Организация документационного обеспечения управления в учреждениях социальной сферы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация документационного обеспечения управления в учреждениях социальной сферы

Выполнила:

Ворошилина Наталья Николаевна

Управление по труду, занятости и социальной защите Рогачевского районного исполнительного комитета (далее - управление) Республики Беларусь (далее РБ) является структурным подразделением Рогачевского районного исполнительного комитета, обеспечивающим реализацию на территории Рогачевского района государственной политики в сфере социальной защиты населения, труда, содействия занятости и демографической безопасности. Документопоток в управлении достаточно большой и он растет с каждым годом. Так, в 2014 году объем корреспонденции в управлении составил 8190 документов (в 2013 году - 7854 документа). Показатели 2013 года приведены в рисунке 1.

Рисунок 1. Показатели документопотока Рогачевском управлении в 2013г.

Для исследования возможности эффективной обработки большого количества документов рассмотрим форму организации работы с документами в управлении. В управлении службы документационного обеспечения управления (далее ДОУ) нет ее, функции выполняет главный юрисконсульт, который подчиняется и выполняет задания и поручения, как начальника управления, так и его заместителей. Главный юрисконсульт при осуществлении своих полномочий взаимодействует с администрацией Рогачевского исполнительного комитета и ее структурными подразделениями (управляющей делами, кадровой службой, другими отделами и секторами), предприятиями, организациями различных форм собственности, гражданами. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией РБ, Указами и распоряжениями Президента РБ, Постановлениями и распоряжениями Правительства РБ, Унифицированными системами документации, Нормативными актами органов исполнительной власти РБ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственными стандартами и др. Основным нормативным документом, регламентирующим правила, приемы и технологию работы с документами в управлении является Инструкция по делопроизводству от 30.01.2009 г., которая разработана с учетом положений Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ от 19.01.2009 г. № 4.

В Рогачевском управлении по труду, занятости и социальной защите смешанная форма организации работы с документами: часть делопроизводственных функций выполняет юрисконсульт, часть - структурные подразделения. Определенные виды документы (распределение устанавливается руководителем) регистрируются, контролируются, формируются в дела и хранятся у юрисконсульта, а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях, к компетенции которых они относятся. Прием всей входящей корреспонденции, ее предварительное рассмотрение и последующая обработка осуществляется юрисконсультом. Рассмотрев всю поступившую корреспонденцию, юрисконсульт регистрирует и передает на рассмотрение начальнику управления, который изучает документы и определяет исполнителей.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства, т.к. она необходима для учета, контроля и справочной работы с документами. Далее делается пометка в журнале регистрации документов - кому отправлен документ, вписывается резолюцию и передача на исполнение в тот же день под роспись (если несколько исполнителей, то документ размножается). Работа с отправляемыми документами в управлении состоит из следующих операций: составление проекта документа; согласование, визирование; подписание, утверждение; регистрация, отправка. Проект отправляемого документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет юрисконсульт (при необходимости вносит изменения и дополнения и возвращает его на доработку исполнителю), присваивает ему регистрационный номер и дату в «Журнале регистрации исходящих документов». Отправляемые документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, оставляемых в одном экземпляре. Юрисконсульт отдает исходящий документ на подпись начальнику или его заместителям. Первый экземпляр подписанного документа возвращается для отправки, второй экземпляр письма подшивается в дело со всеми приложениями.

Внутренние документы управления используются для решения управленческих задач. К внутренним документам относятся: протоколы, акты, плановые и отчетные документы, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), приказы по личному составу (о приеме на работу, переводах, увольнении, поощрениях, премировании, аттестации, командировках), документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справка, докладные записки, трудовые книжки, характеристики, трудовые договоры и т.д.). Внутренние документы, как правило, издаются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, бухгалтерии, заинтересованным лицам и подразделениям, с подлинника снимается копия или оформляется выписка из документа.

Таким образом, главный юрисконсульт выполняет полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. В этом случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда, эффективно использовать оргтехнику. Однако есть объем документопотока превышает 10 тыс. документов в год, то один делопроизводитель подвергается большой нагрузке, что впоследствии может повлиять на качество исполнения должностных обязанностей. Также вышеуказанные операции с документами требуют огромных временных затрат, что не позволяет считать документооборот оптимальным, а отсутствие профессионального образования по делопроизводству у юрисконсульта может привести к профессиональным ошибкам.

Общий объем поступающих документов в 2014 году составил 4025 документов (в 2013 году - 3840 документов). Данные приведены в рисунке 2, способы доставки входящих документов могут быть разными и они показаны на рисунке 3.

Рисунок 2. Входящие документы управления

Рисунок 3. Соотношение способов доставки входящих документов

Таким образом, наибольшее количество документов (46%) поступают в управлении от граждан, которым необходима квалифицированная помощь в вопросах, возникающих при назначении и выплате пенсий и пособий, материальной помощи, получении социальных услуг, трудоустройстве и т.д. Большой объем корреспонденции осуществляется по средствам почты и доставляется курьерами. Исходящие документы управления также составляют достаточно большой объем от всего документооборота. В 2014 году сотрудниками управления исполнено 2534 документа (в 2013 году - 2406 документов). 26 Данные приведены в рисунке 4.

Рисунок 4. Исходящие документы управления

Таким образом, большое количество документов (912) запрашивается сотрудниками из учреждений и организаций по вопросам социального обеспечения, охраны труда и выплаты заработной платы, оказания единовременной помощи и т.д. Приведенных выше данные подтверждают, что объем документооборота в Рогачевском управлении достаточно большой. Все эти документы подлежат регистрации. Регистрация документов ведется юрисконсультом в журнальной форме. Эта форма имеет главный недостаток: невозможность вести контроль по срокам исполнения, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просмотреть все записи в журнале, что крайне неудобно. В данной ситуации, для того чтобы решить проблему обработки большого количества документов, необходимо пересмотреть форму организации работы с документами. Возможно, необходимо выбрать другую, например, смешанную: часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) будут выполняться юрисконсультом, а каждое структурное подразделение (ответственный сотрудник за делопроизводство) будет вести работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Например, сотрудники сектора по выплате пенсий и пособий могут вести регистрацию входящих документов (приказов) о приеме на работу, увольнении пенсионеров.

В рамках исследования, нами была проведена оценка работы (по 10-бальной шкале) с документами сотрудников управления и оценка клиентами управления качества работы сотрудников с документами. Был опрошен 21 сотрудник и выборочно 40 клиентов (возраст до 60 лет) пенсионного отдела и отдела социального развития и помощи. Показатели приведены в таблице 1 и таблице 2.

Таблица 1. Карта оценки работы с документами сотрудников управления

Таким образом, сотрудники недовольны условиями хранения документов и они хотели бы отказаться (или частично отказаться) от некоторых форм журналов (или граф заполнения).

Таблица 2. Карта оценки клиентами качества работы сотрудников управления с документами

Таким образом, клиенты высоко оценили необходимость истребования документов средствами электронной связи.

Итак, в ходе общего хода исследования выявлены следующие недостатки в организации работы с документами:

- необходимость заполнения множества журналов сдерживает темп работы сотрудников, в т.ч. во время приема клиентов;

- не использование в работе всех возможностей электронной почты, как с государственными органами, так и с клиентами управления;

- условиях хранения документов сказываются на качестве и скорости работы сотрудников управления, а именно специалистов отдела по назначению и выплате пенсий и пособий.

- отсутствует профессиональный уровень сотрудников в работе с программным обеспечением.

Также одним из важных факторов, влияющих на эффективность работы с документами, является степень технической оснащенности. В настоящее время информационное обеспечение документационного обеспечения управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления. В Рогачевском управлении также особое внимание уделяется информационному обеспечению, для этого используются следующие автоматизированные системы:

Государственная информационная система социальной защиты (ГИССЗ). Пользователями системы являются руководители и сотрудники Рогачевского управления и Рогачевского территориального центра социального обслуживания населения, отвечающие за назначение и выплату всех видов пенсий, пособий и компенсаций, социальное обслуживание одиноких и престарелых граждан. Система содержит обширную информацию о 18897 получателях пенсий и пособий города и района и имеет подпрограммы: «пенсия», «пособия», «социальное обслуживание», «техническое обеспечение», «единовременные выплаты», «адресная помощь», «льготы», «удержания» благодаря которым, проводятся массовые расчеты и формируются выплатные документы, налаживает информационное взаимодействие на районном, областном и республиканском уровнях при помощи корпоративной сети передачи данных.

Информационные системы «Бухгалтерский учет бюджетных организаций» и «Расчет заработной платы» являются частью комплекса задач «Автоматизация бухгалтерии». Программный комплекс «Kids Nutrition» предназначен для автоматизации работы по обеспечению бесплатными продуктами питания детей первых двух лет жизни. Пользователям комплекса являются специалисты отдела социального развития и социальной помощи управления и территориального центра социального обслуживания населения.

Программный комплекс «Предприниматели» предназначен для автоматизации учета зарегистрированных и исключенных из реестра районного исполнительного комитета индивидуальных предпринимателей.

Программный комплекс «Содействие предпринимателям» предназначен для автоматизации процедур оказания содействия предпринимателям малого и среднего бизнеса в получении информационных, методических и консультационных услуг.

Программный комплекс «Вакансии» предназначен для ведения электронного банка имеющихся трудовых вакансий граждан. Программа используется специалистами отдела занятости и отдела социально-трудовых отношений управления для информирования граждан о возможностях трудоустройства и наличии свободных рабочих мест на основе электронного обмена информацией с нанимателями.

Программный комплекс «Учета обязанных лиц» предназначен для учета и контроля по трудоустройству неработающих родителей, обязанных возмещать расходы по содержанию детей, находящихся на государственном обеспечении, согласно Декрета № 18.

Программные комплексы «Статистика», «Денежные выплаты» предназначены для ведения ведомственной отчетности, назначения, учета и выплаты пособий по безработице, стипендий, материальной помощи, пособия на погребение безработным гражданам, субсидий. Пользователями комплекса являются специалисты отдела занятости.

Как видно из представленных информационных систем, в управлении внедрены многие специализированные программы по различным направлениям деятельности, однако не используются программные системы для электронного документооборота. Процессы регистрации входящих и исходящих документов производятся вручную. Есть сетевая связь между всеми компьютерами в отделах, но не все сотрудники являются уверенными пользователями ПК. Все эти недостатки затрудняют процесс электронного документирования.

В управлении есть электронная почта Microsoft Outlook, которая используется в качестве одного из средств осуществления электронного документооборота. С помощью этой программы пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Документы электронной почты регистрируются юрисконсультом на общих основаниях вместе с другими документами. Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов электронной почты используются регистрационно-учетные журналы, ведущиеся на бумажных носителях. В целях отражения факта отправки (получения) документов посредством электронной почты в журналах указываются соответствующие сведения (в графе «Примечание» - «отправлено (принято) по электронной почте»).

Специалисты всех отделов при необходимости пользуются возможностями электронной почты, однако наибольшая часть документов продолжает поступать в управление по почте или факсу. Не смотря на это, при использовании электронной почты в управлении возросла оперативность прохождения документов, исчезла необходимость прохождения документов по другим инстанциям-посредникам, соблюдается порядок прохождения и обработки основных категорий документов. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись используется электронная цифровая подпись. В управлении ЭЦП начальника, главного бухгалтера используется в электронных документах при формировании платежных ведомостей на выплату пенсий, пособий, заработной платы сотрудников, ведомственных отчетов.

Электронная почта может использоваться как для организации документооборота внутри организации, так и для переписки с внешними корреспондентами. В управлении идет постоянный обмен информацией с Комитетом по труду и социальной защите Гомельского райисполкома, разработчиками ИС ГИССЗ г. Минска, некоторыми управлениями по труду и социальной защите, отделением пенсионного фонда г. Рогачева. Предприятия и организации города и района неохотно пользуются электронной почтой, т.к., во-первых, она отсутствует в их автоматизированной системе, во-вторых, специалисты отдела кадров, охраны труда, бухгалтерии не являются достаточно квалифицированными пользователями компьютера. В рисунке 5 отражено соотношение входящих и исходящих документов электронной почты в 2014 году: в среднем в управление поступает около 900-800 электронных сообщений, специалисты отправляют около 400 электронных документов.

Рисунок 5. Соотношение документов электронной почты

При организации документооборота с использованием электронной почты обеспечивается доступность отправляемых (получаемых) документов для всех заинтересованных работников в соответствии с их функциональными обязанностями и установленными правами доступа. Однако, чаще всего отдельный электронный адрес находится в распоряжении одного сотрудника, заинтересованный сотрудник имеет доступ к поступающим или отправляемым через него документам, но не умеет им пользоваться. В связи с этим, нами была проведена оценка работы сотрудников с электронными документами, поступающими по электронной почте. Был опрошен 21 сотрудник, показатели приведены в таблице 3.

Таблица 3. Карта оценки работы сотрудников с электронной почты

Исследование показало, что сотрудники понимают необходимость работы с электронными документами, но отдают предпочтение бумажным документам, редко пользуются возможностями электронной почты (как и работники других органов и организаций) по причине отсутствия программы на рабочем стол и своих ограниченных знаний в области работы на ПК. В связи с этим, необходимо разработать стратегию переподготовки и повышения квалификации работников в направлении документационного обеспечения управления. От уровня квалификации будет зависеть эффективность всех мер по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Далее в рамках исследования было проведено анкетирование сотрудников управления для выявления проблем организации работы с документами. Было опрошено 20 сотрудников, которые ответили на вопросы анкеты. Проведенное исследования показало, что специалисты управления, в особенности по назначению и выплате пенсий и пособий, выдают остаточно большое количество справок, ведут различные формы журналов: о назначении, перерасчете пенсий, пособий по уходу за престарелыми и инвалидами 1 группы, детьми-инвалидами; о назначении пособий детям до 3-х лет и старше 3-х лет; решений пенсионных комиссий о перерасчете пенсий и пособий; о выдаче справок по административным процедурам, пособий на погребение и недополученной пенсии; о списании архива и т.д.

Специалисты хотели бы работать с электронными документами (электронной почтой), но, во-первых, не уверены в своих знаниях информационных систем, во-вторых, считают, что в настоящее время во многих государственных структурах, учреждениях такая же обстановка с организацией документооборота как и в управлении. Большинство сотрудников отдают предпочтение работе с бумажными, чем с электронными документами. Последние необходимы в работе в современных условиях, а с первыми - удобнее работать «по старинке» - воспринимать информацию и одновременно работать с несколькими документами. Исследование показало, что специалисты винят в недостаточной исполнительной дисциплине в работе с документами юрисконсульта из-за большого объема возложенных на него обязанностей (в штате управления отсутствует должность делопроизводителя). Поэтому все опрошенные подтвердили необходимость создания службы делопроизводства, которая бы позволила более качественно работать с документами и, соответственно, эффективнее выполнять служебные обязанности. По результатам проведенных исследований организации работы с документами в управлении по труду, занятости и социальной защите Рогачевского райисполкома можно сделать следующие выводы:

В управлении отсутствует штатная единица делопроизводителя, соответственно возникает организационная проблема выполнения основных задач и функций делопроизводства.

Большим минусом в работе с документами является то, что сотрудники управления должны вести вручную большое количество журналов различных форм, что сказывается на качестве и сроках исполнения документов. Для исправления ситуации можно частично заменить журнальную форму на автоматизированную, которая позволит:

- фиксировать информацию на различных рабочих местах в структурных подразделениях, объединив сведения в единую базу данных и свести к минимуму количество ошибок;

- обеспечить компактное хранение больших массивов информации;

- организовать контроль исполнения документов.

Не всегда соблюдаются требования государственных стандартов по ведению делопроизводства: нарушается порядок оформления, согласования и сроки исполнения документов, в т.ч. по ведению архива в управлении, много документов дублируется, копируется, что приводит к росту документооборота. Для исправления ситуации руководству необходимо четко определить задачи и функции делопроизводителя, разработать всю необходимую для делопроизводства документацию. Отсутствуют автоматизация операций делопроизводства, что снижает эффективность деятельности. В сложившейся ситуации можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. Это позволит достичь повышения эффективности и качества труда сотрудников управления (например, уменьшится время на создание и пересылку документов). Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в управлении, что косвенно повышает эффективность деятельности всего управленческого состава. Таким образом, для устранения недостатков, сложившихся в документационном обеспечении управления в Рогачевском управлении возникает необходимость создания службы ДОУ, которая позволила бы:

- улучшить качество работы с документами сотрудников всех структурных подразделений;

- повысить эффективность ведения делопроизводства, что отразится на оказания социальной помощи и социальных услуг клиентам управления;

- подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства;

- снизить затраты и расходы в работе с документами.

Литература

делопроизводство документационный социальный

1. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. В 3-кн. Кн. Управленческое документоведение. Екатеринбург: УрАГС, 2002.

Размещено на Allbest.ru