Расчеты предприятия с подотчетными лицами

перечень первичных документов, которые должны представляться подотчетными лицами для подтверждения израсходованных сумм. Кроме перечня документов, желательно указать реквизиты, которые должны присутствовать в этих документах,

перечень бухгалтерских документов для регистрации операций в бухгалтерском учете,

перечень лиц, санкционирующих в авансовых отчетах целесообразность произведенных расходов,

сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

Все лица, уполномоченные производить оплату товаров (работ, услуг) за наличные деньги, должны быть ознакомлены с установленными правилами на предприятии. При соблюдении всех предписанных процедур система контроля будет работать эффективно.

Особое внимание следует обратить на сроки представления авансовых отчетов. На предприятии должно быть регламентировано и строго соблюдаться правило: не выдавать денежные средства в подотчет, если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным авансам. При утверждении руководством действий в случае несоблюдения этого правила и предварительного ознакомления с ним подотчетных лиц, предприятие имеет право действовать по предписанным процедурам: удержать из заработной платы работника или потребовать внесение остатка подотчетной суммы в кассу.

Если руководитель принимает решение о списании суммы долга с работника и подтверждает свое решение приказом, то списанный долг в соответствии со ст. 151 Кодекса РК "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" будет являться доходом работника в виде материальной выгоды и облагаться у источника выплаты.

При взаимоотношениях с поставщиками могут возникать различные проблемы. Главная из них - непредставление всех необходимых документов для отражения операций в бухгалтерском учете.

Согласно ст. 546 Налогового кодекса па территории Республики Казахстан денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее - ККМ) с фискальной памятью и выдачей контрольного чека потребителю. Данное требование не распространяется на:

1. Индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары):

осуществляющих деятельность на основе разового талона или патента в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса,

если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя, ранее не получившего свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, не истекло шести месяцев,

¦ осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.

2. Налогоплательщиков в части оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, талонов, знаков почтовой оплаты или других, приравненных к чекам, документов строгой отчетности по формам, утвержденных уполномоченным органом (Министерством финансов РК).

3. Адвокатов.

Если поставщик товаров (работ, услуг) относится к организациям, для которых обязательно применение ККМ, то покупателю должны быть предоставлены следующие документы: фискальный чек, счет-фактура, накладная (на товары). Непредставление фискального чека влечет за собой административную ответственность продавца (ст. 215 Кодекса РК "Об административных нарушениях").

В случае, если продавец обязан проводить расчеты с применением ККМ, но в момент сделки отсутствует электроэнергия либо ККМ испорчена, допускается выдача товарного чека с указанием перечня товаров, количества, ценой за единицу, общей стоимостью по каждому товару и по покупке в целом.

В соответствии с п. 2 ст. 92 Налогового кодекса вычеты налогоплательщиком производятся при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением дохода.

Согласно ст. 66 Налогового кодекса учетная документация представляет собой первичные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения.

Согласно Закону РК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" (с изменениями и дополнениями) первичные документы как на бумажных, так на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы),

дату составления,

наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которого составлен документ,

содержание операции или события,

единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операций, событий.

Таким документом может служить акт закупа, содержащий все необходимые реквизиты и сведения.

Согласно п. 2 ст. 369 Налогового кодекса расчеты с бюджетом по реализации на рынках (за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (стационарных типовых отделах) на территории рынков по договорам аренды) производятся только по специальному налоговому режиму для субъектов малого бизнеса на основе разового талона в порядке, установленном ст. 373 Налогового кодекса, кроме лиц, определенных п. 1 ст. 392 настоящего Кодекса.

При этом на лиц, осуществляющих расчеты с бюджетом по реализации на рынках, не распространяются положения ст. 370, 371 и 379 Налогового кодекса. Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют физические лица, деятельность которых носит эпизодический характер, а также лица, определенные п. 2 ст. 369 Налогового кодекса.

К предпринимательской деятельности, носящей эпизодический характер, относится деятельность, в общей сложности не превышающая 90 дней в календарном году, за исключением деятельности, осуществляемой на основе заключенных с налоговыми агентами договоров.

Согласно п. 2 ст. 368 Налогового кодекса разовый талон - документ, удостоверяющий право применения специального налогового режима и подтверждающий факт расчета с бюджетом по индивидуальному подоходному налогу, за исключением индивидуального подоходного налога, удерживаемого у источника выплаты.

Форма закупочного акта не является эталоном, важно что в ней имеются все необходимые реквизиты.

В случае закупа товаров у индивидуального предпринимателя необходимо указать помер и серию свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, а также в момент совершения сделки проверить наличие документа, подтверждающего соответствие вида и срока действия документа, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности (патент, упрощенная декларация, общеустановленный режим - копии желательно приложить).

В соответствие со ст. 163 Налогового кодекса налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя относится к доходам, не облагаемым у источника выплаты, т.е. при наличии у предпринимателя вышеперечисленных документов, удержание индивидуального подоходного налога не производится.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в приобретении канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и других мелких покупок, оплата за которые, как правило, производится наличными денежными средствами. Для этих целей работнику предприятия выдаются необходимые денежные суммы в подотчет.

Приобретая товары (работы, услуги) у юридических лиц, подотчетные лица должны представить к авансовому отчету следующие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы за наличный расчет:

фискальный чек ККМ,

счет-фактуру,

накладную (товарный чек) на товары.

Оформление счета-фактуры должно соответствовать требованиям ст. 242 Налогового кодекса, что дает право покупателю отнести сумму НДС в зачет.

Согласно п. 8 ст. 242 Налогового кодекса счет-фактура не требуется в следующих случаях:

осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;

оформления перевозки пассажиров проездными билетами;

в случае реализации товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека;

4) при предоставлении товаров (работ, услуг), освобождаемых от НДС.

В соответствии с п. 7 ст. 235 Налогового кодекса в случае приобретения товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека, суммой НДС, относимого в зачет, является сумма налога, указанная в чеке ККМ.

Однако необходимо обратить внимание на следующий аспект: в соответствии с п. 20 "Правил применения ККМ с фискальной памятью" (Постановление Правительства РК от 18.04.2002 г. №449) контрольный чек, в котором указан НДС, должен дополнительно (кроме указанной в п. 19 Правил) содержать следующую информацию:

серию и номер свидетельства о постановке на учет по НДС,

наименование товара (работ, услуг),

сумму НДС.

Приобретение товаров юридическими лицами у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на практике осуществляется не часто, однако, имеет место. Рассмотрим порядок оформления документов и особенности налогообложения в данном случае.

Подотчетные лица, представляя авансовый отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах, должны приложить закупочный акт, содержащий все необходимые реквизиты, предусмотренные Законом РК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", а именно:

наименование документа (формы),

дату составления,

Ф.И.О. физического лица, его РНН, адрес проживания,

содержание операции или события,

единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

Закупочный акт составляется в произвольной форме, утвержденной на предприятии.

В соответствии со ст. 154 Налогового кодекса к доходу от разовых выплат относятся доход налогоплательщиков по заключенным налоговыми агентами в соответствии с законодательством Республики Казахстан договорам гражданско-правового характера, а также другие разовые выплаты физическим лицам, за исключением:

выплат индивидуальным предпринимателям, частным нотариусам и адвокатам по доходам, связанным с их деятельностью, а также выплат физическим лицам по доходам, связанным с осуществлением деятельности с применением специального налогового режима на основе разового талона;

выплат физическим лицам за приобретенные у них недвижимое имущество, механические транспортные средства и прицепы, подлежащие государственной регистрации.

Доходы, выплачиваемые физическому лицу за приобретенные (не на рынке) ТМЦ, относятся к другим разовым выплатам и подлежат обложению индивидуальным подоходным налогом по ставке 10% (п. 1 ст. 145 Налогового кодекса). Удержание подоходного налога с физических лиц у источника выплаты обязаны производить налоговые агенты-предприятия.

1.4 Оформление документов при направлении работника в загранкомандировку

Служебной загранкомандировкой является поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы за пределами Республики Казахстан.

На командированных за границу Республики Казахстан работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы. За командированными работниками сохраняется в течение всего времени загранкомандировки место работы (должность) и средняя заработная плата за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средняя заработная плата за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Нормы суточных расходов на служебные загранкомандировки определяются хозяйствующими субъектами самостоятельно в соответствии с учетной политикой. Документальное оформление командировочных расходов регулируется законодательными и нормативными актами, указанными в разделе "Общие положения". Направление работника в загранкомандировку производится руководителем предприятия и оформляется на основании приказа. В приказе обязательно указываются пункт назначения и наименование учреждения, сроки и цель командировки. Издание приказа о командировании, подписываемого первым руководителем, и является обязательным условием при направлении работника в командировку. В приказе определяются цель, место и сроки загранкомандировки. На основании приказа работнику производится предварительный расчет командировочных расходов, согласно которому работнику выдается аванс.

В некоторых случаях выдаются командировочные удостоверения, подписанные руководителем (обычно в страны СНГ или в те компании, с которыми у предприятия долгосрочные деловые отношения). Однако следует отметить, что командировочное удостоверение не обязательно. Если выписывается командировочное удостоверение, то оно должно обязательно содержать отметки - дату и роспись должностных лиц о прибытии и выбытии, которые заверяются печатью тех предприятий, в которых командированное лицо находилось для выполнения поставленной задачи, в том числе и предприятия, отправившего его в командировку.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по загранпаспорту (документу, устанавливающему личность командированного) с визами и отметками о пересечении границы или по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дне выбытия из места назначения. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Определенное по отметкам в командировочном удостоверении время пребывания в командировке является основанием для окончательного расчета суточных расходов.

Оформление и выдача общегражданских заграничных паспортов независимо от страны выезда производится органами внутренних дел по территориальному принципу.

Для оформления выезда за границу организация представляет в отделы паспортной и визовой работы УВД следующие документы:

- ходатайство (заявку) установленного образца, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью, с отметкой о согласии на выезд областных или городских администраций;

- приглашение принимающей стороны (оригинал и копию) с приложенным (если это необходимо) нотариально заверенным переводом.

Организации, подавшей заявление, возвращаются следующие оригиналы:

заявление-анкета (утвержденной формы);

приказ о командировании за границу;

квитанция об уплате госпошлины и услуг по визовой работе.

Срок оформления документов в отделах паспортной и визовой работы не должен превышать 10 дней.

После получения выездных документов в страны, с которыми установлен визовый порядок выезда, представители командирующей организации обращаются для получения визы страны выезда:

- непосредственно в посольство иностранного государства, если оно расположено в Республике Казахстан;

- в консульское управление МИД РК, если посольство расположено за пределами республики.

На всех выезжающих органами внутренних дел заводятся учетные карточки, в которые вносятся номер паспорта и дата его выдачи. Карточки хранятся в отделах паспортной и визовой работы УВД.

Для расчета суточных необходимо знать, сколько дней будет находиться работник в каждой стране.

Расчет вначале производят в долларах США, а затем переводят по курсу в валюту тех стран, в которые отправляют работника. При следовании из Республики Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании в Республику Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в национальной валюте.

Возможна выдача денежных средств в тенге для приобретения работником необходимой валюты в расчете курса покупки. В этом случае к авансовому отчету вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы, командированный работник может приложить справку, подтверждающую покупку валют в обменных пунктах, с указанием суммы в валюте, тенге и курса покупки.

Для получения наличных с валютного счета предприятие представляет в банк заявку на данный вид расходов и приказ, на основании которого работники отправляются за пределы Республики Казахстан.

Подотчетному лицу выдается валюта той страны, в которую его командируют, в размере предварительно произведенного расчета на данную командировку.

В случае если после составления авансового отчета выясняется, что у подотчетного лица имеется остаток неиспользованных командировочных валютных средств, данный остаток подлежит возврату либо в кассу предприятия с последующим вкладом их на валютный счет, либо подотчетное лицо самостоятельно в течение 3 рабочих дней должно положить остаток на валютный счет предприятия.

Выдача последующих наличных средств в подотчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие авансы, не может производиться до полного отчета по ранее выданным суммам.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц, и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Начисление налогов с суммы задолженности работника может быть произведено двумя способами:

1. Неиспользованная сумма считается выданной за минусом всех удержаний - в этом случае налоги рассчитываются "от обратного".

2. Налоги начисляют с суммы задолженности и удерживаются из начисленной заработной платы данного работника.

В случае если работник произвел перерасход согласно авансовому отчету, то разницу ему возмещают из кассы согласно произведенному расчету расходов в тенге.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления.

Статьей 92 Налогового кодекса установлено, что вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода.

Счет за проживание является подтверждающим документом о проживании работника в гостинице.

Пунктом 3 статьи 242 Налогового кодекса установлено, что в счете-фактуре, являющемся основанием для отнесения в зачет налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 235 Налогового кодекса, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;

фамилия, имя, отчество либо полное наименование, адрес и регистрационный номер поставщика и получателя товаров (работ, услуг), а также номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость поставщика;

наименование реализуемых товаров (работ, услуг);

4) размер облагаемого оборота;

ставка налога на добавленную стоимость;

сумма налога на добавленную стоимость;

стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога на добавленную стоимость.

Если иное не предусмотрено настоящей статьей, то счет-фактура выписывается не позднее даты совершения оборота по реализации и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера поставщика либо иными уполномоченными на то должностными лицами. В случае если поставщик не является плательщиком НДС, счет-фактура выписывается без НДС.

Исходя из вышеизложенного, необходимо восстановить все вышеуказанные данные в счете-фактуре, для того чтобы он соответствовал требованиям статьи 92 и пункту 3 статьи 242 Налогового кодекса. То есть не допускается, чтобы в счете-фактуре была указана только фамилия работника. После восстановления в счете-фактуре реквизитов компании данные расходы могут быть отнесены на вычеты.

Статьей 152 Трудового кодекса установлено, что работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:

· суточные за время нахождения в командировке;

· расходы по проезду к месту назначения и обратно;

· расходы по найму жилого помещения.

Статьей 93 Налогового кодекса установлено, что к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

· фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь;

· фактически произведенные расходы за наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;

· суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более шести месячных расчетных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан (изменение внесено с 1 января 2007 года);

· расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательное медицинское страхование). Командированному работнику за пределы Республики Казахстан возмещаются следующие расходы, которые в дальнейшем предприятие имеет право взять на вычеты при расчете корпоративного подоходного налога.

Суточные и расходы по найму жилого помещения, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, не должны превышать нормы, установленные Правительством Республики Казахстан:

1) за каждый день нахождения в командировке оплачиваются суточные в размере, установленном Правительством РК:

Таблица 8.

Нормы суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода

Страны	Суточные (в долларах США)
1. Соединенные Штаты Америки, Канада, Япония, Китайская Народная Республика, Западная и Восточная Европа	80
2. Сингапур, Южная Корея, Малайзия, Израиль, Саудовская Аравия, Кувейт, Катар, Бахрейн, Бруней, Оман, Кипр, Австралия, Египет, Таиланд, Объединенные Арабские Эмираты, Южно-Африканская Республика, Филиппины	70
3. Страны Содружества Независимых Государств	50
4. Другие страны	60

2) по найму жилого помещения по предъявленным документам согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса по фактически произведенным расходам, включая оплату расходов за бронь;

3) по проезду к месту командирования и обратно к месту постоянной работы: для государственных учреждений:

· при проезде по железным дорогам - по тарифу купированного вагона;

· водным путям, шоссейным и грунтовым дорогам - по существующей в данной местности стоимости проезда:

· в исключительных случаях (отсутствие названных транспортных средств или срочность командировки) с разрешения руководителя государственного учреждения - воздушным транспортом - по тарифу экономического класса;

· для прочих предприятий - по фактической стоимости представленных билетов;

стоимость бронирования проездных билетов и места в гостинице, а также пользования постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, - при наличии документов, подтверждающих эти расходы;

при отсутствии проездных документов к месту командирования и обратно к месту постоянной работы расходы возмещаются:

для государственных учреждений - по минимальной стоимости проезда транспортом (за исключением воздушного);

для прочих предприятий - по договоренности с руководством предприятия.

При этом расходы по проезду без подтверждающих документов будут являться косвенным доходом работника и должны быть включены в его совокупный доход за данный месяц, на вычеты могут быть отнесены через фонд оплаты труда при наличии командировочного удостоверения;

по проезду автотранспортом (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, если они находятся за пределами населенного пункта, - при наличии подтверждающих документов;

если характер командировки предусматривает необходимые дополнительные расходы, связанные с телефонными переговорами и прочими услугами связи, провоз и хранение багажа и тому подобные расходы, то такие затраты при наличии оправдательных документов и на основании распоряжения руководителя предприятия (приказ, оформленный до отъезда командированного лица) можно отнести на текущие расходы предприятия, а при необходимости - на производственную себестоимость.

Общепринятыми положениями, которыми руководствуются хозяйствующие субъекты при возмещении суточных, являются следующие положения, предусмотренные постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 января 2006 года №23.

Суточные возмещаются:

при проезде по территории Республики Казахстан - в порядке и размерах, установленных нормативными правовыми актами Республики Казахстан для командирования в пределах Республики Казахстан;

при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных нормативными правовыми актами Республики Казахстан для командирования в иностранные государства;

* при следовании из Республики Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании в Республику Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в национальной валюте;

* дата пересечения государственной границы Республики Казахстан при следовании за границу и возвращении в Республику Казахстан определяется по отметке уполномоченного государственного органа по охране и защите государственной границы Республики Казахстан в дипломатическом или служебном паспортах, паспорте гражданина Республики Казахстан.

Расчеты с подотчетными лицами по зарубежным командировкам ведутся на счете 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" или 3540,4430 "Прочая кредиторская задолженность и начисления" субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам". Учет по этим счетам ведется не только в валюте, но и в тенге по рассчитанному курсу.

При учете командировочных расходов при загранкомандировках в бухгалтерском учете используется счет 1250 в том случае, если подотчетному лицу выдана сумма в иностранной валюте в подотчет, после чего представлен отчет об использовании валютных средств. Счета 3540, 4430 используются в случаях, когда подотчетное лицо представляет отчет об использовании собственных средств, после чего предприятие возмещает ему произведенные расходы.

Командировочные расходы, произведенные в пределах норм, не подлежат обложению индивидуальным подоходным и социальным налогами, а сверх установленных норм - являются доходом работника и подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.

В соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 28 февраля 2007 года №234-Ш операции и события в иностранной валюте учитываются в национальной валюте Республики Казахстан с применением рыночного курса обмена валют в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, МСФО и НСФО.

По учету расчетов с подотчетными лицами, направленными в загранкомандировку, в бухгалтерском учете осуществляются стандартные проводки (Таблица 9).

По возвращении из загранкомандировки работник обязан в течение срока, установленного учетной политикой (а для государственных учреждений - в течение 5 дней), представить авансовый отчет о фактических расходах денежных средств, но не позднее одного отчетного месяца после истечения срока командировки.

Таблица 9.

Корреспонденция счетов

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
С использованием счета 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность" субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам"
Выдан в подотчет аванс из кассы	1250	1010
Списаны на общие и административные расходы командировочные расходы, связанные с получением совокупного годового дохода	7210	1250
Списаны на накладные производственные расходы командировочные расходы, непосредственно связанные с выполнением услуг	8110	1250
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу	1010	1250
Удержаны неиспользованные суммы из заработной платы	3350	1250
С использованием счета 3540, 4430 "Прочая кредиторская задолженность и начисления" субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам"
Списаны на общие и административные расходы командировочные расходы, в случае если перед отъездом не был выдан аванс	7210	3540, 4430
Списаны на накладные расходы командировочные расходы, в случае если командированному лицу перед отъездом не был выдан аванс	8014	3540, 4430
Выдано возмещение командировочных расходов	1010	3540, 4430

К авансовому отчету об использовании командировочных сумм прилагаются следующие документы:

1) квитанция по найму жилого помещения;

2) билеты на проезд (за исключением такси) в оба конца; в случаях, предусмотренных администрациями аэропортов, - оплата за провоз багажа и квитанции административных сборов;

копия загранпаспорта, подтверждающая время убытия и время прибытия командированного работника;

в случаях отсутствия в паспорте отметки о пересечении границы - копия командировочного удостоверения;

квитанция за сбор по обмену валюты и другие утвержденные учетной политикой и подтвержденные документально расходы.

Кроме всего прочего, необходимо приложить копию документа, подтверждающего, что поездка за пределы Республики Казахстан произведена в служебных целях, а не по иным причинам. Такими документами могут быть различного рода служебные приглашения (для проведения деловых встреч, участия в выставках и семинарах, это могут быть вырезки из газет или распечатки из Интернета о проведении всемирных выставок и так далее).

Статьей 93 Налогового кодекса предусмотрена выплата суточных в пределах установленных норм. Расходы на питание сверх установленных норм суточных являются доходом работника и облагаются индивидуальным подоходным налогом, социальным налогом, удерживаются обязательные отчисления в накопительный пенсионный фонд. При этом сумма дохода работника относится на вычеты как расходы по оплате труда работника.

Согласно "Правилам организации работы и обслуживания пассажиров в залах для особо важных персон (VIP) и официальных делегаций в аэропортах Республики Казахстан", утвержденным приказом министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 9 октября 2000 года №409-1, в VIP-залах могут обслуживаться лица по предварительным заявкам руководителей Администрации Президента Республики Казахстан, Управления делами Президента, канцелярии Премьер-министра, Министерства иностранных дел, Комитета гражданской авиации Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан. Из этого следует, что VIP-услуги предусмотрены для особо важных персон - официальных лиц. Если же услугами VIP-зала пользуются руководители предприятий и организаций, то данные расходы (если выплачиваются работнику сверх суточных) являются расходами по командировке сверх установленных норм, а также доходом работника - объектом обложения социальным налогом, индивидуальным подоходным налогом, социальными отчислениями и обязательными пенсионными взносами. При этом сумма дохода работника относится на вычеты как расходы по оплате труда работника.

Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса, расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательное медицинское страхование), относятся на вычеты при представлении подтверждающих документов.

Согласно МСФО 16, НСФО №2 (раздел 16), первоначальная стоимость основных средств - это стоимость фактически произведенных затрат по возведению или приобретению основных средств, включая уплаченные невозмещаемые налоги и сборы, а также затраты по доставке, монтажу, установке, пуску в эксплуатацию и любые другие расходы, непосредственно связанные с приведением актива в рабочее состояние для его использования по назначению.

В соответствии с МСФО 2, НСФО №2 (раздел 12) себестоимость товарно-материальных запасов включает в себя затраты на приобретение запасов, транспортно - заготовительные расходы, связанные с их доставкой к месту расположения и приведению в надлежащее состояние, затраты на переработку продукции (выполнение работ и услуг). Затраты на приобретение товарно-материальных запасов включают в себя цену покупки, пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, транспортно-заготовительные расходы и прочие расходы, напрямую связанные с приобретением запасов (таблица 10).

Между Правительством Республики Казахстан и Правительством Российской Федерации подписано Соглашение о принципах взимания косвенных налогов во взаимной торговле, в соответствии с которым НДС уплачивается по месту назначения. Если российская сторона выставила инвойсы (счета-фактуры) на полученные товары с НДС, то данный НДС в зачет не берется, а включается в стоимость приобретенных товаров. В соответствии со статьей 235 Налогового кодекса в зачет относится НДС, уплаченный на таможне.

Таблица 10.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Выданы денежные средства на изготовление загранпаспорта и оформление визы	1250	1010	17 300
Сумма за оформление загранпаспорта отнесена на стоимость оборудования	2410	1250	5 200
Сумма за оформление визы (100 долларов США х 121 = 12 100 тенге) отнесена на расходы	7210		12 100
Оплачено за авиабилеты	3310	1030	193 600
Выданы денежные средства на командировочные расходы (121 х 1 150)	1250	1010	139 150
Списана стоимость авиабилетов на командировочные расходы	7210	3310	193 600
Расходы по суточным (5 дней х 80 долларов х 121)	7210	1250	48 400
Расходы на проживание за минусом завтраков (5 суток х 150 долларов - 30 долларов) х 121)	7210	1250	87 120
Расходы на завтраки за счет чистой прибыли (30 долларов х 121)	7210 или 7470	1250	3 630
Начислен и удержан из заработной платы ИПН с суммы сверхнормативных расходов по командировкам в совокупности со всеми доходами работника	3350	3120
Начислен в совокупности со всеми доходами работника социальный налог с суммы сверхнормативных расходов по командировкам	7210 или 7470	3150
Начислено социальное страхование	7210 или 7470	3150
Начислены и удержаны из заработной платы работника ОПВ	3350	3220
Оприходовано приобретенное оборудование (1 000 долларов х120)	2410	1250 (за наличный расчет), 3310 (по безналичному расчету)	120 000
Сумма за перевес багажа (150 долларов х 120) также относится на стоимость оборудования	2410	1250 (за наличный расчет), 3310 (по безналичному расчету)	18 000

2. Подготовка к проведению аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Правовое положение предприятия ТОО "КЭММ-Р"

Товарищество с ограниченной ответственностью "КЭММ-Р" регистрируется в соответствии с Законом РК от 22.04.98г. "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью", Законом РК "О государственной поддержке малого предпринимательства", гражданским Кодексом РК и осуществляет свою деятельность в качестве субъекта малого предпринимательства.

Сокращенное название на русском языке ТОО "КЭММ-Р". Данное наименование - фирменное, которое будет зарегистрировано при регистрации товарищества. Срок деятельности товарищества не ограничен.

Местонахождение: Республика Казахстан, Костанай, Герцена 11В.

В своей деятельности товарищество руководствуется действующим законодательством и уставом.

Для обеспечения деятельности товарищества за счёт вклада участника образуется уставный капитал в размере 66000 тенге. Вкладом в уставный капитал могут быть деньги, ценные бумаги, вещи, имущественные права, в том числе право землепользования и право на результаты интеллектуальной деятельности и иное имущество.

Исполнительным органом является директор ТОО.

- Директором может быть сам учредитель, или лицо принятое им по контракту сроком на три года.

- Директор решает все вопросы деятельности ТОО, кроме тех которые входят в исключительную компетенцию учредителя.

- Директор подотчётен учредителю и организует выполнение его решений.

- Директор может быть освобождён от занимаемой должности до истечения срока контракта по основаниям, предусмотренным контрактом, или действующим законодательством.

Имущество товарищества отражается в самостоятельном балансе, имущество принадлежит товариществу на праве собственности, источниками формирования имущества товарищества являются:

- вклад участника в уставный капитал,

- доход, полученный от его деятельности,

- иные источники, не запрещённые законодательными актами.

После общей оценки динамики состава и структуры имущества необходимо детально изучить состояние, движение и причины изменения каждого вида имущества. Наличие нематериальных активов о вложении капитала в лицензии, патенты и другую интеллектуальную собственность, что характеризует избранную предприятием инновационную стратегию. Такая стратегия способствует экономическому укреплению предприятия и его финансового состояния.

При изучении величины и структуры запасов и затрат основное внимание следует уделять выявлению тенденций изменение на предприятии таких элементов как материалы и товары.

Из таблицы 11 видно, что общая стоимость имущества предприятия, включает деньги и средства в расчётах, понизилась за отчётный период на 4237 т.тг., или на 18,95%. В составе имущества на начало отчётного периода мобильные средства составляли 1567 т.тг. За отчётный период они понизились на 3867т.тг. или на 24,68%. Их удельный вес в стоимости активов предприятия понизился и составил на конец года 65,15%.

Таблица 11.

Анализ состава и структура имущества предприятия

Размещение имущества	На начало периода	На конец периода	Изменения за период	% к изменению итога актива баланса
	Тыс. тенге	% к итогу	Тыс. тенге	% к итогу	Тыс. тенге	% к итогу
Нематериальные активы	-	-	-	-	-	-	-
Основные средства	6682	29.89	6312	34.84	-370	-5.53	9
Незавершённое строительство	-	-	-	-	-	-	-
Долгосрочные инвестиции	-	-	-	-	-	-	-
Итого	6682	29.89	6312	34,84	-370	-5,53	9
Текущие активы	-	-	-	-	-	-	-
Запасы и затраты	10738	48,04	9352	51,62	-1386	-12,91	33
Расчёт с дебиторами	4549	20,35	2415	13,33	-2134	-46,91	50
Краткосрочные финансовые вложения	-	-	-	-	-	-	-
Денежные средства	180	0,8	8	0,04	-172	-95,56	4
Прочие текущие активы	204	0,91	29	0,16	-175	-85,78	4
Итого	15671	70,11	11804	65,16	-3867	-24,68	91
всего	22353	100	18116	100	-4237	-18,95	100

Наиболее существенно понизилась доля денежных средств на - 172 т.тг или на 95,56%, понизились запасы и затраты на 1386т.тг или на12,91%. На конец отчётного периода их удельный вес составил почти половину всего имущества. Понизилась дебиторская задолженность на 2134 т.тг или на 46,91%.

Иммобилизованные средства уменьшились за отчётный период на 370т.тг. или на 5,53%.Произошло это, главным образом, в следствии уменьшения стоимости основных средств на 370т.тг. или на 5,53%.

Таким образом, в активе баланса отражается, с одной стороны промышленный потенциал, обеспечивающий возможный для осуществления основной деятельности предприятия, а с другой стороны, активы, создающие условия для осуществления инвестиционной и финансовой политики.

Важнейший фактор эффективности основной деятельности предприятия, его финансовой устойчивости - состояние производственного потенциала.

Важнейший элемент производственного потенциала - его основные средства.

В процессе производства, эксплуатируемые основные средства изнашиваются физически и устаревают морально.

По данным учета и отчетности можно рассчитать коэффициенты износа (Ки) и годности (Кг), характеризующие соответственно долю изношенной и долю годной к эксплуатации части основных средств:

Ки = (Из/F)*100%; Кг = 100% - Ки,

Где

Из - износ основных средств

F - первоначальная (текущая) стоимость основных средств.

Важное значение для оценки состояния средств труда имеют так же показатели движения основных средств: коэффициенты обновления (Кобн) и выбытия (Кв):

Кобн = (+F / Fкг) * 100%,

Кв = (-Fнг/F) * 100%

Где +F - стоимость поступивших за отчетный период основных средств;

-F - стоимость выбывших за отчетный период основных средств;

Fнг, Fкг - первоначальная (восстановительная) стоимость основных средств.

На начало и конец отчетного периода характеристика состояния основных средств представлена в таблице 12.

Таблица 12. Характеристика состояния основных средств

показатели	На начало года	На конец года
	Тыс. тенге	%%	Тыс. тенге	%%
Первоначальная стоимость	9850	-	10189	-
Износ основных средств	3168	-	3877	-
Поступление основных средств	-	-	900	-
Выбытие основных средств	-	-	561	-
Коэффициент износа	-	32,2	-	38,1
Коэффициент годности	-	67,8	-	61,9
Коэффициент обновления	-	-	-	8,83
Коэффициент выбывания	-	-	-	5,69

Данные таблицы 12 показывают, что техническое состояние основных фондов является достаточно благоприятным для обеспечения основной деятельности, степень годности их на конец года составляет 61,9%. Обновление основных средств осуществляется низкими темпами.

При изучении величины и структуры запасов и затрат основное внимание следует уделять выявлению тенденций изменение таких элементов, как производственные запасы, незавершенное производство, готовая продукция и товары.

В процессе анализа состояния запасов и затрат необходимо:

- установить обеспеченность предприятия нормальными переходящими запасами сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, товаров;

выявить излишние и ненужные запасы материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции и товаров.

Состояние запасов и затрат ТОО охарактеризовано с помощью таблицы 13.

Таблица 13 .

Анализ состояния запасов и затрат

Материальные оборотные средства	Фактические остатки на начало года	Фактические остатки на конец года	Отклонение от прошлого года
	Тыс. тг.	%% к итогу	Тыс. тг	%% к итогу	В абсолют. выражении	По структуре %%
Материалы	6455	60,11	6270	-67,04	-185	-2,86
Товары	143	1,33	-	-	-143	-100
Незавершённое производство (скот)	4140	38,55	3082	-32,95	-1058	-25,55
итого	10738	100	9352	100	-1386	-12,91

Из таблицы 13 видно что по сравнению с началом года фактические затраты ТМЗ понизились на 1386 т.тг лил на 2,94%.

Анализ динамики структуры запасов и затрат показывает рост удельного веса производственных запасов, незавершённого производства готовой продукции и товаров. По сравнению с нормативом остатки незавершённого производства понизились на 1058 т.тг. или на 25,55%, в том числе товары на 143 т.тг или на 100%, остатки материалов на 185т.тг или на 2,86%. По всем видам материальных оборотных средств наблюдается тенденция понижения их удельного веса.

Существо финансового положения предприятия раскрывает соотношение собственных и заемных средств, за счет которых осуществляется поступление, приобретение и создание имущества. Так, увеличение доли заемных средств, с одной стороны, свидетельствует об усилении финансовой неустойчивости предприятия и повышения степени его финансовых рисков, а с другой - об активном перераспределении доходов от кредитов к предприятию должнику.

Оценка динамики состава и структуры источников , собственных и заемных средств производится по данным формы Бухгалтерский баланс в таблице 14.

Из таблицы 14 видно, что происходит понижение стоимости имущества за отчетный период на 4237 тыс. тенге, или на 18,95%.

Это обусловлено главным образом уменьшением кредиторской задолженности на 8553 тыс. тенге, или 99,96%, заёмных средств 10006 тыс. тг. или на 46,26%. Рост собственных средств произошел за счет увеличения нераспределенного дохода на 5769 тыс. тенге.

Такая тенденция свидетельствует о начавшемся понижении производственной и коммерческой деятельности предприятия, если она связана с увеличением объёма производства продаж продукции.

Это ослабляет экономическую самостоятельность и финансовую устойчивость, а, следовательно,не увеличивает надёжность предприятия как партнёра. На данном предприятии произошло падение объёма производства и продаж продукции. В составе заёмных средств значительно понизились: кредиторская задолженность на 8553 тыс. тг. или на 99,96%; задолженность по налогам на 97 тыс. тг. или на 46,41%; отсроченные налоги на 52 тыс. тг. или на 28,42%. Такую тенденцию следует оценить положительно, если она не обуславливается застойными явлениями в производственной и коммерческой деятельности.

Таблица 14.

Анализ состава и структуры источников средств

Источник средств	На начало периода	На конец периода	Изменение за отчётный период	% к изменению
	Тыс. тг.	% к итогу	Тыс.тг.	% к итогу	Тыс.тг	% к началу года	Итого пассива баланса
Собственные средства	-	-	-	-	-	-	-
Уставной капитал	66	0,29	66	0,36	0	0	0
Нераспределённый доход	6,55	2,93	6424	53,46	5769	880,76	-136,16
Итого	721	3,23	6490	35,82	5769	880,76	-136,16
Задолженность по налогам	209	0,93	112	0,62	-97	-46,41	2,29
Отсроченные налоги	183	0,82	131	0,72	-52	-28,42	1,23
Кредиторская задолженность	8556	38,28	3	0,02	-8553	-99,96	201,86
Прочая кредиторская задолженность	12684	56,74	11380	62,82	-1304	-10,28	30,78
Итого	21632	96,77	11626	64,18	-10006	-46,26	236,16
всего	22353	100	18116	100	-4237	-18,95	100

Кредиторская задолженность - это суммы краткосрочных обязательств предприятия перед поставщиками, работниками по оплате труда, бюджетом и других финансовых обязательств.

В целях углубления анализа характеристика кредиторской задолженности и финансового состояния предприятия следует выявить неоправданную кредиторскую задолженность и проанализировать её динамику. К неоправданной кредиторской задолженности относятся просроченная и задолженность по неотфактурованным поставкам, когда грузы поступают на предприятия без расчётных документов.

На предприятии наблюдается полное погашение кредиторской задолженности, в том числе за товары, работы и услуги, изменилась кредиторская задолженность, т.е. понизилась на 399 тыс. тг., прочая кредиторская задолженность полностью погашена (таблица 15).

Таблица 15.

Движение кредиторской задолженности

Виды кредиторской задолженности	На начало года в тыс.тг.	Возникло обязательств в тыс.тг.	Погашение обязательств в тыс.тг.	На конец года в тыс.тг.	Изменение в тыс.тг.
Кредиторская задолженность всего	8556	3	8556	3	-8556
В том числе за товары, работы, услуги	402	3	402	3	-399
По прочим кредиторам	8154	0	8154	0	-8154

Ухудшение финансового состояния предприятия сопровождается "поеданием" собственного капитала и неизбежным привлечением заемных средств. Тем самым падает финансовая устойчивость, то есть финансовая независимость предприятия, достаточная финансовая обеспеченность бесперебойного процесса деятельности.

Стабильность работы предприятия связана с общей его финансовой структурой, степенью его зависимости от внешних кредитов и инвесторов.

Устойчивость финансового состояния характеризуется высоким уровнем рентабельности предприятия и отсутствием нарушений финансовой дисциплины.

Неустойчивое финансовое состояние характеризуется наличием нарушений финансовой дисциплины, перебоями в поступлении денежных средств на расчетный счет, снижение доходности деятельности предприятия.

Анализируя данную таблицу, можно сделать следующие выводы:

На начало отчётного периода:

Фс=-16699<0

Фт=-16699<0

Фо=-16699

На конец отчётного периода:

Фс=-9174<0

Фт=-9174<0

Фо=-9174

Данные таблицы 16 показывают, что ...