Учёт и аудит удержаний из заработной платы

- на расчеты по оплате труда и подготовку всей необходимой документации отводятся сжатые и строго определенные сроки. При этом наличие множества различных факторов, определяющих размер начислений оплаты труда, порядок налогообложения, удержаний и т.д., делает расчет в каждом конкретном месяце непохожим на предыдущие;

- в процессе начисления и выплаты сумм заработной платы бухгалтеру необходимо руководствоваться значительным числом нормативных актов, регулирующих выполнение операций по бухучету;

- важна не только правильность осуществления самих расчетов, но и точность оформления первичных документов, служащих основанием для расчетов с работниками. Первичные, учетные документы должны быть составлены по установленной форме, и содержать все необходимые реквизиты.

2.1 Документальное оформление учета удержаний

Производимые работодателем удержания должны оформляться надлежащим образом. Они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.

Налог на доходы физических лиц и алименты - это наиболее распространенные удержания из заработной платы работников. Однако удержания могут быть произведены и в иных случаях - например, по решению суда. Могут удерживаться и подотчетные суммы или недостачи. Чтобы грамотно произвести удержания, бухгалтеру необходимо:

- знать состав доходов работника, из которых следует производить удержания;

- правильно определить базу для расчета алиментов;

- соблюдать ограничения в размере удержаний из заработка работника;

- придерживаться очередности удержаний, если работник имеет несколько исполнительных документов, и т.д.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документ - письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение.

В соответствии с ч. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

К первичным документам по учету удержаний из заработной платы работника относятся в первую очередь по обязательным удержаниям: Налоговый Кодекс, исполнительный лист, судебный приказ, судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях, постановления судебного пристава-исполнителя, акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По удержаниям по инициативе работодателя первичным документом является приказ руководителя и согласие работника на удержание.

При удержании по инициативе работника первичным документом является заявление работника.

В магазине «Imaginarium» ЗАО «Корадо» на практике, при организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом, у бухгалтера, выполняющего расчеты по заработной плате, на каждого работника заведено личное дело сотрудника. В личном деле хранятся документы , подтверждающие правомерность производимых удержаний из заработной платы. Например, при удержании налога на доходы физических лиц бухгалтер не только обязан удержать НДФЛ, но и должен предоставить льготы работнику в соответствии с действующим законодательством. При предоставлении стандартных налоговых льгот работодатель в лице директора магазина уведомляет каждого работника о необходимости документального подтверждения причитающихся ему льгот. В каждом конкретном случае работник пишет заявление на имя директора с просьбой о предоставлении ему стандартных вычетов.

К заявлению прилагаются документы, подтверждающие правомерность его заявления. Такими документами являются копии свидетельства о рождении на детей, копии пенсионных справок и удостоверений, копии удостоверений об инвалидности, справка из ВУЗА на студента и ряд других документов Бухгалтер несет ответственность за сохранность этих документов.

По инициативе работодателя из заработной платы могут быть произведены следующие удержания, долг за работником, ранее выданный плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период, в погашение задолженности по подотчетным суммам. Для этих удержаний первичным документом является бухгалтерская справка, на основании которой в бухгалтерском учете делаются соответствующие записи. Ситуация, когда работник, причиняет вред имуществу работодателя, возникает не редко. Статья 232 Трудового кодекса РФ предусматривает, что стороны трудового договора обязаны возмещать причиненный друг другу ущерб. При этом Трудовой кодекс РФ придерживается принципа, что ответственность формально более «сильной» стороны - работодателя - не может быть ниже минимального предела, установленного законом. А ответственность «слабой» стороны - работника - выше такого предела.

Процесс возмещения ущерба должен быть подтвержден целым рядом соответствующих документов. В первую очередь это подтверждение самого факта причинения ущерба, создание приказом комиссии для определения размера причиненного ущерба, предложение работнику дать объяснения случившемуся (статья 247 ТК РФ), принятие решения по результатам работы комиссии, издание приказа о возмещении ущерба. Такой приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня установления работодателем размера причиненного ему ущерба (статья 248 ТК РФ). То есть после предоставления комиссией результатов расследования. Если вину работника и сумму ущерба определяет суд или административный орган, то отсчет месячного срока начинается с момента вступления в силу постановления о привлечении к административной ответственности или приговора суда. Необходимо отметить, что для работодателя устанавливается ряд ограничений. Прежде всего - в части возмещения размера ущерба. В соответствии со статьей 238 ТК РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему только прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию не подлежат. Кроме того, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением особо оговоренных случаев (статья 241 ТК РФ). Все оговоренные случаи должны быть также оформлены внутренними документами , например когда между сторонами заключен специальный договор - договор о полной материальной ответственности.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей либо график платежей указывается в самом соглашении.

Бывают случаи, когда работодатель не предъявляет виновному лицу претензии по возмещению ущерба, в таком случае (в частности, издан приказ о прощении долга или сумма ущерба списана), у сотрудника возникнет доход, облагаемый НДФЛ (ст. ст. 210 и 211 НК РФ). Ведь подобная ситуация будет фактически являться дарением ценностей, поскольку работник освобождается от имущественной обязанности перед организацией (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Удержания по согласованию между работником и работодателем производится на основании заявления работника.Заявление работника в данном случае является основанием для вычета сумм из начисленной заработной платы.

Работник вправе распорядится своим заработком и например перечислить его на счет в банке, или на благотворительность.

В каждом конкретном случае операции связанные с удержанием из заработной платы в бухгалтерском учете отражаются на счетах бухгалтерского учета.

2.2 Синтетический и аналитический учет обязательных удержаний из заработной платы

В процессе ведения учета возникает необходимость детализировать общие показатели. Для детализации показателей в бухгалтерском учете все счета подразделяются на два вида: синтетические и аналитические.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации.

По дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед работниками по заработной плате и другим указанным платежам.

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса».

Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, которые как уже отмечалось ранее в нашей работе, делятся на три группы.

Налог на доходы с физических лиц входит в основную группу удержаний. Налоговые ставки установлены ст. 224 НК РФ.

Основная ставка НДФЛ в РФ составляет 13%.

Другие размеры ставок, на какие доходы они распространяются, представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Ставки НДФЛ применяемые в РФ

№ п/п	Размер ставки
1	13%	Основная ставка
2	35%	установлена в отношении: стоимости выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения 4 тыс. руб.; процентных доходов по вкладам в банках в части превышения размеров, указанных в ст. 214.2 НК РФ ( для рублевых вкладов - ставка рефинансирования + 5%); суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных (кредитных) средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ ( для процентов, выраженными в рублях, - 2/3 ставки рефинансирования над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора); в виде платы за использование денежных средств членов кредитного потребительского кооператива (пайщиков), процентов за использование сельскохозяйственным кредитным потребительским кооперативом средств, привлекаемых в форме займов от членов сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива или ассоциированных членов сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива, в части превышения суммы указанной платы, процентов, начисленных над суммой платы, процентов, рассчитанной исходя из ставки рефинансирования + 5%.
3	30%	Установлена в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, за исключением доходов, получаемых: в виде дивидендов от долевого участия в деятельности российских организаций, в отношении которых налоговая ставка устанавливается в размере 15%; от осуществления трудовой деятельности, в отношении которых налоговая ставка устанавливается в размере 13%; от осуществления трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста, в отношении которых налоговая ставка устанавливается в размере 13%.
4	9%	Установлена в отношении: доходов от долевого участия в деятельности организаций, полученных в виде дивидендов физическими лицами, являющимися налоговыми резидентами РФ; доходов в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 года; доходов учредителей доверительного управления ипотечным покрытием, полученным на основании приобретения ипотечных сертификатов участия, выданных управляющим ипотечным покрытием до 1 января 2007 года.

На исчисление НДФЛ с заработной платы резидентов РФ также влияют налоговые вычеты. Налоговый вычет - это сумма, на которую уменьшается налоговая база перед исчислением суммы налога. Существует несколько видов налоговых вычетов по НДФЛ:

- стандартные налоговые вычеты;

- имущественные налоговые;

- социальные налоговые вычеты;

- профессиональные налоговые вычеты.

Основное отличие стандартных от всех других видов налоговых вычетов заключается в том, что они не обусловлены наличием тех или иных расходов у налогоплательщика. Главный критерий предоставления таких вычетов - принадлежность гражданина к категориям лиц, которым они предоставляются.

Порядок расчета и выплаты стандартных налоговых вычетов по НДФЛ регулирует статья 218 НК РФ. Стандартные вычеты распространяются на граждан с детьми, инвалидов, военнослужащих.

Стандартный налоговый вычет на детей в 2013 году составляет:

- на первого 1400 рублей;

-на второго ребенка 1 400 рублей;

-вычет на третьего ребенка 3000 рублей;

-вычет на ребенка-инвалида 3000 руб.

Налоговый вычет производится на каждого ребенка: в возрасте до 18 лет и на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов родителей, опекунов или попечителей, приемных родителей.

Налоговый вычет может предоставляться в двойном размере одному из родителей (приемных родителей) по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от его получения.

Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из вычетов. Вычет на детей предоставляется независимо от предоставления других стандартных налоговых вычетов.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода. То есть налоговая база по НДФЛ ежемесячно уменьшается на сумму стандартного налогового вычета.

В качестве примера конкретного расчета удержаний налога на доходы физических лиц и предоставления стандартных вычетов приведем данные по работнику магазина «Imaginarium» ЗАО «Корадо».

Сотрудник имеет 2-х несовершеннолетних детей 3-х и 6-ти лет. Ежемесячная заработная плата сотрудника в 2013 году - 24 000 руб.

В 2013 году за январь и февраль у него сложились следующие расчеты по удержанию НДФЛ:

В январе 2013 года доход сотрудника, облагаемый по ставке 13%, составил 24 000 руб. По законодательству ему представлены вычеты на двух детей. Сумма НДФЛ за январь составила 2756 руб. (24 000 руб. - 1400 руб. x 2) x 13%. Возвращенный налог составил 364 руб.

В феврале 2013 года доход работника с начала года составил 48 000 руб. (48 000 руб. < 280 000 руб.). Из заработной платы за февраль удержано НДФЛ в сумме 2756 руб. (24 000 руб. - 1400 руб. x 2 ) x 13%.Возвращенный налог так же составил 364 руб.

Стандартный налоговый вычет на детей будет ему предоставляться до достижения дохода в размере 280000 руб.

Сегодня при разводе родителей на стандартный налоговый вычет по одному ребенку вправе рассчитывать сразу четыре человека: мама и ее новый муж, папа и его новая жена.

В сентябре 2013 года ФНС России своим письмом от 17 сентября 2013 г. № БС-4-11/16736 разъяснили, что право на детский вычет по НДФЛ можно предоставить обоим разведенным родителям ребенка, а также мачехе и отчиму. Для того, чтобы получить налоговый вычет родителям и его новым супругам необходимо в расчетный отдел предприятия представить следующие документы: (схема 2.1)

Схема 2.1 Документы необходимые для детского вычета

В приведенной схеме приняты условия, когда ребенок после развода остается с мамой, а папа платит алименты. В противоположной ситуации, когда ребенок живет с отцом, а алименты перечисляет мама, пакет документов, необходимых для получения стандартного вычета, останется тем же. Только наоборот. К примеру, бумаги, которые в схеме перечислены для мамы, понадобятся для папы.

Удержания из заработной платы по налогу на доходы физических лиц, учитываются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетом по налогам, уплачиваемым предприятием, и налогам с персонала этого предприятия. Аналитический учет ведется по видам платежей, субконто «Виды платежей в бюджет (фонды)». По дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет.

На всех сотрудников, получивших доход за отчётный период от налогового агента, составляется налоговая карточка. В карточке не отражаются выплаты, которые согласно действующему законодательству не должны облагаться налогом. Например, к таким выплатам могут относиться социальные пособия.

В связи с изменениями, внесённым в Налоговый кодекс и вступившим в силу с 01.2011г, бланк карточки может и не понадобиться, так как должны вестись налоговые регистры. Поэтому все, кому нужно заполнить форму 1-НДФЛ могут самостоятельно разрабатывать её, так как нет чёткого определения. По этому вопросу налоговые агенты советуют в карточки вносить следующие данные:

а) основную информацию о том, кто будет платить налог;

б) виды доходов и представленных вычетов;

в) сумму дохода и дату его получения;

г) дату перечисления и удержания налога.

Форма бланка 1-НДФЛ продолжает быть востребованным даже после своего упразднения, ведь очень часто налоговым агентам проще продолжить составлять карточки, чем начинать вести регистр, о котором говорится в законодательстве.

Налоговая карточка помогает контролировать доходы и налоги, которые платит работник со своего заработка. Карточка должна заполняться каждый раз после выдачи соответствующих денежных выплат и удержания налога ежемесячно. Налоговая карточка является обязательной к заполнению, так как является одним из первичных налоговых документов. Форму 1-НДФЛ нужно заполнять в том случае, если существуют договорные отношения работника и работодателя. Также поработать над этой карточкой придётся и тогда, когда заключен договор между налоговым агентом и гражданином, по которому с доходов должен удерживаться налог.

Налоговый регистр по учету НДФЛ выполняет фактически ту же функцию, что и карточка 1-НДФЛ. При сравнении регистра и карточки 1-НДФЛ можно увидеть некоторые отличия. В бланке 1-НДФЛ отсутствуют некоторые поля для заполнения информации, которая является сейчас обязательной.

К таким сведениям относятся:

- дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежного документа;

-социальные и имущественные вычеты, предоставляемые налоговым агентом;

-облагаемый нерезидентами РФ доход.

И напротив, некоторые сведения из карточки 1-НДФЛ для нового регистра по учету НДФЛ окажутся ненужными. Речь идет о доходах, которые были выплачены физическим лицам при покупке у них имущества, нотариусам или индивидуальным предпринимателям.

Другим обязательным вычетом из заработной платы являются удержания по исполнительным листам .

В настоящее время существуют следующие основные виды исполнительных документов, по которым взыскиваются алименты:

- исполнительные листы, выданные на основании судебных актов;

- судебные приказы;

- нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии.

Уплата алиментов может осуществляться либо по соглашению сторон об уплате алиментов, по решению суда (судебный порядок) - взыскание алиментов.

Порядок удержания алиментов определен Семейным кодексом Российской Федерации, от 29.12.1995 N 223-ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.12.1995) действующая редакция от 25.11.2013г.

В соответствии с Семейным кодексом (статья 81п.1и п.2) размер алиментов, взыскиваемых на несовершеннолетних детей в судебном порядке составляет: на одного ребенка - одной четверти, на двух детей - одной трети, на трех и более детей - половины заработка и (или) иного дохода родителей. Размер этих долей может быть уменьшен или увеличен судом с учетом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих внимания обстоятельств.

Если работник, который, добровольно уплачивая алименты, подал заявление о прекращении взыскания или сменил место работы, то организация обязана сообщить в суд по месту нахождения организации и взыскателя о прекращении взыскания.

Все исполнительные документы, на основании которых производится удержание, должны быть подлинными, и оформлены строго соответствующим образом. Если первый экземпляр по каким-либо причинам оказывается утерянным, то в таком случае силу будет иметь его дубликат, который выдает судебный орган, вынесший решение о взыскании денежных средств. Каждый документ должен быть зарегистрирован, о том, что такой документ получен необходимо извещать как взыскателя, так и судебного исполнителя.

В бухгалтерии магазина «Imaginarium» исполнительные документы как документы строгой отчетности, хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Для учета исполнительных документов, а также удерживаемых по ним сумм (в т. ч. сумм задолженности) в магазине «Imaginarium» ЗАО «Корадо» ведутся отдельные карточки по каждому сотруднику, в которых помесячно фиксируются все удержанные и перечисленные на счет взыскателя суммы, а также отслеживается имеющаяся задолженность.

Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения, как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидендов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья.

Алименты не взыскивают с сумм материальной помощи, единовременных премий, компенсационных выплат за работу во вредных и экстремальных условиях и иных выплат, не носящих постоянного характера.

Удержанные суммы алиментов бухгалтерия в течение трех дней перечисляются взыскателю, или выдаются наличными из кассы. Если алименты перечисляются по почте, расходы по перечислению относят за счет взыскателя. Если адрес заявителя неизвестен, то удержанные суммы перечисляют на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

В бухгалтерском учете расчеты с разными дебиторами, в том числе и физическими лицами, учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для учета обязательных удержаний к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открывается субсчет 76.41 «Расчеты по исполнительным документам».

Типовые бухгалтерские проводки по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Типовые бухгалтерские проводки по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Дебет	Кредит	Содержание операции
1	2	3
70	76.41	Удержаны денежные средства по исполнительному документу из заработной платы работника.
76.41	50	Удержанная сумма выдана получателю из кассы
76.41	51	Удержанная сумма перечислена на банковский (расчетный) счет взыскателя.

Кроме алиментов, из заработной платы работников, по исполнительным документам, удерживаются:

- суммы в возмещение вреда, причиненного третьим лицам в результате полной или частичной потери ими трудоспособности или потери кормильца;

- суммы в возмещение имущественного вреда или ущерба, причиненного третьим лицам;

- суммы, перечисляемые в возмещение морального вреда;

- штрафы за нарушение административного, налогового и уголовного законодательства.

Сумму удержаний указывают в исполнительном листе. Исполнительный лист является важным процессуальным документом и в силу этого носит строго формальный характер.

Организация не имеет права единовременно удерживать более 50% месячного заработка работника. При расчете удержаний заработная плата работника должна быть уменьшена на сумму налога на доходы физических лиц.

Даже в исключительных случаях сумма удержаний не может превышать 70% месячного заработка работника.

В размере 70% заработка работника возможны удержания только в трех случаях:

- при возмещении вреда, причиненного здоровью;

- при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;

- при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Исполнительный лист подписывается судьей и заверяется гербовой печатью. Удержания денежных сумм из дохода работника на основании исполнительного листа осуществляются без издания приказа руководителя об удержании и без согласия работника.

2.3 Отражение в учете удержаний по инициативе организации

В процессе своей трудовой деятельности работник может нанести материальный ущерб организации работодателя. Ущерб может возникнуть в результате потери, хищения или порчи имущества организации.

Порядок возмещения такого ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником. Ущерб возмещается в порядке, установленном гражданским законодательством в том случае, если с работником заключен гражданско-правовой договор. Если такой договор заключен, Гражданский кодекс предусматривает полное возмещение ущерба. В этом случае работник, по вине которого допущен ущерб, обязан возместить как прямой ущерб (расходы на восстановление поврежденного или приобретение утраченного имущества), так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества (упущенной выгоды).

В случае если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с трудовым законодательством.

Трудовой кодекс устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Прямой действительный ущерб - реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния этого имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения ущерба третьим лицам.

Размер ущерба при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Общая сумма прочих удержаний (например, стоимости имущества, утраченного из-за небрежности или неосторожности) не может превышать среднемесячный заработок работника.

Для учета расчетов с работниками в бухгалтерском учете открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету ведется по работникам организации

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» открываются счета по видам расчетов.

- 73.01 «Расчеты по предоставленным займам»

- 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

- 73.03 «Расчеты по прочим операциям»

В настоящее время нередко работодатели предоставляют своим работникам заемные средства на различные цели и сроки. Такие взаимоотношения оформляются договором, в котором оговаривается порядок погашения этих средств. Погашение займа работником может производиться, либо за счет удержаний из заработной платы, либо взносами в кассу или на расчетный счет. В зависимости от условий договора у работника может возникнуть материальная выгода. Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников и облагается налогом на доходы по ставке 35%.

Сегодня многие предприятия торговли заботятся о создании фирменного стиля: используют единые графические элементы для всех форм рекламы (логотип, фирменный шрифт, цвет и т.д.), упаковки продукции, одежды сотрудников.

Необходимость обеспечения работников одеждой может быть предусмотрена законодательством, специальными отраслевыми требованиями или локальными нормативными актами организации. В последнем случае, чтобы подчеркнуть индивидуальность своей торговой точки, работодатель сам решает, во что должны быть одеты сотрудники.

Не исключение и магазин «Imaginarium» ЗАО «Корадо». Выдача фирменной одежды предусматривается договором с правообладателем фирменной марки. Фирменная одежда выдается при поступлении на работу. В случае если работник магазина увольняется до окончания срока, на который выдается форма, ее стоимость вычитается из заработной платы сотрудника. Эти условия предусмотрены в локальном внутреннем документе магазина.

В нормативном акте, которым предусмотрена обязательная выдача работнику форменной одежды, устанавливаются порядок удержания стоимости и срок ее носки.

Однако в большинстве случаев форменная одежда выдается бесплатно. В такой ситуации стоимость форменной одежды может быть удержана, если работник:

- увольняется и не возвращает форменную одежду организации;

- испортил или потерял форменную одежду до окончания срока ее носки.

В этом случае сумму удержаний определяют по формуле: (схема 2.2)

Схема 2.2 Формула определения стоимости форменной одежды для удержания

Если по законодательству форменная одежда работнику не положена, то порядок удержания ее стоимости устанавливают по договоренности между работником и администрацией организации.

При удержании стоимости форменной одежды из заработной платы работника в бухгалтерском учете магазина делают записи:

Дебет 70 Кредит 73.2 - удержана из заработной платы стоимость форменной одежды.

Еще одним поводом удержания сумм из заработной платы по инициативе организации, является удержание за неотработанные дни оплаченного отпуска. Эта ситуация возникает в том случае, если работник увольняется до истечения рабочего года (11 месяцев работы), в счет которого ему был предоставлен отпуск. Сумма отпускных, в этом случае, приходящаяся на неотработанное время, удерживается из его заработной платы. Чтобы рассчитать в данной ситуации сумму удержаний, бухгалтер составляет справку в которой:

1) определяет количество месяцев, которые работник отработал до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск. При этом остатки дней сверх, полных месяцев округляются до полных месяцев по правилам округления: остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывают, а остаток от 15 календарных дней и более округляют до полного месяца.

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с тем счетом, на котором были учтены начисленные отпускные.

Удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет, входит в перечень удержаний по инициативе организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Если подотчетная сумма не возвращается своевременно, она удерживается из заработной платы работника.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, его сумму следует включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ). Это значит, что с работника необходимо удержать налог на доходы физических лиц.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, делается запись:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отражается записью: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Удержание аванса, выданного в счет выплаты заработной платы, также производится по инициативе организации. Это удержание уменьшает размер заработной платы, причитающейся к выдаче работникам по итогам месяца.

Организации должны выплачивать заработную плату каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Если работник получил заработную плату за первую половину месяца, то эта сумма вычитается из общей заработной платы. Конкретные дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном или трудовом договоре.

Если работник желает получать заработную плату один раз в месяц он должен написать на имя директора заявление с соответствующей просьбой.

2.4 Учет удержаний по соглашению между работником и организацией

Все удержания, производимые на основании письменных заявлений или обязательств работника, производятся сверх обязательных удержаний.

Основаниями для удержания тех или иных сумм из заработной платы работника являются его заявления или заключенные с ним договоры (например, договор о предоставлении займа).

Например, если работник организации приобрел на предприятиях торговли те или иные товары в кредит. В этом случае по его заявлению организация, где работает сотрудник, может удерживать определенную сумму из его заработной платы в счет погашения кредита.

Удержание суммы кредита из заработной платы сотрудника может осуществляться только с согласия сотрудника.

После поступления поручения-обязательства работника ,бухгалтер ежемесячно удерживает из заработной платы работника ту сумму, которая в нем указана.

По заявлению работника из заработной платы производятся удержания на благотворительные цели, на добровольное страхование, на оплату коммунальных услуг, и др.

Сумма платежей, удержанных из заработной платы на основании письменного заявления работника, отражается по дебету счета 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»: Дебет счета 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - удержаны платежи по заявлению работника.

В системе магазинов «Imaginarium» учет кадров и заработной платы ведется комплексно в системе программы 1С. Приказ о приеме на работу оформляется по установленной форме , и формируется в автоматическом режиме. В автоматическом режиме формируется личная карточка работника по форме Т-2. Для обобщения информации о расчетах с персоналом по оплате труда используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет ведется по каждому работнику, по видам оплаты труда и удержаниям. Автоматизированная система учета обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой по учету оплаты труда. Начиная с приема работника на предприятие и заканчивая формированием отчетов по НДФЛ , взносам в пенсионный фонд , социальное и медицинское страхование.

Из оплаты труда работников, как состоящих в списочном составе, так и лиц, работающих по соглашениям, договорам подряда, по совместительству, выполняющих разовые работы, могут удерживаться различные суммы, как в обязательном порядке, так и по инициативе организации Ideas4retail ЗАО «Корадо». В обязательном порядке удерживаются суммы для уплаты государственных налогов; выплат по исполнительным листам. К государственным налогам относится в первую очередь налог на доходы физических лиц. Налог исчисляется и удерживается в Ideas4retail ЗАО «Корадо» по истечении каждого месяца нарастающим итогом с начала календарного года с суммы совокупного дохода работников, уменьшенного на установленные законом стандартные налоговые вычеты.

Контроль расчетов по оплате труда в магазине «Imaginarium» ЗАО «Корадо» возложен на директора магазина и главного бухгалтера. Контроль включает несколько этапов.

1. Контроль соблюдения норм действующего законодательства и достоверности производимых в магазине «Imaginarium» начислений и удержаний из заработной платы работников по всем основаниям и отражение в бухгалтерском учете данных хозяйственных операций.

Главный бухгалтер магазина «Imaginarium» ЗАО «Корадо» ежемесячно контролирует правильность исчисления сумм начислений и удержаний из заработной платы работников. Наибольшее внимание при этом уделяет правильности удержания из заработной платы налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и правомерности применения налоговых вычетов (стандартных, имущественных и т.д.), наличию заявлений работников на налоговые вычеты и документов, подтверждающих право на их получение.

2. Главный бухгалтер на основании данных главной книги и расчетно-платежных ведомостей регулярно проверяет соответствие данных синтетического и аналитического учета. К регистрам синтетического учета относятся журналы-ордера и главная книга, а аналитического учета - расчетно-платежные ведомости по заработной плате. Проверка производится путем сопоставления на одну и ту же дату сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в главной книге и по расчетно-платежной ведомости.

3. Главный бухгалтер магазина «Imaginarium» ЗАО «Корадо», совместно с работником отдела кадров контролирует документальное оформление трудовых отношений с работниками предприятия, которые регулируются нормативными документами, том числе наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью , а также наличие правильно оформленных первичных документов, которыми оформляются трудовые отношения.

Глава 3. Аудит удержаний из заработной платы

удержание заработный плата аудиторский

Аудиторская деятельность по независимой проверке учета и отчетности организаций представляет одну из разновидностей осуществляемого контроля. Аудит представляет собой независимую оценку состояния учета и отчетности, которая проводится аудиторскими фирмами и предпринимателями.

Аудит может быть проведен по инициативе администрации организации, акционеров, участников, учредителей с целью получения независимой экспертной оценки состояния организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности. В обязательном порядке аудит проводится в случаях, определенных законодательно. Индивидуальный и обязательный аудит являются формами внешнего аудита.

В настоящее время отношения в сфере аудита регулируются Федеральным Законом «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ от 30.12.2008 года. С 1 сентября 2013 года вступили в силу изменения, внесенные Федеральными законами от 23.07.2013 N 251-ФЗ и от 02.07.2013 N 185-ФЗ. Другими документами, регулирующими аудиторскую деятельность, являются, Федеральный закон от 1 декабря 2007 года N 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях», иные федеральные законы, а также принимаемыми в соответствии с ними другие нормативные правовые акты.

Согласно федеральным правилам (стандартам) аудиторской деятельности основными этапами аудиторской проверки являются: планирование аудита, сбор аудиторских доказательств. Аудиторские организации вправе самостоятельно выбирать приемы и методы своей работы, за исключением планирования и документирования аудита, составления рабочей документации аудитора и аудиторского заключения, которые осуществляются в соответствии с федеральными стандартами аудита.

3.1 Цели, задачи и план аудиторской проверки расчетов по учету удержаний из заработной платы

Цель проверки расчетов по учету удержаний из заработной платы - установление соответствия применяемой в магазине «Imaginarium» ЗАО «Корадо» методики учета и правильности исчисления удержаний при расчетах с персоналом по оплате труда. Соответствие применяемой методики действующим в Российской Федерации нормативным актам , выявление имеющихся нарушений, оценки степени их влияния на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности и принятия мер для их устранения.

В ходе контроля аудитор решает следующие задачи:

- подтверждение обоснованности обязательных удержания (по налогу на доходы физических лиц; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических лиц; по вступившему в законную силу приговору суда), проверка правильности произведенных расчетов;

- правильности применения и обоснованность удержаний по инициативе работодателя (за причиненный организации материальный ущерб; за допущенный брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм; удержания по предоставленным займам и ссудам; удержания излишне выданной оплаты труда и др.);

- проверить обоснованность удержаний, инициаторами которых являются работники организации (удержание профсоюзных взносов; удержания, производимые в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника);

- установление полноты и своевременности перечислений и выплат удержанных сумм получателям;

- проверка правильности оформления первичных документов, налоговых регистров, лицевых счетов работников.

Для того что бы приступить к проведению проверки аудитор должен ее спланировать. Первым этапом является формирование плана проведения проверки и программа аудита, включая определение уровня существенности ошибок и аудиторского риска.

Приступая к работе аудитор оценивает систему внутреннего контроля, существенность отдельных видов удержаний, источники и достоверность имеющейся информации.

Для оценки состояния внутреннего контроля аудитором составляется специальный опросник, который дает предварительную оценку соблюдения в магазине дисциплины, определяет наиболее уязвимые, с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур.

Пример вопросника приведен в таблице 3.1.

Таблица 3.1.

Пример опросника

№ п/п	Вопрос	Предпологаемые ответы	Примечание
		Да	Нет	Нет ответа
1	Возможно ли неправильное начисление удержаний из заработной платы?		Х
2	Имеются ли случаи удержаний по инициативе работодателя?	Х
3	Имеются ли удержания, инициаторами которых являются работники?		Х
4	Возможно ли неправильное предоставление работникам соответствующих налоговых вычетов?		Х
5	Оформляются удержания соответствующими документами?	Х

Результаты вопросника показывают, что в магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо» высокий уровень бухгалтерского учета и в организации внутреннего контроля.

Принимая во внимание полученные результаты, формируется план проведения проверки и программа аудита, включая определение уровень существенности ошибок и аудиторского риска. (Таблица 3.2.)

Для определения существенности взяты показатели за 1-ое полугодие 2013 года из таблицы 1.2.

Таблица 3.2.

Базовые показатели для определения уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя, руб.	Уровень существенности, %	Сумма уровня существенности, руб.
Выручка от продаж, руб.	5991000	2	119820
Валюта баланса, руб.	17600000	2	352000
Собственный капитал, руб.	2640000	10	264000
Себестоимость оказанных услуг, руб.	4342000	2	86840

Делаем расчет и определяем среднее значение показателей:

119820+352000+264000+86840 = 822660/4=205665 руб.

В нашем случае минимальное значение отклоняется на 58 %.

(86840-205665)/205665 =58%

Максимальное значение отличается от среднего на 71%:

(352000-205665)/205665 =71%

Если допустимый уровень отклонений установлен на уровне 50%, крайние значения будут отбрасываться.

Отбрасываем и максимальное и минимальное значение. Новая, средняя составит:

(119820+264000)/2 =191910 руб.

Округляем полученную, среднюю до 190000 руб.

Погрешность при этом составит 1% (допустимое значение).

Рассчитав уровень существенности, составляем план аудиторской проверки (таблица 3.3) и программу проверки (таблица 3.4)

Таблица 3.3.

План аудиторской проверки

Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель
1. Аудит оформления первичных документов
2.Аудит обоснованности льгот и удержаний и заработной платы
3.Аудит учетных записей по удержанию из заработной платы
4.Аудит полноты и своевременности перечислений и выплат удержанных сумм получателям
5.Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета

Таблица 3.4.

Программа аудиторской проверки

Перечень аудиторских процедур	Период проведения	Исполнители	Проверяемые документы
1. Аудит оформления первичных документов
1.1Определение степени унификации первичных документов по учету персонала			Приказы о приеме на работу, увольнении, перемещении, личные карточки, коллективный договор
1.2Проверка правильности оформления расчетно-платежных документов			Расчетно-платежные ведомости, расчетные ведомости, платежные ведомости, расходные кассовые ордера
2. Аудит обоснованности применения льгот и удержаний из заработной платы
2.1 Проверка правильности определения совокупного дохода для целей налогообложения физических лиц			Личные карточки, расчетно-платежные ведомости, сведения о полученных доходах работников, подаваемые в налоговую инспекцию
2.2 Проверка правомерности применения вычетов и льгот для исчисления подоходного налога			Личные карточки, и аналитика к ним
2.3 Определение соответствия применяемых ставок подоходного налога действующему законодательству			Личные карточки, и аналитика к ним
2.4 Проверка правильности удержаний по исполнительным листам			Исполнительные листы, расчетно-платежные ведомости, расчетные ведомости
2.5 Проверка правильности удержаний по решению руководителя			Приказы, распоряжения руководителя, платежные ведомости, расчетные ведомости
3.Аудит учетных записей по удержанию из заработной платы
4.Аудит полноты и своевременности перечислений и выплат удержанных сумм получателям
5.Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета

В процессе проверки аудитор составляет рабочие документы, являющиеся основными документами, подтверждающими объем и качество выполняемой им работы. Рабочие документы составляются в произвольной форме. В них должна содержаться необходимая справочная информация о клиенте, краткое описание выполненной работы. В частности, необходимо указывать:

- метод проведения проверки (сплошной или выборочный) либо объем проверенной документации;

- замечания по результатам проверки;

- перечень первичных и других документов, не представленных к проверке;

- иные выявленные несоответствия действующему законодательству;

- мнение аудитора о способах устранения выявленных недостатков;

- другие рекомендации по улучшению финансово-хозяйственной деятельности клиента.

На основании записей, произведенных в рабочих документах, составляется аудиторское заключение.

Аудит заработной платы является одним из самых объемных и сложных участков работы, так как с заработной платой связано формирование издержек обращения торговой организации и соответственно определение прибыли, а также формирование налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

В большинстве случаев на практике, как правило, наибольшее разногласие во взаимоотношениях между работниками и работодателями вызывают вопросы, связанные с заработной платой.

Современное законодательство в вопросах налогообложения и предоставления социальных льгот претерпевает постоянные изменения. В условиях постоянных изменений законодательства бухгалтеру приходится самостоятельно решать проблемы учета расчетов с персоналом по оплате труда по удержаниям из заработной платы, при этом неизбежно могут возникнуть спорные вопросы и ошибки в учете.

Особое внимание при проверке необходимо уделить вопросам изучения и проверки трудовых договоров, которые заключает администрации с работниками магазина, и в первую очередь договоров о материальной ответственности.

По новому закону о бухгалтерском учете 402-ФЗ все факты хозяйственной жизни, являются объектом учета и подлежат оформлению первичными документами. При этом, формы первичных документов должны быть утверждены руководителем.

Проверке правильности оформления первичных документов, аудитор уделяет особое внимание, так как нарушения и недочеты в их оформлении могут привести к нарушениям и ошибкам в расчетах с работниками по удержаниям из заработной платы.

3.2 Источники информации для аудита удержаний из заработной платы

Приступая к проверке расчетов с персоналом по заработной плате, основными источниками информации для аудитора являются документы, служащие основанием для отражения в учете удержаний из заработной платы, а также бухгалтерские и налоговые регистры, используемые для отражения операций по оплате труда. В первую очередь это первичные документы по учету персонала, приказы, расчетно-платежные документы.

Новый Закон № 402-ФЗ отменил требование об обязательном применении унифицированных форм первичных документов и оставил лишь перечень обязательных реквизитов. Формы первичных учетных документов по новому Закону утверждается приказом (распоряжением) ее руководителя по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо» такой перечень утвержден в приказе по учетной политике.

Учетная политика сформирована как единый документ для всех участников системы компании IDEAS4RETAIL (в лице ЗАО «Корадо»). Формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета в качестве приложения приложены к приказу об учетной политике.

При проведении проверки проверяются первичные документы на предмет их соответствия установленным правилам ведения.

При этом, уделяется особое внимание на наличие и обоснованность подписей лиц, ответственных за оформление документов, на расходных кассовых ордерах, платежных и расчетно-платежных ведомостях на выдачу заработной платы.

Учитывая значимость этого участка работы для формирования мнения аудитора, выявленные нарушения необходимо фиксировать в рабочем документе.

В ходе проверки сопоставляются остатки и обороты по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субщетам и счетам аналитического учета.

В магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо» учет расчетов по оплате плате полностью автоматизирован и ведется комплексно в программе 1С. В программе 1С информация о кадрах формируется через документ «Прием на работу». В этом документе формируются все сведения о работнике. Это возраст, место жительства, семейное положение, стаж работы, образование, наличие наград, отношение к военной обязанности и многое другое.

Эта информация единая для кадрового и бухгалтерского учета и используется бухгалтером при расчетах по заработной плате.

Программа и ее специализированная подсистема учета заработной платы и кадров формирует в автоматизированном порядке различные документы, которые можно распечатывать на бужные носители, это расчетные ведомости, расчетные листки, анализ начисленных налогов и взносов. На скриншоте 3.1. представлено окно панели функций по учету заработной платы.

...