Тайм-менеджмент

Пожалуй, как никакой другой народ, русские-белорусы, умеют мечтать. Сколько русских-белорусов дали миру множество великих произведений искусства и больших, красивых идей.

Гораздо сложнее обстоят дела с воплощением мечты в реальность. Можно вспомнить Васисуалия Лоханкина из «Золотого теленка», лежавшего на диване и с удовольствием размышлявшего о своей великой роли в русской революции. Легко и приятно мечтать; гораздо труднее ежедневно делать практические шаги для реализации мечты.

Чтобы мечты сбывались, необходимо сначала превратить их в цели.

Идея ставить цели не очевидна для многих соотечественников. Очень многие люди на постсоветском пространстве не управляют своей жизнью, а плывут по течению.

В английскую школу пошел потому, что родители велели, на юриста выучился потому, что был блат подходящий, работаю, «где сложилось», женился на том, «кто под руку попался»… Грустная картина.

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «реактивный» и «проактивныи» подходы к жизни. «Реактивный» -- реагирование на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось». «Проактивный» -- выстраивание своей жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. Именно «проактивности» в подходе к жизни и не хватает: за 70 лет жизни в государстве, которое заботилось обо всем и обо всех, граждане разучились сами заботиться о собственной жизни.

У любого человека найдется миллион убедительных объяснений того, почему его мечта до сих пор не стала реальностью. Масса неблагоприятных внешних обстоятельств будет в этом виновата. Но что пользы в том, что у есть оправдания? Мечта ведь от этого не приблизилась.

Можно рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», а как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например:

-- личное стратегическое планирование -- постановка долгосрочных целей;

-- маркетинг -- изучение рынка труда;

-- личная бухгалтерия -- учет и планирование денег и т. д.

И самое главное, при таком подходе к самоменеджменту стратегия жизни, линия поведения в окружающем пространстве -- не стратегия пассивного «винтика», которому не обеспечили тех или иных условий, платят недостаточную зарплату, не поменяли компьютер на более быстрый и т. д. Стратегия успешного человека -- это стратегия автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию, заключает договоры с другими корпорациями (например, с компанией-работодателем), активно планирует и осуществляет свое движение по жизни.

Управляя «персональной корпорацией», необходимо помнить: как и в управлении фирмой, в управлении собой не существует «правильных ответов» и «единственно верных решений». На рынке множество фирм, придерживающихся прямо противоположных принципов и методов -- и при этом одинаково успешных. Так и в личном тайм-менеджменте -- важен «индивидуальный пошив», заточка всех методов под специфику вашей личности и области деятельности.

Успешные и счастливые люди, люди самореализующиеся, люди, многого достигшие в жизни, -- могут вести или не вести ежедневник, контролировать задачи лично или с помощью секретаря, быть сторонниками планомерности либо, наоборот, спонтанного реагирования на обстоятельства и т. д. Техника у всех разная. Но что объединяет этих людей, что у них есть обязательно -- так это четкое понимание своих целей. И главное -- готовность активно воплощать свое понимание в жизнь, невзирая на «объективные внешние обстоятельства».

Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо.

Необходимо определить базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели. Для этого можно использовать «Мемуарник» (от слова «мемуары»), который ведется следующим образом:

-- каждый день вечером выделить 3-5 минут спокойного времени.

-- записать в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие дня. Это не обязательно главный результат дня, не обязательно главное достижение, но обязательно должно запомниться эмоционально. Событие может быть и позитивным, и негативным. Можно представить, что из всей библиотеки на необитаемый остров разрешили взять одну книгу -- и человеку необходимо решить: какую. Так и здесь -- какое одно событие дня можно «взять на необитаемый остров»?

-- в конце недели выпишите Главное событие недели -- одно из семи Главных событий дня или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца -- Главное событие месяца. В конце года -- Главное событие года.

Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Например, событие -- «Приезд дочери от бабушки», ценность -- «Семья, дети». Нет единственно верного для всех списка ценностей, у каждого они различны. Кто-то, например, будет чаще записывать в колонку ценностей «новизну, яркость впечатлений», а кто-то, наоборот, «стабильность, предсказуемость». Люди разные, ценности разные -- важно определить те, которые актуальны именно для вас.

«Мемуарник» позволит вам достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей. Кроме того, он побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном. Это позволит не терять ключевые ценности вашей жизни в суете текущих дел.

Мы сделали первый шаг в материализации мечты с помощью «одного дня из моей жизни в будущем» и определили ключевые ценности нашей «персональной корпорации» с помощью «мемуарника». Следующий шаг -- формулирование личной миссии.

Компания, решившая наладить стратегическое планирование, обычно начинает это делать с формулирования миссии. Можно сказать:

-- Цели -- это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.

-- Миссия -- то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Изначальный смысл слова «миссионер» -- странный человек, который бросает насиженное место, семью, привычную работу и едет в далекую враждебную страну бескорыстно нести идею, которая ему представляется верной.

Миссия -- это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет? Что останется от вас, когда все закончится?

Иногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию мы можем менять по своему усмотрению, а призвание -- уже нет. Призвание -- это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. И что если ты сломаешься, расслабишься и бросишь ее тащить -- простить себе этого никогда не сможешь, и жизнь станет пуста и бессмысленна.

Призвание -- вещь тонкая. Для верующего источник призвания -- Бог, для неверующего -- некий «общий порядок вещей», в котором каждому из нас отведена своя роль. Интересно, что мы обычно стремимся к большей свободе и независимости в жизни. Но призвание, как то, от чего ты уже не можешь отказаться, -- это высшая степень несвободы человека. При этом дающая высшую степень осмысленности жизни, счастья, силы и энергию на достижения. Призвание -- это не обязательно совершить революцию в медицине, изобретя лекарство от СПИДа; это может быть и жизненная задача простой сельской женщины «вывести сына в люди». Главное в призвании -- не материальный масштаб, а некий резонанс личности и «общей гармонии мироздания».

Когда сделаны первые шаги в определении долгосрочного видения вашей жизни (ценности, эпитафия), полезно определить ключевые области, на которые жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.

Ключевые области -- это несколько основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается жизнь. Например:

-- Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование.

-- Семья / Дети / Родственники.

-- Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.

-- Хобби / Увлечения.

-- Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные / Проекты.

-- Спорт / Здоровье.

-- Благосостояние / Карьера и т. д.

Сформированную карту ключевых областей можно сравнить с деревом. Вместо листопада хаотичных мелких дел -- ясные ветви, на которых расположены листья-дела. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

«Управление временем», «тайм-менеджмент» -- термины не очень точные. Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем «управление собой». Управление нашими целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге -- управление нашей жизнью.

Конечно, многое в нашей жизни зависит не от нас, многое быстро меняется. Но если вы управляете автомобилем, вы ведь тоже ни в чем не уверены на 100 % -- что-то может сломаться, а что-то даже взорваться. Так и управление жизнью. Полной уверенности нет, но управлять -- нужно. Жизнь -- дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное -- зачем.

3.4 Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки?

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть.

План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике -- это не принципиально.

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План -- это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Необходимо учесть: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.

Когда лучше планировать рабочий день? В планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:

-- Планировать день с вечера -- хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

-- Планировать день с утра -- хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», т. е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

В любом случае, с вечера или с утра планировался день, -- к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит грамотное планирование -- часы, а иногда и недели, освобожденные от лишней работы.

Если человек достаточно много перемещается по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо распечатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного формата.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

-- «Жесткие» встречи -- привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).

-- «Гибкие» задачи -- не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» -- у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.

-- «Бюджетируемые» задачи -- крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации -- 2 часа»).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи -- более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня):

-- В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

-- Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

-- На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи -- привязанные к точному времени.

-- Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

-- Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

При планировании «гибких» задач, не привязанные к жесткому времени исполнения, можно использовать простую технику -- результато-ориентированный список. Например:

Обычно:

-- Созвониться с Ивановым;

-- Переговорить с Петровым;

-- Провести совещание;

Эффективнее:

-- Дожать Иванова до заказа;

-- Добыть у Петрова информацию;

-- Дать толчок проекту.

Необходимо использовать сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.

После того, как результато-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.

Приоритетные дела -- то, что необходимо сделать в первую очередь. Исходя из этого, наиболее приоритетными будут следующие типы дел:

-- Безотлагательные -- критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.

-- Уточняющие задачи -- те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора» и т. п. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день. Сюда же можно условно отнести задачи, «запускающие» работу подчиненных или коллег над делегированными задачами, например, «дать указания Иванову по проекту» и т. п. Фактически это «уточняющие» задачи для ваших подчиненных, они позволяют малым количеством ваших усилий заметно изменить порядок работы подчиненных и повысить их эффективность.

Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т. к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения задач. Сначала -- уточняющие, затем -- жизненно важные, и напоследок, если останется время, -- все остальные.

Наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет необходимого для их выполнения времени. Не запланировать жесткий срок их исполнения, а забюджетировать некоторый ресурс времени на них -- час, полтора часа и т. п. Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 45-60 минут.

Как бы ни была хаотична и непредсказуема жизнь вокруг нас, по тому, насколько человек пунктуален, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно он будет выполнять в дальнейшем свои деловые обязательства. Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч необходимо обязательно закладывать резервы времени на:

-- дорогу, что особенно актуально в больших городах (нужен дополнительный резерв на пробки);

-- вспомогательные дела -- вошел, подготовился; сложил ноутбук в портфель, оделся;

-- организационные нестыковки -- контрольно-пропускной режим (т. е. бабушка на вахте, вдумчиво и основательно вписывающая ваши паспортные данные в гроссбух), путаница в переулках, адресах.

3.5 Планирование: как укладываться в сроки