Реферат

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Информационные системы в логистике

1.2 Виды информационных систем в логистике

1.2.1 Плановые информационные системы

1.2.2 Диспозитивные информационные системы

1.2.3 Исполнительные информационные системы

1.3 Основные проблемы, возникающие в ходе ведения управленческого учета на АТП и их решение при помощи информационных систем

2. Анализ деятельности ООО «ДИЛ-АВТОТРАНС»

2.1 Характеристика процессов циркуляции и переработки информации

2.2 Характеристика процесса сбора информации в АТП

2.2.1 Источники внешней информации и характеристика передаваемых ими сведений

2.2.2 Источники внутренней информации и характеристика передаваемых ими сведений

2.3 Характеристика процесса передачи информации

2.4 Характеристика процесса переработки информации

2.5 Характеристика процесса хранения информации

2.6 Характеристика процесса доведения до пользователя информации

3. Рекомендации по внедрению информационной системы

3.1 АРМ планового отдела

3.2 АРМ техотдела

3.3 АРМ бухгалтерии

3.4 АРМ отдела кадров

3.5 АРМ технического отдела

3.6 Рекомендуемая последовательность реализации АРМ в АТП

3.7 Техническое обеспечение информационной системы в АТП

3.7.1 Предлагаемые персональные компьютеры

3.7.2 Предлагаемые принтеры

3.7.3 Предлагаемая локальная компьютерная сеть

3.7.4 Предлагаемый перечень прикладных программ

Заключение

Современные компании сегодня все чаще обращаются к технологиям аутсорсинга, как одному из способов повышения эффективности управления и повышению производительности труда их подразделений. Управленческая практика неоднократно доказывала и доказывает действенность аутсорсинга и необходимость использования его преимуществ. Транспортные услуги - один из самых затратных и дорогостоящих бизнес-процессов. Постоянный рост расходов на содержание и эксплуатацию собственного автотранспорта, а также на перевозки приводят компании к осознанию необходимости передачи управления автотранспортным хозяйством профессиональным управляющим командам. Анализ европейских предприятий по транспортным перевозкам показал, что они являются наиболее распространенными объектами аутсорсинга (по состоянию на 2008 г. они занимали 44,7% - рынка).

Автотранспортные предприятия, в свою очередь, целенаправленно занимаются поиском направлений повышения эффективности использования ресурсов, прогнозирования и внедрения новых технологий перевозки грузов, что в значительной степени зависит от обеспечения всех уровней управления автотранспортными предприятиями релевантной внутренней и внешней информацией, позволяющей принимать своевременные стратегические и оперативные решения. Существенно повысить степень информационного обеспечения управления автотранспортными предприятиями возможно в результате создания системы управленческого учета.

Адекватность системы управленческого учета требованиям управления автотранспортными предприятиями во многом определяется правильным выбором его элементов, комплексным и последовательным их внедрением, организацией учета затрат и доходов по местам их возникновения и центрам ответственности, а также степенью интегрированности финансовых и нефинансовых показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Новый подход к вопросам хозяйствования, предполагающий использование новых принципов, способов, форм и методов управления автотранспортными предприятиями, предъявляет новые, повышенные требования к экономической информации, которая в форме обратной связи способствует выработке оптимальных управленческих решений.

Оптимальность процесса управления в современных условиях ориентирована на комплексное воздействие со стороны производственных и управленческих подразделений автотранспортных предприятий на управляемый объект, что требует создания полной информационной модели относительно конкретного объекта управления. Поэтому при формировании системы управленческого учета необходимо обеспечить сопряженность и взаимосвязь различных информационных систем как основы для взаимодействия всех функций управления.

Возрастание значения рационального использования всех имеющихся ресурсов и отсутствие в экономической литературе единства мнений относительно формирования системы управленческого учета применительно к новым экономическим и организационно-техническим условиям управления экономикой автотранспортных предприятий определяют актуальность и значимость темы данного исследования.

Основная задача исследования - обоснование теоретических положений и разработка практических рекомендаций по использованию информационных систем в организациях, занимающихся транспортировкой материальных ресурсов.

Работа состоит из трех основных разделов.

В первом разделе описываются основные проблемы организаций, занимающихся транспортировкой материальных ресурсов, которые возникают в ходе ведения управленческого учета и выделяются те из них, которые можно было бы решить при помощи внедрения информационной системы.

Во втором разделе эти проблемы рассматриваются на примере реального предприятия, которое занимается международными перевозками грузов и перевозкой грузов по городу.

В третьем разделе рассматриваются перспективы решения основных проблем и предлагаются конкретные методы их решения при помощи внедрения информационной системы.

1. Теоретическая часть

1) постоянное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, нужной и адекватной информацией о движении заказа;

2) постоянное обеспечение сотрудников предприятия адекватной информацией о движении продукции в режиме реального времени;

3) оперативное управление предприятием;

4) предоставление руководству наглядной информации об использовании инвестиций;

5) предоставление информации для стратегического планирования;

6) предоставление информации о расходах;

7) помощь в выявлении «узких мест»;

8) обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;

9) предоставление возможности оценки сроков исполнения полученных заказов;

10) обеспечение прибыльной работы предприятия за счет оптимизации логистических процессов.

Для решения поставленных задач логистическая система должна удовлетворять следующим требованиям:

- масштабируемости - способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;

- распределенности - способность системы обеспечивать совместную обработку документов удаленными друг от друга подразделениями предприятия или рабочими местами;

- модульности - способность системы, состоящей из отдельных объединенных модулей предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы, исходя из специфики предприятия;

- открытости - система имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и объединения с другими системами.[3]

1.2 Виды информационных систем в логистике

Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран.

Значит информационные логистические системы можно подразделить на две группы: макро- и микрологические.

Макрологические системы работают на уровне региона, страны или группы стран.

Микрологические системы работают на уровне отдельного предприятия. На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяют на три группы:

- плановые;

- диспозитивные (или диспетчерские);

- исполнительные (или оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническим, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем.[1]

1.2.1 Плановые информационные системы

Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

- создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

- управление условно-постоянными, т. е. малоизменяющимися, данными;

- планирование производства;

- общее управление запасами;

- управление резервами и другие задачи.

1.2.2 Диспозитивные информационные системы

Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

- детальное управление запасами (местами складирования);

- распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом;

- отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

1.2.3 Исполнительные информационные системы

Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т. п.

Выше рассмотрены особенности информационных систем различных видов в разрезе их функциональных подсистем. Но, как уже отмечалось, различия имеются и в обеспечивающих подсистемах. Остановимся подробнее на характерных особенностях программного обеспечения плановых, диспозитивных и исполнительных информационных систем. Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.[1]

В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

Автоматизированные информационные системы имеют режим работы:

1) информационно-спрвовчный;

2) сортировки и группировки;

3) аналитический;

4) расчетный;

5) советующий;

6) обучающий;

7) оптимизационный.

1.3 Основные проблемы, возникающие в ходе ведения управленческого учета на АТП и их решение при помощи информационных систем

Информационные ресурсы являются ключевым элементом логистической цепочки. Динамика развития экономических процессов и жесткие ресурсные ограничения приводят к существенному возрастанию скорости материальных, транспортных, финансовых и информационных потоков при сокращении числа посредников в логистических цепочках. В процессе взаимодействия участники цепочки активно используют такие преимущества информационных систем, как электронные средства управления транспортно-складскими технологиями, электронный обмен данными.

При этом условия поставки и транспортировки продукции требуют объединения промышленных, торговых, транспортно-экспедиторских компаний, обслуживающих инфраструктуру рынка, и создания интегрированных логистических цепочек и сетей. Именно таким образом возможно быстро, своевременно и с минимальными затратами осуществлять поставки продукции потребителям. Одновременно их участники на основе единой информационной системы достигают преимуществ, связанных со снижением общих затрат, разделением рисков и повышением качества функционирования всей системы. Потенциал отдельных предприятий существенно увеличивается за счет привлечения ресурсов и конкурентных возможностей других участников.[4]

Таким образом, интегрированный логистический подход, использующий "цепочку ценностей", ориентирован на всех участников цепочки. Цепочка ценностей содержит пять областей эффективности:

1. связь с поставщиками;

2. связь с потребителями;

3. технологические процессы внутри одного предприятия;

4. логистические процессы между подразделениями внутри предприятия;

5. логистические интегрированные связи между предприятиями логистической цепочки.

Предприятия, входящие в интегрированные цепочки поставок, нацелены на существенное снижение затрат за счет более быстрой оборачиваемости ресурсов, сокращения времени выполнения заказа, координации транспортной работы с сетью поставщиков.[3]

Сегодня менеджерам предприятий автотранспорта приходится решать разные, требующие соответствующего информационного обеспечения, оперативно-тактические и стратегические задачи - от правовых и учетных, до аналитических и проектных.

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективной является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.[5]

Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Информационные технологии позволяют получить четкое понимание своего места на рынке, определить внешние и внутренние факторы, влияющие на развитие бизнеса, а также степень их влияния и многое другое.[6]

Анализ только финансового учета, который может предложить бухгалтерия, не дает полной картины хозяйственной деятельности АТП, что хорошо знают управленцы из ведущих экономически развитых государств. В то же время даже в малой автотранспортной компании документооборот может быть настолько большим, а информации так много, что ее анализ, выявление тенденций и закономерностей с помощью, например, Excel становится трудновыполнимой задачей (хотя очень часто возможности этого популярного приложения используются далеко не в полной мере). Поэтому ведущие эксперты в области менеджмента советуют сразу организовывать бизнес на основе информационных технологий, чтобы IT стало базой функционирования бизнес-процессов в соответствии с выбранной стратегией. Это обеспечит устойчивое развитие предприятия.

Мировой опыт свидетельствует, что малые предприятия вынуждены применять инновации, чтобы обеспечивать гибкость своей работы, конкурентоспособность, умение адаптироваться к быстро меняющейся окружающей среде, а также ведение хозяйственной деятельности в условиях ограниченности материальных, финансовых и людских ресурсов.

Например, небольшая транспортная фирма не может платить своим менеджерам более высокую заработную плату, чем крупная логистическая компания. Соответственно, руководитель малого АТП вынужден нанимать на работу менее квалифицированный персонал, что часто приводит к серьезным проблемам в делопроизводстве.

Применение информационной системы учета путевой документации, оборота запасных частей и расходных материалов позволяет свести роль менеджера до уровня простого оператора автоматизированного рабочего места (АРМ), который только вводит данные в компьютерную программу.

Другой важной задачей, которую позволяет решать информационная система, является снабжение запасными частями. Известно, что оригинальные запчасти стоят довольно дорого, поэтому многие небольшие транспортные компании стараются приобретать недорогие детали и агрегаты независимых производителей, в том числе из Турции и Китая. В настоящее время, по оценкам экспертов, турецкие запчасти по своему качеству вплотную приблизились к европейским аналогам, а китайский автопром по массовости производства и активной экспансии стремится превзойти всех своих мировых конкурентов.[7]

Однако выгоду от приобретения запчасти того или иного производителя можно понять только после определенного периода эксплуатации, анализируя ходимость детали, узла или агрегата. Ресурс детали до отказа определяется исходя из пробега автомобиля.

Таким образом, прогнозирование потребности в запасных частях, а также минимизация затрат на их приобретение возможны только на основании единой информационной базы, в которой бы существовала взаимосвязь между пробегом транспортного средства и моментом отказа той или иной детали или агрегата.

Очевидно, что целью хозяйственной деятельности любого автопредприятия является получение прибыли от выполнения транспортных услуг, поэтому само существование компании возможно лишь при наличии постоянного потока клиентов.

Таким образом, большое значение приобретает роль маркетинга, а также выстраивание системы взаимоотношений с клиентами. Каждый автоперевозчик стремится найти постоянных клиентов, чтобы быть уверенным в наличии заказов на длительную перспективу. Проблемой является то обстоятельство, что в настоящее время на транспортном рынке работает множество компаний и индивидуальных предпринимателей, и их количество постоянно увеличивается.

Таким образом, у потенциального клиента есть достаточно широкий выбор, что позволяет ему требовать более выгодные условия перевозки, например, снижение тарифа или дополнительные услуги (услуги грузчиков, кран-манипулятор и пр.) Кроме того, важным фактором становится качество оказания транспортной услуги, например, своевременная подача транспортного средства и доставка груза по назначению, наличие автомобиля для замены в случае неисправности, возможность работы по ночам, которое предусматривает малошумность автомобиля и т.д.

Значительная часть вопросов по повышению конкурентоспособности малого АТП также решается с помощью информационных технологий.

Например, система навигации и мониторинга позволяет оптимальным образом планировать маршруты, что является предпосылкой для своевременной доставки грузов и снижения затрат на топливо.

Анализ данных из путевых и ремонтных листов, заказ-нарядов на ремонты позволяет планировать себестоимость перевозок, а также другие технико-эксплуатационные показатели, выявлять факторы, негативно сказывающиеся на перевозочном процессе.

Анализ информационной базы заявок на перевозки позволит произвести сегментацию заказчиков с целью оценки наиболее прибыльных видов перевозок, маршрутов и пр., что позволит оптимально сформировать автопарк.

Анализ отечественных литературных источников показал, что хозяйственная деятельность малых российских АТП происходит в условиях неопределенности, ненадежности и риска. В то же время мировая практика показывает, что для обеспечения предсказуемого и устойчивого роста в долгосрочной перспективе малые предприятия как развитых, так и развивающихся стран стремятся формировать долгосрочную стратегию фирмы, важная роль в которой отводится информационной системе. Применительно к транспортной отрасли главными задачами информационной системы управления АТП должны быть обеспечение конкурентоспособности компании, снижение издержек, повышение эффективности и прозрачности бизнес-процессов, а не только учет и хранение данных.[8]

В условиях происходящей модернизации российской экономики, роста конкурентной борьбы, развития транспортной инфраструктуры от руководителей автотранспортных предприятий требуется построение максимально эффективной системы управления деятельностью и использованием ресурсов, что невозможно без применения эффективного информационного обеспечения процесса менеджмента. Таким образом, можно с высокой степенью достоверности утверждать, что существует объективная необходимость формирования соответствующей системы управления информационными потоками. Обеспечение эффективного функционирования системы управления АТП возможно при наличии методического подхода к выбору основных инструментов эффективной организации информационных потоков.[9]

информационный логистика прикладной программа

2. Анализ деятельности ООО «ДИЛ-АВТОТРАНС»