Учет и контроль расчетов с дебиторами и кредиторами на примере ООО "Тритон-Лтд"

Общие правила аналитического учета по счетам дебиторской и кредиторской задолженности сформированы в Инструкции по применению плана счетов [1.10]. Особенности своего аналитического учета компании должны закрепить в рабочем плане счетов.

Учет расчетов с покупателями за отгруженную продукцию (работы, услуги) организация отражает на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На данном счете формируется информация о задолженности покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, право на которые перешло к покупателям или заказчикам согласно договорам купли-продажи или поставки. На этом счете отражаются также суммы полученных авансов от покупателей.

К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Согласно Инструкции по применению плана счетов [1.10], аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом система аналитического учета должна обеспечивать возможность получения необходимых данных как минимум в следующих разрезах:

Ш по покупателям и заказчикам

Ш по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил

Ш по не оплаченным в срок расчетным документам

Ш по авансам полученным

Ш по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил

Ш по векселям, дисконтированным (учтенным) в банках

Ш по векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

По дебиту синтетического счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражаются суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками, выданные авансы, по кредиту - образование задолженности перед юридическими и физическими лицами.

Аналитический учет по этому счету ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем аналитический учет следует организовать таким образом, чтобы можно было получать сведения как минимум в следующих разрезах:

Ш по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность)

Ш по расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил

Ш по неоплаченным в срок расчетным документам

Ш по выданным неоплаченным и просроченным векселям

Ш по неотфактурованным поставкам

и т.д.

Аналитический учет по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» ведется по каждому созданному резерву.

Суммы полученных организацией кредитов и займов отражаются по кредиту счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». Аналитический учет долгосрочных кредитов и займов ведется по видам кредитов и займов, кредитным организациям и другим заимодавцам, предоставившим их, и отдельным кредитам и займам. При этом обособленно учитываются:

Ш начисленные суммы процентов

Ш займы, привлеченные путем выпуска и размещения облигаций

Ш расчеты с банками по операции учета (дисконта) векселей и иных долговых обязательств

Ш расчеты с кредитными организациями, заимодавцами и векселедателями в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная финансовая отчетность

Аналитический учет дисконтированных векселей ведется по кредитным организациям, осуществившим учет (дисконт) векселей или иных долговых обязательств, векселедателям и отдельным векселям.

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.

Аналитический учет по счету 75 «Расчеты с учредителями» осуществляется по каждому учредителю (участнику). Исключение составляют расчеты с акционерами - собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах.

Учет расчетов с учредителями (участниками) в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 75 «Расчеты с учредителями» обособленно.

К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» обычно открываются как минимум следующие субсчета:

Ш 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»

Ш 76-2 «Расчеты по претензиям»

Ш 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам»

Ш 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»

Аналитический учет по субсчету 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.

Аналитический учет по субсчету 76-2 «Расчеты по претензиям» ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Аналитический учет по субсчету 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» может осуществляться по видам дивидендов и доходов, а также в разрезе получателей доходов.

На субсчете 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» учитываются расчеты с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок ввиду неявки получателей. Аналитический учет по этому субсчету обычно ведется по каждому работнику.

Современные автоматизированные бухгалтерские системы позволяют группировать информацию по самым разным критериям и получать как сводные отчеты, так и детальные расшифровки задолженности по видам, срокам и т.п. Такого рода функции делают аналитическую работу более оперативной и эффективной, позволяя экономить время и принимать своевременные решения.

2.3 Отражение в учетной политике и отчетности расчетов с дебиторами и кредиторами

Учетная политика - это принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Согласно закону «О бухгалтерском учете» и Положению по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации», организации самостоятельно разрабатывают учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. Обычно выделяют два основных аспекта учетной политики: организационно-технический и методологический. Организационно-технический раздел посвящен организации процесса работы бухгалтерско-финансовой службы. Здесь раскрывается информация о том, кто и как ведет учет на предприятии. С точки зрения учета дебиторской и кредиторской задолженности, больший интерес представляет методологический раздел учетной политики, в котором закрепляются конкретные методы учета, выбранные компанией из нескольких, допускаемых законодательством. Для учета дебиторской и кредиторской задолженности наибольшее значение имеют следующие пункты учетной политики:

Ш Момент признания выручки

Ш Момент признания расходов

Ш Порядок проведения инвентаризаций

Ш Создание резерва по сомнительным долгам

Ш Формы первичных документов для учета дебиторской и кредиторской задолженности

Ш Регистры по учету дебиторской и кредиторской задолженности

Ш Рабочий план счетов

Ш График документооборота

Как правило, в бухгалтерском учете доходы и расходы признаются по методу начисления, т.е. признаются в учете в том периоде, в котором они возникли, вне зависимости от их фактической оплаты.

По результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности определяется сумма резерва по сомнительным долгам.

В бухгалтерском учете резерв создается отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и вероятности погашения долга полностью или частично. Если на отчетную дату у организации имеется уверенность в получении в течение 12 месяцев после отчетной даты полной оплаты какой-то конкретной просроченной дебиторской задолженности, не обеспеченной гарантиями, то она может не создавать резерв по данному долгу, т.е. не рассматривать его как сомнительный долг [1.8].

Согласно Положению по бухгалтерскому учету 1/08 в учетной политике необходимо закрепить все формы первичной документации (ранее это относилось только к формам, разрабатываемым фирмой самостоятельно). Унифицированные формы можно просто перечислить, а формы, разработанные фирмой самостоятельно, оформить в виде приложений.

Рабочий план счетов должен содержать названия синтетических и аналитических счетов, используемых для учета дебиторской и кредиторской задолженности, включая все открытые к счетам субсчета.

Определение графика документооборота необходимо для своевременного отражения операций в учете и правильного закрытия отчетных периодов.

Регистры учета дебиторской и кредиторской задолженности в настоящее время ведутся при помощи специализированных бухгалтерских программ. В этом случае в учетной политике необходимо сделать ссылку на номера регистров и обозначить название программы.

Несоблюдение положений учетной политики может привести к искажению какой-либо строки (статьи) формы бухгалтерской отчетности или сумм начисленных налогов. Если искажения составят больше 10%, то на должностных лиц может быть наложен административный штраф по ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации в размере от двух до трех тысяч рублей. Помимо административных санкций организация может подвергнуться штрафам, предусмотренным статьей 120 Налогового кодекса Российской Федерации, за грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения.

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации.

Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности регулируется Законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и Положением по бухгалтерскому учету 4/99, Указаниями Минфина об объеме форм бухгалтерской отчетности и о порядке составления бухгалтерской отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность включает следующие формы:

Ш Бухгалтерский баланс (форма N 1);

Ш Отчет о прибылях и убытках (форма N 2);

Ш Отчет об изменениях капитала (форма N 3);

Ш Отчет о движении денежных средств (форма N 4);

Ш Приложение к Бухгалтерскому балансу (форма N 5).

Кроме того, в состав отчетности включаются Пояснительная записка и, в зависимости от организационно-правовой формы, аудиторское заключение.

Информация о дебиторской и кредиторской задолженности отражаются в Бухгалтерском балансе (форма N 1), а также в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» Приложения к Бухгалтерскому балансу (форма N 5).

При составлении бухгалтерской отчетности необходимо сгруппировать дебиторскую задолженность по срокам образования. Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, является долгосрочной и указывается в строке 230 раздела II «Оборотные активы» баланса. Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, является краткосрочной и указывается в строке 240 раздела II «Оборотные активы» баланса.

В балансе отдельно указывается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары и выполненные работы по строках 231 (для долгосрочной) и 241 (для краткосрочной) «в том числе покупатели и заказчики». Указанная задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В балансе дебиторская задолженность отражается за вычетом резерва по сомнительным долгам. При заполнении строк 230 и 240 необходимо помнить, что сальдо расчетов

с поставщиками, покупателями и другими лицами показывается в балансе развернуто: дебетовое сальдо показывается в активе баланса, кредитовое - в пассиве.

В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается по строке 940.

По строке 620 «Кредиторская задолженность» разд. V «Краткосрочные обязательства» пассива баланса отражается общая сумма кредиторской задолженности организации и отдельными строками приводится ее расшифровка.

По строке 621 «поставщики и подрядчики» указывается задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поступившие, но не оплаченные материалы и основные средства, выполненные работы и оказанные услуги. В эту строку включаются суммы по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», суммы авансов по счету 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным».

По строке 622 «задолженность перед персоналом организации» указывается кредитовое сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По строке 623 «задолженность перед государственными внебюджетными фондами» указывается кредитовое сальдо по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

По строке 624 «задолженность по налогам и сборам» указывается величина задолженности по налогам, сборам и платежам в бюджет, отраженная по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», а именно сумма начисленных, но не оплаченных на дату составления бухгалтерской отчетности налогов и сборов (кроме взносов во внебюджетные фонды).

Кроме того, если у организации есть переплата по взносам, налогам, дебетовое сальдо по соответствующим субсчетам отражается в разд. II «Оборотные активы» актива баланса.

По строке 625 «прочие кредиторы» указывается сумма задолженности по расчетам, не нашедшим отражения в других строках пассива баланса. В частности, это может быть задолженность перед страховыми организациями, задолженность перед подотчетными лицами, задолженность перед персоналом по прочим операциям.

По строке 630 «Задолженность перед участниками (учредителями) по выплате доходов» отражается кредитовое сальдо по счету 75 «Расчеты с учредителями», включающее не погашенную по состоянию на отчетную дату задолженность по начисленным, но не выплаченным дивидендам, по процентам по выпущенным организацией ценным бумагам.

Российские организации в обязательном порядке должны заполнять форму N 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», в которой отражается информация по задолженности. Форма N 5 содержит раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность», в рамках которого подлежит раскрытию сальдо дебиторской и кредиторской задолженности с расшифровкой по видам и сроку возникновения, а также по видам расчетов. Кроме того, раскрываются данные по движению видов задолженности. Поскольку в активе баланса дебиторская задолженность показывается за минусом резерва по сомнительным долгам, то и расшифровка в форме № 5 приводится за минусом этого резерва.

Так, краткосрочная дебиторская задолженность на начало и на конец периода раскрывается в строке 610, в строках 611 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 612 «Авансы выданные» и т.д. раскрывается краткосрочная дебиторская задолженность по видам.

Долгосрочная дебиторская задолженность на начало и на конец периода отражается в строке 620. Расшифровываться по видам она может аналогично краткосрочной в строках 621, 622 и т.д.

Раскрытие кредиторской задолженности в форме № 5 повторяет структуру дебиторской задолженности и отражается в строках 640 (641, 642 и т.д.), 650 (651, 652).

Отметим, что нумерация строк строго не регламентирована и может различаться у разных предприятий.

В форме № 2 дебиторская и кредиторская задолженность непосредственно не фигурирует. Однако операции по погашению дебиторской задолженности могут попадать в строку 010 «Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей)».

По данной статье показываются выручка от реализации продукции, работ, услуг по обычным видам деятельности. Выручка признается в учете в соответствии с условиями признания, определенными ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Показатель выручки от продаж нарастающим итогом в течение года учитывается на счете 90 «Продажи», субсчет «Выручка». Сумма выручки исчисляется как разница между кредитовым сальдо субсчета 90-1 «Выручка» и дебетовым сальдо счета 90-3 «Налог на добавленную стоимость», а также 90-4 «Акцизы» (только если фирма является плательщиком акцизов).

По строке 060 «Проценты к получению» отражается процентный доход по облигациям, депозитам, по государственным ценным бумагам, по вкладам «овернайт» и т.д. Суммы процентов к получению аккумулируются на счете 91-1 «Прочие доходы».

По строке 070 «Проценты к уплате» показываются расходы по уплате процентов по облигациям, по кредитам, займам и т.д. Суммы начисленных процентов к уплате отражаются по дебиту счета 91-2 «Прочие расходы», на субсчете «Проценты к уплате» в корреспонденции со счетами займов.

По строке 090 «Прочие доходы» отражаются операции, учитываемые на счете 91-1 «Прочие доходы», кроме процентов, показываемых по сроке 060 «Проценты к получению». Обычно к таким доходам относят поступления от сдачи имущества в аренду, положительные курсовые разницы и др.

По строке 100 «Прочие расходы» отражаются операции, учитываемые на счете 91-2 «Прочие расходы», кроме процентов, показываемых по сроке 070 «Проценты к уплате». К такого рода расходам относят арендные платежи, отрицательные курсовые разницы и др.

2.4 Характеристика ООО «Тритон-Лтд-Лтд»