Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с дебиторами и кредиторами

1.1 Экономическая сущность, принципы оценки и классификации дебиторской и кредиторской задолженности

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов с дебиторами и кредиторами

1.3 Управление дебиторской и кредиторской задолженности в организациях

Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами в ГКУ г. Москвы «Инженерная служба района Хамовники»

2.1 Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с дебиторами и кредиторами

2.3 Учет и списание просроченной задолженности

Глава 3. Контроль расчетов и отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской финансовой отчетности ГКУ «ИС района Хамовники»

3.1 Цели, основные направления и процедуры внутреннего контроля расчетов с дебиторами и кредиторами

3.2 Отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской финансовой отчетности

Заключение

Список используемых источников литературы

Введение

Предоставление экономическим субъектам полной хозяйственной самостоятельности в выборе рынков сбыта продукции, поставщиков и подрядчиков, поиске источников финансирования заставляет особое внимание уделять расчетам с различными контрагентами. В этих условиях поддержание на приемлемом уровне финансовой устойчивости организации, развивающейся, как правило, в неблагоприятной конкурентной среде, зависит от своевременного поступления средств от покупателей и возможности безопасной отсрочки платежей по своим краткосрочным обязательствам. Динамика и структура дебиторской и кредиторской задолженности во многом связаны с проведением финансового анализа, текущего мониторинга качества расчетных операций и контроля исполнения платежной дисциплины.

Востребованность результатов исследований в области внутрихозяйственного контроля дебиторской и кредиторской задолженности определяется недостаточной степенью раскрытия ряда существенных теоретических и прикладных положений. В частности, практически отсутствуют исследования в области внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности, в связи с этим возникает потребность в разработке соответствующей методики, адекватно учитывающей современные условия финансово-хозяйственной деятельности субъекта рыночной экономики.

Происходящие в последнее время интеграционные процессы между хозяйствующими субъектами и на межгосударственном уровне формируют объективную потребность в представлении информации из бухгалтерской отчетности, максимально удовлетворяющей запросам заинтересованных пользователей -- собственников, органов государственной власти, инвесторов (в том числе из зарубежных стран). Решению этой задачи способствует переход на международные стандарты учета и отчетности. Одновременно с процессом реформирования отечественной системы бухгалтерского учета требуется пересмотр ранее действующих подходов к раскрытию информации о дебиторской и кредиторской задолженности в финансовой отчетности хозяйствующих субъектов.

Состояние дебиторской и кредиторской задолженностей, их размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации.

Это и определило выбор темы выпускной квалификационной работы.

Цель выпускной квалификационной работы заключается в исследовании теоретических положений и практических рекомендаций по усовершенствованию внутрихозяйственного контроля учета дебиторской и кредиторской задолженности организации. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические, методологические и законодательные основы учета расчетов с дебиторами и кредиторами, а также с дебиторской и кредиторской задолженности;

-рассмотреть состояние бухгалтерского учёта в исследуемой организации

- по результатам исследования предложить мероприятия по усовершенствованию внутрихозяйственного контроля по расчетам с дебиторами и кредиторами.

Объектом исследования является Государственное казенное учреждение города Москвы «Инженерная служба района Хамовники», сокращенное наименование: ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники». Учреждение создано для оказания, выполнения государственных услуг, работ или государственных функций в сфере функционирования жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы.

Целями создания Учреждения являются:

- создание условий, необходимых для развития самоуправления граждан в жилищной сфере в форме создания и деятельности товариществ собственников жилья, либо иных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, осуществляющих по договору с товариществом собственников жилья, либо собственниками помещений многоквартирного дома, функции по управлению многоквартирным домом (далее - управляющие организации);

- участие в совершенствовании системы расчетов за жилые и нежилые помещения, коммунальные и прочие услуги и ресурсы.

Предметом исследования является учет расчетов с дебиторами и кредиторами.

Теоретической и методологической основой проведенного исследования послужили нормативно-правовые документы Российской Федерации, учебные и периодические издания

Информационной базой являются учетные регистры и бухгалтерская (финансовая) отчетность ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» за 2013год.

Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с дебиторами и кредиторами

1.1 Экономическая сущность, принципы оценки и классификации дебиторской и кредиторской задолженности

Любая организация в своей хозяйственной деятельности ведут расчёты с поставщиками и покупателями, заказчиками и подрядчиками, с налоговыми органами, с учредителями, банками и другими кредитными организациями, со своими работниками, прочими дебиторами и кредиторами. Так как между хозяйствующими субъектами совершаются операции, то и возникает задолженность одних, перед другими.

В зависимости от задолженности организации по отношению к контрагенту, задолженность может быть как внутренней, так и внешней. К внешней задолженности относится задолженность по расчётам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, банками и другими кредитными организациями и прочее. К внутренней относится задолженность по расчётам с персоналом по оплате труда, по прочим операциям, по расчетам с подотчетными лицами, с учредителями организации, внутрихозяйственные и прочие расчёты.

К основным видам долговых обязательств относится дебиторская и кредиторская задолженность.

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними, или, иными словами, отвлечения средств из оборота организации и использования их другими организациями или физическими лицами.

Так же дебиторская задолженность - вид активов, характеризующих:

1) сумму долгов, причитающихся организации от юридических и физических лиц в результате хозяйственных взаимоотношений с ними;

2) счета, причитающиеся к получению в связи с поставками в кредит или оплатой в рассрочку.

Наиболее распространенный вид дебиторской задолженности - задолженность покупателей и заказчиков за отпущенные им товары, материалы, услуги, выполненные и неоплаченные в срок работы; превышение задолженности по ссудам, выданным организацией своим работникам, над кредитами, полученными для этих целей.

Для целей составления бухгалтерской отчетности Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и рядом других нормативных актов закреплено деление дебиторской и кредиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную. Границей между долгосрочной и краткосрочной задолженностью является срок ее погашения. Если срок задолженности менее одного года, то такая задолженность считается краткосрочной, более одного года - долгосрочной.

С точки зрения «качества» дебиторскую задолженность различают надежную, сомнительную и нереальную для взыскания.

Надежная дебиторская задолженность - срочная задолженность, то есть задолженность контрагентов, по которой не истек срок исполнения по договору, и нет оснований для сомнения в вероятности ее погашения, а также задолженность дебиторов, обеспеченная залогом, поручением или банковской гарантией.

Сомнительный долг - непогашенная в срок и необеспеченная соответствующими гарантиями задолженность, по которой сохраняется вероятность возможного погашения или взыскания.

Безнадежный долг - долг, по которому истек установленный срок исковой давности, а также долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Сомнительные и безнадежные долги выявляются при проведении инвентаризации дебиторской задолженности, которая проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов России от 13.06.95 № 49.

В полной мере долговыми обязательствами любой организации является так же кредиторская задолженность, т.е. стоимость полученной без предварительной или немедленной оплаты продукции, товаров или услуг, предоставленных займов и кредитов, начисленных, но неоплаченных сумм платежей.

Наиболее распространенный вид кредиторской задолженности - задолженность поставщикам и подрядчикам за поставленные ими товары, материалы, услуги, выполненные и неоплаченные в срок работы.

Под кредиторской задолженностью понимают задолженность организации другим организациям, работникам и лицам, которые в свою очередь называются кредиторами. Если задолженность перед кредиторами возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, таких кредиторов называют поставщиками.

Задолженность по начисленной заработной плате работникам организации, по суммам начисленных платежей в бюджет, внебюджетные фонды, в фонды социального назначения называют обязательствами по распределению. Кредиторы, задолженность которым возникла по другим операциям, называют прочими кредиторами.

Кредитором считается юридическое или физическое лицо, предоставляющее организации деньги или товары в кредит и имеющее право на последующее возмещение этих средств в денежной форме или путем обмена на другие товары либо услуги. В широком смысле к кредиторам относятся банки и другие кредитные учреждения, организации, отпускающие продукцию и товары с последующей оплатой (в пределах срока отсрочки платежа), рабочие и служащие, которым начислена, но не выплачена заработная плата, налоговые органы в части начисленных, но не уплаченных налогов и приравненных к ним платежей и другое.

Многообразие объектов дебиторской и кредиторской задолженностей объясняется, прежде всего, различиями в существе совершаемых операций, их документировании и отражении на счетах синтетического и аналитического учёта.

Общими определяющими критериями учёта дебиторской и кредиторской задолженности являются правильность документирования текущих обязательств и расчётов организации; основания для постановки дебиторской и кредиторской задолженности на учёт; контроль за изменением их суммы и соблюдение правил отражения дебиторской и кредиторской задолженности.

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов с дебиторами и кредиторами

Законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учёте состоит из Федерального закона № 402 -ФЗ «О бухгалтерском учёте», устанавливающего единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта в Российской Федерации, других федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

В настоящее время систему нормативного регулирования бухгалтерского учёта в России можно разделить на четыре уровня.

Рассмотрим основные документы, которые регламентируют бухгалтерский учёт дебиторской и кредиторской задолженности.

К первому уровню относят:

- Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Он регулирует положения, касающиеся обязательств, в том числе между разными дебиторами и кредиторами по проданным товарам, продукции, выполненным работам, оказанным услугам;

- Гражданский кодекс Российской Федерации. Согласно которому, обязательства исполняются в соответствии с договором, требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями. Порядок исполнения сторонами денежных обязательств определяется договором и только в случае недостаточности или неясности установленных условий исполнение обязательств должно производиться в соответствии с иными дополнительными условиями.

Согласно ГК РФ валюта денежных обязательств должна быть выражена в рублях. Наряду с этим договором может быть предусмотрено, что денежные обязательства по сделке подлежат оплате в рублях в сумме, эквивалентной определённой сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах. При этом дебиторская задолженность всегда оценивается в сумме выручки от продажи продукции.

В Гражданском Кодексе РФ, оговариваются следующие условия:

- предельный срок взыскания дебиторской задолженности, срок исковой давности установлен в три года, по истечении которого задолженность подлежит списанию;

- полученная сумма в погашение дебиторской задолженности, не покрывающая её полностью, направляется, прежде всего, на погашение издержек кредитора по получению исполнения, на покрытие процентов, а в оставшейся части - на покрытие основной суммы долга;

-за пользование денежными средствами кредитора вследствие уклонения от оплаты полученной им продукции, иной просрочки в её оплате на получателя продукции налагается обязательство по уплате процента, размер которого определяется учетной ставкой банковского процента на день исполнения денежного обязательства. При этом необходимо иметь в виду, что основная сумма долга (дебиторская задолженность) в этой части увеличивается в бухгалтерском учёте и отчётности только на суммы процентов, признанных должником или судом, по иску кредитора;

-организация-кредитор может переуступить право требования своей дебиторской задолженности третьим лицам.

- Налоговый Кодекс Российской Федерации. В нем закреплен порядок налогового учета доходов в виде штрафов, пеней или иных санкций за нарушение договорных обязательств. Определен перечень ситуаций включения в состав прочих расходов (потери от чрезвычайных ситуаций, а также затраты, связанные с их предотвращением или ликвидацией, расходы организации на формирование резервов по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов) и прочих доходов (просроченная кредиторская задолженность). В налоговом учете списание безнадежной дебиторской задолженности является расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

- Постановление Правительства РФ от 18 августа 1995 г. № 817 «О мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)» (в ред. Постановления Правительства РФ от 20.02.2002), согласно которому сроки оплаты отгруженной продукции должны быть установлены в договорах не выше трёх месяцев после даты получения продукции организацией-покупателем. В противном случае сделка будет признана ничтожной. Кроме того, причинами признания сделки ничтожной могут явиться несвоевременное исполнение обязательств по расчетам и неистребование просроченной дебиторской задолженности в судебном порядке.

Ко второму уровню нормативного регулирования бухгалтерского учёта в России относится система национальных бухгалтерских стандартов - Положений по бухгалтерскому учёт, утвержденных приказами Минфина РФ.

Основная цель стандартов заключается в выработке единого содержания основных принципов и понятий бухгалтерского учета, достижении единообразного содержания терминологии бухгалтерского учета, формировании единого подхода к построению форм и толкованию показателей финансовой отчетности. Положения по бухгалтерскому учету, так же как и документы первого уровня, имеют строго обязательный характер.

К третьему уровню нормативного регулирования бухгалтерского учёта относятся:

- План счетов бухгалтерского учёта и Инструкция по его применению, утверждённый приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, (в редакции от 18.09.2006 N 115н).

В плане счетов для расчётов с дебиторами и кредиторами в разделе VI «Расчёты» предусмотрены счета 60-76. Планом счетов и Инструкцией по его применению рекомендовано организациям утверждать рабочий план счетов бухгалтерского учёта с содержанием полного перечня синтетических и аналитических счетов, включая субсчета, учитывая особенности организации.

- Приказ Минфина РФ от 30 июня 2004 г. N 329 приказом от 2 июля 2010 г. N 66н «О формах бухгалтерской отчетности».

- Положение ЦБ РФ «О безналичных расчётах в РФ» от 3 октября 2002 г. N 2-П (в ред. Указаний ЦБ РФ от 03.03.2003 N 1256-У, от 11.06.2004 N 1442-У, от 02.05.2007 N 1823-У, от 22.01.2008 N 1964-У) регулирует осуществление безналичных расчётов, оформление исполнительных расчётных документов и правила поведения расчётных операций.

- Письмо Минфина России от 31 октября 1994 г. № 142 «О порядке отражения в бухгалтерском учёте и отчётности операций с векселями, применяемыми при расчётах между предприятиями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (в ред. письма Минфина РФ от 16.07.96 N 62).

К четвертому уровню нормативного регулирования бухгалтерского относят:

Приказ по учётной политике. В учётной политике в рабочем плане счетов предусмотрен раздел «Расчёты», субсчета и аналитические счета с учётом специфики, порядок проведения инвентаризации, расчётов, формы учётных документов (если не предусмотрены типовые формы), методы оценки активов и обязательств, технология обработки учётной информации.

График документооборота предусматривает перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением в части расчётов с указанием сроков и исполнителей.

Должностные инструкции регулируют и контролируют вопросы организации учёта расчётов с разными дебиторами и кредиторами.

Документы четвертого уровня утверждаются руководителем организации, а формируются бухгалтерскими, финансовыми и экономическими службами организации и содержат: выбранные организацией способы бухгалтерского учета в соответствии с документами по регулированию бухгалтерского учета, описанное которых отсутствует в документах вышестоящий уровней; особенности применения выбранных организацией способов бухгалтерского учета в соответствии со спецификой условий хозяйствования (отраслевой принадлежности, структуры, размеров и т.д). Названия документов, их содержание и статус, принципы построения и взаимодействия, а также порядок подготовки и утверждения руководство организации определяет самостоятельно.

1.3 Управление дебиторской и кредиторской задолженности в организациях

Дебиторская и кредиторская задолженность являются составляющими бухгалтерского баланса организации, возникающими в результате несовпадения даты появления обязательств с датой платежей по ним. На финансовое состояние организации оказывают влияние как размеры остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период оборачиваемости каждой из них. Анализ и управление кредиторскими и дебиторскими долгами является важными факторами максимизации прибыли, увеличения ликвидности, кредитоспособности и минимизации финансовых рисков

В организации должна быть правильно разработанная стратегия управления кредиторскими долгами, которая позволит своевременно и в полном объеме выполнить возникшие обязательства перед клиентами, и тем самым способствует созданию репутации надежной и ответственной организации.

Остатки дебиторской и кредиторской задолженности могут служить лишь отправной точкой для исследования вопроса о влиянии расчетов с дебиторами и кредиторами на финансовое состояние. Если в организации дебиторская задолженность больше кредиторской, это является возможным фактором обеспечения высокого уровня коэффициента общей ликвидности. Одновременно это свидетельствует о быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности. В течение определенного периода долги дебиторов превращаются в денежные средства, через более длительные временные интервалы, чем интервалы, когда организации необходимы денежные средства для своевременной уплаты долгов кредиторам. Таким образом, получается недостаток денежных средств в обороте, который приводит к необходимости привлечения дополнительных источников финансирования. Такими дополнительными источниками может быть просроченная кредиторская задолженность, или банковский кредит.

Оценка влияния остатков дебиторской и кредиторской задолженности на финансовое состояние организации должна осуществляться с учетом уровня платежеспособности и соответствия периодичности превращения дебиторской задолженности в денежные средства периодичности погашения кредиторской задолженности.

Выручка от продаж и является практически единственным средством для погашения всех видов кредиторской задолженности. В основном дебиторская задолженность формируется из долгов покупателей. Поэтому необходимо своевременно устанавливать с покупателями такие договорные отношения, которые будут обеспечивают своевременное и достаточное поступление средств для осуществления платежей кредиторам - это и является основной задачей управления движением дебиторской задолженности.

Между оборотными средствами и кредиторской задолженностью прямой взаимосвязи нет, но считается, что у нормально функционирующей организации оборотные активы должно быть больше, чем краткосрочные пассивы.

Дебиторская задолженность является важным компонентом оборотного капитала любой организации. Когда одна организация продает товары другой, это не означает, что данные товары будут оплачены немедленно. Такие неоплаченные счета и составляют основную часть дебиторской задолженности. Одним из специфических элементов дебиторской задолженности является векселя к получению, по существу это ценная бумага. Перед финансовым менеджером стоит основная задача по управлению дебиторской задолженностью, определить степень риска неплатежеспособности покупателей, расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам, представить рекомендации по работе с фактическими или потенциально неплатежеспособными покупателями.

Процедура управления дебиторской задолженностью, является важным элементом планирования движения средств. В организации должен быть разработан соответствующий регламент управления дебиторской задолженностью, где должны быть указаны должностные лица, принимающие участие в данном процессе.

На прибыльность организации влияет управление дебиторской задолженностью, которая непосредственно и определяет дисконтную и кредитную политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов.

К приемам управления дебиторской задолженностью можно отнести:

- непосредственно учет расчетов с дебиторами;

- ранжирование и анализ дебиторской задолженности;

- постоянная работа с текущей просроченной задолженностью;

- претензионная работа с просроченной дебиторской задолженностью.

Установление договорных взаимоотношений с поставщиками , когда устанавливаются сроки платежей организации и является управление движением кредиторской задолженности. При таком управлении предполагается наличие информации о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и конечно их оборачиваемость. Для этого в качестве исходных данных должны быть приняты долги, относящиеся именно к этому периоду. Отсюда следует, что из балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности надо исключать долгосрочную и просроченную, все те элементы долгов, которые при превращении в денежные средства относятся к другим временным периодам. И оставшаяся часть дебиторской и кредиторской задолженности и есть основа для оценки периодичности поступления долгов покупателей, достаточного погашения кредиторской задолженности, а также балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец периода при условии их оборачиваемости в соответствии с договорными условиями или установленным порядком расчетов. Тем самым можно ответить на вопрос, обеспечивают ли договорные условия расчетов с покупателями и поставщиками потребность организации в денежных средствах и достаточный уровень его платежеспособности.

Операция, в результате которой специализированная организация приобретает у фирмы-поставщика дебиторскую задолженность, право на получение платежа от покупателя продукции является факторинг. Поставщик не только получает денежные средства в оплату проданной продукции, но и освобождается от риска кредитования своего клиента, связанного с возможной выплатой долга.

Важно так же прибегать к страхованию кредитов, это позволяет предотвратить непредвиденные потери безнадежного долга. Для того, чтобы приобрести такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность организации противостоять этим потерям и стоимости страхования. Условиями договора страхования может быть предусмотрено внесение страховой премии единовременно и в рассрочку с установлением сроков уплаты и суммы платежа.

Краткосрочные пассивы - обязательства организации перед поставщиками, работниками, банками, государством и др., причем основной удельный вес в них приходится на банковские ссуды и неоплаченные счета других организаций. Основным источником ссуд на сегодняшний день являются коммерческие банки. Поэтому обычным становится требование банка об обеспечении предоставленных ссуд товарно-материальными ценностями. Альтернативный вариант заключается в продаже организацией части своей дебиторской задолженности финансовому учреждению с предоставлением ему возможности получить деньги по долговому обязательству. Отсюда следует, что одни организации могут решать свои проблемы краткосрочного финансирования путем залога имеющихся у них активов, а другие - за счет частичной их продажи.

Ключевым моментом при управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита, оказывающее влияние на объемы продаж. Возможное предоставление более продолжительных сроков кредита, может, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если в организации установлены жесткие сроки, то у организации будет меньше инвестированных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, что в дальнейшем может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей, негативной реакции покупателей. А вот, если сроки кредита неконкретные, организация может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, при этом рискуя увеличить долю безнадежных долгов и больших затрат, связанными с задержкой оплат малоэффективными покупатели.

На практике, постоянным клиентам организации часто отпускают товар в кредит. При этом часто используются методы поощрения в виде предоставления покупателям скидки с отпускной цены для сокращения периода дебиторской задолженности, в том числе и с использованием формализованных алгоритмов, учитывающих влияние инфляции и сокращение расходов на поддержание финансирования такой задолженности.

Для оценки платежеспособности покупателя организации учитывают его финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность можно оценить с помощью количественного метода анализа регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой переменной. Такой метод эффективен, когда требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если организация продает товары многим покупателям, при этом длительное время, не меняя кредитную политику.

Также имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и тем самым свести к минимуму возможные потери, с помощью: составления счетов; перепродаж права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

Если в организации используется циклическое составление счетов, то они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и т.д. Для того, чтобы ускорить оплату можно направлять счета покупателям, когда заказ еще обрабатывается на складе. Так же выставлять счета за услуги с интервалами, когда работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы. Счета необходимо составлять организации на крупные суммы немедленно. Если бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления: то есть, продление срока платежей для того, чтобы стимулировать спрос среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше срока.

Для того, чтобы предоставить кредит организации, необходимо тщательно проанализировать финансовые отчеты покупателя и получить рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм. Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Потребительская дебиторская задолженность, как правило, связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность организаций. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. При этом можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов. Дебиторскую задолженность нужно классифицировать по срокам оплаты для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того, как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам, показывающий накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя. Безнадежные долги обычно выше у малых организаций.

Предоставляя коммерческий кредит организации, следует оценить конкурентоспособность организации и текущие экономические условия. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Так, организация может не выставлять повторно счет покупателям, получающим скидку при оплате наличными, даже тогда, когда срок действия скидки истек. Но можно и ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, в такие периоды организация, как продавец, имеет возможность диктовать условия. Управление дебиторской задолженностью включает: анализ дебиторов; анализ реальной стоимости существующей дебиторской задолженности; контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности; разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих кредитов; оценку и реализацию факторинга.

Анализ дебиторов предполагает анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов и условий факторинговых договоров. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или, наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п. Анализ дебиторской задолженности заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, а также в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва, по сомнительным долгам.

Определенный интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения и/или по периоду оборачиваемости. Подробный такой анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей характеризуют финансовую устойчивость организации и эффективность финансового менеджмента. В практике финансовой деятельности российских организаций часто складывается ситуация, которая делает невыгодным снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской. Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия, организация приобретает признаки несостоятельности, становится уязвимой со стороны госорганов и кредиторов.

Дебиторская задолженность является элементом оборотных средств, ее уменьшение снижает коэффициент покрытия, поэтому финансовые менеджеры решают не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и ее балансирования с кредиторской. При анализе соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностями необходим анализ условий коммерческого кредита, предоставляемого фирме поставщиками сырья и материалов.

Один из факторов, влияющих на объем продаж является условия платежей за отгруженную продукцию. Под условиями платежей понимается: предоставление отдельным покупателям коммерческого кредита; срок кредита; скидка за своевременность оплаты. На уровень дебиторской задолженности влияют основные факторы: оценка и классификация покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности клиентов, истории кредитных отношений и предполагаемых условий оплаты; контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности; анализ и планирование денежных потоков с учетом коэффициентов инкассации. Для определения инвестиции в дебиторскую задолженность применяется расчет, который учитывает годовые объемы продаж в кредит и срок неоплаты дебиторской задолженности. Капиталовложения в дебиторскую задолженность представляют стоимость, вложенную в эту задолженность, включая себестоимость продукции и стоимость капитала.

Таким образом, можно сделать вывод, что в основе управления дебиторской задолженностью лежит два подхода: сравнение прибыли, связанной с той или иной схемой спонтанного финансирования, с затратами и потерями, возникающими при изменении политики реализации; сравнение и оптимизация величины и сроков дебиторской и кредиторской задолженностей. Данные сравнения проводятся по уровню кредитоспособности, времени отсрочки платежа, стратегии скидок, доходам и расходам по инкассации.

Важным моментов в управлении оборотным капиталом является определение разумного соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностями. Нужно проводить оценку не только своих собственных условий кредитования покупателей, но и условий кредита поставщиков сырья и материалов. Система скидок способствует защите организации от инфляционных убытков и относительно дешевому пополнению оборотного капитала в денежной или натуральной форме. Для того чтобы определить, следует ли покупателю предоставлять скидку за авансовые выплаты остатков на счетах, следует сравнить доход от денежных средств, получаемых в результате ускоренных платежей, с суммой скидки.

Один из важных вопросов управления оборотным капиталом, является оценка реального состояния дебиторской задолженности, оценка вероятности безнадежных долгов. Оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения. Менеджеры могут при этом использовать накопленную в организации статистику, а также прибегнуть к услугам экспертов-консультантов.

С целью максимизации притока денежных средств, организации следует разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями формы оплаты и гибким ценообразованием. Можно использовать различные варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской гарантии. Для того чтобы решить, необходимо ли организации давать кредит, надо сравнить доход от дополнительных продаж с дополнительными издержками, связанными с дебиторской задолженностью. Есть ли у организации резервные производственные мощности, дополнительный доход является маржинальной прибылью с новых продаж, так как постоянные затраты в этом случае не меняются. Дополнительные расходы по дебиторской задолженности объясняются возможным увеличением безнадежных долгов и вложением денежных средств в дебиторскую задолженность на более продолжительный период времени.

Рассмотрим, как отражается дебиторская и кредиторская задолженность в организациях осуществляющих бухгалтерский учет на основании плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцию по его применению, утвержденный приказом Министерства финансов Р. Ф. от 31 октября 2000 г. N 94н

.В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для учета расчетных операций с дебиторами и кредиторами предусмотрены следующие счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и пр.

Дебиторская задолженность отражается в основном на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а кредиторская - на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». По истечении срока исковой давности дебиторская и кредиторская задолженности подлежат списанию. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

Согласно пункту 11 ПБУ 10/99, в бухгалтерском учете суммы долгов, нереальных для взыскания, признаются прочими расходами. Для учета таких сумм предназначен счет 91, субсчет 91-2 «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете прочие расходы в виде суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, отражаются по дебету счета 91, субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и другие.

Если должник погасил задолженность, в бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Дебет 51 «Расчетные счета» и другие, Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и другие.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на резерв по сомнительным долгам. Списание задолженности оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями:

Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»; Кредит счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности дебетуют счета учета денежных средств (50 «Касса»,51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет») и кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно на указанные суммы кредитуют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты и оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Дебет счетов 60,76; Кредит счета 91.

К счету 76«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут быть открыты следующие субсчета:

1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»;

2 «Расчеты по претензиям»;

3 « Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам»;

4 «Расчеты по депонированным суммам» и др.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств, оплату счетов, включая предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

- задолженности поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным;

- поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил [9];

- поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др. [18].

Заметный объем расчетных операций организации приходится на взаимодействие с бюджетом и внебюджетными фондами по перечислению налогов, сборов и других платежей, обеспечивающих деятельность различных элементов финансовой системы государства.

Отчисления в бюджет в виде налогов, сборов, пошлин и других подобных платежей оформляются в бухгалтерском учете как расчеты с использованием счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Аналитический учет по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» ведется по видам налогов, которые делятся на федеральные, региональные и местные. Начисленные налоги, сборы, пошлины отражаются по кредиту пассивного счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и дебету различных счетов в зависимости от источников возмещения налогов, сборов, пошлин.

По данному признаку различают следующие налоги, сборы, пошлины:

- относимые на счета продаж (90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы»);

- включаемые в себестоимость продукции, работ, услуг и капитальные вложения (дебетуются счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства);

- уплачиваемые за счет прибыли до ее налогообложения (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»);

- уплачиваемые из прибыли (дебет счета 99 «»Прибыли и убытки», кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»);

- уплачиваемые за счет доходов физических и юридических лиц (дебетуют счета учета расчетов, кредитуют счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»).

Кроме того, по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и дебету счетов 99 «Прибыли и убытки» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (в части расчетов с виновными лицами) отражают начисленную сумму штрафных санкций за несвоевременную или неполную уплату налогов и сборов.

По отдельным субсчетам счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» сальдо может быть и дебетовым, и кредитовым, в связи с этим счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» может иметь развернутое сальдо на конец месяца, т.е. и дебетовое, и кредитовое [21].

Списание кредиторской задолженности на финансовые результаты отражается проводкой:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (62, 76) Кредит 91.1 субсчет "Прочие доходы" - списана кредиторская задолженность.

Списание задолженности производится единовременно.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности, в том числе, по которой истек срок исковой давности, подтверждает инвентаризационная комиссия после документальной проверки.

Рассмотрим отражение основных операций по расчетам с дебиторами и кредиторами в организации с применением плана счетов бухгалтерского учета утвержденным приказом Министерства финансов Р. Ф. от 31 октября 2000 г. N 94н

Таблица 1 - Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Выплачена сумма поставщику за услуги	60 «Расчеты с поставщи-ками и подрядчиками»	51 «Расчетные счета»
2	Оплачены наличными выполненные работы, оказанные услуги	60 «Расчеты с поставщи-ками и подрядчиками»	50 «Касса»
3	Получен хозяйственный инвентарь	10 «Материалы»	60 «Расчеты с постав-щиками и подрядчиками»
4	Отражена сумма НДС, уплаченная при приобретении инвентаря	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с постав-щиками и подрядчиками»
5	Стоимость работ сторонних организаций отнесена на затраты организации	44 «Расходы на продажу»	60 «Расчеты с постав-щиками и подрядчиками»
6	Отраженна сумма НДС на стоимость работ	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с постав-щиками и подрядчиками»
7	Начисление страховых взносов с заработной платы	44 «Расходы на продажу»	69 «Расчеты по соц страхованию и обеспечению»
8	Выдача подотчетных сумм сотрудникам организации	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»
9	Депонирована заработная плата сотрудника	70 «Расчеты по оплате труда»	76.4 «Расчеты по депонированным суммам»

На счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» учитывают расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера, такими как: учебными заведениями, научными организациями и др., по депонированной заработной плате, суммам удержаний из заработной платы в пользу организаций и отдельных лиц по исполнительным документам и др. К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут быть открыты субсчета: 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», 76-2 «Расчеты по претензиям», 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам», 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и др. [18].

На субсчете 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» отражают расчеты по страхованию имущества и персонала организации, в котором организация выступает страхователем (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию, учитываемых на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»). Начисленные суммы страховых платежей отражают по кредиту субсчета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или других источников страховых платежей. Перечисленные суммы страховых платежей страхователям списывают с кредита счетов по учету денежных средств (51, 52, 55) в дебет счета 76-1.

Аналитический учет по субсчету 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.

На субсчете 76-2 «Расчеты по претензиям» отражают расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам [18].

У организаций могут возникать претензии, в основном, из-за несоблюдения условий договоров и обязательств по расчетам. В дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям» списывают причиненный организации ущерб по вине поставщиков материальных ресурсов, подрядчиков, учреждений банков и других организаций с кредита соответствующих возникшей ситуации счетов. Суммы удовлетворенных претензий списывают с кредита счета 76-2 в дебет счетов учета денежных средств (51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.). Суммы неудовлетворенных претензий, как правило, списывают с кредита счета 76 - 2 «Расчеты по претензиям» в дебет тех счетов, с которых они были списаны на счет 76-2 (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и др.).

Аналитический учет по субсчету 76-2 ведут по каждому дебитору и отдельным претензиям.

На субсчете 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» учитывают расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества. Подлежащие получению доходы отражают по дебету счета 76-3 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Полученные доходы записывают по дебету счетов учета активов (51«Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.) и кредиту счета 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» [18].

На субсчете 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» учитывают расчеты с работниками организации по невыплаченным в установленный срок суммам из-за неявки получателей. Учет расчетов по депонированным суммам был рассмотрен в главе «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами в ГКУ г. Москвы «Инженерная служба района Хамовники»

2.1 Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами

Материальные ценности поступают от поставщиков, а так же выполнение любых работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между организациями договоров - поставки. В договоре оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров. В договоре обязательно указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон.

Все товарно-материальные ценности, поступающие в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» от поставщиков, любая продажа должны сопровождаться оформлением первичных документов; актами сдачи-приемки работ, услуг (приложение 1) и счет - фактурами (приложение 2).

Организация самостоятельно выбирает форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы. В расчетных документах, таких как счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др. выделяется отдельной строкой сумма налога на добавленную стоимость.[24]

В первую очередь ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» получает счет (приложение №3) от поставщика, на основании которого оплачивает данную операцию.

Счет следует выставлять до продажи товара, оказания услуг. В основном оплаты и продажи осуществляются на основании счета - фактуры.

Чтобы правильно оформить счет-фактуру, должны соблюдать следующие правила:

...