Работа отдела делопроизводства в Управлении Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Характеристика Управления Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области

Работа с обращениями граждан

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Экспертиза ценности документов

Составление и оформление описей дел

Передача дел в архив Управления

Заключение

Введение

В соответствии с учебным планом я, проходила практику в Управлении Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области.

Руководителем практики от Управления выступил заместитель начальника отдела делопроизводства Богданович Елена Владимировна.

Целью данной практики является приобретение первичных умений и профессиональных навыков, закрепление и углубление знаний, полученных мною в процессе теоретического обучения, а также получение практического опыта работы в коллективе.

Я проходила практику в Управлении Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области.

За время прохождения практики мною были достигнуты цели данной практики.

Я обобщила полученные мною знания, старательно выполняла все поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе. Во время практики я ознакомилась со структурой Управления, получила представления о должностных обязанностях работников Управления, провела анализ проделанной мной работы.

В данном отчете мною представлены несколько видов задач, которые я выполняла на практике с подробным описанием и правилами их исполнения.

Характеристика Управления

Территориальным органом Россельхознадзора является Управление Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области, которое создается для осуществления функций по контролю и надзору в сфере ветеринарии, обращения лекарственных средств для ветеринарного применения, карантина и защиты растений, безопасного обращения с пестицидами и агрохимикатами при осуществлении государственного ветеринарного надзора, обеспечения плодородия почв, обеспечения качества и безопасности зерна, крупы, комбикормов и компонентов для их производства, побочных продуктов переработки зерна, семеноводства сельскохозяйственных растений, земельных отношений, функции по защите населения от болезней, общих для человека и животных, а также для реализации отдельных установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации задач и функций Россельхознадзора.

Управление является государственным органом, находящимся в подчинении Россельхознадзора.

Управление осуществляет полномочия в закрепленной сфере деятельности на территории Приморского края и в местах добычи (вылова) водных биологических ресурсов на участках внутренних морских вод и территориального моря Российской Федерации, прилегающих к побережью Приморского края, в исключительной экономической зоне и на континентальном шельфе Российской Федерации Японского моря, в границах подзоны Приморье южнее параллели 47 градусов 20 минут северной широты, на территории Сахалинской области (за исключением г. Северо-Курильска) и в территориальном море Российской Федерации.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минсельхоза России, Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 327, приказами Россельхознадзора, Типовым положением о территориальном органе Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным приказом Минсельхоза России от 04.10.2012 N 527, и положением об Управлении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Приморскому краю и Сахалинской области.

Управление осуществляет возложенные на него полномочия непосредственно и во взаимодействии с другими территориальными управлениями Россельхознадзора, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, территориальными органами других федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Приморского края и Сахалинской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами. Взаимодействие осуществляется в форме: планирования и реализации совместных мероприятий; подготовки предложений по совершенствованию законодательства Российской Федерации и законодательства Приморского края и Сахалинской области; обмена информацией, необходимой для реализации полномочий соответствующих органов и организаций и предоставляемой в установленном порядке; а также иных формах.

Работа с обращениями граждан

В управление зачастую приходят письма обращения граждан. На практике мне наглядно показали, как работать с письмами данного характера.

Работа с обращениями граждан в Управлении осуществляется на основании и в соответствии с нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Административный регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по предоставлению государственной услуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок, утвержденный приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 26.03.2012 № 199.

Поступающие в Управление обращения граждан регистрируются в отделе делопроизводства в порядке, предусмотренном в должностной инструкции.

Регистрационный номер обращения вносится в электронную базу данных «Обращения граждан» и указывается в регистрационном штампе.

Регистрационный номер состоит:

- из порядкового номера обращения и начальной буквы фамилии автора обращения, например, 1-А;

- на коллективных обращениях проставляется индекс «КЛ», например, 3-КЛ.

Зарегистрированные в отделе делопроизводства обращения граждан направляются руководству Управления - для рассмотрения и написания резолюций.

После рассмотрения руководством Управления обращения граждан возвращаются в отдел делопроизводства, где содержание резолюций переносят в электронную базу данных.

По обращениям, поступившим для рассмотрения в Управление, ответ визируется начальником отдела правового обеспечения, контроля за административным производством и подписывается Руководителем Управления, а в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Ответ автору обращения оформляется на бланке письма Управления.

Подписанный ответ на обращение регистрируется в отделе делопроизводства Управления. Исходящий регистрационный номер обращения состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу, индивидуального номера автора обращения.

Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела в отделе делопроизводства, копии указанных документов - в соответствующих подразделениях Управления.

Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.

Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел Управления, и уничтожаются в порядке, установленном инструкцией делопроизводства.

Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководство Управления.

Контроль за сроками исполнения обращений граждан осуществляют отдел делопроизводства и должностные лица структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

- единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

- применение индексов документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- стабильность индексов дел;

- сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности Управления и его структурных подразделений.

При этом используются:

- Положение об Управлении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Приморскому краю и Сахалинской области;

- положения о структурных подразделениях;

- плановые и отчетные документы;

- штатное расписание;

- номенклатуры дел за прошлые годы и др.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документированные участки работы и отдельные вопросы деятельности Управления.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация.

Сводная номенклатура дел Управления составляется отделом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Наименования разделов в схеме номенклатуры дел соответствуют утвержденной структуре Управления.

Номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, после согласования с начальником отдела делопроизводства подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел Управления подписывается начальником отдела делопроизводства, рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЭК) Управления, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) ГУ «Государственный архив Приморского края» и утверждается Руководителем Управления.

Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства.

Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях Управления. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, тиражируется в необходимом количестве и вводится в действие с 1 января следующего года. Экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные номера.

После утверждения сводной номенклатуры дел Управления структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

06-05, где 06 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, это количество дел( томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням, например:

- 05-11 «Годовой бухгалтерский отчет» - Постоянно, ст. 135 б ТП (типовой перечень).

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это определение научного, практического, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

В процессе экспертизы ценности документов происходит отбор на постоянное хранение ценных документов и предотвращения поступления в архив документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. россельхознадзор контроль опись

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии Управления, а также организация ее работы определяются положением о ЭК, которое утверждается приказом Управления.

Экспертиза ценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется ежегодно.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения для передачи в архив Управления в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после утверждения годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются Руководителем Управления только после согласования с ЭПМК ГУ «Государственный архив Приморского края» описей дел постоянного хранения. После этого Управление имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года.

Составление и оформление описей дел

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Передача дел в архив Управления

В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления ответственным за архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются должностными лицами структурного подразделения Управления.

Прием каждого дела производится ответственным за архив в присутствии должностного лица структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.

В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения его структуры должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному ответственным за архив, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Руководителем Управления.

Работа архива Управления осуществляется в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов, а также другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства.

Заключение

На протяжении практики, моим руководителем являлся, заместитель начальника отдела делопроизводсва, опытный специалист и внимательный руководитель. Под её руководством я узнала, как происходит система документаоборота в Управлении. Мне представилась возможность работать с исходящей, входящей и внутренней корреспонденцией, изучать распоряжения, приказы. Также поработать с Инструкцией по делопроизводству. Особенно познавательной и интересной была работа в архиве Управления. В процессе прохождения практики, было выявлено, что деятельность Россельхознадзора руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минсельхоза России, Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 327, приказами Россельхознадзора, Типовым положением о территориальном органе Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным приказом Минсельхоза России от 04.10.2012 N 527, и положением об Управлении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Приморскому краю и Сахалинской области.

Предложение по совершенствованию деятельности Управления Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области:

Так как Управление, где я проходила преддипломную практику- это государственная служба, я могу с уверенностью сказать, что в доработках Управление не нуждается, но моё мнение, что нужно выделить отдельное помещение под архив. На данный момент организация молодая, но документооборот увеличивается и на полках с каждым годом становится меньше места.

При прохождении преддипломной практики в Управлении Россельхознадзора по Приморскому краю и Сахалинской области в отделе делопроизводства я приобрела много новых и интересных знаний и расширила свой кругозор в области деятельности государственной службы.

Размещено на Allbest.ru