» «я же правильно говорю?»

Правило номер двенадцать:

Строго соблюдайте дресс-код! «Встречают по одежке»…

Категорически нельзя:

вступать в разговор на деловую тему на ходу в коридоре;

начинать разговор фразами вроде «Послушайте, я хочу с вами поговорить», «Вы располагаете несколькими минутами? У меня к вам дело», «Хорошо, что мы встретились. Я давно собирался с вами побеседовать» и т.п.;

вести себя так, чтобы собеседник понял, что его не ждали;

совмещать беседу с другими формами работы (разговор по телефону, просмотр бумаг, подготовка к какому-либо другому делу и т.д.).

Говорят, что судьба деловой беседы решается именно в первые 10 минут. Специалисты советуют тщательно подготовить первый вопрос: он должен быть коротким, интересным, но не дискуссионным. Это определит положительный эмоциональный тон собеседников.

Размещено на Allbest.ru