Учет денежных средств и их потоков

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и платежные ведомости должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера и платежные ведомости не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО - 3)

По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу. В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

На предприятиях, где работает несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма №КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денежных денег и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

ООО «Шарпо» ведет одну кассовую книгу в компьютерной программе 1С:Предприятие, которая пронумерована. Книга ежеквартально распечатывается, шнуруется и опечатывается печатью.

Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера ООО«Шарпо».

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, второй экземпляр является отчетом кассира.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовую книгу производится кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или платежной ведомости. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец дня.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации. Кроме бухгалтера в ООО «Шарпо» имеют право получать деньги в банке руководитель предприятия и его заместитель При этом составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 50 “Касса”,

Кредит счета 51 “Расчетные счета” - 30000 руб.

Сдача денег в банк оформляется Объявлением на взнос наличными, в котором указывается наименование предприятия, за что сдаются деньги, подпись вносителя. При этом составляется бухгалтерская проводка :

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 50»Касса» - 5000 руб.

Рис. 2 Порядок внесения ООО «Шарпо» наличных денег в банк

Прием денежной наличности от ООО «Шарпо» в банк производится по объявлениям на взнос наличными (Приложение) представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

На принятую от ООО «Шарпо» сумму банк выдаёт квитанцию, в которой указывается, от кого приняты деньги, зачислены на счёт №..., за что, сумма, подпись бухгалтера банка, указанную сумму в квитанции принял кассир. Квитанция обязательно заверяется печатью банка. Затем банк оформляет поступление денег на расчетный счет, о чем делается запись в выписке банка. На основании квитанции и ордера, который выдается вместе с выпиской банка, кассир ООО «Шарпо» списывает деньги по кассе.

Для учета кассовых операций в бухгалтерском учете применяется счет 50 «Касса». Счет активный, наличие средств на начало месяца показывается в начальном дебетовом сальдо счета 50, поступления средств в кассу проводятся по дебету этого счета, а расход средств из кассы - по кредиту счета 50. К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50.1 Касса организации в рублях

50.2 Операционная касса

50.3 Денежные документы

В кассе организации могут храниться и денежные документы. Денежными документами считаются находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха; почтовые марки; проездные билеты. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

В конце месяца по счету 50 «Касса» проводится расчет оборотов по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо, которое для следующего месяце станет начальным. С кассой работает много счетов, поэтому возникает необходимость собрать всю информацию о состоянии наличных расчетов в учетных регистрах. Расчеты по кассе ведут в журнале-ордере №1. Затем в конце каждого месяца заполняется Главная книга по счету 50 «Касса».

Таблица 2. Хозяйственные операции за январь 2003 года.

3.2 Порядок учета банковских операций

Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором. Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями).

Это способствует ускорению денежного оборота, предотвращению инфляции, эффективному осуществлению кредитных, расчетных и кассовых операций, обеспечению сохранности денежных средств.

Расчетные счета открываются предприятиями, являющимися юридическими лицами и имеющими самостоятельный баланс. Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. В соответствии с Указом Президента РФ от 21 марта 1995г. №291 количество расчетных счетов, которое необходимо для осуществления расчетов определяется самим предприятием.

Порядок открытия расчетного счета, совершения и оформления операций по нему определяется Центральным Банком РФ.

Для открытия счета в банк представляются следующие документы:

1) Заявление на открытие счета;

Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером владельца счета. Если в штате нет должности главного бухгалтера, заявление подписывается только руководителем.

2) Копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;

3) Копия учредительных документов предприятия;

4) Справка налоговой инспекции о постановке на налоговый учет;

5) Карточка с образцами подписей и оттиском печати (нотариально заверена)

Карточка с образцами подписей и оттиска печати подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия, которому открывается счет. Если в штате предприятия нет должности главного бухгалтера, то карточка подписывается только руководителем.

Сообщения об открытии или закрытии счетов кредитная организация обязана передать в орган налоговой службы не позднее трех дней, следующих за днем соответствующего открытия или закрытия таких счетов.

Каждому открытому счету присваивается номер. Этот номер в дальнейшем указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на расчетном счете.

Банковское расчетно-кассовое обслуживание предприятия осуществляется по договору между предприятием и учреждением банка, в котором оговариваются стоимость банковских услуг, размер начисляемых процентов за хранение денежных средств и другие обязательства сторон.

Операции по расчетному счету, как правило, осуществляются на основании письменных распоряжений владельцев счета, оформляемых специальными банковскими документами: внесение наличных денег - по объявлениям о взносе, получение наличных денег с расчетного счета - по денежным чекам; перечисление денег - по платежным поручениям, расчетным чекам, аккредитивам, платежным требованиям.

В день образования ООО «Шарпо» был открыт расчетный счет в Омутнинском ОСБ №4397. Номер расчетного счета и реквизиты банка сообщаются регистрирующим предприятие налоговым органам. На расчетный счет предприятия поступают выручка за проданную продукцию, ссуды банка, дебиторская задолженность (возврат долгов от должников), авансы всех видов, наличные деньги из кассы при оплате наличными и т.п. Это, так сказать, доходная часть расчетного счета, то есть дебет расчетных счетов.

Списание денежных средств со счета производится в соответствии со статьей 855 Гражданского кодекса РФ часть II.

При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:

в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в государственные внебюджетные фонды, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования;

в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

1) наименование расчетного документа;

2) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число - указывается цифрами, месяц - прописью, год - цифрами. На расчетных документах, заполняемых на вычислительных машинах, допускается обозначение месяца цифрами;

3) номер банка плательщика; наименование банка плательщика вместе с наименованием банка плательщика в тексте документа может быть поставлено и его фирменное обозначение;

4) наименование плательщика, номер его счета в банке;

5) наименование получателя средств, номер его счета в банке; наименование банка получателя (в чеке не указывается), номер банка - получателя средств.

Допускается рациональное сокращение наименования плательщика и получателя средств, не затрудняющее работу банков и клиентов;

6) назначение платежа (в чеке не указывается). Наряду с текстовым наименованием можно поставить кодовое обозначение;

7) сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

8) на первом экземпляре - подписи предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск печати.

Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке. В ООО «Шарпо» право подписи в банке имеют руководитель предприятия и его заместитель.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке с образцом подписи, без оттиска печати.

Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от их суммы.

Прием документов от предприятий производится банком в течение дня в зависимости от времени работы банка с клиентами. При этом документы, принятые банком от предприятий в операционное время, проводятся им по балансу в этот же день.

Платежные поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств под копирку или путем размножения подлинников в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в платежных документах не допускаются.

Списание средств со счетов плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по факсу), если иное не оговорено указаниями ЦБ РФ.

При операциях с наличными средствами используются: чек денежный и объявление на взнос наличными. Для получения денег со своего расчетного счета в банке предприятию выдается чековая книжка.

Чек денежный - является приказом предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег, необходимых на выплату заработной платы, пособий или пенсий, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Чек выписывается от руки чернилами или шариковой ручкой, при этом Ф.И.О. получателя средств и сумма пишутся с заглавной буквы, обязательно с начала строки, а свободные места в строках прочеркиваются сплошной чертой. Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий необходимые документы.

На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека, при этом квитанция прикладывается к выписке банка.

Рис. 3 Порядок получения ООО «Шарпо» наличных денег в банке.

Получение денег кассир ООО «Шарпо» осуществляет по чеку, предварительно заказав их в банке по заявлению о бронировании средств. В чеке указывают его номер, сумму получаемых средств, город, где производится выплата, число, наименование отделения банка, кому выдать деньги, подписи руководителя и главного бухгалтера ООО «Шарпо».

Наличные деньги, полученные ООО «Шарпо» в банке, расходуются конкретно только на цели, указанные в чеке.

Полученные денежные средства по чековой книжке бухгалтер ООО «Шарпо», на которого возложены обязанности кассира, приходует их в кассу предприятия.

Платежи по безналичным расчетам осуществляются в соответствии с «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12 апреля 2001 года. № 2-П

Безналичные расчеты предприятия могут производиться: платежными поручениями; аккредитивами; чеками; платежными.

Безналичные перечисления и выдачу наличных денег банк производит с согласия (акцепта) распорядителя счета или по его поручению.

Учет расчетов платежными поручениями ведется на активном счете 51 «Расчетные счета». Поступление на расчетный счет денежных средств оформляется по дебету счета 51, а списание денежных средств - по кредиту счета 51. Аналитический учет ведется по открытым в банках расчетным счетам, но в ООО «Шарпо» открыт один расчетный счет, поэтому аналитический учет не ведется.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит специальный учетный регистр - журнал-ордер №2. Записи в журнал делаются на основании выписок банка. В конце каждого месяца по счету 51 «Расчетный счет» подсчитываются итоги и записываются в Главную книгу по счету 51.

С июля 2002 года в ООО «Шарпо» все расчеты с покупателями и поставщика осуществляются только через расчетный счет.

Поступление денежных средств на расчетный счет от покупателя оформляется проводкой:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями» - 60000 руб.

Перечисление денежных средств с расчетного счета оформляется проводкой:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками»

Кредит 51 «Расчетные счета» - 100000 руб.

ООО Шарпо осуществляет расчеты через банк с поставщиками, подрядчиками, бюджетом и внебюджетными фондами платежными поручениями.

Платежное поручение - письменное распоряжение плательщика банку на перечисление суммы денежных средств со своего расчетного счета на счет получателя. Платежное поручение выписывается в двух экземплярах, один из которых возвращается плательщику с отметкой банка о перечислении денежных средств. Работник банка на основании платежного поручения списывает деньги с расчетного счета, затем все обороты за день заносятся в выписку банка. Выписка выдается бухгалтеру предприятия вместе со вторыми экземплярами платежных документов с отметкой банка.

В платежном поручении обязательно должен быть указан ИНН плательщика и получателя денежных средств. ИНН присваивается органами Госналогслужбы Российской Федерации при постановке налогоплательщиков на учет в налоговом органе и указывается в платежном поручении во всех случаях, когда он присвоен плательщику (получателю) денежных средств.

БИК указывается для подразделений расчетной сети Банка России, кредитных организаций и тех филиалов кредитных организаций, которым он присвоен, в соответствии со «Справочником БИК РФ».

Номера счетов плательщика и получателя денежных средств, а также номера счетов банков плательщика и получателя, по которым проводятся расчетные операции, приставляются в соответствующих полях платежного поручения.

Учет денежных средств на специальных счетах ведется на обособленном бухгалтерском счете 55 «Специальные счета в банках», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в отечественной валюте, находящихся на территории страны и за рубежом, в аккредитивах, чековых книжках, депозитных счетах и иных платежных документах, кроме векселей.

Товарный аккредитив применяется при расчетах между покупателями и поставщиками товаров. Покупатель дает письменное поручение обслуживающему его банку об открытии аккредитива. Извещения о произведенных с аккредитива выплатах посылаются банку покупателя для списания сумм со счета плательщика.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается бухгалтерской записью:

Дебет 55 «специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы»;

Кредит 51 «Расчетные счета» - на сумму выставленного аккредитива.

Когда аккредитив выставляют за счет банковского кредита, составляют следующую запись:

Дебет 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы»;

Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

По мере использования аккредитива на основе данных выписок банка производится запись:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы».

Неиспользованные средства в аккредитивах после возврата их на тот счет в банке, с которого они были перечислены, отражаются в бухгалтерском учете записью, обратной зачислению.

Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. Отзыв чека до истечения срока для его предъявления не допускается. Это является одним из отличий чека от аккредитива.

Чек должен содержать:

1) наименование «чек», включенное в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен произведен платеж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.

Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.

При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

Депонирование средств при выдаче чековых книжек учитывается на счете 55 «специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки», с кредита счетов 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других подобных счетов. По мере оплаты задолженности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других подобных счетов.

Данная форма расчетов в последнее время все шире используется при одногородних расчетах (особенно при расчетах с транспортными организациями).

Таблица 3. Хозяйственные операции за май 2003 года.

3.3 Инвентаризация денежных средств

В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

В Методических указаниях говориться, что при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия денежных документов производится по видам документов (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

1) учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

2) учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

3) в бюджетных организациях - соответствующими финансовыми органами;

4) органами внутренних дел в пределах своей компетенции - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

В ООО «Шарпо» регулярно проводит проверки кассовых операций Омутнинское отделение СБ № 4397, в котором открыт расчетный счет предприятия. По результатам проверок за 2002 - 2004 гг. нарушений выявлено не было.

Для оперативного и повседневного контроля за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе ООО «Шарпо» проводятся плановые и внеплановые проверки кассы. Расхождение фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учёта, выявленное в результате ревизии, оформляется в акте следующим порядком: установленные излишки денежных средств в кассе приходуются в доход предприятия, а выявленные недостачи относятся на материально-ответственных лиц.

Инвентаризация кассы в ООО «Шарпо» проводится ежегодно перед составлением годового отчета и при смене кассира либо главного бухгалтера.

Отражение результатов инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» - обнаружены излишки денежных средств в кассе;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса» - выявлены недостачи денег в кассе;

Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»)

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявление иска кассиру;

По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» - 500 руб.

Если суммы недостач вычитаются из заработной платы, то делается запись:

Дебет счета 70 «Расчетов с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» - 500 руб.

3.4 Движение денежных потоков прямым и косвенным методом

Денежные средства поступают на счет или в кассу организации в результате продажи его товаров или услуг. Часть полученных средств, а иногда и всю выручку, организация должна потратить на оплату своих текущих расходов, уплату налогов, приобретение дополнительного оборудования и т.д.

Искусство управления текущими активами состоит в том, чтобы держать на счетах минимально необходимую сумму денежных средств, которые нужны для текущей оперативной деятельности. Сумма денежных средств, которая необходима хорошо управляемому предприятию, - это по сути дела страховой запас, предназначенный для покрытия кратковременной несбалансированности денежных потоков. Сумма должна быть такой, чтобы ее хватало для производства всех первоочередных платежей. Поскольку денежные средства, находясь в кассе или на счетах в банке, не приносят дохода, их нужно иметь в наличии на уровне безопасного минимума. Наличие больших остатков денег на протяжении длительного времени может быть результатом неправильного использования оборотного капитала.

Существуют такие понятия, как движение денежных средств и поток денежных средств.

Под движением денежных средств понимаются все валовые денежные поступления и платежи предприятия. Поток денежных средств связан с конкретным периодом времени и представляет собой разницу между поступившими и выплаченными предприятием денежными средствами за этот период. Движение денежных средств является первоосновой, в результате чего возникают финансы, то есть финансовые отношения, денежные фонды, денежные потоки. Увеличение или уменьшение остатков денежной наличности на счетах в банке обусловливается уровнем несбалансированности денежных потоков, то есть притоком и оттоком денег. Превышение притоков над оттоками увеличивает остаток свободной денежной наличности, и наоборот, превышение оттоков над притоками приводит к нехватке денежных средств и увеличению потребности в кредите.

В процессе своей деятельности организация приобретает необходимые в технологическом цикле товарно-материальные ценности; осуществляет выпуск продукции (работ, услуг), ее реализацию; производит расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, с персоналом по оплате труда и другие хозяйственные операции, сопровождаемые движением денежных средств.

Прибыльная работа организации в конечном итоге будет обеспечена в случае превышения доходов над расходами. Следовательно, руководству организации за счет принятия обоснованных и грамотных управленческих решений необходимо обеспечить положительную разницу между потоком денежных средств, поступающим в организацию, и расходуемым на хозяйственные нужды.

В условиях инфляции и кризиса неплатежей управление денежными потоками является наиболее актуальной задачей в управлении финансами.

Управление денежными потоками включает:

учет движения денежных средств;

анализ потоков денежных средств;

составление бюджета денежных средств.

Управление денежными потоками охватывает основные аспекты управления деятельности организации.

Финансовая деятельность в организации ведется с целью увеличения ее денежных средств и служит для финансового обеспечения производственно-хозяйственной деятельности.

Основным документом для изучения денежных потоков является Отчет о движении денежных средств, с помощью которого можно контролировать текущую платежеспособность организации, принимать оперативные решения по управлению денежными средствами и объяснить расхождения между финансовым результатом и изменением денежных средств.

Движение денежных потоков состоит в том, что необходимо выделить по возможности все операции, затрагивающие движение денежных средств. Это можно сделать различными способами, в частности путем анализа всех оборотов по счетам денежных средств (счета 50, 51, 52, 55). Однако в мировой учетно-аналитической практике применяют, как правило, один из двух методов, известных как прямой и косвенный методы. Разница между ними состоит в различной последовательности процедур определения величины потока денежных средств в результате основной деятельности:

прямой метод основывается на исчислении притока (выручка от продажи товаров) и оттока (оплата счетов поставщиков и др.) денежных средств;

косвенный метод основывается на идентификации и учете операций, связанных с движением денежных средств, и последовательной корректировке чистой прибыли, то есть исходным элементом является прибыль.

Прямой метод основан на анализе движения денежных средств по счетам предприятия;

- позволяет показать основные источники притока и направления оттока денежных средств;

- дает возможность делать оперативные выводы относительно достаточности средств для платежей по текущим обязательствам;

- устанавливает взаимосвязь между реализацией и денежной выручкой за отчетный период.



В таблице 2 представлена структура денежных потоков ООО «Шарпо». Торговая деятельность является основным источником прибыли организации. Положительные потоки денежных средств, возникающие в результате этой деятельности, могут использоваться для расширения производства, выплаты дивидендов или возвращения банковского кредита, то есть в остальных двух сферах - инвестиционной и финансовой деятельности. Если в 2002 году 99%, а в 2003 году - 98% торговой выручки поступало в организацию безналичным путем, то в 2004 году все денежные потоки по основной деятельности поступили безналичным путем. Основную часть притоков денежных средств составляет выручка от торговых операций, а основная доля денежных оттоков по торговой деятельности приходится на покупку товаров для перепродажи. Из таблицы 2 видно, что оттоки по торговой деятельности превышают притоки. Данные таблицы 2 свидетельствуют, что потоки денежных средств по торговой деятельности имеют отрицательное значение, в 1999 году составили 3356 тыс. руб.

Отчет о движении денежных ООО «Шарпо» за 2004 год в разрезе видов деятельности (прямым методом) рассмотрим в таблице5 .

Таблица 5. Отчет о движении денежных средств ООО «Шарпо» за 2004 год (прямой метод)

Наименование операции по счетам	Сумма ( тыс. руб.)
Остаток денежных ср-в на начало периода	85
+ Поток денежных средств по торговой деятельности	87
Поступления: - Поступления от торговых операций Итого:	2209 2209
Расход: - Покупка товаров для перепродажи - Заработная плата работников - Отчисления на социальные нужды - Налоги в бюджет Итого:	1860 118 52 92 2122
+ Поток денежных средств по инвестициям	-129
Поступления: - Реализация основных средств и иного имущества - Дивиденды, проценты по инвестициям и финансовым вложениям Итого:	- - -
Расход: - Приобретение материальных ценностей, оплата работ, услуг - Финансовые вложения Итого:	129 -
+ Поток денежных средств по финансовой деятельности	-
Поступления: - Целевое финан сирование - Прочие поступления Итого:	- - -
Расход - Выплата дивидендов процентов - Использование фонд потребления - Возврат краткосрочных кредитов Итого:	- -
Совокупный денежный поток по всем видам деятельности	-42
Остаток денежных средств на конец периода	43

Основные оттоки денежных средств связаны: с приобретением товаров для перепродажи, расходами на продажу, отчислениями в бюджет и внебюджетные фонды и с заработной платой .

Отчет о движении денежных средств ООО «Шарпо» за 2004 год показывает, что потока денежных средств по торговой деятельности недостаточно для покрытия текущих обязательств перед бюджетом и персоналом.

Рассмотренный метод позволяет судить о ликвидности организации, детально раскрывая движение денежных средств на его счетах, но не показывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения величины денежных средств. Поэтому применяется косвенный метод анализа, позволяющий объяснить причину расхождений между прибылью и, например, сокращением денежных средств за период.

При косвенном методе основой для расчета являются нераспределенная прибыль, амортизация, а также изменения активов и пассивов предприятия. При этом увеличение активов уменьшает денежные средства предприятия, а увеличение пассивов - увеличивает, и наоборот.

Косвенный метод основан на анализе статей баланса и отчета о финансовых результатах;

- позволяет показать взаимосвязь между разными видами деятельности организации;

- устанавливает взаимосвязь между чистой прибылью и изменениями в активах организации за отчетный период.

Косвенный метод расчета показателей отчета о движении денежных средств заключается в том, что за основу принимается чистая прибыль, рассчитанная по методу начисления, и затем выполняется ряд ее корректировок в чистую прибыль, полученную по кассовому методу.

Согласно косвенному методу неденежные расходы, такие как амортизация, прибавляют к чистой прибыли, с тем чтобы устранить их влияние на чистую прибыль. Устраняется и влияние на нее прибылей и убытков от инвестиционной и финансовой деятельности. Изменения дебиторской задолженности, остатков товарно-материальных ценностей, расходов будущих периодов, кредиторской задолженности, задолженности по уплате процентов и налога на прибыль, происходящие в течение года, должны либо прибавляться к чистой прибыли, либо вычитаться из нее в зависимости от того, какой счет анализируется, и от того, происходило соответствующее изменение в сторону повышения или понижения.

Таблица 6. Показатели учитываемы при косвенном методе расчета.

Если имеется чистый убыток по результатам отчетного периода, косвенный метод основывается на чистом убытке. Последующие корректировки могут превысить убыток, и чистый результат движения денежных средств от основной деятельности окажется положительным, несмотря на чистый убыток, рассчитанный по методу начисления.

Использование данного метода целесообразно при незначительной доле неденежных форм расчетов в их общем объеме.

В ООО «Шарпо» косвенный метод не применяется.

По результатам изучения денежных потоков можно сделать заключения по следующим вопросам:

в каком объеме и из каких источников получены денежные средства и каковы основные направления их расходования;

способна ли организация в результате своей текущей деятельности обеспечить превышение поступлений денежных средств над платежами и насколько стабильно такое превышение;

в состоянии ли организация расплатиться по своим текущим обязательствам;

достаточно ли полученной организацией прибыли для удовлетворения его текущей потребности в деньгах;

достаточно ли собственных средств организации для инвестиционной деятельности;

чем объясняется разница между величиной полученной прибыли и объемом денежных средств.

Изучение потоков денежных средств должно осуществляться на основе отчетных и плановых показателей. В качестве отчетных используются данные первичного учета и регулярной отчетности предприятия. Плановые показатели движения денежных потоков рассчитываются в виде оперативного финансового плана, так называемого платежного календаря. Он разрабатывается на месяц с периодичностью в 5, 10 или 15 дней.

Особенность платежного календаря состоит в том, что предприятие сначала определяет денежные расходы на месяц, а затем изыскивает денежные ресурсы для покрытия расходов, если денежных доходов окажется недостаточно. Планирование возможных платежей и источников их покрытия связано с ежедневным контролем за поступлением выручки от реализации продукции и за оплатой поступающих материальных ценностей как основными направлениями денежных потоков.

Разработка экономически обоснованного платежного календаря - одно из обязательных условий эффективного управления денежными потоками. Она позволяет обеспечить предприятие необходимыми денежными средствами, выявить возможности увеличения выручки от реализации продукции и прибыли, повысить эффективность структуры используемых средств.

Рассмотрим план движения денежных средств ООО «Шарпо» за месяц в таблице 7.

Таблица 7. План движения денежных средств 2004 г. (тыс. руб.)

Показатели	Сумма
Ожидаемые поступления Планируемые платежи Баланс денежных средств на конец периода	2330 2240 90

Баланс денежных средств на конец периода согласно данным таблицы 7 является положительным, так как поступления больше платежей на 90 тыс. руб.

Если прогнозируется положительный остаток денежных средств на протяжении довольно длительного времени, то следует предусмотреть пути выгодного их использования.

В процессе работы необходимо изучить динамику остатков денежной наличности на счетах в банке и период нахождения капитала в данном виде активов. Период нахождения капитала в денежной наличности определяется следующим образом:

Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у организации ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства организации.

Кассовый бюджет - это подробная смета ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающая как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.

Кассовый бюджет позволяет:

- получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах;

- принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов;

- анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели организации.

Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности - основная, инвестиционная и финансовая.

На первом этапе необходимо определить поступления и расход денежных средств по основной деятельности организации, так как результаты планирования денежного потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении источников финансирования.

Планирование денежных расходов по инвестиционной деятельности выполняется на основе инвестиционных проектов и программы развития производства, с учетом поступления денежных средств от основной деятельности или от иных источников финансирования; приток денежных средств по инвестиционной деятельности определяется ее доходами от продажи основных фондов и прочих долгосрочных вложений.

Планирование денежных потоков по финансовой деятельности осуществляется в целях обеспечения источников финансирования для основной и инвестиционной деятельности организации.

3.5 Рекомендации по улучшению учета денежных средств

К денежным средствам могут быть применены модели, разработанные в теории управления запасами и позволяющие оптимизировать величину денежных средств. Речь идет о том, чтобы оценить:

1) общий объем денежных средств и их эквивалентов;

2) какую их долю следует держать на расчетном счете, а какую в виде быстрореализуемых ценных бумаг;

3) когда и в каком объеме осуществлять взаимную трансформацию денежных средств и быстрореализуемых активов.

Для рационального управления денежными потоками предприятию ООО «Шарпо» следует пускать деньги в оборот с целью получения прибыли:

- расширять свое производство;

- вкладывать в акции других предприятий;

- сдать в аренду неиспользуемую площадь;

- уменьшать величину кредиторской задолженности;

- обновлять основные фонды, приобретать новые технологии и т.д.

Если предприятие расширит свою деятельность, соответственно возрастет число покупателей и дебиторская задолженность, что создает финансовые затруднения. Для избежания этого, следует сокращать сроки погашения платежей.

Увеличение или уменьшение остатков денежной наличности на счетах в банке обуславливается уровнем несбалансированности денежных потоков, т.е. притоком и оттоком денег. Превышение притоков над оттоками увеличивает остаток свободной денежной наличности, и наоборот превышение оттоков над притоками приводит к нехватке денежных средств и увеличению потребности в кредите, что характерно для предприятия ООО «Шарпо».

Денежные потоки необходимо планировать, для чего на ООО «Шарпо» нужно составлять бюджет денежных средств (прогнозный отчет о движении денежных средств) на год с разбивкой по месяцам. Если прогнозируется положительный остаток денежных средств на протяжении длительного времени, то следует предусмотреть пути выгодного их использования. В отдельные периоды может возникнуть недостаток денежной наличности. Тогда нужно спланировать источники привлечения заемных средств.

Основываясь на результатах прямого и косвенного анализа движения денежных средств, руководство организации может корректировать свою финансовую политику в отношениях с дебиторами и кредиторами, принимать решения по формированию необходимых объемов производственных запасов, распределению прибыли с учетом уровня обеспеченности денежными ресурсами.

Низкий уровень платежеспособности предприятия, связанный с движением денежных средств, может быть случайным (временным). Поэтому, изучая состояние платежеспособности предприятия, нужно рассматривать причины финансовых затруднений, частоту их образования и продолжительность просроченных долгов.

Причинами неплатежеспособности могут быть невыполнение плана по производству и продаже продукции, повышение ее себестоимости. Одной из причин ухудшения платежеспособности может быть неправильное использование оборотного капитала: вложение в сверхплановые запасы, которые временно не имеют источников финансирования, отвлечение средств в дебиторскую задолженность и т.д.

Для выяснения причин изменения показателей платежеспособности важное значение имеет анализ выполнения финансового плана по доходной и расходной части. Для этого данные отчета о движении денежных средств, а также отчета о финансовых результатах сравнивают с данными финансовой части бизнес-плана. При анализе в первую очередь следует установить выполнение плана по поступлению денежных средств главным образом от продажи продукции, работ, услуг, имущества, выяснить причины изменения суммы выручки и выявить резервы ее увеличения. Особое внимание следует обратить на использование денежных средств, так как даже при выполнении доходной части финансового плана перерасходы и нерациональное использование денежных средств могут привести к финансовым затруднениям.

Для оперативного внутреннего анализа текущей платежеспособности, ежедневного контроля за поступлением средств от продажи продукции, погашения дебиторской задолженности и прочими поступлениями денежных средств, а также для контроля за выполнением платежных обязательств перед поставщиками, банками и прочими кредиторами на ООО «Шарпо» рекомендуется составлять бюджет поступлений и расходования денежных средств.

Заключение

Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности организаций имеют система денежных потоков, своевременность расчетов с клиентами, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций. Приумножение, правильное использование денежных средств, контроль за сохранностью - важнейшая функция бухгалтерии. От того насколько успешно она выполняется, во многом зависит платежеспособность организации, своевременность оплаты труда персонала, расчетов с поставщиками и подрядчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных потоков имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, расчетов и кредитования, укрепления платежной дисциплины, эффективного использования финансовых ресурсов.

В этих условиях важен контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечением сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики следует исходить из того, что умелое использование денежных потоков само по себе может приносить организации дополнительный доход, например за счет рационального вложения временно свободных денежных средств (в депозиты банков, государственные ценные бумаги, ценные бумаги других организаций, инвестиционные фонды и т.д.).

Основной целью деятельности ООО «Шарпо» является осуществление торговой деятельности и получение прибыли в интересах акционеров Общества.

Общество за сравнительно короткий период своей деятельности завоевало определенную долю рынка сбыта подшипниковой продукции.

Бухгалтерский учет в ООО «Шарпо» ведется в соответствии с Законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.96. № 129-ФЗ; ”Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ”, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.98. № 34н; Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности страховых организаций, утвержденного Приказом Росстрахнадзора РФ от 27.11.92. № 02-02/5; учетной политикой предприятия, принятой Приказом по обществу № 198 от 30.12.99.

...