Учет и аудит расчетов с подотчетными суммами

Составлением письма-обязательства завершается предплановый этап аудита. Главное содержание деятельности аудитора на первом этапе заключается в сборе и документировании информации, касающейся новых клиентов и ее обновлении по прежним.

ЭТАП 2. Планирование аудита

Планирование - один из важнейших этапов аудита, так как без разработки общей стратегии и детального подхода невозможен качественный аудит. Планирование аудита подразделяется на предварительное планирование, подготовку и составление общего плана и программы аудита.

По итогам предварительного планирования аудиторская фирма окончательно решает вопрос о возможностях проведения аудита и заключения договора, определяет количественный и качественный состав группы специалистов для проведения аудита, а также стоимость аудиторских услуг. При разработке общего плана и программы аудита определяется и стратегия аудиторской проверки. На следующем этапе необходимо определить, будет ли проводится системная проверка или проверка отдельных элементов. На это решение влияют результаты аналитических процедур и оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

В общем плане аудита должна найти отражение стратегия проведения проверки, предусматривающая сроки и график проведения аудита, состав аудиторской группы, включая в случае необходимости участие привлекаемых экспертов, все основные виды работ (от уточнения оценки системы внутреннего контроля до составления письменной информации и аудиторского заключения) с указанием периода проведения и исполнителя.

Разработка и составление программы аудита является завершающей стадией планирования. Программа аудита представляет собой детальный перечень аудиторских процедур с указанием периода проверки, исполнителя и рабочих документов.

ЭТАП 3. Завершение и оформление результатов аудита

На заключительном этапе аудиторского процесса составляется и представляется клиенту аудиторское заключение как итог проделанной работы. После окончания проверки годовой бухгалтерской отчетности аудитор оценивает характер и достаточность собранных аудиторских доказательств, обобщает выводы, сделанные в результате отдельных проверочных процедур. Обобщив всю полученную информацию, аудитор формирует свое мнение о достоверности отчетности и выражает его в форме аудиторского.

Аудиторское заключение - официальный документ, предназначенный для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленный в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и содержащий выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения его бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Аудиторская проверка проводиться по форме и содержанию.

Каждый документ необходимо проверить по форме и содержанию:

По форме:

· Правильность используемой формы документа (форма бухгалтерского документа должна быть предусмотрена либо альбомом унифицированных форм, либо соответствовать требованиям положения о бух. учете).

· Правильность исправлений (в первичных документах (платежки, расходно-кассовые ордера) касательно банковских и кассовых документов - не допускаются исправления).

· Правильность и наличие подписей.

По содержанию:

· Правильность суммовых значений.

II. Встречная проверка - запрос у других предприятий этих же документов.

III. Взаимная увязка - одни и те же показатели сравниваются в разных документах.

IV. Логическая проверка - проверка разных экономических показателей и категорий на счетах бухгалтерского учета в целях правильного отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает:

1. Ознакомительный этап:

· Установить наличие и изучить приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

· Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

· Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

2. Правильность оформления первичных учетных документов.

Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

3. Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

4. Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

5. Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

6. Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

7. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

8. Правильность отражения в учете приобретения материальных ценностей.

9. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

10. Правильность учета норм (в пределах ли норм) на командировки.

11. Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.

12. Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации.



Вывод к первой главе

В данной главе были рассмотрены теоретика - методические аспекты расчетов с подотчетными лицами, рассмотрена нормативная база, на которой основываются данные расчеты. Так же были изучены формы первичной документации, правила их оформления и необходимые реквизиты.

Была дана классификация расходов, их отражение в бухгалтерском и налоговом учете, а так же особенности учета командировочных и представительских расходов, их нормирование и налогообложение.

Были дано понятие аудита, описаны этапы аудиторской проверки, а так же последовательность анализируемых документов при расчетах с подотчетными лицами.

Глава 2. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

2.1 Организационно-экономическая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью ООО «АЛЬЯНС»

Таблица 3

	Сведение об организационно-правовой форме
1	Полное наименование	Общество с ограниченной ответственностью «АЛЬЯНС»
2	Адрес юридического лица	г. Москва, ул. Мариупольская, д.18
3	Вид капитала Размер капитала	Уставной капитал 50000.00
5	Генеральный директор	Михайлов Игорь Константинович
5	Виды деятельности организации	1.Продажа коллективных и индивидуальных средств защиты человека (органов дыхания, кожных покровов, а так же комплексных средств защиты) от вредных сильнодействующих и я довитых веществ в виде аэрозолей ,пыли, газа (респираторы, промышленные и гражданские противогазы, фильтры, самоспасатели) 2. Разработка, продажа и внедрения программных продуктов «ноу-хау», наукоемких технологий, проведения научно-исследовательских программ и т.д
6	Численность работников	20 человек

Учетная политика организации принята в 2003 году, приказом генерального директора.

При этом были утверждены:

- рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации;

- формы первичных учетных документов, применяемые для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

- порядок проведения инвентаризации;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями.

Подробнее данный вопрос можно рассмотреть в Приложении №

2.2 Порядок отражение операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете ООО «АЛЬЯНС»

Бухгалтерский учет с точки зрения системы управления представляет собой часть информационной системы обратной связи, ее основу. Он призван обеспечивать все уровни управления предприятия информацией о фактическом состоянии управляемого объекта, а также обо всех существенных отклонениях от заданных параметров.

Аналитическая функция в условиях развития рыночных отношений позволяет изучить перспективы развития организации, вскрыть имеющиеся недостатки, наметить пути совершенствования всех направлений хозяйственной деятельности.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - План счетов, Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Отчетным годом ООО «АЛЬЯНС» считается период с 01 января по 31 декабря включительно, в который сдается квартальная и годовая отчетность. Представление квартальной отчетности осуществляется в течении 30 дней по окончанию квартала, а годовой - в течении 90 дней по окончании года и составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации:

Форма № 1 «Бухгалтерский баланс» (Приложение 3);

Форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках» (Приложение 4).

По итогам деятельности ООО «АЛЬЯНС» в 2007 году выручка за оказание услуг составила 696 тысячи рублей, себестоимость работ и услуг 251 тысяч рублей. Прибыль отчетного года составила сумму 362 тысяч рублей, что по сравнению с прибылью прошлого года (102 тысяч рублей) больше на 260 тысяч рублей (см. Приложение).

В балансе организации приводятся обобщенные данные об объектах бухгалтерского учета на определенную дату. Оперативное управление организацией с целью принятия соответствующих управленческих решений вызывает необходимость иметь непрерывную информацию о состоянии и движении активов и источников их образования. В связи с этим в бухгалтерском учете применяется система счетов.

Группировка счетов по экономическому содержанию осуществляется для определения перечня счетов и их однородных групп, необходимых для отражения хозяйственной деятельности отдельной организации.

Для руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета различной степени детализации по объему информации. Поэтому для получения различных по степени детализации данных все счета в бухгалтерском учете делятся на две группы: синтетические и аналитические. Синтетические счета служат для укрупненной группировки и учета однородных объектов, а аналитические счета используются для подробной характеристики.

Синтетический учет ведется в денежном выражении; аналитическом - используются три группы измерителей. В аналитических счетах отражающих товарно-материальные ценности, учет ведется в денежном и натуральных измерителях.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере предоставления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся по той же строке. В то же время, журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровок оборота по кредиту счета 71 (Приложение №).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

К формам первичной учетной документации по учету расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «АЛЬЯНС» относятся:

Ш Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

Ш Расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

Ш Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

Ш Кассовая книга (форма № КО-4);

Ш Авансовый отчет (форма № AО-1);

Ш Т-10а Служебное задание;

Ш Т- 9 Приказ о направлении в командировку;

Ш Т-10 Командировочное удостоверение.

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией организации, состоящий из двух человек возглавляемой главным бухгалтером.

Предметом деятельности компании ООО «АЛЬЯНС» является продажа средств индивидуальной защиты для различных структур, а так же разработка программного обеспечения.

Как и многие другие предприятия, ООО «АЛЬЯНС» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии имеется список штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды. Этот список утвержден руководителем предприятия. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные считаются недействительными и не принимаются к исполнению, за исключением случаев, когда имеется письменное распоряжение генерального директора организации.

Денежные средства под отчет на хозяйственные нужды выдаются на срок до месяца. По окончании установленного периода работник обязан отчитаться о произведенных расходах.

В бухгалтерском учете ООО «АЛЬЯНС» подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете

71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Таблица 4

Счет 71
Дебет (Дт)	Кредит (Кт)
1.Сальдо-долг подотчетного лица
2. Выдача наличных денег под отчет	3.Списание долга с подотчетного лица
4. Сальдо- остаток долга подотчетного лица (1+2-3), при условии, что (1+2)>3	5. Сальдо- остаток долга предприятия подотчетному лицу (1+2-3), при условии, что (1+2)<3

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2).(См. Приложение) Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций выписывается один расходный кассовый ордер).

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, бухгалтер сделает в учете запись:

Таблица 5

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выданы в подотчет денежные средства.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретному лицу.

Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки, по истечению трех дней после свершения сделки, это закреплено в приказе, он отчитывается перед организацией, т.е. составляет и представляет в бухгалтерию:

Авансовый отчет по форме АО-1 ( см. Приложение ) с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов. Унифицированная форма первичной документации № АО-1 "Авансовый отчет"

Была утверждена Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 1 августа 2001г. №55

В указанном пункте 1 настоящего Постановления унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо указывает наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 -- 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет подписывается руководителем организации или главным бухгалтером, что закреплено приказом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств.

Предприятием приобретены материально - хозяйственные ценности через подотчетное лицо, это отражается следующим образом.

Таблица 6

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
10,41,60	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Оприходованы товарно-материальные ценности.

Отражение сумм по расходам отражаються на следующих счетах:

Таблица 7

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
20,25,26,44 и т.д	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтены расходы по суммам

Так же у организации возникают расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д., которые отражаются следующей проводкой:

Таблица 8

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
91 «Прочие доходы и расходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражены суммы по прочим расходам.



Организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Таблица 9

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

При этом обязательно предоставляется ко всем необходимым документам счет-фактура, в которой отдельной строкой выделена сумма НДС.

Следующей проводкой чаще всего осуществляется оплата государственной пошлины;

Таблица 10

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
68 «Расчеты по налогам и сборам»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Сумма наличных на оплату задолженности перед бюджетом»

Если возникла сумма перерасхода, то она возмещается подотчетному лицу:

Таблица 11

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Возмещена подотчетному лицу сумма перерасхода.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, оно возвращает неиспользованный остаток в кассу.

Таблица 12

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Расходы, связанные с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания отражаются;

Таблица 13

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
28 «Брак в производстве»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена сумма расходов связанных с исправлением брака.

Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток.

Таблица 14

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
94(84) «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена сумма невозвращенного аванса



Если сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то отражаются следующие проводки:

Таблица 15

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	94(84) «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника

Д-т 70 К-т 73-3 (73-2) - удержание из зарплаты полученных подотчетным лицом денежных авансов, но не израсходованных и не возвращенных в кассу организации в установленный срок;

Д-т 70 К-т 68/НДФЛ - отражение задолженности по уплате налога на доходы физических лиц, подлежащего взносу в бюджет;

Д-т 50 К-т 73-3 (73-2) - отражение сумм погашенной наличными денежными средствами дебиторской задолженности подотчетным лицом.

Трудовое законодательство Российской Федерации ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно ст.125 КЗоТ РФ при каждой выплате зарплаты общий размер всех удержаний не должен превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% зарплаты, причитающейся к выплате работнику.

Нередко возникают ситуации, когда при расчетах с подотчетными лицами возникает ПНО. На сумму постоянного налогового обязательства торговая организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.



Таблица 16

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянное налоговое обязательство»	68 «Расчеты по налогам и сборам»	Отражена сумма постоянного налогового обязательства

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация перечисляет денежные средства на специальный счет в банке.

Таблица 17

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
55 «Специальные счета в банках»	51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет»)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	55 «Специальные счета в банках»	Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов

Рассмотрим на примерах порядок отражения выдачи денежных средств под отчет, их отражение в бухгалтерском учете, а так же порядок расчета командировочных и представительских расходов.

За наличный расчет производиться в организации покупка товаров для нужд организации, оплата ГСМ, командировочные расходы, представительские расходы и т.д.

Отражение данной операции можно проследить по данному примеру:

Компанией были приобретены канцтовары, расчет производился через подотчетное лицо Антонова Ю.М, после совершения покупки в бухгалтерию были представлены следующие документы такие как:

- авансовый отчет;

- накладная, счет - фактура, транспортная накладная;

- кассовый чек.

На основании этих документов были отражены следующие проводки.

Таблица 18

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Отражена сумма, выданная из кассы под отчет работнику	71	50	35000	Расходный кассовый ордер
Отражена оплата транспортных услуг через подотчетное лицо	60	71	1500	Авансовый отчет
Отражена оплата поставщику за данные материалы	60	71	32000	Авансовый отчет
Отражен возврат неизрасходованных средств подотчетным лицом (35 000 - 1500)	50	71	1500	Авансовый отчет, Приходный кассовый ордер
Отражена стоимость материалов, принятых к учету	10-1	60	33500	Товарно-транспортная накладная, Приходный ордер
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком	19	60	6030	Счет-фактура
Приняты к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиком	68	19	6030	Счет-фактура

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

На данном примере можно проследить каким образом отражаются представительские расходы.

Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ.

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

В мае 2007г. организация принимала деловых партнеров - представителей организаций-заказчиков, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.

Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией. Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 руб.

Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).После утверждения авансового отчета (25 мая 2007 г.) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращен подотчетным лицом в кассу. Других представительских расходов за период январь - июль у организации не было.Отчетными периодами по налогу на прибыль для организации являются месяц, два месяца и так далее до конца календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ). Сумма расходов на оплату труда, которую организация признает ежемесячно в налоговом учете, составляет 75 000 руб. Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией, должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми. Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.

Таблица 19

Отчетный период 2007 г.	Сумма расходов на оплату труда, руб.	Предельный размер представительских расходов, руб.	Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, руб.
Январь - май	375 000 (75 000 x 5)	15 000 (375 000 x 4%)	15 000
Январь - июнь	450 000 (375 000 + 75 000)	18 000 (450 000 x 4%)	3 000 (18 000 - 15 000)
Январь - июль	525 000 (450 000 + 75 000)	21 000 (525 000 x 4%)	800 (18 800 - 18 000)
Итого на конец отчетного периода			18 800

В бухгалтерском учете соответствующие операции организация отражается следующим образом.

Таблица 20

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы из кассы подотчет денежные средства на представительские расходы	71	50	20 000	Расходный кассовый ордер
25.05.2007
Отражены представительские расходы	44	71	18 800	Авансовый отчет
Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 - 18 800)	50	71	1 200	Приходный кассовый ордер
31.05.2007
Признан отложенный налоговый актив (3800 x 24%)	09	68	912	Бухгалтерская справка-расчет
30.06.2007
Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 x 24%)	68	09	720	Бухгалтерская справка-расчет
31.07.2007
Отражено погашение отложенного налогового актива (800 x 24%)	68	09	192	Бухгалтерская справка-расчет

При осуществлении предпринимательской деятельности в организации нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором. Служебная командировка определена в гл. 24 ТК РФ (ст. 166) как поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Ст.168 ТК РФ предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), ные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

В течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (как российской, так и зарубежной) работник должен отчитаться в том, на что он потратил выданный аванс.

К отчету должны быть приложены:

- документы, подтверждающие затраты, утвержденное руководителем служебное задание с кратким отчетом о выполнении, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии, копия паспорта с отметками о пересечении границы (если сотрудник вернулся из зарубежной командировки).

Отражение данной операции можно рассмотреть на данном примере:

Генеральный директор компании был направлен в командировку в г. Казань, длительность поездки составила 3дня.

Были подготовлены следующие документы:

1. Т-10а Служебное задание в котором была определена цель как:

- Исследование рынка, проведение переговоров, подготовка к заключению договоров.

2. N Т-9 Приказ о направлении в командировку.

3. Т-10 Командировочное удостоверение.

После возвращения в бухгалтерию было представлен авансовый отчет, проездные билеты, квитанции на белье.

На основании этого были проведены следующие проводки

Таблица 21

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы	71	50	35000	Расходный кассовый ордер
Отражена сумма железнодорожного билета Москва-Казань	44	71	2833.60	Авансовый отчет
Отражена сумма по квитанции на постельное белье	44	71	134	Авансовый отчет
Суточные (3дня)	60	71	300	Авансовый отчет
Отражен возврат неизрасходованных средств подотчетным лицом	50	71	31732.40	Авансовый отчет, Приходный кассовый ордер

Так же отражаются поездки сотрудников за границу для проведения переговоров, направленных на дальнейшее сотрудничество.

В настоящее время в России порядок осуществления валютных операций регламентируется, прежде всего Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле" от 10.12.2003 N 173-ФЗ (далее - Закон N 173-ФЗ). При расчете зарубежных командировочных действуют размеры выплаты суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников Российской Федерации, установленные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Отражение данной ситуации отражается следующими проводками:

Сотрудник 1 июля 2007 г. вылетел в командировку в Германию на 8 дней. Согласно положению о командировках, утвержденному организацией, менеджеру положены суточные за дни пребывания в Германии в размере 70 евро. Суточные при командировках по России выплачивает из расчета 300 руб. за день. 30 июня выдало менеджеру аванс в размере 490 евро (70 EUR x 7 дн.) и 300 руб. в счет оплаты суточных. Курс в этот день составлял 36,9077 руб./EUR. Вернувшись из командировки, сотрудник отчитался перед бухгалтерией. Согласно отметкам в загранпаспорте командированный пересек российскую границу 1 июля при выезде в командировку, а при возвращении - 9 июля, а не 8-го числа, как изначально планировалось. Выходит, менеджеру полагаются суточные в размере 300 руб. и 560 евро (70 EUR x 8 дн.). Руководитель утвердил авансовый отчет 10 июля, а 11-го менеджеру был выплачен перерасход в размере 70 евро (560 - 490). Курс на эти даты был равен соответственно 36,7822 руб./EUR и 36,8747 руб./EUR.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода (п. 5 ст. 252, п. 10 ст. 272 НК РФ). Следовательно, расходы в виде суточных в иностранной валюте признаются в рублях по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, в пределах вышеуказанных норм. В рассматриваемой ситуации организация вправе признать в составе расходов на выплату суточных только сумму 6002,85 руб. (100 руб. + 60 долл. США x 4 дн. x 24,5952 руб./долл. США). Сумма суточных, превышающая указанную величину, в целях налогообложения прибыли не учитывается на основании п. 38 ст. 270 НК РФ. Положительная курсовая разница, возникшая в рассматриваемой ситуации при переоценке обязательств (требований), стоимость которых выражена в иностранной валюте, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю, включается в состав внереализационных доходов организации на дату прекращения обязательства (в данном случае - на дату утверждения авансового отчета) (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Отражение данной ситуации выглядит следующим образом:

Таблица 22

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс из кассы денежные средства на оплату командировочных расходов (в рублях)	71	50.1	300	Расходный кассовый ордер
Выдан аванс в евро из кассы денежные средства на оплату командировочных расходов (в валюте) (490 x 36,9077)	71	50.11	18084,77	Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета
Отражены расходы в виде командировочных (300 + 490EUR*36.9077 + 70EUR*36.7822)	44.1.1	71	20959.52	Авансовый отчет
Выплачен перерасход по авансовому отчету (70EUR-36.8747)	71	50.11	2581.23	Расходный кассовый ордер
Отражена курсовая разница	91.2	71	6.48	Бухгалтерская справка-расчет

В конце каждого месяца происходит списание сумм отраженных на счетах расчетов с подотчетными лицами на счет 90 «Продажи» субсчет 7 «Расходы на продажу». В дебет счета 90 списывают фактическую себестоимость услуг с кредита счетов учета затрат.

К счету 90 «Продажи» согласно приказа об учетной политике открыты субсчета:

90-1 «Выручка»;

90-7 «Расходы на продажу»;

90-9 «Прибыль/убыток от продаж».

Записи по субсчетам счета 90 производят накопительно в течение отчетного года. Ежемесячно сопоставлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90-7, и кредитового оборота по субсчету 90-1 определяют финансовый результат от продаж за отчетный месяц. Выявленную прибыль или убыток ежемесячно заключительными проводками списывают с субсчета 90-9 на счет 99 «Прибыли и убытки». Таким образом, синтетический счет 90 «Продажи» ежемесячно закрывается и сальдо на отчетную дату не имеет.

Превышение кредитового оборота над дебетовым отражается в качестве сальдо по кредиту счета 99 и характеризует размер прибыли организации, а превышение дебетового оборота над кредитовым записывается как сальдо по дебету счета 99 и характеризует размер убытка организации. Счет 99 «Прибыли и убытки» имеет одностороннее сальдо.

При Составляется промежуточная и годовая бухгалтерскую отчетность. Требования к информации, формируемой в бухгалтерской отчетности, определены Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Положением «Бухгалтерская отчетность организацию» (ПБУ 4/99).

При составлении бухгалтерской отчетности дебиторская и кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и отраженная в бухгалтерском учете на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", фигурирует в бухгалтерском балансе (ф. N 1) и приложении к бухгалтерскому балансу (ф. N 5).

Дебиторская и кредиторская задолженность, возникшая в связи с расчетами по подотчетным суммам, является краткосрочной, так как срок ее погашения не превышает 12 месяцев после отчетной даты.

Таким образом, в бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" разд. II "Оборотные активы", а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", формирующей показатель строки 620 "Кредиторская задолженность" разд. V "Краткосрочные обязательства". Для заполнения строки 240 на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам, а для заполнения строки 622 - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных экономическим субъектом за определенный период времени, обобщается в соответствующих учетных регистрах и из них переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Такая процедура обобщения учетной информации необходима в первую очередь самому предприятию и связана с необходимостью уточнения, а в ряде случаев и корректировки дальнейшего курса финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия.

Бухгалтерская отчетность дает достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении, необходимым для функционирования данной организации.

2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами

Тема денежных средств и расчётов предприятий с подотчетными лицами, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. Контроль за правильным оформлением денежных средств, их выдачей и движением, находиться под пристальным внимание проверяющих органов, то же можно сказать и про расчеты с подотчетными лицами, а если учесть, что командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, регламентированных законодательством, то интерес проверяющих особо возрастает. Большинство публикаций на эти темы сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах.

Дальнейшей целью моего анализа данной организации являлось проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Был проанализирован период с 1 января по 31 декабря 2007 г. включительно.

Последняя аудиторская проверка проводилась в 2004 году аудиторской организацией.

Целью являеться установление соответствия применяемой методике учета расчетов с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде, для того чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

В ходе аудита расчетов были рассмотрены следующие задачи:

I этап

* Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

* Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

* Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

II этап

* Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

* Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

* Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

* Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

* Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

* Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

* Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.

* Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

* Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

* Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.

* Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации

К аудиторской проверке мне были предоставлены следующие документы:

§ перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

§ заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

§ приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

§ приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

§ командировочные удостоверения работников предприятия;

§ расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

§ авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

§ отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

§ акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

§ журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;

§ Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

§ Баланс организации.

После обработки всех документов и учетных регистров было выявлено:

v Были проанализированы приказы на соответствие лиц, получающих наличные деньги из кассы, списку лиц, имеющих на это право, он полностью соответствует действительному положению в организации. Более детальная проверка выявила расхождения в приказе на лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы и действительной ситуацией.

Так сотруднику Кожуховой О.Т. были выданы деньги в подотчет на покупку хозяйственного инвентаря на сумму 2000 рублей. Были отражены суммы по авансовому отчету. Но этот сотрудник не входит в круг, указанных в приказе и отдельным приказом это не было выделено, что является нарушением ведения расчетов с подотчетными лицами.

v В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется.

Например: по а/о Тищенко В.В в мае были переданы наличные деньги Юсупову А.А для приобретения бензина в сумме 600 руб., что недопустимо и является ошибкой.

К авансовому отчету Овчинниковой К.В № 13 от 28.08.07 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. - плательщик Юсупов А.А

v Были проверены документы на своевременный отчет и правильность заполнения авансовых отчетов, при этом были выявлены следующие недостатки:

Имелись случаи отсутствия подписи подотчетного лица в авансовых отчетах:

А/О Борисова К.Ю. - в основном все авансовые отчеты;

А/О Овчинникова К.В. № 13 от 31.01.2007 г., № 75 от 07.05.2007 г. и т.д.;

А/О Тищенко В.В. № 76 от 31.05.2007 г.

В авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);

Во многих авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы,

на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

Так же в большинстве а/о на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда были указаны суммы в авансовых отчетах, что затрудняет сопоставить их отражение с данными бухгалтерского отчета.

К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары»,

«канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются.

Следовательно, мы не можем принять к зачету следующие документы:

Товарный чек на «хозтовары», «канцтовары», а особенно «товар на сумму», приложенные к а/о №24 Борисова К.Ю. на сумму 365руб.,00 и а/о Костылева А.И. на сумму 423руб.,00. Данные товарные чеки не соответствуют правилам заполнения первичной документации, которые можно будет отразить в учете.

Так же было выявлено, что при проведении работ подрядной организации, выданные документы были оформлены несоответствующим образом, а именно:

В сентябре 2007 года подрядной организацией ЗАО «Строймонтаж» были осуществлены работы по ремонту помещения для персонала. По итогам выполненной работы подрядной организацией были предъявлены акты выполненных работ св...