Облік, аналіз і контроль праці і заробітної плати в бюджетній установі

На субрахунку 652 «Розрахунки із соціального страхування» обліковуються розрахунки збору на обов'язкове соціальне страхування з органами соціального страхування . За дебетом записуються суми нарахованої допомоги працівникам у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інші виплати, а також суми перерахованих зборів. За кредитом 652 записуються суми нарахованих зборів та суми, що надійшли на рахунок погашення заборгованості.

На субрахунку 653 «Розрахунки із страхування на випадок безробіття» обліковуються розрахунки збору на випадок безробіття. За дебетом 653 обліковуються суми перерахованого збору, за кредитом - суми нарахованого збору на випадок безробіття.

На субрахунку 654 «Розрахунки із інших видів страхування» обліковуються розрахунки з інших видів страхування. За дебетом 654 обліковуються суми перерахованих внесків, за кредитом - суми нарахованих внесків. Суми відрахувань на соціальне і пенсійне забезпечення в бюджетних установах відноситься на ті ж рахунки з обліку видатків і витрат, на які віднесена заробітна плата, тільки за іншими кодами економічної класифікації:

код 1121 - збір на загальнообов'язкове пенсійне забезпечення;

код 1122- збір на обов'язкове соціальне страхування.

Аналітичний облік розрахунків зі страхування ведеться на багатогранних картках ф.№283 у розрізі фондів.

Бюджетні установи, як платники зборів на загальнообов'язкове пенсійне страхування та соціальне страхування, реєструються в органах відповідних фондів і щоквартально подавати звіти, а до Пенсійного фонду кожного місяця до 20 числа, наступного за звітним.

2.8 Автоматизація бухгалтерського обліку праці та заробітної плати

Комп'ютерна система обліку - це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацією.

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних.

Комп'ютерна система передбачає автоматизоване виконання задач бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в діалоговому

режимах. При виконанні режиму діалогу збільшується оперативність обліку, контролю, аналізу, з'являється можливість отримання довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки по його закінченні. При ньому обсяг інформації о регламентно надасться користувачам, значно скорочується і обмежується тільки даними, що необхідні і достатні дня виконання конкретних управлінських робіт. Додаткові дані можна отримати за запитом. За бажанням можна перевірити правильність розрахунків, отримати розшифровки кожного результату із зазначенням всієї вхідної інформації і порядку проведених розрахунків.

В комп'ютерній системі бухгалтерського обліку забезпечується обмежений доступ як до первинної, так і систематизованої інформації шляхом введення паролів секретності, перевірки повноважень на доступ до інформації, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до Інформації, що зберігається на машинних носіях.

В комп'ютерній системі обліку використовується єдина інформаційна база даних, що на підставі принципового подвійного запису накопичує всю необхідну дня системи обліку інформацію. При цьому система бухгалтерського обліку розглядається як єдина система і не робиться поділу обліку за видами на оперативний або бухгалтерський, на управлінський, фінансовий або податковий.

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку оперативно відображає основні процеси, які пов'язані з отриманням різних зведених показників, шд характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація йде по єдиному каналу і використовується для всіх потреб управління.

Існують наступні програми: "ІС: Бухгалтерия" (версія 7.7), "Парус-Предприятие" (версія 7.11) і Галактика'".

Програма "ІС: Предприятие 7.7"є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма "ІС: Предприятне 7.7" має компонентну структуру.

"ІС: Бухгалтерій 7.7 " є складовою частиною системи програм "ІС: Предприятне 7.7" - її компонентою. Всього існує три основні компоненти:

1."ІС:Бухгалтерня7.7"

"ІС: Оперативний учет 7.7"

"ІС: Расчет 7.7".

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку. Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми.

Під терміном "конфігурація" розуміють структуру облікових даних, що встановлюється на комп'ютер при створенні нової інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів). В програмі ^“1С: Бухгалгсрия 7.7" конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин:

1. Структури метаданих;

2. Набору інтерфейсів користувачів;

3. Набору прав.

Всі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються в робочому вікні Верхній рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню - це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші еntег або подвійним натиском лівої кнопки миші.

Налагодження програми складається з двох частин: налагодження облікових параметрів та налагодження інтерфейсу.

До облікових параметрів програми належать:

структура Плану рахунків (кількість рахунків, шифрів рахунків, розміри полів для введення назв рахунків, рівні аналітичному обліку).

структура довідників аналітичних об'єктів (їх кількість, реквізити, порядок кодування);

перелік валют, їх курси;

структура та порядок заповнення журналів програми: загальних журналів операцій і проволок та журналів з різних ділянок обліку;

- налагодження документів, які будуть використовуватись для

автоматизації облікових процедур;

опис необхідних констант та їх властивостей (кількість констант, ідентифікатор, тип значення).

Константи - постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на чотири групи:

константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

константи, значеннями яких за замовчуванням заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємства);

- константи-перемикачі (наприклад, "Да/Нет”);

службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за винятком "Дата запрета редактирования", що дозволяє заборонити доступ до "закритих" періодів.

Налагодження інтерфейсу полягає в налагодженні зовнішнього вигляду програми та встановленні параметрів, що забезпечують зручну роботу користувача з програмою, а саме:

панелі інструментів;

меню програми;

- представлення чисел, колір шрифтів тощо.

Більшість параметрів можна змінювати при безпосередній роботі користувача в режимі "1С: Предприятие 7.7". Дня цього необхідно виконати дії: "Сервис"- "Параметрьі", або "Панели инструментов".

Решта параметрів визначаються в режимі запуску програми "Конфигуратор".

На початку роботи з програмою необхідно, в першу чергу, налагодити робочий період. Налагодження робочого періоду складається з трьох частин:

1. встановлення робочої дати;

2. визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції;

встановлення робочого періоду розрахунку підсумків.

Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата здійснення операції не вказана. При запуску програми "1С: Бухгалтсрия 7.7" робоча дата по замовчуванням відповідає системній даті комп'ютера.

Бухгалтерські підсумки формуються програмою "1С Бухгалтерия 7.7" за різні проміжки часу; день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

Поточне обмеження актуальності результатів зазначено у верхньому рядку вікна. Цей інтервал може бути змінений. Для цього необхідно в полі, розташованому нижче, зазначити рік і квартал нового періоду підтримки актуальності підсумків і натиснути екранну кнопку "Установить расчеты". Через те, що період розрахунку підсумків в програмі "1С; Бухгалтерій 7.7" дорівнює кварталу, слід обирати квартал, якому належать дані, дата початку обліку. Крім того, у вікні є екранна кнопка "Степень перерасчета итогов" призначена для повного перерахунку всіх бухгалтерських підсумків віл початку введення бухгалтерських операцій до встановленого періоду підтримки актуальності підсумків. Примусовий перерахунок результатів може знадобитись для того, щоб відновити результати розрахунків внаслідок збою комп'ютера, а також після внесення змін в налагодження Плану рахунків у частині ведення аналітичного обліку. Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків із яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків - програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі "1С Предприятие 7.7" з технічної точки зору необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку. Так "багатоплановий" облік ведеться на спільних підриємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше планами рахунків бухгалтерського обліку До того ж для кожного Плану рахунків може будуватись довільна кількість субрахунків великої вкладеності. У Планах рахунків можна здійснювати довільну нумерацію рахунків, використовуючи як цифри, так і літери.

Об'єкт '"План счетов" створюється в режимі "Конфігуратор". При ньому частина рахунків може бути введена на етапі конфігурування. Такі рахунки, як правило, мають сукупне значення при роботі різних елементів конфігурації, документів, звітів тощо. Рахунки, введені на етапі конфігурування, підлягають редагуванню і знищенню лише в цьому режимі. Решта рахунків вводяться безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку.

Для того, щоб працювати в режимі налагодження "План счетов" необхідно війти в програму в режимі "Конфігуратор" і виконати наступні дії:

"Конфигурация" - "Открнть конфигурацию" - "План счетов". У вікні редагування "План счетов"' встановлюють загальний вигляд (норми Плану рахунків та загальні характеристики рахунків .

План рахунків в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" реалізований у вигляді таблиці, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. Причому важливо, щоб План рахунків містив фіктивний рахунок "00", необхідний для введення залишків.

У вікні "План счетов" також містяться графи, що відображають характеристики рахунку.

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах. Бухгалтерські підсумки но таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожні з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах (гривневе покриття).

Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно із аналітичним обліком, що дозволяє отримувати інформацію про наявність, та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному вигляді. Отже програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку в субрахунках.

Ліворуч від коду рахунку особливими значками, схожими на стилізовану літеру "Т", позначається стан рахунку 11.1 вони відрізняються кольором. Жовтий колір означає, що рахунок с рахунком-групою (має субрахунки). Такий рахунок не може використовуватись при введенні проводок - в проводках кореспондуючими можуть бути такі субрахунки іншого рахунку. Частіше розрахунками - групами є рахунки, для яких потрібно знати розгорнуте сальдо по субрахунках.

Значок "Т" блакитною кольору означає, що цей рахунок є субрахунком або рахунком без субрахунків і може брати участь як кореспондуючий при формуванні проводок.

Позначка у вигляді червоної галочки означає, що рахунок (субрахунок) введений в режимі "Конфігуратор" і не підлягає редагуванню в режимі запуску програми "1С: Предприятие 7.7".

Змінюючи План рахунків в режимі "Конфігуратор ", слід пам'ятати, що зміна елементів конфігурації може вплинути на роботу інших елементів. Наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку но деякому рахунку, це може призвести до неправильного формування звітів, в яких кількісного або валютного обліку.

В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" аналітичний облік організовується за допомогою спеціального механізму "субконто". На стадії конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто "Основные средства", всі матеріали відповідно - "Материалы" і т.д.

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням субконто, що задається в Плані рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичною обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичний облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу різнобічно відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація записується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести для будь-якою рахунку або субрахунку і включати від 3-х до 5-й її різних розрізів аналітики, організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розмірах.

Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів використовуються довідники.

Довідники - спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти. Всі об'єкти, (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати незалежно від значення інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

Режим типових операцій призначений для швидкого введення великої кількості однотипних операцій, а також для виконання дій, що часто повторюються, при яких необхідно вводити в журнал операцій групу взаємопов'язаних проводок. До таких операцій належать операції, що супроводжуються розрахунками, а саме: нарахування ПДВ, заробітної плати тощо.

Для виконання типових операцій застосовують шаблон типової операції. Шаблон типової операції - це алгоритм виконання господарської операції, що містить: правила заповнення основних і додаткових реквізитів, які передбачені в формі операції: список проводок операції, правила заповнення реквізитів проводок - кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті та формули розрахунку сум проводок

Створення шаблону типової операції відбувається в режимі “1С: Предприятие 7.7", що дозволяє бухгалтеру самостійно виконувати і налагоджувати програму відповідно до своїх потреб.

Використання типових операцій частково зменшує час введення операцій і дозволяє уникнути помилок при розрахунках та визначенні кореспондуючих рахунків в проводці.

Облік розрахунків з обліку розрахунків з оплати праці призначений рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці", по якому в програмі передбачене ведення аналітичного обліку по співробітниках організації (субконто виду "Сотрудники"). Крім того, у типовій конфігурації на рахунку 66 ведеться аналітичний облік по субконто "Месяц начислення зарплата", що має тип "дата". Об'єктами такої аналітики є дати початку місяців, у яких було зроблене нарахування заробітної плати (тобто був проведений документ "Начисление заработной платы".

Для підприємств що застосовують погодинну систему оплати праці (відповідно до встановлених посадових окладів), для автоматизації введення операцій, пов'язаних з нарахуванням розрахунку сум відрахувань і утримань, і виплатою заробітної плати, в типовій конфігурації програми передбачені відповідні документи "Начисление заработной платы" та "Вьплаты по заработной плате". За допомогою документів "Начисление заработной платы" можливе виконання декількох операцій:

нарахування заробітної плати співробітникам підприємства;

формування відомості нарахування авансу;

- внесення до інформаційної бази залишків взаєморозрахунків зі співробітниками на початок звітного періоду. В документі "Начисление заработной платы" повинен бути визначений вид виплат, бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці, кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати, величина, що визначає середньооблікову чисельність співробітників.

Дія нарахування основної заробітної плати співробітникам підприємства, автоматичного розрахунку сум відрахувань і утримань, формування відповідного набору бухгалтерських проводок у реквізиті "Вид виплати" слід вибрати значення "Основная з/п". За допомогою документа з таким видом виплати можна одержати друковані форми платіжної та розрахунково-платіжної відомостей, відомостей відрахувань від заробітної плати до фондів, а також розрахункові листки за зазначений період по співробітниках, що вказані у його табличній частиш.

Для формування відомості нарахування авансу реквізит "Вид выплаты" повинен бути встановлений у значення "Аванс". У цьому випадку при автоматичному заповненні табличної частини документа в графу "К выдаче" по кожному співробітнику будуть розміщені суми з реквізиту "Аванс" довідника "Сотрудники" суму авансу в разі необхідності можна відредагувати вручну.

Для автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному співробітнику відповідно до бази оподатковування і ставок, зазначених для них у довіднику "Налоги и отчисления" призводить натискання кнопки "Рассчеты". При цьому у графах " Начислено". "Удержано", “К выплате" відобразяться підсумкові суми всіх нарахувань, утримань по співробітнику і сума що підлягає виплаті. Документ "Виплата заработной платы” призначений для формування друкованої форми платіжної відомості, бухгалтерських проводок, що відображають факт виплати заробітної плати (заборгованостей по заробітній платі) співробітникам.

Заповнення діалогової форми документа варто почати з визначення виду виплат аналогічно документу "Начисление заработной платы" та періоду, за який буде здійснюватися виплата заробітної плати співробітникам, виду виплати, а також рахунку обліку оплати пращ.

Для документів "Выплата заработной плата" з видом виплати "Аванс" треба здійснити вибір одного з документів "Начисление заработной платьі" на підставі якою буде заповнено табличну частину документу.

Розділ 3. Аналіз, контроль і ревізія витрат на оплату праці

3.1 Аналіз витрат на оплату праці

Економічна реформа в Україні, головна мета якої полягає в побудові соціально - орієнтованої економіки ринкового типу, передбачає багатогранний комплекс взаємозумовлених заходів, головними з яких є: використання різних форм власності, розвиток товарно-грошових відносин, формування ринкового середовища, активне застосування фінансово-кредитних важелів, як засобів підвищення ефективності економіки. Однією з найсуттєвіших і водночас складних проблем у процесі реформ є раціональне використання бюджетних коштів. Незаперечною є істина про те, що від стану використання бюджетних коштів великою мірою залежить соціальний клімат суспільства, його гармонічний і прогресивний розвиток.

В Україні функціонують близько 40 тисяч установ та організацій різного профілю, які постійно або частково утримуються за рахунок державного чи місцевого бюджетів. На утримання та здійснення різних державних програм направляється 50 млрд. грн.. Видатки на оплату праці мають досить велику питому вагу в кошторисах бюджетних установ і становлять близько 60-80% від загальних видатків за кошторисом. В таблиці 3.1. наведена структура видатків управління ПФУ Октябрського району в м. Полтаві за 2005-2007 роки. Як видно з таблиці 3.1., у загальній схемі видатків найбільшу питому вагу займають витрати на оплату праці. В 2005 році ці показники становили відповідно 63,76%. Звертає на себе увагу досить висока питома вага у видатках управління нарахувань на заробітну плату, доля яких впродовж аналізованого періоду змінювалася в межах 23,93%-24,91%.

Аналізуючи дані таблиці 3.1. слід звернути увагу на те, що, в загальній сумі видатків зростають видатки на оплату енергоносіїв, теплопостачання, водопостачання, що відповідає загальній тенденції росту тарифів на енергоносії і послуги. В той же час фінансування витрат на здійснення придбання обладнання, приділяється не належна увага розвитку матеріально-технічної бази управління.

В таблиці 3.2. наведені дані, які характеризують динаміку загальної суми витрат управління, витрат на оплату праці і питомої ваги цих витрат в загальній їх сумі.

Таблиця 3.2. Динаміка загальної суми витрат по кошторису, витрат на оплату праці і їх питомої ваги в загальній сумі витрат в управління ПФУ Октябрського району в м. Полтаві.

Показники	Роки	у % до 2005 року
	2005	2006	2007	2005	2006	2007
Загальна сума витрат по кошторису, грн..	1224439	1547596	2060755	100	126,39	168,30
Витрати на оплату праці: сума, грн.. питома вага	780800 63,77	1074900 69,46	1362196 66,10	100 100	137,67 108,92	174,46 103,65

Як видно із таблиці 3.2., загальна сума витрат по кошторису за 2005-2007 роки в управлінні збільшились з 1224439 грн. до 2060755 грн. в 2007 році або в 1,68 рази. Таке зростання обумовлене різними причинами, зокрема, і такими як підвищення тарифів на енергоносії, цін на матеріально-технічні ресурси, роботи і послуги. За аналізований період витрати на оплату праці збільшились із 780800 грн. в 2005 році до 1362196 грн. в 2007 році, або в 1,74 рази. Доля цих витрат у загальній сумі витрат за 2005-2007 роки суттєво не змінилась і становить 63,77- 66,1%.

Бюджетні установи здійснюють свою діяльність шляхом надання нематеріальних послуг. Основною діяльністю управління ПФУ Октябрського району в м. Полтаві є призначення, перерахунки і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, використовуючи при цьому працю спеціалістів, адміністративно-господарського персоналу.

Аналізуючи витрати пов'язані з оплатою праці необхідно порівняти фактичні витрати на оплату праці з плановою величиною за кошторисом. Порівняння фактичних витрат на оплату праці з витратами за кошторисом наведено в таблиці 3.3.

З таблиці 3.3. видно, що витрати на оплату праці збільшуються кожного року. Факторами, які впливають на це збільшення є:

збільшення рівня мінімальної заробітної плати;

підвищення заробітної плати державним службовцям згідно законодавства;

Разом з тим слід відмітити, що співвідношення між показниками, наведені у таблиці 3.3. по рокам є неоднакове.

Аналізуючи витрати на оплату праці, певний інтерес має вивчення рівня і динаміки середньої заробітної плати. Середня заробітна плата за 2005-2007 роки наведена в таблиці 3.4.

Таблиця 3.4. Середня заробітна плата за 2005-2007 роки в управлінні ПФУ Октябрського району в м. Полтаві.

Показники	Роки
	2005	2006	2007
1.Загальний фонд оплати праці, грн.	780800	1074900	1362200
2.Середньооблікова чисельність працівників, чол.	77	77	77
3. Місячна середня заробітна плата, грн.	845,02	1163,31	1474,24
4. Мінімальна заробітна плата, грн.	01.01.-262 01.04.-290 01.07-310 01.09-332	з 01.01-350 з 01.07-375 з 01.12-400	з 01.01-400 з 01.07-420 з 01.12-440 з 01.10-460

Як видно з таблиці 3.4. рівень середньої заробітної плати значно вищий за розмір мінімальної заробітної плати встановлений в Україні. Для формування позитивного відношення до праці необхідно створювати такі умови, щоб працівники сприймали свою працю як усвідомлену діяльність, що є для них джерелом самовдосконалення, основою їх професійного та службового зростання. Система мотивації повинна розвивати почуття належності до організації. Правильне відношення до праці та позитивна поведінка працівника визначається системою цінностей працівника, умовами праці та застосовуваними стимулами.

За домінуючої ролі соціально-економічних умов основу будь-якої моделі мотивації праці мають складати перш за все психологічні аспекти.

Вплив керуючої підсистеми управління на фактори поведінки залежить від пізнання елементів не лише індивідуальної психології, що визначає вчинки кожного працівника, але й колективної психології певних груп працюючих. Це обумовлює сприймання мотивації як імовірного процесу. Те, що мотивує одного працівника у конкретній ситуації, не впливатиме на нього в інший час або на другого працівника в аналогічних умовах. Саме цим спричиняється необхідність конструювання багатофакторних моделей мотивації, де остання є функцією потреб, очікувань та сприймання працівниками справедливості винагороди. Результативність діяльності конкретного працівника спричиняється перш за все індивідуальними можливостями і особистою зацікавленістю, а також усвідомленням своєї ролі в колективних зусиллях.

Обсяг витрат праці залежить від оцінки працівником достатності рівня винагороди та впевненості в тому, що вона буде отримана.

3.2 Порядок проведення ревізій і перевірок органами Державної контрольно-ревізійної службі в Україні

Статус Державної контрольно-ревізійної служби, її функції та правові засади визначає Закон України « Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні», введений в дію Постановою Верховної Ради України від 26.01.1993 року.

Головними завданнями Державної контрольно-ревізійної служби є здійснення державного контролю за витрачанням коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку та звітності і міністерствах, відомствах, державних комітетах, державних фондах, бюджетних установах, а також на підприємствах і в організаціях які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів та державних валютних фондів, а також розробка пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і порушень та запобігання їм у подальшому.

Державна контрольно-ревізійна служба діє при Міністерстві фінансів і йому підпорядковується. Складається Державна контрольно-ревізійна служба з Головного контрольно-ревізійного управління України, контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, і районах у містах. Усі місцеві підрозділи Державної контрольно-ревізійної служби по вертикалі підпорядковуються Головному контрольно-ревізійному управлінню, а по горизонталі взаємодіють і координують свою діяльність з місцевими Радами, держадміністраціями і виконкомами місцевих Рад, фінансовими органами, Державною податковою службою, іншими контролюючими органами, органами прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки.

Державна контрольно-ревізійна служба у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про державну контрольно-ревізійну службу в Україні, а також наказами Міністерства фінансів України.

Організація проведення ревізії (перевірки) регламентується виключно Законом України « Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» та інструкцією про порядок проведення ревізій і перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби України затвердженої Наказами Головного контрольно-ревізійного управління в Україні від 03.10.1997 року № 121.

Працівник, що виконує ревізію, виконує службове доручення й безпосередньо підпорядковується керівнику органу державної контрольно-р6евізійної служби. Втручання органів виконавчої влади, включаючи правоохоронні та органів місцевого самоврядування, їхніх посадових осіб, засобів масової інформації, об'єднань громадян та їхніх представників у діяльність органів державної контрольно-ревізійної служби, що здійснюється в межах чинного законодавства, забороняється.

При проведенні ревізій (перевірок) бюджетних установ головним завданням контрольно-ревізійної служби є:

перевірка забезпечення керівництвом установи чинних законодавчих актів та інших нормативних актів щодо фінансів і фінансової діяльності, зокрема указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, які стосуються підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери, посилення фінансово-бюджетної дисципліни;

правильність та обґрунтованість розрахунків кошторисних призначень, виконання кошторисів витрат і основних виробничих показників, використання коштів за цільовим призначенням, забезпечення ощадливого витрачання та збереження коштів і матеріальних цінностей, дотримання фінансової дисципліни, правильність і достовірність ведення бухгалтерського обліку зі складання звітності.

Ревізії і перевірки проводяться на основі піврічних планів:

Головного контрольно-ревізійного управління, затверджених його Колегією, з урахуванням пропозицій Міністерства фінансів і Кабіну те Міністрів України;

контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, затверджених Головним контрольно-ревізійним управлінням України;

контрольно-ревізійних відділів у районах, містах, затверджених контрольно-ревізійними управліннями по автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі.

Об'єкти для ревізій включаються в плани контрольно-ревізійної роботи з урахуванням встановленої періодичності ревізій бюджетних установ, за поданням правоохоронних органів, зверненнями органів державної влади і власною ініціативою в межах чинного законодавства.

Непланові ревізії та перевірки проводяться, як правило, за окремими зверненнями органів державної влади та правоохоронних органів у межах повноважень органів державної контрольно-ревізійної служби, визначених частиною першою і другою статті 14 Закону України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» та статтею 5 Указу Президента України «Про деякі заходи з перегулювання підприємницької діяльності».

Ревізії та перевірки з фінансових питань непідконтрольних органам державної контрольно-ревізійної служби підприємств, установ і організацій проводяться виключно за дорученням Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.

Державна контрольно-ревізійна служба координує свою діяльність з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, фінансовими органами, державними податковими адміністраціями, іншими контролюючими органами, органами прокуратури, міністерства внутрішніх справ, служби безпеки України.

При плануванні та проведенні ревізій і перевірок працівники державної контрольно-ревізійної служби зобов'язані забезпечувати дотримання службової і комерційної таємниць.

За розголошення державних, службових та комерційних таємниць працівники органів державної контрольно-ревізійної служби несуть установлену законодавством відповідальність.

Розголошення посадовою особою державної, комерційної чи службової таємниці є порушенням трудових обов'язків, за яке передбачено звільнення з роботи, як за одноразове грубе їх порушення згідно з п. 1 статті 41 Кодексу законів про працю України.

Ревізії бюджетних установ, які утримуються за рахунок Державного бюджету України, республіканського бюджету Автономної Республіки Крим, обласних бюджетів, Київського і Севастопольського міських бюджетів, проводяться Головним контрольно-ревізійним управлінням в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Під час проведення ревізій бюджетних установ, підприємств і організацій доцільно широко практикувати проведення зустрічних перевірок.

На проведення кожної ревізії працівнику органу державної контрольно-ревізійної служби видається спеціальне посвідчення, підписане керівником відповідного підрозділу служби або його заступником та скріплена печаткою цього підрозділу.

Службові особи державної контрольно-ревізійної служби зобов'язані пред'явити керівнику підприємства, установи, організації, яке буде ревізуватися, посвідчення на право проведення ревізії чи перевірки на його прохання проставити підписи в журналі відвідування підприємства.

До участі в ревізіях і перевірках, які проводяться працівниками державної контрольно-ревізійної служби, можуть залучатися на договірних засадах спеціалісти відповідних міністерств та інших органів виконавчої влади, органів державного управління, економічних, бухгалтерських та інших структурних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Строки проведення ревізій та склад ревізійних груп визначаються з урахуванням того обсягу роботи, якого потребує вирішення конкретних питань кожної ревізії.

Термін ревізії, як правило - 30 робочих днів. В окремих випадках, у разі особливої складності , цей строк за доповідною запискою керівника ревізійної групи може бути продовжений керівником контрольно-ревізійного органу, з ініціативи якого проводиться ревізія.

Проведенню ревізії повинна передувати підготовка, вивчення у відповідних правоохоронних, митних органах, органах Державного казначейства, в установах банків, а також в інших органах матеріалів, які стосуються діяльності та фінансового стану підприємства, установи, організації, яка підлягає ревізії. На основі вивчення цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), в якій визначається період ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу.

Програма ревізії затверджується керівництвом відповідного структурного підрозділу, яке перевіряє підготовленість учасників до проведення ревізії і дає їм необхідні інструктивні вказівки.

На основі затвердженої програми ревізії складається план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання. В період ревізії при необхідності до програми ревізії і плану її проведення вносяться зміни та доповнення.

Керівник ревізійної групи з відома керівництва підприємства, організації, установи знайомиться з умовами роботи та особливостями конкретного об'єкта контролю, станом справ по збереженню готівки і матеріальних цінностей, організовує ревізію каси, інвентаризацію матеріальних цінностей та здійснює інші необхідні дії щодо організації і створення умов для нормального проведення ревізії.

Ревізори мають право вимагати від працівників підприємства, установи чи організації, що ревізується щоб матеріально-відповідальні особи в обов'язковому порядку брали участь в проведенні інвентаризаційній перевірці довірених їм цінностей, контрольних обмірах виконаних робіт, а також при інших аналогічних діях, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей та діяльності матеріально-відповідальних осіб.

Працівникам державної контрольно-ревізійної служби на об'єкті, що ревізується, надається місце для роботи, можливість користування зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення нормальних умов праці.

Якщо в ході підготовки до ревізії або на початку ревізії буде встановлено, що на підприємстві, в установі чи організації відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює якісне її проведення, то ревізори подають керівництву контрольно-ревізійного підрозділу доповідну записку ,на підставі якої контрольно-ревізійний підрозділ пред'являє письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо проведення обліку у відповідність з чинним законодавством з попереднім визначенням стороною, що перевіряється, конкретних строків виконання цієї роботи. У таких випадках ревізію розпочинають після поновлення обліку.

Ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств, установ, організацій проводяться шляхом перевірки дотримання чинних законів та інших нормативно-правових актів, уважного і всебічного вивчення бухгалтерських та інших документів, перевірки правильності відображення в обліку операцій з готівкою і матеріальними цінностями, проведення зустрічних перевірок в установах банків, постачальників і споживачів, перевірки зберігання готівки і матеріальних цінностей, організації їх інвентаризації, перевірки дотримання методики оцінки майна та приватизації, проведення індексації.

При виявленні факторів порушень фактів порушень законів України, постанов Верховної Ради України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також нормативних актів міністерств і відомств, зареєстрованих в установленому порядку в Міністерстві юстиції України, фактів незаконного і нецільового витрачання державних коштів, приховування від бюджету належних йому платежів та інших порушень фінансової дисципліни або зловживань, перевіряючі повинні отримати письмові пояснення від посадових та інших причетних до цього осіб, а також встановити розмір шкоди і заподіяних збитків, причини і обставини їх виникнення, осіб, з вини яких вони допущені. Розмір збитків визначається у відповідності з чинним законодавством.

При виявленні недостач готівки, матеріальних цінностей чи зловживань працівники державної контрольно-ревізійної служби в строк не пізніше 7 робочих днів після підписання акта ревізії посадовим особам об'єкта контролю чи складання акта про відмову в його підписанні при відсутності зауважень керівництва перевіреного підприємства, установи чи організації або не пізніше 20 робочих днів - при наявності таких зауважень передають матеріали ревізії згідно з описом у правоохоронні органи для проведення розслідування, притягнення винних осіб до відповідальності, забезпечення відшкодування збитків, а також повідомляють про виявленні зловживання й порушення в державні органи й органи, уповноважені управляти державним майном.

Вилучення ревізором необхідних оригіналів документів у випадках, коли їх збереження в організації, що ревізується не гарантується, а також у випадках виявлення фіктивних документів, підробок і фальсифікації проводиться на строк до закінчення ревізії або перевірки. У справах організації, підприємства, установи залишається акт вилучення та копії або реєстр вилучення документів, завірені підписами ревізора та головного бухгалтера або іншої відповідальної особи, яка ревізується. Про вилучення в період ревізії оригіналів необхідних документів невідкладно письмово повідомляється правоохоронний орган, який вирішує питання щодо забезпечення їх збереження, а після завершення ревізії - щодо потреби приєднання їх до справи.

Посадові та інші особи суб'єктів господарювання, що ревізуються, які не виконують законних вимог ревізорів під час проведення перевірок або створюють їм в цьому перепону, притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством.

При проведенні ревізій установ, організацій, що фінансуються з бюджету, слід перевіряти:

а) наявність єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи, організації правильність і обґрунтованість його формування. При перевірці цього питання слід користуватися Положенням про порядок складання єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи, організації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21.02.1997 року № 180;

б) правильність списання на витрати коштів і матеріальних цінностей по кожній із статей кошторису, наявність належного оформлених касових, банківських та інших документів, їх достовірності; стан збереження грошових коштів і матеріальних цінностей ведення їх обліку;

в) на початку або в період проведення ревізії проводиться вибіркова інвентаризація (по окремих найменуваннях) продуктів, устаткування, обладнання та інвентарю, визначається правильність його списання відповідно до чинних нормативних актів, чи не мали місця факти заміни щойно придбаного інвентарю зношеним, яких було вжито заходів до матеріально-відповідальних осіб при виявлені у них недостач матеріальних цінностей, зокрема, в яких розмірах стягувались ці недостачі;

г) під час проведення ревізії необхідно також перевірити, чи не мали місце факти використання бюджетних коштів на приховане кредитування суб'єктів підприємницької діяльності, використання грошових коштів та матеріальних цінностей на госпрозрахункову діяльність в разі, коли органи державної влади, передбачених чинним законодавством, виступають засновником чи співзасновником суб'єкта підприємницької діяльності, чи не залучаються з цією метою бюджетні кошти на укладання різних угод, в тому числі і про спільну діяльність бюджетних установ з суб'єктами підприємницької діяльності; чи не допускались факти, коли бюджетні кошти, замість витрачання їх на першочергові і невідкладні заходи, спрямовувались на депозитні рахунки; законність формування та правильність використання спеціальних коштів, яким був стан розрахункової дисципліни, зокрема, дебіторської та кредиторської заборгованостей; правильність і своєчасність розрахунків з бюджетом; стан бухгалтерського обліку і звітності, їх достовірність;

д) при проведенні ревізії використання бюджетних коштів підлягають перевірці документи, які пов'язані з операціями по касі та по кожному відкритому рахунку в банках за час, який минув після попередньої ревізії, а при виявленні зловживань - і за більш тривалий період. При цьому касові операції повинні відповідати порядку їх ведення у народному господарстві України, встановленому Національним банком України. Ведення бухгалтерського обліку повинно відповідати діючим нормативним актам.

Наслідки ревізії оформляються актом, який підписується керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером перевіреної бюджетної організації, а в разі потреби - колишнім керівником та головним бухгалтером, в період роботи яких мали місце виявлені порушення, зловживання. Кінцевою датою написання акта, як правило, є останній день проведення ревізії, зазначений у посвідченні на її проведення.

Результати перевірки оформляються довідкою, але у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань, приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдано збитків тощо - за результатами складається акт, а не довідка.

Акт (довідка) реєструється в контрольно-ревізійному відділі, як правило, відразу після складання, і його другий примірник вручається керівнику перевіреного об'єкта для ознайомлення і підписання під розписку на першому примірнику акта із зазначенням дати передачі, але не пізніше наступного робочого дня з дати завершення ревізії, що визначена в посвідченні.

При наявності заперечень або зауважень по акту перевірки керівник, головний бухгалтер чи інші особи, які підписують акт (довідку), в день передачі акта роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня їх підписання чи заперечення. Якщо протягом зазначеного п'ятиденного терміну пояснення чи зауваження стосовно акта не надійдуть, то контрольно-ревізійний підрозділ має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів ревізії або перевірки.

При відмові посадових осіб від ознайомлення і підписання акта по наслідках ревізії або перевірки, посадові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми підписами в день передачі акта на ознайомлення і підписання. Водночас акт ревізії направляється керівнику об'єкту контролю для ознайомлення за місцем знаходження підприємства. Одразу ж після направлення акта поштою контрольно-ревізійний відділ має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів ревізії з обов'язковим зазначенням у супровідних листах на адресу органів влади, господарського управління чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.

В акті слід вказати, які господарські і фінансові операції та документи перевірені, за який період і яким способом (вибірковим, суцільним).

В акті ревізії (довідці перевірки) вказуються:

а) загальні дані про виконання бюджету, кошторису витрат бюджетної установи, окремих виробничих і фінансових показників господарського суб'єкта;

б) виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих в установленому порядку в Міністерстві юстиції України; факти неправильних розрахунків з бюджетом, не законного і не цільового призначення витрачання готівки і матеріальних цінностей та інші порушення фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;

в) виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання й привласнень готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, не регламентного державного виробництва товарів і надання послуг;

г) розміри виявлених шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

3.3 Аналіз матеріалів ревізій і перевірок витрат на оплату праці і шляхи вдосконалення їх організації

За ринкових умов господарювання поставлено завдання подальшої активізації соціальної політики, удосконалення, забезпечення обґрунтованої диференціації в оплаті праці. У зв'язку з цим оплата праці має бути доставлена в залежність від конкретного внеску кожного працівника в кінцеві результати праці.

Правильна організація контролю за витрачанням коштів на оплату праці є одним із найважливіших завдань ревізії.

Дійовий контроль за використанням трудових ресурсів і коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню трудової дисципліни та ефективному застосуванню встановленої системи оплати праці.

У кошторису витрат бюджетної установи заробітна плата має найбільшу питому вагу, а тому перевірці витрачання коштів на оплату праці слід приділяти серйозну увагу.

Основними завданнями ревізії витрат на оплату праці є перевірка:

а) дотримання нормативно-правових актів при нарахуванні оплати праці, утримань із неї й правильності ведення бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці;

б) правильність організації праці, дотримання встановлених ставок і окладів;

в) своєчасності й правильності нарахування і виплати заробітної плати згідно з діючою системою оплати праці;

г) правильності здійснення розрахунків з органами соціального страхування.

Як правило, ревізію з оплати праці здійснюють вибірковим способом в такій послідовності.

Насамперед перевіряють стан трудової дисципліни, організацію праці і ведення посадових справ працівників. Потім - використання затвердженого фонду заробітної плати (штатний розклад, ставки, нарахування й виплати, посадові оклади, розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних і гарантійних виплат).

Відтак перевіряють стан обліку розрахунків з робітниками й службовцями щодо оплати праці та відрахувань на соціальне страхування. При цьому перевіряють правильність складання розрахунково-платіжних відомостей, звітів з питань праці й розрахункових відомостей щодо відрахувань на соціальне страхування.

Перевіряючи розрахунки з оплати праці, ревізор керується Кодексом Законів про працю України, Законом України «Про оплату праці», затвердженим постановою Верховної Ради України від 20.04.1995 року №144/95 - ВР (зі змінами і доповненнями до нього від 06.02.1997 року № 50/97 - ВР); Інструкцією зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Мінстату від 13.01.2004 року № 5; Наказом Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження порядку збору на обов'язкове соціальне страхування на випадок безробіття» від 03.10.1997 року №4; листом Національного банку України від 13.08.1997 року №25-01/1177-5950; Декретом Кабінету Міністрів України «Про прибутковий податок з громадян» від 26.12.1996 року №13-92 та Інструкцією про прибутковий податок з громадян, затвердженою наказом ГДПІ України від 21.04.1993 року №12, зі змінами і доповненнями від 01.09.1994 року №88, від 16.10.1996 року №87; постановою КМУ від 03.04.1993 року №245 та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженим наказом Мінпраці і Мінфіну від 26.06. 1993 року №43 та іншими.

...