Учет денежных средств на примере ООО "ШАНС"

- сроки действия аккредитива, представления документов,

подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание

услуг), и требования к оформлению указанных документов;

- условия оплаты (с акцептом или без акцепта);

- ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение)

обязательств.

В основной договор могут быть включены иные положения, касающиеся порядка расчетов по аккредитиву.

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву. Плательщик представляет обслуживающему банку аккредитив (ф. № 0401063), в котором обязательно указывает:

Вид аккредитива;

Условие оплаты аккредитива;

Номер счета, открытый исполняющим банком для депонирования средств;

Срок действия аккредитива с указанием даты (число, месяц и год) его закрытия;

Полное и точное наименование документов, против которых производится платеж по аккредитиву;

Наименование товаров (работ, услуг) для оплаты которых открывается аккредитив, номер и дату основного договора, срок отгрузки товаров (работ, услуг), грузополучателя и место назначения (при оплате товаров).

При отсутствии хотя бы одного из этих реквизитов банк отказывает в открытии аккредитива. В случае отзыва (полного или частичного) или изменения условий аккредитива плательщиком представляется в банк-эмитент соответствующее распоряжение, составленное в произвольной форме в трех экземплярах с подписями лиц, имеющих на это право.

Расчеты аккредитивами (рис.1.4) производятся в следующем порядке:

1 - заключение договора контракта с указанием аккредитивной формы расчетов;

2 - заявление на открытие аккредитива (сумма, срок, условия использования его поставщиком);

3 - выписка из расчетного счета об открытии аккредитива, его условия;

4 - извещение об открытии аккредитива, его условия;

5 - сообщение поставщику условий аккредитива;

6 - отгрузка продукции, товаров по условиям аккредитива;

7 - поставщик представил платежные и прочие (товарные) документы на оплату за счет аккредитива;

8 - извещение об использование аккредитива;

9 - выписка из расчетного счета - зачислен платеж;

10 - выписка со счета аккредитива об использовании аккредитива.

Рис. 1.4 Схема аккредитивной формы расчетов

Заявление на открытие аккредитива представляется в четырех экземплярах в банк-эмитент, который последний экземпляр со своей отметкой возвращает аккредитиводателю. Поставщик, получив известие об открытии ему аккредитива, производит отгрузку (отправку) товаров. Для получения средств с аккредитива поставщик представляет в банк-исполнитель реестр счетов и другие документы, предусмотренные условиями аккредитива. При нарушении поставщиком хотя бы одного условия, предусмотренного в аккредитиве, оплата документов не производится. Банк-исполнитель сверяет представленные поставщиком документы и при наличии полной тождественности условиям выставленного аккредитива производит их оплату. Закрытие аккредитива производится в следующих случаях:

1. при полном использовании средств или по истечении срока аккредитива, о чем банк-исполнитель сообщает банку-эмитенту.

2. по заявлению поставщика об отказе дальнейшего использования аккредитива до окончания срока его действия, о чем банк-исполнитель сообщает банку-эмитенту, и неиспользованная сумма аккредитива возвращается в банк-эмитент для восстановления на счете аккредитиводателя.

3. по заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично.

О закрытии аккредитива посылается уведомление банку-эмитенту.

При выставлении покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент списывает денежные средства с расчетного счета аккредитиводателя. Он также может быть выставлен за счет специально полученного кредита в банке.

При выставлении покрытого аккредитива составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 55, субсчет 1 «Аккредитивы»

Кредит счетов 51 «Расчетные счета»

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам

и займам»

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам

и займам» и др.

При выставлении непокрытого (гарантированного) аккредитива банку-исполнителю предоставляется право списывать сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Этот вид аккредитива может быть применен только при наличии корреспондентских отношений между банками поставщика (банком-исполнителем) и банком покупателя (банком-эмитентом).

При выставлении непокрытого аккредитива субсчет 55-1 не используется. Все записи производятся на забалансовом счете 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные». При открытии аккредитива запись производится по приходу счета 009, а при использовании непокрытого аккредитива (дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредит счета 51 «Расчетные счета») - по расходу счета 009.

Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком на основании распоряжения покупателя (аккредитиводателя).

Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика. При выставлении аккредитива банком-эмитентом с аккредитиводателя взимается плата за услугу. Пример типовых операций при аккредитивной форме расчетов представлен в таблице 1.2

Таблица 1.2 Типовые операции при аккредитивной форме расчетов

№ п/п	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
1	Выставлен аккредитив с расчетного счета	55-1	51
2	Выставлен аккредитив за счет краткосрочного кредита банка	55-1	66
3	Списано с расчетного счета за услуги банка по выставлению аккредитива	91-2	51
4	Списано с аккредитива в порядке оплаты документов поставщика	60	55-1
5	Остаток аккредитива вернулся в банк-эмитент и зачислен на расчетный счет	51	55-1
6	Остаток аккредитива вернулся в банк-эмитент и зачислен на ссудный счет	66	55-1

Аккредитивная форма расчетов должна найти наиболее широкое применение при работе предприятий в новых условиях. Это объясняется переходом поставщиков на международные стандарты определения момента реализации работ, услуг, продукции по отгрузке. Эта форма расчетов призвана сблизить момент отгрузки с моментом платежа и тем самым решает проблему неплатежей.

По субсчету 55-2 учитываются чековые книжки. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется Положением о чеках, введенным в действие с 1 марта 1992 г., с последующими добавлениями и изменениями.

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодателю. Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются ч.2 Гражданского кодекса РФ, а в части, им не урегулированной, - другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя. Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока его предъявления к оплате. Представление чека в банк, обслуживающий чекодателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. По мере расчетов с поставщиками товаров и услуг чекодатель выписывает чек на сумму платежа, но не более лимита и передает его поставщику (чекодержателю). Чекодержатель сдает принятые чеки в свой банк. Банк-плательщик зачисляет на расчетный счет чекодержателя сумму платежа по чеку.

Расчеты чеками (рис.1.5) производятся в следующем порядке:

1 - представление в банк заявления на получение чеков;

2 - выдача чеков;

3 - предъявление поставщиком покупателю документов на отгруженную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги;

4 - выдача чека поставщику покупателем;

5 - предъявление чека поставщиком банку;

6 - предъявление чека банка поставщика для оплаты банку покупателя;

7 - выдача клиентам выписки из счетов в банке.

Рис.1.5. Схема расчетов чеками

Обязательство перед чекодержателем погашается только деньгами и в момент оплаты чека банком плательщика.

При пользовании чеками надо различать следующие понятия:

Чек - документ установленной формы, содержащий письменное поручение чекодателя плательщику произвести платеж чекодержателю указанной в нем денежной суммы. Образец чека утверждается Центральным банком РФ.

Чекодатель - юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.

Чекодержатель - лицо, являющееся получателем денег по чеку.

Плательщик - банк или иное кредитное учреждение, получившее лицензию на совершение банковских операций и производящее платеж по предъявленному чеку.

Индоссант - чекодержатель, передающий чек другому лицу (индоссату) посредством передаточной надписи (индоссамента).

Аваль - поручительство за оплату чека, оформляемое гарантийной надписью на нем.

Чек должен содержать:

1) наименование «чек», включенное в текст документа на том языке, на котором этот документ составлен;

2) поручение плательщику выплатить конкретную денежную сумму;

3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Заполнение чека допускается как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле при подписании чеков не допускается. На чеке, выданном от имени юридического лица, должен быть оттиск его печати. Чек, сумма которого написана словами и цифрами, в случае их несовпадения, имеет силу на сумму, написанную словами. Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, служат платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законами РФ. Не допускаются прием чеков во вклады граждан на их лицевые счета в банках. Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации. Чеки подразделяются на именные, предъявительские и ордерные.

Именной чек выписывается на имя определенного лица без права дальнейшей передачи по индоссаменту (передаточная надпись). Передача прав по именному чеку возможна лишь в виде исключения с последующим переходом прав по долговым требованиям, установленным гражданским законодательством.

Предъявительский чек выписывается на предъявителя, т.е. без указания конкретного получателя.

Ордерный чек выписывается по приказу определенного лица и передается посредством именной или бланковой передаточной надписи на обороте.

Чеки подразделяются на денежные (для получения наличных денег) и расчетные (для безналичных расчетов). Чеки, предназначенные для безналичных расчетов, подразделяются на нелимитированные и лимитированные. Чеки сброшюрованы в чековые книжки, которые приобретаются клиентами за определенную плату в учреждении банка на основании заявления установленной формы. Чеки выполнены на бумаге с водяными знаками, имеют средства защиты, что исключает допущение каких-либо исправлений. Чек состоит непосредственно из чека и корешка. Одновременно с заполнением чека заполняется корешок. Испорченный чек должен быть оставлен в чековой книжке с надписью «Испорчен» и прикреплен к корешку. Расчетный чек представляет собой письменное распоряжение чекодателя на снятие денег с его счета и зачисление их на счет получателя. На основании чековых книжек производится оплата счетов предприятия за полученные товары и оказанные услуги . В целях обеспечения платежей по чекам с депонированием средств на отдельном счете вместе с заявлением о выдаче лимитированной чековой книжки представляется платежное поручение для депонирования средств на отдельном счете чекодателя. На основании этого заявления деньги снимаются с расчетного счета на сумму указанного лимита и депонируются на отдельном счете в банке, что отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 55, субсчет 2 «Чековые книжки» - на сумму лимита

Дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» - на сумму услуг

Кредит счета 51 «Расчетные счета» - на общую сумму

При оплате товаров или услуг чеком из лимитированной чековой книжки составляется проводка:

Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит счета 55, субсчет 2 «Чековые книжки»

При оплате чеком из нелимитированной чековой книжки деньги списываются с расчетного счета:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.счета

Кредит счета 51 «Расчетные счета».

Чековые книжки, являясь бланками строгой отчетности, выдаются под отчет лицу, которое производит безналичные расчеты с помощью лимитированных чеков. Главный бухгалтер обязан периодически проверять правильность использования чеков уполномоченными лицами.

При выдаче лимитированных чековых книжек под отчет работнику:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При предъявлении этими лицами отчета на сумму использованных чеков:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сальдо по соответствующим аналитическим счетам указанных двух главных счетов должно в точности соответствовать сумме остатка чеков у подотчетных лиц. Разница между этим сальдо и сальдо по субсчету 55-2 «Чековые книжки» (аналитические счета по учету лимитированных чековых книжек) покажет сумму по использованным, но не оплаченным банком чекам.

По субсчету 55-3 «Депозитные счета» учитывается движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады.

Депозит - это денежные средства, помещаемые для хранения в кредитные учреждения на длительный срок, по которым выплачивается повышенный процент.

Перечисление денежных средств на депозитные счета оформляются бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 55, субсчет 3 «Депозитные счета»

Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета».

Начисленные проценты за хранение денежных средств на депозитных счетах рассматриваются как операционные доходы и оформляются проводкой:

Дебет счета 55, субсчет3 «Депозитные счета»

Кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы».

При возврате кредитной организацией сумм вкладов составляется корреспонденция счетов:

Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 55, субсчет 3 «Депозитные счета».

Аналитические счета по субсчету 55-3 «Депозитные счета» открываются отдельно на каждый депозитный вклад.

Для учета денежных сумм, находящихся в пути, в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен главный счет 57 «Переводы в пути». Этот счет предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в отечественной и иностранных валютах в пути, т.е.е денежных сумм (преимущественно торговая выручка), внесенных в кассы банка или почтового отделения для перечисления на расчетный, валютный или иные счета организации, но еще не поступившие и не зачисленные по назначению.

На счете 57 «Переводы в пути» учитываются:

Денежные средства, внесенные в кассу почтового отделения или вечернюю кассу банка для зачисления на расчетный счет;

Денежные средства, переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет;

Денежные средства, перечисленные с одного счета для зачисления на расчетный счет;

Денежные средства, направленные на корпоративную пластиковую карту, если расчетный счет и счет корпоративной пластиковой карты находятся в разных учреждениях банка.

Этот активный по отношению к балансу счет размещается во II разделе актива баланса по статье «Денежные средства (50, 51, 52, 55, 57)». По дебетовой стороне счета учитываются сальдо и поступление, а по кредитовой - списание денежных средств при зачислении их по назначению на соответствующий счет в банке.

Основанием для производства записей по дебету счета 57 «Переводы в пути» служат квитанции о взносе наличных средств, выдаваемые учреждениями банков или почтовыми отделениями, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.д.

Дебет счета 57 «Переводы в пути»

Кредит счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

и др.

Основанием для производства записей по кредиту счета 57 «Переводы в пути» служат выписки банков, подтверждающих поступление денежных средств на счета:

Дебет счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кредит счета 57 «Переводы в пути»

Главный счет 51 «Переводы в пути» субсчетов не имеет. Но при наличии у предприятия расчетных и валютных счетов целесообразно предусмотреть два субсчета.

Синтетический счет ведется в Главной книге в обобщенном виде . Аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме - в журнале-ордере № 3 и в ведомости № 25.

1.3 Наличное денежное обращение

Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России (пю12 Порядка ведения кассовых операций).

В настоящее время действуют формы, согласованные с Минфином России, Минэкономики России, Банком России и утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

К ним, в частности, относятся:

1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

2) расходный кассовый ордер ( форма № КО-2);

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

( форма № КО-3);

4) кассовая книга (форма № КО-4).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров. Они применяются для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются бухгалтером организации в одном экземпляре. Заполняться эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью средств вычислительной техники. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются (п.19 указанного Порядка), Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов. Перечень прилагаемых документов Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации не установлен. Организация самостоятельно определяет, реквизиты каких именно документов будут указаны в кассовых документах. В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции. Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. ПКО заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п.13 Порядка ведения кассовых операций). Документы на выдачу денег (РКО) или заменяющие его документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п.14 Порядка ведения кассовых операций).

Составленные и подписанные приходные и расходные ордера (документы, его заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

(форма № КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в кассу. Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты РКО, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.

Передача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п.19 Порядка ведения кассовых операций в РФ). В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка.

Для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т.д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191). Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (письмо ЦБ РФ от 04.10.93 №18), которые включают:

рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;

единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организацией;

при получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается перевозить деньги общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами при транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;

следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие подобные места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

В соответствии с указанными нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий, в двухэтажных домах - на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуют внутренними ставнями, обитыми с двух сторон листовым металлом;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери;

иметь специальное окошко для проведения операций с персоналом организации или клиентами, закрывающееся изнутри;

укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать сейф) и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты - в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя организации.

Учреждением банка устанавливается лимит кассы (предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации). Лимит кассы устанавливается обслуживающим учреждением банка на основании заявления организации. В основе установления лимита кассы лежат два фактора:

сумма поступления наличной денежной выручки за последние три месяца;

сумма выплат (выдачи) денежных средств из кассы (кроме расходов на оплату труда и выплат социального характера) за этот же период. В расчете устанавливаются режим и порядок сдачи выручки, а также указывается фонд заработной платы и срок ее выплаты. Расчет подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия с оттиском печати. На основании представленного расчета учреждение банка устанавливает лимит кассы и сумму расходования денежных средств из выручки при отсутствии задолженности в бюджеты всех уровней. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Невыданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк утром на четвертый день.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы.

Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой наличностью и в случае выявления нарушений применяются штрафные санкции. За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности - штраф в трехкратном неоприходованной суммы. Проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» от 14.11.01 № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 60 000 руб.Указанием ЦБ РФ от 20.06.06 № 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами изменен на сумму 100 000 рублей.

На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере минимальной месячной оплаты труда.

Единственным документом для принятия к учету денежных средств в кассе служит приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «Получено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства могут поступать в кассу:

со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе «К выдаче», после того, как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.

в порядке оплаты за жилую площадь, пользование коммунальными услугами, содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставленных услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.;

в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы служит расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Оплачено».

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

на «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.;

при разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы;

при выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку;

при выдаче денег под отчет для приобретения материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет и в других случаях;

при взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными установленного образца.

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных ордеров (ф. № КО-3). По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера. Из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами . Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира.

На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр - журнал-ордер №1.

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, ведут итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за три-пять дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

На лицевой стороне журнала-ордера №1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса» (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, делают взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера « 2, 3, 4, 7, 8, 11,12). Итоги кредитовых оборотов по счету 50 переносят с лицевой стороны журнала-ордера №1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам - в дебет соответствующих корреспондирующих счетов. Остаток средств в кассе отражают в ведомости на оборотной стороне журнала-ордера №1 Только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением средств в кассе используют данные отчетов кассира.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте, необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки и др.

Счет 50 «Касса», активный по отношению к балансу, размещается во II разделе актива баланса по статье «Денежные средства (50, 51, 52, 55, 57)». По дебету счета 50 учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание. Журнал-ордер №1 и ведомость к нему открываются по субсчетам, записи ведутся в течение месяца.

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счетов:

51 «Расчетные счета» - при получении наличных денег для расчетов с работниками, как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при поступлении денег наличными по возмещению материального ущерба;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды и др.

В журнале-ордере № 1 делаются записи на расходование (выдачу) денег и денежных документов из кассы:

Дебет счетов:

51 «Расчетные счета» - при взносе наличными на расчетный счет в банке;

58 «Финансовые вложения» - при предоставлении другим организациям денежных займов (наличными);

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работникам наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.

Кредит счета 50 «Касса».

Ежемесячно эти учетные регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится сальдо на 1-е число следующего месяца, для чего к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру. Последовательность обработки и ведение записей по учету денежных средств в кассе представлены на рис.1.6

Рис.1.6. Схема записей по учету денежных средств в кассе

1.4 Учет подотчетных сумм

В процессе финансово- хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

- Кодексом законов о труде;

- Порядком ведения кассовых операций в РФ;

- Постановлением Совета Министров Правительства России от 01.12.93 № 1261;

- указаниями ЦБ РФ от 20.10.98 № 383-у;

- положением ЦБ РФ от 25.06.97 № 62.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:

- на хозяйственно-операционные расходы;

- на расходы экспедиций, геологоразведочных партий и

уполномоченных предприятий и организаций;

- на расходы структурных подразделений, в том числе филиалов,

не составляющих самостоятельного баланса и находящихся вне

района деятельности предприятия.

Размер денежных средств и сроки, на которые они выдаются под отчет,

определяются руководителем предприятия. С этой целью на предприятии издается организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение).

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы на хозяйственные нужды, на оплату товаров (работ, услуг), на служебные командировки и пр.

Перед направлением работника в командировку бухгалтерией предприятия рассчитываются его предполагаемые расходы, и в пределах рассчитанных сумм работнику из кассы выдается аванс. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться о потраченных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Для этого он составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы. Это могут быть билеты до места назначения и обратно, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия в командировку, о датах прибытия и выбытия в организации, куда он был направлен, а также о дате возвращения. Кроме того, к авансовому отчету нужно приложить служебное задание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

1.5 Инвентаризация денежных средств

Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст.12 Закона о бухгалтерском учете и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июля 1995 г. № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи

имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных

ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяется унифицированная форма № ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Другие сроки проведения инвентаризации можно устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной политике организации.

Кроме общих правил по проведению инвентаризации имущества и обязательств должен соблюдаться Порядок ведения кассовых операций. Так, п.37 данного Порядка предусмотрено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их фактический остаток в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

В организации кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки денежной наличности.

Проверки кассы можно проводить с любой периодичностью - как ежемесячно, так и ежеквартально. Главное - проверить кассу внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке. Примерная форма акта такой внезапной проверки приведена в приложении 4 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Правом проводить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины наделены и аудиторы в соответствии с заключенными договорами , и учредители организации ревизионная комиссия (ревизор), которая образуется в соответствии с учредительными документами организации.

Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памятью ККТ (Z- отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности. В ходе проверки представители контролирующих органов изучают все кассовые документы. Если будет установлено, что бухгалтер неправильно оформляет поступающие в кассу деньги, предприятие может быть привлечено к ответственности за неполное оприходование выручки.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете:

Дебет 94 Кредит 50-1 - отражена недостача денежных средств в кассе

Дебет 73-2 Кредит 94 - недостача отнесена на виновное лицо

Дебет 50-1 Кредит 73-2 - внесение виновным лицом наличных

денежных средств в погашение недостачи

Дебет 50-1 Кредит 91-1 - оприходован излишек денежных средств,

обнаруженный при инвентаризации.

Основные задачи инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммы задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

1.6 Содержание и методика составления «Отчета о движении денежных средств»

Бухгалтерская отчетность как единая система данных о финансовом положении организации, финансовых результатов ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении составляется на основе данных бухгалтерского учета.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ, а также Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.99

№ 43н, бухгалтерская отчетность состоит из следующих форм: «Бухгалтерский баланс» (форма №1), «Отчет о прибылях и убытках» (форма №2), «Отчет об изменении капитала» (форма №3), «Отчет о движении денежных средств» (форма №4), «Приложение к бухгалтерскому балансу» (форма №5), «Пояснительная записка», а также «Аудиторское заключение», подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Министерством финансов Российской Федерации 22.07.03 утвержден приказ № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». В приложении к этому приказу приведены образцы форм бухгалтерской отчетности, разработка которых осуществлена в связи с необходимостью раскрытия информации в бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями введенных в действие за период после

2000 г. Новых нормативных актов по бухгалтерскому учету т уточнением ранее принятых.

Важной частью годового бухгалтерского отчета является Отчет о движении денежных средств (форма №4). Данные отчета должны характеризовать изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

С позиции контроля и оценки эффективного функционирования предприятия важно представлять, какие виды деятельности генерируют основной объем денежных поступлений и оттоков. Анализ движения денежных средств осуществляется по данным формы №4 (приложение 18), которая дает подробную информацию об источниках поступления денежных средств и направлениях их использования.

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4) содержит сведения о потоках денежных ресурсов (их поступлении и расходовании за период) с учетом их остатков на начало и конец отчетного периода в разделе текущей (операционной), инвестиционной и финансовой деятельности.

Текущей считается деятельность предприятия, ставящая основной целью извлечение прибыли, либо не имеющая в качестве главной задачи получение прибыли (производство промышленной продукции, выполнение строительно-монтажных работ, сельское хозяйство, продажа товаров, оказание услуг общественным питанием, заготовка сельхозпродукции, сдача в аренду имущества и т.д.).

Инвестиционной признается деятельность, связанная с капитальными вложениями по поводу приобретения земельных участков, зданий и иного имущества, а также их продажей; с осуществлением долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуском облигаций и других ценных бумаг долгосрочного характера и др.

Финансовой считается деятельность, связанная с осуществлением краткосрочных финансовых вложений, выпуском облигаций и других ценных бумаг краткосрочного характера и т.п.

Отчет о движении денежных средств строится на основании следующего балансового уравнения:

ДСн +ДСп - ДСв = ДСк,

где ДСн - остаток денежных средств на начало отчетного периода,

ДСп - поступило денежных средств в течение отчетного периода,

ДСв - выбыло денежных средств в течение отчетного периода,

ДСк - остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Сведения об остатках денежных средств для включения в отчетность выявляется по данным бухгалтерского учета и подтверждается в ходе инвентаризации. Сведения о движении денежных средств приведены в п.29 ПБУ 4/99.

В отчете о движении денежных средств движение денежных потоков отражается по соответствующим строкам, в которых самостоятельно проставляются коды. Причем поступление и расходование денежных средств отражаются в двух графах:

за отчетный период (гр.3);

за аналогичный период предыдущего года (гр.4), что позволяет провести сравнительный анализ.

С помощью «Отчета о движении денежных средств» можно установить:

1) состав и структуру денежных средств по предприятию в целом по видам его деятельности;

2) влияние притока и оттока денежных средств на его финансовую

устойчивость;

3) резерв денежных средств на конец отчетного периода (как разница

между притоком и оттоком денежной наличности) для поддержания нормальной платежеспособности;

4) виды деятельности, генерирующие основной приток денежных средств и требующие их оттока за отчетный период;

5) прогнозную величину притока и оттока денежных средств на

предстоящий период (квартал, год).

Источником данных для составления отчета о движении денежных средств служат сведения на счетах бухгалтерского учета 50 «Касса»,

51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и 57 «Переводы в пути». Для обобщения информации по направлениям поступления и использования денежных средств в разрезе текущей деятельности, инвестиционной деятельности и в финансовой деятельности на указанных счетах целесообразно вести аналитический учет по видам движения денежных средств.

По строке 010 «Остаток денежных средств на начало отчетного года» показывается сумма остатков денежных средств на счетах 50, 51, 52, 55 по состоянию на начало отчетного периода и аналогичный период предыдущего года.

Раздел «Движение денежных средств по текущей деятельности» содержит следующие показатели:

Средства, полученные от покупателей, заказчиков по текущей деятельности (стр. 020), представляют оборот по дебету счетов учета денежных средств (50, 51, 52,) и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

Прочие доходы (стр. 060) (суммы штрафных санкций за неисполнение условий хозяйственных договоров, поступившие от покупателей, заказчиков, поставщиков, подрядчиков и др.);

Денежные средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов (стр. 070), отражают оборот по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и кредиту счетов учета денежных средств (50, 51, 52, 55), связанные с текущей деятельностью;

Денежные средства, направленные на оплату труда (стр. 080), отражают оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов 50 «Касса, 51 «Расчетные счета». Выплата дивидендов акционерам, являющимся одновременно работниками организации, отражается обособленно в следующей строке;

Денежные средства, направленные на выплату дивидендов, процентов (стр. 090), представляют оборот по дебету счета 75 «Расчеты с учредителями», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов учета денежных средств на суммы выплаченных акционерам (участникам), в том числе являющимся одновременно работниками организации, дивидендов, процентов;

Денежные средства, направленные на расчеты по налогам и сборам (стр.110), отражают оборот по дебету счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счетов учета денежных средств по перечислению в бюджеты разных уровней сумм налогов и сборов;

Денежные средства, направленные на прочие расходы (стр. 150), отражают суммы штрафных санкций по налогам и сборам, пеней, начисленных за просрочку платежей в бюджет;

Чистые денежные средства от текущей деятельности (стр. 160) показывают разницу между различными видами доходов и различными видами расходов по текущей деятельности. Данный показатель может быть как положительным, так и отрицательным.

Раздел «Движение денежных средств по инвестиционной деятельности» содержит следующие показатели:

Выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов (стр. 170) отражает оборот по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на сумму денежных средств, поступивших от юридических и физических лиц, которым были проданы эти средства;

Выручка от продажи ценных бумаг и иных финансовых вложений (стр. 180) отражает оборот по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на сумму денежных средств, поступивших от продажи объектов финансовых вложений, учитываемые на счете 58 «Финансовые вложения»;

Полученные дивиденды (стр. 190) показывают оборот по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» в части дивидендов;

Полученные проценты (стр. 200) отражают оборот по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» в части процентов;

Поступление от погашения займов, предоставленных другим организациям (стр. 210), отражают оборот по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы»;

Приобретение дочерних организаций (стр. 220) отражает оборот по кредиту счетов учета денежных средств и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в части расчетов по договору приобретения дочернего предприятия как имущественного комплекса;

Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов (стр. 230) представляет собой оборот по дебету счета 60 «Расчеты с покупателями и подрядчиками» и кредиту счетов учета денежных средств, уплаченных в связи с приобретением этих активов. Расходы на приобретение отражаются по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

Приобретение ценных бумаг и иных финансовых вложений (стр. 240) отражает оборот по дебету счета 58 «Финансовые вложения» и кредиту счетов, на которых учитываются ценности (денежные средства), подлежащие передаче в счет этих вложений;

Займы, предоставленные другим организациям (стр. 250), показывают оборот по дебету счета 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»;

...