Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае -- об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

во втором -- о возмещении организацией затрат своих работников.

Второй случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи, а при этом возникает следующий момент:

В соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» (в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Эти недочеты были выявлены по следующим а/о:

В декабре 2007 года Барановой О.В. не были выданы деньги под отчет, она купила хозтовары на сумму 5030,98, на что были возмещены деньги, и отражена данная операция как перерасход денег, притом, что данной суммы выдано не было. Это является нарушением.

Так же, в июне сотрудником Юсупов А.А. было закуплено расходные материалы на сумму 3200, после предоставления авансового отчета, ему были выданы деньги из кассы;

Овчинникова К.В. произвела закупку канцтоваров на собственные деньги на сумму 755 руб.00, после этого отчиталась перед бухгалтерией и ей были возмещены данная сумма.

Так же приказов на разрешение таких действий в организации не обнаружено.

v При анализе правильности разнесения закупленных материалов в бухгалтерском учете, были выявлены следующие недочеты:

В состав расходов предприятия включены суммы по канцтоварам, хозтоварам приобретенным за наличный расчет, без отражения на счете 10 «Материалы», а именно:

А/О Юсуповой А.А. от 15.01.2007 г. на сумму 2971,96

А/О Овчинникова К.В. от 20.10.2007г. на сумму 3250,10 и т. д.;

А/о № 72 Антонов Ю.П. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы- на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы».

Например, согласно, а/о Тищенко В.В., в январе приобретено кабель канал на сумму 220 руб., в учете отражено:

Дт 08 Кт 71,а следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно, а/о № 123 от 15.05.01 приобретено устройство бесперебойного питания «USB» стоимостью 12450 руб.

В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

v Были выявлены нарушения, связанные с неправомерными действиями сотрудников и принятие этих расходов к учету:

С подотчетных лиц списаны и необоснованно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения затраты по услугам связи за пополнение счета мобильного телефона сотрудников, а именно:

А/О Борисова К.Ю. № 11 от 30.01.2007 г., от 16.02.2007 г., № 24 от 21.02.2007 г. и т.д. в сумме 18800,00 рублей.

А/О Овчинникова К.В. от 07.04.2007 г., № 65 от 18.04.2007 г. в сумме 3100,00 рублей.

В период проверки проверяющим не представлены документы подтверждающие, что мобильные телефоны приобретались предприятием, или данный вид расчетов включен в расходы организации, а также документы, подтверждающие право использования собственных мобильных телефонов сотрудников в производственных целях не обнаружены.

Отсутствие подтверждающих документов может служить основанием для исключения этих сумм из расходов предприятия принимаемым в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

v Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах, установленных законодательством. Письмом МФ РФ от 6 октября 1992 года № 94 утверждены нормативы для исчисления размеров представительских расходов в год в пределах, утвержденных Советом (Правлением) смет предприятий на отчетный год. Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии оправдательных документов, оформленных в соответствии с вышеуказанным Письмом МФ.

В январе в сумме 1020 руб., по а/о № 57 от 11.02.07 Овчинникова К.В, в сумме 670 руб., а/о № 140 от Юсупов А.А . в сумме 1 956 руб. и др.

На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

v В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

К авансовому отчету Антонов Ю.П. от 18.05.07 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 3735 руб.

В январе согласно авансовому отчету Тищенко В.В. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены комнатные двери на сумму 450 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

Согласно а/о Нестеренко В.В. от 29.07.07 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

v На балансе предприятия не стоит никакого автотранспорта, по словам гл. бухгалтера перевозки осуществляются на личном автотранспорте сотрудника, но никакого договора подтверждающего это не было представлено, в связи с этим:

С подотчетных лиц списаны и неправомерно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения суммы по чекам АЗС, автомойка, тосол, ремонт автомашины и т.п., а именно:

А/О Антонов Ю.П. № 13 от 30.01.2007 г. ГСМ на сумму 3450,08 рублей, № 38 от 17.03.2007 г. на сумму 2700,20 рублей и др.

Так же были оплачены суммы на покупку тормозной жидкости, щетка для стекол, жидкость для стекол.

В период проверки проверяющим не представлены документы, подтверждающие производственную направленность этих затрат. Не было представлено ни договора ни приказа с данным сотрудником о применении личного автотранспорта для целей организации. В связи с отсутствием на балансе предприятия автотранспорта, а также в аренде, может служить основанием для исключения этих сумм из состава расходов предприятия принимаемых в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

v Были рассмотрены документов, являющиеся отчетом о командировках, были выявлены следующие ошибки

С подотчетных лиц списаны и неправомерно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения суммы командировочных расходов без командировочных удостоверений подтверждающих фактическое время пребывания в служебной командировке, а именно:

А/О Тищенко В.В. № 52 от 26.03.2007 г. на сумму 12370,00 рублей, № 66 от

19.04.2007 г. на сумму 842,40 рублей;

А/О Борисова К.Ю. № 48 от 04.03.2007 г. на сумму 19912,66 рублей, № 49 от 13.03.2007 г. на сумму 4770,00 рублей.

Отсутствие подтверждающих документов фактического время пребывания в служебной командировке в производственных целях может служить основанием для исключения этих сумм из состава расходов предприятия принимаемых в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

В состав расходов предприятия неправомерно включены суммы НДС, выделенные в товарных чеках и чеках ККМ при приобретении канцтоваров за наличный расчет, выделенные в квитанциях гостиницы за проживание.

Так, например:

А/О Юсуповой А.А. № 3 от 15.01.2007 г. на 3998,89 рублей, в том числе НДС 666,48 рублей, № 27 от 26.02.2007 г. на 807,83 рублей, в том числе НДС 123,23 рублей и т.д.

А/О Нестеренко В.В. № 6 от 22.01.2007 счет гостиницы на 3060,00 рублей, в том числе НДС 466,78 рублей, от 04.03.2007 счет гостиницы на 3060,00 рублей, в том числе НДС 466,78 рублей. Кроме прочего, гостиницей выписаны счета-фактуры, однако в них не указаны адрес и ИНН покупателя.

А/О Овчинникова К.В. № 12 от 30.01.2007 г. счет гостиницы на 1100,00 рублей, в том числе НДС 167,80 рублей, от 04.02.2007 г. счет гостиницы 1100,00 рублей, в том числе НДС 167,80 рублей и т.д.

А/О Борисова К.Ю. № 48 от 04.03.2007 г. на сумму 19412,66 рублей, в том числе НДС 2961,25 рублей

Данное нарушение привело к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

v На предприятии приобретались подарки для работников, руководителя и другим лицам, не работающим в данной организации на различные праздники.

Например, по а/о № 46 от 26.02.07 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650 руб.

В соответствии с Инструкцией, по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 41 Кт 71 -800 руб. оприходован товар

Дт 90 Кт 41 - 800 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт 90 Кт 68 - 144 руб. начислен НДС (800*18%)

Дт 91 Кт 90 - 800 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия.

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

v Были выявлены неправомерные расчеты с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. до 22.07.2007 этот лимит составлял 60 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У, Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540). Расчеты в рамках одного договора по суммам, превышающим установленный размер, необходимо производить в безналичной форме (Письмо УФНС по г. Москве от 21.11.2005 N 09-24/85819).

По а/о №84 от 10.04.07 приобретен музыкальный центр стоимостью 152000 руб. и нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, составляющий в феврале 2006 года 60000 руб. Это является грубым нарушением расчетов. Такие покупки необходимо производить в безналичной форме.

v Было выявлено такое нарушение как, внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Борисовой К.Ю. были выданы денежные средства на внесения их на оплату другого юридического лица, посредством занесения денежных средств непосредственно на счет поставщика, что является грубым нарушением.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица - контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

v В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, что является нарушением.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

v В данной таблице отражены остатки на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. На основании данного можно сделать вывод, что задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам на конец года не иметься.

Таблица 23

Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 71.1
Сотрудники
за 2007 г.
АЛЬЯНС ООО
Субконто	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Антонов Ю.П.			75,000.00	75,000.00
Борисова К.Ю.			35,030.98	35,030.98
Костылев. А.И.			40,000.00	40,000.00
Овчинникова К.В.	51,500.00			51,500.00
Юсупов А.А.			62,910.70	62,910.70
Тищенко В.В.	135,000.00		85,000.00	220,000.00
Итого развернутое	186,500.00
Итого	186,500.00		297,941.68	484,441.68

Как видно из данной таблицы, задолженности по расчетам с подотчетными лицами отсутствуют, из чего можно сделать вывод, что за отчетный год счет 71.1 закрыт полностью.



Выводы ко второй главе

Бухгалтерский учет призван обеспечивать все уровни управления предприятия информацией о фактическом состоянии управляемого объекта, а также обо всех существенных отклонениях от заданных параметров.

Было проведено знакомство с системой бухгалтерского учета организации с целью оценки ее состояния и эффективности.

В процессе оценки анализа бухгалтерского учета организации были получены следующие результаты:

ь В различных отчетных периодах учет по расчетам с подотчетными лицами велся единообразно и планомерно;

ь Анализ состояния бухгалтерского учета показал, что первичные учетные документы, служащие документальным основанием для отражения расходов в составе себестоимости товара, отражение операций по кассе и др. сгруппированы в хронологической последовательности;

ь Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в соответствии с действующим законодательством;

ь Расчеты наличными деньгами между организациями, осуществляемые через кассу, лимитируются законодательством;

ь Правила проведения кассовых операций, порядок выдачи и приема наличных денег, а также порядок оформления кассовых документов регламентируются специальной инструкцией ЦБ РФ;

ь Все документы оформляются в организации в установленном законодательством порядке типовыми межведомственными формами первичной учетной документации;

ь Бухгалтерский учет в организации осуществляется автоматизированным способом с помощью программы «1С Бухгалтерия»;

ь Данные аналитического учета в своих существенных аспектах соответствуют данным синтетического учета;

ь Система внутреннего контроля оценена как средняя;

ь Использование счетов в бухгалтерском учете соответствуют Плану счетов;

ь Бухгалтерский учет и отчетность, в основном, отражают существо проводимых организацией операций, за исключением недостатков, указанных во второй главе, выявленных при аудите данных расчетов.

Изучение типичных ошибок, допускаемых в организации при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты, отсутствие приказов, смет командировочных и представительских расходов и др.

Эти нарушения негативно сказываются на деятельности организации и искажают данные бухгалтерской отчетности что недопустимо и влечет за собой, при проверке налоговыми органами, штрафов и взысканий.

Глава 3. Пути совершенствованию учета и аудита в ООО «АЛЬЯНС»

3.1 Предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

Рыночные отношения выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам организации контроля (внутреннего контроля, внутрихозяйственного контроля) в организациях. Контроль необходимо ориентировать не на выявление и фиксацию уже свершившихся потерь разного рода, а на их предупреждение.

Изучение финансово-хозяйственной деятельности данной организации за 2007 год позволяет сделать вывод о среднем уровне надежности системы внутреннего контроля.

Под системой внутреннего контроля понимают совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств, для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта и его силами надзор и проверку такие как:

- соблюдение требований законодательства;

- точность и полнота бухгалтерской отчетности;

- предотвращение ошибок и искажений;

- исполнение приказов и распоряжений;

- обеспечения сохранности имущества организации.

В общем, учет на ООО «АЛЬЯНС» ведется в соответствии с требованиями нормативных актов по бухгалтерскому учету. Однако действующая система организации учета имеет как свои преимущества, так и свои недостатки. Были выявлены множественные недочеты, как со стороны бухгалтерии, так и со стороны подотчетных лиц.

Самым главным, на наш взгляд, является управление теми ресурсами, которыми обладает организация (это - акционеры, менеджеры, рядовые сотрудники, денежные средства, поставщики, имущество, партнеры и союзники, объекты недвижимости и т.д.) Для обеспечения делового совершенства организации необходимо управлять каждым из перечисленных выше ресурсов таким способом, который наиболее соответствует его специфике. Для решения данной проблемы необходимо комплексно подходить к стратегическому планированию, в которое должны быть вовлечены все сотрудники организации, начиная с руководителей и кончая рабочими. В нем должны участвовать все, кто занимается разработками, изготовлением, продажами и техническим обслуживанием в организации. При этом процесс стратегического планирования, прежде всего, должен быть направлен на получение результата и совершенствования организации.

Расчеты с подотчетными лицами - раздел учета, где наряду с проверкой отражения операций в системе бухгалтерского учета немаловажное значение приобретает оценка системы первичного учета. Связано это в первую очередь с тем, что практически все документы, оформляющие операции данного раздела, поступают в организацию извне. Рассматриваемому участку учета свойственны определенные факторы риска, обусловленные следующими причинами:

- отсутствие многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки (как это происходит с документацией, создаваемой на предприятии);

- сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов;

- большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов;

- отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с расчетами за оказанные услуги). Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности.

Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость постоянного контроля системы первичного учета на участке расчетов с подотчетными лицами. Во избежание ошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в организации целесообразно создавать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.)

Необходима организация четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, не соблюдения этого приводит к большому риску несанкционированного доступа. Это может привести как к утере документов, и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т.п.). Организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет согласно п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Необходимо создать графики документооборота, содержащие сроки сдачи документов в архив, оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Так же рекомендую применить в организации системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляются создание и обработка документов данного раздела учета.

Для совершенствования документооборота и порядка расчетов с подотчетными лицами необходимо отражать в учете полученные авансовые отчеты в сроки, когда подотчетное лицо должно отчитаться за подотчетные суммы. При отсутствии оправдательных документов необходимо принять решение о том, каким образом будет производиться учет по выданной подотчетной сумме, т.е. следить за движением подотчетных сумм, это возможно либо с помощью формирования журнала, либо создание автоматизированной системы.

Необходимо строже контролировать порядок выдачи денежных средств, целесообразность расходов, направление их списания, а также своевременность сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчётам. Пристальное внимание необходимо уделять представительским расходам, а также затратам на расходы различного рода.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными при наличных расчетах, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- комплектность документации (правильность оформления документов);

- сроки предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

- какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

- какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

- какую бухгалтерскую проводку, в каком учёном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учётных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью, а так же четко понимать ответственность за нецелевое использования денежных средств. В данной организации не было представлено приказа о материальной ответственности сотрудников при работе с наличностью. Необходимо создать такое распоряжение и четко разъяснить подотчетным лицам их ответственность за нарушения. С подотчетными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания нанесенного ущерба с подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения).

Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.

Поэтому рекомендуется в приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со ст. 183 ГК РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения, поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.

Одним из направлений улучшения внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40. Этот процесс в данной организации ранее не проводился.

Так же необходимо создать приказ, отраженный в учетной политике

ООО «АЛЬЯНС» о том, что при инвентаризации расчетов приказом директора по организации в обязательном порядке должна создаваться инвентаризационная комиссия в составе 3 человек: директор, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

С целью повышения профессионального уровня сотрудником, непосредственно связанных с данными операциями считаю обязательным направить персонал бухгалтерии на курсы повышения квалификации. Чтобы они имели более четкое представление о расчетах с подотчетными лицами и в дальнейшем уменьшить риск ведения неправильного расчета.

Так же есть возможность пригласить стороннюю организацию, специализирующуюся в данной области для проведение семинара на территории организации для ее сотрудников, что будет немаловажным и познавательным как для сотрудников бухгалтерии, так и подотчетных лиц.

Необходимо стараться уходить от наличных расчетов и переходить на безналичные расчеты. Сейчас очень сильно развиты такая система покупок как заказ через Интернет, что экономит и время поиска необходимых хозяйственных товаров и деньги организации, так как большинство фирм предоставляет систему скидок постоянным клиентам.

Для снижения командировочных и представительских расчетов возможно применение совершение сделки электронным способом. Это снизит необходимость затрачивать денежные средства на приемы, либо поездке сотрудника в командировку. Это возможно посредством использования электронной цифровой подписи.

Необходимо создать смету на командировочные и представительные расходы и закрепить ее в учетной политике организации. Это поможет регламентировать данный вид расхода, чтобы не возникало спорных вопросов. Мной создан пример документа, на основании которого можно закрепить расходы в денежном выражении. (см. Приложение)

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, или путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон об ЭЦП) обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Бухгалтер часто сталкивается с ситуацией, когда возникает спорный вопрос о том или ином. Вопросы возникают поскольку не по всем вопросам есть регламент, установленный законом, поэтому налоговики думают одно, налогоплательщики - другое, чтобы избежать подобных разночтений, необходимо принимать локальные нормативные акты, в частности, по суммам суточных, объема возмещаемых расходов на командировки (такси, сотовая связь и т.д.).

Проведенные в данной организации аудиторские проверки, на наш взгляд, только улучшают систему контроля. Я считаю, что чем больше будет таких проверок на предприятии, тем более своевременно можно предупредить об имеющихся нарушениях, ведущих к материальным потерям. Аудиторское заключение ни в коей мере не является обвинительным документом о деятельности организации, оно направлено на своевременное обнаружение ошибок, их исправление, что не повлечет в конечном итоге искажения данных бухгалтерской отчетности.

Так же немаловажным является более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов. Это может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. Вся информация об операциях в ООО «АЛЬЯНС» содержится в необходимых регистрах складского и бухгалтерского учета и отчетности. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации что в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Необходимо внести сплошным порядком исправления в бухгалтерский учет по замечаниям и рекомендациям, сделанным в результате проверки.

В соответствии с требованиями п.11 Приказа Минфина РФ №67н «В случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены.

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

Выбор основных направлений организационного развития является важным этапом развития любого предприятия. От рационального состава подразделений органов управления, их связи между собой и взаимодействия с подчиненными в значительной степени зависит эффективность работы системы управления и функционирования всей компании в целом.

Основная задача для повышения эффективности и результативности организации заключается в понимании каждым работником общей цели, стремлении проявлять настойчивость в решении проблем, в формировании состава компетентных работников, владеющих мастерством и квалификацией. Имея в наличии таких работников, связанных одной целью, можно говорить о качестве труда, об эффективности и результативности по всем направлениям деятельности организации, в том числе об эффективности организации внутреннего контроля.

3.2 Предложения по Совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами

Составление достоверной отчетности в настоящее время во всех странах становится решающим условием снижения информационного риска при принятии ответственных финансовых решений о вложении инвестиций, организации денежных потоков, оценке эффективности использования ресурсов. Важную роль в решении данной задачи играет организация аудиторских проверок и подтверждение достоверности расчетов независимыми высококвалифицированными специалистами. Даже самый опытный бухгалтер может ошибаться, а его ошибки могут нанести непоправимый вред компании, если не будут своевременно выявлены и исправлены. Но зачастую даже выборочная проверка может установить существенные нарушения или вскрыть ошибки там, где их никто не ожидал увидеть. Ошибки, которые встречаются даже не в ведении бухгалтерского или налогового учета, а в оформлении первичной документации, или при не составлении полного комплекта документов установленной формы, подтверждающего ту или иную хозяйственную операцию, могут привести к значительным негативным последствиям. Это особенно актуально для торговых предприятий с большим документооборотом, когда главный бухгалтер или бухгалтер, отвечающий за конкретный участок учета, в силу своей постоянной загруженности не в состоянии отследить правильность оформления всех документов, поступивших в организацию.

Как известно, цель аудита - оценка полноты и достоверности представляемой отчетности, соответствия ее действующему законодательству, а также требованиям, предъявляемым к бухгалтерскому учету и финансовой отчетности.

Мое предложение состоит в создании службы внутреннего аудита. Она может быть создана в организации в виде отдела как самостоятельной организационной единицы, входящей в состав системы управления и наделенной функцией контроля фактов финансово-хозяйственной жизни экономического субъекта. Для организации внутреннего аудита большое значение имеет выбор подхода к формированию состава аудиторов, при этом возможны два варианта: организация специальной службы внутреннего аудита, укомплектованной профессиональными аудиторами, или привлечение сотрудников данного предприятия в качестве аудиторов.

Одна из основных задач отдела - помогать сотрудникам компании в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в поиске наиболее результативных путей использования производственных и человеческих ресурсов и выявление дополнительных резервов предприятия для повышения производительности и прибыльности производства.

Цели, полномочия и ответственность отдела внутреннего аудита еще на этапе его создания должны быть оформлены в виде письменного документа, утвержденного руководством компании и одобрено руководством. Этот документ позволит обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность отдела, что, в свою очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений его сотрудников.

При формировании такого отдела необходимо решить ряд задач в определенной последовательности.

Первый этап. Определение спектра общих целей и задач стратегического характера, для достижения которых создается отдел внутреннего аудита.

Второй этап. Проведение всестороннего анализа организации, установление структуры отдела внутреннего аудита, фиксация "слабых" мест в системе внутреннего контроля и т.д. Выявление "точек приоритета" по повышению эффективности работы.

Третий этап. Определение места внутреннего аудита и степени его интеграции с другими отделами организации.

Четвертый этап. Разработка нормативных документов внутреннего аудита.

Пятый этап. Формирование штата отдела внутреннего аудита, его технической базы.

Шестой этап. Модернизация системы управления.

В процессе функционирования отдел внутреннего аудита достигнет наибольшего результата при постоянном контроле всех процессов данной организации.

В дополнение к внутренним стандартам аудиторского отдела организаций предлагается разрабатывать методики, инструкции и положения, перечень процедур, рабочие таблицы и вопросники, макеты и другие документы, раскрывающие подходы аудиторской организации к проведению аудита.

Так же важно четко разработать методику использования в аудите процедур анализа и критериев принятие решений по их результатам. При этом они не должны содержать указаний, какие конкретно процедуры анализа должны быть выполнены в той или иной ситуации это необходимо оставить на усмотрение аудитора. Наряду с этим они должны представлять собой своего рода руководство по применению процедур на различных стадиях аудиторской проверки, которые оказали бы помощь аудиторам в достижении наибольшей эффективности проводимых проверок.

В процессе проверки для получения аудиторских свидетельств и доказательств аудиторского заключения целесообразно осуществить процедуры с использованием независимых тестов и тестов на соответствие. Эти тесты могут быть разработаны заранее или установлены в стандартной форме.

Независимые тесты предназначены для проверки операций и остатков на счетах, а также для осуществления других процедур с целью получения сведений о полноте, правильности и законности операций, содержащихся в бухгалтерских записях и финансовой отчетности.

Тесты на соответствие применяются для проведения проверки с целью выявления соответствия процедур внутреннего контроля установленным нормам.

Так же необходимо проводить устный опрос и сотрудников бухгалтерии и подотчетных лиц, что означает фактическую проверку объектов контроля путем опроса соответствующих лиц, располагающих теми или иными сведениями об этих объектах. Устный опрос в аудиторских проверках используется путем проведения устного опроса персонала, руководства организации и независимой (третьей) стороны по принципу «вопрос -- ответ -- результат». В целях формирования у аудитора более точного представления о состоянии учета на предприятии предлагается использование опросного листа, в котором должны быть сформулированы вопросы, дающие аудитору представление об организации учета.

При совершенствовании методов получения аудиторских доказательств и формировании системы показателей могут возникнуть сложные проблемы. В качестве первоочередных условий повышения качества аудиторских проверок называется не только совершенствование методов получения аудиторских доказательств, включая неучетную информацию, но и сокращение времени проведения аудиторских процедур за счет автоматизации аудита. Применение информационных технологий в аудите, а именно, компьютерных программ по автоматизации аудиторской проверки и применение компьютерных бухгалтерских систем в ходе ее проведения, рассматривается как наиболее эффективный способ снижения трудоемкости процесса аудиторской проверки и сокращения времени получения аудиторских доказательств.

Необходимо так же четко регламентировать подготовку аудиторской проверки, процесса сбора аудиторских доказательств, оформления результатов аудиторской проверки по отдельным направлениям и завершающего аудиторского заключения.

Необходимо разработать пакет документов, необходимый для аудиторской проверки.

Основной целью является то, что уже на стадии составления плана определить, какова трудоемкость работ, не упустить основные этапы проверки (если какой либо документ исключается, то аудиторы поясняют в своем отчете, представляемом руководству фирмы, почему этот участок работ не проверяется), представить минимум необходимых аудиторских доказательств и содержание выводов, которые должен сделать аудитор после проведения проверки конкретного участка.

Отличительной особенностью современного аудита является его системно-ориентированная направленность. В этой связи предлагаю разработать схемы предоставления информации о состоянии учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии руководителям данной организации.

Действующая на российских предприятиях система сводок рапортов, справок и отчетов, как правило, крайне фрагментарна и не отвечает требованиям, предъявляемым к информационному обеспечению управления производством в настоящих условиях (полнота информации, ее сопоставимость, оперативность, точность, краткость, целесообразность и т.п.). Отсутствует ряд конкретных форм аналитических отчетов. Кроме того, требует корректировки иерархия форм отчетов для разных уровней пользователей этой информацией. Необходимо четко прописать периодичность составления аналитических отчетов для различных пользователей.

Так же следует регламентировать порядок аудиторской проверки. Что за чем следует, и выстроить четкий регламент документов по важности их проверки, чтобы уделить достаточно внимания важнейшим вопросам и не упустить второстепенные.

Данная организация сталкиваются с необходимостью проведения аудиторской проверки. Надо знать, что должен делать аудитор, а что - нет, что бухгалтер может потребовать от аудитора и в каких случаях, бухгалтер обязан выполнять требования аудитора.

- К сожалению, среди бухгалтеров существует распространенное мнение, что аудиторские стандарты - это документы только для аудиторов. Но это не так. В ст. 9 Закона N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности", посвященной правилам (стандартам) аудиторской деятельности, сказано, что эти правила (стандарты) являются обязательными как для аудиторов, так и для аудируемых лиц. Поэтому бухгалтеры, а именно они чаще всего общаются с аудиторами при проведении проверки, должны знать или хотя бы иметь представление о содержании стандартов.

В настоящее время утвержден уже 31 стандарт аудиторской деятельности, последние из них были приняты в августе прошлого года. Некоторые из них в основном касаются аудиторов, но есть и такие стандарты, которые очень важны и для руководителей и бухгалтеров аудируемых лиц.

Бухгалтер вряд ли сможет найти время изучить подробно все стандарты. На какие из них он должен обратить особенное внимание.

- Например, это Стандарт "Планирование аудита", в котором определено, что аудитор вправе обсуждать с представителями аудируемого лица отдельные разделы плана проверки. Это повышает эффективность аудита, помогает скоординировать работу аудитора с работой персонала бухгалтерии и других подразделений аудируемого лица.

В Стандарте "Аудиторское заключение" подробно раскрыто, в каких случаях мнение, выраженное в заключении, может быть не безоговорочно положительное, то есть какие факторы могут привести к тому, что заключение будет включать оговорку, отказ от выражения мнения, отрицательное мнение.

Поскольку в аудиторском заключении выражается мнение аудитора о достоверности финансовой отчетности во всех существенных отношениях, целесообразно при обсуждении проведения аудита обговорить с аудитором и предполагаемый уровень существенности. А порядок его расчета рассмотрен в Стандарте "Существенность в аудите".

Так же моей рекомендации будет такой вариант, как заключения договора с аудиторской компанией, которая по мере необходимости будет оказывать главному бухгалтеру консультации и помощь в составлении отчетности и правильной постановке учета, разрабатывая методические рекомендации, позволяющие полно реализовать утвержденные правила (стандарты) учета.

При возникновении необходимости аудита в организации необходимо проводить постоянный мониторинг нормативного законодательства, на основании которого будет опираться аудитор т.к. они постоянно дополняются.

В процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Во время аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитору приходится учитывать наряду с общими моментами специфические аспекты, касающиеся непосредственно аудита расчетов с подотчетными лицами. На основании выявленных нарушений при расчетах в данной организации, я в данной главе освятила рекомендации по усовершенствованию проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. Применение их на практике поможет организации выйти на новый уровень и снизит риск различного рода нарушений.

Заключение

Под организацией понимается группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей, а конечном итоге направленная на получение прибыли. Работа любой организации всегда сопровождается кругооборотом денежных и иных средств, принадлежащих этой организации. Учёт и контроль этого кругооборота всей финансово-хозяйственной деятельности является одним из важнейших функций управления организацией.

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Эти операции затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

Актуальность и значимость этих вопросов повлияли на выбор темы дипломной работы «Учет и аудит расчетов с подотчетными суммами».

Цель исследования - изучить порядок учёта расчётов с подотчётными лицами, их документальное оформление, ознакомиться с основными положениями, законами и нормативными актами, изучить подробнее порядок проведения аудиторских проверок, сделать вывод и предложения.

Задачами дипломной работы являются:

Ш Раскрыть суть и содержание расчетов с подотчетными лицами.

Ш Проанализировать состояние данных расчетов в ООО «АЛЬЯНС»

Ш Отразить основные направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

Работа состоит из введения, трех глав и заключения. В первой главе рассматриваются теоретика - методические аспекты по расчетам с подотчетными лицами. Во второй главе анализируется учет и аудит расчетов в данной организации. Третья глава содержит рекомендации по совершенствовании расчетов с подотчетными лицами.

Объектом дипломной работы является Общество с ограниченной ответственностью ООО «АЛЬЯНС», основной деятельностью которой является:

· Продажа коллективных и индивидуальных средств защиты человека (органов дыхания, кожных покровов, а так же комплексных средств защиты) от вредных сильнодействующих и я довитых веществ в виде аэрозолей ,пыли, газа (респираторы, промышленные и гражданские противогазы, фильтры, самоспасатели)

· Разработка, продажа и внедрения программных продуктов «ноу-хау», наукоемких технологий, проведения научно-исследовательских программ и т.д.

Организация имеет уставной капитал в размере 50 000 рублей, акционерами являться юридические лица. Численность сотрудников составляет 20 человек. В приложение № представлена структурная схема организации.

Учетная политика организации ООО «АЛЬЯНС» была принята в 2003 году, где были утверждены основные положения деятельности организации.

Касаясь темы, исследуемой в дипломной работе, можно выделить следующие положения:

Ответственность за организацию учета, соблюдение налогового законодательства при ведении хозяйственной деятельности несет генеральный директор.

Ответственность за правильное составление налоговых деклараций несет главный бухгалтер. Ответственность за правильное отражение хозяйственных операций в регистрах налогового учете несут лица, утвержденные в приказе на должности и имеющие должностные инструкции, и соответствующую квалификацию.

Бухгалтерский учет призван обеспечивать все уровни управления предприятия информацией о фактическом состоянии управляемого объекта, а также обо всех существенных отклонениях от заданных параметров.

Отчетным годом ООО «АЛЬЯНС» считается период с 01 января по 31 декабря включительно, в который сдается квартальная и годовая отчетность.

Анализируемый год на основании которого был проведен анализ организации является с 1 по 31 декабря 2007г включительно.

Как и многие другие предприятия, ООО «АЛЬЯНС» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии имеется список штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды. Этот список утвержден руководителем предприятия. Деньги выдаются на срок до месяца. После этого срока подотчетное лицо в течении трех дней должно отчитаться перед бухгалтерией за выданную сумму.

В бухгалтерском учете ООО «АЛЬЯНС» подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по каждой операции. Типовые проводки по учету расчетов отражены в Приложении №

Списание сумм отраженных на счетах производиться на 90 «Прибыли и убытки». В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 "Дебиторская задолженность, а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации".

...