Учет и аудит расчетов с подотчетными суммами

Основными документами, которые были подвергнуты изучению, являются: учетная политика; авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы и т.д.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (см. Приложение ).

В процессе оценки бухгалтерского учета организации были получены следующие результаты:

ь В различных отчетных периодах учет по расчетам с подотчетными лицами велся единообразно и планомерно;

ь Анализ состояния бухгалтерского учета показал, что первичные учетные документы, служащие документальным основанием для отражения расходов в составе себестоимости товара, отражение операций по кассе и др. сгруппированы в хронологической последовательности;

ь Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в соответствии с действующим законодательством;

ь Расчеты наличными деньгами между организациями, осуществляемые через кассу, лимитируются законодательством;

ь Правила проведения кассовых операций, порядок выдачи и приема наличных денег, а также порядок оформления кассовых документов регламентируются специальной инструкцией ЦБ РФ;

ь Все документы оформляются в организации в установленном законодательством порядке типовыми межведомственными формами первичной учетной документации;

ь Бухгалтерский учет в организации осуществляется автоматизированным способом с помощью программы «1С Бухгалтерия»;

ь Данные аналитического учета в своих существенных аспектах соответствуют данным синтетического учета;

ь Система внутреннего контроля оценена как средняя;

ь Использование счетов в бухгалтерском учете соответствуют Плану счетов;

ь Бухгалтерский учет и отчетность, в основном, отражают существо проводимых организацией операций, за исключением недостатков, указанных во второй главе, выявленных при аудите данных расчетов.

Дальнейшей целью моего анализа данной организации являлось проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Целью аудита является установление соответствия применяемой методике учета расчетов с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде, для того чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

На основании проведенного аудита были сделаны следующие выводы:

Ш Список сотрудников имеющих право на получение наличных денежных средств на административно-хозяйственные и операционные расходы установлен.

Но при детальной проверке было выявлено выдача денег, сотруднику не входящему в данной приказ.

* Рекомендую составить соответствующий приказ, и следить за обновлением сотрудников, кому разрешено выдавать подотчетные суммы.

Со всеми материально-ответственными лицами необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Ш В процессе работы с подотчетными лицами возникает потребность отслеживать информацию о выдаче и приеме денежных средств под отчет, сроках на которые они выданы и цели. Данного документа в организации не предоставлено.

* Рекомендую воспользоваться предлагаемой формой (см. приложение) так как она облегчит работу бухгалтера и сократит кол-во нарушений, связанных с невозвратом подотчетных сумм или документов подтверждающих покупки.

Ш Большое количество нарушений в работе с документами, а именно неправильность заполнения, неполный пакет отчетных документов по подотчетным суммам полученными при наличных расчетах, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению.

*Рекомендую: это можно предотвратить, издав методичку главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны четко быть прописаны.

Для подотчетных лиц:

- комплектность документации (правильность оформления документов)

- сроки предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

Для сотрудников бухгалтерии:

- какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

- какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

- какую бухгалтерскую проводку, в каком учёном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Ш Необходима организация четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, не соблюдения этого приводит к большому риску несанкционированного доступа.

*Рекомендую: Создать графики документооборота, содержащие сроки сдачи документов в архив, оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Так же рекомендую применить в организации системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляются создание, и обработка документов данного раздела учета.

Ш В результате аудита были выявлены нарушения связанные с представительскими, командировочными расходами, не были предоставлены сметы по нормированию расходов в данной организации.

*Рекомендую: Создать смету (см. Приложение) в котором четко определить суммы по представительским и командировочным расходам и закрепить данный документ в учетной политики. Так же, чтобы сократить расходы, для заключения договоров возможно применение «Электронной цифровой подписи», это разрешено законодательством при определенных условиях.

Ш В ходе аудиторских процедур установлено, что налоговый учет осуществляется только на основании регистров бухгалтерского учета, что приводит к неправильному их отражению.

*Рекомендую: Поскольку налоговый и бухгалтерский учет во многом не совпадают, следует бухгалтерские и налоговые регистры вести раздельно.

Ш Выявление большого кол-ва недочетов в данной организации приводит к искажению результатов бухгалтерского учета, а в дальнейшем и бухгалтерской отчетности.

*Рекомендую: создать службу внутреннего аудита. Одна из основных задач отдела - помогать сотрудникам компании в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в поиске наиболее результативных путей использования производственных и человеческих ресурсов. А так же вовремя выявлять нарушения при расчетах с подотчетными лицами методом проверок.

Ш В процессе аудита были выявлено, что сотрудники не имеют достаточно знаний в расчетах с подотчетными лицами, это касается как сотрудников бухгалтерии, так и подотчетных лиц.

*Рекомендую: С целью повышения профессионального уровня сотрудником, непосредственно связанных с данными операциями считаю обязательным направить персонал бухгалтерии на курсы повышения квалификации. Так же есть возможность пригласить стороннюю организацию, специализирующуюся в данной области с целью проведение семинара на территории организации для ее сотрудников, что будет немаловажным и познавательным как для сотрудников бухгалтерии, так и подотчетных лиц.

Ш Проведение аудиторских проверок в организации присутствует, т.к она подлежит обязательному аудиту. В целях более полной подготовке к аудиту:

*Рекомендую: Изучить стандарты аудита, такие как (Например: «Планирование аудита», «Аудиторское заключение», «Существенность в аудите» и т.д.). Это поможет скоординировать работу аудитора с персоналом, поможет главному бухгалтеру обсудить вопросы различного рода касаемые проверки.

Так же возможно заключить с аудиторской компанией договор на абонентское обслуживание, в этом случае при возникновение спорных вопросов они смогут всегда получить квалификационную помощь.

При проведении внутреннего аудита так же немаловажно создать специальные вопросники и тесты, которые помогут собрать информацию по данному вопросу. Есть возможность создать специальную программу, которая облегчит трудоемкость и длительность аудиторской проверке, не снижая тем самым качества.

На основании вышеизложенного анализа организации можно сделать выводы, что она динамично развивается, постепенно наращивая свои мощности и увеличивая доходность. Были обнаружены нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, которые бы существенно повлияли бы на достоверность бухгалтерской отчетности. В целом организация системы бухгалтерского учета оценивается как эффективная.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Внесение изменений и применение данных рекомендаций отображенных в работе поможет привести учет расчетов с подотчетными лицами в надлежащий порядок и уменьшить количество ошибок, возникающих при расчетах. Организованный учет хозяйственных операций позволяет сформировать бухгалтерскую информацию для целей оперативного и управленческого учета, позволяет составить общее представление о финансовом состоянии организации и её перспективах.

Приложение 1

Утверждено правлением фирмы «АЛЬЯНС»

Протокол № 45

Генеральный директор Михайлов И.К

Смета представительских расходов фирмы «АЛЬЯНС» на 2007 год.