Правила проведения интервью

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Как показывает опыт, в сравнении с неформальным подходом, имеющим место в настоящее время, предлагаемая концепция обладает следующими преимуществами:

· на 30% сокращается время проведения интервью;

· на 40% сокращается время подготовки отчета о проведении интервью;

· практически сводится к нулю вероятность повторного интервью;

· в разы повышается уровень взаимного доверия участников интервью;

· формализованный (документированный) результат проведения интервью может быть включен в корпоративную базу знаний.

Концепция интервью сформулирована в виде Правил проведения интервью. Одним из основных видов социологического исследования, использующего, непосредственное, социально-психологическое взаимодействие между исследователем и респондентом в соответствии с поставленной целью является - интервью.

В социологическом исследовании, опирающимся на интервью, наиболее важными этапами является разработка программы исследования, составление опросного места, организация и проведение интервью.

Для успешного проведения интервью важны следующие моменты: место проведения интервью, организация проведения интервью.

1. Правила проведения интервью

Общие положения

1. Правила проведения интервью (далее - Правила) устанавливают единый для сотрудников Компании порядок подготовки и проведения интервью при изучении (диагностике) бизнес-процессов Клиента, а также порядок отчетности о проведенном интервью.

2. Настоящие Правила входят отдельным документом в документооборот Компании.

3. Настоящие Правила предусматривают три вида интервью (по способу проведения):

· путем непосредственного общения;

· путем общения по телефону;

· путем общения по электронной почте.

2. Порядок подготовки интервью

1. Дату интервью и исполнителя (лей) процедуры назначает менеджер проекта (функциональный начальник).

2. За день до даты проведения интервью исполнитель представляет менеджеру проекта на утверждение:

· план интервью

· опросный лист.

3. При составлении опросного листа рекомендуется использовать «Корпоративную методику подготовки опросных листов».

4. Следует добиваться того, чтобы интервьюируемый понял важность интервью и подготовился к нему.

После подготовительного этапа, включающего определение целей интервью, проведение предварительного расследования, назначение встречи и разработку стратегии, можно приступить к интервью. В самом общем смысле - это разговор двух или более людей с целью получения новой информации. Однако, не обычный разговор, образующий повседневные межличностные коммуникации, а разговор, который строится по правилам профессионального общения. Успех интервью зависит от того, насколько профессионально задаются вопросы и как полно на них отвечают.

3. Порядок проведения интервью и этикет

- Следует (желательно) проводить интервью не одному (вдвоем).

Установление первого контакта. Цель - создать благоприятную атмосферу для разговора.

Встреча с собеседником. Приветствие. От того в каком ключе, официальном или неофициальном, беседа начнется, зависят ее тактика и конечные результаты. В современной разговорной практике выделяются четыре стилистических уровня обращения:

- официальный - по имени, отчеству и на «вы»;

- полуофициальный - по полному имени и на «вы»;

- неофициальный - по имени и на «ты»;

- фамильярный - по краткому имени и на «ты».

Вначале интервьюер называет себя и представляемую им организацию, помня, что не надо подчеркивать свою личную заинтересованность в содержании интервью.

Однако интервью - это не только умение задавать вопросы. Оно включает и другие, не менее важные вербальные компоненты. Разговор начинается с произнесения этикетных фраз, открывающих беседу, со слов приветствия. Далее собеседники должны установить взаимный контакт. От того, сумеет ли интервьюер найти подход к своему герою, установить с ним гармоничные, нацеленные на обмен информацией отношения, получить и развить до деталей интересующие сведения, зависит успешный результат интервью.

Далее важно найти верный путь развития беседы, выстроить ее так, чтобы последовательность вопросов подчинялась главной целевой установке интервью.

Проверено на практике, что люди обычно удивляются, откуда взята их фамилия, почему выбрали именно их, иногда советуют обращаться к другому лицу («он лучше разбирается в этих вопросах»). Интервьюер должен объяснить, что отбор опрашиваемых производится «вслепую», не по их собственному желанию, часто случайно, чтобы иметь широкую и полную картину суждений и взглядов по исследуемым вопросам.

Такие ремарки, как «Не так ли?», «Верно?»,» Как Вы думаете» и т.п. создают атмосферу некоторой доверительности. Возможно, что опрашиваемый продолжает отказываться вести беседу (ссылается на неинформированность, занятость). Надо ему сказать, что вопросы будут простыми и в любую минуту опрашиваемый может прервать беседу.

Для «утепления атмосферы интервьюер может начать разговор с отвлеченных тем, что покажется уместным для установления первого контакта.

- Следует избегать действий, неприятных для интервьюируемого, например, садиться или курить без его согласия и т.п.

- Интервьюеру не следует излагать свое мнение об услышанном от собеседника. Следует только накапливать информацию для последующего анализа и использования. Не следует обсуждать с интервьюируемым мнения других сотрудников. В ходе проведения интервью не следует давать советов.

- Следует документировать вопросы и ответы по ходу проведения интервью с приложением черновых записей к отчету об интервью.

- Интервьюеру следует управлять последовательностью ответов в ходе беседы и контролировать точность получаемой информации. Это можно сделать при помощи кратких резюме: «другими словами», «если я правильно вас понял». При этом следует получить подтверждение своему резюме.

- Интервьюеру следует «уметь слушать» и демонстрировать корректность в разговоре. При высказываниях партнера по вопросам, выходящим за рамки обсуждаемого, следует дать ему возможность изложить свое мнение, так как при этом представляется возможность получения дополнительной информации. Далее необходимо добиться ответа на обсуждаемый вопрос, вернув разговор в прежнее русло и убедившись в том, что вопрос был правильно сформулирован (понят) и интервьюируемый может дойти до сути дела.

- Преамбула интервью - это разговор, тема которого может не перекликаться с основной задачей интервью.

В начале интервью задаются нетрудные для собеседника вопросы.

Далее приступают к основным вопросам. Заинтересовать собеседника - цель любого интервьюера. При этом интересный вопрос - очень индивидуально понятие. То, что покажется нестандартным одному герою, на другого навеет скуку.

Самый главный вопрос, ради которого и проводится интервью, задается в конце беседы. Жесткие или неприятные для героя вопросы никогда не задаются в начале разговора.

Очень важен заключительный этап интервью, в котором, как правило, заранее можно спланировать только время окончания. Соблюдать договоренность о продолжительности интервью - хороший тон. Желательно также завершать разговор на позитивной ноте. Даже если в конце задавались нелицеприятные вопросы, надо попробовать заговорить о чем-нибудь приятном для собеседника, чтобы ни у кого не осталось неприятного осадка.

Составляя вопросы и разрабатывая сценарий интервью, не стоит забывать, что главная роль в нем принадлежит вовсе не задающему вопросы, а его собеседнику. Именно он является основным коммуникатором, в его распоряжении информация, и в принципе он волен поступать с ней как угодно.

- В ходе проведения интервью необходимо уделять достаточное внимание вопросам, которые задает интервьюируемый. Следует поддерживать неформальную атмосферу беседы и способствовать ее продолжению.

- В конце интервью необходимо подвести его итоги с целью убедиться в том, что и вопросы и ответы были правильно поняты партнерами.

- Если по ходу интервью выясняется недостаток времени для его проведения, следует договориться о продолжении интервью и назначить следующую встречу или оговорить порядок ее назначения.

- По окончании интервью следует дать возможность партнеру сделать дополнительные замечания, которые он считает важными.

Стратегически правильно вовремя не только начать, но и закончить интервью. Точность и пунктуальность - необходимое условие для того, чтобы о репортере сложилось благоприятное впечатление. Непозволительно опаздывать на интервью, но не менее плохо задерживать собеседника сверх времени, которое оговорено заранее. Спланировать заранее как завершиться интервью довольно сложно.

Основные правила, которым надо следовать, завершая интервью:

1. Заканчивать интервью строго в условленное время. Только сам собеседник может предложить продолжить интервью. Однако, если этого не произошло, а тема не исчерпана, можно договориться еще об одной встрече.

2. Завершая интервью, следует просмотреть записи, это позволит избежать забытых вопросов, непроверенных имен и т.п. Если время позволяет, то можно уточнить неясные места.

3. Поинтересоваться, не хочет ли собеседник добавить что-нибудь к сказанному.

4. Напомнить о документах, статьях, письмах, фотографиях, которые упоминались в интервью. Взять разрешение на публикацию или цитирование.

5. Прощаясь, обсудите возможность позвонить или зайти еще раз, чтобы задать еще вопросы, уточнить детали и подробности.

- Необходимо узнать мнение интервьюируемого о необходимости проведения интервью с другими сотрудниками и изучения определенных документов.

- Следует поставить в известность интервьюируемого о принципах и способах обработки результатов интервью, планах на дальнейшие встречи и планируемых сроках завершения этапа внедрения. Следует обменяться контактными номерами телефонов и адресами электронной почты.

4. Порядок обработки результатов интервью и отчетность

1. Обработка результатов интервью производится в течение трех дней после проведения интервью.

2. В пакет отчетных документов входят:

· план интервью;

· опросный лист;

· отчет об интервью.

3. План интервью и отчет об интервью являются управленческими документами и составляются, учитываются и хранятся по правилам корпоративного документооборота.

4. С разрешения менеджера проекта следует представить отчет об интервью на согласование интервьюируемому. Не подлежит представлению часть отчета об интервью, определенная менеджером проекта.

5. Не позднее чем через три рабочих дня после проведения интервью ответственный за его проведение исполнитель представляет менеджеру проекта пакет отчетных документов. В случае незавершенного интервью представляется соответствующий отчет.

6. Менеджер проекта обеспечивает подписание отчета об интервью (купированного соответствующим образом) официальным представителем обследуемого Клиента.

Заключение

Сфера применения интервьюирования чрезвычайно широка и разнообразна: оно используется в журналистике, менеджменте и т.п. Интервьюер должен быть человеком политически зрелым. Должен обладать определенным уровнем знаний, культуры, необходимых для общения с людьми различного социального положения, возраста, образования, для того, чтобы запомнить и в разговорной манере воспроизвести текст интервью (часто довольно обширный), соблюсти разнообразные инструкции.

Ну и конечно встает вопрос о большой важности интервьюирования для многих сфер деятельности человека. В будущем интервьюирование наверняка ждет большое распространение. Конечно, оно и сейчас распространено, но не так как хотелось бы. Например, было бы неплохо в наше время практиковать интервьюирование на крупных предприятиях, как это делается за рубежом. Это сильно помогло бы принимать правильные решения руководителям, которые толком не знают о том, что творится в коллективах их предприятий. Зачастую принимаются решения, которые противоречат мнению коллективов и общественности.

Список литературы

интервью этикет собеседник

1. Девятко И.Ф. Методы социологического исследования: Учебное пособие., М, 2005 г.

2. Как провести социологические исследование/ под. ред. М.К. Горшкова М, 2006 г.

3. Кухарчук Д.В. Социология. Краткий курс лекций., М, 2004 г.

4. Маслова О.М. Интервьюирование. - М, 2008 г.

5. Ядов В.А. Социологическое исследование: методология, программа, методы, М, 2006 г.

Размещено на Allbest.ru