История метода анализа документов на Западе и в России и его использование в социальной работе

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВО «ИНГУШСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА СОЦИОЛОГИИ И ПОЛИТОЛОГИИ

Курсовая работа

По дисциплине «Методы исследований в социальной работе»

На тему: «История метода анализа документов на Западе и в России и его использование в социальной работе».

Выполнил(а): Костоева Мадина Магомедовна

Руководитель работы:

Сампиев Исрапил Магомедович, профессор, доктор политических наук, зав. кафедры социологии и политологии

Члены комиссии: И.М. Сампиев, М.С. Абиров, М.Д. Евлоева

Магас, 2021 г



Содержание

Введение

Глава 1. Историческое и методологическое изучение анализа документов

1.1 Из истории метода

1.2 Назначение, область применения и особенности контент-анализа

Глава 2. Развитие видов документов в современных условиях

2.1 Требования к видам документов на современном этапе

2.2 Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления и меры по дальнейшему развитию видов документов

Заключение

Список литературы



Введение

Анализ явлений, подразумеваемых тематикой метода анализа документов особенно актуален в наши дни. Если анализировать степень научной разработанности анализа документов, сразу можно сказать, что данное явление исследовали как отечественные, так и зарубежные ученые, есть много разработок и в Интернете. Однако, все эти исследования, описанные в периодике, учебниках и монографиях, не создают полной и четкой картины, особенно на сегодняшний день тематики анализа документов. Научное значение темы анализа документов определяется в оптимизации и каталогизации имеющейся научной базы по изучаемой научной проблеме, и данное независимое исследование станет еще одним штрихом к созданию полной научной картины по существу анализа документов. Практическая значимость анализа документов будет состоять в возможности применения полученных выводов и предложений в реальной жизни и в общественных отношениях.

Данная тематика, несмотря на наличие большого круга научных разработок, и мнений, имеет и ряд отсутствующих разработок и нерешенных вопросов. Логично предположить, что данная работа помимо учебной, будет иметь теоретическую, так и практическую значимость.

Системная значимость и научная неопределенность и стали основой для научной новизны анализа документов.

Объект исследования - документ как форма человеческой коммуникации.

Предмет исследования - метод анализа документов.

Цель работы - исследование анализа документов как в пространственном, так и во временном периодах.

Задачи исследования:

Рассмотреть историю развития метода анализ документов в России и на Западе.

Рассмотреть теоретические вопросы изучения анализа документов;

Изучить основные виды документов в современных условиях.

Проанализировать требования к видам документов на современном этапе.

Рассмотреть развитие документационного обеспечения управления .



Глава 1. Историческое и методологическое изучение анализа документов

1.1 Из истории метода

В советской социологической литературе происхождение контент-анализа связывалось с именами У. Томаса и Ф. Знанецкого, однако ныне многие отечественные исследователи отмечают, что он возник сто и более лет тому назад. Первый упоминаемый в литературе опыт использования метода, очень близкого к этому (прикладная цель которого выглядит очень узнаваемой) Г.Г. Почепцов1 относит к XIII в., когда в Швеции был осуществлен анализ сборника из 90 церковных гимнов, прошедших государственную цензуру и приобретших большую популярность, но обвиненных в несоответствии религиозным догматам. Наличие или отсутствие такого соответствия и определялось подсчетом в текстах этих гимнов религиозных символов и сравнения их с другими религиозными текстами, в том числе тех, которые считались еретическими. Частота использования определённых заранее собранных слов и тем позволяла судить о том, насколько корректен текст с точки зрения официального учения церкви.

Важно отметить, что простой подсчёт частотности употребления какого-либо слова давал сравнительно мало материала для точного и глубокого анализа проблемы. Установление семантических связей между отдельными единицами контент-анализа позволяет получить более полную картину.

В конце XIX - начале XX вв. в США появились первые контент-аналитические исследования текстов массовой информации. Их мотивация выглядит удивительно знакомой: авторы задавались целью продемонстрировать прискорбное пожелтение тогдашней нью-йоркской прессы. На рубеже XIX и XX веков развитие средств массовой коммуникации, увеличение количества информационных каналов и потоков и, как следствие, их дезориентирующее влияние на человека потребовали метода систематизации материала, его обобщения. Сам термин контент-анализ (content-analysis) впервые был использован в США журналистами Д.Уипкинсом, А.Тенни, Д.Спиидом, Б.Мэттью. Принципы методики также были частично описаны французским журналистом Ж.Кайзером.

Контент-анализ как сформировавшийся метод исследований изучения массовых коммуникаций первоначально был количественно-ориентированным. Впервые он был использован Максом Вебером в 1910 году для анализа освещаемости прессой политических акций в Германии. Позднее, в 1937 году метод контент-анализа был использован в США в исследовании инаугурационных речей американских президентов, в рамках которого были изучены наиболее общие категории, отражающие национальные, исторические, фундаментальные и оценочные аспекты.

Чтобы получить материалы для своей книги о судьбе польских крестьян, эмигрировавших в США, У. Томас и Ф. Знанецкий2 провели колоссальную работу по сбору личной документации. Одним из путей решения этой задачи была публикация, объявленная в газете с просьбой к полякам, приехавшим в США, присылать свои жизнеописания и письма родственников по определенному адресу за незначительную плату - 10 центов за материал.

Этот метод сбора материала, точнее методологические позиции авторов, были раскритикованы спустя почти 20 лет американским социологом Блумергом. Он отметил, что эти материалы носили лишь иллюстративный характер и никоим образом не могли быть использованы в качестве доказательства конкретной точки зрения. После этого экспертная комиссия Национального совета по социальным исследованиям США создала специальный комитет, на котором анализировались проблемы, связанные со степенью искажения материала при передаче мысли и при записи. В этой связи ставился вопрос о том, в какой мере само оформление того или иного личного документа - заявления или дневника - соответствует реальным намерениям этого автора и действительному положению дел.

Опыт первой мировой войны сформировал большую группу серьезных исследователей в области пропаганды, и паблик рилейшнз. Тогда в США был создан комитет под руководством Джорджа Криля, который занимался составлением пропагандистских материалов.

Во время второй мировой войны, в США и Великобритании контент-анализ использовался государственными структурами в военных целях и в целях исследования направлений пропагандистской деятельности. В это же время в Великобритании сотрудники радио BBC анализировали пропагандистские материалы нацистов и составляли прогнозы по поводу ведения ими внешней и внутренней политики. Один из самых замечательных примеров использования контент-анализа принадлежит британским аналитикам, верно предсказавшим время запуска крылатых ракет «ФАУ-1» и баллистических ракет «ФАУ-2» Германией против Великобритании.

В исследования пропаганды значительный вклад внес Гарольд Лассуэлл. 3 В 1927 г. вышла его докторская диссертация под названием «Техники пропаганды в мировой войне». Эта книга была качественной (с точки зрения методологии), в ней оценивались техники пропаганды двух сторон военных действий. В частности он произвёл анализ содержания газеты «истинный американец» и привёл аргументированные доказательства того, что она поддерживает фашизм, после чего публикация газеты была запрещена. При этом Лассвелла критикуют за некорректное соотнесение качественных и количественных методов, не позволяющее провести верификацию результатов.

Г. Лассуэл сформулировал три основные функции коммуникации в обществе:

1. Наблюдение над окружающим миром: эта роль масс-медиа позволяет индивиду видеть гораздо больше, чтобы узнавать о событиях во всем мире.

2. Корреляция ответа общества на события в окружающем мире: масс-медиа рассказывает индивидууму как интерпретировать происходящие события.

3. Передача культурного наследия, например: дети изучают жизнь других людей, что такое хорошо и что такое плохо, чем они отличаются от других людей.

Широко известна формула Лассуэлла из пяти вопросов: «Кто и что говорит, по какому каналу, кому и с какими эффектами?», дающая простой и четкий формат описания коммуникации. Накопленный опыт лёг в основу создания книги, написанной Б. Берелсоном в начале 1950-х годов XX века «контент-анализ в коммуникационных исследованиях». Она до сих пор считается фундаментальным трудом, описывающим наиболее общие положения этой молодой методики исследований. После её появления метод приобрёл большую популярность и стал широко использоваться и совершенствоваться в самых разных сферах. Так, например, появилась методика связанности символов Ч. Осгуда , позволявшая определить коррелирующие между собой части содержания текста. Европейские исследователи опирались главным образом на опыт американских специалистов в области контент-анализа. В начале 1960-х гг. Г. Лассуэлл осуществил попытку политологического анализа СМИ, исходя из учета формальных критериев. Он ввел в научный оборот абстрактную единицу - слово. Целью работы Лассуэлла было получение собственно социологического результата на нетипичном для социологии материале - текстах печатных изданий. Исследователь проделал огромную работу, но, поскольку в методике Лассуэлла качественные оценки не были адекватно соотнесены с количественными, результаты его трудов с трудом поддавались верификации.

В этот же период Ж. Кайзер разработал новую методику статистического анализа периодических изданий, в основе которой лежал подход к тестовому массиву, как информационной системе. Тем самым Кайзер сформулировал теоретическую базу последующего распространения социологических методов в сферы изучения всех нормативных источников, включая эпиграфический и эпистолярный материал. В работе Ж. Кайзера акцентировалось внимание на внешней форме организации материала: его расположении, оглавлении, оформлении и т.д. Кайзер разработал целый комплекс исследовательских процедур, обеспечивающих полную формализацию, как единичного газетного номера, так и совокупности однотипных периодических изданий. Тем самым Ж.Кайзер сформулировал систему, позволяющую фиксировать развитие тенденций в публикациях СМИ.

Дальнейшее развитие кайзеровское направление методологии контент-анализа получило в работах Э. Морэн, которая ввела в научный оборот термин единица информации - семантический блок, содержание которого отвечает на вопрос: «О чем говорится?» Последнее обстоятельство сделало возможным изучение любых форм организации текстового материала, причем, как на терминологическом уровне, так и на уровне фразы, абзаца, статьи и даже целых книг. Тем самым, Э. Морэн разрушила критерий однородности, применявшийся ранее при статистической обработке нарративов. Взамен, она предложила идеологию семантических групп, которые, по ее мнению, должны учитываться по тематическому признаку. Кроме того, Э. Морэн разработала концепцию тона материала, который определялся социометрически: положительная информация, отрицательная, нейтральная.

Следующим этапом в развитии метода в области проведении исследований, имеющих дело с большими объёмами текста, стало использование ресурсов ЭВМ. Так в 1974 году в Италии на конференции, посвящённой проблемам контент-анализа, было представлено несколько проектов, реализуемых посредством машинной обработки данных. Они заключались в анализе заголовков статей опубликованных в большом количестве газет и сравнении степени внимания в них к региональным, общегосударственным и международным проблемам; в сравнении интереса американских и европейских СМИ к тенденциям развития «общего рынка» и т.д. На этом собрании Германия выступала с проектом создания словаря, который мог бы быть использован в проведении контент-анализа текстов.

В СССР метод контент-анализа стал использоваться с конца 1960-х годов. Например, это исследования А.В. Баранова, направленные на изучение степени обращения к субъективным интересам читателей в газете «Известия»; исследования Б.А. Грушина по изучению информированности читателей ряда СМИ о существующих проблемах.

Наиболее широкое распространение контент-анализ получил в теории массовой коммуникации, политологии и социологии. Этим отчасти объясняется тот факт, что иногда этот термин используется как обобщающий для всех методов систематического и претендующего на объективность анализа политических текстов и текстов, циркулирующих в каналах массовой коммуникации. Однако такое расширительное понимание контент-анализа неправомерно, поскольку существует ряд исследовательских методов - либо специально разработанных для анализа политических текстов (например, метод когнитивного картирования), либо применимых и применяемых для этой цели (например, метод семантического дифференциала или различные подходы, предполагающие изучение структуры текста и механизмов его воздействия), - которые не могут быть сведены к стандартному контент-анализу даже при максимально широком его понимании.

Становление и распространение приобретающей всё большую популярность всемирной глобальной сети Интернет также дало много ресурсов для развития метода контент-анализа и усилило потребность в нём. Сегодня контент-анализ широко используется именно в этой коммуникативной среде, и развитие программного обеспечения, способного в той или иной мере автоматизировать процесс проведения метода, остаётся приоритетной задачей для расширения диапазона его применения. Его разработкой занимаются главным образом в США, Великобритании и Германии. К сожалению, уникальные отечественные разработки программного обеспечения практически неизвестны зарубежным исследователям, использующим метод контент-анализа. Подробнее о зарубежных компьютерных пакетах, применяемых для проведения контент-анализа можно узнать из Приложения №1.

1.2 Назначение, область применения и особенности контент-анализа

Виды документов. Прежде чем приступить к рассмотрению способов анализа документов, необходимо дать определение и классификацию документов. Документом в социологии называется специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи или хранения информации.

По способу фиксирования информации различают рукописные и печатные документы; записи на кино- или фотопленке, на магнитной ленте. Сегодня, в связи с широким распространением и универсализацией электронных средств хранения, передачи и обработки информации, решающее значение приобретает классификация документов на цифровые (машинно-читаемые) и аналоговые (не читаемые с помощью компьютера).

С точки зрения целевого назначения, выделяют материалы, которые были провоцированы самим исследователем (к примеру биография эмигранта в работе Томаса и Знанецкого -- в числе использованных документов была уникальная автобиография одного из крестьян, написанная по просьбе исследователей и составившая около 300 страниц). Эти документы называют целевыми. Но социолог имеет дело и с материалами, составленными независимо от него, ради каких-то других целей, т.е. с наличными документами. Обычно эти материалы называют собственно документальной информацией в социологическом исследовании.

По степени персонификации документы делятся на личные и безличные. К личным относят карточки индивидуального учета (например, библиотечные формуляры или анкеты и бланки, заверенные подписью), характеристики и рекомендательные письма, выданные данному лицу, письма, дневники, мемуарные записи. Безличные документы -- это статистические или событийные архивы, данные прессы, протоколы собраний.

В зависимости от статуса документального источника выделим документы официальные и неофициальные. К первым относятся правительственные материалы, постановления, заявления, коммюнике, стенограммы официальных заседаний, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и прокуратуры, финансовая отчетность. Неофициальные документы -- это многие личные материалы, упомянутые выше, а также составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные другими исследователями на основе собственных наблюдений). Особую группу документов образуют многочисленные материалы средств массовой информации: газет, журналов, радио, телевидения, кино, видеоматериалы.

По источнику информации документы разделяют на первичные и вторичные. Первичные составляются на базе прямого наблюдения или опроса, на основе непосредственной регистрации совершающихся событий. Вторичные представляют обработку, обобщение или описание, сделанное на основе данных первичных источников.

Помимо этого, можно, конечно классифицировать документы по их прямому содержанию, например литературные данные, исторические и научные архивы, архивы социологических исследований, видеохроники общественных событий.

Определения контент-анализа. Существует множество определений контент-анализа, но при этом большинство из них едва ли полно отражает его сущность. Приведём наиболее часто употребляемые определения контент-анализа.

Это методика объективного качественного и систематического изучения содержания средств коммуникации (Д. Джери, Дж. Джери).

Это систематическая числовая обработка, оценка и интерпретация формы и содержания информационного источника (Д. Мангейм, Р. Рич).

Это качественно-количественный метод изучения документов, который характеризуется объективностью выводов и строгостью процедуры и состоит в квалификационной обработке текста с дальнейшей интерпретацией результатов (В.Иванов).

Это исследовательская техника для получения результатов путем анализа содержания текста о состоянии и свойствах социальной действительности (Е. Таршис).

Контент-анализ состоит в нахождении в тексте определенных содержательных понятий (единиц анализа), выявлении частоты их встречаемости и соотношения с содержанием всего документа (Б. Краснов).

Эти определения дают фрагментарное представление о методе и не учитывают новых возможностей многомерного статистического анализа. Все эти определения могут быть сгруппированы следующим образом:

статистическая семантика;

техника для объективного количественного анализа содержания коммуникации;

техника для разработки обобщений при помощи объективного и систематического установления характеристик сообщений.

Как нам представляется, одним из наиболее адекватных является определение контент-анализа, разработанное психологами. КОНТЕНТ-АНАЛИЗ (англ. сontent - содержание) - метод выявления и оценки специфических характеристик текстов и других носителей информации (видеозаписей, теле- и радиопередач, интервью, ответов на открытые вопросы и т.д.), при котором в соответствии с целями исследования выделяются определенные смысловые единицы содержания и формы информации. Затем производится систематический замер частоты и объема упоминаний этих единиц в определенной совокупности текстов или другой информации. Контент-анализ дает возможность выявлять отдельные психологические характеристики коммуникатора, аудитории, сообщения и их взаимосвязи. В отличие от элементарного содержательного анализа, контент-анализ, как научный метод, используется для получения информации, отвечающей некоторым критериям качества (объективность, надежность и валидность). Заметную роль в повышении качества контент-анализа играет возможность использования методов многомерного статистического анализа данных. Особенно широко используется факторный анализ, способствующий выявлению скрытых факторов, определяющих содержание текстов. Такое определение несколько громоздко и, по сути, представляет собой описание исследовательской техники, тем не менее оно позволит нам отойти от представлений о контент-анализе как простом пересчете слов в текстах.

Специфика метода. Специфика анализа текстов как метода раскрывается через пары понятий, описывающих основные контрасты метода. Дедукция или индукция: от общего к частному или от частностей к общим закономерностям? Количественная или качественная стратегия: количественная стратегия предполагает более формальный подход и применение статистических методов, тогда как качественная опирается на способность человека понимать и интерпретировать смыслы.

Денотация и коннотация: денотация и коннотация связаны с социальным значением слов, а не с грамматическими правилами их употребления. Денотация - это фиксированное отношение слова к объектам, которые оно описывает (одно слово может иметь несколько денотаций, например, в языке разных социальных групп). Коннотация - это контекстно-зависимое значение слова или ценностная (оценочная) нагрузка. Примеры: окно - отверстие в стене, форточка - часть окна, но также окно компьютерной программы, окна, форточки - сленговое обозначение ОС Windows (вторичная денотация). Слово социализм или демократия будет иметь разные коннотации для молодого и старшего поколения, как в смысле социального опыта, так и в смысле оценки.

Открытое или скрытое значение, смысл слов - описание и интерпретация: различение открытого, непосредственно выраженного смысла и скрытого смысла, значения. Данное противопоставление напоминает различие открытого и скрытого смысла слов, но относится к текстам в целом. Описательный, дескриптивный анализ концентрируется на таких вопросах, как насколько часто и каким образом слово встречается в тексте, тогда как интерпретационный анализ задается вопросами значения слова и причин его употребления в том или ином контексте.

Область применения. Важной особенностью этого метода является систематизация большого по объёму тематически связанного, но не структурированного массива (чаще всего текстового). Предварительная систематизация такого материала позволяет сократить время на его обработку. В этой связи существенную важность имеет грамотный подбор источников получения информации, например печатных и электронных СМИ нужных тематических групп, ориентированных на определённые целевые аудитории.

Роль и функции их варьируются в зависимости от особенностей освещения экономико-политических аспектов общественной жизни, идеологической, религиозной и многих других её составляющих, по типу социализирующей и образовательной деятельности, по методам воздействия на целевую аудиторию, по степени объективности публикуемой информации и т.д. Для исследователя крайне важно чётко идентифицировать позиции медиа при отборе массива, в противном случае противоречивость, размытость результатов могут помешать в полной мере, убедительно подтвердить либо опровергнуть гипотезы исследования.

Сферы социологических исследований коммуникации, в которых может применяться анализ текстов:

Анализ содержания коммуникации;

Анализ формы коммуникации;

Анализ производителей коммуникации;

Анализ аудитории;

Анализ эффектов коммуникации.

Три типа гипотез, которые могут быть протестированы с помощью анализа текстов:

1. гипотезы относительно частоты встречаемости тех или иных терминов, понятий;

2. гипотезы о связи понятий в тексте, отдельных частях текста или совокупностях текстов;

3. гипотезы, касающиеся соотношения между текстуально-аналитическим исследованием и другими видами исследований; гипотезы такого типа используются для сравнения результатов исследований, проведенных с помощью различных методов или для установления связей между текстуальными и не-текстуальными явлениями (например, для сравнения высказываний и реальных действий людей).

Ограничения анализа текстов как метода:

для количественного анализа необходимо статистически значимое количество текстуальной информации, он не предназначен для анализа уникальных текстов;

анализируемые тексты должны поддаваться формализации, поэтому данный метод лишь ограниченно пригоден для анализа художественной литературы и совсем не пригоден для анализа поэзии;

качественный анализ позволяет глубже понять текст, но он требует значительного количества времени и усилий; таким образом, традиционный качественный анализ малопригоден для исследования больших объемов текста. Последнее ограничение ныне снимается посредством создания программных средств, осуществляющих лексический анализ текстов. В последние годы предпринимаются попытки и семантического машинного анализа вербальной информации;

главным ограничением является то обстоятельство, что текст менее сложен, чем индивидуальное или общественное сознание, которыми он порожден; текст является упрощенным, редуцированным отражением социальной реальности.

Метод занимает особое место среди других в силу своей эффективности при анализе больших информационных массивов. Чаще всего он используется при анализе текста и заключается либо в подсчёте наиболее часто встречающихся в нём слов, словосочетаний, самостоятельных тем, выраженных, например, целостными абзацами, и других лексических единиц, либо единицами контент-анализа выступают такие величины как протяжённость текста, численность строк, абзацев, колонок, страниц. Метод также применяется и при изучении видео и аудио материала и единицами анализа становятся графическая составляющая, сопровождающая тексты, метраж аудио и видео плёнки с материалами, интересующими исследователя, объём эфирного времени, время суток, в которое материал транслируется аудитории.

С помощью этого метода можно изучать такие материалы как, например, статьи в СМИ, речи политиков, партийные программы, программы общественных движений, видеоматериалы массовых мероприятий, съездов и митингов, нормативно-правовые акты, рекламные сообщения, произведения художественной литературы, исторические тексты, письма и многое другое. Обязательным условием проведения контент-анализа является фиксация материала на материальном носителе. Только при его соблюдении возможно использование этого метода.

Часто результаты контент-анализа дополняются использованием других методов. Интересен он также и тем, что не требует больших материальных затрат, несложен в использовании, не подразумевает ощутимых технических и других трудностей при использовании специализированного компьютерного программного обеспечения. Полевой этап исследования более прост, чем при использовании многих других методов. Так, проведение простого (хотя и неглубокого) контент-анализа доступно даже при использовании базовых средств Microsoft Office или его аналогов.



Глава 2. Развитие видов документов в современных условиях

2.1 Требования к видам документов на современном этапе

В современных условиях при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"15 .

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан 16.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.2 Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления и меры по дальнейшему развитию видов документов

Документационное обеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующей нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности.

Эффективным документационное обеспечение может считаться при достижении следующих результатов: юридическая полноценность всех создаваемых в организации документов, сохранность и доступность пользователям информационных ресурсов организации с наименьшей затратой материальных, денежных, временных и людских ресурсов.

Недостатком действующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационного обеспечения управления является ее ориентация преимущественно на государственные, бюджетные структуры.

Действительно, назовем основные документы, которыми могут пользоваться службы документационного обеспечения управления при разработке собственных инструкций по делопроизводству, а также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

К таким документам относятся:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. - 1009 (с изм. от 30 сентября 2002 г. - 715) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. - 1268 (с изм. на 8 июня 2001 г.) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и некоторые другие акты, касающиеся частных вопросов оформления документов и организации делопроизводства.

Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства, в частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации. Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.19

Например, одним из актуальных вопросов документирования является использование оттиска печати для подтверждения подлинности подписи документа. Имеющийся в распоряжении пользователей ГОСТ Р 51511 - 2001 (с изм. - 1 2002 г.) "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" не может прямо использоваться негосударственными структурами, т.к. они изображают на бланках иную символику. То же можно сказать и об "Основных правилах работы архивов организаций".

Другой недостаток нормативной базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, приглашения, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков и некоторые другие должны быть обязательными во всех случаях документирования.

Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и в государственном архиве.

Именно в направлении восполнения названных пробелов идет развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления. Основной нормативный правовой акт, на принятие которого в ближайшее время мы надеемся, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон "О документационном обеспечении управления"20 . Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы "Электронная Россия", которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства. Принятие закона - довольно сложная и продолжительная процедура. До его выхода Федеральная архивная служба (ВНИИДАД) готовит Примерную, или Типовую, инструкцию по документационному обеспечению управления в организациях, которая в ближайшее время должна увидеть свет. В данном случае задача Инструкции - преимущественно дать необходимый методический материал для организации делопроизводства в негосударственных структурах, небюджетных организациях различного рода, организационно-правовых форм и видов деятельности на основе действующих государственных нормативных правовых актов по ДОУ. Она базируется на Государственном стандарте России, касающемся оформления организационно-распорядительных документов, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и иных действующих нормативных актах, названных выше.

Вместе с тем Инструкция будет иметь только рекомендательный характер в силу отсутствия соответствующих функций у Федеральной архивной службы, силами которой традиционно разрабатываются правила делопроизводства, начиная от Единой государственной системы делопроизводства, одобренной Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике еще в 1973 г. и рекомендованной для использования министерствами и ведомствами при совершенствовании делопроизводства.

Рекомендательный характер Типовой (Примерной) инструкции по ДОУ для организаций не станет препятствием для повсеместного ее использования. Разработанная на ее основе собственная инструкция по делопроизводству, введенная в действие собственной подписью первого руководителя, в форме утверждения или издания приказа об утверждении станет нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками. документационный социологический коммуникация текст

Как отмечено выше, вторая принципиальная проблема, подлежащая решению, - многоаспектная задача использования электронных документов и электронных технологий в делопроизводстве. С позиций документационного обеспечения управления речь идет о параллельности функционирования документов в бумажном и электронном виде, о многократном дублировании документов в организациях. Так, Минсвязи, подведя промежуточные итоги информатизации федеральных органов власти в рамках программы "Электронная Россия", отмечает это дублирование, например, различные реестры по гражданам формируются параллельно паспортными столами МВД, службами ЗАГС, Минтруда.

ВНИИДАД, проведя определенный анализ использования электронных документов в федеральных органах власти, констатирует повсеместное дублирование документов по схеме: по электронной почте поступает электронный документ, который выводится на бумагу, и оба продолжают делопроизводственную жизнь. Или другой пример: поступающий документ регистрируется в системе электронной регистрации, после чего и карточка выводится на бумагу, и вся остальная "автоматизированная регистрация" идет по старой схеме.

Еще один пример: поступивший документ проходит электронную регистрацию, затем регистрационно-контрольная карточка и поступивший документ распечатываются, и комплект передается исполнителю.

Примеров можно привести множество. Главное заключается в концептуальной нерешенности всей задачи электронного документирования и отсутствии и использовании информационных технологий.

В названной Примерной инструкции сделаны первые попытки записи о порядке использования электронных технологий в делопроизводственных системах.

Основное принципиальное положение заключается в реальном признании равноценности электронного и бумажного документа и в признании их одновременного (параллельного) сосуществования в течение достаточно продолжительного времени. Поэтому в Инструкции не выделяются специальные разделы, касающиеся электронных технологий, как это делается повсеместно, а все вопросы делопроизводства рассматриваются в едином массиве, учитывая лишь некоторую специфику традиционных делопроизводственных операций, например, при поступлении в организацию документов не по традиционной, а по электронной почте или по телефону.

Отмечается специфика регистрации документов, поступающих или отправляемых различными способами, специфика подписания документов подготовленных при помощи различных технологий, построения поисковой системы и т.д. Причем речь идет не только об электронных документах, а, например, о подписании, регистрации, придании юридической силы телефонограммам, факсограммам.

Использование электронных документов и технологий вызывает необходимость также решения вопросов организации и сроков хранения документов, в том числе изготовленных нетрадиционным машинописным способом: изготовленных на бумаге при помощи электронной принтерной печати (назовем их принтерными документами) или на электронных носителях. Практикам известна недолговечность текстов на принтерных документах, и данном случае претензии должны быть предъявлены разработчикам технических средств.

В этом случае рассматриваются такие вопросы: какие группы документов могут или должны изготавливаться и храниться только на машинных носителях или только на бумаге, или дублироваться (в зависимости от значения документа, срока хранения, вида носителя и иных оснований); как оформляется включение электронного документа в номенклатуру дел и в чем будет заключаться в данном случае формирование дела (которое при бумажном варианте документов заключается в подшивке документов в соответствующие папки, а в электронном варианте - соответствующая подборка в файле по принципиально однородным правилам) и др.

Большое значение для подтверждения подлинности подписи документа имеет использование оттиска печати. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 в этих целях используется печать организации. Сложность заключается в том, что в действующих нормативных правовых актах не установлено фактическое соответствие печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или соответственно гербов субъектов Российской Федерации и иных пользователей подобных печатей, которым предоставлено соответствующее право на основании законодательных актов, печатям с логотипом организации, товарным знаком и т.п. В Типовой инструкции делается запись о том, что круглая печать негосударственной структуры, акционерного общества, коммерческой организации, которая имеет изображение логотипа, эмблемы, товарного знака, утвержденного и зарегистрированного при регистрации организации, является, по существу, аналогом гербовой печати, и ее изготовление, использование и уничтожение должны соответствовать соответствующим правилам, установленным для гербовой печати. В Инструкции имеется раздел о бланках, на которых следует оформлять бумажные документы. В частности, записаны правила о размерах бланков, о написании названия организации в соответствии с зарегистрированным уставом и об использовании на бланках русского языка, государственных языков субъектов Российской Федерации и иностранных языков.

Большой раздел содержит требования к оформлению, в частности, распорядительных документов. Рассмотрены правила оформления приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, а также протоколов и служебных писем.

Дальнейшие меры в направлении развития видов документов в управленческой деятельности, на мой взгляд, необходимо предпринять.

а) Государственная политика в области документационного обеспечения управления должна быть направлена на сокращение объема документооборота, унификацию систем документации, правил документирования и требований к формам управленческих документов. Особого внимания требует разработка Единой государственной системы документационного обеспечения управления как нормативного, правового акта, устанавливающего основные требования к документированию управления и систем документации, организации контроля исполнения документов, обеспечению сохранности документов и их использования в оперативных целях для принятия управленческих решений.

...