Проста модель процесу обміну інформацією

Размещено на http://www.allbest.ru/

Львівський державний університет фізичної культури

Кафедра економічних наук

Реферат

На тему: «Проста модель процесу обміну інформацією»

Виконала: студентка групи 34-Т

Лук'янчук Софія

Львів 2015

План

Вступ

1. Зародження ідеї обміну інформацією

2. Проста модель обміну інформацією

3. Перешкодами при обміні інформацією

Список використаної літератури

Вступ

На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшується обсяг повідомлень. До того ж спостерігається випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб'єктів інформації . В результаті збільшується витрати часу на перевантаження різних ланок управління . У свою чергу стрімке поширення новітніх засобів зв'язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно-психічних операцій.

1. Зародження ідеї обміну інформацією

Хоча все процес комунікацій часто завершується протягом кількох секунд, що перешкоджає виділення його етапів, ми проаналізуємо цих етапів, щоб показати які проблеми можуть бути у різних точках. Цей аналіз подібний до уважному разглядыванию кожного кадру короткого епізоду на кіноплівці.

Зарождение ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї, або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення потрібно зробити предметом обміну. На жаль, багато спроби обміну інформацією між обриваються у цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість цього етапу: «Невдалий повідомлення стане краще на глянсовою папері чи то з збільшення потужностей гучномовця. Лейтмотив етапу - «не починайте не почавши думати».

Важливо пам'ятати, ідея ще трансформована на слова або придбала інший форми, де вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив лише, яку саме концепцію хоче зробити предметом обміну. Щоб провернути обмін ефективно, він має прийняти у розрахунок багато чинників. Приміром, керівник, бажаючий обмінятися інформацією оцінки результатів роботи, має чітко розуміти, ідея у тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхнє сильних і слабкі сторони про те, як і поліпшити результати його роботи. Ідея неспроможна полягати у туманних загальних похвалах чи критикуючи поведінки підлеглих.

Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здатними до розвитку й удосконаленню, отже, які потребують інформації з оцінкою результатів його роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обмінюватись інформацією зазначену тему сутнісно. Керуючий, який сприймає підлеглих як дітей, які чекають, щоб їх поправляли і направляли, швидше за все закладе до своєї ідеї критицизм негативного характеру, властивий такому способу мислення.

Ще одна приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає начальник цеху, хіба що прийняв повідомлення від вищого керівництва у тому, що компанії потрібно на 6 % збільшити виробництво зерна відеоігор без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху зможе зметикувати, яким шляхом найкраще обмінятися цієї інформацією з підлеглими і направить але це повідомлення точності таким, яким було отримано, можливі непорозуміння, оскільки робочі зрозуміють лише сам собою факт те, що зміни необхідні. Керівники, незадовільно обменивающиеся інформацією, можуть діяти невдало, оскільки з відношення до ним у такий спосіб діє найвище керівництво. Річ у тім, керівники вищої ланки часто служать рольової моделлю для поведінки підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примусу або відверті в обмін інформацією на нас, ми можемо повестися таким чином, обмінюючись інформацією відносини із своїми підлеглими. Однак перебуваєте у іншому становищі, ніж ваше начальство. Тому зовсім необов'язково діяти у тому самому стилі, навіть коли цей стиль ефективний. Що він необхідно, то це усвідомити - які ідеї призначені до передавання доти, як ви вже відправляєте повідомлення, і упевненість у адекватності і доречності ваших ідей з урахуванням конкретній ситуації та мети.

2. Проста модель обміну інформацією

Кодування і вибір канала. Перш ніж передати ідею, відправник маєш з допомогою символів закодувати її, використавши при цьому слова, інтонацію і жести (мову тіла). Таке кодування перетворює навчання у повідомлення. інформація кодування невербальний психологічний

Відправник повинен також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких із загальновідомим каналам ставляться передача мови і письмових матеріалів, і навіть електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронної пошти, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але з під час передачі повідомлення телефоном. Подібною то, можливо нездійсненним одночасний розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, предваряющие зборів невеликих груп, задля забезпечення розуміння повідомлення й прилучення до проблемі. Якщо канал дуже відповідає ідеї, яка зародилася першому етапі, обміну інформацією будуть меншими від ефективний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенности допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої розмови за філіжанкою кави чи відправивши йому записку із нагоди. Проте з цим каналам, мабуть, вдасться передати ідею серйозності порушень так само ефективно, як офіційним листом чи нараді. Подібною, напрям що була записки про винятковості її досягнення не передасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, не залишиться у тій мері ефективним, як прямий розмову з наступним офіційним листом висловлювати подяки, ні з премією.

Вибір кошти повідомлення ні обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати чи більше коштів комунікацій у поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання коштів та імідж визначатимуть тимчасові інтервали в послідовності передачі. Проте, дослідження свідчать, що одночасне використання коштів обміну усній і письмовій інформацією зазвичай ефективніше, ніж, скажімо, лише обмін письмовій інформацією Обговорюючи результати дослідження, професор Терренс Мітчел вказує: “Головний висновок цієї роботи у тому, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять цей обміну інформацією ефективнішим у переважній більшості випадків”. Орієнтація на обидва каналу змушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації. Проте у разі кожен інформаційному обміну про ні бути письмовим. І тут потоки паперів стають некерованими.

Другий етап стане зрозумілішим, коли уявити його як операцію упаковки. Багато справді хороші продукти немає збуту, доки знаходять такий упаковки, яку споживач визнає зрозумілою та привабливою одночасно. Подібною, багато людей із чудовими ідеями неспроможна упакувати з допомогою символів і вкласти у канали, значимі і привабливі для одержувача. Коли таке трапляється, ідея, якби була навіть распрекрасной, найчастіше знаходить «збуту».

Передача. На етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї, або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться фізичної передачі повідомлення, що багато людей помилково і сприймають як процес комунікацій. У той самий час, як ми бачили, передача одна із найважливіших етапів, якими необхідно подолати, щоб донести ідею до іншої особи.

Декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодирование - це переклад символів відправника на думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таку ж значення для одержувача, останній знатиме, що став саме мав на оці відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакцію ідею непотрібен, процес обміну інформації у цьому повинен завершитися. Проте з ряду причин, про які йшлося піде нижче, одержувач може надати іншій, ніж у голові відправника, сенс повідомленню. З погляду керівника, обміну інформацією можна вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких очікував від цього нього відправник.

Зворотний зв'язок. За наявності зворотний зв'язок відправник і одержувач змінюються комунікативними ролями. Початковий одержувач стає відправником і відбувається крізь ці етапи процесу обміну інформацією між передачі свого відгуку початковому відправнику, що тепер ж виконує функцію одержувача.

Зворотний зв'язок може призвести до значного підвищення ефективності обміну управлінської інформацією. Відповідно до низки досліджень двосторонній обміну інформацією (за наявності можливостей для зворотний зв'язок) проти одностороннім (зворотний відсутня), хоч і протікає повільніше, тим щонайменше ефективніше знімає напруги, точнішим і підвищує упевненість у правильності інтерпретації повідомлень. Це прямо підтверджено у різних культурах.

Шум. Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обміну інформацією, дозволяючи обидва боки придушувати шум. Мовою теорії передача інформації шумом називають те, що спотворює сенс. Джерела шуму, що потенційно можуть створювати перепони по дорозі обміну інформацією між, варіюють від мови (в вербальному чи невербальному оформленні) до відмінностей у сприйнятті, від яких може зміняться зміст у процесах кодування і декодування, і по відмінностей у організаційному статусі між керівником і підлеглих, які можуть опинитися ускладнювати точну передачу інформації.

Певні шуми присутні завжди, на кожному з етапів процесу обміну інформацією між відбувається певне перекручення сенсу. Звичайно примудряємося подолати гомін лісу і передати наше повідомлення. Проте високий рівень шуму точно призведе до помітної втрату сенсу і може цілком блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. З позицій керівника, це має обумовити зниження рівня досягнення мети відповідно до що передається.

1. Здійснення комунікацій - це що з'єднує процес, необхідний будь-якого важливого управлінського дії.

2. Комунікація - це обміну інформацією для людей.

3. Між організацією і його оточенням, між вищою, і нижче розташованими рівнями, між підрозділами організації необхідний обміну інформацією. Керівники зв'язуються прямо пов'язана з підлеглими, чи це індивіди чи групи. Є також чутки - як неформальна інформаційна система коштує.

4. Основними елементами комунікаційного процесу є відправник, повідомлення, канал і одержувач.

5. Етапи процесу - розробка ідеї, кодування і вибір каналу, передача і розшифровка.

6. Зворотний зв'язок, тобто. реакція одержувача, показує, зрозуміла або зрозуміла передана інформація, допомагає подолати шум.

7. Шум у інформаційній системі - те, що спотворює сенс внаслідок мовних відмінностей, відмінностей у сприйнятті, і навіть фізичних взаємодій.

При обміні інформацією відправник і приймач проходять декілька взаємопов'язаних етапів. Основною їх задачею є укласти повідомлення і використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею.

Рис. 1. Проста модель обміну інформацією

Етапи проходження інформації взаємопов'язані і складаються із: зародження ідеї; кодування і обрання каналу, передачі і декодування

3. Перешкодами при обміні інформацією

Перешкоди обумовлені сприйняттям. Люди реагують не на те, що в дійсності відбувається, а на те, що ними сприймається. Повідомлення по різному інтерпретується залежно від роду занять, спеціальності, у випадках недовіри і антагонізму.

Керівників вищої ланки в основному постачають позитивною інформацією. Підлеглі не інформують їх про погані новини. Основною причиною цього є страх перед покаранням. Керівник, який не створює позитивного клімату в колективі здобуває тільки урізаний об'єм інформації.

Семантичні бар'єри обумовлені різним розумінням і тлумаченням слів, жестів, інтонації. Слова і жести мають різне значення і не кожний може зрозуміти їх, що викликано різницею в освіті, кваліфікації, слабким знанням іноземної мови, національними особливостями.

Невербальні перепони - це використання різних символів, крім слів. Прикладами цього є обмін поглядами, вираз обличчя (усмішка, нерозуміння, підняті брови, живий або відсутній погляд, погляд з виразом схвалення або несхвалення, використання пальця, прикриття рота рукою, в'яла поза, інтонація, модулювання голосу).

Поганий зворотній зв'язок, який знижує ефективність комунікації. Основною причиною цього є вміння слухати. Мистецтвом ефективного слухання є такі засоби: перестаньте розмовляти; допоможіть говорючому вільно виловлювати свою думку; будьте терплячими; не допускайте суперечок; задавайте питання.

Перешкоди в організаційних комунікаціях. Основними з них є: перекручення повідомлень; інформаційне перевантаження керівника; недосконала структура управління і техніка комунікації.

Перешкоди пов'язані з чисто фізичними і психологічними моментами: втомленість; слабка пам'ять; неуважність; імпульсивність, яка заважає зосередитися; зайва емоціональність; нетерплячість.

Все це заважає одному з учасників обміну інформацією в повній мірі донести до іншого, а іншому - відповідним чином її сприйняти, що в кінцевому підсумку відзначиться на якості управлінських рішень.

Список використаної літератури

1. Армстронг М. Основы менеджмента. Как стать лучшим руководителем. Серия «Учебники и учебные пособия». Ростов-на-Дону: «Феникс», 1998. - 512с.

2. http://www.studynotes.com.ua/2013/02/prostaya-model-processa-obmena-informaciej/

3. Зернецька О. В. Глобальний розвиток систем масової комунікації і міжнародні відносини.- К.: Освіта, 1999.- 351 с.

Размещено на Allbest.ru