Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами

1. Порядок оформления счетов-фактур зависит от того, когда поставщик их составляет:

- при авансовом платеже в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

- при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав.

2. Оформление начинают с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры нужно в хронологическом порядке (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

3. В счете - фактуры должны быть обязательные реквизиты, которые нужно отмечать при оформлении.

4. Если при оформлении счета-фактуры была допущена ошибка, то в документ вносятся изменения. Порядок внесения изменений в счета-фактуры установлен пунктом 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Исправления в счете-фактуре должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации-продавца с указанием даты внесения исправления.

5. Все счета-фактуры, полученные покупателями или заказчиками, должны быть зарегистрированы в организациях в книге покупок. На основании книги определяется сумма вычета по НДС за налоговый период.

6. Все счета-фактуры, выставленные продавцами (исполнителями), должны быть зарегистрированы у них в книге продаж. На основании книги определяется сумма НДС, начисленная к уплате в бюджет за налоговый период.

Если в результате исправления счета-фактуры данные изменились, их также нужно исправить в книге покупок или в книге продаж.

7. После заполнения всех обязательных реквизитов счет - фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации (другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации).

К счету - фактуре могут быть так же приложены документы, подтверждающие, количество материальных ценностей или их качество, такие как сертификаты, результаты лабораторных анализов и т.д.

Счета - фактуры тщательно проверяются в организации с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, а также соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, далее принимают к записи в бухгалтерском учете.

Так как между организациями происходят расчеты, то неизбежно возникает дебиторская и кредиторская задолженность.

Под дебиторской задолженностью понимают суммы денежных средств причитающихся к получению организации от должников. Организации, сотрудники иные физические лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами.

Дебиторская задолженность -- это элемент оборотного капитала, являющегося частью капитала организации, вложенного в его текущие активы. Как актив дебиторская задолженность имеет характеристики:

- первое представляет собой будущую экономическую выгоду, если существует уверенность в том, что счета дебиторов будут оплачены. В ином случае дебиторская задолженность считается расходом;

- второе, дебиторская задолженность - ресурсы, которыми управляет организация;

- третье, права на экономическую выгоду должны быть юридически закреплены, например, договором купли-продажи.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, подлежат списанию. Списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций.

Просроченной дебиторской задолженностью является задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок. Такая задолженность, может быть сомнительной и безнадежной.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 НК РФ:

- сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, и если такая задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Если срок исковой давности истек, то сомнительная дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной задолженности (не реальной к взысканию), п.1 ст. 266 НК РФ

Безнадежными долгами, нереальными к взысканию признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации, п.2 ст.266 НК РФ.

Любая организация должна осуществлять контроль над состоянием дебиторской задолженности, производить ее учет, сверку взаиморасчетов. При выявлении суммы дебиторской задолженности ее нужно предъявить должнику и истребовать ее.

В связи с внесением изменения Минфином России Приказ № 186 от 24.12.2010г. необходимо создавать резервы по сомнительным долгам при составлении бухгалтерского баланса.

Обязанность по созданию резервов по сомнительным долгам возникает у всех организаций не зависимо от форм собственности.

Кредиторская задолженность - это суммы денежных средств, причитающихся к выплате данной организацией другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по начисленной заработной плате работникам организации, по суммам начисленных платежей в бюджет, внебюджетные фонды называют обязательствами по распределению. К прочим кредиторами относят кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги, которые нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Данную задолженность относят соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Исследуемая организация является государственным казенным учреждение города Москвы «Инженерная служба района Хамовники», сокращенное наименование: ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники». Бухгалтерский учет осуществляет на основании плана счетов бюджетного учета применяемых в 2011г., утвержденный приказом Министерства финансов Р. Ф.№ 157н от 01.12.2010г., № 162н от 06.12.2010г.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для учета расчетных операций с дебиторами и кредиторами в организации ГКУ г. Москвы «Инженерная служба района Хамовники» предусмотрены следующие счета: 00 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». К данному основному счету открыты дополнительные субсчета, такие как: 0030211000 «Расчеты по заработной плате», 0030221000 «Расчеты по услугам связи», 030223000 «Расчеты по коммунальным услугам», 0030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества», 0030226000 «Расчеты по прочим работам, услугам» и пр.

У любой организации возникают деловые отношения с поставщиками, покупателями, которые являются необходимым условием деятельности, так как они обеспечивают бесперебойную работу организации. Поставки товаров, производимые поставщиками, позволяют организации пополнить свои запасы товаров, предназначенных для продажи, а также обеспечивают поддержание их ассортимента. Насколько своевременно и полностью производятся расчеты с поставщиками, а также от состояния расчетов с покупателями во многом зависит платежеспособность фирмы, ее финансовое состояние и дальнейшее налаживание партнерских связей. Платежи, которые осуществляются несвоевременно, не полностью, приводят к возникновению штрафов, пеней за несвоевременное перечисление денежных средств в уплату своей задолженности. Это ухудшает не только финансовое состояние организации, но и взаимоотношения с другими фирмами. Когда организация продает свою продукцию покупателям, это не означает, что оплата будет произведена немедленно. Неоплаченные счета за поставленную продукцию и составляют большую часть дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность отражается в основном на счетах 00 21005000 «Расчеты с прочими дебиторами», 0030221000 «Расчеты по услугам связи», 030223000 «Расчеты по коммунальным услугам», 0030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества». По истечении срока исковой давности дебиторская и кредиторская задолженности подлежат списанию. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

Расчеты с поставщиками в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» осуществляются после, выполнения работ либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению на основании заключенных договоров. Поставщики предъявляют к оплате счета-фактуры, которые должны быть оплачены в сроки, предусмотренные в договоре. [18].

Счет 003022000 «Расчеты по прочим работам, услугам» кредитуется согласно расчетным документам поставщика на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету услуг в корреспонденции со счетами учета соответствующих затрат.

Основным поставщиком услуг является ООО «Бизнес Трейд». С данной организацией заключен договор на комплексное содержание дворовых территорий. (Приложение 4) Предметом Договора является выполнение работ по комплексному содержанию дворовых территорий: работы по уборке дворовых территорий, работы по вывозу и утилизации мусора и снега с дворовых территорий. Цена Договора с учетом тендерного снижения составляет 48 787 883,95 рублей (сорок восемь миллионов семьсот восемьдесят семь тысяч восемьсот восемьдесят три рубля 95 копеек) в том числе НДС - 18 % - 7 442 219,59 рублей (семь миллионов четыреста сорок две тысячи двести девятнадцать рублей 59 копеек). Работы оплачиваются Заказчиком поэтапно по ценам в соответствии с предложением Подрядчика, поданным в ходе размещения Государственного заказа. Цена Договора включает в себя все затраты, издержки и иные расходы Подрядчика, в том числе сопутствующие, связанные с исполнением настоящего Договора.

На основании договора N 0373200106512000018 ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» ежемесячно оплачивает услуги ООО «Бизнес Трейд».

В бухгалтерском учете такие операции отражаются на следующих счетах:

Д-т 00401200001«Расходы текущего финансового года»

К-т 0030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»- услуги сторонних организаций - 6339101,79

Д-т 0030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»

К-т 0030405000 « Расчеты по платежам и бюджета с финансовым органом» - 63724,87 - оплата через кассу организации

Д-т 0030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»

К-т 0030405000 « Расчеты по платежам и бюджета с финансовым органом»- 6275376,92 - безналичный расчет, платежное поручение от 18.02.2013г. (Приложение 5,6,7,8,9,10)

Такие операции, отражаются на счетах бухгалтерского учета в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники», ежемесячно.

Счет 003022000 «Расчеты по прочим работам, услугам» дебетуется на суммы исполнения обязательств, оплату счетов, включая предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учет по счету 003022000 «Расчеты по прочим работам, услугам» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

- задолженности поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным;

- поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил [9];

- поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др. [18].

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» дебиторская задолженность является краткосрочной. Так как оплаты в основном осуществляются вовремя.

Заметный объем расчетных операций организации приходится на взаимодействие с бюджетом и внебюджетными фондами по перечислению налогов, сборов и других платежей, обеспечивающих деятельность различных элементов финансовой системы государства.

Отчисления в бюджет в виде налогов, сборов, пошлин и других подобных платежей оформляются в бухгалтерском учете как расчеты с использованием счета 0020510000 «Расчеты по налоговым доходам».

Аналитический учет по счету 0020500000 «Расчеты по доходам» ведется по видам налогов, которые делятся: 0020510000 «Расчеты по налоговым доходам» 0020520000 «Расчеты по доходам от собственности»; 0020530000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг», 0020540000 «Расчеты по суммам принудительного изъятия». Начисленные налоги, сборы, пошлины отражаются по кредиту пассивного счета 0020500000 «Расчеты по доходам» и дебету различных счетов в зависимости от источников возмещения налогов, сборов, пошлин.

Для правомерного списания с учета дебиторской или кредиторской задолженности является проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. Обязанность по проведению инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами установлена Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, в том числе инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами. Однако инвентаризацию расчетов можно проводить и ежеквартально с целью недопущения пропусков сроков исковой давности.

Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. По ее завершении оформляется акт по форме ИНВ-17 по всем расчетам, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных задолженностей. Данный акт заполняется на основании специальной справки-приложения, правильное составление которой дает все необходимые сведения, как о задолженности, так и о самом дебиторе. На основании этих документов руководитель организации принимает решение о списании задолженности - издает приказ.

В соответствии с п. 10.4 ПБУ 9/99 "Доходы организации" кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, включается в состав прочих доходов в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

В ГКУ «ИС района Хамовники» кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек не образуется.

Рассмотрим отражение основных операций по расчетам с дебиторами и кредиторами в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» используя карточку счета 302.00 за 2013г. ( Приложение 11)

Таблица 2 - Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Услуги сторонних организаций за содержан. двор. территорий	00401200001«Расходы текущего финансового года»	0030225000«Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»
2	Оплачены наличными выполненные работы, оказанные услуги	0030225000«Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»	0030405000 « Расчеты по платежам и бюджета с финансовым органом»
3	Безналичные расчеты за комплексное содержание двор. территорий	0030225000«Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»	0030405000 « Расчеты по платежам и бюджета с финансовым органом»

Так как ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» является бюджетным учреждением и выполняет плановые операции, то в данной организации практически не возникает дебиторской задолженности.

2.3 Учет и списание просроченной задолженности

Всем организациям необходимо контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, следить за сроками погашения, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом учете.

Для того чтобы списать задолженность нужны основания. Такими основания, по которым списывается задолженность соответствии с Налоговым кодексом РФ являются:

- кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям (кроме сумм задолженностей перед бюджетом и внебюджетными фондами, списанными или уменьшенными в соответствии с законодательством) в соответствии с п.18 ст.250 НК РФ.

- дебиторская задолженность списывается в состав внереализационных расходов (или за счет созданного резерва), если такая задолженность признается безнадежным долгом (пп.2 п.2 ст.265 НК РФ). При этом безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п.2 ст.266 НК РФ).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом от 29.07.98г. №34н:

- дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п.77 Положения).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Такая задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации (п. 78 Положения).

Критериями для списания дебиторской и кредиторской задолженности являются следующие основания:

- истечение срока исковой давности (для целей налогового и бухгалтерского учета).

- невозможность исполнения обязательства или ликвидации организации (для целей налогового и бухгалтерского учета).

- нереальность взыскания (для целей бухгалтерского учета).

Одним из основных и самых надежным критерием - является истечение срока исковой давности.

На основании ст. 196 Гражданского кодекса, общий срок исковой давности устанавливается в три года. Счет начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права, например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора.

При этом, согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.

Второй критерий - невозможность исполнения обязательств.

Невозможность исполнения обязательств признается:

- при наличии акта государственного органа.

Так, на основании письма Минфина от 22.10.2010г. №03-03-05/230, до внесения изменений в статью 266 НК РФ, вопрос о признании невозможной к взысканию задолженности по постановлению судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, должен решаться с учетом сложившейся судебной практики.

При этом в своем письме Минфин ссылается на Определение ВАС от 07.02.2008г. №2727/08 по делу №А60-3260/2007-С6. Ссуд указал, что дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об окончании исполнительного производства на основании нормы закона №229-ФЗ «Об исполнительном производстве», признается безнадежной для целей налогообложения прибыли на основании п.2 ст.266 НК РФ.

При ликвидации организации должника (либо кредитора).

В соответствии с п.3 ст.49 Гражданского кодекса, правоспособность юридического лица прекращается в момент внесения записи о его исключении из ЕГРЮЛ.

При этом, ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п.8 ст.63 ГК РФ).

Третий критерий - нереальность взыскания задолженности по оценке самой организации.

Данным критерием можно пользоваться лишь для целей бухгалтерского учета, и обязательно оформить письменное обоснование и получить распоряжение руководителя на списание таких долгов.

В организациях с наличием большого количества не крупных долгов, взыскание которых в досудебном порядке не привело к положительному результату, и таким образом затраты на суд могут превысить саму задолженность, при такой ситуации для оптимизации учета такие долги стоит списывать по результатам проведения инвентаризации за счет чистой прибыли организации.

Для того чтобы подтвердить наличия дебиторской задолженности и истечение исковой давности нужны следующие документы:

- договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты;

- накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах;

- акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но весьма желательны);

- письменные требования о погашении задолженности.

- прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

- акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

- выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица - должника.

Срок хранения документов должно составлять не менее пяти лет для бухгалтерского учета и не менее четырех лет для налогового учета, подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки - с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Так как ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» является бюджетным учреждением, дебиторская задолженность практически не возникает.

Если в организации обнаружена кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, она списывается в состав доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.

При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляется в организации бухгалтерская справка-расчет.

В бухгалтерском учете делают следующие записи:

Д-т счета учета расчетов (0040120000)

К-т счета 0020620000 «Прочие доходы» - списана в состав прочих доходов кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности.

При получении аванса в счет оплаты работ у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС, которая равна сумме полученного аванса с учетом НДС. К данной налоговой базе применяется ставка 18/118 (пп. 2 п. 1 ст. 167, абз. 2 п. 1 ст. 154, п. 4 ст. 164 Налогового кодекса РФ).

При списании кредиторской задолженности, образовавшейся в связи с получением аванса, сумма НДС, ранее начисленная и уплаченная в бюджет, не может быть принята организацией к вычету, поскольку аванс не возвращается заказчику (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ).

Начисленная при получении аванса сумма НДС при списании кредиторской задолженности в организации учитывается в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 0040120000, и кредиту счетов 0020521000 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (субсчет или аналитический счет учета расчетов по НДС с полученных авансов) или 0030200000 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет или аналитический счет учета расчетов по НДС с полученных авансов) (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Во избежание налоговых рисков в части налога на прибыль при проведении налоговых проверок, рекомендуется своевременно признавать в организации кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в составе доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» такие долги отсутствуют.

Глава 3. Контроль расчетов и отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской финансовой отчетности в ГКУ г. Москвы «Инженерная служба района Хамовники»

3.1 Цели, основные направления и процедуры внутреннего контроля расчетов с дебиторами и кредиторами

Контроль над расчетами с дебиторами и кредиторами содержит в себе проверку учетных записей и данных в отчетности организации.

Одной из наиболее актуальных проблем многих организаций, которые несут серьезные риски, сталкиваясь с проблемой неплатежеспособности и финансовой устойчивости. Если в организации отсутствует систематизированная работа с дебиторами, то можно столкнуться с неконтролируемым ростом дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию оборотных средств, иными словами отвлечение денежных средств из активного оборота, сопряженное с косвенными потерями. Поэтому дебиторская задолженность в принципе невыгодна организации, не говоря уже о том, что на практике просроченная задолженность часто становится причиной финансовых затруднений фирмы.

Долг для дебитора является источником финансирования текущей деятельности, пока кредиторская задолженность не погашена, должник фактически пользуется чужими финансовыми ресурсами. Поэтому отлаженное и взвешенное управление кредиторской задолженностью становится значимым источником финансирования. И существуют экономически и юридически оправданные схемы такого управления.

Для кредитора дебиторская задолженность является возможностью для увеличения и расширения рынка сбыта. Если дебиторская задолженность просрочена с нарушением условий договора, то такое финансирование должника становится неправомерным и наносит ущерб кредитору.

Итак, задачи контроля дебиторской задолженности, направлены на решение проблем с недобросовестной задолженностью организаций. Поэтому существует множество способам и методам управления задолженностью. В числе таких - определение риска неплатежеспособности контрагента и его платежной недобросовестности; налаживание работы с фактически или потенциально неплатежеспособными контрагентами.

Концепции современного управления рисками определяют целый арсенал процедур и методов воздействия на риск. В их числе:

- способы прогнозирования и оценки рисковых событий;

- меры по предотвращению (исключению) риска;

- меры по снижению вероятности риска и негативных последствий рисковых событий.

Оценка платежеспособности и деловой добросовестности контрагентов является наиболее распространенный в деловой практике способ прогнозирования риска неплатежей. Чаще всего для этого используется неформальные критерии.

В отношении контрагентов, с которыми уже имеется опыт сотрудничества проводится:

- анализ предыдущих отношений, то есть учет длительности сотрудничества с контрагентом и соблюдения им платежной дисциплины в прошлом.

- прогнозный анализ финансовых возможностей контрагента по исполнению обязательства: оценка уровня текущей платежеспособности, уровня финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия организации - контрагента (например, затоваренность, наличие ресурсов для исполнения обязательства, степень нуждаемости в денежных средствах).

В отношении нового контрагента проводится:

- сбор и анализ сведений об учредителях, участниках, исполнительных руководителях предполагаемого контрагента, финансовых и балансовых данных, сведений об участии организации в судебных спорах, о деловой репутации и сроке работы на рынке, о присутствии в «черных списках» неплательщиков.

Для сбора и анализа такой информации организации используют либо собственную службу безопасности, либо услуги кредитных бюро.

Очень часто пользователи ограничиваются публичной информацией или мнением партнеров по бизнесу о деловой репутации, будущего контрагента. Но необходимо отметить, что в России способы формального публичного информирования участников рынка не налажены и не всегда могут в полной мере соответствовать действительности.

При заключении сделки необходимо провести проверку юридических и финансовых документов организации.

Очень часто в практике отечественных организаций, когда вообще не используются никакие методы оценки платежеспособности контрагентов, что нельзя назвать правильной и приемлемой позицией.

Предотвратить риск возникновения неоправданной дебиторской задолженности, и тем самым исключить негативные последствия можно тремя способами.

1. Избегание риска - простое уклонение от действий и операций, связанных с риском. Просроченную дебиторскую задолженность можно избежать следующими способами:

- отказ в заключении или продлении договора с контрагентом, в отношении которого существуют подозрения в его платежеспособности или добросовестности;

- работа по сто процентной предоплате с покупателями и заказчиками, если есть подозрения, что они оплатят счет, выставленный по факту отгрузки товара, выполнения работ (оказания услуг);

- работа по 100-процентной предоплате при первых поставках товара, выполнении работ (услуг), т.е. проверка добросовестности и платежной дисциплины нового контрагента.

2. Удержание риска - это намеренное оставление риска за инвестором бизнес-операций в расчете на то, что он сможет покрыть потери за счет собственных средств.

3. Передача риска - передача риска другому лицу на определенных условиях. В современной бизнес-практике передача риска неоправданной дебиторской задолженности осуществляется по следующим направлениям:

а) страхование рисков (наиболее распространенный способ).

б) передача риска факторинговым организациям, осуществляющим комплексное управление дебиторской задолженностью клиента.

Методами снижения вероятности риска неоправданной дебиторской задолженности и его негативных последствий являются:

- диверсификация риска неоправданной дебиторской задолженности. Иными словами распределение дебиторской задолженности между различными контрагентами. Что значительно снижает вероятность возникновения риска и последствия негативных ситуаций. В этом смысле нежелательно сотрудничество лишь с «монопольным» контрагентом.

3. Лимитирование дебиторской задолженности, установление предельных сумм кредитования контрагентов, например, при продаже товаров в кредит. Установление сроков предоставления кредита.

4. Использование различных систем оплат, взаимоприемлемых для дебитора и кредитора, учитывающих их финансовые возможности (скидки и наценки, бонусы и штрафы, предоплата и пост-оплата, рассрочки, переводы на другие формы оплаты).

5. Применение стандартов кредитоспособности контрагента при определении условий договора в каждом конкретном случае: в зависимости от того, насколько кредитоспособен и надежен контрагент устанавливаются условия договора.

6. Самострахование рисков, связанных с дебиторской задолженностью означает, что кредитор предпочитает сам подстраховаться на рисковый случай, сэкономив тем самым на покупке страховки в страховой компании. Осуществляется, в частности, путем создания резервного фонда на случай возникновения сомнительной и безнадежной задолженности.

7. Работа с контрагентами - потенциальными должниками. В частности, личные контакты с контрагентами через менеджеров по продажам, кредитных контролеров, службу безопасности.

8. Тщательная юридическая проработка договорной документации. Использование в договоре санкций за нарушение условий сотрудничества и других способов обеспечения обязательств.

Современная практика управления дебиторской задолженностью предлагает два основных способа управления дебиторской задолженностью в организации:

- самостоятельное управление;

- передача управления задолженностью на аутсорсинг.

При самостоятельном управлении задолженностью используются исключительно ресурсы организации (трудовые, финансовые, технические). Для этого в организации стоит создавать специализированные службы: кредитных контролеров, службу безопасности и т.п.

Один из возможных методов управления дебиторской задолженностью внутри самой организации является определение возможной суммы оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту. При расчете такой суммы необходимо учитывать: планируемые объемы продаж продукции в кредит; средний период предоставления отсрочки платежа; средний период просрочки платежей;

Другим аспектом деятельности по снижению дебиторской задолженности является совершенствование процессов взаимодействия с клиентами внутри организации.

Эффективное управление долгами организации заключается в определении их оптимальной структуры в конкретной ситуации и для конкретной организации. Для осуществления такого процесса могут быть применены следующие процедуры:

- разработка системы показателей, характеризующих количественную и качественную оценку состояния и развития отношений с контрагентами-кредиторами организации

- составление бюджета кредиторской задолженности с применением определяемых значений в качестве прогнозируемых (плановых).

Одной из основных задач организации является недопущение перехода дебиторской задолженности из категории текущей в категорию просроченной, а из нее - в безнадежную. Именно для этого ведется реестр. Такой метод является действенным методом систематизации дебиторской задолженности где, уделяется особое внимание просроченной задолженности

В процессе управления дебиторской задолженностью организации необходимо проводить оценку реальной стоимости и скорости оборота дебиторской задолженности. Следует устанавливать связь системы мотивации персонала с размером дебиторской задолженности. Так, за определенную сумму поступившей выручки от продажи менеджеру по продажам может выплачиваться премия, а с просроченной дебиторской задолженности - взиматься штраф в заранее установленном размере.

Управление дебиторской задолженностью основано на использовании большого количества финансовых показателей организации. Причем в идеале анализ финансовых показателей должен проводиться не только по всей сумме дебиторской задолженности, но и по ее отдельным статьям в организации.

Полученные в ходе проведения анализа результаты сравниваются с такими же показателями за предыдущие периоды, а также с аналогичными показателями в других организациях, при условии, что это возможно. К сожалению, обобщающая статистика оборачиваемости дебиторской задолженности в российской экономике отсутствует. Поэтому в настоящее время имеем возможность анализировать только коэффициент оборачиваемости товарных запасов.

Организация формирует комплекс аналитических показателей, руководствуясь собственными информационными потребностями.

Однако не всегда организация может самостоятельно обеспечить возврат дебиторской задолженности. В этих случаях на помощь приходят аутсортинговые компании.

Аутсорсинг (внешнее управление) позволяет поручить работу с задолженностью специализированной организации. Преимущества аутсорсинга заключаются в том, что он дает возможность организации эффективно решать те задачи, которыми самостоятельно заниматься либо дорого, либо невозможно из-за недостатка ресурсов. Это особенно актуально для малого и среднего бизнеса, содержать и обеспечивать работу спецподразделений под силу только крупным игрокам рынка. Кроме того, профильный специалист аутсорсинговой компании гарантирует более профессиональное решение возложенных на него задач. Сегодня рыночная инфраструктура предлагает компаниям, нуждающимся во внешнем управлении дебиторской задолженностью, разные пакеты услуг. Это могут быть и узкоспециализированные услуги (например, по сбору информации о контрагенте или по взысканию долгов на основании уже состоявшихся решений суда), а может быть и комплекс услуг (юридических или факторинговых).

В связи с интеграцией России в мировую экономику, ростом ВВП, а также увеличением иностранных инвестиций в экономику нашей страны возросла потребность в адекватных мерах по обеспечению от финансовых рисков в сфере бизнеса. Отставание России в развитии услуг по страхованию финансовых рисков обусловлено несовершенством законодательства. Рынок этих услуг регулируется нормами Гражданского, Налогового кодексов, Законов об организации страхового дела, об акционерных обществах, о банках и банковской деятельности, о банкротстве и др. В то же время, несмотря на внушительный перечень нормативных документов, регулирующих страховую деятельность в области страхования финансовых рисков, ГК РФ не содержит такого понятия, как «финансовый риск», есть только риск предпринимательский. А перечень видов страхования, установленный Законом об организации страхового дела, наоборот, содержит такое понятие, как «страхование финансовых рисков», при этом каждый из приведенных видов конкретизируется в отдельных правилах страхования.

Значительное влияние на финансовое состояние организации оказывает кредиторская задолженность. В случае если кредиторская задолженность у организации очень велика, он признается должником. Такая ситуация может повлиять на платежеспособность.

Должник - гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель, или юридическое лицо, оказавшиеся неспособными удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей в течение срока, установленного настоящим Федеральным законом.

В первую очередь при возникновении критической кредиторской задолженности, совместно с партнерами по хозяйственной деятельности (кредиторы и инвесторы) можно провести реструктуризацию задолженности.

Реструктуризация задолженности - комплекс мероприятий по преобразованию его долговых обязательств, направленных на погашение текущих требований кредиторов, с целью восстановления его платежеспособности.

Реструктуризация задолженности может проводиться следующими способами:

- пролонгация сроков выплаты задолженности в форме ее отсрочки. Отсрочка задолженности - перенос даты погашения задолженности или выплаты на более поздний период. Чаще всего используется способ перевода краткосрочной задолженности в долгосрочную;

- пролонгация сроков выплаты задолженности в форме ее рассрочки. Рассрочка задолженности - разделение долга на несколько частей, которые выплачиваются постепенно в предстоящем периоде по графику, согласованному сторонами.

Проведение взаимозачетов. Организация имеет долговые обязательства перед компанией, к которой у него также есть встречные требования. Такую ситуацию не нужно выявлять, если в организации согласовано управление не только кредиторской, но и дебиторской задолженностью. В таком случае можно произвести взаимозачет, причем в одностороннем порядке. Необходимо лишь уведомить вторую сторону посредством направления заказного письма с уведомлением.

Переоформление задолженности в другие виды долга. Основным видом такого вида реструктуризации является оформление векселей долга по коммерческому кредиту, замена одного вида облигаций на другой с внесением изменений в условия ее выпуска, перевод долга на третьих лиц.

Конверсия задолженности в имущество. Это замена денежных выплат по задолженности передачей кредитору отдельных видов активов предприятия. Это могут быть акции, объекты недвижимости, сырье и материалы, готовая продукция и др.

Предоставление векселей. Данный метод освобождает должника от уплаты долга лишь на некоторый период, а кредитору позволяет в дальнейшем получить назад большую сумму, чем предполагалось изначально. Для кредитора данный метод является наиболее выгодным.

Отказ от кредитных требований или списание долга. В данном случае кредитор прощает должнику часть или всю задолженность.

Так же при восстановлении платежеспособности должника могут быть применены следующие меры:

- закрытие нерентабельных производств;

- перепрофилирование производства;

- взыскание дебиторской задолженности;

- продажа части имущества должника;

- уступка прав требования должника;

- исполнение обязательств должника собственником имущества должника - унитарного предприятия, учредителями (участниками) должника - юридического лица или третьим лицом (третьими лицами);

- размещение дополнительных акций должника;

- продажа предприятия (бизнеса) должника;

- замещение активов организации;

- иные способы восстановления платежеспособности должника.

Для более эффективного управления долгами организации необходимо, в первую очередь, определить их оптимальную структуру для конкретной организации в конкретной ситуации: составить бюджет кредиторской задолженности, разработать систему показателей, характеризующих, как количественную, так и качественную оценку состояния и развития отношений с кредиторами компании и принять определенные значения таких показателей за плановые. Также необходимо согласовать эти значения с дебиторской задолженностью, с учетом того, что бюджет дебиторской задолженности уже составлен.

3.2 Отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской финансовой отчетности

На основании статьи 14 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность должна состоять из: бухгалтерского баланса; отчета о финансовых результатах; приложений к ним.

В соответствии с п.4 Приказа №66н все остальные приложения и пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах, должны оформляться в табличной или текстовой форме.

Организации самостоятельно определяют детализацию показателей по статьям отчетов.

Порядок отражения в бухгалтерском балансе дебиторской и кредиторской задолженности отражен в ПБУ 4/99 «Отчетность организаций».

В отчетности не должны допускаться зачеты между статьями активов и пассивов, а также и остаткам по счетам учета расчетов дебиторов и кредиторов

Организация, которая использует коммерческое кредитование в своей деятельности, должна отражать операции, связанные с возникновением, движением и погашением задолженности в бухгалтерском учете и отчетности.

Коммерческое кредитование бывает в двух формах:

- в форме предварительной оплаты;

- отсрочки платежа.

В первом случае организация, осуществляющая продажи товаров, выступает как заемщик и ее задолженность в структуре балансового отчета является кредиторской.

Во втором случае эта же организация выступает как кредитор, и в бухгалтерском балансе отражается дебиторская задолженность.

В качестве задолженности кредиторам учитывают суммы по неоплаченным счетам поставщиков и подрядчиков, предъявленным к уплате векселям, задолженность перед дочерними и зависимыми обществами, перед персоналом организации, полученные авансы, задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед участниками (учредителями) по выплате доходов.

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации, поскольку представляет собой часть имущества организации, принадлежащую ей по праву, но находящуюся у других хозяйствующих субъектов. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

В соответствии с действующими нормативными актами дебиторская и кредиторская задолженность отражается в балансе на основе бухгалтерских записей, произведенных по счетам синтетического учета, периодически уточняемых и выверяемых, и сальдо по отдельным счетам (счет 0020800000 «Расчеты с подотчетными лицами», счет 0030200000«Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо - в пассиве.

Дебиторская задолженность находит отражение в разделе 2 «Оборотные активы» бухгалтерского баланса.

Согласно ПБУ 4/99 пункту 19 в бухгалтерском балансе активы и обязательства должны представляться с подразделением в зависимости от срока погашения на краткосрочные и долгосрочные. Информация о характере дебиторской задолженности должна найти раскрытие в пояснении к бухгалтерскому балансу и отчете о финансовых результатах.

В бухгалтерском балансе данные о дебиторской задолженности отражаются в случае их существенности обособленно от сумм авансов, перечисленных организацией в соответствии с договорами.

Для заполнения Бухгалтерского баланса используются данные о дебетовых остатках по счетам 0020521000 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 0030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 0030300000 «Расчеты по налогам и сборам», 0030302000 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 0030211000 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 0020800000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0020900000 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 0030226000 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В разделе 5 бухгалтерского баланса «Краткосрочные обязательства» показывается кредиторская задолженность организации.

При заполнении этого раздела баланса используются данные о кредитовых остатках на отчетную дату по следующим счетам:

- по счету 0030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (в части краткосрочной кредиторской задолженности);

- по счету 0020521000 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (в части краткосрочной кредиторской задолженности);

- по счету 0030300000 «Расчеты по налогам и сборам» (в части краткосрочной кредиторской задолженности);

- по счету 0030302000 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (в части краткосрочной кредиторской задолженности);

- по счетам 0020111000 « Расчеты с персоналом по оплате труда», 0020800000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0020900000 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

- по счету 0030226000 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в части краткосрочной кредиторской задолженности).

Организации самостоятельно определяют детализацию показателя по «Кредиторская задолженность». В бухгалтерском балансе может быть обособленно приведена информация о краткосрочной кредиторской задолженности организации перед поставщиками и подрядчиками, перед покупателями и заказчиками по суммам полученных авансов (предоплаты), перед персоналом организации, перед бюджетом по уплате налогов и сборов, а также перед внебюджетными фондами, если такая информация признается организацией существенной. Существенной признается информация, где отсутствие или неточность может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей.

В бухгалтерском балансе ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» дебиторская задолженность отражается обобщенно. (Приложение 12).

По строке 1230 Дебиторская задолженность отражена сумма на 31.12.2013г. в размере 356 тыс. рублей, в том числе:

- по расчетам с покупателями и заказчиками - 356 тыс. рублей;

По строке 1520 кредиторская задолженность в бухгалтерском балансе организации отражены задолженности поставщикам и подрядчикам, а так же по налогам в размере 1244 тыс. рублей.

Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками, отражена в размере - 1030 тыс. рублей; прочие кредиторы составляют -214 тыс. рублей.

В бухгалтерском балансе нет отдельных строк для отражения данных об остатках по видам дебиторской и кредиторской задолженности.

Расшифровка информации о видах дебиторской и кредиторской задолженности (с подразделением на долгосрочную и краткосрочную) приводится в пояснениях к балансу. В рекомендуемой форме Пояснений для этих целей предусмотрен отдельный пункт 5. Дебиторская и кредиторская задолженность; 5.1 "Наличие и движение дебиторской задолженности".

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» данная форма не составляется.

Каждая организация является одновременно и дебитором и кредитором. Именно поэтому должен проводиться учет, как дебиторской, так и кредиторской задолженности. При выявлении дебиторской либо кредиторской задолженности необходимо совершать все возможные действия, направленные на своевременное истребование либо погашение сумм задолженностей.

Сведения о списанной в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов отражаются в справке о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах.

В пояснении к бухгалтерскому балансу рекомендуется разделять информацию о дебиторской и кредиторской задолженности на долгосрочную и краткосрочную.

При этом долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность подразделяется: по расчетам с покупателями и заказчиками; авансы выданные; прочая.

Просроченная дебиторская задолженность подразделяется: по расчетам с покупателями и заказчиками; по расчетам с поставщиками и подрядчиками (в части авансовых платежей, предоплата).

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» дебиторская задолженность выявлена только краткосрочная с подразделением: по расчетам с покупателями и заказчиками и прочая.

Долгосрочная и краткосрочная кредиторская задолженность подразделяется на: кредиты, займы и прочая.

Одновременно краткосрочная кредиторская задолженность подразделяется на: расчеты с поставщиками и подрядчиками; авансы полученные; расчеты по налогам и взноса.

Просроченная кредиторская задолженность подразделяется на: расчеты с поставщиками и подрядчиками; расчеты с покупателями и заказчиками.

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники»» кредиторская задолженность состоит только из краткосрочной, в том числе: по расчетам с поставщиками и подрядчиками; расчетам по налогам и взносам; прочая.

Так как ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» является бюджетной организации, то она составляет отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (Приложение 13).

...